Raad VOORBLAD Onderwerp Agendering
Behandelwijze
Oprichting Intergemeentelijke Sociale Dienst Oost Achterhoek (ISDOA) 0
Commissie Bestuurlijk Domein
x
Gemeenteraad
0
Commissie Ruimtelijk Domein
0
Lijst ingekomen stukken
x
Commissie Sociaal en Economisch Domein
0
Informerende Commissie
x
Bespreken
0
Kennis van nemen
0
Kaderstellen
0
Controleren
x
Vaststellen door gemeenteraad
Overlegpunten / Beslispunten
Het college vraagt om toestemming van de raad voor het aangaan van de Gemeenschappelijke Regeling Intergemeentelijke Sociale Dienst Oost Achterhoek (ISDOA). Verder wordt voorgesteld om de eenmalige en tijdelijke (frictie)kosten van € 331.000, voortvloeiend uit het samengaan van de drie afdelingen sociale zaken/werk en inkomen, te dekken uit de algemene reserve. Tot slot wordt voorgesteld om in te stemmen met de verdeelsystematiek van de concept begroting voor de uitvoeringskosten ISDOA.
Context
De colleges van Berkelland, Oost Gelre en Winterswijk willen per 1 januari 2010 een gezamenlijke uitvoeringsorganisatie voor werk en inkomen inrichten. Deze gezamenlijke uitvoeringsorganisatie wordt opgericht met toepassing van de Wet gemeenschappelijke regelingen; een zelfstandig bestuursorgaan met een Algemeen en een Dagelijks Bestuur. Om een gemeenschappelijke sociale dienst onder de naam Intergemeentelijke Sociale Dienst Oost Achterhoek (ISDOA) mogelijk te maken zijn een aantal besluiten nodig.
Financiële gevolgen
Er zijn eenmalige en tijdelijke (frictie)kosten van € 331.000,--. Deze vloeien voort uit het samengaan van de drie afdelingen sociale zaken/werk en inkomen. Deze kosten kunnen gedekt worden uit de algemene reserve. Op langere termijn (2012) is de ISDOA € 457.000 voordeliger dan de huidige uitgave van de drie gemeenten voor dezelfde taken. Dezelfde taken worden dan met meer kwaliteit en resultaat verricht. Het structurele voordeel voor onze gemeente is jaarlijks bij ongewijzigde omstandigheden € 136.000.
1
Achterliggende stukken (ter inzage)
-
Bijlage 1: Organisatie ISDOA (versie 12 datum 16-4-2009). Bijlage 2: Gemeenschappelijke Regeling Intergemeentelijke Sociale Dienst Oost Achterhoek (versie 16-4-2009). Bijlage 3: De functies, hoofdtaken en competenties van ISDOA (versie 28-4-2009).
Financiële stukken: - Bijlage 1: Tabel financiële gevolgen uitvoeringskosten per gemeente (versie 06-05-2009) - Bijlage 2: Overzicht SOLL uitvoeringskosten ISDOA (versie 06-052009) - Bijlage 3: Programmabegroting Overzicht “wat mag het kosten 2010” (versie 11-05-2009) Opmerkingen van de agendacommissie (invullen door griffie) Portefeuillehouders
wethouders D. Meijerink, L.J.H. Scharenborg en J.J.W. Zappeij
Meer informatie bij: (naam en telefoonnummer behandelend ambtenaar)
J. Harmsen, hoofd afdeling Beleid en Regie, telefoonnummer 0545 - 250 218 drs. A.G. Dekker, gemeentesecretaris, telefoonnummer 0545 – 250 201
Gezien door griffie
ja
2
Raadsvergadering
:
15 september 2009
Agendanummer
:
(college) voorstelnummer
:
32 / 13
Onderwerp
:
Oprichting Intergemeentelijke Sociale Dienst Oost Achterhoek (ISDOA)
Borculo, 20 augustus 2009 Geachte raad, 1. Kader Programmalijn 2.2. Arbeidsmarktbeleid/werkvoorziening Dit voorstel vormt de basis voor de oprichting van de Intergemeentelijke Sociale Dienst Oost Achterhoek (ISDOA) waarover u al regelmatig door ons college bent geïnformeerd. 2. Samenvatting De colleges van Berkelland, Oost Gelre en Winterswijk willen per 1 januari 2010 een gezamenlijke uitvoeringsorganisatie voor werk en inkomen inrichten. Deze gezamenlijke uitvoeringsorganisatie wordt opgericht met toepassing van de Wet gemeenschappelijke regelingen: een zelfstandig bestuursorgaan, met een Algemeen en een Dagelijks Bestuur. Om een gemeenschappelijke sociale dienst onder de naam Intergemeentelijke Sociale Dienst Oost Achterhoek mogelijk te maken hebben wij een aantal besluiten van u nodig. Allereerst vragen wij uw toestemming voor het aangaan van de gemeenschappelijke regeling Intergemeentelijke Sociale Dienst Oost Achterhoek (ISDOA). Verder hebben wij een dekkingsvoorstel voor de eenmalige en tijdelijke (frictie)kosten van € 331.000,--. En tot slot stellen wij u voor in te stemmen met de verdeelsystematiek van de concept begroting voor de uitvoeringskosten ISDOA. 3. Argumentatie Waarom een Intergemeentelijke samenwerking? De gemeenten Berkelland, Oost Gelre en Winterswijk zijn de afgelopen jaren meer en intensiever gaan samenwerken op het gebied van Werk en Inkomen. Dat was nodig met het oog op de verdergaande decentralisatie van wetten en regelingen, zoals de Wet werk en bijstand (WWB) en de Wet sociale werkvoorziening (Wsw). Die decentralisatie bracht een steeds grotere financiële verantwoordelijkheid en daarmee risico voor de gemeenten met zich mee.
3
Daarnaast raakten de gemeenten er steeds meer van doordrongen dat de belangen van “de klant” centraal moeten staan. In een samenwerkingverband worden de mogelijkheden om de dienstverlening te optimaliseren, aanzienlijk vergroot. De klant kan beter worden geholpen. De harmonisatie van bestaand beleid is al klaar. Op het gebied van werk en inkomen zijn alle verordeningen en beleidsregels op elkaar afgestemd. De gemeenten kopen samen re-integratie instrumenten in voor hun klanten. Aan nieuw beleid geven de gemeenten gezamenlijk vorm. In juni 2007 is er door de gezamenlijke colleges een gemeentelijk dienstverleningconcept werk en inkomen vastgesteld. Alle werk- en bijstandklanten worden – ongeacht hun woongemeente – op eenzelfde manier geholpen bij het zoeken naar werk en het krijgen van een (tijdelijke) uitkering. In diezelfde maand besloten de drie colleges om vorm te geven aan een gezamenlijke backoffice sociale zaken/werk en inkomen. In januari 2008 hebben de colleges geconcludeerd dat een intergemeentelijke sociale dienst op basis van een gemeenschappelijke regeling de beste manier is voor het realiseren van de gezamenlijke uitgangspunten: • Minder kwetsbaarheid door schaalvergroting • Meer kwaliteit door verbeterde werkprocessen, systemen en toegeruste medewerkers • Minder kosten door efficiencywinst en anders werken Als vierde k wordt vaak genoemd de “klant”. Belangrijk is natuurlijk dat de klant weer aan het werk gaat of weer gaat participeren in de samenleving. Daarvoor moet tijdelijk – goed en snel – in een inkomen worden voorzien. Een gezamenlijke uitvoeringsorganisatie voor werk en inkomen is noodzakelijk: • Om de steeds verdergaande decentralisatie van wetten en regelingen met de daaruit voortvloeiende financiële risico’s te kunnen managen. • Om een sterke partner te kunnen zijn in de verplichte samenwerking met grotere organisaties als CWI en UWV (inmiddels gefuseerd tot UWV WERKbedrijf). • Om de (inter)gemeentelijke klant een goede en snelle dienstverlening te bieden, gericht op: 1. Het zo snel mogelijk weer in het eigen levensonderhoud voorzien (werk); 2. Een zo optimaal mogelijke participatie in de samenleving; 3. Een snelle en juiste inkomensvoorziening. Waarin maakt ISDOA het verschil? De missie en visie, de organisatie, de werkprocessen, de begroting en de gemeenschappelijke regeling van de ISDOA zijn vormgegeven vanuit de eerdergenoemde uitgangspunten. Kwaliteit De werkprocessen worden volledig opnieuw beschreven. De (geautomatiseerde) systemen worden aangepast aan de nieuwste ontwikkelingen en de medewerkers worden waar nodig verder geschoold om aan de kwaliteitsnormen te kunnen voldoen. De klant wordt bediend door ' specialisten'op het gebied van re-integratie die hem of haar met maatwerk naar een zelfstandig bestaan toe leiden. De claimbeoordelaars zijn volledig gericht op het goed én snel verstrekken van de noodzakelijke inkomensvoorziening. Of dat nu een uitkering voor levensonderhoud betreft, bijzondere bijstand of een voorziening op grond van het gemeentelijke minimabeleid. De klant wordt te woord gestaan op die locatie waar dat het meest functioneel is.
4
Visie en organisatie van de ISDOA De ISDOA wordt een ondernemende sociale dienst. Dit betekent onder andere dat de inrichting van de organisatie, de inzet van middelen en de eisen die worden gesteld aan het management en de medewerkers daarop afgestemd moeten zijn. Vanuit de visie en missie richt de ISDOA zich op de zelfredzaamheid en participatie van inwoners. Dit betekent dat de inzet van de organisatie het meest gericht moet zijn op het aspect re-integratie. Daarnaast is het in veel gevallen (tijdelijk) nodig om in een inkomen te voorzien. ISDOA werkt met het Werkbedrijf (voormalig CWI en UWV) samen. Soms is het beter om af te spreken om de regie op re-integratie tijdelijk bij de ene samenwerkingspartner te laten liggen of om juist de regie van een partner over te nemen. In de ontwikkeling van het Werkplein Oost Achterhoek wordt op dit moment vorm en inhoud gegeven aan het plan van aanpak tot invoering van het “toonkamermodel”. Dit houdt in dat klantcontacten dáár plaatsvinden waar dat het meest functioneel is. • De Werkklant1: op het Werkplein Oost Achterhoek in Winterswijk • De Activeringklant2: op een van de gemeentelijke locaties of op de locatie van een organisatie of instelling die bijdraagt aan de activering van de klant • De klant die een beroep doet op lokale minimavoorzieningen: op een van de gemeentelijke locaties, zo dicht mogelijk bij zijn woonadres. In de intergemeentelijke sociale dienst worden in ieder geval ondergebracht de toeleiding naar werk en alle overige re-integratiewerkzaamheden, de uitkeringsadministratie, kwaliteitszorg, terugvordering en verhaal, bezwaar en beroep, sociale recherche en de uitvoering van het Bijstandsbesluit Zelfstandigen. Daarnaast ook de administratieve verwerking van individuele verstrekkingen op grond van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO), de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Wet inburgering, de uitvoering van niet aan Hameland opgedragen taken in het kader van de Wet sociale werkvoorziening en de uitvoering van verstrekkingen minimabeleid/bijzondere bijstand (ook) aan burgers zonder periodieke uitkering. Zie ook bijlage 1 Organisatie ISDOA versie 12 datum 16-4-2009, die voor u ter inzage is gelegd. Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) De ISDOA wordt een gemeenschappelijke regeling met een Algemeen - en een Dagelijks bestuur. De ISDOA richt zich op de uitvoering van de regeling en het opgedragen beleid. • Beleidsvoorbereiding vindt vanuit de ISDOA plaats door de beleidsmedewerkers in samenspraak met de politiek verantwoordelijken van de gemeenten. • Beleidsuitgangspunten worden vastgesteld door de gemeenten; de regelgevende (verordenende) bevoegdheid blijft aan de raden van die gemeenten. • Beleidsregels (uitwerking van beleid) worden vastgesteld door het Algemeen Bestuur, dat daarvoor in de plaats treedt van de colleges van burgemeester en wethouders. In het Dagelijks Bestuur heeft één van de secretarissen van de deelnemende gemeenten zitting. Hij/zij behartigt vooral voor de bedrijfsvoeringaspecten van de ISDOA en heeft géén stemrecht. Deze secretaris vormt ook de verbinding naar de gemeenten op het punt van de ondersteuning die door de gemeente(n) wordt geleverd aan de ISDOA (op grond van een zogenaamd Service Level Agreement). De voorgestelde gemeenschappelijke
1 Werkklant: de klant die – eventueel met inzet van re-integratieinstrumenten – op korte of middellange termijn kan worden toe geleid naar regulier werk 2 Activeringklant: de klant die – als gevolg van meer complexe problematiek – (nog) niet toe geleid kan worden naar werk
5
regeling ondersteunt de uitgangspunten die zijn geformuleerd voor de organisatie. Dus focus op de klant, kwaliteit, en (kosten)efficiëntie. Zie voor de tekst van de gemeenschappelijke regeling bijlage 2: Gemeenschappelijke Regeling Intergemeentelijke Sociale Dienst Oost Achterhoek (versie 16-4-2009), die voor u ter inzage is gelegd. Functieprofielen, hoofdtaken en competenties Voor de functieprofielen van de medewerkers van ISDOA is gebruik gemaakt van het functieboek Achterhoek. Ten behoeve van de plaatsing van medewerkers en de beeldvorming over de nieuwe rollen zijn de hoofdtaken en competenties beschreven. De notitie: “De functies, hoofdtaken en competenties van ISDOA (versie 28-4-2009)”, is voor u ter inzage gelegd (bijlage 3). Gedachte achter het werkproces is dat de klantmanagers Werk en Activering de spil zijn van het re-integratie proces van de klant. Zij moeten daar zoveel mogelijk ruimte voor krijgen. Daarom worden zij zo minimaal als mogelijk belast met de afhandeling van inkomengerelateerde aanvragen. We maken in de functies onderscheid in werk, activering en inkomen. Hiermee wordt het principe integraal klantmanagement doorbroken. De aspecten Werk en Inkomen zijn niet meer in één persoon verenigd. Dit is enerzijds ingegeven door de keus om de focus te leggen op de re-integratie (uitstroom en participatie) en zodoende resultaten van trajecten te verbeteren, anderzijds om de focus bij de claimbeoordeling te leggen op een efficiënte bedrijfsvoering door een correcte en snelle afhandeling van de aanvraag. Ondersteunende functies: Eén van de uitgangspunten van de ISDOA is het verminderen van kwetsbaarheden. Door de drie organisaties samen te voegen zal een versterking optreden: kwetsbaarheden ten gevolge van verlof en ziekte kunnen beter opgevangen worden. Maar dat geldt niet voor alle functies. Met name voor functies waarbij Sociale Zaken in het verleden afhankelijk was van andere afdelingen (interne dienstverlening) geldt, dat het onderbrengen van deze functies in de ISDOA leidt tot kwetsbaarheden (gering aantal formatieplaatsen) en verlies van specialisme. Hierbij gaat het om de volgende ondersteunende functies: • P&O • Salarisadministratie • Control & financiën • Systeembeheer • PR en Communicatie Door voor bovenstaande functies capaciteit bij de gemeente(n) in te huren blijft de binding met de gemeenten op deze cruciale onderdelen in stand, wordt het specialisme gehandhaafd en is de kwetsbaarheid vanuit de gemeente ondervangen. De gemeente Berkelland zal de ondersteunende diensten gaan leveren. Huisvesting In november 2008 is geconcludeerd dat in beginsel één locatie voldoet aan de uitgangspunten in het Ruimtelijk programma van Eisen (RpvE). Het betreft hier het stadhuis in Groenlo. De locatie is vervolgens aangewezen als gewenste centrumlocatie voor de ISDOA. Personele consequenties Het oprichten van de intergemeentelijke dienst heeft personele consequenties. Uitgangspunt bij de vorming van de ISDOA is, dat iedereen een baangarantie heeft. Eventuele boventalligheid die nog achterblijft bij de gemeenten wordt zo snel mogelijk weggewerkt. Inmiddels is een definitief sociaal statuut overeengekomen met het Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO).
6
Het personeel is nauw betrokken bij het proces door zijn inzet in werkgroepen. De stand van zaken ISDOA is een vast agendapunt in werkoverleggen. Er zijn zes gezamenlijke personeelbijeenkomsten gehouden om alle medewerkers te informeren en er wordt regelmatig een nieuwsbrief uitgebracht. Deze ontvangt u ook. Na besluitvorming over de ISDOA door de gemeenteraden zal ook het communicatietraject naar de klant en externe organisaties worden opgestart. 4. Financiële consequenties / dekking Algemeen Een van de drie hiervoor genoemde uitgangspunten voor de totstandkoming van een intergemeentelijke sociale dienst is minder kosten door efficiëntie en samenwerking. De structurele begroting (2012) van de ISDOA is € 457.000 voordeliger dan de huidige uitgaven van de drie gemeenten voor dezelfde taken. Dezelfde taken met meer kwaliteit en resultaat. Op middellange termijn vallen ook de meerjarige frictiekosten weg en levert de samenwerking in de ISDOA (bij ongewijzigde omstandigheden) onze gemeente een structureel voordeel op van € 136.000. Frictiekosten In de eerste jaren zijn er frictiekosten. Deze frictiekosten bedragen € 457.000 meerjarig en € 112.000 eenmalig. De meerjarige frictiekosten zijn kosten van de gemeenten die tot nu toe toegerekend worden aan taken die straks overgaan naar de ISDOA. Bijvoorbeeld huisvesting en algemene automatisering. Op natuurlijke momenten, zoals het aangaan van nieuwe contracten of vervanging van de automatisering, worden binnen enkele jaren de frictiekosten binnen de gemeenten opgelost. Door efficiëntie van de ISDOA is er sprake van vermindering van formatie ten opzichte van de bestaande situatie. Door het niet invullen van vacatures en overige inspanningen is er geen sprake van frictiekosten personeel. Eenmalige en tijdelijke kosten Er zijn verschillende soorten tijdelijke en eenmalige kosten: • Kosten voor de inrichting van de ISDOA, zoals inrichting automatisering, inrichting salarisadministratie, aanpassing huisvesting en verhuizing. • Verder is er voor de kosten opstarten ISDOA (o.a. extra personele inzet) een stelpost opgenomen van € 150.000. Uitgaven ten laste van deze stelpost worden verantwoord aan het dagelijks bestuur. • De structurele formatie is gebaseerd op een kwaliteitsslag in de werkprocessen en digitalisering. Hiermee is nu deels gestart maar kan pas volledig effect resulteren op termijn. Daarom is er in de eerste twee jaar sprake van tijdelijke formatie ter grootte van 2,25 fte totaal € 200.000. (zie de voor u ter inzage gelegde formatieoverzichten soll1 en soll2) Uitgangspunt bij de tijdelijke kosten is dat met name in het tweede jaar van de ISDOA er sprake is van afbouw waardoor in het tweede jaar de tijdelijke budgetten lager zijn. In totaal (3 gemeenten) worden de eenmalige en tijdelijke kosten geraamd op € 653.000. Verdeelsleutel Wij stellen voor om in te stemmen met een verdeelsleutel op basis van de verhouding van de huidige uitvoeringskosten van de gemeenten: • Berkelland 29,67% • Oost Gelre 25,27% • Winterswijk 45,06%. De percentages huidige uitvoeringskosten zijn representatief voor de huidige bedrijfsvoering in relatie tot elkaar. Alle drie gemeenten starten nu neutraal in de startsituatie en hebben voordeel bij de samenwerking in de ISDOA. In de gemeenschappelijke regeling is in artikel 27 lid 2 een evaluatie van de verdeelsleutel opgenomen (na 3 jaar).
7
Programmabegroting "Wat mag het kosten" Er is een concept begroting 2010 gemaakt voor ISDOA. De budgetten zijn nog geraamd op het niveau en prijspeil 2009. Deze begroting is mede bedoeld als indiciatie voor besluitvorming over de verdeelsleutel. Uiteindelijk zal het bestuur van ISDOA de definitieve begroting vaststellen. Dekking Op gemeenteniveau bekeken heeft onze gemeente in de eerste jaren hogere meerjarige frictiekosten dan het gemeentelijk aandeel in het voordeel van de uitvoering door ISDOA. In deze meerjarige frictiekosten zit een bedrag van € 52.000 aan kapitaallasten huidige huisvesting. Als gevolg van de centrale huisvesting per 2011 worden een aantal oude investeringen versneld afgeschreven. Hierdoor vallen deze kapitaallasten na twee jaar weg. Hierdoor kunnen deze meerjarige frictiekosten als incidentele kosten aangemerkt worden. Het structurele voordeel voor onze gemeente wordt dan € 3.000 en het bedrag aan eenmalige en tijdelijke kosten wordt dan € 331.000. Op middellange termijn vallen ook de meerjarige frictiekosten weg en levert de samenwerking in de ISDOA (bij ongewijzigde omstandigheden) ons een structureel voordeel op van € 136.000. Wij stellen voor de eenmalige en tijdelijke kosten van € 331.000 te dekken uit de algemene reserve. Zie voor volledig financieel overzicht de voor u ter inzage gelegde stukken: • Bijlage I Tabel financiële gevolgen uitvoeringskosten per gemeente (versie 06-052009) • Bijlage II Overzicht SOLL uitvoeringskosten ISDOA (versie 06-05-2009) • Bijlage III Programmabegroting Overzicht “wat mag het kosten 2010” (versie 11-052009) 5. Conclusie Wij stellen u voor: a) ons toestemming te verlenen tot het aangaan van de Gemeenschappelijke Regeling Intergemeentelijke Sociale Dienst Oost Achterhoek; b) de eenmalige en tijdelijke (frictie)kosten van € 331.000 voortvloeiend uit het samengaan van de drie afdelingen sociale zaken/werk en inkomen, te dekken uit de algemene reserve; c) in te stemmen met de verdeelsystematiek van de concept begroting voor de uitvoeringskosten ISDOA.
Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Berkelland, de secretaris, de burgemeester,
drs. A.G. Dekker.
mr. H.L.M. Bloemen.
8
Raadsvergadering
:
Agendanummer
:
15 september 2009
De raad van de gemeente Berkelland; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 20 augustus 2009; gelet op het bepaalde in de Gemeentewet en de Wet gemeenschappelijke regelingen overwegende dat: -
-
de colleges van Berkelland, Oost Gelre en Winterswijk per 1 januari 2010 een gezamenlijke uitvoeringsorganisatie voor werk en inkomen willen inrichten; de colleges de gezamenlijke uitvoeringsorganisatie willen oprichten met toepassing van de Wet gemeenschappelijke regelingen, waardoor een zelfstandig bestuursorgaan ontstaat, met een Algemeen - en een Dagelijks Bestuur; de raad op grond van artikel 1, lid 2 en 3 van de Wet gemeenschappelijke regelingen het college toestemming moet geven om tot een dergelijke oprichting over te gaan; er geen sprake is van strijd met het recht of het algemeen belang; er eenmalige en tijdelijke (frictie)kosten van € 331.000 ontstaan, voortvloeiend uit het samengaan van de drie afdelingen sociale zaken/werk en inkomen; er geen bezwaar bestaat tegen de verdeelsystematiek van de conceptbegroting voor de uitvoeringskosten, temeer na drie jaar een evaluatie plaatsvindt, gevolgd door een aanpassing aan de dan actuele situatie; besluit:
-
het college toestemming te verlenen voor het aangaan van de Gemeenschappelijke Regeling Intergemeentelijke Sociale Dienst Oost Achterhoek; de eenmalige en tijdelijke (frictie)kosten van € 331.000, voortvloeiend uit het samengaan van de drie afdelingen sociale zaken/werk en inkomen, te dekken uit de algemene reserve; in te stemmen met de verdeelsystematiek van de concept begroting voor de uitvoeringskosten ISDOA
Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 15 september 2009 de griffier,
de voorzitter,
9
