STANDAR OPERATING PROSEDURE (SOP) AREA : BAG. LPPM
No. Dok SOP LPPM 03. LPPM.LBR 1-2013 Tanggal : 01 Januari 2013 No. Revisi : 2 Halaman : 1/2
SEMINAR ILMIAH 1. TUJUAN 1.1 SOP Pelaksanaan seminar ilmiah dibuat untuk menghimpun dan sekaligus sebagai ajang diskusi ilmiah bagi para Dosen dan mahasiswa, agar nuansa akademik di Universitas U’Budiyah Indonesia terkesan lebih akademis. 2. DESKRIPSI Dengan adanya standar seminar ilmiah dapat memberikan arahan yang benar dalam pelaksanaan seminar ilmiah yang akan dilaksanakan oleh Dosen, Mahasiswa dan kegiatan ilmiah lainnya. 3. RUANG LINGKUP 3.1 Ruang lingkup pelaksanaan seminar ilmiah dapat berbentuk seminar hasil penelitian baik oleh Dosen maupun Mahasiswa, ide/gagasan/konsep baru yang dapat mendorong kreativitas Dosen dan mahasiswa, kuliah tamu dari instansi pemerintah/swasta , serta kegiatan-kegiatan ilmiah lain. 4. DEFINISI 4.1 Seminar ilmiah adalah suatu pertemuan resmi dan berada dalam suatu ruangan tertentu, membahas suatu topik masalah tertentu. Di dalam seminar ilmiah biasanya seorang pembicara dipandu oleh seorang moderator dan notulen. 5. DOKUMEN TERKAIT 5.1 Form pendaftaran seminar ilmiah 5.2 TOR seminar ilmiah 6. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB 6.1 Rektor UUI mengadakan Rapat Pimpinan dengan Dekan, Pembantu Dekan 1 Bidang Akademik, Kepala LPPM untuk merencanakan kegiatan seminar ilmiah. 6.2 Dekan mengadakan Rapat Jurusan dengan dosen untuk membicarakan kesiapan mengadakan seminar ilmiah. Topik yang diangkat ditentukan berdasarkan issu yang berkembang di masyarakat, atau merupakan hasil penelitian yang terintegrasi. 6.3 Dekan mengusulkan draft rencana seminar kepada Rektor. 6.4 Rektor dalam Rapat Pimpinan memutuskan tema seminar dan pembicara berdasarkan usulan Dekan dan menentukan tingkat seminar yang diadakan (Regional/Nasional/Internasional). 6.5 Topik yang tidak disetujui untuk dilaksanakan di kampus, tetap dapat dilaksanakan sebagai seminar lokal/internal dalam jurusan 6.6 Dekan membentuk Panitia Pelaksana Seminar, dengan melibatkan unsur dosen, karyawan, dan mahasiswa. 6.7 Panitia Pelaksana Seminar menyusun TOR, dan melakukan koordinasi panitia pelaksana. 6.8 Panitia Pelaksana beserta Pembantu Dekan II Bidang Keuangan mengadakan rapat anggaran seminar ilmiah. 6.9 Panitia pelaksana menghubungi pembicara untuk meminta kesediaan sebagai pembicara. 6.10 Pembicara mengirimkan surat kesediaan sebagai pembicara. 6.11 Panitia pelaksana membuat leaflet seminar dan menyebarkan ke calon peserta sesuai sasaran dalam
8
6.12 6.13 6.14 6.15 6.16 6.17 6.18 6.19 6.20
TOR. Calon peserta seminar mengirimkan konfirmasi sebagai peserta dengan melengkapi persyaratan peserta (biaya, dsb) Pengisian formulir seminar ilmiah untuk seminar yang bersifat Nasional dapat dilakukan melalui E-mail panitia seminar atau melalui surat. Apabila semua persyaratan administrasi sudah dianggap lengkap, maka panitia seminar segera mengirimkan surat undangan pelaksanaan seminar kepada semua peserta seminar. Setelah jumlah peserta diketahui, setiap seksi panitia seminar mempersiapkan sarana prasarana kuliah sesuai jumlah peserta. Panitia pelaksana melaksanakan seminar. Semua peserta seminar harus mentaati tata tertib jalannya seminar. Peserta seminar diwajibkan untuk mengikuti semua jadwal waktu seminar kecuali dalam kondisi darurat. Peserta seminar wajib mendapat semua makalah seminar dan bukti mengikuti jalannya seminar (sertifikat). Panitia pelaksana melaporkan kepada Rektor tentang pelaksanaan seminar.
7. KETENTUAN UMUM 7.1 Dosen 7.2 Mahasiswa 7.3 Umum 8. SARANA YANG DIGUNAKAN 8.1 Jaringan Internet 8.2 Brosur 9. WAKTU 9.1 Seminar Ilmiah ini akan dilaksanakan pada setiap semester Dibuat Oleh Bag. LPPM : Disetujui Rektor Universitas U’Budiyah Indonesia
Rahmayani, SKM, M.Kes
Marniati, M. Kes
9
STANDAR OPERATING PROSEDURE (SOP) AREA : BAG. LPPM
No. Dok SOP LPPM 03. LPPM.LBR 2-2013 Tanggal : 01 Januari 2013 No. Revisi : 2 Halaman : 2/2
SEMINAR ILMIAH UNIT KERJA AKTIVITAS Rektor UUI mengadakan Rapat Pimpinan untuk merencanakan kegiatan seminar ilmiah. Dekan mengadakan Rapat Jurusan dengan dosen & staf untuk membicarakan kesiapan mengadakan seminar ilmiah. Dekan mengusulkan draft rencana seminar kepada Rektor. Dekan membentuk Panitia Pelaksana Seminar, dengan melibatkan unsur dosen, karyawan, dan mahasiswa. Panitia Pelaksana beserta Pembantu Dekan II Bidang Keuangan mengadakan rapat anggaran seminar ilmiah.
Calon Peserta
Panitia pelaksana
Rektor
Dekan
WAKTU Pembantu Dekan II
DOC/CAT.MUTU
Keynote speaker
2 jam
2 jam
Resume hasil rapat Rektor
10 menit
Draft usulan seminar
2 jam
TOR seminar ilmiah
1 hari
RAB seminar ilmiah
10
Panitia pelaksana menghubungi pembicara untuk meminta kesediaan sebagai pembicara Panitia pelaksana membuat leaflet seminar dan menyebarkan ke calon peserta sesuai sasaran dalam TOR. Calon peserta seminar mengirimkan konfirmasi sebagai peserta dengan melengkapi persyaratan peserta (biaya, dsb) Panitia pelaksana melaporkan kepada Rektor tentang pelaksanaan seminar
1 hari
TOR seminar ilmiah
1 hari
Brosur dan Leaflet
1 hari
Form pendaftaran seminar dan fotocopy pembayaran
1 hari
Dibuat Oleh Bag. LPPM :
Disetujui Rektor Universitas U’Budiyah Indonesia
Rahmayani, SKM, M.Kes
Marniati, M. Kes
11
12
