Stad Aalst Autonoom gemeentebedrijf SportAG. BIEDINGSLEIDRAAD Concessie voor de uitbating van de horecagelegenheid in stedelijke sporthal Denderdal

Autonoom gemeentebedrijf sportAG Aalst

Stad Aalst Autonoom gemeentebedrijf SportAG

BIEDINGSLEIDRAAD Concessie voor de uitbating van de horecagelegenheid in stedelijke sporthal ‘Denderdal’ Referentie: CCS 2015 2

Open biedingsprocedure/ oproep tot het indienen van offertes (geen toepassing overheidsopdrachten)

Goedgekeurd door de raad van bestuur van SportAG op 13 juli 2015 Publicatie op 28 juli 2015

Uiterste indieningsdatum 21 september 2015,11u Contact Rien Vanyzere Manager SportAG [email protected]

Concessie sporthallen – SportAG

pagina 1/31


Inhoud I. II.

Inleiding en algemene bepalingen ............................................................................................................2 Krachtlijnen van de concessie ..................................................................................................................4 A. Technische beschrijving en ligging ......................................................................................................4 B. Algemene voorwaarden van de concessie ..........................................................................................4 III. Verloop van de biedingsprocedure ......................................................................................................7 A. Tijdlijn ..................................................................................................................................................7 B. Vragen, bezichtiging en toelichtingsmoment .......................................................................................7 C. Indienen van een offerte ......................................................................................................................8 D. Beoordeling van de offertes.................................................................................................................9 D.1. Kwalitatieve selectie ....................................................................................................................9 D.1.1. Toegangsrecht ......................................................................................................................10 D.1.2. Selectiecriteria ......................................................................................................................10 D.1.3. Regelmatigheid .....................................................................................................................12 D.2. Presentatie ................................................................................................................................12 D.3. Gunningscriteria en beoordelingsmethode ...............................................................................12 E. Toewijzingsbeslissing en mogelijkheid tot onderhandelen ................................................................13 F. contractsluiting...................................................................................................................................14 IV. Uitvoeringsmodaliteiten: ontwerp concessieovereenkomst ...............................................................15 Artikel 1. Voorwerp van de concessie. ....................................................................................................15 Artikel 2. Doel en bestemming van de concessie. ..................................................................................16 Artikel 3. Openingsuren. .........................................................................................................................16 Artikel 4. Investeringen en (her)inrichtingswerken. .................................................................................17 Artikel 5. Staat van de goederen. ...........................................................................................................17 Artikel 6. Duur van de concessie. ...........................................................................................................17 Artikel 7. Concessievergoeding. .............................................................................................................17 Artikel 8. Waarborg. ................................................................................................................................18 Artikel 9. Onderhoud, herstellingen, nutsvoorzieningen en eigentijdse uitbating. ..................................18 Artikel 10. Verzekeringen. .......................................................................................................................19 Artikel 11. Sancties en controle. .............................................................................................................19 Artikel 12. Verbreking van de concessieovereenkomst ..........................................................................20 Artikel 13. Belastingen ............................................................................................................................20 Artikel 14. Toepasselijk recht. .................................................................................................................20 V. Bijlagen ..............................................................................................................................................22 Bijlage 1: Offerteformulier ...........................................................................................................................23 Bijlage 2: Beschrijving sporthal “Denderdal” ..............................................................................................25 Bijlage 3: model van bankverklaring...........................................................................................................29 Bijlage 4: verklaring niet onderworpen aan de RSZ ...................................................................................30 Bijlage 5: Model voor referenties ................................................................................................................31

I.

INLEIDING EN ALGEMENE BEPALINGEN

1.

SportAG zoekt een private (horeca-)partner. Deze biedingsleidraad heeft tot doel om via een open en transparante biedingsprocedure een private (horeca-) partner aan te duiden voor de concessie voor de uitbating van de horecagelegenheid in sporthal ‘Denderdal in de deelgemeente Erembodegem. Deze private horecagelegenheid wordt door de concessiegever (SportAG) in concessie gegeven aan de concessienemer (de kandidaat). Deel II Deel II van deze biedingsleidraad geeft toelichting bij de krachtlijnen van de concessie. U vindt er een beschrijving van de sporthal en de visie van SportAG op de wijze van en de voorwaarden voor de uitbating van de horecagelegenheid.


pagina 2/31


Deel III Geïnteresseerden worden opgeroepen om op basis van deze biedingsleidraad een offerte in te dienen met een concreet voorstel voor de uitbating van de horecagelegenheid. De ingediende offertes zullen worden geëvalueerd aan de hand van de selectie- en de gunningscriteria die worden toegelicht onder deel III van deze leidraad. Deel IV Na toewijzing van de concessie aan de best gerangschikte kandidaat zal een concessieovereenkomst worden gesloten tussen deze kandidaat en SportAG. Een ontwerp van concessieovereenkomst is toegevoegd onder deel IV van deze biedingsleidraad. 2.

De concessiegever en contactpersoon. De voornoemde horecagelegenheid wordt in concessie gegeven door SportAG, het autonoom gemeentebedrijf van de stad Aalst verantwoordelijk voor de uitbating van de sportinfrastructuur. Postadres: SportAG Grote Markt 3 9300 Aalst. KBO: 0543.527.226 Contactpersoon: Rien Vanyzere Manager SportAG e-mail [email protected] Tel. 053/72.35.81 Deze contactpersoon is het enige aanspreekpunt voor SportAG gedurende de ganse biedingsprocedure. In alle communicatie vermeldt u steeds als onderwerp/ referte: ‘Concessie Denderdal SportAG’.

3.

Juridische vermeldingen. Geen toepassing van wetgeving overheidsopdrachten. Er wordt op gewezen dat de biedingsprocedure niet onderworpen is aan de wetgeving overheidsopdrachten, noch aan de richtlijn 2014/23EU betreffende het plaatsen van concessieovereenkomsten. Op sommige plaatsen wordt wel verwezen naar de wetgeving overheidsopdrachten1, wat betekent dat deze vrijwillig en per analogie wordt toegepast. Wijziging van de biedingsleidraad. SportAG kan de biedingsleidraad alsook de biedingsprocedure als hierna omschreven aanvullen of wijzigen in de loop van de biedingsprocedure. SportAG zal daarbij de gelijke behandeling van de kandidaten waarborgen door hen gelijktijdig op de hoogte te brengen van elke aanvulling of wijziging, dmv publicatie op de website www.aalst.be2 en/of – voor zover bekend in die stand van de biedingsprocedure – per e-mail. Het is van groot belang dat de kandidaat voor het indienen van zijn offerte nakijkt of er aanvullende informatie op de website geplaatst is, waarmee hij rekening dient te houden bij de opmaak van zijn offerte. Geen verplichting tot toewijzen. De publicatie van deze biedingsleidraad verplicht SportAG niet tot toewijzing van de concessie en het sluiten van de concessieovereenkomst. SportAG behoudt zich het recht voor om de biedingsprocedure ten allen tijde te beëindigen en/of herop te starten, o.a. in de volgende gevallen: Indien de aangeboden concessievergoeding ontoereikend is

1 2

Een overzicht van de wetgeving overheidsopdrachten vindt u terug op: http://www.bestuurszaken.be/Belgische-regelgeving www.aalst.be > bestuur & administratie > documenten & publicaties > sport


pagina 3/31


-

Indien de voorgestelde visies op de uitbating niet voldoende beantwoorden aan de verwachtingen De kandidaten hebben in zulk geval geen enkel recht op schadevergoeding. Samenwerking met de stad Aalst. SportAG kan beroep doen op de stad Aalst voor ondersteuning bij de biedingsprocedure, o.a. voor de publicatie van de biedingsleidraad en het juridisch-financieel en technisch onderzoek van de ingediende offertes. Aanvaarding van de procedure. Door een offerte in te dienen aanvaardt de kandidaat de inhoud van deze biedingsleidraad en het verloop van de biedingsprocedure. Vertrouwelijkheid. De kandidaat verbindt er zich toe om elke informatie die hij bekomt middels deze biedingsleidraad en van sportAG in de loop van de biedingsprocedure strikt geheim te houden en onder geen enkele voorwaarde, tenzij noodzakelijk voor het opstellen van een offerte en/of de goede uitvoering van de concessie, aan enige derde mede te delen, bekend te maken, te overhandigen of op enige andere wijze ter beschikking te stellen, zonder voorafgaande en schriftelijke toestemming van SportAG.

II.

KRACHTLIJNEN VAN DE CONCESSIE

A.

Technische beschrijving en ligging De horecagelegenheid die het voorwerp is van de concessie en de sporthal wordt beschreven in Bijlage 2 ‘sporthal Denderdal’.

B.

Algemene voorwaarden van de concessie

4.

Voorwerp en doel van de concessie. Het voorwerp van de concessie is de inrichting en de uitbating van de horecagelegenheid in sporthal ‘Denderdal’ in de deelgemeente Erembodegem. De horecagelegenheid wordt door sportAG in concessie gegeven met als doel de private horeca-uitbating, op eigen risico door de concessienemer. De sportinfrastructuur zelf maakt geen deel uit van de concessie. De sportinfrastructuur wordt uitgebaat door SportAG. Deze (domein)concessie is een administratiefrechtelijk contract sui generis tussen de concessiegever (SportAG) en de concessienemer (de kandidaat) met als voorwerp de privatieve exploitatie van de horecagelegenheid in de sporthal Denderdal. De concessie is geen (handels)huur.

5.

De inrichting van de horecagelegenheid (zie ook gunnincriterium 2.a). De horecagelegenheid wordt aan de concessienemer ter beschikking gesteld, met aanwezige basisinfrastructuur, dus semi-gebruiksklaar. De concessienemer is verantwoordelijk voor en draagt de kosten van de uitrusting van de horecagelegenheid met (sfeer)verlichting, keuken, toog, tap, frigo, meubilair, enz. SportAG beoogt een eigentijdse opfrissing van de horecagelegenheid tot een aangename en toegankelijke ontmoetingsruimte. Dit kan zowel schilder- en decoratiewerken als grotere (verbouwings)weken inhouden. Langs de buitenzijde van het gebouw kan een reclamepaneel worden aangebracht dat verwijst naar de horecagelegenheid. Bij voorkeur is zulk paneel meer dan het ‘klassieke’ paneel van een biermerk.


pagina 4/31


De kandidaat stelt in zijn Visienota voor welke investeringen hij plant om de horecagelegenheid in te richten en op te frissen, én welke kosten hij daarvoor raamt. 6.

De uitbating van de horecagelegenheid (zie ook gunnincriterium 2.b). Uitbating. SportAG beoogt een klantvriendelijke en eigentijdse horeca-uitbating, die voldoet aan de wensen van de gebruikers en de bezoekers van de sporthal. Dit houdt onder meer in dat: De horecagelegenheid in goede staat wordt onderhouden De horecagelegenheid regelmatig schoongemaakt wordt en er steeds verzorgd bij ligt Er nooit binnen gerookt wordt, noch door klanten, noch door het personeel Klanten op een vlotte en klantvriendelijke wijze worden bediend Er voldoende personeel aanwezig is Kansspelen niet toegelaten zijn In de concessieovereenkomst wordt opgenomen dat SportAG deze voorwaarden kan controleren door middel van: Een jaarlijks gesprek tussen partijen en een navolgende evaluatie van de uitbating klachtenbehandeling Het documenteren en rapporteren van onregelmatigheden door ‘mystery shoppers’. Bij een negatieve evaluatie kan de concessieovereenkomst door SportAG eenzijdig beëindigd worden. Openingsuren. Sporthal Denderdal is open 7 dagen op 7 (met uizondering van wettelijke feestdagen), van ‘s morgens tot ’s avonds in functie van de geplande activiteiten en de zaalverhuur. De sporthal wordt geopend en gesloten door de veantwoordelijke toezichter van SportAG. De horecagelegenheid wordt geopend en gesloten door de concessienemer. SportAG wenst zo ruim mogelijke openingsuren van de horecagelegenheid, alleszins op de momenten waarop de meeste mensen gebruik maken van de sportinfastructuur. Het is ook mogelijk dat de horecagelegenheid open is op momenten dat de sporthal zelf gesloten is, echter zijn dan goede afspraken nodig met de toezichter van SportAG. Indien de openingsuren van de sporthal wijzigen, wordt door partijen overlegd over de afstemming van de openingsuren van de horecagelegenheid. Financieel haalbaar businessmodel. SportAG wenst uiteraard dat de concessie financieel haalbaar is. De investeringen van de concessienemer, de concessievergoeding en de andere kosten voor onderhoud, uitbating, enz. moeten in verhouding staan tot verwachte omzet. De kandidaat geeft in zijn businessplan, onderdeel van de Visienota, een transparant inzicht in zijn verwachte kostenstructuur. Onderhoud en nutsvoorzieningen. De concessienemer staat exclusief in voor de schoonmaak, het onderhoud en de kleine huurherstellingen in de zin van artikel 1754 BW van de horecagelegenheid. SportAG staat in voor het onderhoud van de gemeenschappelijke ruimten en de grote huurstellingen (buitenzijde, dak,…). De kosten voor aansluiting en gebruik van nutsvoorzieningen als water, elektriciteit, gas, telefoon, internet en televisie zijn ten laste van de concessienemer.


pagina 5/31


De kandidaat stelt in zijn Visienota de wijze de uitbating, de openingsuren en zijn businessplan voor. 7.

Start, looptijd en einde van de concessie. De huidige horecaconcessie in sporthal Denderdal loopt af op 31 oktober 2015. De aanvang van de nieuwe concessieovereenkomst is dan ook voorzien op 1 november 2015. De effectieve horeca-uitbating start bij voorkeur op diezelfde datum, doch in functie van de inrichtingswerken door de concessionaris kan 1 maand sluiting aangewezen zijn. Een langere sluiting ifv inrichtingswerken wordt negatief beoordeeld en zal grondig moeten worden toegelicht in de Visienota van de kandidaat. Het einde van de concessieovereenkomst is voorzien 9 jaar na de aanvang of op 31 oktober 2024. De kandidaat kan in het onderdeel Businessplan van zijn Visienota voorstellen om de concessieovereenkomst 1 of 2 maal te verlengen met een periode van nog eens 9 jaar, mits zulks kadert in hogere investeringen van bij de aanvang.

8.

Concessievergoeding. De kandidaat stelt in zijn Visienota een jaarlijkse concessievergoeding voor. De concessievergoeding kan naast de hierna bedoelde forfaitaire vergoeding op jaarbasis, aangevuld worden met een progressief tarief (dus stijgend in functie van de duur), een variabele vergoeding, gekoppeld aan omzet, enz. De minimale forfaitaire concessievergoeding voor de horecagelegenheid in sporthal Denderdal bedraagt 8.000 euro/ jaar De concessievergoeding wordt geïndexeerd volgens de index van de consumptieprijzen. De indexering wordt berekend als volgt: Concessievergoeding x I i I = index van de maand november van de navolgende jaren i = index maand november 2015


pagina 6/31


III.

VERLOOP VAN DE BIEDINGSPROCEDURE

A.

Tijdlijn De biedingsprocedure die hierna wordt uiteengezet, kent volgend verloop: Publicatie van de biedingsleidraad Deadline voor schriftelijke vragen Deadline voor bevestiging aanwezigheid toelichtingsmoment Deadline voor bezichtiging van de sporthal Toelichtingsmoment/ informatievergadering Aanvullende informatie wordt online geplaatst Uiterste indieningsdatum offertes Presentatie van de offerte Onderhandelingen Toewijzingsbeslissing Aanvang van de nieuwe concessieovereenkomst(en) Opening van de nieuwe horecagelegenheid

28 juli 2015 28 augustus 2015 28 augustus 2015 2 september 2015 2 september 2015, 18u 9 september 2015 21 september 2015 29 september 2015, 9u tot 19u Week van 5 oktober 2015 20 oktober 2015 1 november 2015 1 december 2015

Deze tijdlijn zal zoveel mogelijk worden gevolgd. SportAG behoudt zich het recht voor om hiervan af te wijken waarbij zij zulks ten gepaste tijde zal communiceren.

B.

Vragen, bezichtiging en toelichtingsmoment

9.

Vragen bij de biedingsleidraad. Geïnteresseerden kunnen schriftelijk vragen stellen over de biedingsleidraad en de biedingsprocedure. Deze vragen kunnen uitsluitend worden gesteld per e-mail op het adres: [email protected], met vermelding van (a) de ‘Concessie Denderdal SportAG’ en (b) Identiteitsgegevens van de vraagsteller (volgens de gegevens gevraagd in het offerteformulier in bijlage 1). Schriftelijke vragen worden bij uitgesproken voorkeur gegroepeerd én zo snel mogelijk gesteld, en alleszins uiterlijk op 28 augustus 2015. Vragen die nadien worden gesteld worden niet meer beantwoord. Ook eventuele onduidelijkheden of onvolkomenheden in deze biedingsleidraad kunnen volgens voornoemde procedure worden gemeld. Na 28 augustus 2015 kan de kandidaat zich niet meer op enige onduidelijkheid of onvolkomenheid beroepen. De vragen worden gegroepeerd beantwoord na het toelichtingsmoment.

10.

Bezichting. Sporthal Denderdal en de horecagelegenheid kunnen vanaf 29 juli 2015 bezocht worden na voorafgaandelijke afspraak, aangevraagd per e-mail op het adres [email protected], met vermelding van (a) de ‘Concessie Denderdal SportAG’ en (b) Identiteitsgegevens van de vraagsteller (volgens de gegevens gevraagd in het offerteformulier in bijlage 1). De bezichtiging is mogelijk tot en met 2 september 2015. Voorafgaande bezichtiging van de horecagelegenheid en de sporthal wordt sterk aanbevolen. Bij het indienen van een offerte wordt de kandidaat geacht de staat van sporthal, de gemeenschappelijke ruimten en de horecagelegenheid te kennen.

11.

Toelichtingsmoment.


pagina 7/31


De stad organiseert een toelichtingsmoment/ informatievergadering voor geïnteresseerden op 2 september 2015, om 18 u, in sporthal Denderdal, met adres te Kortestraat 14, 9320 Aalst (Erembodegem). Indien u wenst deel te nemen aan het toelichtingsmoment verzoeken wij u met nadruk om uw aanwezigheid uiterlijk op 28 augustus 2015, per e-mail te bevestigen op [email protected], met vermelding van (a) de ‘Concessie Denderdal SportAG’ en (b) Identiteitsgegevens van de vraagsteller (volgens de gegevens gevraagd in het offerteformulier in bijlage 1). Op het toelichtingsmoment zal een presentatie worden gegeven over de sporthal en de ligging ervan, alsook over de visie van SportAG op de uitbating van de horecagelegenheid door de concessienemer. Verder worden de ingediende schriftelijke vragen besproken. Tot slot is er mogelijkheid tot mondeling vraagstelling en dialoog. De presentatie en documentatie die wordt gegeven bij het toelichtingsmoment alsook het antwoord op de ingediende vragen wordt uiterlijk op 9 september 2015 geplaatst op de website www.aalst.be4. Het is van groot belang dat de kandidaat voor het indienen van zijn offerte nakijkt of er aanvullende informatie op de website geplaatst is, waarmee hij rekening dient te houden bij de opmaak van zijn offerte.

C.

Indienen van een offerte

12.

Termijn en wijze van indiening van de offertes. De offertes worden ingediend uiterlijk op de uiterste indieningsdatum: 21 september 2015 om 11u. De offerte wordt ingediend in 1 papieren versie én 1 elektronische versie in (leesbaar!5) pdf-formaat op een digitale drager (usb, CD-rom) en in een eerste definitief gesloten omslag gestoken. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: ‘Offerte (niet openen) – Concessie Denderdal SportAG – Referentie CCS 2015 2’. Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen: - het woord «offerte» in de linkerbovenhoek; - het nummer van deze biedingsleidraad ‘CCS 2015 2’ - het adres van de bestemmeling zoals hieronder vermeld. De offerte wordt ingediend: - ofwel: per aangetekende post op volgend adres: Sport AG postadres stad Aalst, team Contracten-Overheidsopdrachten, Grote Markt 3, 9300 Aalst -

ofwel: persoonlijk afgegeven op volgend adres: team Contracten-Overheidsopdrachten, Zwarte Zusterstraat 8 (1ste verdieping), 9300 Aalst Openingsuren van maandag t.e.m. vrijdag van 9.00 – 16.00 u.

Indien de offertes persoonlijk worden afgegeven heeft de kandidaat het recht om een ontvangstbewijs te vragen. 13.

Vorm en inhoud van de offerte. De offerte wordt opgemaakt in het Nederlands. De kandidaat duidt in zijn offerte aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door SportAG.

3 4 5

www.aalst.be > bestuur & administratie > documenten & publicaties > sport www.aalst.be > bestuur & administratie > documenten & publicaties > sport Dus geen scan.


pagina 8/31


De offerte bestaat uit: 1) Het offerteformulier gevoegd in bijlage 1 bij de biedingsleidraad Opgelet. Het offerteformulier moet rechtsgeldig ondertekend zijn. In geval de kandidaat een rechtspersoon is, moet de offerte ondertekend zijn door de persoon of personen die bevoegd of gemachtigd zijn om de rechtspersoon te verbinden. Bij de handtekening wordt de naam en hoedanigheid van de persoon die ondertekend vermeld.

14.

2)

De documenten gevraagd onder de kwalitatieve selectie (zie titel D.1), zijnde: - Indien de kandidaat een rechtspersoon is, de statuten en benoemingsbesluiten van de natuurlijke perso(o)n(en) die de offerte onderteken(t)(en). - Een uittreksel uit het strafregister - Voor de niet RSZ-plichtige kandidaat: verklaring volgens het model in bijlage 4 + verklaring van het sociaal verzekeringsfonds. - Een bankverklaring volgens het model in bijlage 3 - Voor de kandidaat/natuurlijke persoon: aanslagformulier in de personenbelasting voor de 3 voorgaande aanslagjaren. - Eventueel (niet verplicht): een verklaring van een boekhouder/ bedrijfsrevisor dat de kandidaat over een voldoende financiële draagkracht beschikt om de concessie(s) uit te baten. - Het selectiedocument tot bewijs van diens technische bekwaamheid - Eventueel (niet verplicht): de referenties volgens het model in bijlage 5.

3)

De documenten gevraagd onder de gunningscriteria (zie titel D.3), zijnde: Een Visienota opgebouwd volgens de structuur als aangegeven onder de gunningscriteria: deel a en b Eventueel (niet verplicht): een verklaring van een boekhouder/ bedrijfsrevisor die het businessplan valideert.

Juridische vermeldingen. SportAG behoudt zich het recht voor om, al naargelang het geval, aan één of meerdere van de kandidaten schriftelijk verduidelijkingen te vragen bij hun offerte. De kandidaat blijft gebonden door zijn offerte gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste indieningsdatum van de offertes.

D.

Beoordeling van de offertes De ingediende offertes worden inhoudelijk (op vlak van de gunningscriteria) beoordeeld door een jury van 3 leden: - 1 personeelslid van SportAG of de stad Aalst, met deskundigheid inzake sport - 1 personeelslid van SportAG of de stad Aalst, met deskundigheid inzake ondernemen en/ of horeca - 1 extern deskundige met juridisch en/of financiële deskundigheid Het niet-bindend advies van de jury worden collegiaal geformuleerd en voorgelegd aan de Raad van bestuur van SportAG, dat de toewijzingsbeslissing neemt en de concessieovereenkomsten afsluit met de gekozen concessionaris(sen).

D.1. Kwalitatieve selectie Enkel de offertes van de kandidaten die voldoen aan de toegangsvoorwaarden en de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de


pagina 9/31


gunningscriteria vermeld in deze biedingsleidraad (zie titel D.3),voor zover de ingediende offertes formeel en materieel regelmatig zijn.

D.1.1. Toegangsrecht 15.

De voorwaarden. Wordt in elke fase van de biedingsfase uitgesloten, de kandidaat die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor één of meer van de strafbare feiten vermeld in artikel 61§1 van het KB Plaatsing6. Kan in elke fase van de biedingsprocedure worden uitgesloten, de kandidaat die zich in één van de gevallen bevindt als bedoeld in artikel 61§2 van het KB Plaatsing. U vindt de tekst van artikel 61 KB plaatsing op de website van het Departement Bestuurszaken, via het e-draaiboek overheidsopdrachten, alsook op belgielex.be .

16.

Te voegen documenten. De kandidaat ondertekent de clausule in het offerteformulier in bijlage 1 waarbij hij op erewoord verklaart dat hij zich niet in één van de uitsluitingsgevallen bevindt bedoeld in artikel 61§1 en §2 KB Plaatsing. SportAG behoudt zich het recht voor om de bewijzen omtrent de uitsluitingsgronden van artikel 61 §2, 1°, 2°, 5° en 6° (attest niet faling, RSZ-attest, attest FOD Financiën) en de jaarrekeningen zelf op te zoeken. Ter nazicht van deze toegangsvoorwaarden, voegt de kandidaat de volgende documenten bij zijn offerte: een uittreksel uit het strafregister, niet ouder dan 6 maanden voor de uiterste indieningsdatum7 Een Belgische kandidaat die niet RSZ-plichtig is (geen personeel tewerkstelt) voegt tevens volgende documenten: Een verklaring dat de kandidaat niet RSZ-plichtig is, volgens het model in bijlage 4. Een verklaring van het sociaal verzekeringsfonds (inzake de sociale zekerheid van zelfstandigen) dat de sociale zekerheidsbijdragen correct betaald zijn. Voor een buitenlandse kandidaat (of de Belgische kandidaat onderworpen aan een buitenlandse sociale zekerheidsstelsel) geldt het volgende. Omdat SportAG niet bij machte is de bewijzen van de uitsluitingsgronden zelf op te zoeken in het geval van een buitenlandse kandidaat, behoudt SportAG zich het recht voor om voor buitenlandse kandidaten bewijzen omtrent de uitsluitingsgronden op te vragen, zoals bepaald in artikel 61 KB Plaatsing.

17.

Belangrijk indien ingeschreven wordt met een combinatie zonder rechtsperoonlijkheid. De bepalingen inzake het toegangsrecht zijn individueel toepasselijk op de deelgenoten van een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid die samen een offerte indienen.

D.1.2.Selectiecriteria 18.

SELECTIECRITERIUM 1: Financiële draagkracht.

6

K.B. van 15 juli 2013 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. Dit uittreksel kan voor de Belgische inschrijvingen (rechtspersonen) gevraagd worden bij de Federale Overheidsdienst Justitie, DG RO – Dienst centraal strafregister, Waterloolaan 115, 1000 Brussel Tel +32 (0)2 552 27 48 Fax +32 (0)2 552 27 82 E-mail [email protected]. De natuurlijke personen dienen dit op de vragen bij de gemeente van hun woonplaats. 7


pagina 10/31


Voorwaarden. De kandidaat dient over een voldoende financiële draagkracht te beschikken en voldoende solvabel te zijn, zodat deze gedurende een periode van minimaal 9 jaar de concessie kan uitbaten. SportAG behoudt zich het recht voor om de kandidaat die onvoldoende financiële draagkracht heeft en/of onvoldoende solvabel is, niet te selecteren. De solvabiliteit zal o.a. worden beoordeeld op basis van: De inkomsten/ omzet en/of winst van de kandidaat in de 3 voorafgaande boek/aanslagjaren De grootte van de schuld tav het eigen vermogen van de kandidaat De cashflow van de kandidaat Een verklaring van de bank met betrekking tot de kredietwaardigheid en/of financiële gezondheid van de kandidaat volgens het model in bijlage 3. Te voegen documenten. SportAG behoudt zich het recht voor om de gepubliceerde jaarrekeningen van de kandidaatrechtspersoon zelf te raadplegen. De kandidaat voegt bij zijn offerte: Een verklaring van de bank met betrekking tot de kredietwaardigheid en/of financiële gezondheid van de kandidaat, volgens het model in bijlage 3, die dateert van maximaal 3 maanden voor de indieningsdatum. Voor de kandidaat/natuurlijke persoon: aanslagformulier in de personenbelasting van de 3 voorafgaande aanslagjaren. Eventueel (niet verplicht): een verklaring van een boekhouder/ bedrijfsrevisor dat de kandidaat over een voldoende financiële draagkracht beschikt om de concessie uit te baten. 19.

SELECTIECRITERIUM deskundigheid.

2:

Teschnische

bekwaamheid:

ervaring,

competenties

en/of

Voorwaarden. Een kandidaat dient over de nodige ervaring, competenties en/of deskundigheid te beschikken voor de uitbating van de horecagelegenheid. SportAG wenst de drempel laag te houden, zodat elke aantoonbare evaring in de horeca of als ondernemer volstaat. Te voegen documenten. De kandidaat beschrijft in een selectiedocument van maximaal 5 blz. (A4) zijn ervaring en competenties in de horeca en/of als ondernemer. De ervaring kan bijkomend worden gedocumenteerd met referenties van voorgaande concessies of de uitbating van andere horecagelegenheden. De referenties worden aangeleverd volgend het model in bijlage 5. De referentielijst telt maximaal 5 blz. De kandidaat vermeldt in het selectiedocument eventueel ook over welke bijzondere deskundigheid hij beschikt, onder de vorm van diploma’s, getuigschriften, enz. 20.

Mogelijkheid tot doorselectie. SportAG behoudt zich het recht voor om over te gaan tot doorselectie indien er meer dan 5 offertes worden ingediend. Doorselectie betekent dat enkel de 5 offertes van de kandidaten met de beste score op de selectiecriteria 1) financiële draagkracht en 2) technische bekwaamheid worden weerhouden om te worden beoordeeld op grond van de gunningscriteria. In dat geval staat elk van de beide selectiecriteria voor 50% van de punten. Indien de scores dicht bij elkaar liggen kan SportAG er ook voor opteren om meer dan 5 kandidaten te selecteren.


pagina 11/31


D.1.3.Regelmatigheid De offertes van de geselecteerde kandidaten zullen worden beoordeeld op hun volledigheid. Tegelijkertijd wordt geverifieerd of deze voldoen aan de in deze biedingsleidraad formeel gestelde eisen. De offertes moeten eveneens rekening houden met de (eventueel) aanvullende informatie die uiterlijk op 9 september 2015 online wordt geplaatst (zie randnummer 11). Een onvolledige offerte of een offerte die niet aan de in deze biedingsleidraad formeel gestelde eisen voldoet kan worden geweerd als onregelmatig.

D.2. Presentatie De kandidaten die een volledige offerte hebben ingediend en die een positieve beoordeling hebben gekregen met betrekking tot de regelmatigheid, de toegangsvoorwaarden en de selectiecriteria zullen worden uitgenodigd voor een presentatie. De kandidaten geven dmv een presentatie aan de jury van maximaal 30 minuten toelichting bij hun offerte aan de hand van de gunningscriteria die hierna worden bepaald. Een laptop en beamer zijn ter beschikking. De presentatie is niet openbaar. Navolgend is er de mogelijkheid tot vraagstelling door de leden van de jury. De presentatie zal doorgaan op 29 september 2015 . Uur en locatie wordt voorafgaandelijk medegedeeld aan de uitgenodigde kandidaten.

D.3. Gunningscriteria en beoordelingsmethode 21.

Gunningscriteria De regelmatige en geselecteerde offertes worden door de jury beoordeeld op basis van de volgende gunningscriteria: 1)

Concessievergoeding (30%) Dit gunningscriterium wordt onderverdeeld in 2 subcriteria: a.

forfaitaire concessievergoeding op jaar basis (20%) De kandidaat stelt een forfaitaire concessievergoeding voor op jaarbasis. De score wordt bepaald middels de regel van 3. De kandidaat die de hoogste jaarlijkse concessievergoeding voorstelt krijgt het maximum van de punten. De andere kandidaten krijgen punten in verhouding tot die score.

b.

Aanvullende concessievergoedingen (10%) De eventueel aanvullende concessievergoedingen (progressieve vergoeding, vergoeding in functie van omzet,…) die door de kandidaat worden voorgesteld, worden geëvalueerd op dezelfde wijze als het 2de gunningscriterium (op basis van klassen volgens intrinsieke kwaliteit). Indien geen aanvullende concessievergoeding wordt voorgesteld worden 0 punten toegekend voor dit subcriterium. De kandidaat stelt deze aanvullende vergoeding voor in zijn Businessplan, dat deel uitmaakt van de Visienota bedoeld in het tweede gunningscriterium.

2)

Kwaliteit van de invulling van de concessie (70%)


pagina 12/31


De kanidaat voegt bij zijn offerte een Visienota van maximaal 25 A4 bladzijden, aangaande we wijze waarop hij de concessie zal uitbaten. In de visienota komen minimaal volgende onderdelen aan bod: a. De inrichting van de horecagelegenheid (35%) Komen aan bod: De geplande inrichtingswerken (schilder- en decoratiewerken, meubilair, verlichting, toog, tap,…) Een gedetailleerde raming van de kosprijs van deze inrichtingswerken. b.

De uitbating van de horecagelegenheid (35%). Komen aan bod: Exploitatie: garanties voor een klantvriendelijke en eigentijdse horeca-uitbating Openingsuren: de voorgestelde openingsuren Businessplan: • verwachte kosten voor concessievergoeding, investeringen, onderhoud, nutsvoorzieningen,… ten aanzien van verwachte inkomsten. • Voorgestede concessietermijn. Een verklaring van een boekhouder/ bedrijfsrevisor die het businessplan valideert, wordt als een grote meerwaarde gezien bij de beoordeling, maar het is geen verplichting.

De beoordeling van de subgunningscriteria a) en b) zal gebeuren rekening houdend met de toelichting onder titel II.B van deze biedingsleideraad, waar de visie van SportAG op de inrichting, de uitbating en de looptijd van de concessie wordt toegelicht. De 2 subcriteria van het tweede gunningscriterium wordt beoordeeld op basis van 5 klassen die de intrinsieke kwaliteit van de offerte weerspiegelt in vergelijking met de andere offertes: Uitstekend 5/5 Goed 4/5 Voldoende 3/5 Onvoldoende 2/5 Slecht 1/5 De scores voor de 2 gunningscriteria zullen worden opgeteld. De offertes worden gerangschikt op basis van de gegeven totaalscore.

E.

Toewijzingsbeslissing en mogelijkheid tot onderhandelen

22.

Onderhandelingen met de ‘voorkeurs-kandidaat’. Op basis van de offerte en de presentatie legt de jury haar biedingsverslag vast en stelt zij aan de Raad van bestuur de kandidaat voor die op grond van voornoemde gunningscriteria de voordeligste offerte heeft ingediend. Met de kandidaat die de voordeligste offerte heeft ingediend zullen vervolgens en voor zover nodig finale onderhandelingen worden gevoerd met betrekking tot het optimaliseren van diens offerte en het invullen van de concessieovereenkomst. De als ‘!’ aangemerkte passages van de concessieovereenkomst zijn niet vatbaar voor onderhandeling. Enkel de in te vullen onderdelen van de concessieovereenkomst of onderdelen aangemerkt met een ‘√’ zijn vatbaar voor onderhandelingen.

23.

Wachtkamer-principe. De lager gerangschikte kandidaten blijven gedurende de hiervoor bedoelde onderhandelingen in de wachtkamer. Dit wil zeggen dat wanneer met de voorkeurs-kandidaat als hiervoor bedoeld, geen finaal


pagina 13/31


akkoord kan worden bereikt, SportAG zich kan richten tot de tweede gerangschikte kandidaat om onderhandelingen op te starten, en zo verder in volgorde van rangschikking. 24.

Toewijzingsbeslissing De uiteindelijke toewijzingsbeslissing wordt genomen door de Raad van Bestuur van SportAG.

F.

contractsluiting De concessie overeenkomst komt tot stand na ondertekening van de definitieve concessieovereenkomst door SportAG enerzijds en de concessionaris anderzijds. Tot op dat ogenblik is SportAG op geen enkele wijze gebonden.


pagina 14/31


IV.

UITVOERINGSMODALITEITEN: ONTWERP CONCESSIEOVEREENKOMST

Zie randnummer 22 hiervoor: Met de kandidaat die de voordeligste offerte heeft ingediend zullen vervolgens en voor zover nodig finale onderhandelingen worden gevoerd met betrekking tot het optimaliseren van diens offerte en het invullen van de concessieovereenkomst. De als ‘!’ aangemerkte passages van de concessieovereenkomst zijn niet vatbaar voor onderhandeling. Enkel de in te vullen onderdelen van de concessieovereenkomst of onderdelen aangemerkt met een ‘√’ zijn vatbaar voor onderhandelingen.

Concessieovereenkomst voor de inrichting en de uitbating van de horecagelegenheid in sporthal Denderdal, Erembodegem-Aalst TUSSEN ONDERGETEKENDEN Het Autonoom Gemeentebedrijf SportAG, afgekort SportAG Grote Markt 3 9300 Aalst KBO: 0543.527.226 Vertegenwoordigd door: De concessiegever EN [*] Vertegenwoordigd door: De concessienemer

WORDT VOORAF UITEENGEZET Gelet op de goedkeuring op 13 juli 2015 door de Raad van Bestuur van SportAG van de biedingsleidraad ‘Concessie voor de uitbating van de horecagelegenheden in stedelijke sporthal ‘Denderdal’, met referentie CCS 2015/2. Dat de oproep tot het indienen van offertes op basis van voornoemde biedingsleidraad op [*] werd gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen en op de website van de stad Aalst. Dat op basis van deze oproep op 21 september 2015, [*] offertes werden ontvangen. Dat bij beslissing van de Raad van Bestuur van [*], kandidaat [*] werd aangesteld als voorkeursbieder. Gelet op de beslissing van de Raad van Bestuur van [*], waarbij de concessie sporthal ‘Denderdal’ werd toegewezen aan kandidaat [*] IS OVEREENGEKOMEN WAT VOLGT !

Artikel 1. Voorwerp van de concessie. Het voorwerp van de deze overeenkomst is de toekenning van een concessie door SportAG aan de concessienemer voor de inrichting en de uitbating van de horecagelegenheid in Sporthal ‘Denderdal’. De sporthal is gelegen te 9320 Aalst (Erembodegem), Kortestraat 14. Kadastraal gekend als: Aalst, 11de afdeling, sectie A, nr. 1922/B.


pagina 15/31


De horecagelegenheid situeert bestaat uit: een verbruikszaal een berging een buitenterras Het santitair en de inkomhal zijn gemeenschappelijk met de sportinfratructuur. De sportinfrastructuur zelf maakt geen deel uit van de concessie. De sportinfrastructuur wordt uitgebaat door SportAG.

!

√

Artikel 2. Doel en bestemming van de concessie. §1. De horecagelegenheid wordt door sportAG in concessie gegeven met als doel de private horecauitbating, op eigen risico door de concessienemer. De concessienemer eerbiedigt de bestemming als horecagelegenheid, te weten als café en/of restaurant. Enige andere bestemming is niet mogelijk dan na voorafgaande schriftelijke goedkeuring van SportAG. De concessienemer krijgt het exclusief recht op de verkoop van dranken en voedingsmiddelen binnen de sporthal. De concessienemer kan maximaal 2 dranken /of voedingsautomaten plaatsen in de sportinfrastructuur. Een uitzondering op het voorgaande lid is de organisatie van tijdelijke evenementen of manifestaties door of in samenwerking met SportAG of de stad Aalst, waarbij buiten de horecagelegenheid in de sportinfrastructuur dranken of voedingsmiddelen voorzien worden in het kader van het evenement of de manifestatie.

√

§2. De Concessiehouder handelt voor eigen rekening als zelfstandige, [als natuurlijke persoon/ als rechtspersoon]8, en zal zich conformeren aan de toepasselijke wetgeving o.a. inzake fiscaliteit, BTW en sociale zekerheid. §3. De concessie is niet overdraagbaar aan derden. De concessie en/of de horecagelegenheid kunnen niet worden bezwaard met een hypotheek. Behoudens voorafgaande schriftelijke goedkeuring van SportAG mag de concessienemer de goederen niet onderverhuren of op enigerlei wijze ter beschikking stellen van derden.

√

Artikel 3. Openingsuren. De vaste openingsuren van de horecagelegenheid zijn de volgende: [*]

!

Van de vaste openingsuren kan niet worden afgeweken dan na voorafgaande schriftelijke goedkeuring van SportAG. Indien de openingsuren van de sporthal wijzigen, wordt door partijen overlegd over de afstemming van de openingsuren van de horecagelegenheid. Voor elke dag dat de horecagelegenheid in strijd met voorgaande openingsuren, toch gesloten is, is de concessienemer van rechtswege een forfaitaire schadevergoeding van 75 euro verschuldigd aan SportAG. Deze schadevergoeding is betaalbaar overeenkomstig artikel 11§2, laatste lid. Indien SportAG of de stad Aalst manifestaties of evenementen organiseren in de sporthal, zullen afspraken worden gemaakt betreffende de uitzonderlijke openingsuren dan wel de tijdelijke afwijking van de vaste openingsuren van de horecagelegenheid. De concessienemer engageert zich om op vraag van SportAG uitzonderlijk te openen in geval van manifestaties of evenementen. SportAG engageert zich om bij de organisatie van manifestaties of evenementen zoveel mogelijk samen te werken met de concessienemer voor de afname van dranken en/of voedingsmiddelen.

8

In te vullen. Eventueel: op te richten vennootschap.


pagina 16/31


√

Artikel 4. Investeringen en (her)inrichtingswerken. §1. De concessienemer investeert een bedrag van [*] euro voor de volgende (her)inrichtingswerken van de horecagelegenheid: [*] De raming van de kostprijs van de (her)inrichtingswerken en een uitvoeringsplan is gevoegd in bijlage 1 bij deze overeenkomst. De voornoemde (her)inrichtingswerken zullen afgerond zijn uiterlijk op [*], zodat de horecagelegenheid geopend is voor het publiek, uiterlijk op [*] §2. Behoudens voorafgaande schriftelijke goedkeuring van SportAG zal de concessienemer geen andere infrastructuur-, verbouwings-, verbeterings- of aanpassingswerken uitvoeren aan de horecagelegenheid, dan deze vermeld in §1.

!

In het geval de werken noodzakelijk zijn omwille van dwingende wettelijke bepalingen als bedoeld in §3, kan SportAG de uitvoering ervan in principe niet weigeren, doch wel de uitvoeringswijze. Alle infrastructuur-, verbouwings-, verbeterings- of aanpassingswerken door de concessienemer aangebracht, zijn bij het einde van deze overeenkomst van rechtswege en om niet verworven door SportAG in volle eigendom. Niettemin is SportAG eveneens het recht voorbehouden om bij het einde van de overeenkomst het ongedaan maken van de aangebrachte veranderingen op kosten van de concessienemer te vorderen. §3. Alle kosten die voortvloeien uit om het even welke infrastructuur-, verbouwings-, verbeterings- of aanpassingswerken zijn ten laste van de concessienemer, ook als de uitvoering ervan verplicht is door om het even welk wettelijk voorschrift inzake hygiëne, openbare gezondheid, (brand)veiligheid of arbeidsveiligheid omwille van de aard van handel van de concessienemer. Artikel 5. Staat van de goederen. §1. De concessienemer aanvaardt de horercagelegenheid in de staat en de toestand waarin deze zich thans bevindt, met alle zichtbare en verborgen gebreken zonder dat SportAG tot vrijwaring kan gehouden zijn.

!

De concessienemer verklaart de staat van de goederen te kennen en zowel de sportinfrastructuur als de horecagelegenheid bezocht te hebben voor ondertekening van deze overeenkomst. §2. De concessienemer verbindt er zich toe de horercagelegenheid bij het einde van de overeenkomst in dezelfde staat terug te geven aan SportAG. Bij de aanvang wordt door partijen een plaatsbeschrijving opgemaakt. !

Artikel 6. Duur van de concessie. §1. Onverminderd de mogelijkheid tot eenzijdige verbreking van de overeenkomst door SportAG als bedoeld in artikel 11 en 12, wordt de concessie toegekend voor een periode van 9 jaar, met aanvang op 1 november 2015 en eindigend op 31 oktober 2024.

√

§2. Op voorwaarde van een positieve evaluatie als bedoeld in artikel 11, in de 3 voorafgaande jaren, kan de concessie [1/2] maal schriftelijk verlengd worden met een duur van 9 jaar. Stilzwijgende verlenging van de overeenkomst is niet mogelijk.

√

Artikel 7. Concessievergoeding. §1. De concessievergoeding bestaat uit een forfaitaire vergoeding van [*] EUR exclusief btw per jaar. [*]


pagina 17/31


!

§2.De forfaitaire concessievergoeding is betaalbaar in maandelijkse schijven gelijk aan één twaalfde van de hiervoor bepaalde forfaitaire concessievergoeding op jaarbasis. De vergoeding moet door de concessienemer voor de 5de van iedere maand gestort worden op het rekeningnummer [...] van SportAG met vermelding van concessie Denderdal + de betreffende maand. Bij niet-tijdige betaling van de concessievergoeding brengt het achterstallige bedrag van rechtswege en zonder ingebrekestelling intresten op aan de wettelijke intrestvoet, te rekenen vanaf de vervaldag van de termijn tot aan de dag van effectieve betalingen. §3. De forfaitaire concessievergoeding is automatisch en van rechtswege verbonden aan de index van de consumptieprijzen. De concessievergoeding is voor het eerst indexeerbaar op de eerste verjaardag en vervolgens op de eerste januari van elk volgend jaar. De indexering wordt berekend als volgt: Concessievergoeding x I i I = nieuwe index = index van de maand voorafgaand aan de aanpassing. i = Basisindex = index maand oktober 2015

√

!

§4. De forfaitaire concessievergoeding wordt aangevuld met een aanvullende vergoeding, berekend als volgt [...] Artikel 8. Waarborg. Tot waarborg van de goede naleving van zijn verplichtingen zal de concessienemer, uiterlijk 1 maand na het ondertekenen van de overeenkomst, een bankwaarborg of een borg in speciën, gelijk aan drie maanden forfaitaire concessievergoeding, aan SportAG afleveren. Op deze waarborg kan geen rente geëist worden. Op het einde van de concessieperiode zal SportAG gerechtigd zijn om van deze borg eender welke afhouding te doen, om daarmee te voldoen aan de verplichtingen onder deze overeenkomst, die niet zijn nagekomen door de concessienemer.

!

Artikel 9. Onderhoud, herstellingen, nutsvoorzieningen en eigentijdse uitbating.

§1. De concessienemer beheert en onderhoudt de horecagelegenheid als een goed huisvader. De concessienemer staat exclusief in voor de schoonmaak, het onderhoud en de kleine huurherstellingen (in de zin van artikel 1754 BW) van de horecagelegenheid. SportAG staat in voor het onderhoud van de gemeenschappelijke delen (inkomhal en sanitair) en de grote huurstellingen (buitenzijde, dak, …). De kosten voor aansluiting en gebruik van nutsvoorzieningen als water, elektriciteit, gas, telefoon, internet en televisie zijn ten laste van de concessienemer. §2. De horecagelegenheid wordt uitgebaat op een klantvriendelijke en eigentijdse wijze, die voldoet aan de wensen en noden van gebruikers en de bezoekers van de sporthal. Dit houdt onder meer in dat: De concessienemer voldoet aan alle wettelijke verplichtingen inzake hygiëne, brandveiligheid, arbeidsveiligheid, enz. De horecagelegenheid in goede staat worden onderhouden De horecagelegenheid regelmatig schoongemaakt wordt en er steeds verzorgd bij ligt


pagina 18/31


!

Er nooit binnen gerookt wordt, noch door klanten, noch door het personeel Klanten op een vlotte en klantvriendelijke wijze worden bediend Er voldoende personeel aanwezig is Kansspelen niet toegelaten zijn [*]

Artikel 10. Verzekeringen.

De concessienemer is verplicht om voor de ganse duur van de overeenkomst een verzekeringscontract af te sluiten tot dekking van alle risico’s in zake zijn burgerlijke aansprakelijkheid. Minstens volgende risico’s moeten worden verzekerd: - Brand (gebruikersaansprakelijkheid). - Personeel (arbeidsongevallen). - ongevallen cliënteel. Deze verzekeringspolissen moeten afgesloten worden bij een erkende verzekeringsmaatschappij en moeten uiterlijk worden aangegaan bij de inwerkingtreding van deze overeenkomst. In de verzekeringspolis dient opgenomen te worden dat deze niet kan eindigen, om welke reden ook, zonder dat SportAG daarvan minstens één maand op voorhand per aangetekende brief van verwittigd is. De concessienemer verbindt er zich toe binnen 30 dagen na de inwerkingtreding van deze overeenkomst en op elk verzoek van SportAG de verzekeringspolis en de kwijtschriften voor te leggen. Bij het ingebreke blijven van de concessienemer is SportAG gemachtigd om alle maatregelen te treffen om een verzekering af te sluiten of te doen voortlopen en premies te betalen dit alles op kosten van de concessienemer.

!

Artikel 11. Sancties en controle. §1. SportAG kan de naleving van deze overeenkomst, en meer bepaald van artikel 9, controleren door middel van (a) een jaarlijks evaluatierapport, opgemaakt na een gesprek met de concessienemer en op basis van de gegevens verzameld op de wijze als hierna bepaald, (b) een klachtendossier, waarin eventuele klachten van gebruikers en bezoekers worden verzameld, (c) Mystery Shoppers. Daarnaast kan SportAG de concessienemer op elk ogenblik schriftelijk in gebreke stellen met betrekking tot bepaalde inbreuken op diens verplichtingen onder deze overeenkomst. Elke persoon aangesteld door SportAG heeft het recht de horecagelegenheid na voorafgaande aankondiging te betreden. De concessienemer dient aan SportAG alle gevraagde inlichtingen te verstrekken aangaande de uitbating van de horecagelegenheid, o.a. met betrekking tot de jaarrekening, de naleving van wettelijke bepalingen inzake hygiëne, brandveiligheid, arbeidsveiligheid, enz. Mystery Shoppers zijn personen die worden aangesteld door SportAG of de stad Aalst om de kwaliteit van de uitbating te rapporteren op basis van een niet aangekondigd bezoek aan de horecagelegenheid. §2. Bij overtreding door de concessienemer van zijn verplichtingen onder deze overeenkomst, zal SportAG de Concessienemer schriftelijk in gebreke stellen. De concessienemer beschikt vervolgens over een termijn van 10 kalenderdagen om (a) de overtreding te doen ophouden, en (b) schriftelijk zijn standpunt uiteen te zetten. In geval de in de ingebrekestelling aangekaarte overtredingen niet of niet voldoende worden verholpen, in de zin van het vorige lid, dan zal SportAG middels gemotiveerde beslissing een forfaitaire schadevergoeding opleggen van 500 tot 1.500 euro per overtreding, afhankelijk van de ernst van elke overtreding. De forfaitaire schadevergoeding is van rechtswege betaalbaar en opeisbaar samen met de eerstvolgende concessievergoeding. De forfaitaire schadevergoeding wordt geïndexeerd, overeenkomstig artikel 7§3.


pagina 19/31


§3. Wanneer minimaal 3 forfaitaire schadevergoedingen werden opgelegd, volgens de procedure als bedoeld in §2, kan SportAG de overeenkomst vanaf de 4de overtreding eenzijdig verbreken, onverminderd artikel 12, zonder opzegtermijn en zonder dat de concessienemer aanspraak kan maken op enige schadeloosstelling. In geval van verbreking als bedoeld in het voorgaande lid, blijft de waarborg bedoeld in artikel 8 evenals de vooraf gekweten forfaitaire concessievergoeding aan SportAG toebehoren als schadevergoeding, onverminderd bijkomende vorderingen van SportAG, indien de schade hoger oploopt. !

Artikel 12. Verbreking van de concessieovereenkomst SportAG heeft ten allen tijde het recht om eenzijdig, zonder opzegtermijn en zonder dat de concessienemer aanspraak kan maken op enige schadeloosstelling, de concessieovereenkomst te verbreken, ingeval van overmacht, indien het algemeen belang dit zou vereisen of ingeval van contractuele wanprestatie of fouten van de concessienemer. Worden inzonderheid en niet-limitatief beschouwd als voldoende reden tot verbreken van de overeenkomst: − − − − − − − −

Indien de concessienemer overlijdt, in staat van faillissement of van vereffening verkeert, zijn werkzaamheden heeft gestaakt, of een gerechtelijke reorganisatie ondergaat. Indien de concessienemer aangifte heeft gedaan van zijn faillissement of een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie heeft geopend. Indien de concessienemer bij een rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, wordt veroordeeld voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast, deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het strafwetboek, fraude, of zedenfeiten. Indien de concessienemer bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan of onbekwaam is om zijn beroep verder uit te oefenen; Niet tijdig storten van de waarborg, bedoeld in artikel 8. Niet-betaling door de concessienemer van verschuldigde concessievergoeding en eventueel verschuldigde forfaitaire schadevergoeding, binnen de 14 kalenderdagen na aanmaning hiertoe door SportAG. Grove nalatigheid van de concessienemer in de uitbating van de horecagelegenheid; In geval de concessienemer nalaat voorafgaande goedkeuring te bekomen van SportAG, wanneer deze overeenkomst deze goedkeuring voorziet.

De concessienemer is aansprakelijk voor elke schade van sportAG ten gevolge van een eenzijdige verbreking van de overeenkomst om redenen van overtredingen door de concessienemer van zijn verplichtingen onder deze overeenkomst. !

Artikel 13. Belastingen Alle belastingen en taksen die de horecagelegenheid bezwaren en die het in de toekomst zouden (kunnen) bezwaren, evenals de verschuldigde onroerende voorheffing en opcentiemen, zijn gedurende de duur van de overeenkomst uitsluitend ten laste van de concessienemer. De kosten van de registratie en eventuele andere kosten die verband houden met de registratie zijn uitsluitend ten laste van de concessienemer.

!

Artikel 14. Toepasselijk recht. De huidige overeenkomst ressorteert onder het Belgisch recht. Ieder eventueel geschil behoort tot de exclusieve bevoegdheid van de Rechtbank van Eerste Aanleg te Aalst.

Opgemaakt te Aalst op _____________________ in 2 originele exemplaren, tellende _____ genummerde bladzijden, waarvan elke partij erkent er één ontvangen te hebben.

Voor Sport AG


Voor de Concessienemer

pagina 20/31



pagina 21/31


V.

BIJLAGEN


pagina 22/31


Bijlage 1: Offerteformulier

OFFERTEFORMULIER Concessie voor de uitbating van de horecagelegenheid in stedelijke sporthal ‘Denderdal’ Referentie: CCS 2015 2 Open biedingsprocedure (geen toepassing overheidsopdrachten) Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): KBO nummer: BTW nummer: RSZ nummer: Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: Ofwel9 Rechtspersoon De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): KBO nummer: BTW nummer: RSZ nummer: Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Ofwel10

9

Doorhalen wat niet van toepassing is. Doorhalen wat niet van toepassing is.

10


pagina 23/31


Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming: Deelgenoot 1 (én penvoerder ten aanzien van Sport AG)11:

Deelgenoot 2:

VERBINDT OF VERBINDEN ZICH TOT UITVOERING VAN DE CONCEESIE OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN DE BIEDINGSLEIDERAAD. Ik schrijf/ wij schrijven in voor De concessie voor de uitbating van de horecagelegenheid in stedelijke sporthal ’Denderdal’ in de deelgemeente Erembodegem, voor een jaarlijkse forfaitaire concessievergoeding van …………………………. Euro (ecxl. BTW). En: ☐12 voor een aanvullende concessievergoeding die wordt toegelicht in de Visienota. In bijlage voeg ik (volgens dezelfde nummering): 2) 3)

De documenten gevraagd onder de kwalitatieve selectie (zie titel III.D.1) De documenten gevraagd onder de gunningscriteria (zie titel III.D.3)

Ik verklaar op erewoord dat ik/ de rechtspersoon waarvoor ik inschrijf/ de tijdelijke vereniging - en haar deelgenoten - waarvoor ik inschrijf, mij/ zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikel 61§1 en §2 KB Plaatsing. Gedaan te ..................................................................................................................................... Datum ................................................................................................................................................ De kandidaat-concessionaris,

Handtekening: ............................................................................................................................... Naam en voornaam: ....................................................................................................................... Functie: .........................................................................................................................................

11 12

Vul dezelfde gegevens in als hiervoor voor natuurlijke persoon of rechtspersoon. Aankruisen indien een aanvullende concessievergoeding wordt voorgesteld in de Visienota.


pagina 24/31


Bijlage 2: Beschrijving sporthal “Denderdal” 1.

Adres sporthal Denderdal Kortestraat 14 9320 Aalst (Erembodegem) Kadaster: Aalst-Erembodegem, 11de afdeling, sectie A, nr 1922/B.

2.

Ligging sporthal Denderdal Google maps: klik hier

Aalst

Google streetview: klik hier


pagina 25/31


Sporthal Denderdal Sportcomplex Denderdal beschikt over een grote sportzaal, een polyvalente zaal en een grasveld. Grote sportzaal: Belijning aanwezig voor 1 Zaal- minivoetbalveld, 1 korfbalveld, 1 handbalveld, 3 volleybalvelden, 1 basketbalveld, 1 tennisveld en 7 badmintonvelden. Polyvalente zaal: Kleinere zaal waar men omnisport, dans, tafeltennis en gevechtsport kan beoefenen.


pagina 26/31


Vlakbij het sportcomplex, aan de Kortestraat 14 in Erembodegem ligt Bikepark Denderdal, Vlaanderens grootste openbaar mountainbike/ bmxpark. Het Aalsterse Bikepark biedt de meest uiteenlopende uitdagingen voor elk niveau. De BMX-er kan er op de verschillende disciplines zijn 'Dirt'-skills trainen. Mountainbikers kunnen zich uitleven op de vernieuwde rode lus met enkele technische nieuwigheden tussen de bomen en kunnen onder andere een ‘mini downhill’ rijden. De cyclocrosser kan rondjes trainen op 'The ring', een aangelegde lus van ongeveer 450 meter.


pagina 27/31


3.

Horeca-gelegenheid Sportcomplex Denderdal is zeer druk bezet. De bezoekersaantallen schommelen rond de 100 personen per dag/avond.

in de horeca-gelegenheid

De Horeca-gelegenheid van sportcomplex Denderdal bestuit uit: Een verbruikszaal Een berging Een buitenterras Het santitair en de inkomhal zijn gemeenschappelijk met de sportfaciliteiten.


pagina 28/31


Bijlage 3: model van bankverklaring Deze verklaring betreft de offerte van de kandidaat __________________________ voor de concessie voor de uitbating van een horecagelegenheid in sporthal ‘Denderdal’ in deelgemeente Erembodegem

Hierbij delen wij u mee dat __________________________ bij ons klant is sinds ________________. De financiële relaties die we met onze klant onderhouden hebben tot vandaag altijd aan onze verwachtingen beantwoord. Op basis van de gegevens waarover de bank vandaag beschikt, hebben we geen enkele negatieve of ongunstige opmerking. De klant geniet ons volle vertrouwen. De klant heeft ons inziens vandaag een voldoende financiële draagkracht om de concessie gedurende een periode van minimaal 9 jaar uit te baten. Deze inlichting kan de bank niet verbinden of aansprakelijk stellen. De gegevens zijn vertrouwelijk en mogen op geen enkele manier aan derden meegedeeld worden. Opgemaakt te__________ op ________ 2015 Voor de bank __________________________, tekent: ________________


pagina 29/31


Bijlage 4: verklaring niet onderworpen aan de RSZ Deze verklaring betreft de offerte van de kandidaat __________________________ voor de concessie voor de uitbating van een horecagelegenheid in sporthal ‘Denderdal’ in deelgemeente Erembodegem Ondergetekende verklaart geen personeel te werk te stellen en zodoende niet onderworpen te zijn aan de RSZ-wetgeving.

Opgemaakt te__________ op ________ 2015 Voor de kandidaat __________________________, tekent: ________________


pagina 30/31


Bijlage 5: Model voor referenties Referentie nr.: Naam van de exploitatie: Adres van de exploitatie: Periode van de exploitatie: Beschrijving van de exploitatie:

Identiteit van de concessiegever/ opdrachtgever of eigenaar van de exploitatie:


pagina 31/31

Stad Aalst Autonoom gemeentebedrijf SportAG. BIEDINGSLEIDRAAD Concessie voor de uitbating van de horecagelegenheid in stedelijke sporthal Denderdal

Recommend Documents