Stichting Present Zoetermeer 06-41756899
[email protected] www.stichtingpresent.nl/zoetermeer
Jaarplan 2014
Rabobank 3881.44.432
INHOUD
1
DE BASIS VOOR 2014
3
DE PLANNEN VOOR 2014
2
OMZIEN NAAR DE ANDER
5
2.1 Projecten en groepen 2.1.1 Bedrijven 2.1.2 Gezinnen 2.2 Kerken en christelijke organisaties 2.3 Maatschappelijke organisaties
3
COMMUNICATIE EN PR
7
4
FINANCIËN
8
5
DE ORGANISATIESTRUCTUUR WAARUIT DIT VORM KRIJGT
9
3.1 Medewerkers 3.2 Bestuur 3.3 Overlegstructuur 3.4 werkruimte en voorzieningen
6
ACTIVITEITEN CONCREET UITGEZET IN 2014
2 //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
11
1 DE BASIS VOOR 2014
Missie De missie van Stichting Present Zoetermeer is een brug slaan tussen mensen die iets te bieden hebben en mensen die daarmee geholpen kunnen worden. Visie Door deze brug te zijn, willen we een beweging in de samenleving op gang brengen/ondersteunen waarbij het voor mensen steeds vanzelfsprekend is om naar elkaar om te zien. Succesbepalende factoren van Present zijn 1. Het aanbod van groepen staat centraal 2. Er is een nauwe samenwerking met maatschappelijke organisaties, zodat het aanbod van groepen wordt ingebed in het hulpverlenerstraject 3. We werken structureel en professioneel om de continuïteit en kwaliteit te kunnen blijven waarborgen 4. Er is draagvlak, verankering in de Zoetermeerse samenleving, van Zoetermeerders voor Zoetermeerders Hulpbronnen - Aanwezigheid van ons geloof als onze basis en ijkpunt - Goodwill vanuit de Zoetermeerse samenleving, door werkzaam te zijn in het maatschappelijke middenveld van Zoetermeer - Formule van Present is de basis van waaruit wij werken - De netwerken die er al zijn, worden benut en verder uitgebouwd - De benodigde tijd, we hebben formatie om werkzaamheden te realiseren - Expertise is in huis, het team en bestuur bestaat uit gekwalificeerde mensen die het werk goed kunnen uitvoeren - Geld, is een voorwaarde en tevens aandachtspunt voor het kunnen doen van ons werk De kwaliteiten van Stichting Present Zoetermeer bestaat uit: - Bezieling en vertrouwen in de missie van Stichting Present Zoetermeer - Zichtbaar leiderschap (visie hebben en uitdragen, onderhouden van netwerken) - Betrokken medewerkers en bestuurders - Transparante berdrijfsvoering - Goed bestuurlijk toezicht - Kwaliteitssysteem door toepassen van de 7-stappen van Present - Inbedding in de landelijke organisatie Stichting Present Nederland
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// HOOFDSTUK 1 DE BASIS VOOR 2014
3
DE PLANNEN VOOR 2014
‘We zouden als groep best iets willen doen voor een ander, maar waar moeten we beginnen?’
Stichting Present Zoetermeer is in september 2012 van start gegaan. Drijfveer van Present is de maatschappelijke betrokkenheid in Zoetermeer te vergroten, door oog te krijgen voor hulpbehoevenden, het delen van talenten met anderen, zonder verwachting en in principe eenmalig. Het verzorgen van ontmoeting (projecten) van mensen die iets te bieden hebben en mensen die die hulp goed kunnen gebruiken is de manier waarop Present werkt. Voor Present staat het aanbod van groepen centraal. Vandaaruit startend begint dit jaarplan met het bespreken van de potentieel van groepen. Draagvlak in de Zoetermeerse samenleving is nodig om het werk te kunnen doen. Kerken en christelijke organisaties spelen, naar het aanbod van groepen, hierbij een belangrijke rol. Om groepen succesvol in te kunnen zetten moeten er projecten ontstaan, is goede samenwerking met maatschappelijke organisaties van belang. Maatschappelijke organisaties zijn het contact naar de hulpontvangers. Randvoorwaarden zijn goede communicatie en voldoende financiën, deze komen dan ook achtereenvolgens aanbod. De mensen, de medewerkers van Present, die het werk mogelijk maken worden als laatste genoemd. Dit jaarplan is opgesteld als leidraad voor het functioneren van Stichting Present Zoetermeer en bestemd voor de bestuursleden en medewerkers van Stichting Present Zoetermeer.
4 ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////
2 OMZIEN NAAR DE ANDER 2.1 Groepen In de strategische visie van Stichting Present Zoetermeer hebben we gesteld dat we het eerste jaar 30 groepen willen begeleiden. Vooralsnog blijft dit het steven maar de eerste ervaringen laten zien dat 30 groepen in 2013 een behoorlijke uitdaging betreft. In het strategische plan hadden we voorzien in 60 projecten in 2014 en een verdubbeling van de begroting. Aangezien een verdubbeling van de begroting (2 betaalde krachten) er vooralsnog niet inzit, willen we inzetten op 30 projecten voor 2014 met een vergelijkbare begroting. Het begeleiden van ca. 30 groepen vanuit de werkwijze met als 7 stappen 1. Een groep nodigt een medewerker van Present uit voor een presentatie 2. De groep bepaalt wat ze wil doen en wanneer 3. Present matcht het aanbod van de groep met de hulpvraag van een maatschappelijke instelling 4. Voorbereidend gesprek op locatie 5. Uitvoering van het project 6. Evaluatie en reflectie 7. Mogelijke vervolginzet voor de groep voor inzet in de samenleving, door meer voorlichting en bewust worden. Stichting Present Zoetermeer is in september 2012 van start gegaan, 2013 het eerste echte jaar waarin we gaan draaien. In 2014 willen we dit verstevigen en verbeteren, door te reflecteren op ons eigen handelen en de kwaliteit van de projecten borgen. Onze inzet is om diversiteit onder de groepen (uit kerken, bedrijven, verenigingen, gezinnen, etc.) te krijgen en kwaliteit (van hart en handen) van het werk van de groepen. De kwaliteit van de projecten zit ook in de juiste balans tussen aanbod van groepen en de hoeveelheid (praktisch en sociale) projecten. De eerste ervaringen uit 2012 maken duidelijk dat het goed begeleiden van projecten de nodige tijd en aandacht kost. Voor groei van het aantal projecten is uitbreiding van de menskracht van het operationele team is dan ook noodzakelijk (zie hoofdstuk 5). In 2014 gaan we: - Blijvend investeren in voorlichting en bekendheid bij Zoetermeerse werkgevers (bedrijven en organisaties) (zie 2.1.1) - Contacten bij kerken en andere christelijke organisaties onderhouden (zie 2.2) - Uitbreiden en onderhouden van contacten bij maatschappelijke organisaties (zie 2.3) - Opzetten van CRM systeem waarin aanmeldingen van groepen en projecten worden opgenomen om de matching te vereenvoudigen (zie 5)
2.1.1 Bedrijven In het eerste jaar dat Stichting Present Zoetermeer draait hebben we al voorzichtig kennisgemaakt bij verschillende werkgevers en ondernemers in Zoetermeer. Dit kennis maken doen we via de bestaande netwerken van het bedrijfsleven (Businessclubs, Rotary, samenwerkingsverbanden van beroepsgroepen) in Zoetermeer. Het doel van dit kennismaken is 1) het vergroten van draagvlak voor Stichting Present 2) actieve deelname aan projecten via Present en 3) sponsering van de Stichting. In 2014 gaan we:
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// HOOFDSTUK 2 OMZIEN NAAR DE ANDER
5
-
-
Contacten met Floravontuur intensiveren en toegang krijgen tot hun business club, Kennismaken met diverse netwerken zo als: Raad voor Ondernemers Zoetermeer (RVOZ), Detailhandel Vereniging Zoetermeer (DVZ), Rotary, e.d. Kennisnemen van de Sociaal Economische Agenda (SEA) Zoetermeer en met de gemeente overleggen wat de rol van Present hier bij kan zijn. Bekend raken met de methode van Ikben!Zinvol als onderdeel van een Present project en een pilot hiermee draaien 1/3 van onze projecten in 2014 met vrijwilligersgroepen vanuit Zoetermeerse werkgevers realiseren 10 presentaties bij bedrijven(netwerken) geven.
2.1.2 Gezin Zoetermeer presenteert zich als gezinsstad. Stichting Present Nederland heeft, als pilot, de Present methode uitgebreid voor gezinnen. Vanuit Zoetermeer willen we graag aansluiting zoeken bij deze nieuwe ontwikkeling. In 2014 willen we dit als pilot oppakken. In 2014 gaan we: - Aansluiting zoeken bij Present Nederland door op de hoogte te blijven. - Voorbereidingen treffen zodat we in 2014 een gezin als groep inzetten in een pilot project
2.2 kerken en christelijke organisaties Stichting Present Zoetermeer heeft een breed draagvlak onder Zoetermeerse kerken. Het bestuur is samengesteld uit vertegenwoordigers vanuit vier verschillende kerken, te weten Rooms Katholiek kerk Zoetermeer, Baptistengemeente, Pinkstergemeente en Protestantse Gemeente Zoetermeer. De bestuursleden hebben een zeer actieve rol in de contacten en samenwerking met de kerken. Present is iets van de kerk zelf en we streven ernaar dat kerken zich Present (mede-eigenaar) voelen. Structurele samenwerking met kerken is de inzet. De inzet is om coördinatoren of werkgroepen te krijgen bij verschillende kerken. Dit lukt pas als mensen betrokken zijn bij Present en zelf een keer zich hebben ingezet. Deze coördinatoren/werkgroepen hebben als taak de mogelijkheden die de kerk heeft om bij te dragen aan het welzijn van de stad, te stimuleren. Zij worden ook opgeleid om presentaties te geven aan groepen binnen de kerk over inzet via Present (ambassadeurs). Zo wordt de slagkracht van het operationele team vergroot en Present wordt iets van de kerk zelf. In 2014 gaan we: - Contacten verder onderhouden en nieuwe contacten leggen - 10 presentaties bij kerken of kerknetwerken verzorgen - Voorbereidingen treffen, mensen enthousiasmeren om ambassadeur vanuit hun kerk te worden. - Meedoen als Present met 40dagenactie door minimaal 4 groepen actief te hebben in die periode - Ervoor zorgen dat ieder bestuurslid minimaal twee groepen vanuit hun achterban aanlevert die zich in 2014 gaat inzetten via Stichting Present Zoetermeer - Contacten leggen en onderhouden met ‘levensbeschouwelijke’ organisaties waaronder in ieder geval: politieke partijen, humanitas, leger des heils, etc. Maar ook met organisaties als Perron en schulphulpmaatjes. - Voor het werven van groepen wordt ook gekeken naar aan de kerk gelieerde activiteiten zoals (kerk)koren. - Een samenwerkingsverband aan met charitatieve instellingen vanuit kerken, zoals Pelgrimshoeve, Vincentius, Diaconie. - Communicatieplan opstellen om deze contacten goed te onderhouden (zie hfdst 3) - Administratief: zorgen voor goede verslagleging en adressenbestand (zie hfdst. 5)
6 ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////
-
½ van onze projecten in 2014 met vrijwilligersgroepen vanuit Zoetermeerse kerken realiseren
2.3 Maatschappelijke organisaties De afgelopen jaar is geïnvesteerd in het leren kennen van maatschappelijke organisaties in Zoetermeer. Wij moeten hen kennen en zij moeten ons kennen. Deze contacten zullen we in 2014 blijven onderhouden. Inmiddels zijn met zeer veel organisaties contacten gelegd op alle niveaus: directie, vrijwilliger coördinatoren, locatiemanagers als met diversie medewerkers. Met de diversiteit aan organisaties is het mogelijk om diverse projecten te realiseren, denkend aan praktische en/of sociale projecen. Organisaties waar we contact mee hebben zijn: - Woningbouwcoorporaties: Vidomes, De Goede Woning, Vestia - Welzijnsorganisaties: MOOI, VIP, Palet, Piëzo - Participatie: Palenstein, React - Maatschappelijk werk: Limor, Kwadraat - Verpleeghuizen: Vierstroom, WZH - Jeugdzorg: Jeugdformaat, Meerpunt, Jong Perspectief - Gehandicaptenzorg: Ipse de Brugge, Middin, Activisie
In 2014 gaan we: - Contacten verder onderhouden en nieuwe contacten leggen - 15 (presentaties) netwerkgesprekken houden bij maatschappelijke organisatie - Overzicht van alle maatschappelijke organisaties en locaties in Zoetermeer op papier zetten - Contacten leggen met de kleinere zorg instellingen in zoetermeer - Communicatieplan opstellen om deze contacten goed te onderhouden - Administratief: zorgen voor goede verslaglegging en adressenbestand aanleggen van zorgorganisaties (zie hfdst.5)
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// HOOFDSTUK 2 OMZIEN NAAR DE ANDER
7
3 COMMUNICATIE Communicatie over de motieven, wensen, achtergronden en de gesignaleerde problemen die Present probeert te beïnvloeden, doen we voortdurend. In presentaties bij potentiele groepen, bij contacten met maatschappelijke organisaties en in de samenwerking met kerken en christelijke organisaties. De communicatiemiddelen die hier staan omschreven gaan verder dan dat. Het doel van Present is steeds meer mensen bewust te maken van de vanzelfsprekendheid om je in te zetten voor een ander (dat betekent je ogen open voor financiële en sociale armoede), dat dit op jouw manier, in jouw tijd kan en dat dit je iets biedt. De doelgroep van Present is divers: potentiele vrijwilligers zijn alle mensen die in Zoetermeer wonen en/of werken. Ons netwerk van maatschappelijke organisaties, kerken, gemeente Zoetermeer is van belang om kwalitatief goede projecten te kunnen uitvoeren. Communicatie is een randvoorwaarde om goed te kunnen werken, we communiceren dan ook continue. Bewust zetten we verschillende middelen (website, twitter, nieuwsbrief, presentaties en startbijeenkomst) in om onze boodschap bij de verschillende doelgroepen onder de aandacht te brengen of te houden. In 2014 gaan we: - De website verder invullen. Via de website moeten mensen actuele informatie kunnen vinden en zich kunnen aanmelden. Website moet ook mobiel goed te benaderen zijn. - Facebook pagina invullen door actuele berichten te plaatsen en te verbinden met website - Vrijwilliger werven en selecteren voor beheer website en facebook pagina - Twitter account gebruiken voor korte berichten door de algemeen coördinator - Nieuwsbrief 2x per jaar (januari en september) voor de maatschappelijke organisaties in ons netwerk met daarin voorbeelden van projecten die zijn uitgevoerd. Het doel is bekendheid onder de medewerkers groot houden. - Contacten met lokale media zoals streekbladen, radio en tv. Periodiek zorgen voor publiciteit om de algemene bekendheid met Present te vergroten en te houden.
8 ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////
4 FINANCIEN De financiën van Stichting Present Zoetermeer zijn kwetsbaar. Het zoeken en verwerven van fondsen, subsidies is een vak apart. Voor 2014 is de financiering dan ook nog niet rond. In 2014 willen we werken van uit fondsen (Oranjefonds en Skanfonds), subsidie vanuit de gemeente Zoetermeer. Daarnaast vragen we een bijdrage vanuit kerkelijke instellingen. De grootste uitgave van Stichting Present Zoetermeer zijn de personele kosten van de coördinator. Het is van belang dat er een betaalde kracht als drijvende kracht beschikbaar is voor Present Zoetermeer. Zonder deze drijvende kracht hadden we niet de positie kunnen verwerven die we nu hebben verkregen in Zoetermeer. Op dit moment werken we naar de begroting toe. Het is onze wens om een eigen werkplek te hebben. Zolang de financiering niet rond is werken we vanuit huis om de kosten laag te houden. Wel zullen we een aantal investeringskosten moeten maken in gereedschap en een laptop. De financiën goed bijhouden, het werven van fondsen en zorgvuldig om gaan met de financiële verplichtingen is geen kleinigheid. In 2013 hebben we een vrijwilliger gevonden die ons ondersteunt met de financiële administratie en controle. Dit heeft geresulteerd in een goede professionaliseringsslag van onze financiële administratie. De ambitie van Stichting Present Zoetermeer is om in 2015 60 projecten te draaien, daarbij hoort een andere begroting. Het is wenselijk om de formatie uit te breiden zodat er een betere balans tussen inzet en beloning ontstaat. Deze formatie willen we bij voorkeur verdelen over twee personen zodat de organisatie minder kwetsbaar wordt. De financiële toekomst van Stichting Present Zoetermeer is onzeker. Vandaar dat in 2014 ook substantieel aandacht moet worden gegeven aan het financieel verankeren van de organisatie. In 2014 willen we: - Fondsen werven die toereikend zijn. - Goed op orde houden van de financiën. Ondersteund door de boekhouder. - Fondsen wervingsplan opstellen door één bestuurslid hiervoor verantwoordelijk te maken en deze de kans te geven dit te ontwikkelen en gezamenlijk uit te voeren.
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// HOOFDSTUK 4 FINANCIEN
9
Begroting St Present, Zoetermeer 2014 Sponsoring Subsidies Giften Collectes Schenkingen
2013
2012
35.000 1.000
38.500
17.500
Totaal
36.000
38.500
17.500
15.000 5.500 3.500 500 725 25.225
5.667
Totaal
15.000 5.500 3.500 500 425 24.925
3.950 1.500 2.200 350 400
3.950 250 250
Totaal
3.950 500 500 350 350 475 500 250 200 7.075
750 250 200 9.600
8.000
Totaal
300 400 3.250 3.950
274 400 3.250 3.924
50 150 3.300 3.500
35.950
38.749
17.767
50
-249
-267
Personeelskosten Lonen en salarissen Loonheffing Pensioenkosten Vrijwilligersvergoeding Verzekeringen
Organisatiekosten Bijdrage Present Nederland Projectkosten Automatiseringskosten Drukwerkkosten Accountantskosten Representatiekosten Opleidingskosten Reiskosten Bankkosten
Kantoorkosten Algemene kosten Telefoon/fax Administratiekosten
Totaal kosten Resultaat
450 150 6.267
3.000 300 250
Begroting St Present, Zoetermeer
10 ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////
2014 Sponsoring Subsidies Giften Collectes Schenkingen
38.500
17.500
Totaal
36.000
38.500
17.500
15.000 5.500 3.500 500 725 25.225
5.667
Totaal
15.000 5.500 3.500 500 425 24.925
3.950 1.500 2.200 350 400
3.950 250 250
Totaal
3.950 500 500 350 350 475 500 250 200 7.075
750 250 200 9.600
8.000
Totaal
300 400 3.250 3.950
274 400 3.250 3.924
50 150 3.300 3.500
35.950
38.749
17.767
50
-249
-267
Organisatiekosten Bijdrage Present Nederland Projectkosten Automatiseringskosten Drukwerkkosten Accountantskosten Representatiekosten Opleidingskosten Reiskosten Bankkosten
Kantoorkosten Algemene kosten Telefoon/fax Administratiekosten
Resultaat
2012
35.000 1.000
Personeelskosten Lonen en salarissen Loonheffing Pensioenkosten Vrijwilligersvergoeding Verzekeringen
Totaal kosten
2013
450 150 6.267
3.000 300 250
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// HOOFDSTUK 4 FINANCIEN
11
5 ORGANISATIE 5.1 Medewerker(s) De medewerkers en bestuursleden zijn de drijvende kracht en het visitekaartje van Stichting Present Zoetermeer. De strategische ambities zullen vertaald moeten worden in het personeelsbeleid. Om het gewenste aantal projecten te halen is uitbreiding van de formatie voor operationele werkzaamheden noodzakelijk. Stichting Present is een vrijwilligersorganisatie. De basis wordt gevormd door professionele betaalde krachten en wordt uitgebreid met de inzet van vrijwilligers. In 2014 wordt voor 16 uur per week een coördinator betaald. De coördinator is verantwoordelijk voor de uitvoering, kwaliteit en kwantiteit van de projecten. De coördinator is in september 2013 van start gegaan en kan bij het uitvoeren van haar taken altijd terugvallen op de bestuursleden van Stichting Present Zoetermeer. De taken van Stichting Present Zoetermeer laten zich als volgt omschrijven: - uitvoering van projecten (zie 2.1 en strategisch plan) - contacten met maatschappelijke organisaties (zie 2.3) - contacten met kerken en christelijke organisaties (zie 2.2) - contacten met de gemeente Zoetermeer - PR en communicatie (publicaties in lokale media zoals streekbladen, websites, lokale radio, beheer van de eigen website, facebook pagina, twitter account, nieuwsbrieven of folders) (zie hfdst. 3) - Fondsen werving (zie hfdst. 4) - Ondersteuning (1)CRM, administratie zoals intake hulpvraag of vrijwilligersgroep, 2) faciliterende activiteiten zoals voorbereiding bestuur stukken (bestuur/secretaris maakt agenda en notulen) hebben van folders, visitekaartjes, declaratieformulieren, etc. 3) financiële administratie wordt gedaan door bestuur/penningmeester) - Aanspreekpunt/contactpersoon voor medewerkers - Onderling goede contacten met bestuur en coördinator - Contacten met Stichting Present Nederland - Professionalisering, op de hoogte blijven van ontwikkeling en actualiteit, van zichzelf, bestuursleden en medewerkers In 2014 willen we: - De coördinator de kans geven zichzelf de werkzaamheden eigen te maken. Hiervoor krijgt zij de gelegenheid om de training van Stichting Present Nederland te volgen. - Verbinden van vaste vrijwilligers aan de organisatie. Waarbij de volgende specialismen onze aandacht hebben: beheer website; sleutelpersonen bij kerken.
5.2 Bestuur Het bestuur bestaat uit vertegenwoordigers vanuit vier verschillende kerken. Te weten: Rooms Katholieke kerk, Baptistengemeente, Pinkstergemeente en Protestantse Gemeente Zoetermeer. Dit maakt dat er lokaal een breed draagvlak is voor Present in Zoetermeer. Deze vertegenwoordiging zorgt ervoor dat de toegang tot de kerken soepel verloopt (zie 2.3). Alle bestuursleden hebben een eigen verantwoordelijkheid naar hun achterban om Stichting Present daar blijvend te agenderen en zorgen voor actieve deelname aan Present. Op dit moment is het bestuur van de juiste omvang om goed te kunnen functioneren. Het bestuur bestaat uit momenteel uit 4 leden (minimaal 3 en maximaal 5 leden). Het bestuur van staat open voor nieuwe mensen, ook ‘anders’ (niet – christelijk) gelovigen zijn welkom. Om de kwaliteit van het bestuur te waarborgen neemt het bestuur actief deel aan activiteiten van Stichting Present Nederland en neemt de tijd om zich te laten bij scholen mocht dat nodig zijn.
12 ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Het bestuur bestaat uit: Matthé Vermeulen, voorzitter (januari 2012 – heden) Douwe Visser, secretaris (januari 2012 – heden) Ria Noorlander, penningmeester (januari 2012 – heden) Dick Sonneveld, bestuurslid (september 2012 – heden) Medewerkers: Mirjam Konijn, coördinator (september 2013 – heden) (0,4 fte betaald) Ron Reeuwijk, boekhouder (mei 2013 – heden) In 2014 willen we: - Opstellen van een roulatie schema - Evaluatie van functioneren bestuur - Deelname aan de Presentdag en aanwezigheid bij Presentraad.
5.3 Overlegstructuur Onderlinge afstemming en verdere professionalisering vindt plaats door het hebben van een overlegstructuur. Voor Stichting Present Zoetermeer bestaat deze uit de volgende onderdelen. Bestuursvergadering: eens in de twee maanden is er een bestuursvergadering van Stichting Present Zoetermeer. Het vergaderrooster en inhoudelijke agendacyclus worden aan het begin van het kalender jaar vastgesteld. Werkoverleg bestuur – coördinator: omdat Stichting Present Zoetermeer nog in de begin fase is er eens in de maand en afstemming overleg tussen de voorzitter en/of secretaris en de coördinator. Contacten met Stichting Present Nederland: Arjen Klein is onze contact persoon met Present Nederland. In 2014 wordt hij uitgenodigd bij een bestuursvergadering en een tweetal afspraken hebben met de algemeen coördinator. De Presentraad zal door minimaal twee bestuursleden worden bijgewoond en er wordt actief en breed deelgenomen aan de jaarlijkse Presentdag. Eens in de drie maanden is er intercollegiaal overleg tussen de algemeen coördinatoren van de omliggende Stichtingen Present. De coördinator van Zoetermeer neemt daar actief aan deel.
5.4 Werkruimte en voorzieningen Op dit moment werkt de coördinator vanuit haar huis. Het hebben van kantoorruimte voor de organisatie is zeer wenselijk, zeker voor het maken van afspraken en het ontvangen van mensen. Voor 2014 is het de wens om dit mogelijk te maken. De voorkeur gaat uit naar een strategische plek waar de coördinator gemakkelijk in contact komt met andere, collega, organisaties. De Stichting werkt ook aan het verkrijgen van voldoende financiële middelen om ondersteunende apparatuur (gereedschap, computer, fototoestel) te kunnen aanschaffen. In 2014 gaan we: - Investeren in het mogelijk maken van het hebben van een werkplek. - Investering in aanschaf van materiaal zoals laptop en fototoestel
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// HOOFDSTUK 5 ORGANISATIE
13
6 ACTIVITEITEN IN DE TIJD Januari *2 groepen draaien 1 presentatie bedrijf 2 presentatie kerk/kerkelijk netwerk 1 contact gesprekken maatschappelijke organisatie Aanzet tot ontwerp website (vrijwilligers werven) Nadenken over vraag/aanbod m.b.t. website PR materiaal inventariseren en bij bestellen Jaarrapportage 2013 maken Bedenken opzet adressen systeem Werkoverleg Present Nederland 2 daagse
Februari 2 groepen draaien 2 presentatie bedrijf 2 presentatie kerk/kerkelijk netwerk 2 contact gesprekken maatschappelijke organisatie Website geüpdatet Start financieel meerjaren plan Inventarisatie mogelijkheden kantoor / werkplek Jaarrapportage 2013 afronden Opzet adressen systeem Bestuursvergadering incl. voorbereiding Regio-overleg incl. voorbereiding
Maart 3 groepen draaien 1 presentatie bedrijf 1 presentatie kerk/kerkelijk netwerk 2 gesprekken maatschappelijke organisaties 1 gesprek levensbeschouwelijke organisaties samenwerkingsverband realiseren met charitatieve instelling samenwerkingsverband bouwmarkten herbevestigen Vullen adressen systeem CRM actief gebruiken
14 ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Aanzet tot systeem van verslaglegging projecten Fondsenwerving/contact met donoren Werkoverleg
April 4 groepen draaien 1 presentatie bedrijf 1 presentatie kerk/kerkelijk 1 presentaties maatschappelijke organisaties 1 presentatie maatsch. middenveld/levensbeschouwelijke organisaties samenwerkingsverband realiseren met een charitatieve instelling Contact VIP/participatiecentrum/piëzo Bestuursvergadering incl. voorbereiding Regio-overleg incl. voorbereiding Tussenevaluatie/financieel overzicht fondsen Systeem van verslaglegging projecten gereed
Mei 3 groepen draaien 1 gesprek bedrijf 1 gesprek kerk/kerkelijk netwerk 1 gesprek maatsch./levensbesch. Organisatie werkoverleg
Juni 2 groepen draaien 1 presentatie bedrijf Contacten kerk/kerkelijk netwerk Contacten maatschappelijke organisatie Contacten maatsch. middenveld/levensbesch. organisatie Bestuursvergadering incl. voorbereiding Regio overleg incl. voorbereiding
Juli Website updaten Ontwerpen communicatieplan Werkwijze present voor gezinnen: plan ontwerpen Evaluatieverslag eerste half jaar Pilot Ik ben zinvol
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// HOOFDSTUK 6 ACTIVITEITEN IN DE TIJD
15
Werkoverleg
Augustus 1 groep draaien = Pilot met gezin ½ jaar rapportage maken financieel overzicht fondsen Ontwerpen communicatieplan Opstart bijeenkomst na de zomerperiode
September 3 groepen draaien 2 presentaties bedrijven Alle kerken aanschrijven – start kerkelijk jaar. 1 contact maatschappelijke organisaties en/of maatsch./levensbesch. organisatie Communicatieplan gereed Bestuursvergadering incl. voorbereiding Fondsenwerving/contact met donoren voor 2015
Oktober 4 groepen draaien 1 presentatie bedrijf 1 presentatie kerken/kerkelijk netwerk 1 contact gesprek maatschappelijke organisaties Afronden 9 maanden tussen rapportage Versturen 9 maanden rapportage aan donoren Eerste aanzet jaarplan 2015 Werkoverleg
November 4 groepen draaien 2 presentaties bedrijven 1 presentatie kerk/kerkelijk netwerk 1 contact maatschappelijke organisaties Bestuursvergadering incl. voorbereiding
16 ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Regio overleg incl. voorbereiding Presentraad
December 3 groepen draaien 1 presentatie bedrijf 2 presentaties kerken/kerkelijk netwerk Teambuilding Bestuur Stichting Present Zoetermeer Jaarverslag 2015 Fondsenwerving/contact met donoren werkoverleg *Gemiddeld heeft één groep 5 deelnemers. 30 groepen betekend naar verwachting 30 projecten.
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// HOOFDSTUK 6 ACTIVITEITEN IN DE TIJD
17
