STRATEGIE VOOR COMMUNICATIE ter bevordering van de samenwerking tussen bewoners, ondernemers en de stadsdeelorganisatie in stadsdeel Amsterdam-West CONCEPT VERSIE 0.1
Onderdeel van projectplan #GEDEELDEBUURT Coproductie Jasper Etten en stadsdeel Amsterdam-West
Dit document is een communicatiestrategie voor stadsdeel West. Onder de noemer #GEDEELDEBUURT is sinds november 2014 gewerkt richting deze communicatiestrategie. Een strategie gericht op de optimalisering van de communicatie en samenwerking. Velen hebben daar een bijdrage aan geleverd. Tijdens de CommunicatieLabs West, tijdens bijeenkomsten met migranten ondernemers of op andere manieren. In dit document vind je een zeven-punten-strategie die rechtstreeks voortvloeit uit alle input. Belangrijkste is dat de hele strategie een lerend, groeiend en dynamisch karakter heeft, dat periodiek kan worden bijgesteld Strategie en actieplan In de oorspronkelijke doelstellingen van het project #GEDEELDEBUURT zitten vier uitgangspunten: - samenwerking - eenduidige en vertrouwenwekkende communicatie - communicatie vanuit, en met het stadsdeel - gericht op communicatiemiddelen die onzichtbare en/of moeilijk bereikbare (groepen) bewoners bereiken en kunnen mobiliseren Uit veel van alle input valt af te leiden dat die uitgangspunten goed gekozen zijn. Het zijn dan ook uitgangspunten die in elk van de punten van de strategie terugkomen. De onderstaande zeven punten vormen samen de strategie die nodig en wenselijk is om de communicatie tussen bewoners en ondernemers, en het stadsdeel te optimaliseren. Geen strategie zonder actieplan. Aan alle strategische punten is een aantal (mogelijke) actiepunten gekoppeld die allemaal rechtstreeks uit alle input komen. Met sommige is al begonnen, andere behoeven verdere uitwerking of zijn voor de langere termijn. Een aantal actiepunten zal worden ontwikkeld en uitgevoerd tijdens een CLW. Dat doen we samen en/of met professionals. Zodra de strategie vast ligt, kunnen we daarmee aan de slag. Het CLW zal in coproductie hulpmiddelen ontwikkelen die samen met het stadsdeel worden toegepast. De zeven punten van de strategie 1. Het CommunicatieLabWest (CLW) Dit onderdeel vormt het hart van de meerjarige strategie. Met twee vaste onderdelen: I. Een regulier, terugkerend strategisch overleg: Het Lab zelf. In een formule waarbij een thema wordt uitgelicht en behandeld, en enkele vast terugkerende aandachtspunten op de agenda (vaardigheden trainen, vertrouwen bouwen, doelgroepen, actualiteit). Voorstel is om dit 5x per jaar te doen. II. Blijvende communicatie over het project: vooralsnog is de website het belangrijkste middel, maar die vraagt om meer interactieve opties, en is niet voldoende om de andere doelstellingen te bereiken.
#GEDEELDEBUURT
2
Acties: a. CommunicatieLabWest op 15 juni en 19 oktober, en 5 in 2016 b. CLW special: Strategisch overleg tussen initiatiefnemers, sleutelfiguren en stadsdeel over samenwerking, de nieuwe rolverdeling en de toekomst van gebiedsgericht werken. Op 17 september (voorbespreking vóór de zomer) en begin 2016 c. de site geschikt maken voor polls en meer interactie. Met groep overige communicatiewegen bespreken; blogpodium verbreden, groter bereik halen. 2. Verbeteren van de onderlinge communicatie: de ‘tussenruimte’ opzoeken, Communicatie is een middel, een instrument. We gebruiken het intensief om onze doelen te bereiken. Het belang van communicatie is groot en groeit snel. Herhaaldelijk is gebleken dat het optimaal hanteren van dit instrument geen vanzelfsprekendheid is; dus blijven nog veel kansen onbenut. Investeren en experimenteren is noodzakelijk en gewenst. Uit bijna alle input, en uit alle activiteiten door CLW blijkt dat regelmatig sprake is van een zgn. ‘tussenruimte’. Deze ruimte ontstaat door de afstand tussen bewoners/ondernemers en het stadsdeel tijdens (directe) communicatie. Dit komt door onbegrip, gebrek aan kennis, scheve verwachtingen, vooroordelen en wantrouwen. Het gevolg is frustratie, langs elkaar heen werken en tijdverlies. Door deze tussenruimte bewust te betreden (en de afstand te verkleinen) kan de communicatie, en daarmee de samenwerking, sterk worden verbeterd. Dit is een aandachtspunt bij alle onderdelen van de strategie. Acties (te ontwikkelen tijdens CLW): a. Bij besprekingen verwachtingen in beeld brengen, afstemmen en evalueren, bespreekbaar maken van het onbesprokene; gespreksleiderstraining op agendavoering, inleiden, leiden (onderdeel CLW); het inzetten van gespreksleiders met oog voor de tussenruimte en synergie. (in samenspraak bij CLW ontwikkelen en breed toepassen in West) b. Afwijkende communicatievormen toepassen: plotselinge, spontane straatgesprekken, pop-up (theatrale) communicatie-acties, waardoor mensen altijd anders met communicatie en informatie omgaan dan in voorspelbare situaties. (tijdens CLW, en verder voorzien voor 2016) c. Samenstellen en hanteren van een pakketje tips en tricks voor bijeenkomsten en contacten tussen bewoner en stadsdeel, om optimaal te communiceren. Bruikbaar voor iedereen. (onderdeel CLW) d. Terugkerende communicatietraining: Met alle kennis die in West in huis is voor sleutelfiguren (van bewoners en stadsdeel) gezamenlijke, periodieke communicatietraining. Thema’s uit input o.a.: concreet en helder formuleren; uit comfortzone komen en over schaduw heen stappen; met emoties omgaan. (2x, als onderdeel van CLW)
#GEDEELDEBUURT
3
e. Netwerktraining: netwerken is een belangrijke bezigheid in de nieuwe samenleving, waar directe communicatie en informatie-uitwisseling leidend is. De benodigde vaardigheden zijn niet voor iedereen vanzelfsprekend. (onderdeel CLW) 3. Aandacht voor doelgroepen In West zijn heel veel groepen te onderscheiden. Doelgroepen vragen specifieke strategie. Onder andere bij elk onderstaand punt. Het vraagt meestal om veel mondelinge communicatie, veel persoonlijk contact en andere middelen dan de gebruikelijke, zoals tijd en betrokkenheid. Iedere doelgroep vereist een andere benadering en boodschap. Wanneer je verschillende doelgroepen samen wilt brengen zijn voor hetzelfde thema andere boodschappen nodig. Olievlekwerking is wenselijk. Acties: a. Platform voor (migranten) ondernemers en periodieke workshops: over relatie ondernemer en overheid/politie, over rol buurtondernemers; regulier overleg, delen van ervaring en kennis, onderling contact. Sleutelondernemers in buurten werken samen met stadsdeel aan bereik en olievlek. Samenwerking met de politie. (3 bijeenkomsten) b. ZZP’ers (lopend): een groep die snel groeit en eigen problematiek kent, maar niet als zodanig wordt bereikt. Serie bijeenkomsten. c. Betrek een buur bij de buurt: betrokken buurtbewoners verleiden hun buren tot betrokkenheid, als er iets wordt georganiseerd of door te wijzen op activiteiten en netwerk. Aan de orde bij elke bijeenkomst. 4. Terugkerende vragen stellen Onze rechten en plichten verschuiven. Deels omdat bewoners dat willen, deels omdat het takenpakket van de overheid verschuift. Daar horen nieuwe vragen bij, die we elkaar regelmatig mogen/moeten stellen: I. De verantwoordelijkheidsvraag: Bij wie liggen de verantwoordelijkheden die er voor zorgen dat elke bewoner de kans heeft zelf een initiatief te nemen of minimaal zich kan aansluiten bij? Een vraag die maakt dat elk initiatief ook nadenkt over het zichtbaar maken van zijn/haar initiatief, al dan niet samen met het stadsdeel. Maar ook dat het stadsdeel er zorg voor draagt dat bewoners weten welke mogelijkheden er zijn om initiatief te nemen of zich aan te sluiten. II. De samenwerkingsvraag: In de buurt gebeurt veel, maar vaak blijft energie (nog) buiten beeld en/of ongebruikt. Aan welke communicatielijnen en -vormen bestaat behoefte om de gewenste samenwerking te bevorderen? Hoe worden initiatieven zichtbaar binnen de buurt en daarbuiten? III. De communicatievraag: bijeenkomsten in de buurt draaien om communicatie. Er is altijd wel wat op aan te merken. Het kan ook constructief. Welke communicatie-leermomenten nemen we mee?
#GEDEELDEBUURT
4
Acties: a. Deze vragen terugkerend op de agenda zetten van besprekingen in de buurt, waar mogelijk gerelateerd concrete onderwerpen. In de vorm van de spontane pitch, met concrete vragen en concrete antwoorden, enkele deelnemers laten beantwoorden (spontaan of getraind, door betrokken bewoner of trainer). b. Vragen opnemen in doelgroepen-enquête (zie punt 3). c. Uitkomsten van punt 1 en 2 breder bespreken (CLW) en terugkoppelen aan stad en buurt. 5. Samenwerken aan verbetering Door samenwerking kan veel communicatie door het stadsdeel toegankelijker worden gemaakt, en informatie beter worden ontsloten. I. Bekendheid van via (informele) netwerken: online netwerken -zoals Facebookrondom een buurtfunctie of -initiatief, hebben aangegeven open te staan als doorgeefkanaal voor informatie vanuit het stadsdeel, zoals besluiten en plannen. Andersom vormen deze netwerken ook een belangrijke informatiebron voor wat er speelt in een buurt. Er liggen nog veel kansen op dit gebied, door meer te communicatie en te converseren via deze kanalen, die voortdurend zullen veranderen, vernieuwen en groeien. II. Overleg tussen stadsdeel en bewoners over stadsdeelproducten: Bedoeld als periodiek of tijdelijk overleg tussen bewoners en het stadsdeel, gericht op optimalisering van communicatie vanuit het stadsdeel. III. Inzetten van sleutelfiguren: veel sleutelfiguren in de buurt (actieve bewoners en ondernemers) hebben een groot bereik. Samenwerking met het stadsdeel en onderling kan het bereik van bewoners vergroten. (CLW samen met Buurtcoördinatoren en buurtplatforms) Acties: 1. Bewonersbrieven vanuit het stadsdeel (lopend): een kleine bewonerspool geeft feed back. Ook voor andere ‘stadsdeelproducten’ mogelijk, zoals presentaties, folders en notities. Eenvoudig Nederlands en Helder Amsterdams hanteren. (doorlopend, maandelijkse actie) 2. Inventariseren, benaderen, betrekken van social media netwerken bij stadsdeel communicatie (lopend aandachtspunt stadsdeel, samenwerken met beheerders netwerken, intensiveren) 3. Responsanalyse: valt een tegenvallende opkomst of respons te verklaren uit de wijze waarop de boodschap / uitnodiging richting de bewoners is verstuurd? (taal, tijdstip, locatie, doelgroep, etc). (beoogd voor volgend jaar, coproductie) 6. Inzetten van buurtmedia bij gemeenschappelijke doelstellingen Steeds meer buurten hebben hun eigen buurtmedia. Met een buurtkrant, buurt tv of op social media. Daar zit kennis over de buurt, en ervaring met communicatie. Samenwerking ligt voor de hand, vooral bij het bereiken van de buurt. Maar ook bij het inzetten van kennis en ervaring van burgerpersbureaus, zoals Gibraltarpers. #GEDEELDEBUURT
5
Acties: 1. Bij belangrijke gebeurtenissen, onderzoek en bijeenkomsten in de buurt, de buurtmedia inzetten (door stadsdeel). 2. Overzicht van bestaande buurtmedia aanbieden (buurtmedia i.s.m. stadsdeel). 3. Buurtmediafonds gebruiken om professionalisering en vernieuwing te stimuleren 7. Blijvend leren en experimenteren: commitment West is actief en verandert snel. Tegelijkertijd hebben we genoeg zorgen en aandachtspunten in de buurt. Samen optrekken, van elkaar leren en experimenteren: zonder deze instelling is elke vorm van communicatie half werk en een gemiste kans. Dat vraagt om blijvend commitment van het stadsdeel. Acties: a. gesprekken en enquête bij ontmoetingsplekken (buurtwinkel, basisschool), gericht op bereiken moeilijk bereikbare en onzichtbare doelgroepen (voorbereiden juni, juli, in najaar 3x een dagdeel in de buurt) b. Experimentele communicatiesessie: samen op straat, in de kroeg, op ongebruikelijke plekken (deels CLW, deels beoogd voor 2016, voorbereiding 2015). c. Experimenteren met manieren toegankelijkheid en zichtbaarheid stadsdeelcommunicatie: via billboards, beeldschermen op locatie (beoogd voor 2016, voorbereiding 2015)
* * *
Project #GEDEELDEBUURT is een coproductie met stadsdeel West. Deze strategie is dat ook. Het stadsdeel heeft meegeschreven aan dit document.
Jasper Etten Amsterdam-West Mei 2015
#GEDEELDEBUURT
6
