2.4 Penjaminan Mutu Jelaskan penjaminan mutu pada program studi yang mencakup informasi tentang kebijakan, sistem dokumentasi, dan tindak lanjut atas laporan pelaksanaannya.
KEBIJAKAN Pengelolaan mutu secara internal merupakan upaya untuk menjamin pencapaian visi, misi, tujuan dan sasaran proram studi maupun institusi. Upaya ini tidak dapat dilakukan dalam jangka pendek saja tetapi lebih jauh lagi, memerlukan perencanaan dan evaluasi yang matang dari lembaga yang bersangkutan. Pada tingkat STIKES, sudah terdapat Unit penjaminan mutu internal, yaitu Unit Penjaminan Mutu (UPM) yang didirikan sejak Tahun 2011 dan juga berdasarkan SK Ketua STIKes DHB No 013/03/2013 yang dipimpin oleh seorang ketua unit dan anggotanya berasal dari program studi-program studi yang ada. Selanjutnya di setiap program studi termasuk Program studi D III Keperawatan mempunyai UMP Prodi yang merupakan perpanjangan tangan UPM di tingkat Prodi. UPM Prodi bertugas untuk melakukan monitoring evaluasi Sasaran Mutu Program Studi. SISTEM DOKUMENTASI Upaya penjaminan mutu atau SPMI di program studi sesuai dengan standar mutu no. S08.04/UPM-DHB/11 di PS berfungsi untuk membantu ketua PS meningkatkan kualitas yang berkesinambungan dalam setiap kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi di PS. Penjaminan mutu PS dilakukan oleh Sekretaris PS. Fungsi penjaminan mutu di PS mengacu pada Unit Penjamin Mutu (UPM) di tingkat Institusi, dimana Institusi telah menetapkan Kebijakan Mutu, Standar Mutu, Manual Mutu, Manual Prosedur dan Dokumen Pendukung yang meliputi instrument evaluasi dan dokumentasi mutu yang mengacu pada SPM-PT sesuai dengan pedoman SPM-PT yang dikeluarkan oleh DIKTI tahun 2010 Sesuai dengan SK no 054B/SDHB/IX/2012 Penetapan standar mutu didasarkan pada PP No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan (SNP), sehingga menjadi 12 kelompok standar dan 54 standar turunan, yang mengalami revisi pada tanggal 26 Juli 2015 sesuai dengan SK no 022B/SPM/VII/2015 yang menetapkan standar mutu berdasarkan PP No.49 Tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN DIKTI) yang selanjutnya disebut standar mutu meliputi 13 kelompok standar dan 75 standar turunan (sedang proses penyusunan dokumen). Untuk panduan penetapan, pelaksanaan, pengendalian dan peningkatan standar dibuatlah Manual Mutu dan SOP yang berlaku secara umum untuk semua standar, yaitu: 1. Manual mutu penetapan standar : Pedoman untuk merancang, merumuskan dan menetapkan standar (1 SOP) 2. Manual mutu pelaksanaan standar : Manual ini digunakan untuk melaksanakan standar / memenuhi standar (155 SOP) 3. Manual mutu pengendalian standar : Manual ini digunakan untuk mengendalikan pelaksanaan standar sehingga isi standar dapat tercapai/terpenuhi (1 SOP) 4. Manual mutu peningkatan standar : Untuk secara berkelanjutan meningkatkan mutu setiap standar setiap berakhirnya siklus masing-masing standar NO 1 2
KODE/NOMOR SOP/Std.01.01/1 SOP/Std.01.01/2
3 4 5
SOP/Std.01.01/3 SOP/Std.01.01/4 SOP/std.02.01/01
STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP) SOP Penyusunan Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Institusi SOP Penyusunan Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Program Studi SOP sosialisasi Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Institusi SOP sosialisasi Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Program Studi SOP Penyusunan Kurikulum
6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
SOP/std.02.02/01 SOP/std.02.03/01 SOP/std.02.04/01 SOP/std.02.06/01 SOP/std.03.01/01 SOP/std.03.02/01 SOP/std.03.02/02 SOP/std.03.02/03 SOP/std.03.02/04 SOP/std.03.02/05 SOP/std.03.02/06 SOP/std.03.02/07 SOP/std.03.02/08 SOP/std.03.02/09 SOP/std.03.02/10 SOP/std.03.02/11
22 23 24 25
SOP/std.03.02/12 SOP/std.03.02/13 SOP/std.03.03/01 SOP/std.03.03/02
26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37
SOP/std.03.03/03 SOP/std.03.03/04 SOP/std.03.03/05 SOP/std.03.03/06 SOP/std.03.04/01 SOP/std.03.04/02 SOP/std.03.04/03 SOP/std.03.04/04 SOP/std.03.04/05 SOP/std.03.04/06 SOP/std.03.04/07 SOP/std.03.05/01
38 39 40 41 42 43 44 45 46 47
SOP/std.03.05/02 SOP/std.03.05/03 SOP/std.03.05/04 SOP/std.03.05/05 SOP/std.03.05/06 SOP/std.03.05/07 SOP/std.03.06/01 SOP/std.03.06/02 SOP/std.03.07/01 SOP/std.03.07/02
SOP Penyusunan Muatan Kurikulum SOP Beban SKS Efektif SOP Penyusunan kelengkapan kurikulum SOP evaluasi dan perubahan kurikulum SOP Penyusunan Kalender akademik SOP Penyusunan RPS SOP Registrasi Mahasiswa Baru SOP Registrasi Mahasiswa Lama SOP prosedur pengambilan kartu hasil studi SOP pelaksanaan pembuatan kartu rencana studi SOP pelaksanaan perbaikan kartu rencana studi SOP layanan akademik SOP pelaksanaan interaksi akademik SOP pelaksanaan ujian tengah dan akhir SOP pelaksanaan pengawasan ujian SOP pelaksanaan prosedur pengambilan kartu peserta UTS/UAS SOP pelaksanaan wisuda SOP Penerimaan Mahasiswa Pindahan SOP Proses Belajar Mengajar SOP monitoring dan evaluasi pelaksanaan perkuliahan (kehadiran mahasiswa, dosen, materi mata kuiah dan mutu soal ujian) SOP Pengajuan Cuti Mahasiswa SOP Pembimbingan Akademik SOP pelaksanaan akademik non perkuliahan SOP pelaksanaan pengembangan kompetensi SOP Pembelajaran praktikum di Laboratorium SOP Pelaksanaan praktik Komunitas SOP Pelaksanaan Praktik di RS SOP Pelaksanaan Praktik di Puskesmas SOP Pelaksanaan Praktik di BPM SOP Pelaporan Praktikum SOP Pelaporan Praktik SOP peninjauan kurikulum SOP upaya perbaikan pembelajaran SOP Penilaian Praktik SOP Penilaian Teori dan praktikum SOP Ujian Praktikum Mata Kuliah SOP Penyelenggaraan Praktikum SOP Penyelenggaraan Praktikum Mandiri SOP Pelaporan nilai Praktik Klinik SOP Pelaporan nilai teori dan praktikum SOP Pelaksanaan bimbingan Tugas Akhir (Skripsi/KTI) SOP Pelaksanaan Ujian Tugas Akhir (Skripsi/KTI)
48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76
SOP/std.03.07/03 SOP/std.03.08/01 SOP/std.03.08/02 SOP/std.03.08/03 SOP/std.03.08/04 SOP/std.03.08/05 SOP/std.03.08/06 SOP/std.03.08/07 SOP/std.03.08/08 SOP/std.03.08/09 SOP/std.04.01/01 SOP/std.04.01/02 SOP/std.04.01/03 SOP/std.04.01/04 SOP/std.04.01/05 SOP/std.04.01/06 SOP/std.04.02/07 SOP/std.05.01/01 SOP/std.05.02/01 SOP/std.05.03/01 SOP/std.05.04/01 SOP/std.05.05/01 SOP/std.05.06/01 SOP/std.05.06/02 SOP/std.05.07/01 SOP/std.05.07/02 SOP/std.05.07/03 SOP/std.05.08/01 SOP/std.05.09/01
77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91
SOP/std.06/1 SOP/std.06/2 SOP/std.06/3 SOP/std.06/4 SOP/std.06/5 SOP/std.06.07/1 SOP/std.06.07/2 SOP/std.06.07/3 SOP/std.06.07/4 SOP/std.06.07/5 SOP/std.06.08/1 SOP/std.06.08/2 SOP/std.06.08/3 SOP/std.06.08/4 SOP/std.06.09/1
SOP Pelaporan hasil Tugas Akhir (Skripsi/KTI) SOP Evaluasi dosen oleh mahasiswa (EDOM) SOP Evaluasi mahasiswa oleh dosen SOP Evaluasi prodi oleh mahasiswa SOP Evaluasi prodi oleh dosen SOP Evaluasi prodi oleh pengguna lulusan SOP monitoring perkuliahan teori/praktik/praktikum SOP pelaksanaan peningkatan mutu perangkat pengajaran SOP evaluasi mutu lulusan SOP Sistem Pelaporan PDPT SOP pembentukan panitia ujian PMB SOP penerimaan mahasiswa baru SOP pelaksanaan ujian masuk PMB SOP monitoring PMB SOP kelulusan mahasiswa baru SOP pelaksanaan pendaftaran ulang mahasiswa Baru SOP standar kelulusan mahasiswa SOP Kualifikasi akademik dosen SOP kompetensi dosen SOP Beban kerja dosen SOP Penetapan Jumlah Dosen SOP Pengembangan Dosen SOP Kualifikasi akademik tenaga kependidikan SOP Kompetensi tenaga kependidikan SOP Penerimaan dan rekrutment Tenaga Pendidik SOP pengembangan dan upaya retensi SDM SOP pemberhentian SDM SOP peningkatan mutu SDM SOP Penghargaan dan Kesejahteraan dosen dan tenaga kependidikan SOP Pengadaan Barang SOP Pelayanan Pemakaian Tempat/Peralatan SOP Pelaporan Kerusakan Barang SOP pengajuan kebutuhan ruangan SOP Pelayanan Pemakaian Tempat/Peralatan SOP Pengajuan alat inventaris Laboratorium SOP Pengajuan BHP (Bahan Habis pakai) SOP Pemeliharaan Alat dan Bahan Laboratorium SOP Penggunaan Alat Laboratorium SOP Pelaporan Kerusakan Barang SOP Pengajuan peralaan ruang kantor SOP Pengajuan BHP (Bahan Habis pakai) SOP Pemeliharaan alat dan ruangan kantor SOP Penggunaan Alat dan ruangan kantor SOP Pengadaan Koleksi Bahan Pustaka
92 93 94 95 96 97
SOP/std.06.09/2 SOP/std.06.09/3 SOP/std.06.09/4 SOP/std.06.09/5 SOP/std.06.09/6 SOP/std.06.09/7
98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124
SOP/std.06.09/8 SOP/std.06.11/1 SOP/Std.06.12/1 SOP/std.07.01/1 SOP/std.07.02/1 SOP/std.07.03/1 SOP/std.07.04/1 SOP/std.07.04/2 SOP/std.07.04/3 SOP/std.07.04/4 SOP/std.07.04/5 SOP/std.07.05/1 SOP/std.07.05/2 SOP/std.07.05/3 SOP/std.07.05/4 SOP/std.07.05/5 SOP/std.07.05/6 SOP/std.07.06/1 SOP/std.07.07/1 SOP/std.07.07/2 SOP/std.07.07/3 SOP/std.07.07/4 SOP/std.07.07/5 SOP/std.07.07/6 SOP/std.07.07/7 SOP/std.08.01/1 SOP/std.08.02/1
125
SOP/std.08.02/2
126 127 128 129 130 131 132 133
SOP/std.08.02/3 SOP/std.08.02/4 SOP/std.08.02/5 SOP/std.08.03/01 SOP/std.08.04/01 SOP/std.08.05/01 SOP/std.08.06/01 SOP/std.08.06/02
SOP Pengolahan Bahan Pustaka SOP Pelayanan Keanggotaan Perpustakaan online SOP Bebas Pinjam Pustaka SOP Layanan Sirkulasi Perpustakaan: Peminjaman SOP Layanan Sirkulasi Perpusakaan: Pengembalian SOP Layanan Sirkulasi Perpustakaan: Perpanjangan Masa Pinjam online SOP pelaksanaan layanan bebas pustaka SOP Sistem Infommasi SOP pemeliharaan, keselamatan dan keamanan SOP penyusunan Renstra dan renop SOP Pengelolaan personalia SOP Pengelolaan Operasional SOP Pelaksanaan pemilihan pimpinan SOP pelaksanaan kode etik dan kepegawaian SOP Transparansi kepegawaian SOP pelaksanaan akuntabilitas kepegawaian SOP tata laksana pengelola SDM SOP Struktur Organisasi dan Tata Kerja UPM SOP Penjaminan Mutu SOP Rencana Kerja SOP pelaksanaan unit penjaminan mutu pada prodi SOP sistem monitoring dan evaluasi program studi SOP sistem monitoring dan evaluasi Unit Kerja SOP Rencana Kerja SOP Kas Kecil SOP Pengajuan Anggaran PBM SOP Realisasi Pertanggungjawaban Keuangan SOP Pembelian Sarana dan Prasarana SOP Pembayaran Honor Dosen SOP Pembayaran Mahasiswa SOP Pelaksanaan tata kelola keuangan SOP Investasi Perguruan Tinggi SOP Syarat Administrasi Keuangan UTS/UAS/Ujian Akhir Program SOP Bebas Administrasi untuk Mengikuti Sidang KTI, Skripsi dan Yudisium SOP Pembuatan Surat Pernyataan Tunggakan SOP Pembayaran Her, SP dan Tutorial SOP Pengambilan Ijazah dan Transkrip Nilai SOP Biaya Penelitian Dosen SOP Biaya Pengabdian masyarakat SOP Biaya Unit Kerja SOP pengelolaan anggaran SOP prosedur keuangan dan asset
134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155
SOP/Std.09.01/01 SOP/Std.09.02/01 SOP/Std.10.01/1 SOP/Std.10.02/2 SOP/Std 11.01/1 SOP/Std 11.01/2 SOP/Std 11.01/3 SOP/Std 11.01/4 SOP/Std 11.01/5 SOP/Std.11.02/1 SOP/Std.11.03/1 SOP/Std.11.04/1 SOP/Std.11.05/1 SOP/Std.11.05/2 SOP/Std.11.05/3 SOP/Std.11.04/1 SOP/Std.12.01/1 SOP/Std.12.02/2 SOP/Std.12.07/1 SOP/Std.12.08/1 SOP/Std.13.01/1 SOP/Std.13.02/2
SOP waktu penilaian proses pembelajaran SOP Penilaian hasil Proses Pembelajaran SOP Suasana akademik SOP Bimbingan Akademik SOP Bimbingan dan Konseling SOP Pemberian Beasiswa Mahasiswa SOP Pengembangan minat dan bakat SOP Pembinaan Soft Skills SOP layanan Kesehatan SOP Prestasi Mahasiswa SOP penempatan lulusan SOP Kegiatan kemahasiswaan SOP Tracer studi SOP Kinerja lulusan oleh pihak pengguna lulusan SOP Tindak lanjut hasi tracer studi SOP Partisipasi lulusan SOP pengajuan proposal penelitian SOP Publikasi Ilmiah SOP Diseminasi hasil penelitian SOP Pencairan dana kegiatan penelitian SOP pengajuan proposal Pengabdian Masyarakat SOP Pencairan dana kegiatan pengabdian pada masyarakat
Kegiatan Monitoring dan Evaluasi Intenal (Monevin) Tim Monevin bersifat independen, ditugasi dan bertanggung jawab kepada Ketua STIKes Dharma Husada Bandung melalui Waket I dan Waket II. Personalia tim Monevin disusun oleh Waket I dan Waket II bersama dengan UPM, Ka.Bag.Kemahasiswaan, Ka.Bag. Keuangan, Ka.Bag Kepegawaian, Ka.Bag Perlengkapan dan Umum, Ketua LPPM, Kepala UPT, Ketua Prodi dan Sekretaris prodi. Tim Monevin terdiri dari seorang Ketua, seorang sekretaris dan seorang anggota. Ketua dan Sekretaris juga merangkap sebagai anggota. Fungsi monevin meliputi tiga hal yaitu Asesmen, Evaluasi dan Umpan Balik Monitoring dan evaluasi internal dilakukan sekurang-kurangnya tiga tahap yaitu a. Monev oleh program studi/unit UPT selama pelaksanaan proses pembelajaran b. Monev oleh Waket I dan Waket II berkoordinasi dengan UPM setiap 3 bulan pada tengah dan akhir semester. c. Monev oleh UPM dalam bentuk Audit Mutu Internal yang dilaksanakan setiap 1-2 tahun akademik. Model pelaksanaan Monevin dilakukan dengan berbagai metode yaitu lisan, tertulis, tatap muka, observasi lapangan, dan melalui jaringan online. Sasaran Monevin meliputi seluruh sivitas akademika dan stake holder. Dokumen mutu Monevin meliputi: a. Kebijakan Mutu b. Standar Mutu c. Standar Operasional Prosedur d. Manual Prosedur Monevin e. Instrumen monevin
f. Pedoman Laporan hasil monevin PROSEDUR KERJA MONEVIN Mekanisme pelaksanaan Monevin dilakukan pada tahap : a. Perencanaan Monevin 1) Tim Monevin mencari masukan atau informasi 2) Tim Monevin melakukan desk evaluation terhadap laporan 3) Tim Monevin menyusun jadwal monevin sekurang-kurangnya 1 minggu sebelum visitasi. 4) Tim Monevin memberikan undangan pertemuan untuk melakukan visitasi monev b. Visitasi Monev 1) Kegiatan visitasi dapat dilaksanakan selama rapat koordinasi prodi/unit pada minggu pertama setiap bulan atau dapat dilakukan dengan kunjungan ke Prodi/unit 2) Visitasi sekurang-kurangnya dilakukan 2 kali selama semester yaitu pada tengah semester dan akhir semester. 3) Melakukan diskusi dan umpan balik terhadap temuan-temuan yang ada dan menetapkan solusi untuk dijadikan kebijakan dan perbaikan selanjutnya. c. Penyusunan laporan 1) Pelaporan monevin PBM dibuat oleh Tim Monevin dan ditanda tangani oleh Ketua Prodi. 2) Laporan monevin dibuat setiap semester berisi jadwal Monevin, berita acara visitasi Monevin PBM, isian instrumen monevin dan hasil umpan balik. d. Rekapitulasi hasil kerja Tim Monevin dikirim kepada Ketua STIKes paling sedikit setiap akhir tahun akademik
