STANDAR OPERATION PROCEDURE (SOP)

STANDAR OPERATION PROCEDURE (SOP) PENGISISAN KRS DAN KHS

Kode Dokumen Revisi Tanggal Dibuat oleh Dikendalikan Oleh

Disetujui Oleh

: : : :

28 Januari 2013 SEKRETARIS

:

ROPIANTO, M.KOM PUKET I STT IBNU SINA BATAM

:

Ismail, ST., M.Sc. KETUA STT IBNU SINA BATAM

IR. LARISANG, MT

Prosedur Pengisian KRS dan KHS

1

DAFTAR ISI Halaman COVER..........................................................................................

1

DAFTAR ISI...................................................................................

2

I.

Tujuan dan Pengertian ................................................................

3

II.

Pihak-pihak yang terkait..............................................................

4

III.

Referensi .....................................................................................

4

IV.

Ruang Lingkup .............................................................................

4

V.

Mekanisme dan prosedur ...........................................................

5

VI.

Bagan Alir ....................................................................................

7

VII.

Lampiran-Lampiran .....................................................................

9


2

STT IBNU SINA BATAM TEKNIK INFORMATIKA TEKNIK INDUSTRI

I.

Kode :

Judul : Pengisian KRS dan KHS

Tanggal Dikeluarkan : 28 Januari 2013

Area :

Revisi

Tujuan dan Pengertian Tujuan prosedur KRS dan KHS ini adalah: 1.

Memberikan pedoman kepada pihak terkait mengenai prosedur pengisian KRS dan KHS mahasiswa STT Ibnu Sina Batam

2.

Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan serta proses pengisian KRS dan KHS mahasiswa STT Ibnu Sina Batam.

Beberapa pengertian yang terdapat dalam manual prosedur pengisian KRS dan KHS mahasiswa ini antara lain : 1.

Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar dan masih menempuh studi di perguruan tinggi.

2.

Kartu Rencana Studi (KRS) adalah sebuah kartu atau form yang berisi tentang jumlah dan jenis mata kuliah yang harus diambil atau diprogram sesuai dengan hasil prestasi mahasiswa pada semester sebelumnya dan prasyarat tiap mata kuliah. Khusus semester 1 s/d 3 mata kuliah yang diprogram adalah paket wajib.

3.

Kartu Hasil Studi (KHS) adalah sebuah kartu atau form yang berisi bobot nilai mata kuliah yang diperoleh dalam angka dan huruf dimana sesuai dengan jumlah mata kuliah dan jumlah SKS yang diprogram serta yang dinyatakan lulus. Dalam KHS juga dinyatakan Indeks Prestasi Semester (IP) dan Indeks Prestasi Komulatif (IPK).


3

4.

Satuan Kredit Semester (SKS) adalah takaran penghargaan terhadap beban belajar peserta didik yang diperoleh selama satu semester melalui kegiatan yang terjadwal per minggu. Perbedaan takaran untuk tugas terstuktur dan tugas mandiri mempertimbangkan tingkat kedalaman kompetensi yang harus dicapai untuk masing-masing program.

5.

Indeks Prestasi Semester (IPS) adalah nilai yang diperoleh dari pembagian jumlah SKS yang lulus di semester berjalan dibanding jumlah SKS yang diprogram pada semester berjalan, dikali dengan jumlah dari bobot SKS dikali dengan bobot nilai.

6.

Indeks Prestasi Komulatif (IPK) adalah nilai yang diperoleh dari pembagian jumlah SKS yang lulus dari semester I sampai semester berjalan dibanding jumlah SKS yang diprogram dari semester I sampai semester berjalan, dikali dengan, jumlah dari bobot SKS dikali dengan bobot nilai dalam angka dari semester I sampai dengan semester berjalan.

7.

Dosen Penasehat Akademik adalah dosen yang diberikan tugas oleh prodi untuk memberikan penasehatan / pembimbingan akademik kepada mahasiswa baik yang menyangkut strategi pemograman mata kuliah per semester maupun memberikan bimbingan konseling dan monitoring.

II.

Pihak-Pihak yang terkait Pihak-pihak yang terkait dalam prosedur pengisian KRS dan KHS ini adalah : 1.

Mahasiswa

2.

Dosen Penasehat Akademik

3.

Ketua Program Studi

4.

Seketaris Prodi

5.

BAAK


4

III.

Referensi Referensi yang digunakan yaitu Mekanisme dan Prosedur Administrasi

Akademik IV.

Ruang Lingkup Ruang lingkup prosedur pengisian KRS dan KHS ini meliputi: 1.

Mahasiswa melakukan registrasi ulang dengan membayar biaya administrasi dan uang kuliah semester berjalan pada bank yang telah ditentukan.

2.

Penyusunan rencana studi untuk semester yang akan berlangsung dengan bimbingan dosen penasehat akademik

3.

Persetujuan dan pengesahan rencana studi oleh dosen penasehat akademik dan ketua Prodi.

4.

Penyerahan rangkapan KRS dan KHS monitor yang telah dilegalisir ke Seketaris Program Studi, dosen penasehat akademik dan BAAK.

5.

Modifikasi atau pembatalan rencana studi dilakukan oleh mahasiswa jika ingin mengubah rencana studi mahasiswa

6.

Pelaksanaan kegiatan proses belajar mengajar (PMB) oleh mahasiswa dan dosen

7.

Pelaksanaan kegiatan ujian tengah semester (UTS) dan ujian akhir semester (UAS)

8.

Pemeriksaan dan penilaian ujian mata kuliah oleh dosen pengampu mata kuliah.

9.

Pengisian nilai mata kuliah dalam KHS mahasiswa berdasarkan nilai yang tertera dalam berita acara dan telah disahkan oleh dosen pengampu mata kuliah oleh dosen penasehat akademik.

10.

Penandatanganan KHS mahasiswa oleh BAAK


5

11.

Pendistribusian rangkapan KRS dan KHS ke BAAK, dosen penasehat akademik dan program studi.

V.

Mekanisme dan Prosedur Mekanisme dan prosedur pengisian KRS dan KHS adalah sebagai berikut : 1.

Mahasiswa melakukan registrasi ulang dengan membayar biaya administrasi dan uang kuliah semester berjalan pada bank yang telah ditentukan.

2.

Mahasiswa menyusun dan mengimput mata kuliah yang telah direncanakan dan mengkonsultasikan kepada penasehat akademik

3.

Dosen penasehat akademik mengesahkan (menandatangani) KRS mahasiswa

4.

BAAK mencetak KRS mahasiswa dan mendistribusikan kepada mahasiswa, prodi dan penasehat akademik.

5.

Jika dalam perjalanan studi mahasiswa ingin mengubah rencana studinya maka mahasiswa tersebut melakukan perubahan atau pembatalan rencana studi

6.

Mahasiswa mengikuti perkuliahan sesuai jadwal perkulihan

7.

Mahasiswa mengikuti ujian sesuai jadwal yang telah ditentukan

8.

Setelah ujian selesai, dosen pengasuh mata kuliah melakukan pemeriksaan dan penilaian ujian mata kuliah mahasiswa.

9. 10.

Dosen menyetor berita acara penilaian hasil ujian ke BAAK Pengisian nilai mata kuliah dalam KHS mahasiswa berdasarkan nilai yang tertera dalam berita acara oleh BAAK

11.

BAAK memberikan KHS kepada Mahasiswa setiap akhir semester dan mendistribusikan rangkap KHS ke Prodi dan Penasehat Akademik.


6

VI.

Bagan Alir Bagan alir prosedur pengisian KRS dan KHS adalah sebagai berikut : Alur Kegiatan

Penanggung Jawab

Dokumen yang diperlukan

penjelasan

Mulai

1 Melakukan pembayaran administrasi dan Uang Kuliah ke BANK

Mahasiswa

Kwitansi pembayaran

1. Mahasiswa 2. Dosen PA

KHS Semester sebelumnya

1. Dosen PA 2. Ketua PRODI

KRS yang telah disetujui PA

Mahasiswa

KRS yang telah disetujui PA

2 Penyusunan Rencana Studi

3 Persetujuan dan pengesahan KRS

4 Penyerahan KRS monitor ke BAAK & fotocopian KRS yang dilegalisir ke Prodi, dan PA


7

5 Perubahan/ Pembatalan Rencana Studi jika ada perubahan

Mahasiswa

1. Kartu Perubahan 2. FC Kwitansi SPP terakhir

Mahasiswa

Bahan Ajar, buku refferensi

Mahasiswa

Kartu Ujian Dokumen ujian

Dosen Pengampuh Mata Kuliah

Lembar jawaban hasil ujian

6 Mengikuti perkuliahan

7 Mengikuti Ujian ujian

8 Pemeriksaan dan pemberian nilai mata kuliah

9 Penyerahan Berita Acara Hasil Ujian

1. Dosen 2. BAAK

Berita Acara Hasil Ujian

10 Pengisian Nilai Mata Kuliah dalam KHS

BAAK


Berita Acara Hasil Ujian

8

11 Pencetakan dan Pengesahan KHS

BAAK

KHS

Mahasiswa Dosen PA Prodi

KHS

12 Pendistribusian Rangkapan KRS / KHS

VII.

Lampiran lampiran-lampiran yang terdapat dalam prosedur pengisian KRS dan KHS ini adalah 1.

Instruksi Kerja Penyusunan Rencana Studi

2.

Instruksi Kerja Modifikasi atau Pembatalan Rencana Studi

3.

Lembar Kartu Rencana Studi (KRS) monitor

4.

Kartu Perubahan

5.

Kartu Rekomendasi

6.

Lembar Konsultasi Mahasiswa

7.

Daftar Hadir Tatap Muka Konsultasi

8.

Daftar Anggota Kelompok Mahasiswa Yang dibimbing

9.

Perkembangan IPK Mahasiswa

10.

Laporan Perkembangan Mahasiswa


9

LAMPIRAN 1 STT IBNU SINA BATAM TEKNIK INFORMATIKA TEKNIK INDUSTRI

Kode :

Judul : Tanggal Dikeluarkan : Instruksi Kerja Pembimbingan Penyusunan Rencana 28 Januari 2013 Studi Mahasiswa Area :

I.

Revisi

Tujuan

Tujuan instruksi kerja pembimbingan penyusunan rencana studi ini adalah : 1.

Sebagai pedoman bagi dosen penasehat akademik dalam melakukan pembimbingan penyusunan rencana studi mahasiswa.

2.

Untuk memberikan kemudahan bagi dosen penasehat akademik dalam melakukan pembimbingan penyusunan rencana studi mahasiswa

II.

Pengertian Beberapa pengertian yang terdapat dalam instruksi kerja pembimbingan

penyusunan rencana studi ini antara lain : 1.

Pembimbingan penyusunan rencana studi mahasiswa adalah suatu kegiatan pembimbingan yang dilakukan oleh dosen penasehat akademik kepada mahasiswa dalam rangka membantu mahasiswa menentukan mata kuliah yang akan diambil sesuai dengan beban SKS yang diperoleh untuk semester yang akan berjalan sehingga dapat mempercepat penyelesaian studi mahasiswa bersangkutan.

2.

Kartu Rencana Studi (KRS) adalah sebuah kartu atau form yang berisi tentang jumlah dan jenis mata kuliah yang harus diambil atau diprogram sesuai dengan hasil prestasi mahasiswa pada semester sebelumnya dan


10

prasyarat tiap mata kuliah. Khusus semester 1 s/d 3 mata kuliah yang diprogram adalah paket wajib. III.

Ruang Lingkup Ruang lingkup instruksi kerja pembimbingan penyusunan rencana studi

mahasiswa ini dimulai dari pemeriksaan IPK mahasiswa semester sebelumnya, penetapan beban studi sesuai dengan IPK yang diperoleh, pengisian mata kuliah sesuai dengan beban studi yang diperoleh sampai dengan penandatangan KRS oleh dosen penasehat akademik. IV.

Instruksi Kerja Instruksi kerja bagi dosen penasehat akademik dalam melakukan

pembimbingan penyusunan rencana studi adalah : 1.

Memeriksa IPK mahasiswa semester sebelumnya di KHS mahasiswa semester sebelumnya.

2.

Menetapkan beban studi semester yang akan berjalan berdasarkan IPK semester sebelumnya dimulai dari semester III dan seterusnya. Penetapan beban studi berdasarkan IPK dengan ketentuan sebagai berikut: IPK

Beban Studi

3.00 – 4.00

22-26 SKS

2.50 – 2.99

19-21 SKS

2.00 – 2.49

10-18 SKS

1.51 – 1.99

12-15 SKS

<=1.5

12 SKS

3.

Mengisi jumlah beban studi mahasiswa dalam KHS mahasiswa.

4.

Memberi arahan dan berdiskusi dengan mahasiswa mengenai mata kuliah yang akan diambil, jika telah selesai kemudian mengisi daftar mata kuliah yang akan diambil mahasiswa pada semester yang akan berjalan.


11

5.

Menandatangangi KRS sebagai bentuk persetujuan dosen penasehat akademik.


12

LAMPIRAN 2 STT IBNU SINA BATAM TEKNIK INFORMATIKA TEKNIK INDUSTRI

Kode :

Judul : Tanggal Instruksi Kerja Perubahan atau Pembatalan Rencana Dikeluarkan : Studi 28 Januari 2013 Area :

Revisi

I.

Tujuan Tujuan instruksi perubahan dan pembatalan rencana studi ini adalah : 1.

Sebagai pedoman bagi mahasiswa

dalam melakukan

perubahan atau pembatalan rencana studi . 2.

Untuk memberikan kemudahan bagi mahasiswa dalam melakukan perubahan atau rencana studi

II.

Pengertian Beberapa pengertian yang terdapat dalam instruksi kerja perubahan atau pembatalan rencana studi ini antara lain : 1.

Perubahan rencana studi adalah perubahan berupa penambahan dan/atau penggantian mata kuliah tertentu dari rencana studi yang telah disusun dan disetujui sebelumnya,

paling

lambat

setelah

dua

minggu

perkuliahan. 2.

Pembatalan rencana studi adalah keputusan seorang mahasiswa dan/atau dosen mata kuliah untuk meniadakan satu atau lebih mata kuliah yang telah ditetapkan dalam


13

kartu rencana studi. Pembatalan mata kuliah dilakukan paling lambat pada minggu keempat perkuliahan. III.

Ruang Lingkup Ruang lingkup instruksi kerja perubahan atau pembatalan rencana studi ini dimulai dari konsultasi perubahan atau pembatalan rencana studi, pengambilan kartu perubahan, pengisian kartu perubahan, pengesahan kartu perubahan, pengambilan KPK perubahan dan pengambilan KPK yang dibatalkan, pengisian KPK perubahan sampai dengan penyerahan KPK perubahan ke dosen pengampu mata kuliah yang baru.

IV.

Instruksi Kerja Instruksi kerja bagi mahasiswa dalam melakukan perubahan atau pembatalan rencana studi adalah : 1.

Berkonsultasi mengenai perubahan atau dengan dosen penasehat akademik dan ketua program studi dengan persetujuan dosen pengampu mata kuliah terutama mata kuliah yang akan dibatalkan.

2.

Mengambil kartu perubahan di Seketaris Program Studi

3.

Bertemu dengan dosen penasehat akademik untuk pengisian kartu perubahan

4.

Mengesahkan kartu perubahan ke dosen penasehat akademik dan ketua program studi

5.

Mengambil KPK baru dan mengembailkan KPK yang dibatalkan di BAAK

6.

Mengisi mata kuliah yang akan diprogram dalam KPK baru

7.

Meminta

dosen

pengampu

mata

kuliah

untuk

menandatangani KPK baru sebagai bentuk pengesahan


14

kemudian menyerahkan 1 rangkap KPK baru ke dosen pengampu mata kuliah.


15

LAMPIRAN 3 LEMBAR KRS MONITOR Nama Mahasiswa

:

No Register

:

Prog. Studi Beban SKS semester ini

:

.................................................

:

.................................................

Jumlah

.................................................

BEBAN SKS

KREDIT YANG DIPEROLEH (SKSD)

Semester :

SKSN

IP

Semester Lalu Kumulatif s/d Semester Lalu

No

Nama Mata Kuliah

Kode MK

SKS

1. Mahasiswa bertanggung jawab atas kebenaran pengisian kartu ini 2. Diisi rangkap dua 3. Lembaran ini untuk dosen penasehat.

B/U

Perkuliahan Hari Ke Jam Ke

Ruang Kuliah

Kode Dosen Pengasuh MK

Disahkan Oleh Ketua Program Studi Pada tgl : ................

Disetujui Oleh Penasehat Akademik Pada tgl : .................

M. Ropianto, M.Kom. NIDN. 1028067804

Ririt Dwi P, ST., M.SI NIDN. 100508101

Renca na Ke

Batas SKS yang ditentukan Berdasarkan IPK IPK Beban Studi 3.00 – 4.00 22-26 SKS 2.50 – 2.99 19-21 SKS 2.00 – 2.49 10-18 SKS 1.51 – 1.99 12-15 SKS <=1.5 12 SKS


16

Paraf BA

LAMPIRAN 4 KARTU PERUBAHAN KRS

Nama Mahasiswa

:

No Register

:

Prog. Studi

:

Subyek

MEMBATALKAN

MENGGANTI/ MENAMBAHKAN

No

.................................................

Semester :

.................................................

Nama Matakuliah

Kode MK

SKS

Kode Dosen

ALASAN (DIISI OLEH DOSEN PENASEHAT

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

1. Mahasiswa bertanggung jawab atas kebenaran pengisian kartu ini 2. Diisi rangkap dua 3. Lembaran ini untuk dosen penasehat.


Disetujui Ketua Program Studi Pada tgl : ................

Disetujui Oleh Penasehat Akademik Pada tgl : .................



17

LAMPIRAN 5 KARTU REKOMENDASI Nama Mahasiswa

:

NPM

:

Program Studi

:

SMT :

Mata Kuliah / Masalah : ........................................ / ................................ No

Kepada

Keterangan

Mengetahui Ketua Program Studi

Batam, .................... 201 Dosen PA



*Digunakan apabila mahasiswa yang bersangkutan membutuhkan konsultasi dengan pihak lain.


18

LAMPIRAN 6 LEMBAR KONSULTASI MAHASISWA No

Hari/Tanggal

Masalah Yang Dibicarakan

Saran Dosen PA

Paraf

1 2 3 4 5 6 7 8

Catatan ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... .................................................................................


19

LAMPIRAN 7 DAFTAR HADIR TATAP MUKA KONSULTASI

No

Nama Mahasiswa

Masalah Konsultasi

Tanda Tangan

Keterangan

1 2 3 4 5 6 7 8

Mengetahui Ketua Program Studi

Batam, .................... 201 Dosen PA




20

LAMPIRAN 8 DAFTAR ANGGOTA KELOMPOK MAHASISWA YANG DIBIMBING

No

Nama Mahasiswa

No. Pokok

Keterangan

1 2 3 4 5 6

Batam, ......... 20


21

LAMPIRAN 9 PERKEMBANGAN IPK MAHASISWA Nama Mahasiswa

:

NPM

:

Program Studi

:

No

SMT

1

I

2

II

3

III

4

IV

5

V

6

VI

7

VII

8

VII

9

IX

10

X

Jumlah Mata Kuliah

IP

IPK

LULUS TANGGAL .............................................


22

LAMPIRAN 10 LAPORAN PERKEMBANGAN MAHASISWA No

NPM

Nama Mahasiswa

Perkembangan Mahasiswa

1

2

3

4

5 6

7

8


23

STANDAR OPERATION PROCEDURE (SOP)

Recommend Documents