Strategisch OmgevingsManagement Voor het oplossen van problemen én het gelijktijdig bouwen van een duurzame dialoog
Click to edit Master title Flanders Port Area ‘Havens style en omwonenden,
samenwerken werkt beter’ 11 oktober 2011 Drs. Marc J.F. Wesselink
Waarom de oude manier van omgaan met omwonenden niet meer werkt !
1
Bouwstenen Strategisch Omgevings Management Voor het oplossen van problemen én het bouwen van vertrouwen
1:
Mutual Gains Approach
Het gedachtegoed achter SOM 2:
Strategisch Omgevingsmanagement
De planmatige aanpak van SOM 3:
SOM-gesprek / Bestuurlijke Sensitiviteit
De vaardigheden waar je over moet beschikken om SOM uit te kunnen voeren 4:
SOM borgen in de organisatie
Kennis en kunden borgen in cultuur en systemen
Professioneel omgaan met belangen Maak een bewuste keuze!
2
Professioneel omgaan met belangen Maak een bewuste keuze!
Informeer stakeholders Betrek stakeholder Negeer stakeholders
Informeer stakeholders Maak een weloverwogen keuze op basis belangen om te informeren, te betrekken of te negeren Voeg waarde toe voor initiefnemers én stakeholders
Essenties Mutual Gains Aanpak
Focus op belangen, niet op standpunten
3
Essenties Mutual Gains Aanpak Focus op belangen, niet op standpunten
Essenties Mutual Gains Aanpak Focus op belangen, niet op standpunten
4
Mutual Gains Aanpak
Zonder vertrouwen geen duurzame oplossing Vertrouwen waard zijn Heb ik laten zien dat ik en mijn organisatie het vertrouwen waard zijn (Covey)
+ Transparant durven zijn over initiatieven Wat wil ik en waarom is dat belangrijk voor mij
+ Oprechte interesse in elkaars belangen Niet gelijk oordelen, maar willen snappen waarom iets belangrijk is voor de ander
+ Betrouwbaar gedrag blijven vertonen Niet meer beloven dan jij of je organisatie waar kan maken
=
Bouwen van vertrouwen
MGA-Technieken die vertrouwen helpen bouwen: 1. Bepaal je BATNA (BAZO) 2. Bepaal je ZOPA 3. Organiseer Joint Fact Finding (JFF) 4. Altijd Nagaan, Nooit Aannemen (ANNA) 5. De taart vergroten 6. Voeren van pakketonderhandelingen 7. Omgaan met Machiavelli Voor deze technieken zijn werkwijzen ontwikkeld
5
Waarom SOM?
www.global-mindshift.org
Lessen van de Wombat “They are your neighbours, they are not going away” “You have to get along” “You have to learn to share” “Everything is connected. They all depend on each other. If you ignore that, you are doomed”
6
Waarom SOM? Ondernemen en besturen wordt steeds moeilijker wanneer de relatie met omgeving gespannen is.
+
License to grow
=
License to operate
Groeien in balans
Bepaald door wet-
Bepaald door
en regelgeving
Vraagt een op belangen
stakeholders
gebaseerde duurzame dialoog
Werkt met drie/vijf jaar vertraging door
Waarom niet SOM? 1.
Leggen we ons lot in handen van milieufreaks?
2.
Wie kent het probleem nu beter dan wijzelf?
3.
Wij moeten zelf verantwoordelijkheid nemen!
4.
Alles wat we nu zeggen kan later tegen ons gebruikt worden!
5.
We moeten het gewoon beter uitleggen, dan snappen ze het vanzelf wel een keer!
6.
Mee praten OK, mee beslissen; ben je gek geworden?
7
Visie op Omgevingsmanagement
Wat is Omgevingsmanagement: definities SOM: De ‘S’ maakt het verschil: Werken vanuit een visie aan oplossing én duurzame dialoog Door vanuit oprechte interesse pro-actief, de dialoog aan te gaan Te vechten voor betrouwbaarheid, en zo te bouwen aan vertrouwen
Het SOM-model
8
Voorbereidend kwadrant Stap 1: Doelen stellen Doelen stellen: - Wat is de ambitie? - Wie bepaalt de ambitie? - Wordt de ambitie gedeeld? - Wat zijn de belangrijkste mijlpalen? - Hoe hard zijn deze mijlpalen? - Hoe verhouden prijs, kwaliteit en tijd zich tot elkaar? - Met wie en hoe delen we de doelen? - Hoe monitoren we de doelbereiking?
Wanneer starten met SOM? Initiatief
Definitie
Ontwerp
Voorbereiding
Besluitvorming
Realisatie
Nazorg
(Idee)
(Wat)
(Hoe)
(Hoe te maken)
(Beslissing)
(Doen)
(in stand houden)
Aandacht voor omgeving
De praktijk
Winst potentieel
tijd
9
Voorbereidend kwadrant
Stap 2 a: Inventariseren Issues Definitie
Vragenlijst
Een issue is een onderwerp waarover verschil van mening / inzicht bestaat tussen de (voorgenomen) acties en de verwachtingen van stakeholder(s)
– Argumenten en validiteit
Formuleren van beleid
Debat
– Media gevoelig – Relatie met andere issues
Maatregelen
Beheersing
Aandacht I
– Emotioneel beladen
II
III
IV
– Ontwikkelingsstadium – Betrokken stakeholders plus druk vanuit deze partijen – Positie bedrijf t.o.v. andere stakeholders (mate van isolement) en invloed op realiseren oplossing
Take off
– Complexiteit oplossing (zie voorbeeld Issue-dossier, en Issue- en stakeholder tracking system) Fase
Voorbereidend kwadrant
Stap 2b: Inventariseren Stakeholders Definitie
Vragenlijst
Een partij die een aantoonbaar belang (stake) heeft aangaande een issue.
– Wat is het belang van de stakeholder
SH
SH
– Wat is de macht van de stakeholder – Wat is de legitimiteit van de
SH
SH
stakeholder(inclusief achterban)
SH ME
– Wat is de urgentie van de stakeholder
SH
SH SH
SH
SH
– Wat is de emotie van de stakeholder SH
SH
SH
(berekenbaar of onberekenbaar)
ME
SH
ISS
SH
ISS
SH
SH
– Wat is de lijn van de stakeholder (gematigd/coöperatief/fundamenteel)
SH
– Financiering van de stakeholder
10
2b: Element uit analyse Omgaan met macht
Analytisch/controlerend kwadrant Stap 3: analyseren (tegenstrijdige) standpunten en belangen per stakeholder
11
Analytisch/controlerend kwadrant
Stap 4: Strategie per stakeholder bepalen Strategie per stakeholder bepalen: - Prioriteren stakeholders - Toekennen participatieniveau (zie participatieladder) op basis analyse van o.a. belang, urgentie, betrouwbaarheid - Clusteren stakeholders (geografisch/thematisch)
Analytisch/controlerend kwadrant Stap 4: Strategie per stakeholder bepalen
12
Analytisch/controlerend kwadrant Stap 5: Dialoog starten, strategie toetsen 1. Voorbereiding
2. Opbouw van het gesprek
a) Analyseren partijen
a) Contact maken, communiceren
b) Spiegel
b) Diagnose stellen
c) Agenda bepalen/Procesontwerp
c) MG-gesprek voeren
d) Batna voorbereiden
d) Conclusies/Afspraken maken
e) Juiste mindset
e) Afsluiten gesprek
3. Het kookpunt
a) Afsluiting
a)
Omgaan met emotie
a)
Wat is er afgesproken
b)
Omgaan met macht
b)
Wie gaat dat communiceren
c)
OVK
c)
Wie beantwoordt er vragen
d)
Omgaan met Machiavelli
d)
Wanneer volgende gesprek
e)
Voorbij het ‘Nee’
3a Element uit SOM-gesprek Omgaan met emotie
13
Uitvoerend kwadrant Stap 6: Construerend onderhandelen
Construerend onderhandelen in 80% van de beschikbare tijd
Partijen zo vroeg mogelijk in het proces betrekken vanuit de overtuiging dat de oplossing of producten daar beter van worden
Zoek naar creatieve manier om oplossingen te vinden
Schenk vertrouwen:
Verkennen problemen Maak de ‘taart’ groter of kleiner om oplossingen te vinden
Investeer in Joint fact finding: gezamenlijk onderzoek doen, samen ook eigenaar van resultaten prioritaire stakeholders betrekken bij opstellen conceptdocumenten
Voorbeeld construerend onderhandelen: Omgevingsmonitor
14
Uitvoerend kwadrant Stap 7: Conflict oplossend onderhandelen
Conflict Resolution (20%)
Identificeer de overgebleven conflicterende onderwerpen
Bereid je goed voor, bepaal je eigen Batna (Best Alternative To No Agreement)
Zorg voor een neutrale facilitator
Bij meerdere conflicterende onderwerpen met eenzelfde groep stakeholders; overweeg pakketonderhandelingen
Verken samen de onderhandelingstafel; wat zijn de belangen, no go’s en voorkeursopties
Maak de ‘taart zonodig groter of kleiner om tot oplossingen te komen
Maak afspraken over het monitoren van de gemaakte afspraken (+ pers)
Monitorend kwadrant
Stap 8: Verankeren en monitoren afspraken met stakeholders
15
Resultaten SOM bij Maasvlakte 2
Verankering SOM
Diagnose
1. Basis op orde
2. SOM learning
Borging splan
3. Project management
SOM manier van werken
16
Dank voor uw aandacht !
WesselinkVanZijst ontwikkelt het MGAen SOM-gedachtegoed in partnership met Twynstra Gudde en het Consensus Building Institute uit Boston. ISBN: 978-90-13-07409-3 www.managementboek.nl
17
