Kies de juiste aanpak
SOCIAL PROGRAMMA MANAGEMENT Auteur: Ing R.P. Peels, directeur Major Milestones
1. De wereld van programmamanagement
Veel veranderingen worden programmatisch aangepakt. Het bijzondere van deze aanpak ten opzichte van een projectmatige aanpak, is de bijkomende complexiteit van organisatie-transformatie en het opleveren van de business benefits. De baten van het programma. Dit betekent namelijk veel meer dan bij projecten, het meenemen van eindgebruikers, het bewerkstelligen van ander gedrag, het aanleren van andere processen en andere systemen in ook nog mogelijk een totaal nieuwe organisatiestructuur. Dit stelt tevens hoge eisen aan de programmaorganisatie zelf. Zij zal veel meer dan bij projecten moeten samenwerken als een hecht team. Eigenlijk moet het team de eigenschappen van een high performance team benaderen. Er moet sprake zijn van een synergetisch effect, waarbij 1 + 1 = 3 moet worden.
Roel Peels is de oprichter van Major Milestones BV, hét expertisecentrum op gebied van portfolio- en programmamanagement. Dit artikel maakt deel uit van de expertise rond het thema programmamanagement. Voor meer informatie: www.majormilestones.nl
Dit alles stelt hoge eisen aan de communicatie- en informatievoorziening binnen programma’s. Zowel binnen de programmaorganisatie zelf als vanuit de programmaorganisatie naar buiten toe. Dat het managen van programma’s, met alles wat daarbij hoort, niet altijd even gemakkelijk is bewijzen talloze onderzoeken naar het falen hiervan. Dit stelt ook KPMG in één van haar onderzoeksrapporten naar faalfactoren binnen programma’s: Als redenen van falen wordt gegeven: 1. Gebrekkig programmamanagement (32% ) 2. Gebrek aan communicatie in en rond het programma (20%) 3. Doelstellingen niet gedefinieerd (17%) 4. Onbekendheid met scope en complexiteit (17%) 5. Overige (7%) Let hierbij vooral op faalfactor nummer 2: gebrek een goede communicatie in en rondom programma’s. Communicatie binnen (programma) organisaties is een verzamelterm voor zenden, ontvangen en uiteindelijk het aanleren van nieuwe vormen van gedrag die zorgen voor betere, snellere of goedkopere processen. Elke organisatie heeft een ideale structuur van communicatie. Het gaat erom die structuur te vinden en in te zetten rond veranderingen, zodat de verandering slaagt en de communicatie structureel verbetert. De inzet van communicatie rond de verandering is de showcase die de ‘gewone’ communicatie meetrekt. Nog geen 15 jaar geleden vond deze communicatie primair op de volgende drie wijzen plaats: fysiek ontmoeten, per telefoon of per post. Dat was toen niet altijd even efficiënt. Met de huidige overvolle wegen kan dat eigenlijk allang niet
1
meer. Dat moet en kan nu ook anders. Stakeholders binnen een programma bestaan nu grofweg uit twee typen die intensief met elkaar moeten samenwerken: Digisauriërs en Generation Einstein. Het eerste type wordt vaak gevormd uit de oudere generatie. Niet erg handig met - of zelf weinig affiniteit met computers. ‘Voelt’ liever papier en spreekt liever iemand persoonlijk. Vertrouwt het internet ook niet. En dan Generation Einstein, type 2. De hyves en Ipod generatie. Altijd online, zeer behendig met allerlei hulpmiddelen en kunnen sneller een SMS versturen op een mini toetsenbordje van 3 x 3 cm dan u en ik met onze ogen kunnen knipperen. Altijd online en internet is een integraal deel van hun leven. Boodschappen poppen per minuut op. Alles realtime en alles in het hier en nu. Niks wachten.
Dit artikel gaat hier de twee volgende hoofdstukken verder op in. Allereerst de min of meer ingeburgerde collaborative tooling producten gevolgd door nieuwe ontwikkelingen in en rond social media.
Trend 1: collaborative tooling Iedereen kent op dit moment wel het begrip collaborative tooling. Ook wel bekend onder de naam ‘productivity tools’. Bij programma’s vaak toegepast voor het gecentraliseerd en online opslaan van documenten en andere programmamanagement assets. De meer uitgebreidere en speciaal op ons vakgebied geënte pakketten zoals sharepoint, projectplace, primavera, HP’s PPM beschikken vaak ook nog over gezamenlijke planningen, takenlijsten, resource allocatie, urenregistratie, etc.
2. De wereld verandert echter.. Of we willen of niet, de wereld verandert en blijft veranderen. De opmars van technologie in ons leven is nauwelijks te stoppen. Of u wilt of niet, u krijgt te maken met hyves, twitter, facebook, linkedin, skype en talloze andere tooling. Al is het omdat uw kroost zittend op de bank naast u, hier de hele dag mee bezig is. Wellicht kunt u nog in uw zakelijk bestaan aan ontsnappen, maar straks betekent ‘online niet bestaan = niet bestaan’. De moderne manier van communiceren en samenwerken voor kennisintensieve programmamanagement organisaties is zodoende een ‘community of practice’. Dit betekent geven, delen, nemen, reflectie, teruggeven en weer delen, conform de missie van Major Milestones. Samen slimmer worden door het ontwikkelen van de meest optimale leerformule met toepassing van social media. Een interessante vraag is wat al deze ontwikkelingen zouden kunnen betekenen voor programmamanagement en de eerder genoemde faalfactoren? Hoe kunnen deze technologieën optimaal worden ingezet in de wereld van project - en programmamanagement om die broodnodige communicatie te ondersteunen en wel zodanig dat deze een juiste bijdrage leveren. Wat zijn de pro’s en de con’s van inzet van nieuwe technologieën?
Nog niet zo lang geleden werd alles lokaal geïnstalleerd, tegenwoordig is alles S.A.A.S. In the cloud. Oftewel online op internet zonder dat enige vorm van installatie benodigd is. Dat scheelt veel tijd en (installatie) geld. De voordelen van dit soort van tooling is evident: Centralisatie, gemakkelijker samenwerken, verhoogde transparantie en data security, snel elkaar kunnen vinden, veel betere versie controle, beheer en uniformiteit. Dit laatste door gebruik van eenzelfde oplossing voor het gehele programma. Nadelen zijn er echter ook: Major Milestones heeft meerdere malen in de dagelijkse praktijk deze vorm van tooling toegepast en ingericht voor voornamelijk de grotere en complexere programma’s waar het om honderdduizenden programmadocumenten gaat en honderden risico’s, issues etc. Zo verloopt een implementatie, waarmee bedoeld wordt dat alle teamleden de tooling ook elke dag gebruiken, vaak ronduit moeizaam. Gebruik vraagt en vereist namelijk de discipline om informatie tijdig en accuraat te uploaden en in te voeren. Tijd om in te leren is er vaak niet. Daarnaast zijn de programmamanagers zelf vaak generatie old economy en neigen dus altijd naar de snelle vertrouwde ouderwetse routes: alles per mail afhandelen en opslag op de eigen harde
2
schijf of nog veel erger… de usb. Mail is hierbij het primaire documentdistributie-medium.
Er zijn hierbij een aantal communicatie ontwerpprincipes:
Dat de wijze levensles “korte pijn lang geluk, lange pijn kort geluk” vrijwel altijd opgaat, komt pas naar boven bij de eerste de beste rechtszaak als ‘het dossier’ moet worden samengesteld. En als er een totaal overzicht moet worden gemaakt wie wat wanneer heeft gezegd, geschreven of heeft gedaan. En dat alles uiteraard allemaal op juiste volgorde van tijd en datum.
1) Alle informatie staat centraal: er wordt altijd in elke vorm van contact verwezen wordt naar die ene digitale bron. 2) Programmateamleden verwerken informatie op meerdere manieren. In het geval van zenden moet je als zender de media zo inzetten dat de lezers kunnen lezen, de kijkers kunnen kijken en de doeners kunnen doen. 3) De kracht van social media zit in de gestructureerde gecentraliseerde feedback via onderlinge communicatie. Als je een document levend, actueel en gedragen wil houden moet je social media inzetten.
Zodoende heeft Major Milestones in de loop der tijd geleerd dat teamleden leren omgaan met deze complere tooling, een change op zich is. Als dit lukt, zijn programma organisaties echter wel degelijk in staat de eerdere genoemde voordelen hiervan te plukken. Wij geloven hierin. Maar gebruik van deze tooling draagt niet echt bij een aan effectievere of snellere change, dat zou te ver voeren.
Trend 2: Social Media Daar kan de tweede trend mogelijk wel uitkomst bieden. Social media heeft de laatste twee á drie jaar een immense groei doorgemaakt. Social media is de technologie om mensen met elkaar in contact te brengen en bij elkaar te brengen, interactie te stimuleren en ook mensen samen te laten werken. Deel een overlap met collaborative tooling. Bekende toepassingen zijn onder andere facebook, twitter, linkedin, hyves, blogger, wiki’s, etc. Eigenlijk verandert de wereld nog verder en sterker. Er vindt namelijk een nog sterkere verschuiving plaats van je locale PC naar het Web en je broekzak. Denk aan de groei van platforms als android, iphone en blackbarry. Microsoft sluit hier nauw bij aan met het “nieuwe werken”. Ook dit vergt een andere manier van denken, een andere manier van contacten leggen en zaken doen. Een andere manier van aansturing. Een interessant gedachte is wat deze social media technologieën voor programmamanagement en het succes ervan zouden kunnen betekenen? Hoe zouden deze kunnen worden ingezet om de verandering beter te laten verlopen en de overall communicatie – en programmakosten aanzienlijk te verlagen?
Voordelen zijn er zeker. Ten eerst kan er veel meer betrokkenheid en aandacht van elk teamlid zijn. Teamleden zouden actief kunnen participeren in discussieforums voor idee creatie & problem solving. Ieder kan zijn stem laten horen. Collective intelligence gaat voor je werken. Denk hier aan linkedin group-achtige gedachten. Open informatie en at your finger tips. Programma’s aanpakken middels een facebook benadering. Meer transparantie van informatie en meer inzage in hoe iedereen denkt en wat de gevoelens zijn. Maar ook selfservice, zelf dat ophalen, 7 x 24 uur wat je nodig hebt om je werk binnen het programma te kunnen doen. Tijd en plaats onafhankelijk. Met uiteindelijk een hogere gebruikerstevredenheid door betere, doelgerichtere en effectievere communicatie. Met lagere kosten. Verschuiving van zendende programmaorganisaties naar totale interactie over en door het hele programma. Nadelen zijn er echter ook. Zo kunnen programmaorganisaties vaak vanuit security geen openbare social media tooling gebruiken. Daarnaast zullen meerdere organisaties niet snel hun strategische programma-informatie in de cloud willen zetten middels een externe SAAS oplossing. Dan valt mogelijk direct een aantal interessante mogelijkheden af. En ook hier geldt een aantal bezwaren welke ook golden voor collaborate tooling. Waarschijnlijk zal alleen Generation Einstein gebruik gaan maken van al die nieuwe technologieën. Het andere deel zal het hele gebeuren links laten liggen waarmee de hele
3
social media omgeving zijn kracht verliest. Onbekend maakt ombemind. Vergeet niet dat diegene bij twitter en linkedin elkaar bewust opzoeken en daarbij IT awareness als gemeenschappelijkheid hebben! In de regel zullen de topmanagers ook geen (kostbare) inleertijd aan al deze media gaan besteden. Daar zijn ze veel en veel te druk voor in de waan van de dag van grote programma’s. Wie herinnert zich Lubbers niet met zijn computer demonstratie? Deze groep bereik je dus niet. En dus zullen communicatie specialisten grijpen naar de common dividers zijnde mail icm mail-aliasses en soms de netwerkschijven ipv alles dubbel doen. Voor alle drukke baasjes binnen de programma organisatie kost het bijhouden en lezen van alle input, meningen, feedback ook heel veel tijd. Je kunt geen 10 kanalen tegelijkertijd bijhouden, zeker niet in de waan van de dag van programma’s. Als in een ideaal situatie wel 90% aangehaakt, zal in het ongunstige geval de programmaorganisatie mogelijk extra kracht nodig hebben, om alle discussies en forums in goede banen te leiden en daar tevens de juiste stuurinformatie uit te kunnen filteren. En wat als er nu vijf of tien programma’s tegelijkertijd binnen een organisatie draaien? Wat betekent dit dan voor een gemiddelde gebruiker? Gaan al die programma’s dan twitteren, input vragen, groups inrichten en via youtube achtige media broadcasten?
Wat belemmert ons? Met andere woorden, zou de inzet van social media echt kunnen bijdragen aan een succesvollere change, kortere implementatietijd en dus lagere overall kosten? Of zit een succesvolle change toch meer in de sociale, fysieke en veel meer persoonlijke benadering en interactie? Als het er echt op aankomt moeten programmamanagers, communicatie- en veranderingsdeskundigen toch persoonlijk discussiëren en communiceren en niet via bulletinboards of social media. Feit is ook dat de samenleving verandert….de wereld verandert, de jeugd verandert. De jeugd zal de nieuwe managementlaag van de toekomst zijn. Digisauriërs die weigeren mee te doen, noch te investeren in trainen en bijleren zullen zichzelf mogelijk tegenkomen. De nieuwe 35 jarige voorzitter van de stuur-
groep zal dit namelijk niet accepteren. Feit is dat deze generatie een succesvolle invoering kan blokkeren en belemmeren. Integrale toepassing vraagt dus een grondige en diepe verandering en het goed begrijpen van de ontwerpprincipes. Programmamanager, stuurgroepen en teamleden moet anders gaan leren denken, handelen en denken als Generation Einstein. Anders denken betekent inzage hebben in wat ICT voor je kan betekenen en dat proactief kunnen toepassen tegen zo laag mogelijk kosten. Zo efficiënt en effectief als mogelijk. Onderstaand een aantal concrete praktijk voorbeelden van anders leren denken: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
13.
Niet denken in een SMS, maar gewoon mailen want Generation Einstein heeft pushmail en is exact even snel, mogelijk sneller. En goedkoper! Geen documenten distribueren via mail of USB maar gewoon online plaatsen; De update met stand van zaken rondom de weekend migratie niet mailen maar twitteren of yammeren; Geen nieuwsbrieven meer rondsturen maar visueel op youtube broadcasten of bloggen; Niet op C:\ opslaan maar online; Geen foto’s van programma-events rond mailen, maar online plaatsen; Niet per mail vragen of iedereen input wil leveren, maar online een enquête of discussie thread starten; Niet mail to all, maar mailen naar alleen de interest-group waar het onderwerp over gaat; Niet bellen maar skypen; Geen conference call via mobtels maar netmeeting via de collaborative tooling inclusief webcams; Elkaar niet fysiek ontmoeten om een board presentatie te maken. Maar tegelijk online de presentatie redigeren, terwijl iedereen thuis zit; Geen risicomanagement proces in excel managen maar online in het collaborative tooling proces. Risks worden automatisch geremind, alarmbellen gaan af wanneer maatregelen niet tijdig worden genomen. Eigenaren worden automatisch toegewezen; Geen mail naar 20 teamleden sturen met de vraag wie wanneer naar de programma bijeenkomst kan komen, maar afspraken maken via datumprikker. Die kiest automatisch het meest optimale tijdstip;
4
14. Niet mailen maar Microbloggen; 15. Kennis uitwisselen via Wiki’s ipv msword documenten; 16. Niet denken in de netwerkschijf N:\programma X maar denken in social networking; 17. Geen powerpont, maar live webbased Prezi Presentaties. Als het bewerkstelligen van de eerder genoemde mindshift lukt, inclusief iedereen te trainen in het gebruik en toepassing van alle tooling, kan de inzet van social media wel degelijk bijdragen aan een succesvollere change, kortere looptijd en mogelijk ook nog lagere kosten.
En zo betreden we dan het era van ‘Programmamanagement Next Generation’ of ‘Programmamanagement V2.0’. Geef het de naam die u het beste vindt passen. Dit alles natuurlijk naast uitstekend leiderschap, uitstekende besturing & governance, strak management en continueren van alle persoonlijke interacties. Social media is daarbij volgens Major Milestones ondersteunend, niet bepalend en ook niet vervangend!
5
Over Major Milestones BV Major Milestones is hét expertisecentrum op het gebied van portfolio-, programmamanagement en programmamanagement offices. Op grond van meer dan 30 jaar ervaring wordt een brede dienstverlening aangeboden. Bijvoorbeeld de besturing of inrichting van programma’s enerzijds en het verzorgen van gerichte teambuildingsactiviteiten, persoonlijke coaching en opleidingen anderzijds. De experts van Major Milestones willen strategische veranderingen realiseren in nauwe samenwerking met de opdrachtgever. Ze werken aan de hand van major milestones zodat steeds inzicht bestaat in de behaalde resultaten en de voortgang van het programma. Samen met de omgeving wordt binnen het platform ‘Friends of Major Milestones’ nieuwe expertise ontwikkeld. Vandaar ook de missie “continu samen ontwikkelen’’
6
