Lastenboek voor uitbating in concessie van een bezoekerscafetaria OPDRACHTGEVER Ziekenhuis Oost-Limburg (ZOL) Campus St.-Jan Schiepse Bos 6 3600 Genk I. ALGEMENE INFORMATIE Het ziekenhuis Oost-Limburg, Campus St.-Jan telt vanaf 2014 660 klinische bedden en 207 dagklinische. Daarnaast stelt het meer dan 2600 personeelsleden tewerk en circa 250 ziekenhuisartsen oefenen er hun medische activiteit uit. Aantal opnames in 2011 : hospitalisatie : 33.991 en dagopname : 33.785 Aantal raadplegingen in 2011 : 485.790. Omzet cafetaria in 2011 : 950.000 € inclusief BTW. Als bijlage 1. een ontwerpovereenkomst 2. een checklist bij het opstellen van de offerte 3. een model van offerteformulier 4. een plan van de beschikbare ruimten (nivo 0 en -1) 5. policy afval ZOL II. VOORWERP VAN DE OPDRACHT II.1. BESCHIKBARE INFRASTRUCTUUR Het gaat om de exploitatie van het bezoekerscafetaria in het: Ziekenhuis Oost-Limburg, campus St.-Jan, Schiepse Bos 6 te 3600 Genk De uit te baten ruimte bevindt zich op het gelijkvloers in Blok J, rechtstreeks aansluitend aan de inkomhal en zeer goed bereikbaar vanuit het ziekenhuis of rechtstreeks vanaf de parking naast de hoofdingang. De beschikbare ruimte exclusief keuken en stockage is 403 m²; de bestaande keuken en stockage ruimte gelijkvloers is 53,56 m²; de totale bergruimte in de kelder onder de cafetaria is 56,83m², verdeeld over 2 ruimtes (31,61 m² + 25,22m²) en rechtstreeks toegankelijk via trappenhal en lift. Het ZOL draagt de ruimte over zoals de vorige vergunninghouder ze achterlaat. Tijdens de veranderingswerken dient er rekening gehouden met de ziekenhuisomgeving (geluidsoverlast; stof, …) De volledige inrichting (meubels, togen, keuken, ….) en veranderingen zijn ten laste van de vergunninghouder. De kandidaat-uitbater licht in zijn inschrijving zijn voorstel voor inrichting in detail toe. De door de vergunninghouder uitgevoerde werken, hetzij op elektrisch, sanitair en/of bouwkundig gebied, moeten te allen tijde vooraf en in samenspraak gebeuren met de verantwoordelijken van het ZOL, de technische dienst en de dienst veiligheid. De door de vergunninghouder uitgevoerde installaties samen met de meubels en inrichtingen door hem geplaatst, blijven zijn eigendom. Bij de start van de verhuurperiode zal een ingaande plaatsbeschrijving plaatsvinden. Op het einde van de verhuurperiode dient de ruimte overgedragen overeenkomstig deze plaatsbeschrijving, tenzij dit tijdens de duur van het contract anders werd overeengekomen.
De ruimte zal beschikbaar zijn vanaf 1 april 2013. De duur van de werken dient minimaal te zijn, maar is bespreekbaar afhankelijk van een eventueel aangeboden alternatief ( bv. minimale broodjesservice, …) tijdens de sluiting. Maximum duur sluiting : 4 weken. De kandidaat-exploitant dient hierover een voorstel te doen in zijn inschrijving. II.2. UITBATING II.2.1. Aanbod Het ZOL gaat uit van hoofdzakelijk een bediening aan tafel, met uitzondering van vers gemaakte broodjes, doch variante voorstellen zullen individueel bekeken worden. Enkel broodjes mogen vanuit de cafetaria worden meegenomen. Blikjes en brickverpakking kunnen gekocht worden in de winkel, op basis van scheiding van verkooprecht. Broodjesservice voor diensten en vergaderingen van het ZOL moet mogelijk zijn (interne catering). In de bezoekerscafetaria kunnen volgende productenfamilies verkocht worden: soep, snacks, dagschotels, pastaschotels, salade met sauzen (koude schotels), belegde broodjes, nagerechten, taarten, frisdranken, bieren, warme dranken, etc. De volledige lijst hiervan wordt bij de inschrijving opgegeven. Het ZOL heeft inspraak in de menukaart en kan bepaalde producten weigeren (indien niet passend in deze uitbating of in conflict met beleid van het ZOL of met de winkel). De lijst kan steeds worden aangepast in gemeenschappelijk overleg tussen het ZOL en de vergunninghouder. De inschrijver dient een voorstel van verkoopprijzen in, maar de finale prijszetting gebeurt in overleg met het ZOL. Prijswijzigingen kunnen enkel na voorafgaand akkoord van het ZOL. Er dient een vaste korting voorzien voor personeel en voor interne catering. II.2.2. Betaalmiddelen Het ZOL dringt er bij de patiënten, de bezoekers en de medewerkers op aan om zoveel mogelijk gebruik te maken van elektronische betaalmiddelen. De vergunninghouder verbindt zich ertoe bij zijn inschrijving, opgave te doen van mogelijkheden die hij ter zake ter beschikking stelt. II.2.3. Bevoorrading Voor de bevoorrading verbindt de vergunninghouder er zich toe het intern verkeersreglement na te leven (o.a. alle leveringen gebeuren via de loskade van het ziekenhuis en niet via de inkomhal, …) en slechts de toegelaten parkeerruimte in de onmiddellijke nabijheid van de loskade te gebruiken. II.2.4. Bepalingen over HACCP, onderhoud en afvalverwerking De vergunninghouder, zijn personeel en de leveranciers van de cafetaria moeten voldoen aan de HACCP regelgeving, hieronder begrepen, doch niet limitatief (documenten kunnen opgevraagd worden) : Ontvangst goederen: producten moeten aan de juiste temperatuur aangeleverd worden, vervaldatum mag niet verstreken zijn waarbij er een minimale vervaldatum van 2 maanden bij levering van niet verse producten moet zijn, ontvangstruimte moet schoon zijn, controle op verpakking (geen beschadigde verpakking) eventueel controle op versheid (uitzicht van de producten, temperatuurcontrole). Bewaren goederen: moeten na ontvangst onmiddellijk in juiste opslagruimte (lokaal droge voeding, frigo of diepvries) voor frigo en diepvries – temperatuurcontrole – regelmatige reiniging van deze opslagruimten (min. maandelijks). Bereiden: aparte behandeling van rauwe producten (kan ook in tijd gebeuren, maar gebruikte materialen moeten gereinigd worden alvorens ze verder te gebruiken, handhygiëne moet uiteraard toegepast en bij behandeling van rauwe producten moet beschermingskledij gedragen worden) scheiding bereiding koude en warme gerechten. Gerechten moeten op de juiste temperatuur aan de klanten geleverd worden (koude zeker niet boven 10°C en warme aan minstens 65°C). Eenzelfde kwaliteit en receptuur
moet gegarandeerd zijn. Toestellen die gebruikt worden moeten gevalideerd en gecontroleerd worden. Reiniging moet dagelijks gebeuren – instructiefiches moeten voorhanden zijn, gebruikte reinigingsproducten moeten voldoen aan vereisten voor gebruik in voedingsindustrie. MSDS-fiches van reinigingsproducten moeten te allen tijde beschikbaar zijn in de onmiddellijke omgeving van de producten. Personeel moet te allen tijde op de hoogte zijn van correcte gebruiksaanwijzing en behandeling van de gebruikte producten, evenals de risico’s die dergelijke producten met zich mee brengen (bepalingen MSDS-fiches). Afwas: moet gebeuren in gevalideerde machine, regelmatig (minstens jaarlijks) technisch onderhoud en validatie op basis van thermische of chemische ontsmetting, dagelijks reinigen. Personeel: instructies persoonlijke hygiëne moeten nageleefd worden, vereiste persoonlijke beschermingsmiddelen moeten voorhanden zijn (zelfde kleding, handschoenen, juiste accommodatie om handen te wassen, dagelijks propere kledij, aparte kleedruimte, …) Personeel moet jaarlijks opleiding HACCP volgen (kan eventueel met keukenpersoneel ZOL) en kan hierover bevraagd worden in het kader van de accreditatie van ziekenhuizen. Hij/zij moet de gevolgde opleidingen kunnen aantonen via opleidingscertificaten. Er moet een plan zijn voor ongediertebestrijding, welk onmiddellijk geїmplementeerd wordt Afvalverwijdering moet op geëigende wijze gebeuren (aparte opslag – verwijdering elke dag uit deze opslagruimte – scheiding tussen voedingsresten, plastiek, glas, ed ). Het ziekenhuis beschikt over een containerpark. De vergunninghouder van de cafetaria kan hiervan gebruik maken mits strikte naleving van de policy hierrond. Hij kan enkel afvalproducten storten die rechtstreeks aan de uitbating gerelateerd zijn en dient rekening te houden met sortering en afvalscheiding zoals bepaald in artikel 14 van het voorbeeldcontract. De kandidaat-uitbater licht bij zijn inschrijving duidelijk toe hoe het afval zal worden beheerd en verwijderd. Logboek: temperatuurcontrole, afwasmachine, arbeidsgeneeskundige contracten werknemers, linnen, schorten, … alles moet bijgehouden worden. Logboek: frequent onderhoud en controle van de gebruikte machines en toestellen moeten bijgehouden worden. De uitbater rapporteert elk kwartaal over onderhoud en logboekgegevens. Het ZOL is gemachtigd steeds bepaalde controles met betrekking tot hygiëne, voedselveiligheid en onderhoud zelf te doen en/of te laten uitvoeren via een externe firma die door beide partijen erkend is. Het ZOL voorziet in samenspraak met de vergunninghouder controles over kwaliteit, prijs, tevredenheid, … via mondelinge of schriftelijke enquêtes bij de klanten, zowel buiten als in de cafetaria. Indien de cafetaria niet aan de overeengekomen of wettelijke vereisten voldoet wordt er een boeteclausule voorzien van een gemiddelde dagomzet per vastgestelde inbreuk, na schriftelijke ingebrekestelling en in regelstelling binnen de 14 dagen. Indien de vergunninghouder binnen de maand na de vaststelling geen gevolg heeft gegeven aan de gevraagde inregelstelling kan het contract vroegtijdig beëindigd worden. Bij discussie wordt een door beide partijen erkende instantie gecontacteerd om een controle uit te oefenen. De besluiten door deze externe partij wordt door de vergunningshouder en het ZOL aanvaard. II.2.5. Tewerkgesteld personeel Bij het begin van de tewerkstellingstermijn zal de vergunninghouder naam, voornaam, adres en nummer van de identiteitskaart van de tewerkgestelde personeelsleden doorgeven aan de directie van het ZOL. Dit geldt voor elke persoon die in de cafetaria zal werken, ook indien die persoon de inschrijver is. Dit geldt tevens bij wijziging in tewerkgesteld personeel.
Het tewerkgestelde personeel valt ten laste van de vergunninghouder. Het personeel dient voor de uitbating van de cafetaria behoorlijk opgeleid te zijn. Het personeel is Nederlandstalig. Zij hebben een arbeidsgeneeskundige controle ondergaan. De contacten met de vergunninghouder dienen in het Nederlands te gebeuren. Het personeel zal zuiver en fatsoenlijk gekleed zijn in kledij, duidelijk te onderscheiden van het personeel van het ziekenhuis en toch duidelijk herkenbaar als personeel van de cafetaria. In het kader van de beveiliging (toegang) van het ziekenhuis zijn de personen die er tewerkgesteld zijn verplicht een identificatiebadge te dragen, die het ZOL zal voorzien. Voor deze badge dient een waarborg betaald te worden. Deze badge is strikt persoonlijk en mag onder geen enkel beding aan anderen worden afgestaan. Eventueel verlies van deze badge valt ten laste van de vergunninghouder en dient onmiddellijk gemeld te worden aan het bestuur van het ZOL. Het zich niet houden aan bovenstaande regels door de vergunninghouder en/of één van zijn medewerkers, kan aanleiding geven tot een onmiddellijk verbod aan de betrokkene om nog langer zijn activiteit uit te oefenen binnen de muren van het ZOL. De vergunninghouder verbindt zich ertoe alle wettelijke en reglementaire bepalingen na te leven betreffende de sociale zekerheid, de reglementering betreffende verblijfs- en arbeidsvergunning, de arbeidsreglementering, de milieureglementering, Sabam, Billijke Vergoeding, de bedrijfsvoorheffing en de BTW-verplichting. De exploitant zal het ziekenhuis vrijwaren in geval van niet-naleven van de Belgische wetgeving betreffende deze bepalingen. De vergunninghouder en zijn personeel zijn door dezelfde regels van patiëntvriendelijkheid, discretie en voorkomendheid gebonden als het ziekenhuispersoneel. II.2.6. Openingstijden De cafetaria is elke dag van het jaar geopend. De openingsuren zijn als volgt vastgesteld : - van maandag tot en met vrijdag: 8u30 tot 20u30 - zaterdag, zondag en wettelijke feestdagen : 11u tot 20u30. Deze openingsuren kunnen in de loop van de vergunning aangepast worden mits voorafgaandelijke goedkeuring van het Ziekenhuis Oost-Limburg. II.2.7. Verantwoordelijkheid, belastingen, taksen en verzekeringen De vergunningshouder moet zich houden aan het algemeen rookverbod dat in het ziekenhuis van kracht is en moet de bezoekers hier attent op maken. Roken wordt niet toegelaten binnen de muren van het ZOL. De vergunninghouder dient volgende verzekeringen aan te gaan : a. arbeidsongevallen: voor het personeel dat hij te werk stelt; b. burgerlijke aansprakelijkheid: tegenover het ziekenhuis en iedere derde zoals personeel van het Ziekenhuis Oost-Limburg, bezoekers, leveranciers, e.a.; c. brandverzekering: de vergunninghouder dient voor zijn eigen materiaal een brandverzekering af te sluiten. Tevens dient deze verzekering de schade te dekken veroorzaakt aan het Ziekenhuis Oost-Limburg zowel directe als indirecte schade. In de polissen worden volgende bepalingen ingelast (niet limitatief): - de verzekeringsmaatschappij verbindt zich ertoe het Ziekenhuis Oost-Limburg te verwittigen ingeval de premie niet betaald is door de vergunninghouder. De betrokken polis zal slechts kunnen vernietigd of geschorst worden één maand na aangetekende kennisgeving hiervan aan het Ziekenhuis Oost-Limburg; - de verzekeringsmaatschappij verzaakt elk verhaal tegenover het Ziekenhuis Oost-Limburg en tegen ieder persoon die beroepshalve toegang heeft tot het verzekerde gebouw zoals onderhoudspersoneel, techniekers, leveranciers. De polissen dienen vooraf ter inzage aan het Ziekenhuis Oost-Limburg voorgelegd.
Alle belastingen en taksen, van welke aard ook, gesteld of nog te stellen, hetzij op de uitbatingsruimte zelf, hetzij op de exploitatie, hetzij op de opbrengst, zijn ten laste van de vergunninghouder, evenwel met uitsluiting van de niet-roerende voorheffing.
II.2.8.Verwarming, elektriciteit, water en onderhoud De kosten van verwarming, elektriciteit, water zijn ten laste van het ZOL. De vergunninghouder zal waken over het verantwoord verbruik van hogergenoemde kostenelementen. op vergelijkingsbasis van de voorgaande jaren en op basis van facturen Herstellingen en onderhoud aan de technische installaties van de ter beschikking gestelde ruimten en aan de acclimatisatie (voor zover het gaat om gebouwgebonden technieken en installaties die eigendom zijn van ZOL) zijn ten laste van het ZOL. Indien herstellingen of onderhoud te wijten zijn aan oneigenlijk gebruik van de vergunninghouder of zijn medewerkers, zullen deze kosten door het ZOL worden teruggevorderd. Kosten, waarvan geen sprake in dit lastenboek, zijn ten laste van de vergunninghouder. II.3. VEILIGHEIDSVOORSCHRIFTEN De door de vergunninghouder geplaatste toestellen dienen te voldoen aan de vigerende normen, wetten en voorschriften (CE, HACCP, Europees milieukenmerk, ARAB, ...) Volgende veiligheidseisen (niet limitatief) moeten vervuld worden: • beveiliging tegen mechanische risico's: bescherming tegen onvrijwillig inschakelen bedieningsorganen binnen handbereik, incl. noodstop. • beveiliging tegen elektrische risico's: aangepast type met aarding van motor & frame, beveiliging tegen vocht. • beveiliging tegen chemische risico's: toestel dient bestand te zijn tegen inwerking van zuren en zouten. • beveiliging tegen brand en ontploffing: elektrische beveiliging en geen mogelijkheid tot overbelasting van het toestel. • beveiliging tegen schadelijke omgevingsfactoren: bescherming tegen vocht. • ergonomische factoren: opstelling toestel op werkhoogte, belichting en temperatuur dienen in aanmerking genomen te worden. De nodige documenten hiervoor dienen bezorgd aan de dienst Preventie van het ZOL. Keuringsattesten dienen te allen tijde actueel en aanwezig te zijn in de cafetaria. Een kopie van deze attesten dient onmiddellijk na de keuring te worden bezorgd aan de dienst Preventie van het ZOL. III. JURIDISCHE, FINANCIËLE EN TECHNISCHE INFORMATIE Enkel de offertes van de inschrijvers die niet worden uitgesloten en die over voldoende financiële en technische draagkracht beschikken, komen in aanmerking voor onderzoek en gebeurlijke toewijzing. III.1. UITSLUITINGSGRONDEN Teneinde na te gaan of de inschrijver zich niet in een uitsluitingspositie bevindt, dienen volgende documenten bij de offerte gevoegd te worden: • Een bewijs afgeleverd door de bevoegde overheid dat de inschrijver zich niet in staat van faillissement, vereffening of gerechtelijk akkoord bevindt of dat er geen procedure op dat gebied aanhangig is (recent attest, max. 6 maanden oud). • Een bewijs dat inschrijver in orde is met bijdragen voor sociale zekerheid (RSZ attest voorlaatste kwartaal vóór datum indienen - art. 17bis van KB van 8 januari 1996). • Een bewijs dat inschrijver in orde is met de betaling van belastingen (recent attest, max. 6 maanden oud).
• Een verklaring dat de inschrijver geen kennis heeft van andere omstandigheden die de uitvoering van de overeenkomst zullen of dreigen te verhinderen of bemoeilijken. III.2. FINANCIELE DRAAGKRACHT Op straffe van nietigheid van de inschrijving voegt de inschrijver een kopie toe van de door een externe accountant gecertificeerde balans en resultatenrekening over de laatste 3 jaren. Daarnaast dient ook een verklaring m.b.t. de globale omzet gerealiseerd met gelijkwaardige concepten over deze periode. III.3. TECHNISCHE BEKWAAMHEID De inschrijver moet een verklarende lijst toevoegen van soortgelijke diensten en ervaringen in de horeca. Uit deze gegevens dient te blijken dat hij over de afgelopen vijf jaar minstens 2 gelijkaardige exploitaties uitbaatte met een jaarlijkse omzet van minstens 500.000 EUR. De inschrijver moet hiertoe gedetailleerde referenties bijvoegen: gegevens contactpersoon, plaats van uitvoering, korte beschrijving van de cafetaria en verklaring dat de exploitant steeds zijn contractuele verplichtingen heeft nageleefd. Het ZOL beoordeelt de kwaliteit van de referenties. De inschrijver dient sedert minimum vijf jaar ingeschreven zijn in het handelsregister als verantwoordelijke belast met het beheer van een horeca-uitbating of het bewijs leveren van een gelijkwaardige beroepskennis en –ervaring. De inschrijver geeft het aantal personeelsleden op per jaar dat de laatste drie jaar door de dienstverlener is tewerkgesteld en de kwalificatie van het personeel. De inschrijver voegt een attest toe waaruit blijkt dat de inschrijver een zetel in België heeft. IV. PROCEDURE ALGEMENE OPMERKING Onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Het ZOL kan tijdens de onderhandelingen, maar telkens binnen het kader van het gelijkheidsbeginsel en het transparantiebeginsel, de modaliteiten van de onderhandelingen of de opdracht wijzigen. Het ZOL zal de inschrijvers in voorkomend geval informeren over dergelijke wijzigingen. Aard van de opdracht De inschrijver bevestigt door zijn deelname uitdrukkelijk dat hij over alle nuttige en noodzakelijke informatie beschikte om de offerte in te dienen in antwoord op het lastenboek. In geval van onduidelijkheden of vermeende fouten dient de inschrijver op de in het lastenboek uiteengezette wijze om toelichting te vragen. De Inschrijver wordt door indiening van offerte onherroepelijk geacht kennis genomen te hebben van en de consequenties te beseffen van het bijzondere karakter van de activiteiten van het ZOL m.b.t. de dienstverlening. Kwalitatieve selectie De ingediende kandidatuurstellingen worden onderzocht op het vlak van regelmatigheid. Het ZOL zal slechts de inschrijvers weerhouden die niet uitgesloten zijn van deelname aan de opdracht en waarvan het oordeelt dat zij de financiële, economische en technische draagkracht bezitten, nodig voor de uitvoering van de opdracht.
Uitsluiting van deelname aan de opdracht 1. Een attest van het voorlaatste kwartaal waaruit blijkt dat de inschrijver in orde is met zijn betalingsverplichtingen inzake de bijdragen voor de sociale zekerheid. De inschrijver die niet in orde is met zijn bijdragen aan de sociale zekerheid, wordt uitgesloten van deelneming aan deze opdracht. 2. Om te bewijzen dat de inschrijver in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, wordt bij de inschrijving het meest recente getuigschrift gevoegd van de bevoegde overheid. Modaliteiten van de onderhandelingsprocedure: vragen en bijkomende inlichtingen De procedure die men zal volgen is de onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Het ZOL heeft de intentie om met minimaal 2 bieders en maximaal 3 bieders, die het best hebben gescoord op basis van de gunningscriteria vermeld in het lastenboek, verder te onderhandelen. Het ZOL heeft vervolgens de intentie om de opdracht aan de inschrijver te gunnen die het best scoort na deze onderhandeling. De opdracht zal tot stand komen op grond van een overeenkomst ondertekend door de partijen. De inschrijvers mogen het ZOL enkel contacteren op de in het lastenboek voorgeschreven wijze. De inschrijvers mogen over de gunningsprocedure en/of de opdracht geen contact nemen met werknemers of adviseurs van het ZOL of andere entiteiten die rechtstreeks of onrechtstreeks met de opdracht en de gunningsprocedure zijn verbonden. Schending van deze bepaling kan leiden tot uitsluiting van de inschrijver. Algemeen De leiding en het toezicht zijn toevertrouwd aan de bedrijfskundig directeur.
IV.1. RONDLEIDING De locatie is te bezichtigen donderdag 06/12/2012 en dinsdag 11/12/2012, telkens om 15.00 u. Gelieve uw komst minimaal 1 dag vooraf telefonisch te melden aan het secretariaat van de bedrijfskundige directie op het telefoonnummer 089/32 16 02 of via mail
[email protected]. IV.2. SELECTIE EN GUNNINGSCRITERIA A. De selectie van de inschrijver gebeurt aan de hand van volgende selectiecriteria: Uitsluitingsgronden zie III.1 Financiële draagkracht zie III.2 Technische bekwaamheid zie III.3 B. De gunningscriteria. Beoordeling door het ZOL van de meest geschikte kandidaten op basis van de volgende gunningscriteria,: • het concept : 30 punten Inrichting, cafetaria, keuken, toestellen, … (inrichtingsplan) Esthetiek, kwaliteit materialen, …
Een voorstel van de investeringen uitgevoerd door en voor rekening van de exploitant, met de corresponderende bedragen, schetsen, foto’s, documentatie,… • kwaliteit en service van de exploitatie : 30 punten Ondernemingsplan, voorgestelde producten, HACCP plan, hygiëne, “service level agreement”, aanwerving en personeelsbeleid, ... • prijs : 30 punten Op de voorgestelde vaste huurprijs per maand en een % van de omzet. De inschrijver doet een voorstel voor een forfaitaire maandelijkse vergoeding, aangevuld met een percentage op de omzet. • afvalverwijdering - afvalpreventie : 5 punten • mate en aard van wijzigingsvoorstellen aan ontwerp concessieovereenkomst in bijlage : 5 punten waarbij voorstellen die negatief zijn voor het ZOL uiteraard tot een slechtere beoordeling leiden. V. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN Kostprijs lastenboek : 15 Euro te verkrijgen door overschrijving op rekeningnummer BE44 0910 1089 4745 van het ZOL met vermelding “lastenboek cafetaria – K1/04” of af te halen bij de Aankoopdienst van het ZOL tijdens de kantooruren. De opdracht bestaat uit 1 perceel V.1. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands. De inschrijvingen dienen te geschieden bij middel van het offerteformulier volgens het model als bijlage 3 van het lastenboek, in 2 exemplaren. De inschrijvingen mogen geen beperkende voorwaarden bevatten. Eventuele doorhalingen dienen door de inschrijver tegengetekend te worden. De offerte moet vergezeld zijn van volgende stukken zoals beschreven in bijlage 2. De kandidaat-inschrijvers moeten bij hun inschrijving tevens alle nuttige inlichtingen en documenten toevoegen die hun kandidatuur kunnen staven en in hun voordeel kunnen pleiten. V.2. INDIENEN VAN DE OFFERTE De inschrijvingen met bijgevoegde stukken moeten gericht worden aan het Ziekenhuis OostLimburg, Aankoopdienst, Schiepse Bos 6, 3600 Genk, hetzij per aangetekende brief, onder dubbele omslag gesloten en tenminste drie werkdagen voor de opening van de inschrijvingen gepost; hetzij afgegeven op de aankoopdienst, Campus St.-Jan, Schiepse Bos 6, 3600 Genk De binnenste omslag zal de vermelding dragen «OFFERTE uitbating cafetaria K1/04.». Indien de offerte op de dag en uur van de opening van de offertes niet is toegekomen op de aankoopdienst, zal deze als niet bestaande beschouwd worden.
V.3. OPENING VAN DE OFFERTES De opening van de offertes gebeurt in niet-publiekelijke zitting in op: 3 januari 2013 om 12u00. V.4. GESTANDDOENINGSTERMIJN De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 120 kalenderdagen. V.5. VRIJE VARIANTEN Vrije varianten worden toegestaan. V.6. KEUZE VAN DE OFFERTE Door de indiening van zijn inschrijving aanvaardt de inschrijver uitdrukkelijk al de voorwaarden van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van zijn inschrijving voorkomen. Elk voorbehoud of het niet nakomen van verbintenissen inzake één van deze clausules of beschikkingen leidt tot de onregelmatigheid van zijn offerte. VI. CONTRACTUELE BEPALINGEN Op deze algemene offerte aanvraag zijn van toepassing Wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten. KB van 6 januari 1996 en 26 september 1996 en de latere wijzigingen (bepaling van de algemene uitvoeringsregels en aannemingsvoorwaarden van de overheidsopdrachten). HACCP regelgeving (EEG-richtlijn van 14 juni 1993). KB van 13 juni 1984.- tot bepaling van de voorwaarden tot uitoefening van de beroepswerkzaamheid van restaurateur of van traiteur-banketaannemer in de kleine en middelgrote handels- en ambachtsondernemingen. KB van 16 januari 2006 FAVV . KB van 22 december 2005 hygiëne levensmiddelen dierlijke oorsprong. Europese Verordening 852/2004 dd. 29 april 2004 inzake levensmiddelenhygiëne. VI.1. LEIDEND AMBTENAAR De leiding over de uitvoering van de opdracht zal gebeuren door de bedrijfskundig directeur (Steven Knuts). VI.2. BORGTOCHT/WAARBORG De vergunninghouder zal als borgtocht en waarborg voor de uitvoering van de exploitatie een bankwaarborg moeten aangaan. Het schriftelijk bewijs van het aangaan van deze bankwaarborg dient geleverd te worden binnen de veertien dagen na toewijzing van de exploitatie en vóór ondertekening van de concessieovereenkomst. Dit bewijs dient overgemaakt te worden aan de aankoopdienst van het ZOL. Zo het bedrag niet tijdig gestort wordt, kan de overeenkomst nietig verklaard worden door het ZOL die naar vrije keuze een andere vergunninghouder mag aanduiden, onverminderd het recht voor het ZOL een vergoeding te vorderen voor alle schade die zij zou lijden wegens aanduiding van een andere vergunninghouder. Ingeval van overtreding of niet-naleving van de exploitatievoorwaarden heeft het ZOL het recht, zelfs bij verbreking van de overeenkomst, zich voor alle betalingen, interesten en kosten schadeloos te stellen bij wijze van afhouding van deze sommen op de bankwaarborg, onverminderd alle burgerlijk verhaal tegenover de vergunninghouder. Zodra bij het einde van de contractperiode vastgesteld wordt door ZOL dat de vergunninghouder al zijn verplichtingen heeft voldaan, wordt de borgtocht en waarborg in éénmaal vrijgegeven op het eerste verzoek van de vergunninghouder.
De borgtocht bedraagt 5.000,00 euro. De waarborg bedraagt 3 maanden van de forfaitaire maandelijkse vergoeding bij aanvang van het contract. VI.3. PRIJSHERZIENINGEN De bedragen zullen jaarlijks per 1 april (dit voor de eerste maal op 01-04-2014) worden aangepast aan de schommeling van de consumptieprijzen volgens de formule: vast bedrag x nieuwe gezondheidsindexcijfer gezondheidsindex op dag van begin overeenkomst In de veronderstelling dat in de toekomst de wijze van berekening van het gezondheidsindexcijfer zou worden gewijzigd, komen partijen uitdrukkelijk overeen dat zij zich voor de toepassing van dit artikel zullen gedragen naar de nieuwe aanpassingsmethodes zoals deze zullen worden bepaald door de bevoegde instanties, of bij gebreke aan dergelijke bepaling of behoudens akkoord tussen partijen, naar de geest van onderhavige overeenkomst zullen worden vastgesteld door de rechtbanken van het arrondissement van Tongeren. De aanpassing van dit bedrag aan de evolutie van het indexcijfer der consumptieprijzen als hiervoor bepaald, zal geschieden van rechtswege en zonder dat zelfs hiertoe enig verzoek of ingebrekestelling nodig is. VI.4. LOOPTIJD Behoudens in geval van opzegging of beëindiging van deze overeenkomst, geschiedt de exploitatie voor een termijn van 9 jaar. Uiterlijk 6 maanden voor het einde van de overeenkomst kan de vergunninghouder een huurhernieuwing vragen. Voorziene begindatum van deze overeenkomst: 1 april 2013. De lokalen zullen vanaf die datum ter beschikking worden gesteld aan de vergunninghouder. VI.5. OPZEGGING Zie ontwerp concessieovereenkomst – bijlage 1 art. 21 VI.6. BETALINGSTERMIJN De vergunninghouder neemt de verplichting op zich maandelijks het vast bedrag te betalen aan het ZOL, en dit telkens ten laatste de tiende van de betreffende maand. Het bedrag dient, zonder dat hiertoe enig verzoek nodig is, te worden betaald op rekeningnummer BE44 0910 1089 4745 op naam van het ZOL met vermelding “cafetaria en maand/jaar”. De vergunninghouder neemt de verplichting op zich maandelijks het procentueel bedrag te betalen aan het ZOL, en dit telkens ten laatste de twintigste van de maand volgend op de betrokken maand. Het bedrag dient, zonder dat hiertoe enig verzoek nodig is, te worden betaald op rekeningnummer BE44 0910 1089 4745 op naam van het ZOL met vermelding “cafetaria en maand/jaar”. Iedere vertraging in de betaling zal van rechtswege en zonder ingebrekestelling ten voordele vanwege het ZOL een verwijlinterest opleveren te berekenen aan tien procent per jaar.
Bijlage 1 : Ontwerp Concessieovereenkomst Dit ontwerp is richtinggevend en het ZOL behoudt zich het recht voor hier in de loop van de procedure wijzigingen in aan te brengen. Tussen enerzijds het Ziekenhuis Oost-Limburg, Schieps Bos 6 te Genk, in deze vertegenwoordigd door Mieke Dezeure, Voorzitter, en Erwin Bormans, algemeen directeur, hierna eigenaar genoemd, en anderzijds …….., hierna vergunninghouder genoemd is overeengekomen hetgeen volgt :
Art. 1 Het Ziekenhuis Oost-Limburg stelt in de inkomhal van campus St.-Jan, Schiepse Bos 6 te Genk, een centrale ruimte ter beschikking voor het uitbaten van een cafetaria. De totale oppervlakte van de beschreven ruimten op gelijkvloers niveau bedraagt ongeveer 460 m², de bijkomende stockageruimte in de kelder bedraagt 56,83m², verdeeld over 2 ruimtes (31,61 m² + 25,22m²). Roken wordt niet toegelaten binnen de muren van het ziekenhuis. Rokers kunnen gebruik maken van een gemeenschappelijk daartoe voorziene ruimte in de buurt van het parkeergebouw. De beschikbaar gestelde ruimten zullen hierna cafetaria genoemd worden. Art. 2 De vergunninghouder aanvaardt de cafetaria als zijnde in goede staat van onderhoud, behoudens de gebeurlijke gebreken die zouden blijken uit een tegensprekelijke plaatsbeschrijving, opgemaakt bij het begin der vergunning. De vergunninghouder zal de cafetaria steeds in goede staat behouden en deze ook aldus overdragen bij het einde van de vergunningsovereenkomst. Het concept van de handelszaak en de inrichting van de verhuurde ruimte gebeurt door en op kosten van de vergunninghouder in architectonische overeenstemming met de omgeving en na voorlegging aan en goedkeuring door het ZOL. Elke latere conceptuele en/of architectonische wijziging dient eveneens voorafgaandelijk te worden voorgelegd aan en goedgekeurd door het ZOL. Art. 3 Duur van de overeenkomst De vergunning begint op één april tweeduizenddertien (01-04-2013). Ze wordt verleend voor een periode van negen opeenvolgende jaren. Tot uiterlijk 6 maanden voor het verstrijken van deze termijn kan de vergunninghouder een huurhernieuwing aanvragen. In geval van niet-naleving van de bepalingen van de overeenkomst behoudt de eigenaar zich het recht deze overeenkomst onmiddellijk te beëindigen zonder dat de vergunninghouder aanspraak kan maken op schadevergoeding. Evenmin zal de vergunninghouder recht hebben op vergoeding, wanneer door onvoorziene omstandigheden of omwille van herstellingen de cafetaria gedurende maximum twee (2) dagen niet kan worden uitgebaat. Bij een langere duur dan twee dagen van niet-uitbating zal het te betalen forfaitaire bedrag worden verminderd naar rato van het aantal dagen nietuitbating en dit slechts voor het geval dat het Ziekenhuis Oost-Limburg verantwoordelijk is voor de onmogelijkheid tot uitbating van de cafetaria. De dagen van niet-uitbating verlengen geenszins de termijn van de overeenkomst. Het Ziekenhuis Oost-Limburg zal evenwel te allen tijde het recht hebben een einde te maken aan de vergunning mits zes (6) maanden vooropzeg, indien het voortbestaan van de cafetaria strijdig zou worden met het belang van de dienst of de goede gang van zaken binnen het ziekenhuis. Tijdens de opzegperiode blijft de vergunningsvergoeding verschuldigd en dient de cafetaria verder uitgebaat te worden. De vergunningshouder moet een vennootschap volgens het Belgische recht hebben, d.w.z. de zetel der exploitatiemaatschappij dient in België gevestigd te zijn en te blijven. Een verandering in deze kan als reden voor verbreking van de overeenkomst gebruikt worden.
Art. 4 Het Ziekenhuis Oost-Limburg zal steeds het recht hebben alle wijzigingen aan te brengen die zij nuttig oordeelt voor de dienst of goede gang van zaken in het ziekenhuis, zonder hiervoor enige rekenschap te moeten geven, dit voor zowel wat de ligging als wat de oppervlakte en de inrichting betreft. Art. 5 Vergoeding - Betalingen Deze vergunning wordt toegestaan mits een forfaitaire maandelijkse vergoeding aan het Ziekenhuis Oost-Limburg van xx euro plus xx % van de maandelijkse omzet. De maandelijkse forfaitaire vergoeding dient betaald te worden vóór de tiende van de betreffende maand. Bij niet tijdige betaling van de maandelijkse forfaitaire vergunningsvergoeding wordt deze ambtshalve verhoogd met een interest verschuldigd gelijk aan de wettelijke interestvoet, te rekenen van de vervaldag af. De vergunninghouder dient vóór de twintigste van de maand, volgend op de betrokken maand, de procentuele vergoeding te betalen. De vergunninghouder werkt met een open boekhouding en laat controle toe op de verbruiksomzet door hiervoor aangestelde personeelsleden van het Ziekenhuis Oost-Limburg. Bij vaststelling van fouten en/of bedrog zal de fout met terugwerkende kracht worden rechtgezet. Bedrog kan voor het ZOL aanleiding geven tot verbreking van het contract en vordering van schadevergoeding zoals bepaald in artikel 21b van het voorbeeldcontract. Het bedrag van de forfaitaire maandelijkse vergoeding zal jaarlijks op 1 april herzien worden volgens de formule: basisvergoeding x nieuw gezondheidsindex -----------------------------------------------------------gezondheidsindex op dag van begin overeenkomst N.B.: de gezondheidsindex van maart 2013 bedraagt xxx Art. 6 Aard van de vergunning De vergunninghouder heeft het recht de ruimte uit te baten als cafetaria, waarin o.a. volgend verbruiksprogramma dient aangeboden (in consumptievorm/niet in flessen, blik/bric): - ruim gamma warme dranken - frisdranken - alcoholische dranken (NIET-SPIRITUELE) - belegde broodjes - snacks allerlei - dagschotels - frieten - soepen - croques - uitsmijters - ijs (coupe-) - taart - gebak BELANGRIJK : - geen rookartikelen; - in de cafetaria mogen geen automaten geplaatst worden. AANDACHT: (Exclusieve) verkoop door Cadeaushop St.-Jan (Winkel) - verkoop van alle soorten voorverpakt ijs - verkoop van alle voorverpakte dranken (pet, blik, brick verpakking in alle inhouden) - verkoop van voorverpakte snacks (snoepgoed, …)
De vergunninghouder zal uitsluitend in de ter beschikking gestelde ruimten bedienen, behoudens anders schriftelijk overeengekomen met het ZOL. Art. 7 Verkoopprijzen De prijzen zijn de normaal gangbare. Het gamma en de verkoopprijzen zijn door het bestuur goedgekeurd. Tijdens de duur van de vergunning kunnen zowel het verbruiksprogramma als de verkoopprijzen aangepast of gewijzigd worden, doch telkens met voorafgaandelijke goedkeuring van het bestuur. De wijzigingen kunnen gevraagd worden door hetzij het bestuur, hetzij door de vergunninghouder. De prijzen dienen duidelijk uitgehangen binnen de ruimte van de cafetaria. De aangeboden verbruiksgoederen dienen van eerste kwaliteit te zijn. Op regelmatige tijdstippen zullen er controles gedaan worden op de kwaliteit van de aangeboden artikelen. Deze controles zullen minimum 2x per jaar gebeuren door het ZOL op basis van de voorwaarden vermeld in II.2.4 en voor rekening van het ZOL. Bij vaststelling van tekortkomingen en/of inbreuken met betrekking tot kwaliteit en voedselveiligheid zal ZOL de vergunninghouder hiervoor schriftelijk in gebreke stellen en tegelijkertijd een externe keurder of toezichthouder aanstellen om een nieuwe controle uit te voeren. De kosten die verbonden zijn aan deze ingebrekestelling en aan de externe controle vallen steeds ten laste van de vergunninghouder. Art. 8 In geval van heirkracht heeft het bestuur het recht de vergunning te schorsen. In dit geval kan de vergunninghouder geen aanspraak maken op enige vergoeding of verlenging van de termijn. Wel kan de vergunningsvergoeding verminderd worden naar rato van het aantal dagen van niet-uitbating. Het geleden uitbatingsverlies kan naar billijkheid vergoed worden. Art. 9 De vergunning mag niet in onderverhuring (intuitu personae) gegeven worden, hetgeen impliceert dat de persoonlijke kwaliteiten van de vergunningshouder aan wie de (gerant, ….) uitbating wordt toegewezen, van essentieel belang is. De vergunning mag niet aan derden afgestaan worden en evenmin in onder uitbating gegeven worden, tenzij voorafgaandelijke en schriftelijke toestemming van het Ziekenhuis Oost-Limburg. De vergunninghouder zal in geen geval aanspraak kunnen maken op enige uitwinningsvergoeding. Hij erkent dat hij geen enkel recht heeft voortspruitend uit een cliënteel of handelsfonds voortvloeiend uit deze vergunning. Indien de concessie wordt toegewezen aan een vennootschap, dan zal de persoon van de zaakvoerder(s) en aandeelhouder(s) van doorslaggevend belang zijn en zal, gelet op het intuitu personae karakter van deze overeenkomst, bij eventuele vervanging van de zaakvoerder(s) en aandeelhouder(s), de voorafgaandelijke en schriftelijke toestemming van het ZOL moeten bekomen worden. Het ZOL kan zich tegen een wisseling van zaakvoeder en aandeelhouder verzetten indien hij daartoe gegronde redenen heeft die enkel betrekking kunnen hebben op de bekwaamheden en morele capaciteiten van de nieuw aan te stellen zaakvoerder en aandeelhouder. Art. 10 Openingsuren De cafetaria is elke dag van het jaar geopend. De openingsuren zijn als volgt vastgesteld : - van maandag tot en met vrijdag: 8u30 tot 20u30 - zaterdag, zondag en wettelijke feestdagen : 11u tot 20u30. Deze openingsuren kunnen in de loop van de vergunning aangepast worden mits voorafgaandelijke goedkeuring van het Ziekenhuis Oost-Limburg. Art. 11 Inrichting De vergunninghouder zal het nieuwe cafetaria inrichten in samenspraak met de Technische Dienst en de dienst Preventie van het ziekenhuis en volgens de laatst geldende HACCP normen.
De uitrusting en de inrichting, eigendom van de vergunninghouder blijft eigendom van laatstgenoemde. Herstellingen zijn ten laste van de vergunninghouder. Art. 12 Kosten van verwarming, elektriciteit, water, onderhoud De kosten van verwarming, elektriciteit, water zijn ten laste van het Ziekenhuis Oost-Limburg. De vergunninghouder zal waken over het verantwoord verbruik van hogergenoemde kostenelementen. op vergelijkingsbasis van de voorgaande jaren en op basis van facturen Herstellingen en onderhoud aan de technische installaties van de ter beschikking gestelde ruimten (voor zover het gaat om gebouw gebonden technieken) en aan de acclimatisatie zijn ten laste van het Ziekenhuis Oost-Limburg, voor zover deze technieken eigendom zijn van het ZOL. Kosten, waarvan geen sprake in deze overeenkomst, zijn ten laste van de vergunninghouder. Art. 13 Kosten van telefoongesprekken In de cafetaria beschikt de vergunninghouder over één telefoontoestel. De kosten van de gesprekken, die automatisch geregistreerd worden, worden maandelijks opgesteld en ter vereffening verstuurd aan de vergunninghouder. Binnen de maand na factuurdatum dient de rekening betaald. Art. 14 Reiniging De cafetaria zal door en op last van de vergunninghouder gereinigd worden. Hij onderhoudt de ruimte als een goede huisvader. De ruimten dienen steeds in zuivere staat onderhouden en verfraaid. Tafels en stoelen dienen steeds ordelijk geschikt te staan en netjes te zijn. Na sluiting van de cafetaria dient de volledige ruimte en zuiver en opgeruimd te zijn. Het afval en het vuil dienen door de vergunninghouder op een hygiënische wijze afgevoerd te worden naar de door het ziekenhuis bepaalde plaats(en). Het sorteren van volgende recipiënten is een minimum vereiste: glas, papier en karton, pmd, restafval en klein en gevaarlijk afval. Voor bevoorrading en afvoer naar en van de cafetaria mag de vergunninghouder - zonder de werking van het ziekenhuis te storen - gebruik maken van de keldergangen die leiden van de loskade naar de cafetaria. Bij vaststelling van onvoldoende onderhoud en daaraan niet te hebben verholpen binnen de 24 uur na ingebrekestelling, kan het ZOL laten overgaan tot onderhoud op kosten van de vergunningshouder. Art. 15 Personeel Het tewerkgestelde personeel valt ten laste van de vergunninghouder. Het personeel dient voor de uitbating van de cafetaria behoorlijk opgeleid te zijn. Het personeel is Nederlandstalig. De contacten met de vergunninghouder dienen in het Nederlands te gebeuren. Het personeel zal gekleed zijn in een zuiver, fatsoenlijk uniform, duidelijk te onderscheiden van het personeel van het ziekenhuis. Het bestuur behoudt zich het recht voor een personeelslid van de cafetaria te laten vervangen door een ander personeelslid om reden van hygiëne, gedrag, ongeschiktheid of een andere dergelijke reden en dit zonder enige schadevergoeding. Wie in de cafetaria in staat van dronkenschap wordt bevonden, zal onmiddellijk weggezonden worden. De vergunninghouder, de uitbater en zijn personeel zijn gebonden door de regels van discretie en voorkomendheid, net zoals het ziekenhuispersoneel. Ze zijn vriendelijk, voorkomend en behulpzaam.
Art. 16 Veranderingswerken Zonder voorafgaandelijk en schriftelijk akkoord van het ziekenhuis mogen geen veranderingswerken worden uitgevoerd. Indien toestemming wordt gegeven, zijn de kosten van deze werken ten laste van de vergunninghouder. Na beëindiging van de overeenkomst worden deze veranderingswerken eigendom van het ziekenhuis zonder enig recht op vergoeding vanwege de vergunninghouder. Veranderingswerken, uitgevoerd zonder schriftelijk akkoord van het ziekenhuis, blijven zonder enig recht op vergoeding eigendom van het ziekenhuis. Ook kan het ziekenhuis de vergunninghouder verplichten, zonder enige schadevergoeding, de ruimte in zijn oorspronkelijke staat te herstellen en dit op zijn kosten. Art. 17 Verantwoordelijkheid a. Het ziekenhuis neemt geen bewakingsplicht op voor de uitrusting en voor de gebruiksgoederen van de vergunninghouder. Het ziekenhuis is niet verantwoordelijk voor beschadigingen, brand, diefstal, vandalisme. De vergunninghouder zal deze goederen verzekeren. b. De vergunninghouder kan het ziekenhuis niet aansprakelijk stellen voor het exploitatieverlies na brand of andere ongevallen zoals waterschade, elektriciteitsrisico, diefstal, ontploffing, enz. c. De vergunninghouder zal de nodige maatregelen treffen om in geval van brand de nodige bluswerken te kunnen verrichten. De aanwezige brandhaspels (momenteel 1) worden door ZOL ter beschikking gesteld en onderhouden. Alle andere blustoestellen (automatische blusinrichting keuken, losse blustoestellen, …) vallen onder de volledige verantwoordelijkheid van de vergunninghouder. Alle toestellen dienen onderhouden en gekeurd te worden zoals wettelijk voorgeschreven. d. De vergunninghouder is verantwoordelijk voor het goed gebruik van de ruimten en uitrusting. Tevens dient hij zich te schikken naar de reglementen van veiligheid en hygiëne, geldend in het ziekenhuis. e. De vergunninghouder is aansprakelijk voor alle daden, gesteld door hetzij de vergunninghouder zelf, hetzij door zijn personeel in de uitoefening van hun taak. f. De vergunninghouder is verantwoordelijk voor orde en rust in de cafetaria. De uitbating in het algemeen mag de rust en orde niet verstoren in het ziekenhuis. g. Ten aanzien van het personeel is de vergunninghouder verplicht de bepalingen van de fiscale en sociale wetgeving na te leven. Art. 18 Verantwoordelijkheid - verzekeringen De vergunningshouder moet zich houden aan het algemeen rookverbod dat in het ziekenhuis van kracht is en moet de bezoekers hier attent op maken. De vergunninghouder dient volgende verzekeringen aan te gaan : a. arbeidsongevallen: voor het personeel dat hij te werk stelt; b. burgerlijke aansprakelijkheid: tegenover het ziekenhuis en iedere derde zoals personeel van het Ziekenhuis Oost-Limburg, bezoekers, leveranciers, e.a.; c. brandverzekering: de vergunninghouder dient voor zijn eigen materiaal een brandverzekering af te sluiten. Tevens dient deze verzekering de schade te dekken veroorzaakt aan het Ziekenhuis Oost-Limburg. In geval van brand, waarvoor de vergunninghouder verantwoordelijk is en waardoor schade is berokkend aan gebouwen en uitrusting van het Ziekenhuis Oost-Limburg, zullen de werkelijke herstellingskosten aan het Ziekenhuis Oost-Limburg betaald worden. In de polissen worden volgende bepalingen ingelast: - de verzekeringsmaatschappij verbindt zich ertoe het Ziekenhuis Oost-Limburg te verwittigen ingeval de premie niet betaald is door de vergunninghouder. De betrokken polis zal slechts kunnen vernietigd of geschorst worden één maand na aangetekende kennisgeving hiervan aan het Ziekenhuis Oost-Limburg;
- de verzekeringsmaatschappij verzaakt elk verhaal tegenover het Ziekenhuis Oost-Limburg en tegen ieder persoon die beroepshalve toegang heeft tot het verzekerde gebouw zoals onderhoudspersoneel, techniekers, leveranciers. De polissen dienen vooraf ter inzage aan het Ziekenhuis Oost-Limburg voorgelegd. Art. 19 Boeten Indien de vergunninghouder zich niet houdt aan de voorschriften van de overeenkomst of niet aan de instructies van het ziekenhuis, zal er voor elke overtreding of nalatigheid een gepaste boete aangerekend worden. Voor elke dag niet-uitbating, behoudens heirkracht, dient door de vergunninghouder een schadevergoeding van 1.000 euro per dag betaald aan het ziekenhuis. Schade, aangebracht aan ter beschikking gestelde ruimten en/of uitrusting/meubilair, dient aan het ziekenhuis vergoed volgens de waarde vastgesteld door erkende expert. Het ZOL voorziet in samenspraak met de vergunninghouder controles over kwaliteit, prijs, tevredenheid, … via mondelinge of schriftelijke enquêtes bij de klanten, zowel buiten als in de cafetaria Indien de cafetaria niet aan de overeengekomen of wettelijke vereisten voldoet wordt er een boeteclausule voorzien van een gemiddelde dagomzet per vastgestelde inbreuk, na schriftelijke ingebrekestelling en in regelstelling binnen de 14 dagen. Indien de vergunninghouder binnen de maand na de vaststelling geen gevolg heeft gegeven aan de gevraagde inregelstelling kan het contract vroegtijdig beëindigd worden. Bij discussie wordt een door beide partijen erkende instantie gecontacteerd om een controle uit te oefenen. De besluiten door deze externe partij wordt door de vergunningshouder en het ZOL aanvaard. Art. 20 Borgtocht / waarborg De borgtocht/waarborg wordt vastgelegd op respectievelijk 5.000,00 euro en 3 maanden forfaitaire maandelijkse vergoeding. Ingeval van overtreding of niet-naleving van de exploitatievoorwaarden heeft het ZOL het recht, zelfs bij verbreking van de overeenkomst, zich voor alle betalingen, interesten en kosten schadeloos te stellen bij wijze van afhouding van deze sommen op de borgtocht en waarborg, onverminderd alle burgerlijk verhaal tegenover de vergunninghouder. Zodra bij het einde van de contractperiode vastgesteld wordt door ZOL dat de vergunninghouder al zijn verplichtingen heeft voldaan, wordt de borgtocht en waarborg in éénmaal vrijgegeven op het eerste verzoek van de vergunninghouder. Art. 21 Beëindiging van de overeenkomst a. Zie ook art.3 ‘Duur van de overeenkomst’ De overeenkomst kan door het Ziekenhuis Oost-Limburg onmiddellijk verbroken worden, ook de toegang tot de stand kan aan de vergunninghouder ontzegd worden, in volgende gevallen : -bij wanbetaling (twee maanden achterstand, na voorafgaandelijke schriftelijke aangetekende aanmaning); -bij exploitatie van niet-toegelaten gebruiks- of verbruiksartikelen, dit na een voorafgaandelijke schriftelijke aanmaning; -niet-uitbating van de cafetaria gedurende meer dan 8 dagen. Het bestuur zal voor de geleden schade vergoeding eisen; -als de vergunninghouder niet binnen de 24 uur aan een aanmaning voldoet, gedaan bij aangetekende brief of getekend voor ontvangst, betreffende zowel de algemene staat van onderhoud van de stand, als laakbare daden en vergrijpen tegen de goede zeden op de openbare orde door de vergunninghouder of zijn aangestelde; -bij zeer ernstige tekortkoming o.a. niet voldoen aan HACCP-normering en zich niet in regel stellen binnen dertig dagen na aanmaning. b. Ingeval van niet voleindigen van de normale vergunningstermijn uit oorzaak van niet voldoen aan de verplichtingen door de vergunninghouder, komt aan het ziekenhuis een
schadevergoeding toe, die zes maanden de forfaitaire vergunningsvergoeding kan bereiken. Dit bedrag is rechtens eisbaar en in éénmaal te betalen op eenvoudig verzoek van het Ziekenhuis Oost-Limburg. Art. 22 Toezicht De vergunninghouder zal toelaten dat afgevaardigden van het ziekenhuis vrij toezicht en controle uitoefenen op de hygiëne, op de aangeboden kwaliteit, op de prijzen, op het controlemechanisme, op de houding van het personeel en op de uitbating van de cafetaria in het algemeen. Hiertoe kan desgevallend een overlegcomité samengesteld worden. Art. 23 Belastingen , taksen en registratie Alle belastingen en taksen, van welke aard ook, gesteld of nog te stellen, hetzij op de uitbatingsruimte zelf, hetzij op de exploitatie, hetzij op de opbrengst, zijn ten laste van de vergunninghouder, evenwel met uitsluiting van de niet-roerende voorheffing. De kosten en rechten voor zegel en registratie van deze vergunningsovereenkomst vallen ten laste van de vergunninghouder. Art. 24 Betwistingen Bij betwisting zijn de rechtbanken van het arrondissement van Tongeren bevoegd. Art. 25 Allerlei - De vergunninghouder dient de politie- en andere reglementen van de stad Genk toe te passen. - Zonder uitdrukkelijke toestemming van het ziekenhuis is het verboden om het even welke aanplakbrieven, reclames of aanwijzingen in de cafetaria uit te hangen. Art. 26 Deze overeenkomst zal door beide partijen voor akkoord ondertekend worden.
Aldus opgemaakt in evenveel originele exemplaren als er partijen zijn, plus één exemplaar bestemd voor de registratie. waarvan elke partij bevestigt één exemplaar te hebben ontvangen.
Genk, op xxx. De vergunninghouder
Voor het Ziekenhuis Oost-Limburg
Bijlage 2: Attesten en documenten bij te voegen bij het opstellen van de offerte Een kopie van de door een externe accountant gecertificeerde balans en resultatenrekening over de laatste 3 jaren. Verklaring m.b.t. de globale omzet gerealiseerd met gelijkwaardige concepten (III.2) Gegevens toevoegen van alle referenties en ervaringen in de Horeca. Gegevens contactpersoon, plaats van uitvoering, korte beschrijving en verklaring naleving contractuele verplichtingen (III.3) Een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat de inschrijver voldaan heeft aan de verplichtingen inzake betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is. Een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst waaruit blijkt dat de inschrijver: niet in staat van faillissement of van vereffening verkeert, zijn werkzaamheden heeft gestaakt of een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; geen aangifte heeft gedaan van faillissement, geen procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is tegen hem en niet het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; niet veroordeeld is geweest, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout heeft begaan; zich niet in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen opvorderbaar in het kader van de kwalitatieve selectie. -
Een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat de inschrijver voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is.
Geef de verkoopprijzen en de methodiek ter bepaling van de verkoopprijzen (II.2.1) Opgave van mogelijke betaalmiddelen (II.2.2) Opgave van het tewerkgesteld personeel (II.2.5) – voor zover reeds bekend Opgave van de te plaatsen toestellen en dat ze voldoen aan de veiligheidsvoorschriften (II.3) Afvalverwijdering, afvalpreventie - afvalplan met o.a. sorteermogelijkheden en duurzaamheid van de materialen; (IV.2) -
opgave van wat de inschrijver zinnens is minimum te installeren. Deze opgave dient te omvatten: Het concept: een grondplan, met aanduiding van de algemene schikking en interne indeling in overeenstemming met de bestemming van de instelling; een beschrijving, aangevuld met schetsen, met de wijze van opvatting en uitvoering van de installaties (globale inrichting, organisatie, standing, binnenhuisinrichting met stijlopvattingen en esthetische verantwoording enz.); (IV.2) een opsomming van het meubilair, de apparaten en toestellen en andere technische uitrusting, met vermelding van het aantal, capaciteit, uiterlijke vormgeving; te verantwoorden met de gepaste documentatie. (IV.2) Ondernemingsplan, voorgestelde producten, kwaliteit exploitatie en hygiëne, HACCP plan, service level agreement (IV.2)
Voeg een overzicht van de kledinglijn toe in de offerte inclusief foto's Omschrijf uw klachtenprocedure (maximaal één A4) Welke BTW percentages berekent u over welke producten? Geef aan welke managementinformatie gegenereerd kan worden met het kassasysteem en dit voor de controle van de inkomsten van de cafetaria door het ZOL.
Bijlage 3
OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP “UITBATING IN CONCESSIE VAN EEN BEZOEKERSCAFETARIA ZOL” Algemene offerteaanvraag Belangrijk: dit offerteformulier dient volledig te worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver. Alle bedragen moeten zowel in cijfers als voluit in letters geschreven worden opgegeven. Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon/GSM Fax E-mail Ofwel (1) Vennootschap De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon/GSM Fax: E-mail: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht. Zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel): VERBINDT OF VERBINDEN ZICH OP ZIJN OF OP HUN ONROERENDE GOEDEREN TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT:
Perceel 1 uitbating in concessie van een bezoekerscafetaria ZOL 1/ Vast huurbedrag per maand euro (in cijfers) euro (in letters)
2/ Procentuele vergoeding op de omzet … % (in cijfers en in letters) … % (in cijfers en in letters) … % (in cijfers en in letters) … % (in cijfers en in letters)
tot 500.000 euro 500.001 – 750.000 euro 750.001 – 1.000.000 euro Boven 1.000.001 euro
Algemene inlichtingen Inschrijving bij de RSZ nr.: Ondernemingsnummer (alleen in België) : Handelsregisternummer : Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op rekeningnummer xxxx geopend op naam van Ziekenhuis Oost-Limburg Attesten en documenten Bij deze offerte voeg ik of voegen wij de documenten, gedateerd en ondertekend, die volgens het bestek van deze overheidsopdracht moeten worden bijgevoegd. (zie bijlage 2)
Gedaan te
de De inschrijver, Handtekening: Naam en voornaam: Functie:
Belangrijke nota Er is geen beroep mogelijk op mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 99 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996).
(1) Doorhalen wat niet van toepassing is
Bijlage 4
Centrale inkomhal
Nivo 0, huidige toestand: De ruimte binnen de gemarkeerde blauwe lijnen is door de exploitant vrij in te vullen, rekening houdend met de bepalingen van dit bestek en rekening houdend met de aanwezige specifieke technieken voor inrichting van de keuken.
Toegang via kelder (bevoorrading)
Nivo -1: beschikbare stockageruimtes in kelder.
Bijlage 5 Procedurenaam ZOLPS026
INTERN AFVALTRANSPORT (ZOLPS026) AFVALRECIPIËNT BLAUWE VUILZAK
CAMPUS AD/SB/SJ
WITTE KARTONNEN DOZEN EN GELE PLASTIEKEN VAATJES
AD/SB/SJ
GLASAFVAL MEDISCH
AD/SB/SJ
INFORMATIE ° Inhoud: niet-risicohoudend medisch afval ° Waar in ziekenhuis: o verpleegafdeling > vuile utility o andere afdelingen/diensten > aluminium rolcontainers ° Waar op containerpark: perscontainer ° Intern transport via …: aluminium afvalcontainer ° Persoonlijke bescherming: o werkhandschoenen o veiligheidsschoenen ° Bijkomende informatie: ongesloten zakken niet meenemen ° Inhoud: risicohoudend medisch afval ° Waar in ziekenhuis: o verpleegafdeling > vuile utility o andere afdelingen/diensten > aluminium rolcontainers ° Waar op containerpark: bunker risicohoudend medisch afval ° Intern transport via: aluminium afvalcontainer ° Persoonlijke bescherming: o handschoenen o veiligheidsschoenen ° Bijkomende informatie: ongesloten dozen en vaten niet meenemen ° Inhoud: niet-medisch glas ° Waar in ziekenhuis: o verpleegafdeling > vuile utility o andere afdelingen/diensten > aluminium rolcontainers ° Waar op containerpark: perscontainer ° Intern transport via: aluminium afvalcontainer ° Persoonlijke bescherming: o werkhandschoenen o veiligheidsschoenen
GLASAFVAL NIET-MEDISCH
AD/SB/SJ
PAPIER-EN KARTONAFVAL
AD/SB/SJ
ETENSRESTEN KEUKEN (container 240 l)
SJ
° Bijkomende informatie: o de zak voorzichtig uit de glasbak heffen en sluiten o de zak boven op het andere afval plaatsen ° Inhoud: niet-medisch glas ° Waar in ziekenhuis: o verpleegafdeling > vuile utility o andere afdelingen/diensten > aluminium rolcontainers ° Waar op containerpark: o AD/SB : perscontainer o SJ : glascontainer aan loskade 2 ° Intern transport via: aluminium afvalcontainer ° Persoonlijke bescherming: o Werkhandschoenen o veiligheidsschoenen ° Bijkomende informatie: o de zak voorzichtig uit de glasbak heffen en sluiten o de zak boven op het andere afval plaatsen ° Inhoud: papier, karton ° Waar in ziekenhuis: o verpleegafdeling > vuile utility o andere afdelingen/diensten > aluminium rolcontainers ° Waar op containerpark: papier-kartoncontainer ° Intern transport via: aluminium afvalcontainer ° Persoonlijke bescherming: o werkhandschoenen o veiligheidsschoenen ° Inhoud: droogrest etensafval keuken ° Waar in ziekenhuis: afwaskeuken, cafetaria, … ° Waar op containerpark: Locatie 240 l-containers ° Intern transport via: aangepaste transportkar (2 x 240 l container) ° Persoonlijke bescherming: o werkhandschoenen o veiligheidsschoenen
