STANDAR OPERATION PROCEDURE (SOP) PROMOSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
Kode Dokumen Revisi Tanggal Dibuat oleh Dikendalikan Oleh
Disetujui Oleh
: : : :
28 Januari 2013 SEKRETARIS LPMI
:
ROPIANTO, M.KOM PUKET I STT IBNU SINA BATAM
:
Ismail, ST., M.Sc. KETUA STT IBNU SINA BATAM
IR. LARISANG, MT
Prosedur Promosi PMB
1
DAFTAR ISI Halaman Sampul.........................................................................................
1
Daftar isi ......................................................................................
2
I.
Tujuan dan Pengertian .....................................................
3
II.
Pihak-pihak yang terkait ...................................................
4
III.
Referensi...........................................................................
4
IV.
Ruang Lingkup...................................................................
4
V.
Mekanisme dan prosedur.................................................
5
VI.
Bagan Alir..........................................................................
7
VII.
Lampiran-Lampiran...........................................................
8
Prosedur Promosi PMB
2
STT IBNU SINA BATAM TEKNIK INFORMATIKA TEKNIK INDUSTRI
Kode :
Judul : Prosedur Promosi Penerimaan Mahasiswa Baru
Tanggal Dikeluarkan : 28 Januari 2013
Area : Biro Administrasi Akademik & Kemahasiswaan (BAAK)
Revisi
I.
Tujuan dan Pengertian Tujuan ini adalah : Menjamin kegiatan promosi penerimaan mahasiswa baru dilaksanakan secara efisien, efektif dan terpadu di semua unit pelaksana dari tingkat STT sampai Program Studi. Beberapa pengertian antara lain : 1.
Promosi adalah pencitraan dan penyampaian informasi tentang STT Ibnu Sina kepada masyarakat
2.
Iklan adalah penyampaian informasi tentang penerimaan mahasiswa baru (PMB)
3.
Panitia/Unit PMB adalah unit yang mengkoordinasikan semua kegiatan yang
berhubungan
dengan
promosi
dan
proses
penerimaan
mahasiswa baru. 4.
Jalur adalah model yang diterapkan di STT Ibnu Sina dalam proses penerimaan mahasiswa baru yang meliputi program Jalur Prestasi (Penelusuran Bibit Unggul), Jalur Seleksidan Jalur Transfer/pindahan.
5.
Jalur Prestasi adalah jalur penerimaan mahasiswa baru melalui penelusuran
siswa
SMA/SMK
yang
berprestasi
baik
prestasi
intrakurikuler (akademik) minimal nilai rata-rata 8.5 (dari kelas 1 sampai 3) maupun ekstrakurikuler (minat, bakat, olah raga, seni, dan sebagainya) Minimal juara 3 tingkat lokal.
Prosedur Promosi PMB
3
6.
Jalur seleksiadalah jalur penerimaan mahasiswa baru melalui tes seleksi(One Day Service Admission) yang diselenggarakan oleh Panitia PMB dengan materi tes meliputi: Agama Islam (kecuali bagi nonMuslim), Bahasa Inggris, Bahasa Indonesia, Tes Potensi Akademik (TPA), Logika Bahasa, Logika Numerik, Logika Gambar, dan Matematika
7.
Jalur Transfer/pindahan adalah penerimaan mahasiswa yang transfer dari program diploma ke S-1 atau pindah dari prodi perguruan tinggi lain ke prodi di STT Ibnu Sina dengan ketentuan mengikuti jalur seleksi.
II.
Pihak-Pihak yang terkait Pihak-pihak yang terkait dalam kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baruini adalah:
III.
1.
KETUA STT
2.
BAAK
3.
BAUK
4.
PRODI
5.
Ketua Penjaminan Mutu
6.
Tim IT STT Ibnu Sina
Referensi Referensi yang digunakan dalam Penyusunan SOPini adalah :
IV.
1.
Manual Mutu STT Ibnu Sina
2.
Peraturan-peraturan dari Dikti
3.
Surat keputusan dari Ketua STT
Ruang Lingkup Promosi STT Ibnu Sina kepada masyarakat melalui kegiatan periklanan dan kerja sama dengan berbagai stakeholder (SMA/SMK Sederajat, Perusahaan Industri dan Instansi Pemerintah.
Prosedur Promosi PMB
4
V.
Mekanisme dan Prosedur 1.
Ketentuan Umum a. KETUA STT bertanggung jawab atas kegiatan promosi dan penerimaan mahasiswa baru yang dibantu oleh PPMB b. PPMB dibentuk melalui Surat Keputusan KETUA STT paling lambat 3 (tiga) bulan sebelum pelaksanaan seleksi penerimaan mahasiswa baru c. PPMB bertugas : 1) Mengkoordinasikan (rapat Koordinasi) tentang kegiatan promosi terkait penerimaan mahasiswa baru 2) Mendesain dan mengkoordinasikan semua kegiatan yang berkaitan dengan PMB 3) Mengkoordinasikan pengadaan soal ujian tulis dan jawaban (online dan offline) 4) Mengkoordinasikan pelaksanaan sistem seleksi PMB 5) Mengkoordinasikan pelaksanaan registrasi dan pengunduran diri mahasiswa baru 6) Mengevaluasi kegiatan penerimaan mahasiswa baru dan melaporkan secara tertulis kepada Ketua STT Ibnu Sina
2.
Ketentuan Khusus Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam dokumen mutu tersendiri.
3.
Prosedur a. PPMB mengkoordinasikan kegiatan promosi penerimaan mahasiswa baru baik untuk Jalur Prestasi, Jalur Reguler, maupun Jalur Transfer
Prosedur Promosi PMB
5
Kegiatan promosi dapat dilakukan melalui: media cetak (antara lain: koran, majalah, brosur, spanduk, baliho), media elektronik (antara lain: radio, TV, Homepage dan social media), open house, road show, pameran, dan lain-lain Prosedur b,c dan d berlaku untuk promosi yang akan dipublikasikan langsung oleh STT dan Program Studi. b. PPMB mengirimkan surat permohonan materi promosi kepada masing-masing Program studi c. Ketua prodi menyusun materi promosi yang berkaitan dengan prodi dan harus diverifikasi dan divalidasi oleh PPMB dan mendapat persetujuan dari Ketua STT d. PPMB membuat leaflet untuk mempromosikan semua program studi di STT Ibnu Sina e. PPMB menyusun desain promosi dengan materi yang telah disetujui Ketua STT. 1) Materi promosi minimal harus berisi informasi tentang: profil STT Ibnu Sina, kompetensi prodi/lembaga/unit, program yang ditawarkan dan tujuan serta keunggulannya 2) Materi iklan penerimaan mahasiswa baru dapat berisi informasi tentang: prodi yang ditawarkan, waktu pendaftaran, seleksi dan pengumuman hasil seleksi, materi seleksi, biaya pendaftaran, persyaratan
administratif,
biaya
pendidikan,
persyaratan
akademik, waktu dan lama pendidikan, beasiswa, dan lain-lain 3) Materi promosi mengedepankan keunggulan STT Ibnu Sina dan tidak menampilkan gambar/foto yang tidak relevan, serta harus sesuai dengan nilai-nilai ke-Islaman f. PPMB mencatat dan mengarsip semua bentuk kegiatan promosi dalam Daftar Catatan Mutu
Prosedur Promosi PMB
6
g. PPMB Membuat laporan pertanggungjawaban paling lambat 1 minggu setelah pelaksanaan PMB (laporan dilengkapi dokumen seluruh kegiatan) VI.
Bagan Alir Bagan alir promosi dan PMB STT Ibnu Sina sebagai berikut: Alur Kegiatan
Penanggung Jawab/terlibat
Dokumen yang diperlukan
Penjelasan
Mulai
1 Rapat Pembentukan Panitia PMB
Dilaksanakan 1 bulan sebelum pelaksanaan kegiatan
Ketua STT, Puket 1 dan BAAK
Berita Acara Rapat, Absensi dan Dokumentasi
Puket I
SK PPMB dan Berita Acara Penyerahan
Dilakukan Paling lambat 3 hari setelah panitia terbentuk
Rapat Koordinasi Pelaksanaan Promosi dan PMB
Ketua PPMB
Berita Acara Rapat, Absensi dan Dokumentasi
Menyusun Program dan materi promosi PMB serta biaya
Dilaksanaan paling lambat 1 minggu setelah panitia dibentuk
PPMB, Prodi dan BAUK
Materi Promosi dan PMB
Dilaksanakan paling lambat 3 hari setelah rapat koordinasi
2 Penerbitan dan penyerahan SK Panitia PPMB
3
4
Prosedur Promosi PMB
7
Alur Kegiatan
Penanggung Jawab
Dokumen yang diperlukan
Penjelasan
Panitia PMB
Materi promosi (Profil STT dan Prodi)
Pembuatan selambat lambatnya 1 minggu
5 Membuat Leaflet dan desain sistem promosi
6 Penyebaran Informasi
Panitia PMB
Brosur/leaflet dan Materi promosi (Profil STT dan Prodi)
7
Membuat Laporan Hasil Pelaksanaan Kegiatan
VII.
Panitia PMB
Dokumen hasil pelaksanaan PMB serta dokumentasinya
Disebarkan ke sekolahsekolah, Perusahaan, Media Cetak, elektronik dan Online selama 2 bulan Disusun dan dijilid secara lengkap paling lambat 1 minggu setelah kegiatan berakhir
Lampiran
Prosedur Promosi PMB
8
