Standar Operational Procedure (SOP) Kesekretariatan FMIPA UI 2017 1. Format surat lembaga FMIPA UI 2017 a. Kop surat yang digunakan dalam pembuatan surat terdiri dari: Lambang yang terletak di sebelah kiri yaitu lambang Universitas Indonesia dan di sebelah kanannya yaitu lambang lembaga yang mengeluarkan surat, kemudian kedua lambang digaris bawahi oleh warna biru hitam. Untuk sebelah kanan terdapat keterangan nama lembaga yang mengeluarkan surat dengan format tulisan rata kanan. Keterangan untuk alamat lembaga disebelah kiri dibawah keterangan nama lembaga dengan format tulisan rata kanan Untuk kepanitiaan, kop surat yang digunakan jika mengajukan surat internal (untuk lingkungan UI) menggunakan kop surat sesuai dengan SOP ditambah dengan lambang kepanitiaan disamping lambang lembaga. Jika surat yang ditujukan untuk eksternal (di luar lingkungan UI) menggunakan kop surat sesuai dengan SOP namun menggunakan lambang kepanitiaan tanpa lambang lembaga. Contoh Kop Surat :
b. Tanggal Tanggal yang dicantumkan pada surat merupakan tanggal keluarnya surat dan tanpa menyebutkan tempat (tempat sudah tercantum pada kop surat). Tanggal ditulis di pojok kanan atas, dibawah kop surat, sejajar dengan nomor surat.
c. Nomor surat Nomor surat ditulis pada bagian kiri atas, dibawah kop surat. Nomor surat ditulis berurutan sesuai dengan nomor surat yang terakhir dikeluarkan dan terdiri dari tiga angka. Penomoran surat ditulis sebagai berikut : i. Surat yang dikeluarkan oleh lembaga
Nomor/kode jenis surat/ i atau e/nama lembaga/bulan/tahun ii. Surat yang dkeluarkan oleh biro/departemen/divisi Nomor/kode jenis surat/ i atau e/biro atau departemen atau divisi/nama lembaga/bulan/tahun iii. Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan Nomor/kode jenis surat/ i atau e/nama acara/nama biro atau departemen atau divisi/nama lembaga/bulan/tahun iv. Surat yang dikeluarkan oleh BSOF/BSOD Nomor/kode jenis surat/ i atau e/nama BSOF atau BSOD/nama lembaga/bulan/tahun v. Keterangan lain •
Kode (i) digunakan untuk surat lingkup internal FMIPA UI (Departemen di FMIPA UI, antar lembaga se-MIPA, dekanat, dll). Kode (e) digunakan untuk surat lingkp eksternal
FMIPA UI (Rektorat, Fakultas dan Departemen d luar FMIPA UI, Perusahaan, dll). •
•
Kode jenis surat terdiri dari : UND
: undangan
PH
: permohonan
PI
: permohonan izin
PP
: permohonan peminjaman
PB
: pemberitahuan
SP
: surat peringatan
SKet
: surat keterangan
KS
: penawaran kerjasama
ST
: surat tugas
SM
: surat mandat
SK
: surat keputusan
TAP
: surat ketetapan
SR
: surat rekomendasi
Nama kegiatan atau acara disingkat (contoh: MIPA untuk Negeri menjadi MUN; Pemilihan Raya menjadi PEMIRA) dan penomoran surat tidak bersambung antar
acara/kegiatan. •
Biro/departemen/bidang/divisi
yang
dimaksud
biro/departemen/bidang/divisi yang mengeluarkan surat.
dalam
surat
merupakan
•
merupakan lembaga penanggung jawab BSOD/BSOF yang bersangkutan (contoh:
Nama lembaga yang dicantumkan pada nomor surat yang dikeluarkan oleh BSOD/BSOF …/CANOPY/HMD BIOLOGI FMIPA UI/…).
•
Bulan menunjukkan bulan dikeluarkannya surat, ditulis menggunakan angka romawi (contoh: bulan Maret ditulis menjadi III).
•
Tahun menunjukkan tahun dikeluarkannya surat, ditulis menggunakan 4 angka (contoh: 2015).
d. Hal
Hal merupakan perihal yang disampaikan di surat. perhatikan kesesuaiannya dengan kode jenis surat yang dicantumkan pada nomor surat (contoh: Hal : Permohonan Izin menggunakan kode jenis surat PI).
e. Lamp. Dicantumkan untuk menerangkan lampiran yang disertakan bersama surat. Ditulis dengan berapa jumlah lampiran yang dilampirkan (contoh: Lamp. : 1 berkas).
f. Tujuan surat Ditulis kepada siapa surat ditujukan Contoh: 1. Surat yang ditujukan kepada manajer umum dan SDM FMIPA UI Yth. Manager Umum dan SDM FMIPA Universitas Indonesia di Depok
2. Surat yang ditujukan kepada kepala departemen Yth. Ketua Departemen Fisika FMIPA UI Dr. rer. nat. Agus Salam, S.Si., M.Si di tempat
g. Isi surat
Terdiri dari salam pembuka, pembuka, isi, penutup, salam penutup. Salam pembuka dapat menggunakan frasa “Salam sejahtera” atau “Dengan hormat”.
•
Isi surat mencakup pesan yang akan disampaikan oleh lembaga kepada alamat yang
•
dituju. Keterangan waktu acara, tanggal, tempat, dll ditulis indent ±1.5 cm dari left margin.
•
Penutup berisi harapan dan ucapan terimakasih.
•
Salam penutup menggunakan frasa “Hormat kami”, satu spasi dibawah kalimat
penutup. Diikuti dengan pengesahan surat. h. Pengesahan Surat Tanda tangan merupakan persetujuan pihak terkait atas keluarnya surat. Peletakan tanda tangan jika bersebelahan, maka lembaga tertinggi diletakkan pada bagian kiri. Peletakan tanda tangan dari atas ke bawah, maka lembaga tertinggi diletakkan di bagian bawah. Aturan pencantuman keterangan kolom tanda tangan sebagai berikut: i.
Surat yang dikeluarkan oleh lembaga • Kolom ‘Hormat kami,’ yang ditandatangani oleh ketua lembaga.
• Kolom ‘Mengetahui,’ diisi oleh :
ketua BPM FMIPA UI 2017 dan kepala departemen terkait (surat yang ditujukan oleh lembaga tingkat departemen untuk fakultas).
ketua BPM FMIPA UI 2017 (surat yang ditujukan oleh lembaga tingkat fakultas untuk fakultas).
• Kolom ‘Menyetujui,’ diisi oleh :
Manajer Kerjasama, Ventura, Kemahasiswaan dan Alumni FMIPA UI : Dr. Tito Latif Indra, M.Si (NIP. 197508102008121001)
ii.
Surat yang dikeluarkan oleh biro/departemen/divisi • Kolom ‘Hormat kami,’ yang ditandatangani oleh :ketua biro/divisi/departemen
dan ketua lembaga terkait. • Kolom ‘Mengetahui,’ diisi oleh :
ketua BPM FMIPA UI 2017 dan kepala departemen terkait (surat yang ditujukan oleh lembaga tingkat departemen untuk fakultas).
ketua BPM FMIPA UI 2017 (surat yang ditujukan oleh lembaga tingkat fakultas untuk fakultas).
• Kolom ‘Menyetujui,’ diisi oleh :
ii.
Manajer Kerjasama, Ventura, Kemahasiswaan dan Alumni FMIPA UI : Dr. Tito Latif Indra, M.Si (NIP. 197508102008121001) Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan •
Kolom ‘Hormat kami,’ yang ditandatangani oleh : ketua pelaksana dan ketua lembaga • Kolom ‘Mengetahui,’ diisi oleh :
ketua BPM FMIPA UI 2017 dan kepala departemen terkait (surat yang ditujukan oleh lembaga tingkat departemen untuk fakultas).
ketua BPM FMIPA UI 2017 (surat yang ditujukan oleh lembaga tingkat fakultas untuk fakultas).
• Kolom ‘Menyetujui,’ diisi oleh : Manajer Kerjasama, Ventura, Kemahasiswaan dan Alumni FMIPA UI : Dr. Tito Latif Indra, M.Si (NIP. 197508102008121001)
Contoh pengesahan surat yang dikeluarkan oleh lembaga
Contoh pengesahan surat yang dikeluarkan oleh biro/departemen/divisi/badan semi otonom
Contoh pengesahan surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan
i. Lain-lain
• Penggunaan singkatan dan kewenangan penandatanganan surat. 1. Atas nama (a.n.) Digunakan pada kondisi tertentu jika orang yang berwenang tidak dapat menandatangani surat. Penandatanganan surat dilakukan oleh orang lain sesuai hierarki posisi kepengurusan (contoh : ketua di-atas nama-kan oleh wakil ketua atau sekretaris umum). Penulisan
diketik
mengatasnamakannya.
Contoh :
dan
mencantumkan
posisi
serta
nama
orang
yang
Hormat kami,
a.n. Ketua HMD Biologi FMIPA UI Sekretaris Umum
Dhita Mutiara Nabella NPM. XXXXXXXXXX
2. Untuk beliau (u.b.) Digunakan untuk penandatanganan surat yang dilakukan oleh orang yang diberi kuasa untuk bertanda tangan, memberikan kuasa lagi kepada orang lain satu tingkat dibawahnya. 3. Atas perintah (a.p.) Digunakan untuk penandatanganan yang diperintahkan oleh yang berwenang. Penulisan diketik dan mencantumkan posisi orang yang diperintahkan. • Tembusan Dicantumkan pada bagian kiri bawah surat (bagian footer), jika isi surat yang dikirim oleh pihak pertama (pengirim) kepada pihak kedua (penerima) berhubungan dengan pihak-pihak
lainnya. Contoh :
1. Proposal Kegiatan FMIPA UI Proposal kegiatan harus mencakup bagian bagian berikut : 1. Kop lembaga/kepanitiaan (lihat : format kop surat) yang dicantumkan pada setiap halaman, kecuali halaman depan (cover). 2. Halaman depan (cover) yang mencakup nama kegiatan, nama lembaga yang menaungi kegiatan/kepanitiaan, periode/tahun, logo lembaga/kepanitiaan, nama fakultas, dan nama universitas. Tulisan menggunakan center alignment. 3. Pendahuluan, berisi latar belakang diadakannya kegiatan. 4. Nama dan tema kegiatan 5. Tujuan diadakannya kegiatan 6. Sasaran kegiatan 7. Waktu dan tempat diadakannya kegiatan 8. Susunan acara, dilampirkan. Berisi jadwal kegiatan dalam bentuk tabel kegiatan. 9. Deskripsi kegiatan dilampirkan. Berisi deskripsi umum dan teknis acara sejelas mungkin. 10. Susunan kepanitiaan, dilampirkan. Berisi susunan kepanitiaan, mencakup: • pelindung (Dekan FMIPA UI) • penasehat (Manajer Kerjasama, Ventura, Kemahasiswaan dan Alumni FMIPA UI ) • penanggung jawab kegiatan (lembaga yang menaungi kegiatan/kepanitiaan) • steering comitee, pengurus inti, dan penanggung jawab bidang/badan pengurus harian). 11. Deskripsi kerja, dilampirkan. Berisi deksripsi kerja masing - masing bidang sesuai dengan susunan kepanitiaan (mecakup deskripsi kerja pra hari-H, hari-H, dan pasca hari-H). 12. Anggaran dana, dilampirkan. Berisi prakiraan rincian pemasukan dan pengeluaran dana kegiatan. 13. Penutup 14. Lembar pengesahan, berisi tanda tangan pengesahan sesuai ketentuan untuk kepanitiaan 15. Proposal yang diajukan oleh badan semi otonom harus disahkan oleh ketua badan semi otonom yang bersangkutan dan diketahui oleh badan eksekutif/otonom yang menaunginya. 16. Kontrapretasi digunakan untuk khusus untuk proposal permohonan kejasama/sponsorship. Mencantumkan penjelasan tentang kelebihan yang didapat dari kerjasama tersebut, memberikan tawaran untuk bekerjasama, dan mencantumkan nomor rekening kepanitiaan/lembaga (bukan rekening pribadi). 17. Proposal dicetak sesuai dengan kebutuhan dan diberikan satu kepada Badan Perwakilan Mahasiswa Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (BPM FMIPA UI).
18. Penyerahan proposal dianjurkan untuk menyertakan surat pengajuan proposal kepada pihak yang dituju (kode surat : PH (permohonan) atau KS (kerjasama). Surat permohonan kerjasama (KS) digunakan untuk proposal kerjasama/sponsorship).
2. Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) kepanitiaan a. Merupakan salah satu bentuk pertanggung jawaban atas terlaksananya suatu kegiatan dan arsip kegiatan terlaksana pada suatu periode kepengurusan. Laporan pertanggung jawaban dibuat oleh pengawas kegitan/kepanitiaan, steering comitee, pengurus inti, dan badan pengurus harian. b. Digunakan untuk audit dan evaluasi pelaksanaan kegiatan oleh pihak yang berkepentingan.
c. Laporan pertanggung jawaban mencakup hal berikut : • Kop lembaga/kepanitiaan (lihat : format kop surat) yang dicantumkan pada setiap
halaman, kecuali halaman depan (cover). • Halaman depan/cover Cover laporan pertanggung jawaban (LPJ) kepanitiaan terdiri dari nama kegiatan, lambang lembaga, periode/tahun, logo lembaga/kepanitiaan, nama departemen (jika acara dari lembaga departemen), nama fakultas, dan nama universitas. Tulisan menggunakan center alignment (lihat contoh cover proposal).
• Kata pengantar dan atau pendahuluan. • Nama dan tema kegitan, tujuan kegiatan, sasaran kegiatan (mencantumkan pencapaian dan evaluasi sasaran kegiatan), deskripsi kegiatan, dan waktu dan tempat kegiatan.
• Analisa SWOT terhadap kegiatan. • Lembar pertanggung jawaban yang dibuat oleh pengawas kegiatan/kepanitiaan, steering comitee,
pengurus
inti,
dan
penanggung
jawab
bidang/badan
pengurus
kegiatan/kepanitiaan. • Penutup. • Lembar pengesahan disusun sama seperti lembar pengesahan pada proposal kegiatan. • Lampiran mencakup hal-hal berikut : 1. Tabel susunan acara terlaksana. 2. Deskripsi kegiatan.
harian
3. Susunan kepanitiaan lengkap (Pelindung dan Penasehat dengan mencantumkan jabatan dan NIP. Pengawas kegiatan, steering comitee, pengurus inti-penanggung jawab bidangbadan pengurus harian beserta staf dengan mencantumkan NPM, asal departemen, dan status IKM). 4. Laporan keuangan beserta nota, kuitansi, dan atau dokumen bukti transaksi pemasukan maupun pengeluaran. 5. Draft surat masuk dan keluar serta tabel nomor surat masuk dan keluar. 6. Timeline kegiatan terlaksana (pra hari-H (mencakup persiapan bidding atau fit and proper test Project Officer (PO) dan persiapan pelaksanaan acara), hari-H, dan pasca hari-H (mencakup tanggal jatuh tempo pengumpulan LPJ)). 7. Notulensi rapat PI-BPH, pleno dan rapat koordinasi, hearing, daftar kehadiran (presensi) rapat PI-BPH, rapat koordinasi, dan atau pleno. 8. Memorandum of Understanding (MOU), Term of Reference (TOR), Standard Operational Procedure (SOP) yang digunakan dan disetujui dalam kepanitiaan. 9. Dokumentasi kegiatan dan materi publikasi. d. Sistematika penulisan lembar pertanggung jawaban 1. Judul lembar pertanggung jawaban Laporan Pertanggung Jawaban (Jabatan/Posisi) (Bidang) (Nama Penanggung Jawab), (Departemen) (Angkatan) 2. Pengawas kegiatan/kepanitiaan (BPM FMIPA UI) i.
Evaluasi kesesuaian jalannya kegiatan dengan AD/IKM FMIPA UI.
ii.
Evaluasi kepanitiaan terhadap peraturan kepanitiaan yang telah disepakati bersama.
iii.
Rekomendasi untuk masa mendatang.
3. Steering comitee
i.
Evaluasi kesesuaian konsep kegiatan dengan pelaksanaan
ii.
Evaluasi kepanitiaan (holistik)
iii.
Evaluasi bidang dibawahnya Pra hari-H Hari-H Pasca hari-H
iv.
Rekomendasi untuk kepanitiaan di masa mendatang
4. Pengurus inti dan penanggung jawab bidang/badan pengurus harian i.
Deskripsi tugas (job description)
ii. Parameter keberhasilan iii. Pelaksanaan kegiatan Pra hari-H
Hari-H
Pasca hari-H
iv. Evaluasi pelaksanaan kegiatan Pra hari-H
Hari-H
Pasca hari-H
v.
Analisis SWOT bidang
vi. Evaluasi untuk masa mendatang 5. Penulisan pertanggung jawaban dibuat poin-poin, menggunakan bahasa yang formal, dan jangan terlalu banyak curhat.
e. Laporan pertanggung jawaban (LPJ) diserahkan dalam dua bentuk. 1. Soft copy digunakan untuk check & repair Dikirim ke e-mail BPM (
[email protected]), dengan ketentuan waktu pengumpulan : •
Kegiatan yang ditujukan untuk civitas departemen paling lambat 15 hari kerja setelah pelaksanaan kegiatan/kepanitiaan.
•
Kegiatan yang ditujukan untuk civitas FMIPA UI paling lambat 20 hari kerja setelah pelaksanaan kegiatan/kepanitiaan.
•
Kegiatan yang ditujukan untuk masyarakat di tingkat regional paling lambat 25 hari kerja setelah pelaksanaan kegiatan/kepanitiaan.
•
Kegiatan yang ditujukan untuk masyarakat di tingkat nasional paling lambat 30 hari kerja setelah pelaksanaan kegiatan/kepanitiaan.
2. Hard copy untuk di-sah-kan oleh pihak yang bersangkutan, sebagai arsip lembaga dan bahan audit dan evaluasi kegiatan. Dicetak untuk lembaga yang menaungi kegiatan/kepanitiaan (diserahkan paling lambat 5 hari setelah pengumpulan soft copy), BPM FMIPA UI
(diserahkan paling lambat 10 hari setelah pengumpulan soft copy), dan dekanat (jika diperlukan).
