Leidraad voor communicatie

Leidraad voor communicatie In deze leidraad geven we een overzicht van alle afspraken en nuttige informatie wat betreft logo's en huisstijl, lokale en overkoepelende communicatie, promomateriaal, onze virtuele vrijwilligers Guido en Annie, de website en 'WESTHOEK verbeeldt'-blog. Je vindt er ook tips voor communicatie naar de pers. Het project wordt namelijk sinds 2004 uitgebouwd en de voorbije jaren werd gaandeweg een bepaalde manier van communiceren ontwikkeld en verfijnd. In 2009 werden de logo's en volledige huisstijl opgefrist, met een duidelijk onderscheid in lokale en overkoepelende communicatie. In 2010 werd ook de website volledig herwerkt. Door dit alles te bundelen in een leidraad voor communicatie is het de bedoeling dat iedereen op een gelijkaardige manier werkt. Dit maakt het niet alleen een stuk eenvoudiger, maar ook uniform en herkenbaar voor iedereen. Erfgoedcel CO7, 5-art, Hout- en Blooteland en Kortemark voorzien het ontwerp & drukwerk voor overkoepelende communicatie. Voor lokale communicatie bieden ze sjablonen aan. Bij vragen hierover kan je steeds contact opnemen met je lokale coördinator of één van de regionale coördinatoren:

Erfgoedcel CO7 Sint-Jacobsstraat 1 8900 Ieper 057 23 93 12 [email protected]

Hout- en Blooteland Grote Markt 6 8600 Diksmuide 051 55 01 98 [email protected]

5-art Zeelaan 303 8670 Koksijde 058 55 01 98 [email protected]

Cultuurdienst Kortemark Torhoutstraat 8 8610 Kortemark 051 56 61 08 [email protected]

Het project ‘WESTHOEK verbeeldt’ steunt op een netwerk van vrijwilligers die per gemeente samen met (een) lokale coördinator(en) een ‘verbeeldt’-groep vormen: ‘VLETEREN verbeeldt’, ‘NIEUWPOORT verbeeldt’, ‘HOUTHULST verbeeldt’… Overkoepelend is de coördinatie in handen van Erfgoedcel CO7, 5-art, Hout- en Blooteland en de gemeente Kortemark. Meer informatie over het project vind je in de folder en op de ‘WESTHOEK verbeeldt’-blog.

1

Inhoudstafel 1. 2. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 3. 1. 2. 3. 4. 4. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 5. 6. 7. 8. 9.

Visie, imago en identiteit ......................................................................................... 3 Basis voor communicatie.......................................................................................... 3 Naam, logo & kleuren .................................................................................................. 3 Lettertypes ................................................................................................................... 5 Guido & Annie, de beeldbankvrijwilligers .................................................................... 5 Gebruik beeldmateriaal ............................................................................................... 5 Huisstijl ......................................................................................................................... 6 Logogebruik .................................................................................................................. 7 Overkoepelende communicatie ................................................................................ 7 Basis.............................................................................................................................. 7 Voorstellingsfolder ....................................................................................................... 8 Post-its............................................................................................................................ Informatiebanners ......................................................................................................... Lokale communicatie ............................................................................................... 9 Basis.............................................................................................................................. 9 Badges ........................................................................................................................ 10 Algemene affiche per gemeente................................................................................ 10 Vlaggen ....................................................................................................................... 10 Visitekaartjes .............................................................................................................. 10 Uitvergrote foto’s ....................................................................................................... 11 Flyer en affiche toonmoment .................................................................................... 11 Informatiebanners ..................................................................................................... 12 Creatieve ideeën ........................................................................................................ 12 Contactgegevens vermelden .................................................................................. 13 Op het web ............................................................................................................ 13 Persberichten en contacten .................................................................................... 14 Interne communicatie ............................................................................................ 15 Milieubewust en kostenefficiënt werken ................................................................ 16

2

1. Visie, imago en identiteit ‘WESTHOEK verbeeldt’ staat voor een regionale aanpak met een duidelijk lokale toets. Er is niet alleen aandacht voor het gemeentelijke niveau, elk dorp afzonderlijk komt aan bod. We werken in de regio op een uniforme, herkenbare manier geënt op sjablonen waarin ruimte voorzien is voor enkele lokale elementen: kleur per gemeente, foto’s met verschillende thematiek en/of uit de dorpen… Laagdrempeligheid, herkenbaarheid, het tonen van het ‘eigen’ erfgoed is hierbij essentieel. De overkoepelende communicatie maakt dan ook gebruik van al deze elementen om het tot een kleurrijk en aantrekkelijk geheel te integreren. ‘WESTHOEK verbeeldt’ is een jong, dynamisch en interactief project. Het steunt op een zeer actief netwerk van vrijwilligers, die –jong en oud– zich actief inzetten voor de regionale beeldbank. Onze beelden komen vaak uit een koekendoos, maar we willen ze bewust op een moderne, hedendaagse manier tonen. Niet alleen de website, maar ook logo’s, folders, affiches… kregen een frisse kleur en een moderne look & feel. Gebaseerd op een databank en website, is ‘WESTHOEK verbeeldt’ ook een digitaal project met een duidelijke link naar de virtuele wereld op het internet. Hiervoor hebben we ook in de communicatie aandacht. Waar mogelijk worden vormelijke elementen typisch eigen aan het internet overgenomen in de algemene communicatie: kleurenbalk, commentaarballonnetjes… Tenslotte is er ook aandacht voor diversiteit, voor diverse soorten foto’s, voor iedere (uitgeweken) dorpsbewoner met zijn eigen persoonlijk beeldmateriaal en verhaal. Het verhaal van de streek komt via deze persoonlijke verhalen opgetekend door de vrijwilligers terug tot leven.

2. Basis voor communicatie 1. Naam, logo & kleuren Er is één overkoepelende naam voor het project: ‘WESTHOEK verbeeldt’. Dit omvat niet alleen de databank en website, maar ook de vrijwilligerswerking. Er werd bewust voor gekozen om ‘verbeeldt’ niet als voltooid deelwoord (verbeeld) te schrijven, maar als onvoltooid tegenwoordige tijd. Hiermee wordt niet alleen het interactieve karakter van het project in de verf gezet, maar wordt tevens de nadruk gelegd op het nooit voltooide karakter van geschiedenis. De medewerkers en de bezoekers van de site brengen op een actieve manier via beelden het verleden van de Westhoek in beeld en vertrekken vanuit het visuele als ankerpunt op zoek naar de ontbrekende, persoonlijke –vaak ongekende- aspecten van dit verleden. De naam ‘WESTHOEK verbeeldt’ wordt als tekst bij voorkeur geschreven met enkele aanhalingstekens en de naam ‘WESTHOEK’ of de naam van de gemeente in ‘HOOFDLETTERS’. Per gemeente is er ook een lokale ‘verbeeldt’-werking en iedere afdeling heeft een eigen naam: ‘VLETEREN verbeeldt’, ‘MESEN verbeeldt’… De dorpen vormen op hun beurt een onderdeel van elke gemeentelijke naam, bijvoorbeeld: ‘HEUVELLAND verbeeldt’: Westouter. We spreken dus niet van ‘BIKSCHOTE verbeeldt’. Per gemeente is er een eigen logo en kleur, telkens met en zonder kader. Gebruik bij voorkeur het logo met kader in een logobalk. Zo is er voldoende witruimte. Bij voorkeur wordt het logo in kleur weergegeven, als dit niet kan in zwart-wit.

3

De logo’s per gemeente kan je in alle nodige formaten terugvinden op http://docs.google.com (voor meer info zie hoofdstuk 8 – interne communicatie). Naam

Pantone

‘WESTHOEK verbeeldt’- grijs

Pantone Cool Gray 11 C

CMYK (drukwerk)

RGB

WEB (HTML)

000 - 002 - 000 - 068 082 - 080 - 081

525051

‘WESTHOEK verbeeldt’ -blauw Pantone 2756 C

097 - 100 - 000 - 028 026 - 033 - 085

1A2155

Alveringem

Pantone 723 C

006 - 061 - 094 - 018 186 - 111 - 046

BA6F2E

De Panne

Pantone 382 C

029 - 000 - 100 - 000 190 - 214 - 000

B5C026

Diksmuide

Pantone 542 C

065 - 019 - 001 - 004 100 - 160 - 200

64A0C8

Heuvelland

Pantone 361 C

069 - 000 - 100 - 000 079 - 173 - 038

4FAD26

Houthulst

Pantone 326 C

084 - 000 - 038 - 000 000 - 178 - 169

00B2A9

Ieper

Pantone Rubin Red C

000 - 100 - 015 - 004 233 - 002 - 104

E90268

Koekelare

Pantone 485 C

000 - 096 - 100 - 000 213 - 043 - 030

D52B1E

Koksijde

Pantone 631 C

074 - 000 - 013 - 000 060 - 182 - 206

3CB6CE

Kortemark

Pantone 688 C

017 - 068 - 003 - 013 176 - 106 - 146

B06A92

Langemark-Poelkapelle

Pantone 613 C

000 - 004 - 100 - 030 179 - 172 - 000

B3AC00

Lo-Reninge

Pantone 576 C

059 - 005 - 094 - 026 105 - 146 - 058

69923A

Mesen

Pantone 3135 C

100 - 000 - 016 - 009 001 - 142 - 159

018E9F

Nieuwpoort

Pantone 285 C

089 - 043 - 000 - 000 059 - 124 - 191

3B7CBF

Poperinge

Pantone 1505 C

000 - 042 - 077 - 000 254 - 148 - 047

FE942F

Veurne

Pantone 201 C

008 - 100 - 065 - 034 152 - 030 - 050

981E32

Vleteren

Pantone Purple C

038 - 088 - 000 - 000 156 - 030 - 153

9C1E8B

Zonnebeke

Pantone 116 C

000 - 016 - 100 - 000 255 - 214 - 000

FFD600

4

2. Lettertypes

Calibri Hypatia Sans Pro (bewerkt)

Doorlopende tekst en kleine titels Grote titels op affiches en uitnodigingen

Calibri Helvetica Neue

3. Guido & Annie, de beeldbankvrijwilligers Guido en Annie geven de beeldbankvrijwilligers een gezicht. Ze zijn gebaseerd op van de vrijwilligers van ‘WESTHOEK verbeeldt’. Ze worden ingezet voor overkoepelende communicatie die specifiek de vrijwilligerswerking in de kijker zet. Ze kunnen o.m. verwijzen naar de blog van ‘WESTHOEK verbeeldt’ en staan ook op de post-its.

4. Gebruik beeldmateriaal  Uit de beeldbank In de beeldbank vind je een heel divers aanbod beelden. Het gaat niet alleen om prentbriefkaarten maar vooral ook over foto’s van het rijke verenigingsleven van een dorp, de stoeten en processies, de inhuldiging van de burgemeester, klasfoto’s, (verdwenen) handelszaken, gebouwen, de wereldoorlogen, bevrijdingsstoet… Wil je een keuze maken uit de collectie voor een uitnodiging, affiche of iets anders voor één specifieke gemeente? Kies dan bij voorkeur beelden van:  verschillende dorpen  verschillende thematieken: landbouw, gezondheid, sport, evenementen, school, religie,…  beelden met personen alleen of in groep afgewisseld met straatbeelden Deze foto’s worden in het promotiemateriaal vaak als collage weergegeven, waarbij elke foto in een apart wit kader zit. In het geval dat de rand van de foto’s mee de charme bepaalt, zal die duidelijk te zien zijn en vervalt het kader. Wordt er in zwart-wit gedrukt dan zal elke foto uiteraard in zwart-wit omgezet worden. In het geval van kleurendruk worden de kleuren van de foto’s niet op elkaar afgestemd. We passen met andere woorden sepia beelden of kleurfoto’s niet aan. Let erop dat het beeld tot zijn recht komt qua afmetingen, zichtbaarheid (bv. niet verbergen van gezichten…).

5

Het beeldmateriaal mag zonder toestemming te vragen aan de eigenaar gebruikt worden voor: - promotionele doeleinden i.v.m. ‘WESTHOEK verbeeldt’ - educatieve activiteiten - sociaal-culturele activiteiten van niet-commerciële aard - afdrukken van groepsfoto’s indien iemand zichzelf of een familielid op de foto herkent. (zie uitleenformulier - overeenkomst tot gebruik van beeldmateriaal, dd. 2011) Toch is het de gewoonte om via de vrijwilliger aan de desbetreffende eigenaar toestemming te vragen als het beeld bijvoorbeeld gebruikt wordt als campagnebeeld. Vergeet niet de herkomst van de beelden te vermelden, bijvoorbeeld: privécollectie, stadsarchief,…!  Recente foto’s van activiteiten en vrijwilligerswerking Er is een ruime voorraad met fotomateriaal over activiteiten van de beeldbank-medewerkers. Het gaat om foto’s van toonmomenten, een barbecue, vrijwilligers aan het werk… Je kan ook altijd een kijkje nemen op de picasa-fotopagina van jouw verbeeldt-kern: http://picasaweb.google.be/poperingeverbeeldt of http://picasaweb.google.be/koekelareverbeeldt of ... Wil je een oproep naar nieuwe vrijwilligers lanceren of de medewerkers in een gemeentelijk infoblad in de kijker zetten, dan kan je gebruik maken van deze recente foto’s. Een belletje of mailtje naar je lokale of overkoepelende coördinator en we helpen je graag verder!

5. Huisstijl ‘WESTHOEK verbeeldt’ communiceert overkoepelend en lokaal. Er werd gekozen voor een duidelijke eigen lijn voor deze 2 categorieën, met hier en daar overlapping in functie van herkenbaarheid. Alle overkoepelende communicatie wordt geregeld door Erfgoedcel CO7, 5-art, Hout- en Blooteland en Kortemark. Voor tijdloze lokale communicatiemiddelen zoals visitekaartjes of vlaggen verzorgen zij de vormgeving. Elke gemeentelijke verbeeldt-kern spreekt hiervoor af met de lokale coördinator wat mogelijk is. Alle praktische informatie voor de drukker vind je in de volgende hoofdstukken. Voor tijdsgebonden lokale communicatiemiddelen zoals een affiche of flyer voor een toonmoment bezorg je informatie aan Erfgoedcel CO7, 5-art, Hout- en Blooteland of Kortemark. Zij verzorgen de vormgeving en leveren een druk- of printklare PDF aan. Printen en drukken gebeuren in overleg met de lokale coördinator.

6

6. Logogebruik LOKALE COMMUNICATIE  Gemeentelijke ‘verbeeldt’-logo  Logo Erfgoedcel CO7 of 5-art of Hout- en Blooteland of Kortemark naargelang de gemeente  Logo Met steun van de Vlaamse Gemeenschap  Logo gemeente/stad  Eventueel logo van andere partners

OVERKOEPELENDE COMMUNICATIE (uitzondering: website en blog)  ‘WESTHOEK verbeeldt’-logo  Logo Erfgoedcel CO7  Logo 5-art  Logo Hout & Blooteland  Logo Kortemark  Logo Met steun van de Vlaamse Gemeenschap  Eventueel logo van andere partners

3. Overkoepelende communicatie 1. Basis

Folder ’WESTHOEK verbeeldt’ binnenpagina

OPMAAK  Vlakken krijgen altijd afgeronde hoekjes (cfr logo).  Vlakken krijgen geen rand. LETTERTYPES • Eureka is de te gebruiken letter voor grote- en tussentitels. • Calibri is de te gebruiken letter voor leestekst en kleine titels. Overkoepelende communicatie wordt ontworpen en gedrukt via Erfgoedcel CO7, 5-art, Hout- en Blooteland en Kortemark. Je kan steeds bij hen terecht voor een nieuwe voorraad.

7

2. Voorstellingsfolder In de voorstellingsfolder wordt het project bondig toegelicht. Je kan de folder op zoveel mogelijk plekken in jouw dorp, gemeente verspreiden. Elke lokale coördinator heeft een voorraad folders.

3. Post-its De post-its in de vorm van een tekstballon benadrukken de interactiviteit van het project: “laat zelf een reactie na!”. Gebruik ze zeker op toonmomenten of andere activiteiten.

8

4. Informatiebanners Op twee informatiebanners wordt het project kort toegelicht aan de hand van de afbeeldingen van de folder. Neem contact op met je regionale coördinator als je deze wil ontlenen.

4. Lokale communicatie 1. Basis

Sjabloon uitnodiging

OPMAAK • Vlakken krijgen altijd afgeronde hoekjes (cfr logo). • Vlakken krijgen een rand in het accentkleur van het logo. • De beelden uit de beeldbank worden zo goed als onveranderd getoond. Geen beeldbewerking dus. • Een halfdoorzichtige, zwarte balk bevat alle informatie. • Stippellijnen in het accentkleur worden gebruikt. LETTERTYPES • Helvetica Light Extended is de te gebruiken letter voor grote titels op affiches, uitnodigingen en flyers. • Calibri is de te gebruiken letter voor leestekst en kleine titels. o Calibri regular in corps 8pt / regelafstand 10,5pt is de standaard leestekst. o Calibri bold in corps 10pt / regelafstand 10,5pt is voor tussentitels.

9

2. Badges Elke vrijwilliger die de afsprakennota ondertekend heeft, krijgt een badge via zijn of haar regionale coördinator.

3. Algemene affiche per gemeente Gemeentelijke verbeeldt-kernen kunnen dit in overleg met hun lokale coördinator laten drukken. Vraag de PDF in hoge resolutie van jouw gemeente aan Erfgoedcel CO7, 5-art, Hout- en Blooteland of Kortemark. Technische specificaties • Formaat: A2 (594 x 420 mm) • Papier: wit offset papier • Bedrukking: Recto Quadri • Oplage te kiezen Let erop dat de beelden niet te donker worden gedrukt. Ofwel moet de drukker daar goed rekening mee houden ofwel moeten de beelden alvorens aan de drukker te bezorgen ter compensatie in een fotobewerkingsprogramma lichter gemaakt worden.

4. Vlaggen Gemeentelijke verbeeldt-kernen kunnen dit in overleg met hun lokale coördinator laten drukken. Informatie over firma’s die dit doen, kan je opvragen bij Erfgoedcel CO7, 5-art, Hout- en Blooteland of Kortemark. Technische specificaties • Formaat: 225 x 75 cm • Materiaal: 100% polyester, 3-draads, 115 gr/m², versterkte hoeken. Licht-, kleur- en wasecht, +/100% doordruk • Bedrukking: Recto Quadri • Gebruik van printklare .EPS bestanden (CMYK-kleuren) • Standaardafwerking van mastlint en D-ringen

5. Visitekaartjes Gemeentelijke verbeeldt-kernen kunnen dit in overleg met hun lokale coördinator laten drukken. Technische specificaties • Formaat open: 180 x 55 mm • Formaat gesloten: 90 x 55 mm • Papier: Lessebo design white 300g of Multidesign white 300g • Bedrukking: Recto / verso Quadri • Oplage te kiezen

10

6. Uitvergrote foto’s Uitvergrote foto’s worden vormgegeven door Erfgoedcel CO7, 5-art, Hout- en Blooteland of Kortemark. Je krijgt een drukklare PDF aangeleverd. Gemeentelijke verbeeldt-kernen spreken voor de afdrukken af met hun lokale coördinator. Geef volgende informatie minstens 1 maand vóór je activiteit door aan je regionale coördinator:  Fotonummers van de gekozen foto’s  Als je kiest voor de versie met informatiebalk: de tekst die daar moet verschijnen  De datum wanneer je ze zeker nodig hebt  Keuze voor PVC of gewoon papier (zie hierna) Technische specificaties • Formaat: A3 liggend of staand • Informatie: steeds logo- en websitevermelding. Bijkomende informatiebalk met beschrijving kan toegevoegd worden. • Afdruk: meerdere mogelijkheden o Afdruk op PVC – waterbestendig: kan voor langere tijd in openlucht opgehangen worden. Contacteer Erfgoedcel CO7, 5-art, Hout- en Blooteland of Kortemark voor firma’s die dit kunnen leveren. o Afdruk op gewoon papier (eventueel geplastificeerd): via gemeente of copycenter zelf te kiezen.

7. Flyer en affiche toonmoment Flyer en affiche worden vormgegeven door Erfgoedcel CO7, 5-art, Hout- en Blooteland of Kortemark. Je krijgt een drukklare PDF aangeleverd. Gemeentelijke verbeeldtkernen spreken voor de afdrukken af met hun lokale coördinator. Geef volgende informatie minstens 1 maand vóór je de activiteit wil aankondigen door aan je regionale coördinator:  De fotonummers van 5 beelden. Kies bij voorkeur liggende foto’s en maak een mix zoals op pagina 4 beschreven is.  Precieze datum/data en uren  Precieze naam en adres locatie van je activiteit  Een tekstje met de korte inhoud van de activiteit, eventueel een thema (max. 500 karakters)  De datum wanneer je zeker je communicatie nodig hebt  Kies je een flyer, affiche of beide?  Wil je de communicatie in kleur of zwart-wit?

11

Technische specificaties flyer  Formaat: Amerikaans formaat 3 flyers op een A4 blad  Bedrukking: Recto / verso quadri kleuren of zwart wit  Oplage te kiezen in overleg met de lokale coördinator Technische specificaties affiche  Formaat: A3  Bedrukking: Recto - quadri kleuren of zwart wit  Oplage te kiezen in overleg met de lokale coördinator  Afdruk is mogelijk op elke printer die A3-formaat kan drukken. In het geval van afdruk op zwart-wit kan je ook voorzien in een papierkleur die de specifieke verbeeldt-kleur van jouw gemeente zo goed mogelijk benadert. Zo val je toch op met je communicatie. Afdruk kan via de gemeente gebeuren, maar ook in een copycenter. Spreek hiervoor steeds op voorhand af met je lokale coördinator!

8. Informatiebanners De overkoepelende informatiebanners (zie p. 9) hebben ook een lokale variant. Vraag ernaar bij je lokale coördinator.

9. Creatieve ideeën In de loop van het project werden al diverse andere communicatiemiddelen uitgewerkt. Deze zijn echter (nog) niet overgenomen in de nieuwe huisstijl. Als blijkt dat daar vraag naar is, kan dit herbekeken worden. Heeft jouw gemeentelijke kern andere creatieve ideeën? Neem gerust contact op. Wij bekijken wat nodig is zodat alles volgens de huisstijl opgemaakt wordt. De kosten voor de vormgeving zijn in overleg voor rekening van de gemeentelijke verbeeldt-kern of overkoepelende organisatie, maar de resultaten zijn in ieder geval in de vorm van sjablonen ook beschikbaar voor de andere gemeentelijke kernen. Producten  Wandelroute: pancarte + flyer  ‘humor verbeeldt’  Broodzakken  Tafelonderleggers op een verenigingsfeest…  …

12

5. Contactgegevens vermelden Naargelang er gecommuniceerd wordt voor één of meerdere dorpen, gemeenten of de ganse regio kan je ervoor kiezen bepaalde contactgegevens op promotiemateriaal en dergelijke toe te voegen. Hieronder vatten we de belangrijkste samen. Voor een overkoepelende activiteit neem je sowieso contact op met Erfgoedcel CO7, 5-art, Hout- en Blooteland of Kortemark. Voor een lokale activiteit in 1 dorp of gemeente vermeld je steeds:  Vrijwilligers Gmailadres + eventueel gegevens over permanentie/werksessies In principe worden de persoonlijke contactgegevens van de vrijwilligers zoals adres en telefoonnummer niet meegegeven. Uitzonderlijk kan dit wel gebeuren, maar hiervoor moet uitdrukkelijk toestemming gevraagd worden aan alle betrokken vrijwilligers.  Lokale coördinatoren Naam persoon en/of dienst (bv. Archief, Cultuurbeleid…) + mailadres + telefoon 

Regionale coördinatie – afhankelijk van de gemeente:

Erfgoedcel CO7 Sint-Jacobsstraat 1 8900 Ieper 057 23 93 12 [email protected]

Hout- en Blooteland Grote Markt 6 8600 Diksmuide 051 55 01 98 [email protected]

5-art Zeelaan 303 8670 Koksijde 058 55 01 98 [email protected]

Cultuurdienst Kortemark Torhoutstraat 8 8610 Kortemark 051 56 61 08 [email protected]

6. Op het web Website De informatie die op de website verschijnt is enkel universele informatie. Alle datumgebonden informatie is te vinden op de blog. Blog De ideale manier om de activiteiten van jouw verbeeldt-kern op het wereldwijde web te communiceren! Het is ook de manier om aan de andere ‘verbeeldt’-medewerkers te tonen waar je mee bezig bent. De kracht van een blog draait om actuele informatie en een continue stroom aan berichtjes. Daarvoor rekenen we op jullie! In elke gemeente kan je een blog-verantwoordelijke aanduiden. Een handleiding voor de blog kan je verkrijgen bij Erfgoedcel CO7, 5-art, Hout- en Blooteland of Kortemark. Volgende zaken kunnen zeker een plaats krijgen op de blog:  Aankondiging (en daarna eventueel fotoverslag) van een activiteit voor publiek: toonmoment, wandelroute, …  Fotoverslag van een vrijwilligersactiviteit: BBQ, lessenreeks, bedankingsmoment  Nieuwtjes o over een grote collectie die toegevoegd werd, vb. Koninklijke Ieperse Turnkring o over het 1000ste beeld online

13

o over een collectie waarover informatie gezocht wordt o … Webverwijzingen Verwijs je naar ‘WESTHOEK verbeeldt’ op een andere website? Vermeld dan steeds www.westhoekverbeeldt.be. Gebruik hiervoor niet de lokale url’s, bijvoorbeeld www.kortemarkverbeeldt.be.

7. Persberichten en contacten Berichten Persberichten worden steeds in overleg opgesteld tussen de medewerkers en de lokale coördinator(en). Er wordt vermeld dat het lokale project deel uitmaakt van ‘WESTHOEK verbeeldt’. ‘x verbeeldt’ maakt deel uit van ‘WESTHOEK verbeeldt’, een regionale beeldbank met bedreigd particulier beeldmateriaal over en in de Westhoek, dat samen met vrijwilligers wordt opgespoord, bewaard en ontsloten. Daarnaast wordt de beeldbank aangevuld met beelden uit publieke collecties zoals die van archieven en musea. Het is een project van Erfgoedcel CO7, 5art, Hout- en Blooteland en de gemeenten Alveringem, De Panne, Diksmuide, Heuvelland, Houthulst, Ieper, Koekelare, Koksijde, Kortemark, Langemark-Poelkapelle, Lo-Reninge, Mesen, Nieuwpoort, Poperinge, Veurne, Vleteren en Zonnebeke. Contacten Per gemeente wordt afgesproken wie de pers contacteert. De coördinatie hiervan ligt in handen van de lokale coördinator. Spreek steeds met hem/haar af wie contact opneemt met wie. Voor overkoepelende acties gebeurt dit door Erfgoedcel CO7, 5-art, Hout- en Blooteland of Kortemark. Communicatiekanalen  ‘WESTHOEK verbeeldt’-blog  Perslijst  lokale coördinator  Infoblad gemeente  lokale coördinator  Lokale correspondenten krant  lokale coördinator  Lokale handelaars  Ontmoetingscentra en andere publieke ruimtes  Mond-aan-mond reclame  Flyer of affiche als bijlage in e-mail  … Communicatiekanalen van Erfgoedcel CO7, 5-art, Hout & BLooteland Heb je een toonmoment in eigen dorp of gemeente? Laat dit dan weten aan Erfgoedcel CO7, 5-art of Hout & Blooteland. Zij kunnen jouw activiteit in de kijker plaatsen op hun website en/of opnemen in hun nieuwsbrief.

14

8. Interne communicatie Technische problemen Merk je een technisch probleem op http://westhoek.memorix.nl, op http://www.westhoekverbeeldt.be of op http://blog.westhoekverbeeldt.be? Geef dan een seintje aan je regionale coördinator (Erfgoedcel CO7, 5-art, Hout- en Blooteland of Kortemark). Erfgoedcel CO7 onderhoudt de contacten met de databank- en websiteleveranciers. Je kan dit ook doorgeven aan je lokale coördinator, maar weet dat hij of zij dit niet zal kunnen oplossen. Google docs Inloggen op http://docs.google.com kan via het gmailadres. Als paswoord typ je de postcode van je gemeente in, gevolgd door verbeeldt. Via dit online documentensysteem kan je verslagen raadplegen, de logo’s downloaden of andere belangrijke documenten nalezen. Regelmatig vindt er een overkoepelende vergadering plaats met telkens 2 vertegenwoordigers per verbeeldt-kern. De verslagen van deze vergaderingen vind je telkens op google docs. Daarnaast is het voor de regionale coördinatoren belangrijk om op de hoogte te zijn van wat er in de lokale groepen zoal gebeurt en of er vrijwilligers bijkomen of stoppen. Daarom dient de adressenlijst steeds up-to-date te zijn. Wijzigingen hiervoor meld je aan je lokale coördinator.  [email protected]  [email protected]  [email protected]  [email protected]  [email protected]  [email protected]  [email protected]  [email protected]  [email protected]  [email protected] (let op: punt ertussen!)  [email protected] (let op: punt ertussen!)  [email protected]  [email protected]  [email protected]  [email protected]  [email protected]  [email protected] Brieven Spreek voor brieven of mails voor vergaderingen of andere bijeenkomsten telkens af met je lokale coördinator. Wie een brief naar een potentiële eigenaar van foto’s wil sturen, vindt op google docs een voorbeeld. Je kan dit downloaden en zelf personaliseren. Nu staan daar enkel de logo’s van Erfgoedcel CO7, 5art, Hout- en Blooteland of Kortemark in. Kies welk logo voor jouw gemeente van toepassing is. Voeg het logo van de gemeentelijke verbeeldt-kern toe, alsook het logo van je gemeente. Spreek af met je lokale coördinator voor de verzending.

15

9. Milieubewust en kostenefficiënt werken ‘WESTHOEK verbeeldt’ denkt ook aan het milieu… Enkele tips: •

• • •

Hou rekening met de capaciteit van je dorp of gemeente om affiches op te hangen. Hoeveel kan iedereen er verspreiden? Bepaal op basis daarvan je oplage. Als je 300 affiches laat drukken en er blijven er 250 liggen, dan ben je niet goed bezig… Zijn kleurkopies of afdrukken te duur? Maak die dan op zwart-wit en zorg ervoor dat je met gekleurd papier werkt. Zo val je toch op! Verslagen zijn allemaal digitaal beschikbaar. Afdrukken hoeft dan niet… Als je toch verslagen afdrukt, doe dat dan recto-verso, of plaats 2 pagina’s in verkleinde versie naast elkaar op een blad. Vaak blijft dit nog voldoende leesbaar en je halveert je papierberg.

16