STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR:
PELAKSANAAN KEGIATAN KELEMBAGAAN MAHASISWA DI LUAR KAMPUS
Universitas Haluoleo 2014
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR:
PELAKSANAAN KEGIATAN KELEMBAGAAN MAHASISWA DI LUAR KAMPUS
Dikeluarkan
: 01 Agustus 2014
Edisi
:1
Revisi
:
Dikaji ulang oleh
:
Disetujui Oleh
:
UNIVERSITAS HALUOLEO 2014
Nomor Dokumen: LKPP
Dikeluarkan : 1 Agst 2014
PELAKSANAAN KEGIATAN KELEMBAGAAN MAHASISWA DI LUAR KAMPUS
Edisi
:1
Revisi :
1. Definisi : 1.1. Kegiatan Kemahasiswaan merupakan kegiatan penalaran, minat-bakat, dan kesejahteraan mahasiswa yang sebagai panitia pelaksananya adalah mahasiswa atau sekelompok mahasiswa ditingkat Universitas, Fakultas, dan Program Studi. 1.2. Ijin
Pelaksanaan
Kegiatan
merupakan
prosedur
administrasi
berupa
pemberian
persetujuan tentang pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan oleh pimpinan Universitas, Fakultas, atau program studi 1.3. Kegiatan di Luar Universitas Halu Oleomerupakan kegiatan kemahasiswaan yang pelaksanaannya dilaksanakan di luar Universitas yang meliputi wilayah lokal Kendari, wilayah propinsi Sulawesi Tenggara, wilayah Nasional, Regional Asean, Asia Pasifik dan Internasional. 1.4. Permohonan Ijin Pelaksanaan Kegiatan merupakan prosedur kegiatan yang harus dilaksanakan oleh seluruh mahasiswa yang akan melaksanakan seluruh kegiatan kemahasiswaan. 2. Tujuan : 2.1. Mengatur seluruh proses periiinan kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan diluar Universitas Halu Oleo. 2.2. Mempercepat dan mengefisienkan proses perijinan kegiatan kemahasiswaan yang diselenggarakan diluar kampus. 2.3. Memberikan kepastian hukum tentang seluruh pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di lingkungan Universitas Halu Oleo dan khususnya tentang pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan diluar Universitas Halu Oleo. 3. Ruang Lingkup :
Mulai dari prosedur pengajuan ijin, penyusunan rencana kegiatan, jumlah peserta kegiatan, lama pelaksanaan kegiatan, ijin tempat, ijin orang tua, jaminan keamanan dan wajib dilengkapi oleh seluruh unit kemahasiswaan yang akan menyelenggarakan kegiatan di luar Universitas Halu Oleo.
4. Garis Besar Prosedur : 4.1. Pengajuan ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar Universitas Halu Oleo sudahharus disampaikan kepada PR III melalui pembina lembaga kemahasiswaan paling lambat tiga minggu sebelum dilaksanakannyakegiatan tersebut. 4.2. PR III mempelajari dan melakukan verifikasi Pengajuan ijin tersebut dan memberi disposisi kepada Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan. 4.3. Surat Permohonan pengajuan ijin tersebut beserta disposisi di distribusikan oleh Staff PR III ke staff Kepala Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan (BAAK). 4.4. Surat
Permohonan
pengajuan
ijin
tersebut
diterima
Kepala
Biro
AdministrasiKemahasiswaan, untuk selanjut dilakukan pengklasifikasi perijinan kegiatan kedalam bidang penalaran, minat dan bakat, dan kesejahteraan mahasiswa yang selanjutnyadisampaikan kepada kepala biro kemahasiswaan.Kepala biro administrasi kemahasiswa mempelajari permohonan surat ijin kegiatankemahasiswaan di luar UHO dan melakukan disposisi kepada kepala bagian yang sesuaiuntuk dilakukan verivikasi. 4.5. Kepala
bagian
yang
sesuai
melakukan
verifikasi
terhadap
kelengkapan
persyaratanpengajuan perijinan kegiatan kemahasiswaan ke luar Universitas Halu Oleo meliputi :rencana kegiatan, jumlah peserta kegiatan, lama pelaksanaan kegiatan, ijin tempat, ijinorang tua, dan jaminan keamanan. 4.6. Hasil verifikasi dari kepala bagian disampaikan kepada kepala Biro Kemahasiswaan untukmemperoleh rekomendasi pemberian ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luarUniversitas Halu Oleo. 4.7. Hasil verifikasi oleh Kepala Biro administrasi kemahasiswaan selanjutnya dikembalikan kePR III untuk dibuatkan surat ijinnya. 4.8. Surat ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di Luar UHO sebelum ditanda tangani olehPR III harus mendapatkan paraf dari staf ahli PR III yang sesuai dengan bidang kegiatan. 4.9. Pembantu Rektor III menandantangani surat ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan diluar universitas brawijaya
4.10.
Sekretaris PR III menyampaikan Surat Ijin Pelaksanaan Kegiatan Kemahasiswaan di
LuarUniversitas Halu Oleo kepada mahasiswa
5. Bagan Alir Bagan Alir Ijin Pelaksanaan Kegiatan Kemahasiswaan di Luar Universitas Halu Oleo
Mulai
PR III
Menerima Surat Ijin Pelaksanaan Kegiatan Kemahasiswaan di Luar UHO
mempelajari dan melakukan verifikasi Pengajuan ijin tersebut dan memberi disposisi kepada Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan
Staff PR III
Ka BAAK
Ka BAAK
Kabag Kemahasiswaan
Ka BAAK
Ka B
Mendistribusikan hasil disposisi dari PR III ke Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan
melakukan pengklasifikasian perijinan kegiatan kedalam bidang penalaran, minat dan bakat, dan kesejahteraan mahasiswa
mempelajari permohonan surat ijin kegiatan kemahasiswaan di luar UHO dan melakukan disposisi kepada kepala bagian yang sesuai
Melakukan verifikasi terhadap kelengkapan persyaratan pengajuan perijinan kegiatan kemahasiswaan ke luar Universitas Brawijaya
Merekomendasikan pemberian Ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar Universitas Halu Oleo
Meneruskan rekomendasi pemberian Ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar Universitas Halu Oleo kepada PR III
Staff PR III
Membuat draft surat Ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar Universitas Halu Oleo
Staff Ahli PR III
Memberikan paraf draft surat Ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar Universitas Halu Oleo
PR III
Menandatangani dan memberikan surat Ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar Universitas Halu Oleo
surat Ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar Universitas Halu Oleo kepada mahasiswa Menyampaikan
Staff PR III
Selesai
