Standard Operasional Prosedure (SOP)

IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH INDONESIA

(IMADIKLUS INDONESIA)

PENGURUS PUSAT Sekretariat : Kampus FIP Universitas Pendidikan Indonesia Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Jawa Barat - Indonesia Tlp. 085794106991 | 085395982205| Fax: +62-22-2013651e-mail : [email protected] web : www.imadiklus.com

Standard Operasional Prosedure (SOP) IMADIKLUS INDONESIA PERIODE 2013-2015

A. Pendahuluan Imadiklus adalah organisasi kemahasiswaan tingkat nasional yang merupakan wadah dan tempat perjuangan bersama seluruh mahasiswa jurusan Pendidikan Luar Sekolah

se-Indonesia dalam

menyuarakan aspirasi dan menjalin komunikasi antar

mahasiswa untuk diakomodir dan disampaikan kepada pihak-pihak terkait . Berhubung begitu besarnya amanah tersebut maka harus dilakukan langkah langkah yang baik demi pengoptimalan sumber daya manusia agar dapat menjaga amanah tersebut. Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkannya sebuah perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode kepengurusan karena manajemen yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuatlah sebuah Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berisi tentang aturan berupa pedoman atau panduan tata tertib administrasi, kesekretariatan dan keprotokolan Imadiklus Indonesia. Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian standar instruksi tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan kepada seluruh pengurus baik ditingkat pusat, wilayah dan universitas yang ditujukan agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, terarah, akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan. B. Maksud dan Tujuan Adapun tujuan ditetapkannya standar operasional prosedur adalah sebagai berikut : 1.

Mempermudah pelaksanaan tugas

2.

Mengawasi kinerja bidang dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan.

SOP Administrasi, Kesekretariatan & Keprotokeleran IMADIKLUS INDONESIA

Page 1




3.

Memberi gambaran tugas

dan petunjuk spesifik

sesuai manajemen

kepengurusan 4.

Menguraikan (mem-breakdown) suatu pekerjaan menjadi langkah-langkah

5.

Menata sistem administrasi, kesekretariatan dan keprotokolan agar sinergis

C. Fungsi Adapun fungsi dari Standar Operasional Prosedur adalah sebagai berikut : 1. Menyamakan pedoman atau panduan tata tertib administrasi, kesekretariatan dan keprotokolan baik ditingkat pusat, wilayah atau universitas. 2. Pembakuan administrasi, kesekretariatan dan keprotokolan dan tata laksana organisasi 3. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas pada organisasi. 4. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan persyaratan administratif, kesekretariatan dan keprotkolan organisasi. 5. Tertatanya sistem administrasi, kesekretariatan dan keprotokolan serta pendokumenan

D. Ruang Lingkup Adapun ruang lingkup yang akan

menggunakan standar operasional prosedur

adalah sebagai berikut : 1. Pengurus Pusat (PP) 2. Badan Pengurus Wilayah (BPW) 3. Badan Pengurus Harian (BPH)


Page 2




BAB I Kerangka Umum Organisasi Imadiklus Indonesia A. Pembukaan Bahwa mahasiswa sebagai agen of change, control society, moral force di masyarakat maka perlunya wadah organisasi untuk

pengembangan wawasan dan

peningkatan kecendikiawanan serta integritas kepribadian mahasiswa demi terciptanya sarjana yang religious,kreatif, inovatif dan profesional. Oleh karena itu, mahasiswa bertekad memberikan dharma baktinya untuk mewujudkan nilai-nilai luhur yang berdasarkan atas asas pancasila. Imadiklus adalah suatu ikatan mahasiswa pendidikan luar sekolah Indonesia dimana setiap kegiatan yang dilaksanakan dapat dilakukan di tingkat Universitas, Wilayah dan juga nasional

sehingga mampu membuktikan eksistensi mahasiswa

Pendidikan Luar Sekolah dan dapat mengeluarkan gaung kebesaran Pendidikan Luar Sekolah serta memberikan pemahaman kepada masyarakat secara umum ataupun mahasiswa secara khusus. Dengan Ridho dan hidayah dari Tuhan Yang Maha Esa, maka akan terbentuk keyakinan dalam mencapai tujuan yang telah disebutkan di atas sehingga akan mewujudkan pergerakan-pergerakan yang terencana, teratur dan terarah, serta turut aktif dalam memajukan Pendidikan Luar Sekolah melalui tulisan, lisan maupaun pergerakan. Dengan kebijaksanaan ini mahasiswa PLS seluruh Indonesia membentuk Anggaran Dasar Ikatan Mahasiswa Pendidikan Luar Sekolah Indonesia.

B. Prinsip Prinsip IMADIKLUS adalah Ketuhanan Yang Maha Esa, kemanusiaan yang Adil dan Beradab, Persatuan

Indonesia, kerakyatan

yang Dipimpin

oleh Hikmat

Kebijaksanaan dalam Permusyawaratan/Perwakilan, Keadilan Sosial bagi Seluruh Rakyat Indonesia.


Page 3




C. Tujuan dan Usaha-usaha 1. Tujuan Terbinanya mahasiswa PLS yang berkompeten dan berorientasi dalam membangun masyarakat Indonesia dan dunia internasional yang adil dan sejahtera 2. Usaha – usaha a. Meningkatkan kajian dan pelatihan tentang pendidikan luar sekolah b. Berperan aktif dalam pengembangan masyarakat c. Membina mahasiswa PLS yang inovatif serta kritis terhadap problematika masyarakat d. Mengembangkan fleksibilitas pendidikan luar sekolah dalam sistem pendidikan nasional e. Memperjuangkan kepentingan masyarakat yang lemah f. Meningkatkan pencitraan IMADIKLUS ke setiap perguruan tinggi maupun ke masyarakat luas.

D. Tugas Pengurus 1. KETUA UMUM a. Melakukan tugas-tugas yang bersangkutan dengan hubungan eksternal b. Mengorganisasikan, mengontrol, mengawasi, mengatur, mengkomunikasikan, mengkoordinasikan dan bertanggung jawab sepenuhnya atas jalannya organisasi 2. WAKIL KETUA a. Melakukan tugas-tugas yang bersangkutan dengan internal organisasi b. Membantu ketua umum dalam mengorganisasikan, mengontrol, mengawasi, mengatur, mengomunikasikan, mengkoordinasikan dan bertanggung jawab sepenuhnya atas jalannya organisasi 3. SEKRETARIS I a. Sebagai pembantu utama/ pendamping ketua umum/ wakil ketua umum b. Mengatur, menjadwalkan, mengkoordinasikan agenda rapat organisasi c. Bersama sekretaris II menata administrasi dan persuratan organisasi SOP Administrasi, Kesekretariatan & Keprotokeleran IMADIKLUS INDONESIA

Page 4




d. Membuat proposal dan persuratan e. Membuat kelengkapan kearsipan dan kesekretariatan organisasi. f. Menerima dan melaporkan surat masuk dan keluar g. Bertanggung jawab juga atas kinerja wilayah I, II, V 4. SEKRETARIS II a. Membuat, mengatur dan menata administrasi dan persuratan organisasi b. Mendistribusikan surat-surat/info penting dari dan/untuk ketupel dan semua pengurus c. Bertanggung jawab juga terhadap kinerja wilayah III dan IV 5. BENDAHARA a. Mengkoordinasi keuangan organisasi b. Mencatat arus keuangan organisasi c. Membuat planning pemasukan khas organisasi 6. DEPARTEMEN a. Mengadakan kegiatan-kegiatan imadiklus pada tingkat nasional b. Berkoordinasi dengan Pengurus Pusat c. Mengadakan kaderisasi tingkat nasional 7. BADAN PENGURUS WILAYAH a. Mempimpin universitas anggota IMADIKLUS yang berada di wilayahnya. b. Berkoordinasi dengan Pengurus Pusat c. Membuat kebijakan terkait wilayah. d. Mengadakan kaderisasi tingkat wilayah e. Bertanggung jawab atas perkembangan imadiklus di masing-masing wilayah. f. Membantu

ketua

umum

dalam

memberikan

info-info

terkait

dengan

perkembangan IMADIKLUS di pusat g. Melaksanakan kegiatan-kegiatan terkait pengembangan eksistensi PLS dan IMADIKLUS di wilayah atau daerahnya.


Page 5




8. BADAN PENGURUS HARIAN a. Mempimpin anggota IMADIKLUS yang berada di universitasnya. b. Mengadakan kaderisasi tingkat universitas. c. Bertanggung jawab atas perkembangan IMADIKLUS di masing-masing universitas. d. Membantu BPW dalam memberikan info-info terkait dengan perkembangan IMADIKLUS di pusat e. Mengadakan kegiatan-kegiatan terkait eksistensi PLS dan imadiklus di universitasnya masing-masing f. BPH Universitas terpisah dari hima namun harus tetap berkoordinasi dengan HIMA. 9. BIDANG a. Membantu BPH/BPW dalam menjalankan kegiatan imadiklus terkait wilayah b. Bekerjasama dengan BPH/BPW untuk melakukan kaderisasi di tingkat universitas masing-masing.


Page 6




BAB III Keprotokolan A. Teknik Persidangan 1. Latar belakang Sebuah Persidangan Setiap permusyawaratan dalam sebuah organisasi

pasti membutuhkan persidangan-

persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir dari pemahaman dan ketaatan terhadap aturan didalam sebuah persidangan. Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal sebuah organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah ketetapan bersama. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung. 2. Jenis Persidangan a. Sidang Pleno 1.

Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan

2.

Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang

3.

Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering Committee

4.

Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan

b. Sidang Paripurna 1.

Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan

2.

Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang

3.

Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan

c. Sidang Komisi a.

Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi


Page 7




b.

Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno

c.

Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi

d.

Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut

e.

Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan

3. Aturan Umum Sebuah Persidangan a. Peserta 1.

Peserta Penuh a. Hak peserta penuh : 1)

Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis

2)

Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan

3)

Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan

4)

Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan

b. Kewajiban

2.

peserta penuh :

1)

Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan

2)

Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

Peserta Peninjau a.

Hak Peninjau : 1)

Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapatdan menajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis

b.

Kewajiban Peninjau: 1)

Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan

2)

Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan


Page 8




b.

Presidium Sidang 1.

Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah

2.

Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati peserta

3.

Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan.

4. Aturan Ketukan Palu dan kondisi-kondisi lain : a.

1 kali ketukan a)

Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.

b)

Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin per poin (keputusan sementara).

c)

Menskorsing dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama (biasanya skor 1X ?? menit, dll) sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.

d) b.

Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

2 kali ketukan 1)

Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan

c.

2)

Untuk mempending sidang sampai waktu yang disepakati

3)

Untuk mencabut pending

3 kali ketukan 1)

Membuka/menutup sidang atau acara resmi.

2)

Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang


Page 9




5. Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang Membuka sidang “Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. ” tok…….tok…….tok Menutup sidang “Dengan mengucapkan Alhamdulillahirobbil „Alamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok Mengalihkan pimpinan sidang “Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok. Mengambil alih pimpinan sidang “Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih ” tok Menskorsing sidang “Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok………. Mencabut skorsing “Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan” tok……. 6. Syarat-syarat Presidium Sidang : a.

Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab

b.

Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan

c.

Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis

d.

Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan

7. Sikap Presidium Sidang : a.

Simpatik, menarik, tegas dan disiplin

b.

Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan

c.

Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta

8. Quorum dan Pengambilan Keputusan a.

Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (bisa juga ditentukan melalui konsensus)


Page 10




b.

Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan

c.

Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang

9. Interupsi Interupsi ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut. a.

Macam macam interupsi antara lain. 1)

Interuption of order, Bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya persidangan. Contoh: saat pembicaraan sudah melebar dari pokok masalah maka seseorang berhak mengajukan interuption of order agar persidangan dikembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidak melebar dan semakin bias.

2)

Interruption of information, Bentuk interupsi berupa informasi yang perlu diperhatikan oleh seluruh peserta sidang termasuk pimpinan sidang. Informasi bisa internal (misal: informasi atau data tentang topik yang dibahas) ataupun eksternal (missal: situasi kondisi di luar ruang sidang yang mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya persidangan).

3)

Interruption of clarificatio, Bentuk interupsi dalam rangka meminta klarifikasi tentang pernyataan peserta sidang lainnya agar tidak terjadi penangkapan bias ketika seseorang memberikan tanggapan atau sebuah penegasan terhadap suatu pernyataan.

4)

Interruption of explanatio, Bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.

5)

Interruption of personal, Bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.


Page 11




a.

Pelaksanaan Interupsi : Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang. Interupsi diatas hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan.Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang.

10. Tata Tertib Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat. 11. Sanksi-sanksi Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta siding yang lain. Biasanya, mekanisme dalam pemberian sanksi didahului oleh peringatan kepada peserta (biasanya sampai 3 kali), kemudian dengan kesepakatan bersama, presidium sidang boleh mengeluarkan peserta tersebut dari forum, atau mengambil kebijakan lain dengan atau tanpa kesepakatan peserta sidang yang lain.

B. Pelantikan Pusat a. Ketua umum dan wakil ketua Umum terpilih dilantik oleh Dewan Pengawas Organisasi (DPO) b. Pengurus pusat terpilih dilantik oleh ketua umum dan wakil ketua umum


Page 12




Wilayah a. Ketua wilayah terpilih dilantik oleh Pengurus Pusat atau yang mewakili b. Pengurus wilayah terpilih dilantik oleh ketua wilayah

Universitas a. Ketua harian terpilih dilantik oleh Pengurus Wilayah atau yang mewakili b. Pengurus harian terpilih dilantik oleh ketua harian

C. Teks Sumpah Jabatan Pengurus Pusat : SUMPAH JABATAN SAYA KETUA DAN WAKIL KETUA UMUM IMADIKLUS INDONESIA, BERSUMPAH 1. Berjanji akan melaksanakan tugas sebagai Ketua Umum dan Wakil Ketua Umum IMADIKLUS INDONESIA dengan penuh tanggung jawab. 2. Melaksanakan tugas dengan mematuhi peraturan yang berlaku (AD/ART) dan menjalankan program kerja sebaik-baiknya. 3. Menjunjung tinggi nilai dan norma-norma. 4. Melaksanakan program IMADIKLUS sesuai GBHK. 5. Menjunjung tinggi loyalitas dan kredibilitas dalam bekerja.


Page 13




SUMPAH JABATAN KAMI PENGURUS PUSAT IMADIKLUS INDONESIA, BERSUMPAH 1. Berjanji

akan

melaksanakan

tugas

sebagai

Pengurus

Pusat

IMADIKLUS

INDONESIA dengan penuh tanggung jawab. 2. Melaksanakan tugas dengan mematuhi peraturan yang berlaku (AD/ART) dan menjalankan program kerja sebaik-baiknya. 3. Menjunjung tinggi nilai dan norma-norma. 4. Melaksanakan program IMADIKLUS sesuai GBHK. 5. Menjunjung tinggi loyalitas dan kredibilitas dalam bekerja. Badan Pengurus Wilayah : SUMPAH JABATAN SAYA KETUA WILAYAH (......) IMADIKLUS INDONESIA, BERSUMPAH 1. Berjanji akan melaksanakan tugas sebagai Ketua Wilayah (.......) IMADIKLUS INDONESIA dengan penuh tanggung jawab. 2. Melaksanakan tugas dengan mematuhi peraturan yang berlaku (AD/ART) dan menjalankan program kerja sebaik-baiknya. 3. Menjunjung tinggi nilai dan norma-norma. 4. Melaksanakan program IMADIKLUS sesuai GBHK. 5. Menjunjung tinggi loyalitas dan kredibilitas dalam bekerja.


Page 14




SUMPAH JABATAN KAMI

PENGURUS

WILAYAH

(..........)

IMADIKLUS

INDONESIA,

BERSUMPAH 1. Berjanji akan melaksanakan tugas sebagai Pengurus Wilayah (........) IMADIKLUS INDONESIA dengan penuh tanggung jawab. 2. Melaksanakan tugas dengan mematuhi peraturan yang berlaku (AD/ART) dan menjalankan program kerja sebaik-baiknya. 3. Menjunjung tinggi nilai dan norma-norma. 4. Melaksanakan program IMADIKLUS sesuai GBHK. 5. Menjunjung tinggi loyalitas dan kredibilitas dalam bekerja. Badan Pengurus Harian : SUMPAH JABATAN SAYA KETUA DAN HARIAN ( UNIVERSITAS ................)

IMADIKLUS

INDONESIA, BERSUMPAH 1. Berjanji akan melaksanakan tugas sebagai Ketua Harian ( Universitas ..............) IMADIKLUS INDONESIA dengan penuh tanggung jawab. 2. Melaksanakan tugas dengan mematuhi peraturan yang berlaku (AD/ART) dan menjalankan program kerja sebaik-baiknya. 3. Menjunjung tinggi nilai dan norma-norma. 4. Melaksanakan program IMADIKLUS sesuai GBHK. 5. Menjunjung tinggi loyalitas dan kredibilitas dalam bekerja.


Page 15




SUMPAH JABATAN KAMI

PENGURUS

HARIAN

(UNIVERSITAS

...........)

IMADIKLUS

INDONESIA, BERSUMPAH 1. Berjanji akan melaksanakan tugas sebagai Pengurus Harian (Universitas ...........) IMADIKLUS INDONESIA dengan penuh tanggung jawab. 2. Melaksanakan tugas dengan mematuhi peraturan yang berlaku (AD/ART) dan menjalankan program kerja sebaik-baiknya. 3. Menjunjung tinggi nilai dan norma-norma. 4. Melaksanakan program IMADIKLUS sesuai GBHK. 5. Menjunjung tinggi loyalitas dan kredibilitas dalam bekerja.

D. Susunan Acara 1. Susunan Acara Nasional a. Pembukaan (ketua pelaksana) b. Menyanyikan lagu Indonesia Raya + Mars IMADIKLUS c. Sambutan-sambutan 1) Ketua pelaksana 2) Ketua Umum IMADIKLUS ( atau yang mewakili) 3) Sambutan menyesuaikan a. Kegiatan inti b. Doa c. Penutupan

2. Susunan Acara Wilayah a. Pembukaan (ketua pelaksana) b. Menyanyikan lagu Indonesia Raya + Mars IMADIKLUS c. Sambutan-sambutan 1) Ketua pelaksana 2) Ketua Wilayah ( atau yang mewakili) SOP Administrasi, Kesekretariatan & Keprotokeleran IMADIKLUS INDONESIA

Page 16




3) Sambutan menyesuaikan d. Kegiatan inti e. Doa f. Penutupan 3. Susunan Acara Universitas a. Pembukaan (ketua pelaksana) b. Menyanyikan lagu Indonesia Raya + Mars IMADIKLUS c. Sambutan-sambutan 1) Ketua pelaksana 2) Ketua Harian ( atau yang mewakili) 3) sambutan menyesuaikan d. Kegiatan inti e. Doa f. Penutupan


Page 17




BAB IV Pembakuan Surat Menyurat A. Pendahuluan Berkas surat yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkan klasifikasi dan penomorannya dan

yang bertanggungjawab dalam mengatur penyusunan dan

pengelolaan berkas adalah sekretaris I/ Umum atau kesekretariatan masing-masing badan pengurus. B. Ketentuan Umum 1. Berkas disusun berdasarkan penomoran surat, 2. Untuk setiap klasifikasi yang sama harus dibuat daftar masing-masing berkas untuk memudahkan penomoran pencarian ulang, 3. Harus ada manual sistem pengarsipan untuk pegangan pengurus keseketariatan yang menanganinya, 4. Setiap dokumen, surat, formulir, ataupun kertas berkas lainnya hendaknya disediakan tempat tertentu dimana dapat disimpan dengan baik dan sedapat mungkin pada tempat yang terdekat dengan pengurus atau yang mengelola. 5. Seluruh kegiatan administrasi IMADIKLUS INDONESIA baik di tingkat Nasional, Wilayah dan Universitas adalah tanggung jawab SEKRETARIS I/UMUM sehingga SEKRETARIS I/UMUM berwenang mengeluarkan kebijakan di bidang administrasi dan

kesekretariatan

serta

memberikan

instruksi

kepada

seluruh

pengurus

IMADIKLUS baik ditingkat nasional dan wilayah maupun universitas sesuai dengan bidangnya. 6. Seluruh kegiatan administrasi dan kesekretariatan harus diarsipkan dan dicatat dalam buku agenda khusus administrasi dan kesekretariatan.


Page 18




7. Aktivitas administrasi dan kesekretariatan meliputi Surat Masuk-Surat Keluar, Surat Mandat, Surat Keputusan IMADIKLUS, Surat Ketetapan IMADIKLUS, Surat Keterangan/Rekomendasi dan Surat Tugas. 8. Seluruh dokumentasi yang berhubungan dengan bidang pada pengurus nasional, wilayah dan universitas, dilakukan pada masing–masingn dengan koordinasi dan tanggung jawab SEKRETARIS I/UMUM tersebut. 9. Seluruh dokumentasi baik berupa tulisan, gambar, dan audio visual harus diarsipkan, selanjutnya dilampirkan dalam Laporan Pertanggung Jawaban IMADIKLUS pada saat akhir kepengurusan. C. Ketentuan Khusus 1. KOP SURAT Seluruh Kop surat yang dikeluarkan oleh IMADIKLUS INDONESIA : a. Dalam lingkup struktural kepengurusan (Pusat, Wilayah dan Universitas) dan atau Pelaksanaan Kegiatan Departemen hanya menyertakan logo IMADIKLUS INDONESIA dan berstempel IMADIKLUS INDONESIA pada Ketua umum lalu Stempel Departemen pada Ketua Pelaksana Kegitan.

b. Dalam lingkup umum kegiatan yang melibatkan masyarakat secara umum KOP Surat harus ada logo Universitas yang menaungi di sebelah kanan dan logo IMADIKLUS indonesia pada sebelah kiri.

2. STEMPEL Surat dinyatakan legal apabila diberi stempel pada nama pimpinan pengurus (BPH/BPW/PP). Berikut warna-warna stempel pengurus: a. Pengurus Pusat

: Ungu

b. Badan Pengurus Wilayah : Hijau c. Badan Pengurus Harian

: Merah


Page 19




Contoh Kop Surat : a.

Kop Surat Penyelenggaraan Kegiatan

LOGO

IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH Se-

IMADIKLUS

INDONESIA

INDONESIA

(IMADIKLUS INDONESIA) Sekretariat : Kampus FIP Universitas Pendidikan Indonesia

LOGO UNIVERSITAS ACARA BERLANGSUNG

Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Jawa Barat - Indonesia Tlp. 085794106991 | 085395982205| Fax: +62-22-2013651 E-mail : [email protected] | Web : www.imadiklus.com

LOGO

BADAN PENGURUS WILAYAH (............)

IMADIKLUS

IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH Se-

INDONESIA

INDONESIA (IMADIKLUS INDONESIA)


Sekretariat : (SEKRE WILAYAH) (ALAMAT SEKRE WILAYAH) E-mail : [email protected] | Web : www.imadiklus.com

LOGO

BADAN PENGURUS HARIAN

IMADIKLUS

UNIVERSITAS (……….)

INDONESIA

IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH SeINDONESIA


(IMADIKLUS INDONESIA) Sekretariat : (SEKRE BPH) (ALAMAT SEKRE BPH) E-mail : [email protected] | Web : www.imadiklus.com


Page 20




b. Kop Surat Internal dan External LOGO

IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH Se-INDONESIA

IMADIKLUS


INDONESIA

Sekretariat : Kampus FIP Universitas Pendidikan Indonesia Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Jawa Barat - Indonesia Tlp. 085794106991 | 085395982205| Fax: +62-22-2013651 E-mail : [email protected] | Web : www.imadiklus.com

LOGO

BADAN PENGURUS WILAYAH (............)

IMADIKLUS

IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH Se-INDONESIA

INDONESIA

(IMADIKLUS INDONESIA) Sekretariat : (SEKRE WILAYAH) (ALAMAT SEKRE WILAYAH) E-mail : [email protected] | Web : www.imadiklus.com

LOGO IMADIKLU S

BADAN PENGURUS HARIAN UNIVERSITAS (……….) IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH Se-INDONESIA

INDONESIA

(IMADIKLUS INDONESIA) Sekretariat : (SEKRE BPH) (ALAMAT SEKRE BPH) E-mail : [email protected] | Web : www.imadiklus.com


Page 21




Tabel Format Isi Kop Surat : Kata

Format

Ukuran

Jenis Font

Tebal/Tipis

Huruf TEBAL

IKATAN MAHASISWA

KAPITAL

12

TIMES NEW ROMAN

PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH SeINDONESIA IMADIKLUS

KAPITAL

14

TEBAL

ROMAN

INDONESIA BADAN

TIMES NEW

KAPITAL

16

TIMES NEW

TEBAL

ROMAN

PENGURUS PUSAT/WILAY AH/ HARIAN Sektretariat : Kampus………

BESAR-

12

KECIL

TIMES NEW

TEBAL

ROMAN

… Jalan Kalimantan……

BESAR-

12

KECIL

TIMES NEW

TIPIS

ROMAN

…… Telp...........

BESAR-

10

KECIL E-mail.............

BESARKECIL

TIMES NEW

TIPIS

ROMAN 10

TIMES NEW

TIPIS

ROMAN


Page 22




Ketentuan Lain-lain : a. Page Layout :  Margin - Top Bottom : 3 cm /1,18” - Left Right

: 3 cm/1,18”

 Orientation

: Potrait

 Size

: Legal

 Coloumns

: One

b. Insert  Header : 0,25  Footer : 0,25 c. Line and Paragraph Spacing  Line spasi 1,5 (Kecuali KOP dan Yth 1.0) d. Aturan Logo Size Logo IMADIKLUS INDONESIA :  High

: 3 cm

 Width : 3 cm e. Garis Pembatas KOP : Horizontal Line

B. JENIS SURAT DAN KODE SURAT 1. Surat Permohonan (peminjaman, tempat, ruangan, barang, dll)

PM

2. Surat Undangan (Rapat, audiensi, hearing, dll)

UD

3. Surat Pemberitahuan (kunjungan, dll)

PB

4. Surat Pengumuman

PE

5. Surat Mandat

MD

6. Surat Rekomendasi

REK

7. Surat Keterangan

KET


Page 23




8. Surat Penugasan

PN

9. Surat Ucapan

UP

10. Surat Memo

ME

11. Surat Nota

NT

12. Surat Pernyataan

PN

13. Surat Kerjasama

KS

14. Surat Balasan

BL

15. Surat Keputusan

KEP

16. Surat Ketetapan

TAP

C. Format Penomoran Surat Definisi Surat Masuk adalah surat yang ditujukan untuk IMADIKLUS maupun Ketua Umum IMADIKLUS dari perorangan maupun lembaga. Pihak yang bertanggung jawab dalam hal pengarsipan dan pencatatan adalah SEKRETARIS UMUM. Surat masuk harus dilaporkan kepada SEKRETARIS UMUM

untuk selanjutnya

dicatat dalam Buku Agenda Surat Masuk dan diarsipkan di box file Surat Masuk. Definisi Surat Keluar adalah surat yang dibuat oleh BPH, Departemen IMADIKLUS, maupun panitia kegiatan IMADIKLUS yang ditujukan kepada perorangan maupun lembaga lain dan dibuat arsipnya secara rapih. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan surat keluar yaitu : 1. Pengurus Pusat dilakukan oleh SEKRETARIS UMUM dengan menggunakan kop surat dan amplop IMADIKLUS. 2. Bidang Non Kepanitiaan dilakukan oleh Sekretaris Departemen dengan menggunakan kop surat dan amplop IMADIKLUS, dan dicatat pada buku SOP Administrasi, Kesekretariatan & Keprotokeleran IMADIKLUS INDONESIA

Page 24




agenda surat keluar Departemen yang bersangkutan yang dikoordinasikan oleh SEKRETARIS UMUM IMADIKLUS. Kepanitiaan dilakukan oleh Sie./Div. Kesekretariatan Panitia dengan menggunakan kop surat dan amplop kegiatan IMADIKLUS serta dicatat pada buku agenda surat keluar panitia yang bersangkutan dengan koordinasi SEKRETARIS UMUM, yang nantinya akan dilampirkan dalam Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan tersebut. Semua surat keluar harus dicopy terlebih dahulu untuk arsip SEKRETARIS UMUM, dicatat di buku Agenda Surat keluar, dan disimpan dalam file box Surat Keluar. 1. Surat Pengurus Harian Format penomoran surat keluar Pengurus Pusat oleh Sektetaris Umum dan Departemen adalah sebagai berikut :Nomor : xxx / xy / y / (Departemen) / Id / Bln / Thn Keterangan : xxx : Nomor surat yang terdiri dari 3 digit dan merupakan nomor per kegiatan xy : Jenis surat y : Kode area surat/tujuan surat A. : Internal Pengurus Nasional IMADIKLUS B. : Internal IMADIKLUS seluruh Indonesia (Pengurus wilayah dan Pengurus harian) C. : Institusi/lembaga/perorangan di luar IMADIKLUS (Departemen) : Kode Bidang, hanya jika yang mengeluarkan surat tersebut adalah internal Departemen terkait, yaitu : Contoh singkatan nama departemen : Aai : Departemen Advokasi, Aksi dan Informasi Lit : Departemen Penelitian dan Pengembangan Kdd : Departemen Kaderisasi dan Pendidikan


Page 25




Id : Nama lembaga, ditulis „PP.IMADIKLUS/BPW. (....)/BPH. (......)‟ Bln : Bulan pembuatan surat, ditulis dengan angka Romawi Thn : Tahun pembuatan surat, ditulis lengkap 2. Surat Kepanitian Kegiatan Format penomoran surat keluar Kepanitiaan Kegiatan adalah sebagai berikut : Nomor : xxx / xy / y / Ikg / Id / Bln / Thn Keterangan : xxx : Nomor surat yang terdiri dari 3 digit dan merupakan nomor per kegiatan xy : Jenis surat (PM, UD, PB, PE dll) y

: Kode area surat/tujuan surat A : Internal Pengurus (IMADIKLUS) B : kepengurusan lain masih dalam lingkup IMADIKLUS (contoh dari PP ke BPW) C : Institusi/lembaga/perorangan di luar IMADIKLUS

Ikg : Inisial Kegiatan Id : Nama lembaga, ditulis „PP.IMADIKLUS/BPW. (....)/BPH. (......)‟ Bln : Bulan pembuatan surat, ditulis dengan angka Romawi Thn : Tahun pembuatan surat, ditulis lengkap Penomoran surat ditentukan oleh Perihal surat dan jika tujuan surat lebih dari satu untuk internal Pengurus IMADIKLUS kode A sedangkan kode B untuk surat keluar SOP Administrasi, Kesekretariatan & Keprotokeleran IMADIKLUS INDONESIA

Page 26




namun masih dalam lingkung IMADIKLUS secara luas (Pengurus wilayah dan Pengurus

harian).

Sedangkan

untuk

eksternal

IMADIKLUS

(kode

C)

direkomendasikan untuk disebutkan satu persatu personal/lembaga tujuan surat dengan nomor surat yang berbeda. Surat keluar dianggap sah bila terdapat tanda tangan Ketua Panitia, Ketua Umum IMADIKLUS

,

menggunakan

kop

surat

IMADIKLUS,

dan

berstempel

IMADIKLUS. Untuk tanda tangan jabatan yang lebih tinggi diletakkan di sebelah kiri dan/atau di bawah jabatan yang lebih rendah. Pada dasarnya tanda tangan Ketua Umum IMADIKLUS tidak dapat diatas namakan, kecuali Ketua Umum berhalangan hadir atau ada pengurus yang diberikan mandat oleh Ketua Umum. Pengurus yang berhak mengatas namakan Ketua Umum IMADIKLUS adalah Wakil Ketua Umum atau Sekretaris Umum. 3. Surat Mandat o Dibuat untuk memperkuat kekuatan amanah yang diberikan pada pengurus IMADIKLUS maupun pihak yang diberikan amanah oleh Ketua Umum IMADIKLUS misalnya Ketua Panitia Kegiatan tertentu, pendelegasian, dan/atau mandat untuk keperluan yang dianggap penting oleh masing-masing Departemen maupun Ketua Umum IMADIKLUS. o Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan Surat Mandat menjadi tanggung jawab SEKRETARIS UMUM. o Pengajuan pembuatan Surat Mandat dapat diajukan langsung kepada SEKRETARIS UMUM dengan menyertakan informasi-informasi, diantaranya yaitu Nama, Departemen, , Perguruan Tinggi orang yang akan diberi mandat, Jenis Mandat yang diberikan, Tanggal berlakunya mandat, dan Kewenangan Mandat versi pihak yang mengajukan. o Penomoran surat mandat memiliki format tersendiri yaitu : Nomor : xxx / MD/ PP.IMADIKLUS / Bln /Thn SOP Administrasi, Kesekretariatan & Keprotokeleran IMADIKLUS INDONESIA

Page 27




4. Surat Keputusan Setiap surat keputusan yang dikeluarkan oleh Kesekretariatan Umum dan ditandatangani oleh PIMPINAN SIDANG memuat urutan-urutan sebagai berikut : 1) Menimbang. 2) Mengingat. 3) Memperhatikan 4) Memutuskan. 5) Menetapkan. Surat

keputusan

dibuat

berdasarkan

keputusan

dari

rapat

IMADIKLUS.

Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan surat keputusan menjadi tanggung jawab SEKRETARIS UMUM. Di dalam surat keputusan minimal harus mencakup hal-hal berikut :  Menimbang : Hal-hal yang menjadi faktor pertimbangan/latar belakang pembuatan, penetapan, dan pemberlakuan surat keputusan.  Mengingat : Hal-hal yang menjadi dasar hukum yang mendasari dikeluarkannya surat keputusan, seperti AD ART, GBHK surat keputusan sebelumnya yang relevan, atau surat-surat lain yang dianggap penting dan fundamental.  Memerhatikan : Alur teknis yang dilaksanakan menuju proses pencapaian keputusan.  Menetapkan : Hal-hal yang menjadi keputusan/ketetapan dari surat keputusan. Penomoron Dalam Surat Keputusan Contoh; No: 001/KEP/PP.IMADIKLUS/III/2014 Penomoran surat terdiri dari: A/B/C/D/E A.

: Nomor Surat (Harus berurutan)

B.

: Jenis surat (KEP untuk Surat Keputusan)

C.

: Pihak yang mengeluarkan.

D.

: Kode Romawi ( Bulan)

E.

: Kode tahun mengeluarkan surat.


Page 28




5. Surat Ketetapan IMADIKLUS Surat ketetapan dibuat berdasarkan ketetapan dalam rapat kerja Nasional IMADIKLUS. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan surat ketetapan menjadi tanggung jawab SEKRETARIS UMUM. Dalam surat ketetapan minimal harus mencakup hal-hal berikut :  Menimbang : Hal-hal yang menjadi faktor pertimbangan/latar belakang pembuatan, penetapan, dan pemberlakuan surat ketetapan.  Mengingat : Hal-hal yang menjadi dasar hukum yang mendasari dikeluarkannya surat keputusan, seperti AD ART, GBHK surat keputusan sebelumnya yang relevan, atau surat-surat lain yang dianggap penting dan fundamental.  Memerhatikan : Alur teknis yang dilaksanakan menuju proses pencapaian ketetapan.  Menetapkan : Hal-hal yang menjadi keputusan/ketetapan dari surat ketetapan. Penomoran

surat

ketetapan

memiliki

format

tersendiri

yaitu

:

Nomor : xxx / TAP/PP.IMADIKLUS /Bln/Thn 6. Surat Keterangan (KET)/ Rekomendasi (REK) 

Surat ini dikeluarkan untuk memberikan keterangan atau rekomendasi atas suatu situasi, kondisi, personal, maupun lembaga lain yang dianggap penting dan perlu klarifikasi.



Pihak yang berhak membuat surat ini HANYA Ketua Umum IMADIKLUS dengan Sekretaris Umum sebagai penanggung jawab pembuatan surat.



Proses pencatatan dan pengarsipan surat ini dilakukan oleh SEKRETARIS UMUM.



Format penomoran dibuat tersendiri dengan format sebagai berikut : Nomor : xxx /KET/PP.IMADIKLUS/ Bln /Thn


Page 29




6. Surat Tugas a. Dibuat untuk memperkuat kekuatan amanah yang diberikan pada pengurus IMADIKLUS dalam menjalankan tugas khusus yang membutuhkan surat tugas.. b. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan Surat Tugas menjadi tanggung jawab SEKRETARIS UMUM. c. Pengajuan pembuatan Surat Tugas dapat diajukan langsung kepada SEKRETARIS UMUM dengan menyertakan informasi-informasi, diantaranya yaitu Nama, Departemen, Perguruan Tinggi orang yang akan diberi tugas, Jenis Tugas yang diberikan, Tanggal berlakunya tugas, dan Kewenangan Tugas versi pihak yang mengajukan. Penomoran surat tugas memiliki format tersendiri yaitu : Nomor : xxx /PN/PP.IMADIKLU /Bln /Thn


Page 30




D. Format ukuran isi surat Perihal 1 enter

Kepada Yth Mr. X

1 enter Dengan hormat, 1 inci Sehubungan dengan ini …………………………… ........................ : hari/tanggal

: Sabtu, 25 November 2011

waktu

: 19.00WIB- selesai

tempat

: Graha RCTI Kebun Jeruk, Jakarta 1 inci Sehubungan ………………………………………………………………

2 ENTER Dengan hormat Ketua IMADIKLUS

2 enter TeguhAkbar NIM. xxxxxxxxxxx


Page 31




BAB V SISTEM KOORDINASI

Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen yang baik, dimana dalam hal ini manajemen tersebut harus memahami tugas, fungsi dan pola kerja dari manajemen itu sendiri. Bicara manajemen tentu terdapat sumber daya yang mengatur sedemikian rupa untuk mengoptimalkan kinerja organisasi. Hal tersebut didefinisikan sebagai berikut:

Top Level Management Top Level Management disini diistilahkan dengan Pimpinan, dimana merupakan manajemen tertinggi dalam manajerial kepengurusan organisasi serta merupakan pengarah, pengatur strategi dan pengambil kebijakan secara keseluruhan organisasi. Pimpinan ini terdiri dari: Ketua*, Wakil Ketua*,Sekretaris*, dan Bendahara*.

Middle Level Management Middle Level Management disini merupkan manajerial menengah yang berada di antara top level

management

dan

first

line

management.

Manajement

ini

bertugas

mengimplementasikan strategi, kebijakan serta keputusan yang diambil oleh

top level

management serta membuat proker. Middle Level Management terdiri dari : Koordinator Departemen

First LineLevel Management First Line Level Management berfungsi memastikan strategi, kebijakan dan keputusan yang telah diambil oleh top dan middle management telah dijalankan dengan baik. Selain itu turut serta aktif dalam proses pengimplementasian strategi dan proker yang telah ditetapkan. First Line Level Management terdiri dari : Semua Anggota Departement

Pengurus Inti

adalah Ketua*, Wakil Ketua*, Sekretaris*, Bendahara* dan Ketua/

Koordinator Departement. SOP Administrasi, Kesekretariatan & Keprotokeleran IMADIKLUS INDONESIA

Page 32




A. Sistem Koordinasi Intern Pengurus 1.Pengantar Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi serta evaluasi maka di perlukan sebuah sistem yang mengaturnya, baik itu dilakukan dalam lingkup top, middle, maupun low level management. 2. Macam Rapat Rapat-Rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut 1. Rapat Pimpinan 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan 2) Diikuti oleh Ketua*,Wakil Ketua*, Sekretaris*, dan Bendahara*. 3) Agenda Pembahasan : a) Silahturahim pimpinan. b) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan dilaksanakan c) Laporan-laporan dan analisa stabilitas organisasi d) Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus. e) Analisis dan Pembahasan program selanjutnya. 2. Rapat Pengurus Inti 1) Rutin dilaksanakan minimal 1(satu) kali dalam sebulan di minggu ke-2. 2) Diikuti oleh Ketua*, Wakil Ketua*, Sekretaris*, Bendahara*, dan semua Kepala Departemen (jika berhalangan hadir digantikan dengan orang yang diberi kepercayaan). 3) Agenda Pembahasan : a) Silaturahim pengurus inti. b) Laporan-laporan dan analisa stabilitas organisasi c) Evaluasi Program kerja yang sudah, sedang, akan dilaksanakan dan Kinerja Pengurus. d) Analisis dan Pembahasan program selanjutnya. e) Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya.


Page 33




3. Rapat Departement 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam dua pekan. 2) Agenda Pembahasan : a. Silaturahim anggota Departement. b. Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan. c. Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya. d. Strategi pencapaian program.

4. Rapat Koordinasi 1) Rutin dilaksanakan 1 (satu) kali dalam 2 bulan di akhir bulan. 2) Agenda Pembahasan : a. Silaturahim seluruh pengurus pusat, wilayah dan harian. b. Sosialisasi program kerja terdekat dari setiap Departement. c. Persiapan kegiatan setiap Departement. d. Penjadwalan aktivitas Departement selanjutnya. e. Diikuti oleh seluruh pengurus IMADIKLUS INDONESIA.

5. Rapat Kepanitiaan 1) Dilaksanakan secara Insidental 2) Diikuti oleh panitia kegiatan, panitia SC, dan Ketua Departement

yang

bersangkutan. 3) Agenda Pembahasan : a)

Pembahasan rencana, persiapan, dan pelaksanaan.

b)

Penyampaian Jobdesk oleh Ketua Panitia.

c)

Pembahasan manajemen kegiatan.

d)

Diakhir pelaksanaan kegiatan dilaksanakan evaluasi.


Page 34




B. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan menentukan : 1. Dasar penyelenggaraan Pada bagian ini tertuang rasional atau alasan perlunya diadakan kegiatan. 2. Kriteria keberhasilan kegiatan Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan serta setelah kegiatan dilaksanakan. 3. Tujuan kegiatan Tujuan kegiatan disusun dalam dua tingkat, yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. 4. Peserta kegiatan Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan, hak dan kewajiban peserta, dan jumlah peserta (bisa berupa perkiraan atau target). 5. Nara sumber acara Di bagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan kualifikasinya termasuk lembaga asal nara sumber. 6. Organisasi / kepanitiaan pelatihan Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap keberhasilan kegiatan. 7. Strategi dan proses teknis kegiatan Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kagiatan yang akan digunakan, prosedur, proses atau teknis yang digunakan untuk mencapai tujuan kegiatan. 8. Materi kegiatan Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan atau acara, tujuan dari setiap bagian dari isi kegiatan. 9. Waktu dan tempat Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan,berapa lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan. 10. Biaya Pada bagian ini perlu dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber biaya yang diusulkan secara terinci mengenai penggunaan biaya tsb. SOP Administrasi, Kesekretariatan & Keprotokeleran IMADIKLUS INDONESIA

Page 35




C. Pembentukan Panitia Kegiatan Langkah-langkah pembentukan Panitia Kegiatan antara lain: 1. Pembentukan Panitia SC oleh Ketua*

ataupun yang diberi wewenang oleh

Ketua*. 2. Penunjukkan Ketua Pelaksana (Ketua OC) yang merupakan hasil musyawarah panitia SC dan Ketua* ataupun yang diberi wewenang oleh Ketua* 3. Pembentukan Panitia Pelaksana (OC). Persiapan Kegiatan Langkah-langkah persiapan yang perlu dilakukan antara lain : 1) Penyusunan proposal a. Proposal

dibuat

oleh

sekretaris

kepanitiaan,

berkoordinasi

dengan

kesekretariatan. b. Proposal Kegiatan harus sesuai dengan sistematika pembuatan proposal kegiatan sebagai berikut: 1) Latar Belakang Bagian ini berisi latar belakang perlunya digelar kegiatan kemahasiswaan yang diajukan. 2) Landasan Kegiatan Di bagian ini dicantumkan undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan, kebijakan serta pedoman tertulis yang relevan melandasi kegiatan yang kan diselenggarakan. 3) Nama Kegiatan Di bagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan diselenggarakan. 4) Tema kegiatan Di bagian ini dirumuskan tujuan esensial tematis kegiatan. 5) Tujuan Kegiatan Di bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan konkret. Bisa juga dirumuskan dua jenis tujuan, yakni tujuan umum dan tujuan khusus kegiatan. SOP Administrasi, Kesekretariatan & Keprotokeleran IMADIKLUS INDONESIA

Page 36




6) Sasaran Kegiatan Pada bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan dalam rangka mendukung pencapaian tujuan. 7) Peserta Kegiatan Di bagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan itu. Karena menyangkut izin kegiatan, jika ada penceramah atau instruktur, maka identitas komponen ini pun harus dicantumkan pula. 8) Waktu dan tempat Di bagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat yang akan digunakan. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada fasilitas ruangan, lapangan dan sebagainya. Sebaiknya diusahakan agar dalam penetapan waktu dan penggunaan tempat tidak terjadi bentrokan dengan kegiatan lain. 9) Materi Kegiatan Pada bagian ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan diselenggarakan. Dalam hal ini dicantumkan juga pengisi materi kegiatan. 10) Jadwal acara/kegiatan Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya mencakup urutan kegiatan mulai dari persiapan, pelaksanaan dan pelaporan. Dalam hal ini diperinci pula secara spesifik susunan acara dan para pelaksana yang terkait dalam kegiatan tersebut. 11) Anggaran Biaya Dalam menyusun anggaran, sebaiknya didasarkan kepada rincian kegiatan yang sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai, sehingga akan memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realitas. Sumber dan besar dana harus dijelaskan secara agar mudah diketahui sumber dan besar pengalokasian biaya. 12) Susunan Kepanitiaan Siapa saja yang terlibat dalam kepanitian kegiatan tersebut. SOP Administrasi, Kesekretariatan & Keprotokeleran IMADIKLUS INDONESIA

Page 37




13) Penutup 14) Lampiran

D. Evaluasi Kegiatan 1. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan. 2. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. 3. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan 4. dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya. 5. Memberi saran-saran dan rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan sejenis diwaktu mendatang.

E. Laporan Kegiatan 1. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyusun laporan pertanggungjawaban dengan bantuan/konsultasi dengan sekretaris Departement (staf Sekretaris) dan Bendahara. 2. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua* melalui Sekretaris Departemen dalam bentuk: a. Laporan yang sudah di print, disertai lampiran sebagai berikut : 1) Susunan Kepanitiaan 2) Susunan Acara 3) Realisasi Anggaran Biaya 4) Proposal Kegiatan 5) Bukti transaksi pengeluaran 6) Daftar hadir peserta dan panitia 7) Administrasi dan arsip surat menyurat 8) Pamflet dan hasil dokumentasi

Ket: * PP ditambah tulisan Umum BPW ditambah tulisan Wilayah BPH ditambah tulisan harian SOP Administrasi, Kesekretariatan & Keprotokeleran IMADIKLUS INDONESIA

Page 38




F. Format Laporan Kegiatan Laporan kegiatan ..... (nama kegiatan) Departemen........ Pengurus Pusat/Wilayah/Harian ............ I.

Pendahuluan

II.

Nama Kegiatan

:

III.

Tujuan Kegiatan

:

IV.

Waktu dan Tempat

V.

Peserta Kegiatan

:

VI.

Nara Sumber Kegiatan

:

VII. Gambaran Kegiatan

:

:

:

(persiapan, pengorganisasian dan pelaksanaan) VIII. IX.

Hambatan-hambatan & Evaluasi

:

Rekomendasi Kegiatan

X. Fortopolio

: :

a. Proposal b. Realisasi Anggaran Biaya c. Makalah pemateri d. Nota e. Arsip/berkas f. Surat g. Printout publikasi dan dokumentasi h. Dan hal-hal penting XI. Hari, Tgl. Bulan, Tahun Laporan

:

XII.

:

Lembar Pengesahan


Page 39




G. Format Tabel kegiatan 1. Format Persiapan Kegiatan No.

KEGIATAN

SARANA

PETUNJUK TEKNIS

PENANGGUNG JAWAB

Catatan : Dibuat pada awal perencanaan oleh ketua pelaksana dan dijabarkan pada rapat panitia yang pertama 2. Format Pelaksanaan Kegiatan No

KEGIATAN

.

WAKTU

SARAN

&

A

TEMPAT

PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN PRA

PELAKSANAA

PASCA

ACARA

N

ACARA

PJ

Catatan: Dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan, oleh ketua pelaksana dan panitia. 3. Format Pasca Kegiatan No.

KEGIATAN

WAKTU & TEMPAT

SARANA

PETUNJUK

PJ

TEKNIS KEGIATAN

Catatan : Pasca kegiatan ditujukan untuk mengevaluasi kegiatan dan menyusun laporan kegiatan. Dibuat setelah kegiatan selesai.


Page 40




BAB VI Aspek Aturan Tambahan A. SOP ini dapat diubah dan atau ditambah sesuai dengan perubahan kondisi yang terjadi dan atau dinilai sudah tidak relevan lagi dengan kondisi. B. Perubahan dan penambahan isi SOP dinyatakan sah jika melalui mekanisme Surat Keputusan IMADIKLUS. C. Pihak yang berhak merubah isi SOP ini hanya SEKRETARIS UMUM atas pertimbangan dan persetujuan Ketua Umum IMADIKLUS. D. Hal-hal yang belum diatur dan bersifat teknis akan diatur dalam aturan dan atau keterangan lain.


Page 41




Contoh box file: DAFTAR SURAT MASUK IMADIKLUS

NO

NOMOR SURAT

TANGGAL

TANGGAL

SURAT

TERIMA

PERIHAL

DARI

FILE

KETERANGAN

DARI

FILE

KETERANGAN

DAFTAR SURAT KELUAR IMADIKLUS

NO

NOMOR SURAT

TANGGAL

TANGGAL

SURAT

TERIMA


PERIHAL

Page 42

Standard Operasional Prosedure (SOP)

Recommend Documents