Studielink in balans met de strategieën van 56 instellingen SISLink 2010 Rob van der Salm Chronotech BV –
[email protected]
Did You Know?
1
Welk issue heeft de afgelopen 30 jaar onafgebroken in de top 3 van de jaarlijkse top 10 van IT issues gestaan?* Top in 2006: 1. Align IT and business goals 2. Business continuity/risk management 3. Control IT costs 4. IT-enabled process improvement 5. Improve internal user satisfaction 6. Develop IT staff leadership/business skills 7. Improve project management discipline 8. … 9. … 10. …
Top in 2010: 1. Business productivity and cost reduction 2. IT/Business alignment 3. Agility and speed to market 4. Business process re-engineering 5. IT cost-reduction 6. IT reliability and efficiency 7. IT strategic planning 8. … 9. … 10. …
* Bron: MISQE 4th Quarter 2009
Strategic Alignment Model
Missie en strategie
Informatie strategie
Interne organisatie
IT organisatie
strategy execution perspective
Klassieke aanpak Op basis van de missie en strategie wordt de informatiestrategie bepaald. IT ondersteunt de strategie.
Bron: Henderson & Venkatraman
2
Strategic Alignment Model
Missie en strategie
Informatie strategie
Missie en strategie
Informatie strategie
Interne organisatie
IT organisatie
Interne organization
IT organisatie
strategy execution perspective
technology potential perspective
Idem, maar houdt rekening met de mogelijkheden Van de IT organisatie en infrastructuur
Bron: Henderson & Venkatraman
Strategic Alignment Model
Missie en strategie
Informatie strategie
Missie en strategie
Informatie strategie
Interne organisatie
IT organisatie
Interne organization
IT organisatie
strategy execution perspective
Missie en strategie
Interneor ganisatie
Informatie strategie
technology potential perspective
Hoe bouw je een efficiënte IT organisatie binnen een organisatie De strategie beïnvloedt dit proces indirect.
IT organisatie
service level perspective Bron: Henderson & Venkatraman
3
Strategic Alignment Model
Missie en strategie
Informatie strategie
Interne organisatie
IT organisatie
strategy execution perspective
Informa-
Missie en Proactieve aanpak tie strategie strategiede technologie Welke mogelijkheden biedt om de strategie uit te voeren of aan te passen. Interne organization
IT organisatie
technology potential perspective
Missie en strategie
Informatie strategie
Missie en strategie
Informatie strategie
Interneor ganisatie
IT organisatie
Interne organisatie
IT organisatie
service level perspective
competitive potential perspective Bron: Henderson & Venkatraman
Ingrediënten voor een goede strategische planning • Een goed gedefinieerde aanpak – Bijvoorbeeld Strategic Alignment Model
• Strategie namens 56 instellingen – ??? • Informatie strategie van Studielink; – Bedrijfsplan Studielink 2010-2015 (strategie is hierin niet benoemd) • Inzicht in IT trends die mogelijkheden bieden voor het HO domein – ???
4
Top 10 Instellingsstrategie Totaal Totaal aantal studenten Totaal aantal geanalyseerd Percentage
Universiteiten
593.376 469.477 79,12%
217.239 217.239 100,00%
Hogescholen 376.137 252.238 67,06%
Wat staat er in de top 10?
Top 10 Instellingsstrategie
1. Internationaliseer het HO domein
2. Vergroot het aantal internationale studenten
6. Voorkom foute keuze 7. Presenteer de van 1e universiteit als een jaars/bachelors world class internationale universiteit
3. Vergroot het aantal studenten in het algemeen
8. Versterk onze aanwezigheid als top universiteit, zowel nationaal als internationaal
4. Verankering in de lokale omgeving
9. Verbeter het aantal succesvolle masterstudenten
5. Verbeter het aantal succesvolle bachelor studenten
10. Investeer in duurzame kwaliteit
5
Welke (IT) trends kunnen helpen deze doelstellingen te behalen? Ontleend aan: van Hillegersberg, “trends in de services economy” Universiteit Twente. WTR trendrapport
Trend1 Services Everywhere
Web 1.0 ging over het verbinden van computers en computers efficiënter laten werken
Web 2.0 gaat over het verbinden van mensen en technologie efficiënter laten werken voor mensen
Web 3.0 zal gaan over het verbinden van kleine multimedia devices en het beschikbaar maken van intuïtieve ervaringen en services: HTTP://www.youtube.com/watch?v=off08As3siM
6
Trend1 Services Everywhere • • • • • •
De nieuwe generatie is niet gedefinieerd door leeftijd, geslacht, sociale demografie of geografie Actieve participatie in global communities (gaming) Focus op conversatie in plaats van op communicatie Geloof in samenwerking – macht van “Wij” boven “Mij” Traditionele communicatie verdwijnt Nieuwe skills: online environment, social networking etc.
Trend1 Services Everywhere • Studielink en: – – – –
Communities? PDA’s / mobile devices? Conversatie met de student? Personalisatie voor de student?
7
Trend 2 Van Service naar SelfService
• Self Service voor: – – – –
Identificatie? Verificatie vooropleidingen? Opsturen pasfoto? Etc.
Trend 3 Service Mass Customization
•
Eigen UI inrichting per instelling?
•
Moet de Studielink dialoog meebewegen met de kenmerken van de individuele student?
•
Extra vragen bij kenmerken potentiële afvaller?
•
Eigen procesinrichting per instelling?
8
Trend 4 Services bundeling •
Koppeling naar regionale sites?
•
Biedt huisvesting aan via partner?
•
Biedt MVV bemiddeling aan?
•
Etc.
Trend 5 Service kennis boven product knowledge
•
Welke diensten hebben aankomende studenten nodig? – – – – – –
Huisvesting? Verblijfsvergunning? Financiering? Contact met andere studenten? Studentenverenigingen? ?
9
Trend 6 Global services sourcing Internationale mogelijkheden: – – – –
Identificatie in buitenlandse registers? Aanlevering buitenlandse vooropleidingen? Uitwisselingsprogramma’s? ?
Trend 7 Service communities and experiences
Aanbeveling Van Hillegersberg: • Maak gebruik van bestaande communities die aansluiten bij de leerdoelen of faciliteer communities rond een specialisatie of studierichting. • Maak hierbij gebruik van bestaande technologie die veelal gratis voorhanden is. • Beperk het gebruik niet alleen tot studenten maar faciliteer het contact tussen studenten en toekomstige studenten, studenten van andere instellingen, professionals, alumni, etc. • Moedig participatie van onderzoekers hierin aan.
10
Instellingsstrategie en Studielink? Huidige situatie • Wijzigingen zijn nu vooral gebaseerd op huidige werking • WAR beoordeelt operationele wijzigingen • WAR zou ook strategie moeten bepalen – – – –
WAR wil dat wel Nog uitvinden hoe dat moet Lastig: visie om toekomst loopt uit elkaar Daarom andere aanpak nodig
• Hoe is de aansluiting op de strategie van de instellingen geborgd? • Hoe kan dit proces plaatsvinden?
Stap 1:
Wat zou de WAR kunnen doen? Benoem Strategische Doelstellingen Stap 2: Benoem gewenste resultaat Strategische Doelstelling 6: Voorkom foute keuze van 1e jaars bachelor studenten
Stap 3: Benoem hoe Studielink kan helpen dit Resultaat te bereiken
Beschrijving: Stoppende of afvallende studenten veroorzaken hoge kosten voor de instelling en de samenleving. Daarom moet het aantal succesvolle bachelor studenten vergroot worden en het aantal uitvallers beperkt. Een percentage van de uitval wordt veroorzaakt doordat studenten een foute keuze maken bij het bepalen van de te volgen studie.
Stap 4: Alloceer deel van het wijzigingsbudget Het verminderen van het aantal studenten dat stopt omdat een verkeerde, niet passende, studie is Voor deze doelstelling gekozen. Gewenste uitkomst voor het HO:
Stap5: Rapporteer jaarlijks over het behaalde 1. Link Studielink aan communities (Web 2.0) waar nieuwe studenten kunnen communiceren met resultaat bestaande studenten over de studie zodat een betere keuze gemaakt kan worden. Hoe kan Studielink deze doelstellingen ondersteunen:
2. Maak het mogelijk voor instellingen meer informatie over studies via Studielink te geven 3. Maak het mogelijk voor instellingen om via Studielink informatie te geven over redenen waarom studenten juist wel of juist niet zijn afgehaakt bij een bepaalde studie.
11
Stap 1:
Definieer IT Trends die Wat zou de WAR kunnen doen?
het HO
Beïnvloeden Nr
Stap 2: Benoem hoe deze trends de strategie kunnen ondersteunen
Trend
Competitive potential
1
Services everywhere
• •
Maak het inschrijfproces toegankelijk op alle typen devices Gebruik student profielen en lcatie informatie om de student informatie op maat te geven
2
Van Product ownership naar service access
•
Outsource (een deel van) het inschrijfproces. Dit vermindert de kosten per instelling.
3
Service to self-service
•
Vergroot de self service mogelijkheden door studenten.
•
Studielink ondersteunt nu 1 inschrijfproces en user interface voor alle typen studenten, voor alle instellingen, voor alle studies. Maak dit proces configurabel per instelling, studie, student type, nationaliteit, etc.
4 Service mass-customization
5 Etc.
Aanbevelingen • • •
Bewuste focus van de WAR op strategie Inventariseer de top 5 strategische doelstellingen per instelling Stel gemeenschappelijke strategische doelstellingen vast en beschrijf deze nader – Onderverdeeld naar WO, HBO? – Onderverdeeld naar grote en kleine instellingen?
• •
• • •
Laat de WAR kennis opdoen van trends en mogelijkheden die IT biedt Hoe omgaan met sterk uiteenlopende opvattingen? Ga niet uit van vooringenomen standpunten maar van gemeenschappelijke strategische doelstellingen Organiseer jaarlijks een tweedaagse heisessie met de WAR om de strategische richting van Studielink vast te stellen Leg de resultaten hiervan gestructureerd vast Rapporteer jaarlijks hierover
12
Vragen en Discussie
Rob van der Salm - Chronotech BV
[email protected] 0651516157
13
