SOP SUB. BAG. UMUM TATA PERSURATAN ( SURAT MASUK )

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan oleh

PENGADILAN NEGERI BIAK Jl. Majapahit No. 1 Biak Papua - Indonesia

: : : : :

012.01 17 Desember 2014 25 April 2015 25 April 2015 Ketua Pengadilan Negeri Biak

SOP SUB. BAG. UMUM – TATA PERSURATAN ( SURAT MASUK ) Hal :96 Dasar Hukum : 1. PERSEKMA NO. 002 TAHUN 2012 2. Buku I Administrasi Peradilan MA Tahun 2007 3. Buku II Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pengadilan Tahun 2009 4. UU No. 8 Tahun 2004 5. PERMENPAN NO. Per/21/M.PAN/11/2008 Keterkaitan : 1. Seluruh SOP Sub. Bagian Umum

Kualifikasi Pelaksana : 1. S1 - Hukum 2. SLTA

Peringatan : 1. Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka tata persuratan

Pencatatan dan Pendataan : 1. Dokumen Umum

Peralatan / Perlengkapan : 1. Alat Tulis Kantor ( ATK ) 2. Komputer PC / Laptop 3. Printer / Scanner

untuk surat masuk akan terganggu.

Pelaksana No

1

2

3

Aktivitas

KaSubag Umum

Staff

…

Mutu Baku …

WKPN

Pansek

Persyaratan / Perlengkapan

Menerima dan membaca surat masuk

Surat Masuk, ATK

Meneliti surat masuk

Surat Masuk, ATK

Mensortir surat masuk

Surat Masuk, ATK

Waktu

1 hari

1 hari

1 hari 4

5

6

7

8

9

Mencatat seluruh surat masuk ke agenda

Surat Masuk,Buku Agenda Surat Masuk, ATK,

Mengetik lembar disposisi

Form disposisi,Buku Agenda surat masuk , Surat Masuk, ATK,

Mendisposisi surat masuk dan surat lainnya

Surat disposisi, Surat Masuk ATK

Meneruskan surat yang terdisposisi

Surat Disposisi, Surat Masuk

Mencatat hasil disposisi dan meneruskan surat sesuai disposisi Mendistribusikan surat sesuai disposisi

1 hari

1 hari

Output Tersedianya surat masuk yang siap disortir dan diteliti Tersedianya surat masuk yang siap disortir Tersedianya surat masuk yang sudah disortir dan diteliti Tersedianya buku agenda surat masuk yang sudah terisi data surat masuk

Tersedianya surat disposisi

1 hari

Tersedianya surat disposisi yang sudah terdisposisi

1 hari

Tersedianya surat disposisi yang siap diteruskan

Surat Disposisi, Surat Masuk, ATK

1 hari

Tersedianya surat disposisi yang siap diteruskan

Surat DIsposisi, Surat Masuk

1 hari

Sampainya surat masuk yang terdisposisi



: : : : :


SOP SUB. BAG. UMUM – TATA PERSURATAN ( SURAT KELUAR ) Hal :97 Dasar Hukum : 1. PERSEKMA NO. 002 TAHUN 2012 2. Buku I Administrasi Peradilan MA Tahun 2007 3. Buku II Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pengadilan Tahun 2009 4. UU No. 8 Tahun 2004 5. PERMENPAN NO. Per/21/M.PAN/11/2008 Keterkaitan : 1. Seluruh SOP Sub. Bagian Umum


Peringatan : 1. Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka tata persuratan



untuk surat keluar akan terganggu.

Pelaksana No

1

2

3

4

Aktivitas

KaSubag Umum

Staff

…

Mutu Baku …

WKPN

Pansek


Menerima surat dinas dari masing-masing bagian yang akan dikirim

Surat dari masing-masing bagian, ATK

Memberi nomor agenda surat keluar pada buku agenda surat keluar

Buku Agenda Surat Keluar, Surat Keluar, ATK

Mencatat suratsurat yang akan dikirim

Buku Agenda Surat Keluar, Surat Keluar, ATK

Mengirim surat

Surat Keluar

Waktu

1 hari

1 hari

1 hari 1 hari

Output Tersedianya surat dari per bagian

Tersedianya Buku Agenda yang sudah terisi data nomor surat keluar Buku Agenda yang sudah terisi data perihal surat keluar Sampainya surat keluar ke alamat yang dituju



: : : : :


SOP SUB. BAG. UMUM – PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA Hal :98 Dasar Hukum : 1. PERSEKMA NO. 002 TAHUN 2012 2. Buku I Administrasi Peradilan MA Tahun 2007 3. Buku II Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pengadilan Tahun 2009 4. UU No. 8 Tahun 2004 5. PERMENPAN NO. Per/21/M.PAN/11/2008 Keterkaitan : 1. Seluruh SOP Sub. Bagian Umum


Peringatan : 1. Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka pengadaan



sarana dan prasarana akan terganggu.

Pelaksana No

1

2

3

4

5

6

Aktivitas

KaSubag Umum

Staff

…

Mutu Baku …

WKPN

Pansek


Menerima permintaan kebutuhan kantor dari masingmasing bagian

Permintaan kebutuhan kantor dari per bagian, ATK

Mencatat kebutuhan seharihari perkantoran yang akan diadakan sesuai dengan permintaan Menginput data ke dalam aplikasi persediaan

Permintaan kebutuhan kantor dari per bagian, ATK

Mendistribusikan kepada masingmasing bagian sesuai kebutuhan

Barang Kebutuhan Per Bagian

Melakukan opname fisik barang persediaan

Daftar Barang Persediaan, ATK,

Menyampaikan laporan hasil opname fisik barang persediaan

Hasil opname fisik barang persediaan ATK

Komputer/ Laptop, ATK

Waktu

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

Output Diterimanya daftar permintaan kebutuhan kantor dari tiap bagian Tercatatnya barang kebutuhan kantor

Tersedianya data di dalam aplikasi persediaan Tercukupinya kebutuhan barang per bagian

Terlaksananya opname fisik barang persediaan Sampainya laporan hasil opname fisik barang persediaan



: : : : :


SOP SUB. BAG. UMUM – PENGADAAN BARANG INVENTARIS Hal :99 Dasar Hukum : 1. PERSEKMA NO. 002 TAHUN 2012 2. Buku I Administrasi Peradilan MA Tahun 2007 3. Buku II Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pengadilan Tahun 2009 4. UU No. 8 Tahun 2004 5. PERMENPAN NO. Per/21/M.PAN/11/2008 Keterkaitan : 1. Seluruh SOP Sub. Bagian Umum


Peringatan : 1. Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka pengadaan


Peralatan / Perlengkapan : 1. Alat Tulis Kantor ( ATK ) 2. Komputer PC / Laptop 3. Printer / Scanner 4. Internet

barang inventaris akan terganggu.

Pelaksana No

1

2

3

4

5

6

Aktivitas

KaSubag Umum

Staff

…

Mutu Baku …

Bag. Keuangan

Pansek


Membuat daftar rancangan kebutuhan barang inventaris kantor / BMN

Bahan-bahan daftar kebutuhan BMN, ATK

Mengajukan daftar barang rancangan anggaran belanja ke kuasa pengguna anggaran Menginputkan data barang milik Negara ke aplikasi BMN

Daftar rancangan kebutuhan BMN, ATK

Rekonsiliasi dengan petugas pengelola SAKPA

Data Aplikasi BMN, Komputer/ Laptop, Printer

Rekonsiliasi dengan KPKNL

Data Aplikasi BMN, Komputer/ Laptop, Printer , Internet Data Aplikasi BMN, Komputer/ Laptop, Printer , Internet

Menyampaikan laporan BMN ke korwil

Komputer/ Laptop, ATK

Waktu

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

Output Tersedianya daftar rancangan kebutuhan BMN

Sampainya daftar data BMN ke KPA

Tersedianya data di dalam aplikasi BMN

Tersedianya hasil rekon internal satker

Tersedianya hasil rekon dengan KPKNL

Sampainya laporan BMN ke korwil



: : : : :


SOP SUB. BAG. UMUM – PEMELIHARAAN GEDUNG DAN BANGUNAN Hal :100 Dasar Hukum : 1. PERSEKMA NO. 002 TAHUN 2012 2. Buku I Administrasi Peradilan MA Tahun 2007 3. Buku II Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pengadilan Tahun 2009 4. UU No. 8 Tahun 2004 5. PERMENPAN NO. Per/21/M.PAN/11/2008 Keterkaitan : 1. Seluruh SOP Sub. Bagian Umum


Peringatan : 1. Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka pemeliharaan



gedung dan bangunan akan terganggu.

Pelaksana No

1

2

3

4

5

6

7

Aktivitas

KaSubag Umum

Staff

…

Mutu Baku …

Bag. Keuangan

Pansek


Waktu

Membuat rencana kegiatan pemeliharaan bangunan

Bahan-bahan rencana kegiatan pemeliharaan bangunan, ATK

Mensetujui perbaikan bangunan

rencana kegiatan pemeliharaan bangunan, ATK

1 hari

Membuat permintaan persetujuan bangunan

rencana kegiatan pemeliharaan bangunan, ATK

1 hari

Menandatangani permintaan persetujuan bangunan

form permintaan persetujuan bangunan, ATK

1 hari

Melakukan perawatan dan perbaikan bangunan

Bangunan yang akan dirawat dan diperbaiki

Meminta kuitansi dari toko dan menyerahkan kepada bendahara keuangan

Kuitansi dari toko,

Mengarsipkan permintaan perawatan dan perbaikan bangunan serta kuitansi

Kuitansi dari toko, laporan permintaan perawatan dan perbaikan bangunan, Komputer/ Laptop, Printer, Mobile File

2 hari

1 hari

1 hari

1 hari

Output Tersedianya rencana kegiatan pemeliharaan bangunan Disetujuinya rencana perbaikan bangunan Tersedianya form permintaan persetujuan bangunan Disetujuinya permintaan persetujuan bangunan Tercapainya tujuan merawat dan memperbaiki bangunan Tersedianya kuitansi untuk diserahkan kepada bendahara keuangan Tersimpannya Data permintaan perawatan dan perbaikan bangunan beserta kuitansi



: : : : :


SOP SUB. BAG. UMUM – PEMELIHARAAN KENDARAAN Hal :101 Dasar Hukum : 1. PERSEKMA NO. 002 TAHUN 2012 2. Buku I Administrasi Peradilan MA Tahun 2007 3. Buku II Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pengadilan Tahun 2009 4. UU No. 8 Tahun 2004 5. PERMENPAN NO. Per/21/M.PAN/11/2008 Keterkaitan : 1. Seluruh SOP Sub. Bagian Umum





kendaraan akan terganggu.

Pelaksana No

1

2

3

4

5

6

7

8

Aktivitas Membuat rencana perbaikan service kendaraan

Mensetujui perbaikan kendaraan

Membuat permintaan perawatan kendaraan Menandatangani permintaan perawatan kendaraan Melakukan perawatan dan perbaikan kendaraan

KaSubag Umum

Staff

…

Mutu Baku …

Bag. Keuangan

Pansek

Persyaratan / Perlengkapan Bahan-bahan rencana perbaikan service kendaraan, ATK rencana perbaikan service kendaraan, ATK rencana perbaikan service kendaraan, ATK form permintaan perawatan kendaraan, ATK Kendaraan yang akan dirawat dan diperbaiki


Kuitansi dari toko,

Mengarsipkan permintaan perawatan dan perbaikan kendaraan serta kuitansi

Kuitansi dari toko, laporan perbaikan service kendaraan, Komputer/ Laptop, Printer, Mobile File

Membayar Pajak dan mengurus perpanjangan pajak kendaraan yang telah habis masa berlakunya

STNK dan BPKB Kendaraan

Waktu

2 hari

Output Tersedianya rencana perbaikan service kendaraan

1 hari

Disetujuinya rencana perbaikan service kendaraan Tersedianya form permintaan perawatan kendaraan Disetujuinya permintaan perawatan kendaraan

1 hari

Tercapainya tujuan merawat dan memperbaiki kendaraan

1 hari

1 hari

1 hari

Tersedianya kuitansi untuk diserahkan kepada bendahara keuangan

1 hari

Tersimpannya Data perbaikan service kendaraan beserta kuitansi

1 hari

Suksesnya perpanjangan pajak kendaraan



: : : : :


SOP SUB. BAG. UMUM – PEMELIHARAAN PERALATAN DAN MESIN Hal :102 Dasar Hukum : 1. PERSEKMA NO. 002 TAHUN 2012 2. Buku I Administrasi Peradilan MA Tahun 2007 3. Buku II Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pengadilan Tahun 2009 4. UU No. 8 Tahun 2004 5. PERMENPAN NO. Per/21/M.PAN/11/2008 Keterkaitan : 1. Seluruh SOP Sub. Bagian Umum





peralatan dan mesin akan terganggu.

Pelaksana No

1

2

3

4

5

6

7

Aktivitas Menerima permintaan perawatan dan perbaikan mesin kantor Mensetujui perbaikan perbaikan mesin kantor Membuat permintaan perawatan dan perbaikan mesin kantor

KaSubag Umum

Staff

…

Mutu Baku …

Bag. Keuangan

Pansek

Persyaratan / Perlengkapan Bahan-bahan permintaan perawatan dan perbaikan mesin kantor , ATK permintaan perawatan dan perbaikan mesin kantor , ATK permintaan perawatan dan perbaikan mesin kantor , ATK

Menandatangani permintaan perawatan peralatan mesin

form permintaan perawatan peralatan mesin, ATK

Melakukan perawatan dan perbaikan mesin kantor

Mesin kantor yang akan dirawat dan diperbaiki


Kuitansi dari toko,

Mengarsipkan permintaan perawatan dan perbaikan mesin kantor serta kuitansi

Kuitansi dari toko, laporan perawatan peralatan mesin, Komputer/ Laptop, Printer, Mobile File

Waktu

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

Output Tersedianya permintaan perawatan dan perbaikan mesin kantor Disetujuinya permintaan perawatan dan perbaikan mesin kantor Tersedianya form permintaan perawatan peralatan mesin Disetujuinya permintaan perawatan peralatan mesin Tercapainya tujuan merawat dan memperbaiki mesin kantor

Tersedianya kuitansi untuk diserahkan kepada bendahara keuangan Tersimpannya Data perawatan peralatan mesin beserta kuitansi



: : : : :


SOP SUB. BAG. UMUM – PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN Hal :103 Dasar Hukum : 1. PERSEKMA NO. 002 TAHUN 2012 2. Buku I Administrasi Peradilan MA Tahun 2007 3. Buku II Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pengadilan Tahun 2009 4. UU No. 8 Tahun 2004 5. PERMENPAN NO. Per/21/M.PAN/11/2008 Keterkaitan : 1. Seluruh SOP Sub. Bagian Umum


Peringatan : 1. Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka pengelolaan



perpustakaan akan terganggu.

Pelaksana No

1

2

3

Aktivitas

KaSubag Umum

Staff

…

Mutu Baku …

Bag. Keuangan

Pansek


Merencanakan pengelolaan perpustakaan

Bahan-bahan pengelolaan perpustakaan , ATK

Mengisi buku induk perpustakaan

Rencana pengelolaan perpustakaan, ATK, Buku Induk perpustakaan Buku Induk Perpustakaan, Kertas, Lem, Isolasi ,ATK

Memberi nomor pada buku perpustakaan

Membuat Katalog buku pelabelan

Buku Induk Perpustakaan, ATK

5

Mengisi catalog buku di Aplikasi perpustakaan ( Slims Meranti )

6

Menata buku di rak sesuai dengan klasifikasinya

Komputer/ Laptop, Aplikasi Slims, Daftar Katalog Buku Buku Perpustakaan yang sudah dilabeli/ diberi nomor

4

7

8

9

Mengisi buku daftar pinjaman kepada pegawai yang meminjam buku

Buku Daftar Pinjaman,ATK

Memperpanjang masa peminjaman buku

Buku Daftar Pinjaman,ATK

Mencatat pengembalian buku dalam buku pengembalian

Buku Pengembalian, ATK, Buku yang selesai dipinjam

Waktu

Output

1 hari

Tersedianya Rencana pengelolaan perpustakaan

1 hari

Tersedianya Data pada Buku Induk Perpustakaan

1 hari

1 hari

Tersedianya Data dan nomor pada Buku Induk Perpustakaan Tersedianya Katalog Buku Pelabelan

Tersedianya katalog buku di aplikasi Slims

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

Tertatanya buku perpustakaan

Tersedianya daftar peminjam buku perpustakaan

Berhasilnya proses perpanjangan dalam waktu peminjaman buku perpustakaan Tersedianya data pengembalian buku



: : : : :


SOP SUB. BAG. UMUM – PENGHAPUSAN BARANG Hal :104 Dasar Hukum : 1. PERSEKMA NO. 002 TAHUN 2012 2. Buku I Administrasi Peradilan MA Tahun 2007 3. Buku II Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pengadilan Tahun 2009 4. UU No. 8 Tahun 2004 5. PERMENPAN NO. Per/21/M.PAN/11/2008 Keterkaitan : 1. Seluruh SOP Sub. Bagian Umum


Peringatan : 1. Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka proses



penghapusan barang akan terganggu.

Pelaksana No

1

2

3

4

Aktivitas Pengumpulan data dan dokumen barang yang akan dihapuskan Pembentukan panitia penghapusan barang Penerbitan SK Penghapusan

Penandatanganan SK Penghapusan

KaSubag Umum

Staff

Wasek

Pansek

Mutu Baku KPN

Kepeg

KPKNL dll

Persyaratan / Perlengkapan Bahan-bahan dokumen barang yang akan dihapuskan , ATK Rencana pembentukan panitia, ATK,

Laporan panitia, data barang yang akan dihapuskan ,ATK SK Penghapusan, ATK

Rekomendasi KPKNL dan instansi terkait untuk penghapusan

SK penghapusan, Data penghapusan barang

6

Usul Penghapusan dari KPN

Rekomendasi penghapusan

7

Tembusan

usulan penghapusan dari KPN, data dukung, ATK

5

8

9

Diteliti memenuhi syarat

Tembusan

Usulan Penghapusan dan data dukung penghapusan

Waktu

Output

6 hari

Tersedianya data barang yang akan dihapuskan

1 hari

Terciptanya panitia penghapusan barang

1 hari

Terbitnya SK untuk penghapusan barang

1 hari

6 hari

1 hari 1 hari

1 hari

Data dukung, ATK

1 hari

Tersedianya SK penghapusan yang sudah ditandatanga ni Tersedianya rekomendasi yang dibutuhkan untuk penghapusan Tersedianya usulan penghapusan dari KPN Sampainya tembusan ke KPKNL dan instansi terkait DIterimanya persyaratan untuk penghapusan barang Sampainya tembusan ke KPKNL dan instansi terkait

Pelaksana No

10

Aktivitas Jadwal lelang penghapusan ke KPKNL

KaSubag Umum

Staff

Wasek

Pansek

Mutu Baku KPN

Kepeg

KPKNL dll


Waktu

Jadwal lelang yang sudah ditetapkan

Output Terikirimnya jadwal lelang penghapusan ke KPKNL

1 hari

11

Melaporkan hasil pelelangan kepada pimpinan serta risalah lelang ke Mahkamah Agung

Rencana pembentukan panitia, ATK,

60 hari

Terciptanya panitia penghapusan barang

SOP SUB. BAG. UMUM TATA PERSURATAN ( SURAT MASUK )

Recommend Documents