Oprichting Federale Deontologische Commissie

Nr.

10

Jaargang 17

weken 20 en 21 2014

Verschijnt tweewekelijks, behalve in de weken 28 t.e.m. 32

inhoud PUBLIEKE SECTOR – normering Oprichting Federale Deontologische Commissie

1

P2A9362

PUBLIEKE SECTOR – normering Oprichting Federale Deontologische Commissie Bart DE BIE, Gerwinde VYNCKIER

FORENSISCHE AUDIT – trends Veel bedrijven zijn slachtoffer van bankovervallen

Afgiftekantoor Brussel X

3

GOVERNANCE – info Kanttekeningen bij nalevingsrapport 2013

5

Externe tekenen van slechte prestaties

6

Met de wet van 6 januari 20141 werd, ter uitvoering van het Institutioneel akkoord van 11 oktober 2011 voor de zesde staatshervorming, een Federale Deontologische Commissie voor openbare mandatarissen in het leven geroepen. Tot op heden bestonden er her en der wel deontologische regels voor federale parlementsleden en overheidsbestuurders, doch deze regels verdienen te worden gecodificeerd en verder aangevuld voor de gehele doelgroep van «openbare mandatarissen», met inbegrip van de ministeriële medewerkers. Vandaag is deze doelgroep immers niet onderworpen aan de Deontologische Code voor Federale Ambtenaren2 en valt deze evenmin onder de bevoegdheid van het Bureau voor Ambtelijke Ethiek en Deontologie.

Takenpakket Specifiek advies

Algemeen advies

Code

De Federale Deontologische Commissie voor openbare mandatarissen betreft een vast orgaan van de Kamer van Volksvertegenwoordigers met volgende taken: Á specifiek advies op vraag van een mandataris: in art. 4 van de wet wordt bepaald dat de Commissie op vraag van een openbaar mandataris, minister of staatssecretaris advies geeft over een specifieke kwestie aangaande deontologie, ethiek of een belangenconflict dat hem betreft; Á algemeen advies: naast individueel advies op vraag van een openbaar mandataris, heeft de Commissie ook als opdracht algemene adviezen of aanbevelingen te formuleren op het vlak van deontologie, ethiek en belangenconflicten en wel b op eigen initiatief; b op basis van een verzoek ondertekend door minstens een derde van de leden van de Senaat; b op basis van een verzoek ondertekend door minstens vijftig leden van de Kamer van Volksvertegenwoordigers; b op verzoek van de federale regering; Á opstellen code deontologie, ethiek en belangenconflicten: art. 5 van de wet voorziet dat de Commissie ten laatste drie maand na haar oprichting een ontwerpcode opstelt met regels en richtlijnen betreffende deontologie, ethiek en belangenconflicten die na goedkeuring bij wet toepasbaar is op de openbare mandatarissen, met uitzondering van de leden van de Kamer van Volksvertegenwoordigers en de Senaat. Deze laatsten hebben een eigen deontologische code die zij verder kunnen aanvullen of wijzigen op eigen initiatief of op voorstel van de Commissie.

0000205.NN

KL-NN01

1

2

Wet 6 januari 2014 houdende oprichting van een Federale Deontologische Commissie, B.S. 31 januari 2014 Omzendbrief 1 augustus 2007 nr. 573 met betrekking tot het deontologische kader voor de ambtenaren van het federaal administratief openbaar ambt.

2

AUDIT, CONTROL & GOVERNANCE NR. 10

WEKEN 20 EN 21

KLUWER

Samenstelling Franstalige en Nederlandstalige leden

Zowel voor de Franstalige als voor de Nederlandstalige leden gelden volgende samenstellingsvoorwaarden: Á één lid dat minstens vijf jaar een functie heeft uitgeoefend in een gerechtelijk of universitair mandaat1; Á drie leden die minstens vijf jaar lid zijn geweest van de Senaat of de Kamer van Volksvertegenwoordigers en geen lid meer zijn op het moment van de benoeming; Á twee leden die gedurende vijf jaar, maar niet langer, openbaar mandataris zijn geweest, niet in de Senaat of de Kamer van Volksvertegenwoordigers.

Procedure Minstens één keer per jaar Meerderheid van stemmen

Bekendmaking

Een aanvraag tot advies of aanbeveling moet per aangetekend schrijven aan de voorzitter van de Commissie gericht worden. De Commissie komt minstens één keer per jaar samen om aanbevelingen op te stellen en het jaarverslag goed te keuren. Daarnaast wordt de Commissie zo vaak als nodig bijeengeroepen om adviezen en aanbevelingen te onderzoeken. De zittingen zijn niet openbaar en de leden zijn gebonden aan vertrouwelijkheid. De Commissie kan slechts geldig beraadslagen als minstens de helft van de leden aanwezig is en besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen, met als beslissende stem de stem van de voorzitter. De persoon die advies vraagt over een kwestie die hem betreft, kan vragen om gehoord te worden. De Commissie kan voor haar werkzaamheden ook een beroep doen op deskundigen. Het advies wordt binnen de 60 dagen gegeven en op de website van de Commissie bekendgemaakt. Specifieke adviezen op vraag van een individueel mandataris worden anoniem bekendgemaakt, met instemming van de betrokkene.

Bedenkingen Enkel adviezen, geen meldingen van integriteitsinbreuken

Dat er op politiek federaal niveau initiatieven worden genomen op het vlak van ethiek en deontologie, kan men enkel toejuichen. Op zich past de Commissie ook in het reeds bestaande plaatje: met de recente Federale Klokkenluiderswet2 die op 5 april jl. in werking is getreden kunnen personeelsleden van de federale overheden sinds kort een veronderstelde integriteitsschending intern melden bij een vertrouwenspersoon3 of extern bij het Centraal Meldpunt voor Veronderstelde Integriteitsschendingen sorterend onder de federale ombudsmannen. Met bovenstaand wetgevend initiatief hebben nu ook de openbare mandatarissen een aanspreekpunt betreffende deontologie en ethiek. Merk evenwel op dat daar waar het bij het Centraal Meldpunt voor Veronderstelde Integriteitsschendingen gaat om een meldpunt waar federale personeelsleden veronderstelde integriteitsschendingen (van andere personeelsleden) kunnen aankaarten, het bij de Commissie enkel om een adviserende instantie gaat betreffende kwesties die de openbare mandataris zelf betreffen. Daar waar voorzien wordt dat het Centrale Meldpunt, alsook de interne component van de meldprocedure voor federale ambtenaren, ook advies kunnen verlenen, is er in de nieuwe wet nergens sprake van de mogelijkheid om een veronderstelde integriteitsschending (van een andere mandataris) te melden. Een gemiste kans?

Ministers uitgesloten van het toepassingsgebied

Uit de lange opsomming van art. 2 van de wet, blijkt dat de wetgever zijn best heeft gedaan om de doelgroep van «openbaar mandataris» zo volledig mogelijk te vatten. Toch valt het op dat één categorie ontbreekt, met name de ministers zelf. Het voormelde akkoord van 2011 voorzag er nochtans in dat de op te richten deontologische commissie ook ten aanzien van ministers bevoegdheden zou uitoefenen en dat de ministers de regering op de hoogte moesten brengen van elke potentiële situatie van belangenconflict waarin ze zich zouden bevinden.4 Het is jammer dat 1

2

3 4

Raadsheer, procureur-generaal, eerste advocaat-generaal, advocaat-generaal bij het Hof van Cassatie, staatsraad, auditeur-generaal, adjunct-auditeur-generaal, eerste auditeur of eerste referendaris bij de Raad van State, rechter of referendaris bij het Grondwettelijk Hof, voorzitter, procureur of raadsheer bij het hof van beroep, voorzitter van een rechtbank van eerste aanleg of gewoon hoogleraar, buitengewoon hoogleraar, hoogleraar of geassocieerd hoogleraar in de rechten in een Belgische universiteit Wet van 15 september 2013 betreffende de melding van een veronderstelde integriteitsschending in de federale administratieve overheden door haar personeelsleden KB in opmaak, http://www.hendrikbogaert.be Parl. Stuk. Kamer, 53-3214/003 p. 5

KLUWER

AUDIT, CONTROL & GOVERNANCE NR. 10

WEKEN 20 EN 21 3

daarvan in deze wet geen sprake meer is. Gelet op de pratijkvoorbeelden in binnenen buitenland van gemandateerde politici die hun deontologisch boekje te buiten zijn gegaan door bv. in te gaan op aantrekkelijke voorstellen van lobbyorganisaties of bedrijven, lijkt het ons geen overbodige luxe om ook de ministers te onderwerpen aan een deontologisch toezicht. Geen gecoördineerde aanpak

Multidisciplinair karakter

Dat de Commissie ook algemene aanbevelingen kan formuleren die de casuïstiek overstijgen, lijkt ons op zich eveneens een interessant gegeven. De vraag is alleen hoe ze dit gaat doen. Enkel op basis van de eigen cases of in overleg met andere partners? Waarom bv. niet de krachten bundelen en voorzien in overleg en uitwisseling met instanties zoals het Centraal Meldpunt voor Veronderstelde Integriteitsschendingen, sorterend onder de federale ombudsmannen, het Bureau voor Ambtelijke Ethiek en Deontologie1? En dan tot slot nog een bedenking betreffende de samenstelling van de commissie: dat de meerderheid van de leden personen betreft met een verleden als openbaar mandataris en dus optreden als ervaringsdeskundigen is ongetwijfeld een troef. Maar dat slechts één lid per taalgroep òf een functie heeft uitgeoefend in een gerechtelijk mandaat òf in een universitair mandaat, is een beetje een gemiste kans. Een lid van beide categorieën en/of leden van reeds bestaande diensten met expertise, zoals bv. het Bureau voor Ambtelijke Ethiek en Deontologie, zou de multidisciplinariteit, de werking en de kwaliteit van de adviezen van de Commissie enkel ten goede komen.

FORENSISCHE AUDIT – trends Veel bedrijven zijn slachtoffer van bankovervallen Lode BARREZEELE,

RFA, CFE

Bankovervallen zijn weer in! Alleen gebeuren ze niet meer bij de banken zelf maar worden de bedrijven overvallen. Niet meer met geweld maar via listigheden. Zelfs zonder dat computers gehackt worden. Enkel door misbruik te maken van het vertrouwen van mensen wanneer zij geconfronteerd worden met begrippen als autoriteit, dringendheid en vertrouwelijkheid. Vooral grotere bedrijven met meerdere vestigingen – bij voorkeur verspreid over enkele landen - zijn de doelgroep van criminele bendes. Soms is de dader van de fraude echter een werknemer van de organisatie zelf.

Social engineering Voorbeeldscenario

Op een moment dat iedereen de mond vol heeft over phishing lijkt de fraude die de bedrijven treft vaak niets met hoogtechnologische ingrepen te maken. Enkel de menselijke zwakheden van de medewerkers worden uitgebuit. Hierbij het script dat vaak in deze vorm maar ook in andere varianten voorkomt. U bent gewaarschuwd … voorbeeld – «Hallo, met Carine van de boekhouding.» – «Goedemorgen, u spreekt met advocaat Laroche uit Parijs. Ik weet niet of de heer Jean Grootjans u reeds heeft ingelicht maar Jean heeft mij gevraagd met u in contact te treden. Ik treed al jaren op voor Jean als raadgever bij mogelijke overnames. Wij plannen een overname en ik kreeg de opdracht de overtallige cashflow uit de diverse werkvennootschappen te verzamelen. Wij 1

Dit Bureau maakt onderdeel uit van de FOD Budget en Beheerscontrole en heeft als opdracht de integriteit te bevorderen binnen het federaal administratief openbaar ambt. Zie tevens: http://www.begroting.be/NL/Pages/deontMission.aspx.

4 AUDIT, CONTROL & GOVERNANCE NR. 10

WEKEN 20 EN 21

KLUWER

willen daar nog niemand anders bij betrekken want eens het geweten is dat wij dat bedrijf willen overnemen, zullen er andere genadigden opduiken en dat willen wij vermijden. Kunnen wij op uw discretie rekenen?» – «Ik wil wel helpen maar hoe weet ik dat u de heer Grootjans kent?» – «Het verwondert mij een beetje dat hij u niet verwittigd heeft. Misschien ben ik iets te snel geweest. Ik vraag dat hij contact met u opneemt en daarna bel ik wel terug.» Even later krijgt Carine ook een email vanuit een emailadres dat overeenkomt met het adres van de heer Grootjans. Omwille van het achtervoegsel iPhone denkt ze dat de heer Grootjans deze email vanuit zijn iPhone heeft verstuurd. [email protected] <[email protected]>: «Je zult gecontacteerd worden door meester Laroche. Ik reken op jouw efficiëntie en vertrouwelijkheid om tegemoet te komen aan de vragen van meester Laroche. Dank je, Jean Grootjans, CEO» Nog dezelfde dag krijgt Carine een tweede telefoon van de zogenaamde advocaat. – «Goedenamiddag, ik hoor van Jean dat hij u ondertussen verwittigd heeft. Wij willen de werkmaatschappijen niet in liquiditeitsproblemen brengen. Kunt u mij een overzicht bezorgen van de cashplanning? U kunt dat enkel naar mij sturen op mijn emailadres [email protected]. Welk bedrag zou u morgen reeds kunnen overschrijven? Verwacht u nog grote bedragen van klanten de volgende dagen? Ik stel voor dat wij de leveranciers twee weken later zullen betalen. Van zodra de overname openbaar kan gemaakt worden, verwittig ik u. Het is wat vervelend dat uw betalingsbevoegdheid beperkt is tot dit bedrag maar dan doen we het maar in schijven. Mag ik u vragen voorlopig geen enkele communicatie hierover te doen met anderen maar enkel met mij hierover te communiceren.» In de loop van de volgende drie weken schrijft Carine tot bijna één miljoen euro over naar de opgegeven bankrekening van de oplichters. Werkwijze

De werkwijze loopt in de meeste gevallen op een gelijkaardige manier. De financiële verantwoordelijke krijgt een mail van de CEO/eigenaar vanuit een vervalst e-mailadres waarin deze aankondigt dat hij voor de uitvoering van een delicate zaak die in de grootste confidentialiteit dient te gebeuren, zal gecontacteerd worden door een externe consultant (bedrijfsrevisor of advocaat). Vaak wordt misbruik gemaakt van een bestaande naam zodat de toch niet zo naïeve boekhouder resultaten bekomt wanneer hij op het internet naar bevestiging zoekt. Kort nadien wordt de verantwoordelijke op een zeer overtuigende wijze opgebeld door de consultant die, op vraag van de CEO, informeert hoeveel geld er op de rekening staat en welk bedrag er op korte tijd kan vrijgemaakt worden in het kader van een overname, een fiscale ontwijking, … Daarna volgen instructies voor betalingen naar een zogenaamde geheime buitenlandse rekening van de groep. De fraude blijft duren tot de internecontrolemechanismen in werking treden.

Criminele bendes stelen facturen uit post en wijzigen bankrekeningnummer Factuurfraude

De laatste tijd zijn er veel strafklachten wegens factuurfraude en ook de werkgeversorganisatie Unizo waarschuwde al voor het probleem. Zo kwam ook bpost in het nieuws omdat enkele van de medewerkers enveloppen met facturen onderschepten, deze vervalsten en opnieuw verstuurden naar de bestemmeling van de facturen die ter goeder trouw betaalden op de verkeerde rekening.

Facturen van leveranciers betaald op privérekening van boekhouder Soms schuilt het gevaar binnen de eigen boekhoudafdeling. Personeelsleden, al dan niet met tijdelijke contracten, schrijven gelden over naar hun privérekening in plaats van naar de rekening van de leverancier. Onmogelijk omwille van de interne controle, denkt men, maar toch komt het voor wanneer de fraudeur:

KLUWER

AUDIT, CONTROL & GOVERNANCE NR. 10

Á

Á

Á Versterking interne controle

WEKEN 20 EN 21 5

een factuur twee keer gebruikt en deze betaling boekt op twee verschillende wijzen bv. één keer via de leveranciersboekhouding en één keer rechtstreeks op de kostenrekening; bij voorkeur een leverancier gebruikt voor wie er veel verrekeningen zijn (bv. omwille van creditnota’s of omwille van het feit dat het ook een klantenrelatie is) of van wie geweten is dat hij meerdere bankrekeningen gebruikt; kostenrekeningen, bv. grondstoffen, gebruikt waarop er in het verleden reeds voorraadwijzigingen werden geboekt.

Het is dan ook aan te raden om de interne controle op de bankverrichtingen te versterken door: Á het bewust maken van de medewerkers voor social engineering, zeker wanneer dat eerder niet gebeurde «omdat de eigen werknemers toch niet zo naïef zullen zijn»; Á een periodieke controle van de betalingen waarbij wordt nagegaan: b op welke bankrekeningen er wordt betaald; b of betalingen gebeuren op één bankrekening die gekoppeld wordt aan meerdere leveranciers; b of er betalingen gebeuren op bankrekeningen die niet gekend zijn in de vendor master file; Á strikte functiescheiding tussen het beheer van de vendor master file en de betalingen; Á logging van de wijzigingen in deze vendor master file; Á het verbieden van «manuele» betalingen die niet gegenereerd worden uit deze vendor master file; Á het beschermen van de toegang tot de locatie op de servers waar de bestandjes worden bewaard die bv. in het betalingssysteem Isabel worden opgeladen; Á het contacteren van de leverancier telkens er – vaak met een zelfklever - wordt verzocht om te betalen naar een andere bankrekening. Omdat de zelfklever ook soms een vervalst telefoonnummer vermeldt, is het aangeraden te bellen naar het telefoonnummer dat wordt vermeld op een eerdere factuur.

GOVERNANCE – info Kanttekeningen bij nalevingsrapport 2013 Tijs LOWYCK

Nieuwe Monitoring Commissie Eind december 2013 is een nieuwe Monitoring Commissie aangesteld om toe te zien op de naleving van de Nederlandse Corporate Governance Code. Onder het voorzitterschap van prof. dr. van Manen, hoogleraar aan de Rijksuniversiteit van Groningen, zet zij het werk voort van de Commissie Frijns en de Commissie Streppel. Met de publicatie van het rapport «Corporate Governance in Nederland: een onderzoek naar de stand van zaken in het boekjaar 2012 en de ontwikkelingen ten opzichte van het boekjaar 2011» werkte zij het onderzoek in opdracht van de vorige Monitoring Commissie af.1

Werkprogramma 2014 gepubliceerd Remuneratie en diversiteit

Uit het onderzoek bij 96 Nederlandse beursgenoteerde bedrijven blijkt dat de mate van naleving in het boekjaar 2012 in hoge mate vergelijkbaar is met die van voorgaande jaren. Zoals ook in het vorige onderzoek blijven bepalingen omtrent remuneratie en diversiteit relatief gezien de meest niet-nageleefde bepalingen. Indien van een bepaling wordt afgeweken, vereist het principe «pas toe of leg uit» een gemotiveerde uitleg. De kwaliteit blijft hier achter op de kwantiteit. De vermelding van 1

De studie kan vrij gedownload worden op de website van de Monitoring Commissie: http://www.commissiecorporategovernance.nl.

6

AUDIT, CONTROL & GOVERNANCE NR. 10

Hoofdpunten werkprogramma

WEKEN 20 EN 21

KLUWER

een concrete einddatum bij tijdelijke afwijking van een bepaling bevordert het kwalitatieve aspect van de uitleg. Meer gedetailleerde toelichting is ook vereist bij de verwijzing naar een eigen regeling die niet expliciet in lijn is met de code. Specifieke uitleg verhoogt de bruikbaarheid voor derden. Begin mei publiceerde de Commissie haar werkprogramma1 waarin volgende onderwerpen de aandacht trekken: Á signaleren van leemtes of onduidelijkheden in de code; Á volgen van internationale ontwikkelingen; Á debat met belanghebbenden omtrent de bruikbaarheid en het actuele karakter van de code.

Belgische Corporate Governance Code Herziening geen noodzaak

Ook met betrekking tot de Belgische Corporate Governance Code werden soortgelijke conclusies getrokken. Op basis van een studie waarbij de Belgische Code 2009 werd vergeleken met de toepasselijke codes in de buurlanden, blijkt een herziening van de code geen noodzaak. Gezien de bezorgdheid bij de nationale actoren voor «overreglementering» bij actualisering, zal een verdere ontwikkeling van de codes voor corporate governance naar alle waarschijnlijkheid volgen uit nieuwe (wetgevende) initiatieven op Europees niveau. Binnen deze Europese context kan ook verdere aandacht worden verwacht met betrekking tot aandeelhoudersrechten en -plichten.

Externe tekenen van slechte prestaties Luc KORDEL Amerikaanse onderzoekers publiceerden midden maart jl. onder de titel «Evasive Shareholder Meetings»2 de resultaten van hun analyse van mogelijk ontwijkend gedrag qua organisatie van de jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders. Ze stellen vast dat bepaalde vormen van afwijkend gedrag een voorspellende waarde kunnen hebben voor de evolutie van de resultaten en de waarde van een onderneming. Dit brengt ons weer een stapje verder in de zoektocht naar significante signalen van haperend deugdelijk bestuur. Toch moeten men – zoals steeds – de nodige reserves inbouwen. De resultaten zijn immers niet extrapoleerbaar buiten de steekproef van de onderzoekers en het is een analyse van uitsluitend Amerikaanse bedrijven.

Tier 1- en tier 2-management In het kader van deugdelijk bestuur is er een duidelijke verdeling van de taken en de verantwoordelijkheden tussen de aandeelhouders van een onderneming, de raad van bestuur, de directie en de andere (interne en externe) belanghebbende partijen. Tier 1

Het tier 1-management dat instaat voor de strategische sturing van de onderneming bestaat uit de algemene vergadering van aandeelhouders en de raad van bestuur en zijn gespecialiseerde comités.

Tier 2

Het tier 2-management (soms ook generiek «de directie» genoemd) staat in voor de dagelijkse werking en bestuur. De raad van bestuur speelt daarbij een belangrijke rol qua aanstelling en bevoegdheidsbepaling. Het dagelijks bestuur heeft dus de 1

2

Het werkprogramma 2014 kan vrij gedownload worden op de website van de Monitoring Commissie: http://www.commissiecorporategovernance.nl Yuanzhi Li (Department of Finance - Fox School of Business - Temple University) en David Yermack (Department of Finance - Stern School of Business - New York University - National Bureau of Economic Research), «Evasive Shareholder Meetings», 18 maart 2014, http://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=2409627

KLUWER

AUDIT, CONTROL & GOVERNANCE NR. 10

WEKEN 20 EN 21 7

operationele leiding van de onderneming, en staat in voor de voorbereiding en de uitvoering van de beslissingen van de raad van bestuur en de juridische vertegenwoordiging van de onderneming. Het tier 2-management is dus verantwoordelijk voor het realiseren van het beoogde resultaat van de onderneming op basis van de door het tier 1-management uitgestippelde strategie.

Analyse informatie-inhoud Plaats en tijdstip algemene vergadering

Onderzoeksdata

Onderzoekshypothesen

Omdat een algemene vergadering van aandeelhouders vaak uitdraait op een vooraf geplande, doorgesproken en goed georchestreerde verplichte oefening, gingen de Amerikaanse onderzoekers graven in de informatie-inhoud van dergelijke tier 1-samenkomsten. Ze stelden vast dat de beslissing van het tier 2-management omtrent de plaats en het tijdstip van de algemene vergadering, wel degelijk implicaties en zelfs een voorspellende waarde kan hebben. De aanzet tot hun analyse kregen de onderzoekers van Ekkehard Wenger1, die als aandeelhouder-activist talrijke algemene vergaderingen bijwoont en die mogelijke verbanden ziet tussen het afwijkende gedrag van de directie in de aanloop naar en tijdens algemene vergaderingen en de prestaties van hun onderneming. Onder afwijkend gedrag verstaat professor Wenger: Á onvolledig beantwoorden van vragen; Á beperken van de mogelijkheid tot en de duurtijd van tussenkomsten van aandeelhouders; Á (proberen te) negeren van het recht tot spreken van bepaalde aandeelhouders; Á schrappen van controversiële agendapunten. Omdat het gedrag van de directie niet af te leiden is uit de openbare stukken van een algemene vergadering van aandeelhouders, gebruikten de onderzoekers de locatie van de algemene vergadering als proxy voor ontwijkend gedrag. De Amerikaanse onderzoekers stelden een onderzoeksdatabase samen met informatie over de plaats, de weekdag en het startuur van bijna 10.000 algemene vergaderingen van aandeelhouders in de periode 2006–2010. In totaal zitten er 9.616 gewone algemene vergaderingen en 268 buitengewone algemene vergaderingen van 2.342 Amerikaanse bedrijven in de steekproef. Volgens de onderzoekers kan het tier 2-management verschillende redenen hebben om een deelname aan de algemene vergadering van aandeelhouders, stakeholders in het algemeen en media te ontmoedigen. De directie kan proberen om protesten, negatieve publiciteit en nieuwsberichten te voorkomen door de kost voor het bijwonen van een algemene vergadering te verhogen en dit door de algemene vergadering buiten de kantooruren en op afgelegen locaties te organiseren. De directie kan ook proberen om ongunstig nieuws niet voortijdig te verspreiden door aandeelhouders of stakeholders te ontmoedigen de algemene vergadering bij te wonen en zo niet te moeten antwoorden op hun kritische of netelige vragen.

Resultaten Vroeger onderzoek

Geruststellende resultaten

De Amerikaanse onderzoekers baseren hun analyse op reeds eerder wetenschappelijk gestaafde resultaten: Á managers hebben de neiging om de bekendmaking van slecht nieuws uit te stellen; Á bedrijven hebben de neiging om gunstig nieuws bekend te maken in de aanloop naar de algemene vergadering zodat in de periode juist ervoor de beurskoers gunstig evolueert. Die evolutie kan dan omslaan na de algemene vergadering, zeker voor bedrijven die voorheen al zwakke prestaties leverden; Á bedrijven hebben ook de neiging om de kwartaalcijfers voorafgaand aan de algemene vergadering optimistisch te presenteren. De onderzoekers vinden op basis van de steekproef geen indicatie dat bedrijven die een slecht jaar achter de rug hebben (waarvan de markt direct of indirect reeds op de hoogte is) of die op basis van reeds publiek beschikbare informatie protest of onenigheid verwachten over voorstellen of benoemingen, de algemene vergadering verplaatsen naar meer afgelegen plaatsen. 1

Ekkehard Wenger is lid van het Duitse Verein zur Förderung der Aktionärsdemokratie (http://www.aktionaersdemokratie.de) en professor of business administration, banking, and credit services aan de universiteit van Würzburg.

8

AUDIT, CONTROL & GOVERNANCE NR. 10

WEKEN 20 EN 21

KLUWER

De analyse toont aan dat hoe meer contestatie er op de algemene vergadering wordt verwacht, hoe hoger de kans is dat de algemene vergadering op een vertrouwde of nabije locatie zal doorgaan. Dit is o.a. te verklaren door een betere relatie met de ordehandhavers op een vertrouwde of nabije locatie, en een beter zicht op de mogelijkheden qua beveiliging en toegangscontrole. Traditionele keuzes

Bedrijven zijn heel traditioneel in hun keuze qua locatie: Á in 84% van de gevallen vindt de algemene vergadering plaats op dezelfde locatie als in de vorige jaren; Á voor bedrijven die elke vijf jaar in de steekproef voorkomen, wordt in 67% van de gevallen voor steeds dezelfde locatie gekozen; Á toeristische locaties in de VS (Hawaïï, Las Vegas, New orleans, Florida, kustlocaties, …) scoren niet sterk als locatie voor de algemene vergadering, tenzij de maatschappelijke zetel er gevestigd is.

Voorspellend vermogen

De studie toont voorspellend vermogen aan voor bedrijven waarvan nog geen specifieke negatieve informatie in het publieke domein is. Á De kans is groot dat een patroon van teleurstellende cijfers volgt na een algemene vergadering op een afgelegen of moeilijk bereikbare locatie (long-distance meeting) en dit zowel voor gewone als voor buitengewone algemene vergaderingen. Indien er geen patroon van moeilijk bereikbare locaties bestond voor de vorige algemene vergaderingen, kan dit een indicatie zijn van ongunstige operationele resultaten die nog niet publiek beschikbaar zijn. Á Bijzondere algemene vergaderingen die gehouden worden op meer dan 1500km van de maatschappelijke zetel, leiden gemiddeld tot een 16,5% achteruitgang van de gerapporteerde prestaties in de volgende zes maanden. Á Bijzondere algemene vergaderingen die gehouden worden op meer dan 75km van de maatschappelijke zetel en van een belangrijke luchthaven, leiden gemiddeld tot een 22,7% achteruitgang van de gerapporteerde prestaties in de volgende zes maanden. Á De deelname van aandeelhouders en stakeholders aan een algemene vergadering valt lager uit in functie van afwijkende aanvangsuren (vóór 9u00 of na 16u00).

Europa Enquête Deminor

De nodige voorzichtigheid is geboden bij het vertalen van deze resultaten naar de Europese situatie. In deze context is het ook interessant te verwijzen naar de resultaten van een recente enquête van Deminor: «Belegger wil stem luider laten klinken»1. De tendensen uit de enquête zijn de volgende: Á 80% van de ondervraagden is er niet mee akkoord dat justitie de aandeelhouders voldoende beschermt in geval van mogelijke fraude bij een beursgenoteerd bedrijf. Dit houdt echter maar 24% van de ondervraagden tegen om te beleggen in Belgische aandelen; Á 70% van de ondervraagden heeft interesse om via het internet een algemene vergadering bij te wonen als de wet het zou toelaten; Á 63% van de ondervraagden is niet van plan naar minstens één algemene vergadering te gaan van bedrijven waarin wordt geïnvesteerd; Á 61% van de ondervraagden vindt niet dat er in de raad van bestuur van beursgenoteerde bedrijven voldoende onafhankelijke bestuurders zetelen om het belang van het bedrijf boven alles te plaatsen. 1

«Belegger wil stem luider laten klinken: De particuliere belegger wil dat hij meer gehoord wordt op algemene vergaderingen. Hij vreest de fiscus, bemoeienissen van de overhead en fraude», De Tijd – Beleggen, 12 april 2014, p. 23 en 24

colofon Redactie: L. Barrezeele, F. Keulemans, L. Kordel, T. Lowyck. Werkten mee aan dit nummer: L. Barrezeele, B. De Bie, L. Kordel, T. Lowyck, G. Vynckier. Eindredactie: Marijke Aerts. Nieuwsbrief Audit, Control & Governance is een uitgave van Kluwer – www.kluwer.be. Verantwoordelijke uitgever: Hans Suijkerbuijk, Ragheno Business Park, Motstraat 30, B-2800 Mechelen. Kluwer klantenservice: tel. 0800 40 300 (gratis oproep) – +32 15 78 76 00 (vanuit het buitenland), fax 0800 17 529, e-mail: [email protected]. ISSN: 1780-7689 © 2014 Wolters Kluwer Belgium NV. Behoudens de uitdrukkelijk bij wet bepaalde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, op welke wijze ook, zonder de uitdrukkelijke voorafgaande en schriftelijke toestemming van de uitgever.