LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN NO. DOKUMEN
NO. REVISI
HALAMAN
SOP-LSP-014
02
1/7
TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014
1.
DIBUAT OLEH
DISAHKAN OLEH
KASUBBAG MANAJEMEN MUTU
KA LSP
AULIANSYAH LUBIS, S.I.K., M.H. AKBP NRP 72070520
Drs. SUROTO, M.Si. KOMBES POL. NRP.65040678
Tujuan Untuk memastikan pelaksanaan Kaji Ulang Manajemen (KUM) LSP Polri dapat berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan sistem manajemen mutu yang diterapkan di LSP Polri.
2.
Ruang Lingkup Ruang lingkup SOP ini mulai dari penyusunan program, pendistribusian, pelaksanaan sampai dengan tindak lanjut rekomendasi hasil kaji ulang manajemen.
3.
Pedoman/Acuan 3.1.
Undang-undang No. 2 tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia.
3.2.
Peraturan Kapolri No. 21 tahun 2010 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Satuan Organisasi Pada Tingkat Mabes Polri.
3.4.
Pedoman BNSP 201 tahun 2014 tentang Penilaian Kesesuaian Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Profesi.
3.6.
Pedoman BNSP 202 tahun 2014 tentang Pembentukan Lembaga Sertifikasi Profesi.
LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN NO. DOKUMEN
NO. REVISI
HALAMAN
SOP-LSP-014
02
2/7
TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014
4.
3.6.
Panduan Mutu LSP Polri.
3.7.
Standar Internasional ISO 9001:2008.
Pengertian Kaji ulang manajemen (KUM) adalah suatu proses pengkajian secara menyeluruh
sistem
manajemen
mutu
organisasi
untuk
memastikan
keberlanjutan, kesesuaian, kecukupan dan efektifitas pelaksanaan sistem manajemen mutu.
5.
Alat 5.1.
Komputer.
5.2.
Mesin scanner, printer dan foto copy.
5.3.
Berbagai alat tulis untuk mendukung terlaksananya kaji ulang manajemen LSP Polri.
6.
Prosedur 6.1.
Merencanakan program kaji ulang manajemen 6.1.1. Kaji ulang manajemen dilaksanakan minimal sekali dalam satu tahun. 6.1.2. Kasubbag manajemen mutu mengumpulkan dokumen-dokumen untuk bahan pelaksanaan kaji ulang manajemen, meliputi : a.
Hasil audit internal.
b.
Hasil tindak lanjut kaji ulang sebelumnya.
c.
Hasil tindakan korektif dan pencegahan.
d.
Hasil evaluasi kegiatan LSP Polri.
LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN NO. DOKUMEN
NO. REVISI
HALAMAN
SOP-LSP-014
02
3/7
TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014
e.
Dokumen yang berkaitan dengan perubahan sumber daya dan ruang lingkup sertifikasi LSP Polri.
f.
Dokumen yang berkaitan dengan peraturan atau kebijakan pimpinan Polri yang berpengaruh terhadap kinerja LSP Polri.
6.1.3. Kasubbag manajemen mutu menyusun rencana kegiatan Kaji Ulang Manajamen (KUM), meliputi: a.
Penentuan waktu.
b.
Penentuan tempat.
c.
Penentuan bahan yang akan dikaji ulang.
d.
Penentuan peserta.
e.
Penentuan jadual.
6.1.4. Kasubbag manajemen mutu melaporkan rencana kaji ulang kepada Ka LSP Polri. 6.1.5. Ka LSP Polri memerintahkan Kasubbag Manajemen mutu untuk menyiapkan pelaksanaan kaji ulang manajemen. 6.2.
Melaksanakan Persiapan Kaji Ulang Manajemen: 6.2.1. Kasubbag manajemen mutu membuat Sprin pelaksanaan kaji ulang manajemen. 6.2.2. Kasubbag menajemen mutu mendistribusikan rencana kaji ulang kepada para Kasubbag dan Urmin untuk mempersiapkan bahan kaji ulang sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing. 6.2.3. Kasubbag manajemen mutu membuat dan mengirimkan undangan kepada peserta rapat kaji ulang. 6.2.4 Kasubbag manajemen mutu menyiapkan tempat dan akomodasi pelaksanaan kaji ulang.
LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN NO. DOKUMEN
NO. REVISI
HALAMAN
SOP-LSP-014
02
4/7
TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014
6.3.
Melaksanakan kaji ulang manajemen: 6.3.1. Kasubbag manajemen mutu menyiapkan daftar hadir peserta KUM. 6.3.2. Kasubbag manajemen mutu menyiapkan petugas notulen kaji ulang. 6.3.3. Kasubbag manajemen mutu mengecek kesiapan kaji ulang dan melaporkan kepada Ka LSP Polri. 6.3.4. Ka LSP Polri sebagai penanggungjawab manajemen memimpin pelaksanaan kaji ulang. Hal-hal yang perlu dibahas dalam kaji ulang meliputi : a.
Apakah kinerja LSP Polri telah sesuai dengan tujuan, sasaran dan program kerja yang telah ditetapkan.
b.
Bagaimana tindak lanjut hasil audit internal yang telah dilaksanakan.
c.
Bagaimana tindak lanjut tindakan korektif dan pencegahan yang telah dilaksanakan.
d.
Apakah sistem manajemen mutu yang ditetapkan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien sesuai dengan pelaksanaan tugas LSP Polri.
e.
Apakah pelaksanaan tugas di LSP Polri sudah sesuai dengan sistem manajemen mutu.
f.
Apakah sumber daya organisasi LSP Polri sudah sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan.
g.
Apakah
LSP
Polri
sudah
memenuhi
kewajiban-
kewajibannya sesuai dengan peraturan yang berlaku.
LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN NO. DOKUMEN
NO. REVISI
HALAMAN
SOP-LSP-014
02
5/7
TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014
h.
Apakah ada perubahan peraturan atau kebijakan pimpinan Polri yang mempengaruhi sistem manejemen mutu LSP Polri dan efektifitas penerapannya.
i.
Merumuskan kebijakan organisasi, tujuan dan sasaran yang ingin dicapai serta menyusun program tindak lanjut hasil kaji ulang.
j.
Pada prinsipnya pertanyaan kunci yang harus terjawab dalam kaji ulang manajemen adalah ”apakah sistem sudah bekerja dengan baik ?”
6.3.5. Kasubbag menejemen mutu selaku wakil manajemen menghimpun hasil pelaksanaan kaji ulang meliputi:
6.4.
a.
Notulen hasil kaji ulang.
b.
Dokumentasi kaji ulang.
c.
Daftar hadir peserta kaji ulang.
Kasubbag manajemen mutu selaku wakil manajemen menyusun risalah kaji ulang manajemen, meliputi: 6.4.1 Hasil tindak lanjut kaji ulang terdahulu. 6.4.2. Evaluasi implementasi sistem manajemen mutu LSP Polri 6.4.3. Evaluasi hasil audit internal. 6.4.4. Evaluasi
tindakan
korektif
dan
pencegahan
yang
belum
terselesaikan. 6.4.5. Evaluasi terhadap perubahan peraturan dan kebijakan pimpinan Polri maupun sumbar daya LSP Polri. 6.4.6. Evaluasi, revisi dan penetapan kebijakan, tujuan, sasaran dan program manajemen mutu LSP Polri.
LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN NO. DOKUMEN
NO. REVISI
HALAMAN
SOP-LSP-014
02
6/7
TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014
6.4.7. Penentuan pejabat yang bertanggung jawab terhadap tindak lanjut kaji ulang. 6.4.8. Penentuan target waktu pencapaian tindak lanjut kaji ulang. 6.5.
Kasubbag manajemen mutu menyampaikan risalah kaji ulang kepada Ka LSP Polri.
6.6.
Ka LSP memerintahkan Kasubbag manajemen mutu untuk membuat Sprin untuk menindaklanjuti risalah kaji ulang.
6.7.
Kasubbag manajemen mutu mendistribusikan Sprin dan risalah kepada para Kasubbag dan Urmin LSP Polri.
6.8.
Para Kasubbag dan Urmin LSP Polri melaksanakan realisasi tindak lanjut kaji ulang dan melaporkan hasil pelaksanaannya kepada Ka LSP Polri sesuai dengan target waktu pencapaian yang telah ditetapkan.
LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN NO. DOKUMEN
NO. REVISI
HALAMAN
SOP-LSP-014
02
7/7
TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014
Mekanisme
MELAKSANAKAN PERSIAPAN KUM
MELAKSANAKAN KUM
MERENCANAKAN PROGRAM KAJI ULANG MANAJEMEM (KUM)
Ksb. Jemenmutu mengumpulkan dokumen utk bahan KUM Ksb. Jemenmutu menyusun ren KUM Ksb. Jemenmutu ren KUM kepada ka LSP Ka LSP memerintahkan Ksb. Jemenmutu utk siapkan pelaks KUM
PARA KASUBBAG DAN PA URMIN MELAKSANAKAN REALISASI TINDAK LANJUT KUM DAN MELAPORKAN HASILNYA KEPADA KA LSP
KSB. JEMENMUTU MEMBUAT DAN MENDISTRIBUSIKAN SPRIN TINDAK LANJUT RISALAH KUM KPD PARA KSB DAN URMIN
Ksb. Jemenmutu membuat Sprin pelaksanaan KUM Ksb. Jemenmutu mendistribusikan ren KUM kdp para Ksb dan Paurmin Ksb. Jemenmutu membuat undangan KUM Ka LSP memerintahkan Ksb. Jemenmutu utk siapkan pelaks KUM
KA LSP MEMERINTAHKAN KSB. JEMENMUTU UTK MEMBUAT SPRIN TINDAK LANJUT RISALAH KUM
Ksb. Jemenmutu menyiapkan daftar hadir peserta KUM Ksb. Jemenmutu menyiapkan petugas notulen Ksb. Jemenmutu cek kesiapan KUM dan melaporkan kepada Ka LSP Ka LSP memimpin pelaksanaan KUM Ksb. Jemenmutu menghimpun hasil KUM
KSB. JEMENMUTU MENYAMPAIKAN RISALAH KUM KEPADA KA LSP
KSB. JEMENMUTU MENYUSUN RISALAH KUM
