STANDART OPERATION PROCEDURE (SOP)

STANDART OPERATION PROCEDURE (SOP) BIRO ADMINISTRASI PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS JEMBER

diterbitkan Oleh: BIRO ADMINISTRASI PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS JEMBER 2014

DAFTAR ISI DAFTAR ISI .............................................................................................

Hal i

I.

PENDAHULUAN ................................................................................. 1.1. Latar Belakang 1.2. Tujuan...........................................................................................

1 1 2

II.

DESKRIPSI DAN RUANG LINGKU.....................................................................

3

III. KEBIJAKAN LAYANAN DAN ORGANISASI....................................... 3.1. Visi, Misi, dan Motto BAPSI............................................................. 3.2. Kebijakan Layanan......................................................................... 3.3. Budaya Kerja................................................................................. 3.4. Pelayanan/Produk........................................................................... 3.5. Struktur Organisasi BAPSI...............................................................

4 4 4 4 5 6

Lampiran 1: Produk Atau Layanan Bagian Sistem Informasi............................

7

I.

1.1

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Universitas Jember (UNEJ) sebagai salah satu penyelenggara pendidikan tinggi, dituntut untuk berperan dalam pengembangan pendidikan tinggi serta memposisikan perguruan tinggi sebagai tempat pembelajaran dan sebagai sumber daya pengetahuan. Sejalan tujuan yang hendak dicapai Universitas Jember sesuai dengan visi dan misi dengan RENSTRA UNEJ 2011 – 2015 : (1) Pengembangan kelembagaan dan kapasitas penyelenggaraan pendidikan; (2) Peningkatan kualitas penyelenggaraan pendidikan; (3) Pengembangan sistem manajemen universitas yang akuntabel, dancita-cita UNEJ menjadi World Class University dimana UNEJ dituntut untuk menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi dan siap berkompetisi di era global maka UNEJ memerlukan peningkatan daya saing dan daya mitra. Untuk mewujudkan itu semuamutlak harus ada peningkatan mutu universitas utamanya bidang pengelolaan administrasi perencanaan dan sistim informasi. Dalam perjalanan proses dan dinamika pendidikan tinggi, akan menghadapi banyak perubahan yang sangat dinamis dan tidak terprediksi sebelumnya, baik perubahan pandangankehidupandari masyarakatlokalkemasyarakat global, darisistem government kegovernance,perubahantuntutanpasarkerja, dan perubahan regulasi di tataran pendidikan tinggi mau tidak mau memaksa kita untuk melakukan transformasi di bidang layanan perencanaan dan sistim informasi. Institusi dalam hal ini BAPSIakan membangun standarisasi sistem layanan berbasis elektronik yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja layanan di BAPSI serta mampu memberikan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh berbagai pihak untuk kepentingan proses pengambilan keputusan. Untuk menuju kepada standarisasi layanan berbasis elektronik perlu diciptakan terlebih dahulu sistem manual yang telah terstandarisasi berupa Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk seluruh layanan yang ada sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat di dalamnya. Hal ini dinilai pentingkarena OP merupakan pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi sekaligus merupakan alat penilaian kinerja berdasarkan indikator–indicator teknis,administrasif dan procedural sesuai dengan tatakerja, prosedur dan system kerja pada unit kerja yang bersangkutan, dalam hal ini adalah Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi Universitas Jember. Standar Operasional Prosedur (SOP) sebagai suatu prosedur operasional yang jelas dan standar bagi semua pihak yang terlibat dalam mewujudkan birokrasi perencanaan dan sistim informasi yang profesional, efektif dan efisien yang SOP

SISTEM INFORMASI UNEJ

1

terintegrasi kedalam sebuah sistem terpadu berbasis elektronik (E-Office) yang diterapkan pada seluruh proses penyelenggaraan administrasi perencanaan dan sistim informasi. Prosedur layanan perencanaan dan sistim informasi yang telah berlangsung di BAPSI UNEJ selama ini perlu distandarisasi dan didokumentasikan sebagai prosedur yang dibakukan agar menjadi acuan bagi manajemen universitas dalam menjalankankan tugas dan fungsinya serta menjamin keberlangsungan implementasi layanan E-Office tersebut, walaupun terjadi transisi kepemimpinan manajerial di Universitas Jember. Dengan adanya SOP Biro Administrasi Perencanan dan Sistem Informasi yang terintegrasi berbasis elektronik, penyelenggaraan administrasi bidang perencanaan dan sistim informasi diharapkan dapat berjalan dengan pasti. Berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari, sekalipun terjadi penyimpangan atau kesalahan, hal tersebut dapat segera ditemukan penyebabnya dan bias diselesaikan dengan cara yang tepat. Apabila semua kegiatan sudah dilaksanakan sesuai dengan yang ditetapkan dalam SOP, maka secara bertahap kualitas layanan perencanaan dan sistim informasi akan lebih profesional, cepat, dan mudah. 1.2

Tujuan SOP BAPSI adalah pedoman atau acuan yang berisi prosedur-prosedur operasional standar untuk melaksanakan tugas pekerjaan di bidang layanan perencanaan dan sistim informasi sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja BAPSI UNEJ berdasarkan indikator indikator teknis, administratif, dan prosedural yang sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja di BAPSI. Implementasi SOP bertujuan untuk : 1. Menciptakan komitmen di BAPSI untuk mewujudkan pelayanan prima dan mengutamakan kualitas (quality first) kepada stakeholder baik internal (sivitas akademik UNEJ) maupun eksternal (masyarakat umum pengguna jasa); 2. Memastikan bahwa semua layananperencanaan dan sistim informasi yang dilakukan di BAPSIberjalan secara efisien dan efektif, konsisten, standar, dan sistematis dalam upaya mewujudkan efektivitas dan efisiensi kerja sebagai jalan menuju good governance BAPSI Universitas Jember.

SOP


2

II.

DESKRIPSI DAN RUANG LINGKUP

Biro Administrasi Perencanaan dan Sistim Informasi UNEJ terbagi menjadi dua bagian yaitu Bagian Perencanaan dan Sistim Informasi. Dalam rangka meningkatkan kuantitas dan kualitas Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi Universitas Jember dan sejalan dengan Rencana Universitas Jember menuju otonomi kampus yang diwujudkan dalam kerangka BLU. Untuk mencapai tujuan tersebut di atas Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi yang mempunyai peranan strategis sehingga berupaya terus meningkatkan kinerja agar dapat eksis menjalankan tugas dan fungsinya dalam mendukung kegiatan universitas. Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi sebagai unit kerja yang menjadi jembatan untuk mengakses berbagai informasi dan memberikan layanan yang dapat memenuhi kebutuhan stakeholders, untuk data Perencanaan dan informasi serta diharapkan dapat dipergunakan sebagai data pendukung peningkatan mutu lulusan Universitas Jember.Layanan di BAPSI terkonsentrasi ke dalam dua bagian yaitu : I. Bagian Perencanaan, terdiri dari : 1. Sub BagianPerencanaan Fisik 2. Sub BagianPerencanaan Akademik II. Bagian Sistim Informasi, terdiri dari : 1. Sub BagianData 2. Sub BagianLayanan Informasi Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi Universitas Jember mempunyai tugas pokok memberikan dan melaksanakan layanan administrasi dibidang Perencanaan dan sistem informasi. Sejalan dengan Arah Pengembangan Universitas Jember dan Rencana Strategis Universitas Jember 2011-2015, bahwa pengelolaan dan pelayanan administrasi Universitas Jember dapat memberikan pelayanan secara on line dan berbasis jaringan informasi (WEB). Data pendukung yang diperlukan adalah informasi yang berasal dari data unit kerja dilingkungan Universitas Jember baik berupa data dasar maupun data yang telah diolah dan dianalisis sebagai bahan informasi. BAPSI Universitas Jember akan mengembangkan standarisasi layanan administrasi perencanaan dan sistim informasidalam bentuk e-Office yang diharapkan mampu mewujudkan konsep layanan prima dan mengedepankan kualitas (quality first)

SOP


3

III.

KEBIJAKAN LAYANAN DAN ORGANISASI

3.1 Visi, Misi, dan Motto BAPSI Visi : Terwujudnya dokumen perencanaan dan sistem informasi yang handal dan informasi yang akurat. Misi : 1. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dan sarana pendukung; 2. Mewujudkan dokumen perencanaan yang handal terbuka dan jujur sesuai kebutuhan dan skala perioritas Universitas Jember; 3. Menyajikan informasi data yang akurat dan akuntabel berbasis teknologi jaringan informasi, serta melaksanakan pemutahiran data. Motto : 5 AS : Kerja kerAS Kerja cerdAS Kerja tuntAS Kerja IkhlAS Kerja berkualitAS 3.2 Kebijakan Layanan BAPSI UNEJ menerapkan kebijakan layanan sebagai berikut : a. Setiap staf bertanggungjawab secara profesional terhadap bidang layanan (tupoksi) masing-masing; b. Memberikan pelayanan dengan keramahan dan kesantunan; c. Pelayanan yang berkualitas, efektif dan efisien; d. Mengembangkan collegial work saling membantu dan mengembangkan diri dalam membangun profesionalitas kerja unit. 3.3 Budaya Kerja Budaya kerja yang tersurat dalam Keputusan Menpan Nomor 25/KEP/M.PAN/04/2002, disebutkan bahwa budayakerja adalah carakerja sehari-hari yang bermutu dan selalu mendasari nilai-nilai yang penuh makna, sehingga menjadi motivasi, memberinspirasi, untuk senantiasa bekerja lebih baik, dan memuaskan bagi masyarakat yang dilayani. Hal ini dapat disimpulkan bahwa budaya kerja adalah cara pandang yang menumbuhkan keyakinan atas dasar nilai-nilai yang diyakini untuk mewujudkan prestasi kerja terbaik. Perguruan tinggi merupakan wadah pembinaan intelektualitas dan moralitas yang mendasari kemampuan penguasaan IPTEK dimana dalam penerapannya tidak lepas daridinamika perubahan dan pembaharuan sesuai tuntutan zaman menuju SOP


4

kondisi ideal dunia pendidikan.Dalam penerapannya seyogyanya berlandaskan pada budaya akademik (academic culture) yang dipahami sebagai totalitas berkarya yang digerakkan oleh komitmen, rasa tanggung-jawab, dan nilai budaya yang tinggi. BAPSI Universitas Jember menitik beratkan budaya kerja pada Plan,Do, Monitoring, Checkdan Evaluation (PDMCE) 1. Plan : Direncanakan dengan tepat, dan matang dalam setiap aktifitas layanan perencanaan dan sistem informasi 2. Do Dilaksanakan secara optimal, maksimal danberkesinambungan, meliputi :  Ikhlas dan mendasari kerja sebagai ibadah  Memperhatikan tiap detail kinerja staf (kecermatan, analisis, terinci)  Membangun kepercayaan dan keterbukaan antar staf  Mengembangkan budaya team work(berorientasi pada tim dan bukan individu untuk mendukung kerjasama)  Mewujudkan komunikasi kekeluargaan 3. Monitoring : Memantau semua kegiatan sesuai dengan perencanaan 4. Check : Upaya secara kooperatif, sinergi dan sinkronisasi antara tujuan yang diinginkan dengan implementasi yang dilakukan 5. Evaluation : Mengevaluasi semua hasil kegiatan yang sudah dilaksanakan 3.4 Pelayanan/Produk Produk atau layanan yang diberikan oleh BAPSI meliputi : A. Bagian Sistem Informasi 1. SOP Pengembangan Sistem Informasi 2. SOP Layanan Sistem Informasi 3. SOP Pembuatan Buku Kenangan Wisudawan 4. SOP Pembuatan Buku Direktori Guru Besar dan Doktor 5. SOP Pembuatan Buku Data Dan Informasi 6. SOP Permintaan Data dan Informasi Dari Mahasiswa Universitas Jember 7. SOP Pemutakhiran Data Dan Informasi Struktur Organisasi Di Lingkungan Universitas Jember 8. SOP Permintaan Data dan Informasi Dari Unit Kerja Di Lingkungan Universitas Jember 9. SOP Permintaan Data dan Informasi Dari Luar Instansi 10. SOP Penyusunan Buku Laporan Tahunan Rektor 11. SOP Penyusunan Buku LAKIP

SOP


5

B. Bagian Perencanaan 1. Penyusunan Rencana Kerja Tahunan (Rkt) T+1 2. Penyusunan Rencana Kerja Dan Draft Rka-K/L 3. Revisi Rka-K/L Universitas Jember 4. Penyusunan Usulan Belanja Modal Dan Pemeliharaan/Rehab Sarana Prasarana Pendidikan 5. Penyusunan Dokumen Data Dukung Usulan Anggaran Fisik 6. Pemetaan Rencana Kegiatan Fisik Universitas Jember Tahun T+1 7. Pembuatan Perubahan Masterplan Universitas Jember Tahun 2012-2025 8. Pembuatan Buku LAKIP Universitas Jember 9. Identifikasi Data Fisik Universitas Jember 10. Identifikasi Data Pengembangan Potensi Bisnis 11. Usulan Skala Prioritas APBN 12. Penyusunan TrPNBP Universitas Jember 13. Monitoring dan Evaluasi Hasil Pengadaan Barang/Jasa

3.5 Struktur Organisasi BAPSI KEPALA BIRO PERENCANAAN DAN SISITIM INFORMASI

KEPALABAGIAN PERENCANAAN

KASUBBAG. PERENCANAAN AKADEMIK

STAF

KASUBBAG. PERENCANAAN FISIK

STAF

KEPALABAGIAN SISTIM INFORMASI

KASUBBAG. DATA

KASUBBAG. LAYANAN INFORMASI

STAF

STAF

SOP


6

LAMPIRAN 1

PRODUK ATAU LAYANAN BAGIAN SISTEM INFORMASI

SOP


7

PROSEDUR KERJA PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI BAPSI UNEJ

Kode Dokumen Revisi

Tanggal Terbit : 18Nov 2013

BAPSI-SI-01

1. Tujuan

:

2. Ruang Lingkup

:

3. Definisi

:

4. 5. 6. 7.

: : : :

Penanggung Jawab Acuan Didistribusikan Kepada Tata Cara

: 0

Tanggal Revisi

:-

Halaman

: 1 dari 2

Mengembangkan sistem informasi terpadu UNEJ guna memenuhi kebutuhan user dalam hal ini adalah unit kerja dan mahasiswa sebagai stakeholder. Prosedur ini berlaku untuk seluruh tahapan pengembangan sistem informasi dari seluruh pengembangan sistem informasi yang dilakukanoleh Bagian Sistem Informasi UNEJ. 3.1. Sistem Informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari manusia dan alat bantu (terutama computer), yang memiliki tujuan untuk menghasilkan informasi guna proses pembuatan keputusan. 3.2. Analisis Sistem adalah suatu teknik pemecahan masalah yang membagi suatu sistem ke dalam bagian-bagian komponen untuk tujuan mempelajari bagaimana bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan 3.3. Perancangan Sistem adalah prosedur untuk mengkonversi spesifikasikasi logis ke dalam sebuah perancangan yang dapat diimplementasikan pada system computer organisasi. Kepala BAPSI Renstra Universitas Jember Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi 7.1. Kabag. Sistem Informasi membuat Rencana Pengembangan Sistem Informasi. 7.2. Kabag. Sistem Informasi menentukan system informasi yang akan dikembangkan, selanjutnya menunjuk penanggung jawab pengembangan untuk membuat Kerangka Acuan Kerja (KAK). 7.3. Penanggung Jawab Pengembangan membuat Kerangka Acuan Kerja (KAK) melalui aplikasi Sistem Informasi berdasarkan rambu-rambu yang berlaku. 7.4. Kabag. Sistem Informasi melakukan evaluasi terhadap Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang telah dibuat oleh penanggung jawab pengembangan. 7.5. Kabag. Sistem Informasi memberitahukan hasil evaluasi kepada penanggung jawab pengembangan. 7.6. Penanggung jawab kegiatan membuat rencana kegiatan pelaksanaan pengembangan sistem informasi dan menunjuk Analis Sistem untuk melakukan analissis dan perancangan sistem informasi. 7.7. Analisis Sistem melakukan analisis dan perancangan sistem informasi berdasarkan Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang telah disetujui. Hasil dari analisis dan perancangan sistem informasi diserahkan kepada Programmer (UPT TI). SOP


8

8. Dokumen Terkait

:

7.8. Programmer akan membuat dan menginstalasi sistem informasi yang diinginkan sesuai dengan hasil analisis dan perancangan sistem. Selanjutnya programmer (UPT TI) memberitahukan kepada penanggung jawab pengembangan bahwa sistem informasi tersebut telah selesai dibuat dan diinstalasi. 7.9. Penanggung Jawab Pengembangan memberitahukan ke Kabag. Sistem Informasi bahwa sistem informasi telah selesai dibuat dan diinstalasi. Selanjutnya Penanggung Jawab Pengembangan membuat laporan. 8.1

Proses

Nama/Jabatan

Disusun oleh :

Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi

Diperiksa oleh :

Kabag Sistem Informasi

Disetujui oleh :

Kepala Biro III

Tanda tangan

Tanggal

SOP


9

Judul : Pengembangan Sistem Informasi Kode Dokumen : BAPSI-SI-01

No. 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Kegiatan Kabag. Sistem Informasi membuat Rencana Pengembangan Sistem Informasi. Kabag. Sistem Informasi menentukan system informasi yang akan dikembangkan, selanjutnya menunjuk penanggung jawab pengembangan untuk membuat Kerangka Acuan Kerja (KAK). Penanggung Jawab Pengembangan membuat Kerangka Acuan Kerja (KAK) melalui aplikasi Sistem Informasi berdasarkan rambu-rambu yang berlaku. Kabag. Sistem Informasi melakukan evaluasi terhadap Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang telah dibuat oleh penanggung jawab pengembangan. Kabag. Sistem Informasi memberitahukan hasil evaluasi kepada penanggung jawab pengembangan. Penanggung jawab kegiatan membuat rencana kegiatan pelaksanaan pengembangan sistem informasi dan menunjuk Analis Sistem untuk melakukan analissis dan perancangan sistem informasi. Analisis Sistem melakukan analisis dan perancangan sistem informasi berdasarkan Kerangka Acuan Kerja (KAK)

Kabag. SI

Penanggung Jawab Pengembangan

Analis Sistem

Programmer (UPT TI)

Mulai

SOP


10

Persyaratan/ Perlengkapan

Waktu

Output

No.

8.

9.

Kegiatan yang telah disetujui. Hasil dari analisis dan perancangan sistem informasi diserahkan kepada Programmer (UPT TI). Programmer akan membuat dan menginstalasi sistem informasi yang diinginkan sesuai dengan hasil analisis dan perancangan sistem. Selanjutnya programmer (UPT TI) memberitahukan kepada penanggung jawab pengembangan bahwa sistem informasi tersebut telah selesai dibuat dan diinstalasi. Penanggung Jawab Pengembangan memberitahukan ke Kabag. Sistem Informasi bahwa sistem informasi telah selesai dibuat dan diinstalasi Selanjutnya Penanggung Jawab Pengembangan membuat laporan.

Kabag. SI

Penanggung Jawab Pengembangan

Analis Sistem

Programmer (UPT TI)

selesai

SOP


11


Waktu

Output

PROSEDUR KERJA LAYANAN SISTEM INFORMASI BAPSI UNEJ

Kode Dokumen Revisi

: 0

Tanggal Terbit : 16 Nov 2013

BAPSI-SI-02

1. Tujuan

:

2. Ruang Lingkup

:

3. Definisi

:

4. Penanggung Jawab 5. Acuan

: :

6. Didistribusikan Kepada 7. Tata Cara

: :

Tanggal Revisi

:-

Halaman

: 1 dari 2

Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan dan menetapkan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan para pelaksana dalam pekerjaan layanan sistem informasi Prosedur ini berlaku untuk proses layanan sistem informasi baik permintaan dari unit kerja, mahasiswa maupun dari luar unit kerjanya yang memerlukan layanan informasi dari Universitas Jember Layanan adalah setiap tindakan atau unjuk kerja yang ditawarkan oleh salah satu pihak (pemberi layanan) ke pihak lain (penerima layanan) yang secara prinsip intengible dan tidak menyebabkan perpindahan kepemilikan apapun berupa data dan informasi Kabag. Sistem Informasi Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nasional tahun 2010 Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi Layanan lewat e-mail  Pengguna mengajukan permintaan layanan sistem informasi kepada Kepala BAPSI up. Kabag. Sistem informasi lewat alamat e-mail [email protected]  Kabag. Sistem informasi akan menentukan apakah permintaan informasi itu bisa dipenuhi apa tidak  Kabag. Sistem Informasi memberi persetujuan/ penolakan atas permintaan informasi kepada Kasubbag. Layanan Informasi  Kasubbag. Layanan Informasi mencatat data permintaan dan memberikan data dan informasi yang diperlukan oleh pemohon Layanan lewat telephon  Pengguna mengajukan permintan layanan sistem informasi kepada Kabag. Sistem informasi melelui telpon (0331) 330224 pst. 321 atau ip phone 0318  Kabag. Sistem Informasi mencatat permohonan data dan informasi yang diperlukan dan mengirimkan data dan informasi melalui e-mail atau hardcopy/softcopy  Kabag. Sistem Informasi memerintahkan Kasubbag. Layanan Informasi untuk menindaklanjuti permintaan data dan informasi.

8. Dokumen Terkait

:

Layanan secara langsung  Pengguna datang secara langsung dan mengajukan permintaan layanan sistem informasi kepada Kabag. Sistem Informasi tentang keperluan dan penggunaan data dan informasi  Kabag. Sistem Informasi memerintahkan Kasubbag. Layanan Informasi untuk mencatat pemohon dan data informasi yang diperlukan 8.1 Surat permintaan data dan informasi

SOP


12

Proses

Nama/Jabatan

Disusun oleh :


Diperiksa oleh :


Disetujui oleh :

Kepala Biro III

Tanda tangan

Tanggal

SOP


13

Judul : Layanan Sistem Informasi Kode Dokumen :BAPSI-SI-02

No. 1.

2.

3.

4.

Kegiatan Pengguna mengajukan permintaan layanan sistem informasi kepada Kepala BAPSI up. Kabag. Sistem informasi lewat alamat e-mail [email protected] Kabag. Sistem informasi akan menentukan apakah permintaan informasi itu bisa dipenuhi apa tidak Kabag. Sistem Informasi memberi persetujuan/penolakan atas permintaan informasi kepada Kasubbag. Layanan Informasi Kasubbag. Layanan Informasi mencatat data permintaan dan memberikan data dan informasi yang diperlukan oleh pemohon

Pengguna/ Pemohon

Ka.BAPSI Up. Kabag. Sistem Informasi

Kasubbag Layanan Informasi

Persyaratan/Perlengkapan

Mulai

Selesai

SOP


14

Waktu

Output

PROSEDUR KERJA

PEMBUATAN BUKU KENANGAN WISUDAWAN BAPSI UNEJ

Kode Dokumen Revisi BAPSI-SI-03


1. Tujuan

:

2. RuangLingkup 3. Definisi

: :

4. 5. 6. 7.

: : : :

PenanggungJawab Acuan DidistribusikanKepada Tata Cara

8. DokumenTerkait

: 0

:

Tanggal Revisi

:-

Halaman

: 1 dari 2

Memberikan panduan bagi penyusunan Buku Kenangan Wisudawan supaya informasi yang disajikan akurat dan akuntabel Bagian Sistem Informasi Buku Kenangan Wisudawan Universitas Jember diterbitkan oleh Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem informasi dan disusun oleh Bagian Sistem Informasi. yang menyajikanberbagai informasi tentang kegiatan wisudaantara lain jumlah wisudawan, biodata wisudawan sesuai Fakultas/ Program Studi setara Fakultas dilingkungan Universitas Jember. Kabag. Sistem Informasi Buku Pedoman Akademik Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi 7.1. Mahasiswa yang telah memenuhi syarat mengikuti wisuda pada periode berjalan mendaftar wisuda melalui program SITALUS. 7.2. Meminta data wisudawan kepada UPT TI setelah berakhirnya waktu pendaftaran wisuda. 7.3. Data wisudawan disusun berdasarkan Fakultas, NIM dan tanggal kelulusan. 7.4. Dibuat sambutan Rektor dan sambutan Ketua Alumni. 7.5. Draft Buku kenangan wisudawan disampaikan kepada Pembantu Rektor I untuk direview. 7.6. Buku kenangan wisudawan dicetak sejumlah wisudawan ditambah jumlah pimpinan Fakultas dan pimpinan Universitas Jember. 7.7. Buku kenangan wisudawan disampaikan pada saat selesai acara wisuda melalui Fakultas/Program Studi setara Fakultas masing-masing. SITALUS dari UPT TI.

Proses

Nama/Jabatan

Disusunoleh :


Diperiksaoleh :


Disetujuioleh :

Kepala Biro III

Tandatangan

Tanggal

SOP


15

Judul : Pembuatan Buku Kenangan Wisudawan Kode Dokumen : BAPSI-SI-03

No. 1.

2.

3. 4. 5.

6.

7.

Kegiatan Mahasiswa yang telah memenuhi syarat mengikuti wisuda pada periode berjalan mendaftar wisuda melalui program SITALUS Meminta data wisudawan kepada UPT TI setelah berakhirnya waktu pendaftaran wisuda. Data wisudawan disusun berdasarkan Fakultas, NIM dan tanggal kelulusan. Dibuat sambutan Rektor dan sambutan Ketua Alumni. Draft Buku kenangan wisudawan disampaikan kepada Pembantu Rektor I untuk direview. Buku kenangan wisudawan dicetak sejumlah wisudawan ditambah jumlah pimpinan Fakultas dan pimpinan Universitas Jember Buku kenangan wisudawan disampaikan pada saat selesai acara wisuda melalui Fakultas/Program Studi setara Fakultas masing-masing

Mahasiswa

UPT. TI

Pembantu Rektor I

Fakultas/ Program Studi

Mulai

Selesai

.

SOP


16


Waktu

Output

PROSEDUR KERJA PEMBUATAN BUKU DIREKTORI GURU BESAR DAN DOKTOR BAPSI UNEJ

Kode Dokumen BAPSI-SI-04

1. Tujuan

:

2. Ruang Lingkup 3. Definisi

: :

4. 5. 6. 7.

: : : :

Penanggung Jawab Acuan Didistribusikan Kepada Tata Cara

Revisi

: 0

Tanggal Revisi

:-

Tanggal Terbit

: 16 Nov 2013

Halaman

: 1 dari 2

Memberikan panduan bagi penyusunan Buku Direktori Guru Besar Dan Doktor supaya informasi yang disajikan akurat Bagian Sistem Informasi Buku Direktori Guru Besar dan Doktor Universitas Jember diterbitkan oleh Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem informasi dan disusun oleh Bagian Sistem Informasi. Yang menyajikan berbagai informasi tentang tenaga dosen dengan jabatan fungsional Guru Besar dan dosen berpendidikan S3(Doktor) di lingkungan Universitas Jember antara lain latar belakang pendidikan, bidang ilmu, karya ilmiah, dll. Kabag. Sistem Informasi Renstra Universitas Jember Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi Alur Penyusunan Buku Direktori Guru Besar dan Doktor

BAPSI: Surat PR I

Tujuan: Fakultas/Program Studi

Dosen

BAPSI

Buku Direktori Dosen

Persetujuan PR IUntuk Pencetakan

Review Pimpinan

Draft BukuDirektori Dosen

7.1. Pembuatan suratpembantu Rektor I kepada Pimpinan Fakultas/ Program Studi setara Fakultas. 7.2. Menyusun format blangko isian. 7.3. Mengirim blangko isian ke seluruh dosen dilingkungan Universitas Jember melalui Unit Keja

SOP


17

8. Dokumen Terkait

:

7.4. 7.5. 7.6. 7.7. 8.1 8.2 8.3

(Fakultas/Program Studi. Menyusun Draf Buku Direktori Dosen dari blangko isian yang sudah di isi oleh Dosen Disampaikan kepada Pembantu Rektor I untuk di Review Buku Direktori Dosen dicetak dan digandakan Buku Direktori Dosen dikirim ke semua Unit Kerja dilingkungan Universitas Jember Buku Data Pegawai Negeri Sipil Universitas Jember Buku Direktori Dosen Tahun Sebelumnya Format isian data dari Dosen

Proses

Nama/Jabatan

Disusun oleh :


Diperiksa oleh :


Disetujui oleh :

Kepala Biro III

Tanda tangan

SOP


18

Tanggal

SOP


19

Judul : Pembuatan Buku Direktori Guru Besar dan Doktor Kode Dokumen : BAPSI-SI-04

No. 1.

Kegiatan

Pembuatan surat pembantu Rektor I kepada Pimpinan Fakultas/ Program Studi setara Fakultas.

2.

Menyusun format blangko isian.

3.

Mengirim blangko isian ke seluruh dosen dilingkungan Universitas Jember melalui Unit Kerja (Fakultas/Program Studi). Menyusun Draf Buku Direktori Dosen dari blangko isian yang sudah di isi oleh Dosen Disampaikan kepada Pembantu Rektor I untuk di Review Buku Direktori Dosen dicetak dan digandakan Buku Direktori Dosen dikirim ke semua Unit Kerja dilingkungan Universitas Jember

4.

5. 6. 7.

BAPSI

Fakultas/ Program Studi

Dosen

Pembantu Rektor I

Mulai

Selesai

SOP


20


Waktu

Output

PROSEDUR KERJA PEMBUATAN BUKU DATA DAN INFORMASI UNIVERSITAS JEMBER BAPSI UNEJ

Kode Dokumen Revisi


BAPSI-SI-05

1. Tujuan

:

2. Ruang Lingkup 3. Definisi

: :

4. 5. 6. 7.

: : : :

Penanggung Jawab Acuan Didistribusikan Kepada Tata Cara BAPSI

: 0

Tanggal Revisi

:-

Halaman

: 1 dari 2

Memberikan panduan bagi penyusunan Buku Data dan Informasi Universitas Jember supaya informasi yang disajikan akurat dan akuntabel Bagian Sistem Informasi Buku Data dan Informasi Universitas Jember diterbitkan oleh Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem informasi dan disusun oleh Bagian Sistem Informasi. Yang menyajikan berbagai informasi antara lain jumlah mahasiswa, tenaga akademik, tenaga administrasi, sarana prasarana, dll. Kabag. Sistem Informasi Renstra Universitas Jember Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi Alur Penyusunan Laporan Tahunan Rektor Tujuan: Fak/PS, Lembaga, UPT, Bagian

BAPSI

BAPSI

PR I, PR II, PR III

7.1. BAPSI BAPSI membuat Surat yang ditandatangani Pembantu Rektor I kepada Pimpinan Fakultas, lembaga, UPT serta Bagian di lingkungan Universitas Jember untuk mengisi format blangko isian tentang Buku Data dan Informasi. 7.2. Unit Kerja Unit kerja mengisi format isian Data dan Informasi sesuai data dan kegiatan yang dilakukan pada tahun berjalan. 7.3. BAPSI a. Balngko yang sudah diisi unit kerja disampaikan ke BAPSI. b. BAPSI mengkompilasi data dan menganalisis serta disusun menjadi draf Buku Data dan Informasi. 7.4. Pembantu Rektor I, II, III Draft Buku Data dan Informasidireview oleh Pembantu Rektor I, II, III 7.5. BAPSI Buku Data dan Informasidiperbaiki sesuai dengan hasil review Pembantu Rektor I, II, IIIdan kemudian dicetak serta didistribusikan ke seluruh unit kerja di lingkungan Universitas Jember SOP


21

8. Dokumen Terkait

:

8.1 Buku Data Pegawai Negeri Sipil Universitas Jember 8.2 Buku Laporan Tahunan Rektor 8.2 Susunan Organisasi Universitas Jember

Proses

Nama/Jabatan

Disusun oleh :


Diperiksa oleh :


Disetujui oleh :

Kepala Biro III

Tanda tangan

Tanggal

SOP


22

Judul : Pembuatan Buku Data dan Informasi Universitas Jember Kode Dokumen : BAPSI-SI-05

No. 1.

2.

3.

4. 5.

Kegiatan

BAPSI membuat Surat yang ditandatangani Pembantu Rektor I kepada Pimpinan Fakultas, lembaga, UPT serta Bagian di lingkungan Universitas Jember untuk mengisi format blangko isian tentang Buku Data dan Informasi. Unit kerja mengisi format isian Data dan Informasi sesuai data dan kegiatan yang dilakukan pada tahun berjalan. a. Blangko yang sudah diisi unit kerja disampaikan ke BAPSI. b. BAPSI mengkompilasi data dan menganalisis serta disusun menjadi draf Buku Data dan Informasi. Draft Buku Data dan Informasidireview oleh Pembantu Rektor I, II, III Buku Data dan Informasidiperbaiki sesuai dengan hasil review Pembantu Rektor I, II, IIIdan kemudian dicetak serta didistribusikan ke seluruh unit kerja di lingkungan Universitas Jember

BAPSI

Unit Kerja

Pembantu Rektor I, II, III


Mulai

Selesai

SOP


23

Waktu

Output

PROSEDUR KERJA PERMINTAAN DATA DAN INFORMASI DARI MAHASISWA UNEJ BAPSI UNEJ

Kode Dokumen Revisi


BAPSI-SI-06

1. Tujuan

:


: :

4. 5. 6. 7.

: : : :


MAHASISWA

: 0

Tanggal Revisi

:-

Halaman

: 1 dari 2

Memberikanpanduan untuk memberikan layanan permintaan data dan informasi dari mahasiswa UNEJ supaya informasi yang disajikan akurat dan akuntabel Bagian Sistem Informasi Permintaan data dan informasi yang berasal mahasiswa Universitas Jember yang akan menjadi bahan atau sumber data dan informasi bagi mahasiswa tersebut bahan untuk pembuatan tugas kuliah, penyusunan skripsi dan lain-lain. Kabag. Sistem Informasi Renstra Universitas Jember Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi Alur Permintaan Data Dan Informasi Dari Mahasiswa UNEJ

DEKANAT

BAPSI

MAHASISWA

BAGIAN SISTEM INFORMASI

7.1. Mahasiswa: a. Mahasiswa UNEJ yang membutuhkan data dan informasi dapat mengirimkan surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang ditandatangan oleh pimpinan Fakultas/Program Studi mahasiswa tersebut berasal dan ditujukan kepada Kepala BAPSI b. Surat permohonan permintaaan data dan informasi yang dikirimkan harus jelas jenis/macam data dan informasi yang dibutuhkan dan tujuan penggunaan data dan informasi tersebut. c. Surat permohonan permintaaan data dan informasi dikirimkan langsung dan dapat juga dikirimkan melalui email resmi BAPSI. 7.2. BAPSI: a. Kepala BAPSI menerima surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember dan diproses apakan layak untuk dipenuhi. b. Apabila dianggap layak untuk dipenuhi, maka Kepala BAPSI mendesposisikan surat tersebut untuk diolah di Bagian Sistem Informasi.

SOP


24

7.3. Bagian Sistem Informasi a. Permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang telah disposisi dari Kepala BAPSI diproses di Bagian Sistem Informasi. b. Sub Bagian Pelayanan Informasi kemudian memproses permintaan data dan informasi tersebut berkoordinasi dengan Sub Bagian Data atau bagian lain lingkungan UNEJ. c. Data dan informasi yang akan diberikan kepada mahaswa dapat berupa salinan data/dokumen. d. Data dan informasi dan dapat diberikan langsung kepada mahasiswa bersangkutan, dikirimkan ke asal Fakultas/ Program Studi mahasiswa tersebut dengan surat pengantar yang ditandatangani oleh kepala BAPSI dan dapat juga melalui e-mail. 8. DokumenTerkait

:

8.1. Surat permintaan permintaan data dan informasi dari mahasiswa dengan pengantar Fakultas/Program Studi maupun e-mail. 8.2. Disposisi pimpinan.

Proses

Nama/Jabatan

Disusunoleh :


Diperiksaoleh :


Disetujuioleh :

Kepala Biro III

Tandatangan

Tanggal

SOP


25

Judul : Permintaan Data dan Informasi Dari mahasiswa Universitas Jember Kode Dokumen : BAPSI-SI-06

No. 1.

2.

Kegiatan

a. Mahasiswa UNEJ yang membutuhkan data dan informasi dapat mengirimkan surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang ditandatangan oleh pimpinan Fakultas/Program Studi mahasiswa tersebut berasal dan ditujukan kepada Kepala BAPSI b. Surat permohonan permintaaan data dan informasi yang dikirimkan harus jelas jenis/macam data dan informasi yang dibutuhkan dan tujuan penggunaan data dan informasi tersebut. c. Surat permohonan permintaaan data dan informasi dikirimkan langsung dan dapat juga dikirimkan melalui e-mail resmi BAPSI.

Mahasiswa

Dekanat

BAPSI

BAG. SI


Mulai

a. Kepala BAPSI menerima surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember dan diproses apakan layak untuk dipenuhi. b. Apabila dianggap layak untuk dipenuhi, maka Kepala BAPSI mendesposisikan surat tersebut untuk diolah di Bagian Sistem Informasi. SOP


26

Waktu

Output

No. 3.

Kegiatan

a. Permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang telah disposisi dari Kepala BAPSI diproses di Bagian Sistem Informasi. b. Sub Bagian Pelayanan Informasi kemudian memproses permintaan data dan informasi tersebut berkoordinasi dengan Sub Bagian Data atau bagian lain lingkungan UNEJ. c. Data dan informasi yang akan diberikan kepada mahaswa dapat berupa salinan data/dokumen. d. Data dan informasi dan dapat diberikan langsung kepada mahasiswa bersangkutan, dikirimkan ke asal Fakultas/ Program Studi mahasiswa tersebut dengan surat pengantar yang ditandatangani oleh kepala BAPSI dan dapat juga melalui e-mail.

Mahasiswa

Dekanat

BAPSI

BAG. SI


Selesai

SOP


27

Waktu

Output

PROSEDUR KERJA

BAPSI UNEJ

PEMUTAKHIRAN DATA DAN INFORMASI STRUKTUR ORGANISASI DI LINGKUNGAN UNEJ Kode Dokumen Revisi BAPSI-SI-07

Tanggal Terbit

1. Tujuan

:


: :

4. 5. 6. 7.

: : : :


: 0

Tanggal Revisi

:-

: 16 Nov 2013

Halaman

: 1 dari 2

Memberikanpanduan untuk pemutakhiran data dan informasi struktur organisasi di lingkungan Universitas Jember supaya informasi yang disajikan akurat dan akuntabel Bagian Sistem Informasi Personil maupun susunan struktur organisasi di lingkungan Universitas dapat berubah atas dasar kebutuhan maupun penyegaran secara periodik maupun tidak. Kabag. Sistem Informasi Renstra Universitas Jember Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi Alur Pemutakhiran Data dan Informasi Struktur Organisasi di Lingkungan UNEJ

BAGIAN KEPEGAWAIAN

BAPSI


7.1. Bagian Kepegawaian: a. Secara periodik maupun tidak, susunan organisasi di lingkungan Universitas Jember mengalami perubahan. Bagian Kepegawaian yang berwenang menangani hal tersebut, diantaranya dengan penerbitan surat keputusan atas pengangkatan maupun pemberhentian personal dari susunan struktuk organisasi tersebut. b. Setelah proses pelantikan dilaksanakan, surat keputusan atas pengangkatan maupun pemberhentian personal dari susunan struktuktur organisasi tersebut dikirimkan ke bebrapa unit kerja sebagai pemberihuan, diantaranya dikirimkan ke BAPSI. 7.2. BAPSI/Bagian Sistem Informasi: a. Setelah menerima surat tebusan dari Bagian Kepegawaian yang berisi surat keputusan atas pengangkatan maupun pemberhentian personal struktuktur organisasi yang diperbaharui, maka surat tersebut didisposisikan oleh Kepala BAPSI ke Bagian Sistem Informasi untuk diproses. b. Bagian Sistem Informasi kemudian memproses surat tersebut sesuai disposisi dengan mengubah data base yang dimiliki oleh Bagian Sistem Informasi. 8. DokumenTerkait

: 8.1.

Surat keputusan tentang pengangkatan maupun pemberhentian personal struktuktur organisasi di lingkuran

SOP


28

8.2.

Universitas Jember. Disposisi pimpinan.

Proses

Nama/Jabatan

Disusunoleh :


Diperiksaoleh :


Disetujuioleh :

Kepala Biro III

Tandatangan

Tanggal

SOP


29

Judul : Pemutakhiran Data dan Informasi Struktur Organisasi di Lingkungan Universitas Jember Kode Dokumen : BAPSI-SI-07 No. 1.

2.

Kegiatan

Bagian Kepegawaian: a. Secara periodik maupun tidak, susunan organisasi di lingkungan Universitas Jember mengalami perubahan. Bagian Kepegawaian yang berwenang menangani hal tersebut, diantaranya dengan penerbitan surat keputusan atas pengangkatan maupun pemberhentian personal dari susunan struktuk organisasi tersebut. b. Setelah proses pelantikan dilaksanakan, surat keputusan atas pengangkatan maupun pemberhentian personal dari susunan struktuktur organisasi tersebut dikirimkan ke beberapa unit kerja sebagai pemberihuan, diantaranya dikirimkan ke BAPSI. BAPSI/Bagian Sistem Informasi: a. Setelah menerima surat tebusan dari Bagian Kepegawaian yang berisi surat keputusan atas pengangkatan maupun pemberhentian personal struktuktur organisasi yang diperbaharui, maka surat tersebut didisposisikan oleh Kepala BAPSI ke Bagian Sistem Informasi untuk diproses. b. Bagian Sistem Informasi kemudian memproses surat tersebut sesuai disposisi dengan mengubah data base yang dimiliki oleh Bagian Sistem Informasi.

BAG. KEPEGAWAIAN

BAPSI

BAG.SI

Mulai

selesai

SOP


30


Waktu

Output

PROSEDUR KERJA

BAPSI UNEJ

PERMINTAAN DATA DAN INFORMASI DARI UNIT KERJA DI LINGKUNGAN UNEJ Kode Dokumen Revisi BAPSI-SI-08

Tanggal Terbit

1. Tujuan

:


: :

4. PenanggungJawab 5. Acuan 6. DidistribusikanKepada

: : :

: 0

Tanggal Revisi

:-

: 16 Nov 2013

Halaman

: 1 dari 2

Memberikanpanduan untuk memberikan layanan permintaan data dan informasi dari unit kerja di lingkungan Universitas Jember supaya informasi yang disajikan akurat dan akuntabel Bagian Sistem Informasi Permintaan data dan informasi yang berasal unit kerja di lingkungan Universitas Jember yang akan menjadi bahan atau sumber data dan informasi bagi unit kerja tersebut untuk penyusunan laporan, akreditasi dan lain-lain. Kabag. Sistem Informasi Renstra Universitas Jember Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi

SOP


31

7. Tata Cara

:

UNIT KERJA DI LINGKUNGAN UNEJ

Alur Permintaan Data Dan Informasi Dari Unit Kerja di Lingkungan UNEJ REKTORAT/ BAPSI

BAPSI

UNIT KERJA DI LINGKUNGAN UNEJ


7.1. Unit Kerja di lingkungan UNEJ: a. Secara formal unit kerja di lingkungan Universitas Jember yang membutuhkan data dan informasi dapat mengirimkan surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang ditandatangan oleh pimpinan Fakultas/Program Studi/Lembaga/UPT dan ditujukan kepada Rektorat atau Kepala BAPSI b. Secara non formal unit kerja di lingkungan Universitas Jember yang membutuhkan data dan informasi dapat secara langsung menghubungi BAPSI baik datang langsung ke BAPSI, melalui telepon maupun e-mail, namun dengan alasan yang jelas jenis/macam data dan informasi yang dibutuhkan dan tujuan penggunaan data dan informasi tersebut.

7.2. Rektorat/BAPSI: a. Rektorat/BAPSI menerima surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember dan diproses apakan layak untuk dipenuhi b. Apabila surat permintaan data dan informasi ditujukan kepada Rektorat dapat diproses c. Jika surat permintaan data dan informasi ditujukan kepada Kepala BAPSI permintaan tersebut dapat diproses oleh Bagian Sistem Informasi setelah menerima disposisi untuk ditindaklanjuti d. Apabila dianggap layak untuk dipenuhi, maka Kepala BAPSI mendesposisikan surat tersebut untuk diolah di Bagian Sistem Informasi. 7.3. Bagian Sistem Informasi a. Permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang telah mendapat disposisi disposisi dari Kepala BAPSI diproses di Bagian Sistem Informasi. b. Sub Bagian Pelayanan Informasi kemudian memproses permintaan data dan informasi tersebut berkoordinasi

SOP


32

dengan Sub Bagian Data atau bagian lain lingkungan UNEJ. c. Data dan informasi yang akan diberikan kepada unit kerja di lingungan Universitas Jember dapat berupa salinan data/dokumen. d. Data dan informasi dikirimkan ke asal unit kerja tersebut dengan surat pengantar yang ditandatangani oleh kepala BAPSI, dapat diberikan dapat secara langsung, dan dapat juga melalui e-mail. 8. DokumenTerkait

:

8.3. Surat permintaan permintaan data dan informasi dari mahasiswa dengan pengantar Fakultas/Program Studi maupun e-mail. 8.4. Disposisi pimpinan.

Proses

Nama/Jabatan

Disusunoleh :


Diperiksaoleh :


Disetujuioleh :

Kepala Biro III

Tandatangan

Tanggal

SOP


33

Judul : Permintaan Data dan informasi Dari Unit Kerja di Lingkungan Unej Kode Dokumen : BAPSI-SI-08 No. 1.

Kegiatan

Unit Kerja di Lingkungan Unej : a. Secara formal unit kerja di lingkungan Universitas Jember yang membutuhkan data dan informasi dapat mengirimkan surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang ditandatangan oleh pimpinan Fakultas/Program Studi/Lembaga/UPT dan ditujukan kepada Rektorat atau Kepala BAPSI b. Secara non formal unit kerja di lingkungan Universitas Jember yang membutuhkan data dan informasi dapat secara langsung menghubungi BAPSI baik datang langsung ke BAPSI, melalui telepon maupun e-mail, namun dengan alasan yang jelas jenis/macam data dan informasi yang dibutuhkan dan tujuan penggunaan data dan informasi tersebut.

Unit Kerja

Rektorat/ BAPSI

BAPSI

BAG.SI

Mulai

SOP


34


Waktu

Output

No. 2.

Kegiatan

Unit Kerja

Rektorat/ BAPSI

BAPSI

BAG.SI

Rektorat/BAPSI: a. Rektorat/BAPSI menerima surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember dan diproses apakah layak untuk dipenuhi b. Apabila surat permintaan data dan informasi ditujukan kepada Rektorat dapat diproses c. Jika surat permintaan data dan informasi ditujukan kepada Kepala BAPSI permintaan tersebut dapat diproses oleh Bagian Sistem Informasi setelah menerima disposisi untuk ditindaklanjuti d. Apabila dianggap layak untuk dipenuhi, maka Kepala BAPSI mendesposisikan surat tersebut untuk diolah di Bagian Sistem Informasi.

3.

Bagian Sistem Informasi : a. Permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang telah mendapat disposisi disposisi dari Kepala BAPSI diproses di Bagian Sistem Informasi. b. Sub Bagian Pelayanan Informasi kemudian memproses permintaan data dan informasi tersebut berkoordinasi dengan Sub Bagian Data atau bagian lain lingkungan UNEJ. c. Data dan informasi yang akan diberikan kepada unit kerja di lingungan Universitas Jember dapat berupa salinan data/dokumen. d. Data dan informasi dikirimkan ke asal unit kerja tersebut dengan surat pengantar yang

selesai SOP


35


Waktu

Output

No.

Kegiatan

Unit Kerja

Rektorat/ BAPSI

BAPSI

BAG.SI

ditandatangani oleh kepala BAPSI, dapat diberikan dapat secara langsung, dan dapat juga melalui e-mail.

SOP


36


Waktu

Output

PROSEDUR KERJA PERMINTAAN DATA DAN INFORMASI DARI LUAR INSTANSI BAPSI UNEJ

Kode Dokumen Revisi Tanggal Terbit

BAPSI-SI-09

1. Tujuan

:


: :

4. 5. 6. 7.

: : : :


: 0

Tanggal Revisi

:-

: 16 Nov 2013

Halaman

: 1 dari 2

Memberikanpanduan untuk memberikan layanan permintaan data dan informasi dari luar instasi supaya informasi yang disajikan akurat dan akuntabel Bagian Sistem Informasi Permintaan data dan informasi dapat berasal dari luar lingkungan Universitas Jember yang akan menjadi bahan atau sumber data dan informasi bagi instansi tersebut berbagai keperluan. Kabag. Sistem Informasi Renstra Universitas Jember Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi Alur Permintaan Data Dan Informasi Dari Luar Instasi

INSTANSI LUAR

REKTORAT

BAPSI

INSTANSI LUAR

REKTORAT


7.1. Instansi Luar: a. Instansi luar yang membutuhkan data dan informasi dapat mengirimkan surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember dan ditujukan kepada rektorat (Rektor atau Pembantu Rektor). b. Surat permohonan permintaaan data dan informasi dikirimkan lewat pos dapat juga dikirimkan melalui e-mail resmi BAPSI sebagai tembusan. 7.2. Rektorat: a. Rektorat menerima surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember dan diproses apakan layak untuk dipenuhi. b. Apabila dianggap layak untuk dipenuhi, maka rektorat mendesposisikan surat tersebut untuk diolah di BAPSI. 7.3. BAPSI a. Permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang telah disposisi dari rektorat ditujukan ke BAPSI dan diproses di Bagian Sistem Informasi. b. Sub Bagian Pelayanan Informasi kemudian memproses permintaan data dan informasi tersebut berkoordinasi

SOP


37

dengan Sub Bagian Data atau bagian lain lingkungan UNEJ. c. Data dan informasi yang akan dikirimkan harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan (Rektor, Pembantu Rektor atau kepala BAPSI) dan ditandatangani surat pengantarnya. d. Surat balasan yang berisi jawaban atas permintaan data dan informasi tersebut dapat dikimkan lewat pos maupun e-mail.

8. DokumenTerkait

:

8.1 Surat permintaan permintaan data dan informasi dari pihak instansi luar maupun e-mail. 8.2 Disposisi pimpinan.

Proses

Nama/Jabatan

Disusunoleh :


Diperiksaoleh :


Disetujuioleh :

Kepala Biro III

Tandatangan

Tanggal

SOP


38

SOP


39

Judul : Permintaan Data dan informasi Dari Luar Instansi Kode Dokumen : BAPSI-SI-09 No. 1.

2.

3.

Kegiatan

Instansi Luar: a. Instansi luar yang membutuhkan data dan informasi dapat mengirimkan surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember dan ditujukan kepada rektorat (Rektor atau Pembantu Rektor). b. Surat permohonan permintaaan data dan informasi dikirimkan lewat pos dapat juga dikirimkan melalui e-mail resmi BAPSI sebagai tembusan. Rektorat: a.Rektorat menerima surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember dan diproses apakan layak untuk dipenuhi. b. Apabila dianggap layak untuk dipenuhi, maka rektorat mendesposisikan surat tersebut untuk diolah di BAPSI. BAPSI: a. Permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang telah disposisi dari rektorat ditujukan ke BAPSI dan diproses di Bagian Sistem Informasi. b. Sub Bagian Pelayanan Informasi kemudian memproses permintaan data dan informasi tersebut berkoordinasi dengan Sub Bagian Data atau bagian lain lingkungan UNEJ.

Instansi Luar

Rektorat

BAPSI

BAG. SI


Mulai

SOP


40

Waktu

Output

No.

Kegiatan

c. Data dan informasi yang akan dikirimkan harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan (Rektor, Pembantu Rektor atau kepala BAPSI) dan ditandatangani surat pengantarnya. d. Surat balasan yang berisi jawaban atas permintaan data dan informasi tersebut dapat dikimkan lewat pos maupun e-mail.

Instansi Luar

Rektorat

BAPSI

BAG. SI


Selesai

SOP


41

Waktu

Output

PROSEDUR KERJA PENYUSUNAN BUKU LAPORAN TAHUNAN REKTOR BAPSI UNEJ

Kode Dokumen Revisi BAPSI-SI-10


1. Tujuan

:


: :

4. 5. 6. 7.

: : : :


: 0

Tanggal Revisi

:-

Halaman

: 1 dari 2

Memberikanpanduanbagipenyusunan Buku Laporan Tahunan Rektorsupaya informasi yang disajikan akurat dan akuntabel Bagian Sistem Informasi Buku Laporan Tahunan RektorUniversitas Jember diterbitkan oleh Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem informasi dan disusun oleh Bagian Sistem Informasi. Yang menyajikanberbagai informasi tentang pelaksanaan kegiatan akademik (Tri Dharma Perguruan Tinggi), kegiatan pisik(pembangunan), kegiatan kemahasiswaandi lingkungan Universitas Jember selama satu tahun, dll. Kabag. Sistem Informasi Renstra Universitas Jember Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi Alur Penyusunan Laporan Tahunan Rektor

BAPSI: Surat PR I Format IKU & IKK

Tujuan: Fak/PS, Lembaga, UPT, Bagian

BAPSI

Kompilasi IKU & IKK sesuai Restra 2011-2015

Dies Natalis UNEJ

Persetujuan PR II Untuk Pencetakan

Review PR I

Draft Laporan Tahunan Rektor

7.1.

BAPSI: c. Membuat Surat Pembantu Rektor I yang berisi permohonan pengisian Format IKU dan IKK, serta menarasikan kegiatan/pelaksanaan program tahun berjalan sampai dengan bulan September. d. Surat dikirim ke fakultas/program studi, lembaga, UPT serta Bagian di lingkungan Universitas Jember 7.2. Unit Kerja: e. Mengisi IKU dan IKK berdasarkan data program dan kegiatan yang telah dilakukan pada tahun berjalan sampai dengan bulan September f. Menarasikan pelaksanaan program dan kegiatan g. Menganalisis pelaksanaan program dan kegiatan h. Data dikirimkan kepada BAPSI berupa hard copy & soft copy melalui email: [email protected] 7.3. BAPSI a. Format IKU dan IKK dari unit kerja dikompilasi berdasarkan program dan kegiatan sesuai Renstra UNEJ

SOP


42

2011 - 2015. b. IKU dan IKK dianalisis, dinarasikan dan dievaluasi program dan kegiatan yang berhasil dan yang gagal/belum tercapai Renstra UNEJ 2011 - 2015. 7.4. Draft Laporan Tahunan Rektor a. Disusun Draft Laporan Tahunan Rektor sesuai dengan outline yang telah ditentukan. b. Draft dicetak dan dalam bentuk softcopy

8. DokumenTerkait

:

7.5. Pembantu Rektor I. a. Draft Laporan Tahunan Rektor disampaiakan kepada Pembantu Rektor I untuk direview b. Berdasarkan hasil review Pembantu Rektor I draft diperbaiki c. Pembantu Rektor I menyetujui draft Laporan Tahunan Rektor 7.6. Pembantu Rektor II a. Membuat surat permohonan pengajuan anggaran untuk biaya cetak buku Laporan Tahunan Rektor kepada Pembantu Rektor II b. Persetujuan biaya cetak Laporan Tahunan Rektor 7.7. Dies Natalis UNEJ Buku Laporan Tahunan Rektor dicetak dan dibagikan pada saat Rapat Terbuka Senat Universitas Jember dalam rangka acara Dies Natalis Universitas Jember bulan November. 8.1 Renstra Universitas Jember 2011 – 2015. 8.2 IKU dan IKK dari unit kerja. 8.3 Buku Data Pegawai Negeri Sipil Universitas Jember

Proses

Nama/Jabatan

Disusunoleh :


Diperiksaoleh :


Disetujuioleh :

Kepala Biro III

Tandatangan

Tanggal

SOP


43

SOP


44

Judul : Pembuatan Buku Laporan Tahunan Rektor Kode Dokumen : BAPSI-SI-10 No. 1.

2.

3.

Kegiatan

BAPSI: a. Membuat Surat Pembantu Rektor I yang berisi permohonan pengisian Format IKU dan IKK, serta menarasikan kegiatan/pelaksanaan program tahun berjalan sampai dengan bulan September. b. Surat dikirim ke fakultas/program studi, lembaga, UPT serta Bagian di lingkungan Universitas Jember Unit Kerja: a. Mengisi IKU dan IKK berdasarkan data program dan kegiatan yang telah dilakukan pada tahun berjalan sampai dengan bulan September b. Menarasikan pelaksanaan program dan kegiatan c. Menganalisis pelaksanaan program dan kegiatan d. Data dikirimkan kepada BAPSI berupa hard copy & soft copy melalui email: [email protected] BAPSI a. Format IKU dan IKK dari unit kerja dikompilasi berdasarkan program dan kegiatan sesuai Renstra UNEJ 2011 - 2015. b. IKU dan IKK dianalisis, dinarasikan dan dievaluasi program dan kegiatan yang berhasil

BAPSI

Unit Kerja

Pemb. Rektor I

Pemb. Rektor II

Mulai

SOP


45


Waktu

Output

No.

4.

5.

6.

7.

Kegiatan

dan yang gagal/belum tercapai Renstra UNEJ 2011 - 2015. Draft Laporan Tahunan Rektor a.Disusun Draft Laporan Tahunan Rektor sesuai dengan outline yang telah ditentukan. b. Draft dicetak dan dalam bentuk softcopy Pembantu Rektor I. a. Draft Laporan Tahunan Rektor disampaiakan kepada Pembantu Rektor I untuk direview b. Berdasarkan hasil review Pembantu Rektor I draft diperbaiki c. Pembantu Rektor I menyetujui draft Laporan Tahunan Rektor Pembantu Rektor II a.Membuat surat permohonan pengajuan anggaran untuk biaya cetak buku Laporan b. Tahunan Rektor kepada Pembantu Rektor II Persetujuan biaya cetak Laporan Tahunan Rektor Dies Natalis UNEJ Buku Laporan Tahunan Rektor dicetak dan dibagikan pada saat Rapat Terbuka Senat Universitas Jember dalam rangka acara Dies Natalis Universitas Jember bulan November.

BAPSI

Unit Kerja

Pemb. Rektor I

Pemb. Rektor II

Selesai

SOP


46


Waktu

Output

PROSEDUR KERJA PEMBUATAN BUKU LAKIP UNIVERSITAS JEMBER BAPSI UNEJ

Kode Dokumen Revisi


BAPSI-SI-11

1. Tujuan

:


: :

4. 5. 6. 7.

: : : :


BAPSI

: 0

Tanggal Revisi

:-

Halaman

: 1 dari 2

Memberikan panduan bagi penyusunan Buku Laporan Akuntabilitas dan Kinerja Instansi Pemerintah Universitas Jember selama satu tahun anggaran Bagian Sistem Informasi Buku Laporan Akuntabilitas dan Kinerja Instansi Pemerintah Universitas Jember diterbitkan oleh Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem informasi dan disusun oleh Bagian Sistem Informasi. Yang menyajikanberbagai informasi tentang pelaksanaan kegiatan di lingkungan Universitas Jember selama satu tahun anggaran, dll. Kabag. Sistem Informasi Renstra Universitas Jember Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi Alur Penyusunan Laporan Tahunan Rektor Tujuan: Fak/PS, Lembaga, UPT, Bagian

BAPSI

Kemendikbud

Review PR II

7.1. BAPSI Pembuatan surat Pembantu Rektor II kepada pimpinan Fakultas/PS, Lambaga, UPT, Bagian di lingkungan UNEJ. 7.2. Fakultas/Program Studi, Lembaga, UPT, Bagian a. Mengisi format Lakip berdasarkan program dan kegiatan yang telah dilakukan serta anggaran dana yang telah digunakan untuk menunjang program dan kegiatan sampai dengan 31 Desember yang telah berjalan b. Mengirim kembali kepada BAPSI format LAKIP yang telah diisi 7.3. BAPSI a. Lakip dari Unit Kerja yang telah diisi dikompilasi dan dianalisis berdasarkan pagu anggaran yang tersedia dalam program SIMANGGA serta menetapkan kinerja tahun berjalan. b. Lakip dari Unit Kerja setelah dikompilasi menjadi LAKIP Universitas Jember SOP


47

8. DokumenTerkait

:

7.4. Pembantu Rektor II a. Draft LAKIP Universitas Jember disampaikan kepada Pembantu Rektor II b. LAKIP yang telah direview diperbaiki dan disempurnakan c. Memo untuk mengirimkan LAKIP kepada Kemendikbut Jakarta 7.5. LAKIP Universitas Jember dikirimkan kepada Kemendikbud Jakarta dengan memperhatikan batas waktusesuai ketentuan 8.1 RKAKL 8.2 DIPA Universitas Jember 8.3 Renstra Universitas Jember Tahun 2011 – 2015.

Proses

Nama/Jabatan

Disusunoleh :


Diperiksaoleh :


Disetujuioleh :

Kepala Biro III

Tandatangan

Tanggal

SOP


48

SOP


49

Judul : Pembuatan Buku Lakip Universitas Jember Kode Dokumen : BAPSI-SI-11 No. 1.

2.

3.

4.

Kegiatan

BAPSI : Pembuatan surat Pembantu Rektor II kepada pimpinan Fakultas/PS, Lambaga, UPT, Bagian di lingkungan UNEJ. Fakultas/Program Studi, Lembaga, UPT, Bagian : a. Mengisi format Lakip berdasarkan program dan kegiatan yang telah dilakukan serta anggaran dana yang telah digunakan untuk menunjang program dan kegiatan sampai dengan 31 Desember yang telah berjalan b. Mengirim kembali kepada BAPSI format LAKIP yang telah diisi BAPSI : a. Lakip dari Unit Kerja yang telah diisi dikompilasi dan dianalisis berdasarkan pagu anggaran yang tersedia dalam program SIMANGGA serta menetapkan kinerja tahun berjalan. b. Lakip dari Unit Kerja setelah dikompilasi menjadi LAKIP Universitas Jember Pembantu Rektor II a. Draft LAKIP Universitas Jember disampaikan kepada Pembantu Rektor II b. LAKIP yang telah direview diperbaiki dan disempurnakan c. Memo untuk mengirimkan LAKIP kepada Kemendikbud Jakarta

BAPSI

Unit Kerja

Pemb. Rektor II

Kemendikbud

Mulai

SOP


50


Waktu

Output

No. 5.

Kegiatan

BAPSI

Unit Kerja

Pemb. Rektor II

LAKIP Universitas Jember dikirimkan kepada Kemendikbud Jakarta dengan memperhatikan batas waktusesuai ketentuan

Kemendikbud

Selesai

SOP


51


Waktu

Output

SOP


52

STANDART OPERATION PROCEDURE (SOP)

Recommend Documents