Iedereen in Nederland gaat de komende jaren gebruik maken van IBAN (International Bank Account Number* ) als rekeningnummer. Dit geldt voor bedrijven en consumenten, maar ook voor verenigingen. Ook de standaarden van de meeste betaalmiddelen veranderen. Zo zijn er nieuwe (SEPA )standaarden voor overschrijvingen en incasso’s. Na 1 februari 2014 betaalt iedereen in Europa op dezelfde manier: met IBAN als rekeningnummer en met betaalmiddelen die zowel voor binnenlandse als grensoverschrijdende eurobetalingen bruikbaar zijn.
STAPPENPLAN “Uw sportvereniging over op IBAN” 1) Stel een plan van aanpak op Het is verstandig om een coördinator aan te stellen die de veranderingen en mogelijkheden voor uw vereniging in kaart brengt. Deze veranderingen zijn vaak breder dan gedacht. Zo raakt bijvoorbeeld het gebruik van IBAN*1 als rekeningnummer niet alleen de administratie, software en systemen, maar moeten ook alle communicatiemiddelen (briefpapier, websites) worden aangepast waar het rekeningnummer op vermeld staat. Als in kaart is gebracht wat de veranderingen en mogelijkheden zijn voor uw bedrijf, kunt u op basis hiervan een plan van aanpak opstellen. Reserveer voor de aanpassingen voldoende tijd en capaciteit.
2) Bepaal de overgangsdatum Na 1 februari 2014 kunt u het huidige rekeningnummer en de huidige incasso’s en overschrijvingen niet meer gebruiken. Tot 1 februari 2014 geldt een overgangsperiode, waarin zowel de huidige standaarden als de nieuwe standaarden gelden. U kunt nu al gebruik maken van de nieuwe betaalproducten. Steeds meer bedrijven, overheden en particulieren zullen de komende periode IBAN gaan gebruiken. En banken zetten vanaf het eerste kwartaal van 2013 de internetbankieromgeving om naar IBAN. Kies voor uw overgang een realistische datum. Op www.overopIBAN.nl vindt u de IBAN Impact-Check, waarmee u een beeld krijgt van de impact op úw vereniging en hoeveel tijd de aanpassingen in beslag kunnen nemen. Stel de overgang niet tot het laatste moment uit, want anders kunt u na 1 februari 2014 geen gebruik meer maken van het girale betalingsverkeer.
3) Informeer Informeer leden, leden, klanten, leveranciers, donateurs en andere relaties Breng uw relaties zo spoedig mogelijk op de hoogte van uw IBAN en wanneer u overgaat. U beschikt al over een IBAN, deze kunt u vinden op uw rekeningafschriften en bij het internetbankieren. Verzamel daarnaast de IBAN’s van uw klanten, medewerkers, leveranciers en andere relaties en wijzig deze gegevens in uw administratie. U kunt alle huidige rekeningnummers in één keer naar IBAN over laten zetten via www.ibanbicservice.nl. Dit is een tijdelijke service die banken bieden tot de overgangsdatum. Banken gaan tevens de adresboeken voor het internetbankieren automatisch omzetten, u wordt door uw bank geïnformeerd over wanneer dit wordt gedaan. Zorg verder dat uw loonstroken, facturen, formulieren, briefpapier, websites en andere
1
IBAN is het huidige rekeningnummer, voorafgegaan door een landcode, controlegetal, bankcode en één of meerdere nullen. Het aantal posities varieert per land tot maximaal 34 posities. In Nederland bestaat de IBAN uit 18 posities.
communicatiemiddelen waar uw rekeningnummer op staat, tijdig worden aangepast aan IBAN. En bouw uw huidige voorraad briefpapier af. De overgang op IBAN wordt begeleid door het Nationaal Forum SEPA-migratie (NFS). In het NFS zijn banken, bedrijven, consumenten, overheden, softwareleveranciers en andere organisaties vertegenwoordigd. Het NFS houdt kantoor bij de Nederlandsche Bank. Op www.overopIBAN.nl vindt u informatie over wat er verandert voor bedrijven en consumenten. Houd er rekening mee.
4) Maak tijdig afspraken met uw softwareleverancier Als u gebruik maakt van software voor uw boekhouding en bedrijfsvoering, dan betekenen het gebruik van IBAN en de nieuwe standaarden voor overschrijvingen en incasso’s dat u een aantal aanpassingen moet doen. Zo zullen alle databases waarin rekeningnummers zijn opgenomen, omgezet moeten worden naar IBAN. Ook verandert de standaard voor het aanleveren van betaalopdrachten naar ISO 20022 XML formaat. Het is belangrijk om te bepalen welke consequenties deze veranderingen hebben voor uw systemen en software en wat de doorlooptijden hiervan zijn. De meeste softwarepakketten zullen voor al deze veranderingen een upgrade nodig hebben. Neem daarom contact op met uw softwareleverancier. Veel standaardpakketten worden aangepast door softwareleveranciers en het is belangrijk om na te gaan wanneer dit gebeurt. Tevens is van belang om na te gaan wat in het standaard onderhoudscontract zit en wat u zelf moet doen. Maatwerk bovenop het standaardpakket moet mogelijk ook aangepast worden: dit vraagt meestal een langere doorlooptijd. En werkt u met meerdere softwarepakketten? Dan is het belangrijk om te kijken of en welke afhankelijkheden er zijn en wat dit betekent voor de implementatie. Vraag ook aan uw softwareleverancier of er aanpassingen nodig zijn voor rapportages en de automatische reconciliatie.
5) Bepaal de consequenties van de nieuwe incassostandaarden incassostandaarden op uw bedrijfsprocessen De veranderingen gaan verder dan het aanpassen van alle rekeningnummers naar IBAN en de wijze waarop u betaalopdrachten aan uw bank aanlevert. De nieuwe standaarden vragen ook om wijzigingen in processen. Dit geldt met name voor de nieuwe standaarden voor de incasso, waarmee ook van consumenten en bedrijven in andere landen geïncasseerd kan worden. Zo gelden er andere termijnen voor de aanlevering van incassobatches bij de bank. Ook zijn er richtlijnen over het vooraf informeren van debiteuren over het bedrag en het moment dat u gaat incasseren (prenotificatie). Voor het gebruik van de incasso heeft u een nieuw contract met de bank nodig. Om te kunnen incasseren zijn verder aanvullende gegevens nodig zoals incassant ID (deze ontvangt u van uw bank), het kenmerk van de machtiging (een uniek kenmerk dat u zelf kunt bepalen), de IBAN van de debiteur en de datum van ondertekening van de machtiging. Het machtigingsformulier moet daarop aangepast worden. Om al deze gegevens aan te kunnen leveren moet u tevens een aparte administratie voor machtigingen gaan beheren. De standaard incasso wordt zowel voor betalingen van particulieren als van bedrijven gebruikt. De huidige machtigingen van uw leden (doorlopende machtigingen algemeen) blijven gewoon geldig: hiervoor hoeft u dus niet om nieuwe machtigingen te vragen.
6) Laat u goed informeren door uw bank De Betaalvereniging biedt u uitgebreide documentatie over de bestandsformaten, stappenplannen voor incasso’s en waar bankspecifieke informatie te vinden is over aanlevertermijnen en -procedures (http://www.betaalvereniging.nl/europees-betalen/sepadocumentatie/ ). Banken bieden hun klanten verder informatie op de eigen website, informeren hun klanten over concrete veranderingen (bijvoorbeeld wanneer zij adresboeken voor het internetbankieren omzetten), organiseren voorlichtingsbijeenkomsten, bieden checklisten aan en bieden waar nodig (telefonische) ondersteuning. Stem waar nodig met uw bank de overgangsdatum en specifieke bankgerelateerde aspecten af en kijk welke ondersteuning uw bank u kan bieden.
Doe de IBAN ImpactImpact-Check
Wilt u inzichtelijk krijgen met welke concrete acties úw vereniging rekening moet houden? En hoeveel tijd dit in beslag kan nemen? Doe dan de IBAN Impact Check op www.overopIBAN.nl. Het invullen kost u maximaal 5 minuten. Op deze website vindt u tevens informatie over de overgang op IBAN en de SEPA-standaarden voor betaalopdrachten en betaalmiddelen als overschrijvingen, incasso’s, acceptgiro’s, iDEAL etc. En een toolkit met materialen, zoals voorlichtingsmateriaal dat u kunt gebruiken om uw leden te informeren.
