Sociale Dienst Oost Achterhoek Nota Algemeen Bestuur
Nr(s) geregistreerde stuk(ken): 4
AB / 31-03-2016
Datum nota: 18 maart 2016
Onderwerp: Nieuwe verdeelsleutel gemeentelijke bijdragen exploitatie- en beheerkosten van de Sociale Dienst Oost Achterhoek met ingang van dienstjaar 2016 Advies: A. Instemmen met de nieuwe verdeelsleutel met ingang van het dienstjaar 2016 en de colleges van de deelnemende gemeenten voorstellen om in te stemmen met deze nieuwe verdeelsleutel en de Gemeenschappelijke Regeling Sociale Dienst Oost Achterhoek hierop aan te passen (tezamen met andere aanpassingen van de Gemeenschappelijke Regeling Sociale Dienst Oost Achterhoek). De nieuwe verdeelsleutel luidt: Voor de eerste € 5.024.000 van de bedrijfsvoeringkosten dragen de drie deelnemende gemeenten bij in de volgende (historische) verhouding: Berkelland 30,35% Oost Gelre 26,41% Winterswijk 43,24% De activiteiten die de Sociale Dienst voor de SW-ers gaat verrichten worden ondergebracht in een verdeelsleutel in de vorm van een vast bedrag per afgenomen eenheid van een of meerdere nader uit te werken producten. De daarna nog resterende bedrijfsvoeringkosten worden door de drie deelnemende gemeenten gedragen op basis van de verhouding van het aantal uitkeringsklanten, inclusief klanten met een langdurige loonkostensubsidie op 1 januari dienstjaar min 1. B. In de eerste bestuursrapportage 2016 een verlaging van het budget ondersteunende diensten van € 164.000 opnemen en accepteren dat er soms een overschrijding van het budget plaatsvindt als bijvoorbeeld de automatisering vervangen wordt. C. In de eerste bestuursrapportage 2016 een verlaging van het budget onderhoud software van € 50.000 opnemen en accepteren dat er mogelijk een overschrijding van het budget plaatsvindt als er een derde release van Centric komt. D. In de eerste bestuursrapportage 2016 een verlaging van het budget voor personeel (vast en tijdelijke schil) van € 159.000 opnemen. Behandeld door: O.E.J. van den Engh
Niet openbaar Openbaar (met directe publicatie) Openbaar (met uitgestelde publicatie)
Collegiaal overleg gepleegd met: Kritische termijn voor besluitvorming. Nee
Financiële consequenties: Ja, de bijdrage van de gemeenten in de bedrijfsvoeringskosten wordt anders
Manager mevrouw drs. A.J.M. Gildhuis: Akkoord Bespreken
Aanvrager is op grond van artikel 4:7 van de Algemene wet bestuursrecht geïnformeerd over het (gedeeltelijk) negatieve advies: Ja Nee N.v.t.
Voor behandeling naar College(S) Ja Datum behandeling College(s) April/juni 2016
De geadresseerde en evt. andere belanghebbenden die naar Voor behandeling naar Gemeenteraad: verwachting bedenkingen hebben tegen het advies, zijn op Nee grond van artikel 4:8 van de Algemene wet bestuursrecht gehoord: Datum behandeling Gemeenteraad: Ja Nee N.v.t.
Communicatie via: Persbericht Anders, nl. N.v.t.
Bijlagen:
Secretaris J. Harmsen Akkoord
Besluit: het besluit staat vermeld op pagina 3
Weth. J.B. Boer
BESLUIT Behoort bij nota onder nummer : 4 AB / 31-03-2016
Onderwerp: Nieuwe verdeelsleutel gemeentelijke bijdragen exploitatie- en beheerkosten van de Sociale Dienst Oost Achterhoek met ingang van dienstjaar 2016 Datum nota: 18 maart 2016 Behandeld door: O.E.J. van den Engh
Datum besluit door Algemeen Bestuur: 31 maart 2016 Besluit: A. Instemmen met de nieuwe verdeelsleutel met ingang van het dienstjaar 2016 en de colleges van de deelnemende gemeenten voorstellen om in te stemmen met deze nieuwe verdeelsleutel en de Gemeenschappelijke Regeling Sociale Dienst Oost Achterhoek hierop aan te passen (tezamen met andere aanpassingen van de Gemeenschappelijke Regeling Sociale Dienst Oost Achterhoek). De nieuwe verdeelsleutel luidt: Voor de eerste € 5.024.000 van de bedrijfsvoeringkosten dragen de drie deelnemende gemeenten bij in de volgende (historische) verhouding: Berkelland 30,35% Oost Gelre 26,41% Winterswijk 43,24% De activiteiten die de Sociale Dienst voor de SW-ers gaat verrichten worden ondergebracht in een verdeelsleutel in de vorm van een vast bedrag per afgenomen eenheid van een of meerdere nader uit te werken producten (begin 2016). De daarna nog resterende bedrijfsvoeringkosten worden door de drie deelnemende gemeenten gedragen op basis van de verhouding van het aantal uitkeringsklanten, inclusief klanten met een langdurige loonkostensubsidie op 1 januari dienstjaar min 1. B. In de eerste bestuursrapportage 2016 een verlaging van het budget ondersteunende diensten van € 164.000 opnemen en accepteren dat er soms een overschrijding van het budget plaatsvindt als bijvoorbeeld de automatisering vervangen wordt. C. In de eerste bestuursrapportage 2016 een verlaging van het budget onderhoud software van € 50.000 opnemen en accepteren dat er mogelijk een overschrijding van het budget plaatsvindt als er een derde release van Centric komt. D. In de eerste bestuursrapportage 2016 een verlaging van het budget voor personeel (vast en tijdelijke schil) van € 159.000 opnemen. Overwegingen Algemeen Bestuur indien besluit afwijkend is van het ambtelijk advies :
Nota aan het A.B. Sociale Dienst Behoort bij nota onder nummer : 4 AB / 31-03-2016 Inleiding: In de gemeenschappelijke regeling artikel 27, lid 2 staat: De exploitatie- en beheerskosten die de dienst aan de gemeenten toerekent, worden bij bevoorschotting vastgesteld op basis van de verhouding van de kosten van de bedrijfsvoering van de gemeenten in de situatie voorafgaande aan de totstandkoming van de dienst. De verdeling is als volgt: a. Berkelland: 29,67% b. Oost Gelre: 25,27% c. Winterswijk: 45,06% Na drie jaar vindt evaluatie plaats. Dan wordt bezien of deze verhouding nog recht doet aan de actuele situatie. Omdat de historische kosten van de gemeente Winterswijk nog zijn bijgesteld, is begin 2010 de verdeelsleutel gemeentelijke bijdragen exploitatie- en beheerskosten bepaald op: Berkelland 30,35% Oost Gelre 26,41% Winterswijk 43,24% Als uitgangspunt voor een verdeelsleutel dient te gelden dat deze eenvoudig en langjarig bruikbaar is, zonder grote fluctuaties tussen de dienstjaren. Advies: A. Instemmen met de nieuwe verdeelsleutel met ingang van het dienstjaar 2016 en de colleges van de deelnemende gemeenten voorstellen om in te stemmen met deze nieuwe verdeelsleutel en de Gemeenschappelijke Regeling Sociale Dienst Oost Achterhoek hierop aan te passen (tezamen met andere aanpassingen van de Gemeenschappelijke Regeling Sociale Dienst Oost Achterhoek). De nieuwe verdeelsleutel luidt: Voor de eerste € 5.024.000 van de bedrijfsvoeringkosten dragen de drie deelnemende gemeenten bij in de volgende (historische) verhouding: Berkelland 30,35% Oost Gelre 26,41% Winterswijk 43,24% De activiteiten die de Sociale Dienst voor de SW-ers gaat verrichten worden ondergebracht in een verdeelsleutel in de vorm van een vast bedrag per afgenomen eenheid van een of meerdere nader uit te werken producten (begin 2016). De daarna nog resterende bedrijfsvoeringkosten worden door de drie deelnemende gemeenten gedragen op basis van de verhouding van het aantal uitkeringsklanten, inclusief klanten met een langdurige loonkostensubsidie op 1 januari dienstjaar min 1. B. In de eerste bestuursrapportage 2016 een verlaging van het budget ondersteunende diensten van € 164.000 opnemen en accepteren dat er soms een overschrijding van het budget plaatsvindt als bijvoorbeeld de automatisering vervangen wordt. C. In de eerste bestuursrapportage 2016 een verlaging van het budget onderhoud software van € 50.000 opnemen en accepteren dat er mogelijk een overschrijding van het budget plaatsvindt als er een derde release van Centric komt. D. In de eerste bestuursrapportage 2016 een verlaging van het budget voor personeel (vast en tijdelijke schil) van € 159.000 opnemen. Argumenten: In de gemeenschappelijke regeling staat dat er na drie jaar een evaluatie van de verdeelsleutel plaatsvindt. Het doel van de evaluatie staat echter niet duidelijk beschreven. Bij de start van de SDOA is gekozen voor een verdeelsleutel waarbij alle drie de gemeenten 11% gingen besparen ten opzichte van de gemeentelijke uitvoeringskosten voor de start van de SDOA. Elke wijziging in de verdeelsleutel heeft voor de ene gemeente een positief effect op de gemeentelijke bijdrage, terwijl die keuze voor een andere gemeente een negatief effect heeft op de gemeentelijke bijdrage. Dit maakt een discussie over een verdeelsleutel een lastige, omdat de belangen verschillend zijn. Immers iedere gemeente afzonderlijk betaalt liever een lagere bijdrage dan een hogere. Door de tijd heen heeft het dagelijks bestuur regelmatig gediscussieerd over een voor alle partijen aanvaardbare verdeelsleutel. Uiteindelijk is consensus bereikt op basis van de nu voorgestelde verdeelsleutel. Het huidige voorstel doet recht aan de oorspronkelijke situatie bij de start van de SDOA, waarbij we destijds dachten dat het uitkeringsbestand door de jaren heen redelijk stabiel zou blijven. In 2016 terugkijkend weten we dat de waarheid behoorlijk anders is. Het uitkeringsbestand is door de economische ontwikkelingen de afgelopen jaren fors toegenomen. Geïndexeerd naar nu zouden de bedrijfsvoeringskosten in de oorspronkelijke situatie € 5.024.000
bedragen. Door over dit bedrag, als onderdeel van de nieuwe verdeelsleutel, de huidige verdeelsleutel toe te passen wordt recht gedaan aan de oorspronkelijke uitgangspunten. Door nieuwe/extra taken zijn de bedrijfsvoeringskosten van de SDOA toegenomen. Het is redelijk om voor dit deel van de bedrijfsvoeringskosten een verdeelsleutel op basis van het aantal bijstandsgerechtigden toe te passen. Hierbij wordt gekozen voor het aantal bijstandsgerechtigden op 1 januari dienstjaar min 1, omdat de werkelijke aantallen en dus de werkelijke verhouding voor het komende jaar dan bekend is voordat de begroting van het komende jaar opgesteld wordt. De activiteiten die de Sociale Dienst voor de SW-ers gaat verrichten worden ondergebracht in de nieuwe verdeelsleutel in de vorm van een vast bedrag per afgenomen eenheid van een of meerdere nader uit te werken producten. De werkgroepen zijn de taken en kosten met betrekking tot de WSW medewerkers nader aan het uitwerken. Daaruit ontstaat meer inzicht in wat de te verwachten producten en de daarbij behorende kostprijs zijn. In het eerste jaar van de uitvoering van de taken zal vanuit de uitvoeringspraktijk duidelijk worden wat we het beste als producten kunnen definiëren, zodat we toekomstbestendige producten kiezen. Om de financiële gevolgen voor de nadeelgemeente te beperken heeft het dagelijks bestuur besloten om enkele bezuinigingen op de bedrijfsvoeringskosten voor te stellen. Totaal gaat het om een besparing op de bedrijfsvoeringskosten van € 373.000, ofwel ca 5%. In bijzondere situaties kan de verlaging van het budget betekenen dat er incidenteel sprake kan zijn van een overschrijding van het budget. Als tijdig bekend is dat deze situatie zich dreigt voor te doen wordt bij de eerste of tweede bestuursrapportage een verzoek gedaan om het budget eenmalig te verhogen.
Betrokkenenparagraaf: De gemeenteraden hebben het recht hun zienswijze te geven, voordat de colleges het besluit nemen tot aanpassing van de gemeenschappelijke regeling.
Advisering externe adviesorganen/belangenorganisaties: n.v.t. Financiële paragraaf: Op basis van het voorstel om in de eerste € 5.024.000 van de bedrijfsvoeringkosten bij te dragen in de (historische) verhouding en in de kosten van de nieuwe taken in de verhouding van het aantal uitkeringsklanten, inclusief klanten met een langdurige loonkostensubsidie, op 1 januari dienstjaar min 1 ziet, op basis van de begroting 2016 en de kosten van de flexibele schil 2016, ziet de bijdrage per gemeente er als volgt uit: Norm
Berkelland
Oost Gelre
Winterswijk
Totaal
1.525.000
1.327.000
2.172.000
5.024.000
aantal uitkeringsklanten op 1 januari dienstjaar min 1
899.000
491.000
998.000
2.388.000
totaal aandeel gemeente bij nieuwe verdeelsleutel
2.424.000
1.818.000
3.170.000
7.412.000
aantal uitkeringsklanten op 1 januari dienstjaar min 1
534
292
593
1.419
totaal aandeel gemeente bij huidige 1 verdeelsleutel
2.363.000
2.056.000
3.366.000
7.785.000
61.000 N
238.000 V
196.000 V
373.000 V
30,35%; 26,41%; 43,24%
Verschil tov huidige verdeelsleutel
Eventuele opmerkingen/eventuele vervolgprocedure:
1
Voor de bezuiniging van € 373.000 op de bedrijfsvoeringskosten
