Sociaal projectmanagement Samenwerking in het tijdperk van Web 2.0 & social media
Inhoud 1. Web 2.0 & social media in een zakelijke omgeving 2. Social networks, het intranet en verborgen informatie binnen bedrijven 3. Project management: heden en toekomst o 3.1 Risico’s en valkuilen o 3.2 Webbased projectmanagement 4. Projectmanagement & social media: een succesvolle combinatie Samenvatting Bedrijven dienen tegenwoordig niet alleen correct en snel te beslissen, hun beslissingen moeten ook gebaseerd zijn op de meest actuele en zo volledig mogelijke gegevens. Dit laatste, de grote behoefte aan accuratesse en volledigheid, is zeker ook het geval bij het opstarten, superviseren en succesvol afronden van projecten die worden gevoerd door teamleden, diverse afdelingen of zelfs verschillende bedrijven. In dit verslag leest u hoe projectmanagement, en dus ook een project, door het gebruik van nieuwe technologieën op het gebied van Web 2.0 en social media eenvoudiger en creatiever kan worden uitgevoerd – zodat bedrijven beter kunnen concurreren.
1
1. Web 2.0 & social media in een zakelijke omgeving Of een bedrijf nu klein, middelgroot of groot is, niemand zal ontkennen dat kennis, gegevens en informatie binnen het bedrijfsnetwerk – en dan vooral in de hoofden van de medewerkers – de belangrijkste troeven zijn van een onderneming. De toegankelijkheid van deze informatie kan het slagen of mislukken van een project, een businessunit of zelfs het hele bedrijf bepalen. Dit geldt ook voor de manier waarop medewerkers onderling en met zakelijke partners communiceren. Het gebruik van internet of intranet voor zakelijke doeleinden staat in Nederland en andere Europese bedrijven niet ter discussie. In Nederland bijvoorbeeld, zien steeds meer bedrijven hun intranet als een centraal platform voor communicatie en informatie voor alle medewerkers. Programma's en applicaties ten behoeve van teammanagement en samenwerking zijn tegenwoordig onmisbaar in relatie tot zogeheten kenniswerkers. Steeds meer gebieden van de IT worden beïnvloed door nieuwe technologieën, die bekend staan onder de namen ‘Web 2.0’ of ‘social media’. Wie op internet zoekt naar een definitie van deze begrippen, vindt bij Wikipedia en andere bekende informatiebronnen een bruikbare uitleg. Kaplan en Haenlein definiëren social media bijvoorbeeld als volgt (zie ook de Engelstalige pagina van Wikipedia): ‘…een groep internettoepassingen die gebaseerd is op de ideologische en technologische pijlers van Web 2.0 en die het creëren en delen van user-generated content mogelijk maakt.’ (Kaplan Andreas M., Haenlein Michael, (2010), Users of the world, unite! The challenges and opportunities of social media, Business Horizons 53 (1), p. 59-68.) Een belangrijk kenmerk waarmee social media zich duidelijk onderscheidt van conventionele manieren van informatieverwerving is de aan het fenomeen inherente interactie: productie en ontvangst van informatie zijn niet langer eenrichtingsverkeer. Elke gebruiker publiceert berichten als tweets, bespreekt onderwerpen op blogs, of deelt zijn leven op Facebook. Er is geen twijfel dat dergelijke technologieën in beginsel een ideale basis zijn voor teamwerk. En dat geldt natuurlijk ook voor het samenwerken in een projectteam – want één ding is zeker: het welslagen van een project is in hoge mate afhankelijk van de interactie tussen de betrokkenen. Beknopt overzicht: Social media • Explosieve groei van het gebruik van social media • Twitter telt 75 miljoen accounts en kent een jaarlijkse groei van 1.444% • Facebook heeft dagelijks 175 miljoen geregistreerde gebruikers Bron: Econsultancy Blog
2
2. Social networks, het intranet en verborgen informatie binnen bedrijven Sommige bedrijven zijn zich nu al bewust van de voordelen van de nieuwe media en hoe ze ingezet kunnen worden voor het uitwisselen van informatie. Het gebruik ervan wordt dan ook gepromoot. Deze bedrijven breiden hun intranetapplicaties vaak uit met socialnetworkmogelijkheden om snellere en betere communicatie mogelijk te maken voor hun medewerkers. Als je met de betrokken projectleiders praat, benadrukken ze keer op keer één specifiek voordeel van deze technologieën: het feit dat de meeste medewerkers privé al bekend zijn met de ultrasnelle en directe manier van communiceren die Web 2.0 biedt. Kortom, medewerkers zijn er helemaal klaar voor om op deze manier te werken. Maar vaak zijn de directie en IT-managers huiverig voor een overmatige verspreiding van nieuwe technologieën binnen het bedrijfsnetwerk. Deze aversie is het sterkst wanneer gebruikers de nieuwe vormen van communicatie op eigen initiatief in het netwerk brengen – overigens geheel in lijn met de interactieve ideologie van Web 2.0 – waardoor elke vorm van regulering en controle ogenschijnlijk wordt omzeild. Juist in dergelijke gevallen moeten de voor- en nadelen van social media duidelijk worden afgewogen. Maar al te vaak worden bekende socialmediaplatforms als Twitter en Facebook uitsluitend bekeken vanuit marketingen PR-standpunt. En het gebeurt nog steeds veel te weinig dat social media worden erkend en gebruikt als een belangrijk onderdeel van de communicatie binnen een bedrijf en binnen projectgroepen, of voor de uitwisseling van informatie tussen bedrijven, partners en klanten. Het is namelijk vooral op deze gebieden dat grote voordelen behaald kunnen worden met het gebruik van dergelijke technologieën. In overeenstemming met een totaalaanpak waarbij zoveel mogelijk gegevens die belangrijk zijn voor het succes van de onderneming worden geregistreerd, geëvalueerd en weergegeven, kunnen social media ondernemingen helpen om tot dusver verborgen informatie zichtbaar te maken. Belangrijke informatie die op het moment suprême bij slechts één medewerker bekend is – zij het op zijn computer of in zijn hoofd – wordt maar al te vaak niet meegenomen in de besluitvormingsfase of niet gebruikt binnen een project. Rechtstreekse, Facebookachtige communicatie zorgt ervoor dat alle betrokkenen veel sneller en directer weten wie over welke informatie beschikt en wie in twijfelgevallen om hulp kan worden gevraagd. Afdelingshoofden en managers zien meestal niet graag dat hun medewerkers tijd besteden aan het updaten van hun Facebook-profiel; maar het zou ongetwijfeld toegejuicht worden als het projectmanagementsysteem een functie zou bevatten die alle projectleden in staat stelt belangrijke projectgegevens uit te wisselen in de stijl van Facebook. Het staat immers als een paal boven water dat een verbeterde communicatie en een snellere uitwisseling van gegevens de slagingskans van een project vergroot. En deze communicatie kan worden geoptimaliseerd door het juiste gebruik van de functies van Web 2.0 en social media. Beknopt overzicht: social media binnen bedrijven Socialmedia- en Web 2.0-applicaties moeten niet alleen worden bekeken vanuit een marketing- en PR-oogpunt. Door ze te integreren in de projectplannen kunnen zij een aanzienlijke bijdrage leveren aan het proces van gegevensverwerving.
3
3. Projectmanagement: heden en toekomst Voordat we verder ingaan op de integratie van moderne social media in teamverbanden en projectwerk, bekijken we eerst de huidige stand van zaken. Er zijn softwareoplossingen op de markt die zijn toegesneden op het vaak complexe en gelaagde proces van projectmanagement, al zijn dat vaak grote serverbased oplossingen die veel installatietijd en onderhoud vergen en die de medewerkers behoorlijk wat tijd kosten om ermee vertrouwd te raken. Bij applicaties die op de server geïnstalleerd zijn en daarop draaien is het niet makkelijk – of zelfs onmogelijk – om externe zakenpartners of freelancers naadloos te integreren in een project. Vaak staan interne veiligheidsrichtlijnen een dergelijke integratie in de weg, hoewel die in veel gevallen juist zeer wenselijk is. Om deze redenen wijken veel kleine en middelgrote bedrijven bij projecten van een redelijke omvang, waarbij de projectleden op verschillende locaties werken, uit naar een beproefde methode die met reeds beschikbare middelen kan worden gerealiseerd. Vaak worden dan per e-mail Excel-bestanden heen en weer gestuurd tussen de leden van het projectteam om informatie uit te wisselen en het project te coördineren. Als je op dit onderwerp zoekt op internet, komen er veel geschikte modellen naar boven die een projectleider kan inzetten voor een snelle start. 3.1 Risico’s en valkuilen Zelfs bij kleine projecten kan het voor zowel projectleiders als medewerkers vrij snel bijna onmogelijk worden om steeds precies te weten welke collega's welke versie van een bepaald document hebben ontvangen of hebben aangepast. Ook het coördineren van de aanwezigheid en directe communicatie – in het tijdperk van social networking niet alleen verwacht maar vaak ook vereist – zijn met dit model moeilijk te realiseren. Want hoe kun je de projectdoelstellingen bereiken als twee medewerkers via Windows Messenger met elkaar aan het chatten zijn, de directeur iedereen probeert te bellen om een meeting te regelen en een andere medewerker tegelijkertijd de e-mails van alle medewerkers doorspit op zoek naar het meest recente projectplan en de belangrijkste afspraken? In deze fase grijpen projectleiders vaak terug op een beproefde methode: ze zetten grote planborden neer in een kantoor of vergaderruimte die toegankelijk is voor iedereen en waar alle projectleden bij elkaar kunnen komen. Maar in het tijdperk van Web 2.0 en cloud computing staat een dergelijke aanpak haaks op de meest basale werkmethoden van veel medewerkers, en is hij buitengewoon inefficiënt en foutgevoelig. Beknopt overzicht: projectmanagement Als er gekozen wordt voor het e-mailen van Excel-bestanden, zijn zelfs kleine projecten al snel gedoemd te mislukken. Het coördineren van de aanwezigheid en de directe uitwisseling van meningen en gegevens zijn met Excel bijvoorbeeld moeilijk te realiseren.
4
3.2 Webbased projectmanagement Welke applicatie kan deze risico's en valkuilen minimaliseren en toch de voordelen van traditioneel projectmanagement bieden? Hier kunnen het best toepassingen worden ingezet die werken volgens het SaaS-principe (Software as a Service): rechtstreeks vanuit de grote internet cloud. Bij het SaaS-model wordt de server gehost met behulp van de software in het computercentrum van een betrouwbare provider, die de gebruikers niet alleen een opslagvrije, maar ook een veilige werking van de applicatie kan garanderen. De Zweedse softwareonderneming Projectplace gaat bij haar gelijknamige applicatie precies volgens deze aanpak te werk. Al sinds 1998 wordt de Projectplace-software voor projectmanagement uitsluitend via het internet aangeboden – rechtstreeks vanuit de cloud. Een ander groot voordeel van een dergelijke applicatie is dat alle projectleden er al bekend mee zijn. Hij maakt namelijk gebruik van de universele interface die op het bureaublad van elke medewerker staat en door iedereen zonder verdere uitleg gebruikt kan worden: de webbrowser. Of dat nu de onder Windows voorgeïnstalleerde Internet Explorer is of een alternatieve browser als Firefox, Google Chrome of Apple Safari: met deze tools kun je tegenwoordig meer dan alleen surfen op het internet. Vaak zijn ze ook uitgerust met zakelijke toepassingen en ondersteunen ze moderne communicatiemiddelen als chatten, Facebook en Twitter. En het is dan ook heel eenvoudig om een dergelijke oplossing in de praktijk te gebruiken. Zodra er een nieuw project wordt opgestart, gaat de projectleider naar de website van de provider, logt hij in en begint het eerste project direct binnen zijn browser. Vanuit de applicatie kan hij rechtstreeks uitnodigingen mailen aan alle medewerkers die bij het project betrokken zijn. Zij ontvangen een link en kunnen vervolgens direct aan de slag via hun browser. Vanaf dat moment verloopt alle verdere communicatie via deze ene interface waarmee alle gebruikers uitstekend bekend zijn. Het hele proces omvat uiteraard alle klassieke elementen van een projectmanagementsysteem, waaronder verwerking en beheer van een breed scala aan documenten en gegevens die voor alle projectleden toegankelijk zijn; zij kunnen ze namelijk met behulp van hun browser rechtstreeks uploaden naar het webgedeelte waar het project is ondergebracht. En door op het juiste icoontje te klikken kunnen ze de functie voor versiebeheer activeren of relevante mappen inrichten voor de documenten. Bij elk project is de planning van alle processen van doorslaggevend belang. En ook de planning kan rechtstreeks vanuit de browser worden beheerd. Het creëren en toewijzen van opdrachten, het vastleggen van mijlpalen en het definiëren van doorlooptijden zijn allemaal processen die uitgevoerd kunnen worden met behulp van een drag&drop-bewerking. Vervolgens kan alles worden weergegeven in de vorm van lijsten of gekleurde staafdiagrammen (GANTT-grafieken). Alle projectleden hebben dan direct toegang tot deze gegevens, zonder dat er extra Excel-bestanden of andere programma's aan te pas moeten komen. Iedereen ziet in een oogopslag welke opdrachten in behandeling zijn en wat er nog gedaan moet worden. Beknopt overzicht: projecten op het net Cloudbased oplossingen zorgen voor een optimale combinatie van traditionele benaderingen en moderne webondersteunde methoden. Bovendien vereenvoudigen ze de samenwerking over afdelings- en bedrijfsgrenzen heen. 5
4. Projectmanagement en social media: een succesvolle combinatie Maar hoe kunnen bedrijven, naast de meer traditionele manieren van projectmanagement, binnen hun projecten ook direct gebruikmaken van de zakelijke mogelijkheden en voordelen van social networking en Web 2.0? Dit verslag heeft enerzijds het belang laten zien van het gebruik van de juiste communicatiemiddelen binnen moderne samenwerkingsverbanden; anderzijds heeft het duidelijk gemaakt hoe divers de momenteel beschikbare communicatiekanalen van applicaties uit de wereld van de social media kunnen zijn en hoe moeilijk het derhalve is om ze te categoriseren. Projectplace heeft hiervoor een zeer pragmatische en succesvolle benadering. De ontwikkelaars van dit Zweedse softwarebedrijf hebben twee nieuwe functies in hun product geïntegreerd waarmee gebruikers de voortzetting en integratie van de samenwerking binnen een team rechtstreeks op hun werkplek krijgen in de sfeer van Web 2.0-toepassingen en social networks. De eerste functie is een iPhone App waarmee gebruikers overal toegang krijgen tot het project. De tweede is een uitbreiding van het product met de naam ‘Conversaties’. Deze functie biedt gebruikers een soort prikbord waarop alle projectleden interactief kunnen communiceren. Niet alleen de algemene uitstraling van deze functie doet denken aan Facebook, ook de werking ervan vertoont grote overeenkomsten met de navigatie van Facebook. Het grote voordeel van de functie ‘Conversaties’ is zonder meer het feit dat de gebruikers privé al gewend zijn om op deze manier te communiceren. Een project staat of valt met een directe en snelle uitwisseling van gedachten – en de projectleden kunnen nu dus direct ervaringen en informatie uitwisselen op dit prikbord. Zoals het een moderne Web 2.0-toepassing betaamt, kunnen de projectleden hier ook foto's en video’s uploaden en becommentariëren. En als er in ‘Conversaties’ iets nieuws opduikt, worden de betrokkenen rechtstreeks per e-mail geïnformeerd. Niet alleen heeft men via de iPhone App ook buiten de kantooromgeving grip op het project, ook de algehele transparantie kan aanzienlijk worden verbeterd – en dat kan het inzicht van de medewerkers in een project blijvend verbeteren. De directe beschikbaarheid van de ‘Conversaties’-functie in het projectoverzicht en de mobiele applicatie voor iedereen die hierbij betrokken is, maken een snelle en rechtstreekse communicatie veel eenvoudiger. Alle projectleden zijn zo dus veel sneller op de hoogte van doelstellingen, besluiten en belangrijke veranderingen. Deze nieuwe functies en mogelijkheden zorgen voor een verbeterde identificatie met het project, en dit leidt meestal ook tot meer creativiteit. De medewerkers kunnen veel duidelijker en opener van gedachten wisselen en ideeën delen – en het gestelde doel veel sneller bereiken. Beknopt overzicht: integratie als sleutelelement • Het belangrijkst is de integratie van social media, niet de verdeling over vele kanalen • De functie ‘Conversaties’ biedt gebruikers de mogelijkheid tot directe communicatie • Door de iPhone App wordt het project mobiel • Duidelijke toename in transparantie 6
