Standart Operating Procedure
Pengertian SOP : ●
●
●
Instruksi sederhana, untuk menyelesaikan tugas rutin dengan cara yang paling efektiv dalam rangka memenuhi persyaratan operasional. (EMS departement, 1998) Serangkaian instruksi tertulis yang didokumentasikan dari aktivitas rutin dan berulang yang dilakukan oleh suatu organisasi.(EMS departement, 1998) Penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa.
Manfaat ●
●
●
●
Standarisasi cara yang dilakukan dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalian. Membantu menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan dalam pelaksanaan proses sehari-hari. Meningkatkan akuntabilitas dengan melaporkan dan mendokumentasikan hasil dalam melaksanakan tugas. Menciptakan ukuran stadar kinerja yang akan memberikan cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
SOP dibuat
untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan oleh pegawai yang akan mengganggu kinerja organisasi secara keseluruhan.
Konsep Manajemen Modern Basic BSC Design for Public Sector Mission Customer “How must we look to our stakeholders/customer”
Internal Process “To satisfy our customers what operational process must excel at? How creative and innivative is the workforce”
Learning and Growth
Strategies
Financial “To be considered succesfull, hpow must we manage our finacial resources”
Research and Planning Division, Public Service Departemen of Malaysia, 2005
“To achieve our mision, how will we sustain our ability to change and improve”
Baldrige Criteria for Performance Excellence Framework: A System Perspective Organizational Profile: Environment, Relationship, and Challengges 2 Strategic Planning
5 Human Resource Focus 7 Business Result
1 Leadership 3 Customer and Market Focus
6 Process Management
Measurement, Analysis, and Knowledge Management
Balridge National Quality Program, 2005
Proses
INPUT (material, persyaratan, instruksi)
PROSES (aktivitas)
OUTPUT (barang, jasa)
Pendekatan Proses Proses Manajemen
Pelanggan / Interested Parties
Proses Inti
Masukan
Proses Pendukung
Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2000, suardi, 2003
Keluaran
Pelanggan / Interested Parties
Siklus Penyusunan dan Penerapan SOP Analisis / Penilaian Kebutuhan (Need Assessment)
Pengembangan
Monitoring dan Evaluasi
Penerapan
Penilaian Kebutuhan SOP Peraturan Perundangundangan
Lingkungan Operasional
Kebutuhan Organisasi
Penilaian Kebutuhan SOP Apa yang dibutuhkan
Mampukah SOP yang ada memenuhi Tidak SOP Apa yang dibutuhkan
Ya
SOP yang ada
Proses Penilaian Kebutuhan a.Memperoleh dukungan organisasi dalam melaksanakan penilaian kebutuhan. b.Mengembangkan rencana tindak (Action Plan). c.Melakukan penilaian kebutuhan. d.Membuat sebuah daftar mengenai SOP yang akan dikembangkan. e.Melakukan analisa terhadap SOP yang telah ada. f. Membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP.
Pengembangan SOP Pembentukan TIM Pengumpulan Informasi dan Identifikasi Alternatif Analisis dan Pemilihan Alternatif Penulisan SOP Pengujian dan Reviu SOP Pengesahan SOP
Pengumpulan Informasi dan Identifikasi Alternatif ●
Teknik Brainstorming.
●
Teknik Focus group discussion.
●
Teknik wawancara.
●
Teknik Survey.
●
Teknik benchmark (Pembanding).
●
Telaahan dokumen.
Analisis Penentuan Alternatif prosedur antara lain meliputi aspek-aspek sebagai berikut : ● Kelayakan ● Implementasi ● Kesesuaian dengan peraturan perundangundangan. ● Kelayakan politis
Penulisan SOP ●
Format Simple Steps
●
Format Hierarchical Steps
●
Format Grapich
●
Format Flowchart
Simbul-simbul diagram alur Proses Alternatif
Persiapan
Dokumentasi
Start / Akhir Proses Konektor Proses serentak Proses
Alur proses
Pengambil an keputusan
Konektor u/ Pergantian halaman
Penundaan
Pengujian dan Reviu ●
● ● ● ●
●
Masukan dari Pengguna Utama (Pihak yang secara langsung terlibat dalam prosedur); Simulasi; Penyempurnaan; Pelaksanaan Uji Coba; Melihat tingkat kemudahan, kesesuaian dan ketepatan SOP; Reviu, untuk mengevaluasi agar SOP menjadi instrumen yang tepat untuk penyelenggaraan prosedur organisasi dan bersifat konsisten.
