Projectmanagement voor doctoraatsstudenten Presentatie promotoren 04/02/2011
Op de agenda Voorstellen van onze aanpak Beoogde doelstellingen met het traject Opbouw en aanpak van het traject Belangrijkste kaders en inzichten die worden aangereikt Succesvoorwaarden binnen de context
Informeren over voorbereiding en toepassing die deelnemers tussen de sessies in moeten maken én die ze met hun promotor zouden moeten bespreken Bespreken hoe jullie als promotor de studenten best kunnen begeleiden bij het toepassen van de geleerde lessen Input krijgen om het programma nog beter af te stemmen op jullie noden
Doelstellingen van de opleiding Doctorandi aan het begin van hun doctoraatstraject ondersteunen om hun eigen doctoraatsonderzoek effectiever vorm te geven en van meet af aan goed aan te pakken Aan het eind van het traject heeft de doctorandus/a een adequate project definitie en planning van het doctoraatstraject de vaardigheden en instrumenten om deze in praktijk te brengen een realistische inschatting van zichzelf
De inzichten en instrumenten die worden aangereikt zijn ook nuttig in niet-academische projecten
Focus van de opleiding Je doctoraatsproject “managen” betekent Project management Zelf management Anderen beïnvloeden en “managen”
Vaardigheden Project-afbakening Project-planning en opvolging Stakeholders management Communicatiestrategie Self en time management Samenwerking en beïnvloeding
Instrumenten en hulpmiddelen die de deelnemer gedurende het hele doctoraatstraject kan gebruiken Project charter Planningsintrumenten • •
Mijlpalenplan Activiteitenplan: maandplanning, weekplanning
Communicatieplan Time management technieken
Aanpak van de opleiding Startende doctorandi 6 tot 12 maanden bezig met hun doctoraat
Leertraject bestaande uit 5 sessies, verspreid over 3 maanden 2 tot 3 weken tussen de sessies zodat de deelnemers wat ze geleerd hebben ook in praktijk kunnen brengen Huiswerk na elke sessie en de expliciete opdracht om dit met hun promotor te bespreken Elke sessie start met een debriefing over wat de deelnemers met succes hebben toegepast en welke uitdagingen of problemen ze hebben ondervonden
Verplichte deelname aan alle sessies
Overzicht van de sessies 1.
2. 3. 4. 5.
Project management & planning Follow-up & rapportering Zelf management & time management Beïnvloedingsvaardigheden & teamwork Integratie sessie
Sessie 1: Project management & planning Kaders & inzichten Basisprincipes project management Project scope bepalen Project planning
Toepassingen op eigen doctoraat Project charter invullen • • •
Wat zal het project niet opleveren Assumpties Risico’s en opportuniteiten
Mijlpalenplan opmaken •
Integratie van de verschillende “tracks”
Leerdagboek
Het project charter PROJECT CHARTER Version: Date:
Title: PhD Student
Promotor: Co-Promotor:
Doctoral School Programme
Location
Starting Date
Expected end date
Available Grant Introduction & background:
© 2008 www.truecolours.be
General Hypothesis and specific aims of the project
Het project charter What the project will not deliver
Assumptions
Risks & Opportunities
Methodology
Milestones & Timing: Project Start Date:
Project End Date: End Date:
PhD Student Signature:
Promotor Date:
Signature:
Date:
© 2008 www.truecolours.be
Milestones:
Mijlpalenplanning – een voorbeeld Project Title Promotor Phd Student n°
Antagonistic activity against P.savastanoi Description
version two date 02.03.09 Starting Date Due DateWho Milestone 1 13.08.07 13.08.08 13.08.07 18.01.08 18.01.08 13.03.08 01.04.08 31.05.08 20.04.08 16.05.08 19,05,08 03.06.08 01.10.08 10.02.09 10.02.09 20.03.09 21.04.09
TRACK 1 1.1 1.2 1,3 1,4 1,5 1,6 1,7 1,8
RESEARCH sampling and bringing SWRI collection from IRAN SWRI & CMPG collection screen (TSA medium) SWRI collection screen (CAA & KB medium) Proteinase, heat and supernatant (TSA) Compare Direct and defered (line & overlay) mutation library of selected strain sequencing of null mutants fosmid library
TRACK 2 2,1 2,2 2,3 2,4 2,5 2,6 2,7 2,8 2,9
The doctoral procedure registeration appointment of supervisory committe submission of doctoral plan presentation doctoral plan & feedback report to doctoral committe completion of doctoral training program plan for the final phase preliminary defence public defence
TRACK 4 4,1 4,2 4,3 4,4 4,5 4,6
COURSES Managing PhD program Collaborating with colleagues & promotor Increasing your influence Time- and selfmanagement Phytopathology Academic writing
28/04/08 ?/05/08 28,05,08 04,06,08 02,03,09 01,09,09
TRACK 5 5,1 5,2 5,3 5,4 5,5
HOLIDAYS travel to Iran travel to barcelona travel to Italy (rome, pizza, bolognia, florence) travel to Prague travel to Iran
dec/07 mrt/08 19,05,09 mei/09 17,07,09 20,07,09 01,12,09 04,01,2010
TRACK 6 6,1 6,2 6,4 6,6
PUBLICATIONS Submission of provisional doctoral plan preliminary doctoral plan is accepted writing final work plan Writing Thesis Submission of thesis to PhD committee members for review Presentation preparation
6,7 6,8 TRACK 7
TrueColours Follow up Milestone: VISUAL ! Blue: Planned timeline for this milestone or track Green: progress milestone or track is on track Red: due date missed or no activity for this milestone/track Orange: Milestone needs to be replanned
DEFENCE
13.08.07 13.08.07 13/11/07 13/07/08 13.03.09 13,08,09
TIME LINE (months) 2
3
4
5
6
01.02.09 13.08.07 13/11/07 13.08.08 13.04.09
12/01/10
?/?/09
07/07/08 Herwig Deconinck 15/06/08 28,05,08 04,06,08 01,06,09 01,06,10
01.10.11
?/?/11 03/06/08 12/06/08 ?/01/11 10.12.11
08.01.11
?.12.11 31.01.11 13.08.2011
7
8
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53
Week 1: van 01.02.2009 tot 05.02.2009
Leerdagboek Daar wil ik deze week op letten / aan werken: (zie Huiswerk na de sessie, Inzichten en geleerde lessen vorige we(e)k(en)):
Successen – voorvallen – gepieker van deze week
Inzichten en geleerde lessen:
Leerdagboek MIJN PLAN Welke (onderzoeks-)resultaten van de laatste maand waren voor mij het meest belangrijk –ben ik het meest blij mee? Waarom ?
Wat leer ik hier uit over mijn tijdsbesteding, prioriteiten, tijdsvreters, …
Mijn planning: lukte het om mij aan mijn vooropgestelde planning te houden voor deze maand ? Waar wel ? Waar niet ? Wat leer ik hieruit voor mezelf, wat neem ik me voor om volgende maand anders te doen ?
Wat zijn de belangrijkste doelstellingen voor de komende maand ? Waar moet ik zeker tijd in steken ? Welke resultaat zou ik graag bereiken volgende maand ?
Welke mogelijke hindernissen, moeilijkheden voorzie ik voor de komende maand ? Welke acties, plan B’s, alternatieven voorzie ik om hiermee om te gaan ?
Examples of learning questions Planning How to work on a large project and tackle one problem at the time but not forget the bigger picture Getting started on my research Actually finishing my PhD within the given time frame Organizing a realistic time schedule versus now: trying to do everything at once and thus nothing at all How to combine the practical and the theoretical work
Setting intermediate goals I find it difficult to allow me time to learn the very basics of research Can I get satisfaction of small goals achieved What is a goal, when have I actually made progress? Starting experiments and nothing seems to give the results you hoped for
Structuring my project I am looking for a structured approach for research How to balance freedom & discipline 14
Sessie 2: Follow-up & rapportering Kaders & inzichten Rol & verantwoordelijkheden van promotor en doctorandus Stakeholder analyse Communicatieplan Rapporteringsprincipes Presentatietechnieken Toepassingen op eigen doctoraat Stakeholder-analyse Communicatieplan Betere voorbereiding van presentaties en vergaderingen
Stakeholder aaa bbb ccc ddd eee fff ggg hhh iii jjj kkk lll mmm nnn
interest 5 2 2 2 3 3 2 3 1 3 3 -2 3 -4
involve-ment 4 2 2 1 1 2 2 3 1 5 1 3 2 1
impact 2 5 2 3 5 3 2 3 1 1 1 1 1 1
priority 40 20 8 6 15 18 8 27 1 15 3 -6 6 -4
© 2008 www.truecolours.be
Stakeholder analysis & communication plan
Stakeholder analyse - vb ddd
eee
ccc
ggg
hhh iii
fff bbb
aaa
project Uitleg: •boven de lijn: steun voor het project •Onder de lijn: geen steun of zelfs weerstand •Afstand tot de lijn: betrokkenheid •Grootte van de bol: Mogelijke invloed op het project (beslissingen, resources ter beschikking, ...)
kkk jjj
lll
mmm
nnn
Communicatie-plan Stakeholder Wat willen wij bereiken met die stakeholder?
Wat is de voornaamste zorg van die stakeholder?
Hoe communiceren (Wat, wanneer, wie)
Vergeet niet dit plan te evalueren: halen we de gewenste resultaten (tweede kolom), wat moeten we bijsturen ? Zijn er misschien nieuwe stakeholders bij gekomen ?
Examples of learning questions Roles & responsibilities How to communicate with your promotor & copromotor How to get the feedback I need from my promotor My promotor says that I should take more initiative Can you say no to your promotor? Should I search for solutions independently?
Influencing stakeholders & networking Cooperating on projects or organizing conferences Being less scared of negative reactions Become more outgoing & less shy
Adapt writing & ways of formulating to your audience Presenting data & bringing my point across How can I stay close to my own interest in the project and still try to fulfill as much as possible the whishes of the committee Being more specific in what I write 19
Sessie 3: Zelf management & time management Kaders & inzichten Basis inzichten in zelf management Tips & tricks voor time management Job mapping •
Optimaliseren van de eigen tijdsbesteding
Dag- en weekplanning opmaken Toepassingen op eigen doctoraat Persoonlijke top 5 tips & tricks Jobmap opmaken Maand- en weekplanning opmaken
Jobmap
Examples of learning questions How to set & keep priorities Very difficult to keep up with deadlines, most of the times I'm just the last moment ready with my essays When you're doing an important experiment or something has to be done urgent. Do you give priority to this experiment or to a course of the doctoral program? I postpone things I'm not keen on doing How can I say no to stuff that I shouldn’t be doing?
How to combine all aspects of my job Find a balance between research work and clinical work Effectively combine my work in the private practice with my PhD How to use my time as efficiently as possible
Self management I feel that my social life is totally restricted, how can I find the right balance? I would like to be able to restrict my working time from 9 to 6
Dealing with stress How to deal with my frustration when things don't turn out the way I want How to handle stress I hope to reduce my fear of not being able to organize 22 myself, I'm even too organized sometimes
Sessie 4: Beïnvloedingsvaardigheden & teamwork Kaders & inzichten Gedrag lokt gedrag uit Communicatievaardigheden Situationeel beïnvloeden Effectief vergaderen Toepassingen op eigen doctoraat Toepassing op reële cases van de deelnemers
Examples of learning questions Influencing & assertiveness My promotor tends to come with ideas out of the blue, catching me by surprise & this raises a lot of questions with me: distinguish important questions from personal concerns How can I influence people in such a way that they let me do the work I should be doing? I feel akward when I have to ask for help
How to collaborate with other researchers I would like to become more outgoing & less shy How to refuse favours How to open a casual contact, eg during a reception?
Influencing people with authority/experience Asking authoritative persons for help although I need to learn some things from them A lab technician is doing some work for me and is really experienced in this technique. She asked me what she has to do, but I'm not experienced at all and don't have the technical skills 24 like she has. How do you handle a situation like this?
Sessie 5: Integratie Kaders & inzichten Toolkit nog eens grondig doornemen “Hot topics” die worden voorgesteld door de deelnemers
Toepassingen op eigen doctoraat Op punt stellen van de uitgewerkte documenten • • • •
• • •
Project Charter Mijlpalenplan Stakeholder-analyse Communicatieplan Jobmap Activiteitenplanning Leerlogboek
Eventueel opstart intervisiegroep
Examples of learning questions Enhancing self confidence through discovering qualities I have a lack of self confidence I feel like I have to start from scratch again
Hot topics “Some more of the soft stuff” “How to analyze and structure information” “Could we revisit the stakeholder analysis”?
26
Meest geapprecieerde resultaten door doctorandi Veel meer grip op het volledige doctoraatsproject Deadline is verrassend dichtbij Planning wordt grijpbaar
© 2008 www.truecolours.be
Toegenomen discipline Groter platform tussen promotor en doctorandus Inzicht in eigen rechten en plichten Inzicht in eigen talenten en uitdagingen Effectievere beïnvloeding van mijn omgeving Leren van “lotgenoten”
Succesvoorwaarde: actieve opvolging door promotor Bespreek de resultaten met je doctorandus Project Charter Project Planning Stakeholder analyse& Communication Plan Manier van rapporteren Job Map Time management Leiden van vergaderingen
Faciliteer de aanwezigheid op elk van de sessies
Integreer ook na afloop van het traject de aangereikte instrumenten in de besprekingen met je doctorandus
Participating in this programme Slides of the presentation can be downloaded from the website of the Doctoral School for Medicine & Life Sciences: www.uhasselt.be/ds-medicine Motivation letter – deadline 11 February 2011 name, state of PhD (how many months are you already busy, how long is your contract 3, 4, 6 years)
•
half page motivation “Why do I want to participate”
•
send to
[email protected] Any questions:
[email protected] (True Colours, trainer)
[email protected] (dienst onderzoekscoordinatie)
[email protected] (director Doctoral School for Medicine & Life Sciences)
© 2008 www.truecolours.be
•
