Sluiten KT-ontwikkelingen aan bij de behoeften van projectwerkers?

De ontwikkeling en evaluatie van toekomstscenario’s

Hutchins, E. (1991). The social organization of distributed cognition. In L. Resnick [red.): Perspectives on socially shared cognitionl Washington, DC: American Psychological association. Hutchins, E. (1994). Cognition in the wild. Cambridge, MA: MIT Press. Karat, C.M & J. Karat (1992). Some dialoguës on scenarios. SIGCHI Bulletin, 24. Kirwan, B. & L.K. Ainsworth (1992). A guide to task analysis: London: Taylor and Francis. Kuutti, K. (1995). Work processes: scenarios as preliminary vocabulary. In J.M. Carroll (red.) (19951, Scenario-based design. Envisioning work and technology in system development. New York: Wlley & Sons. Kyng, M. (1995). Creating contexts for design. In J.M. Carroll [red.) (19951, Scenario-based design. Envisioning work and technology in system developmen- New York: Wiley & Sons. McGraw, K. & K. Harbison (1997). User-centered requirements. The scenario-based engineering process. Mahwah, New Jersey: Lawrence Erlbaum. Nardi, B. (red.) (1996a). Context and consciousness: activity theoryand human-computer interaction. Cambridge: MIT Press. Nardi, B. (1996b). Studying context: A comparison of activity theory, situated action models, and distributed cognition. In B. Nardi (Ed.): Context and consciousness: activity theory and human-computer interaction. Cambridge: MIT Press. Rasmussen, J. (1983). Skills, rules, and knowledge; signals, signs and symbols, and other distinctions in human performance models. IEEE Transactions on Systems, Man and Cybernetics, SMC-13, 257-266. Rolland, C., C. Ben Achour, C. Cauvet, J. Ralyté, A. Sutcliffe, N.A.M. Maiden, M. Jarke, l? Haumer, K. Pohl, E. Dubois & P. Heymans (1998). A Proposal for a Scenario Classification Framework, Requirements Engineering, 3, 23-47 Schuier, D. & A. Namioka (red.) (1993). Participatory design: principles and practice. Hillsdale, NJ: Lawrence erlbaum. Stiemerling, 0. & A.B. Cremers (1998). The use of cooperation scenarios in the design and evaluation of a CSCW system. IEEE ?i-ansactions on Software Engineering, 24,, 1115-1130. Suchman, L. (1987). Plans and situated actions, Cambridge, UK: Cambridge University Press.

Sluiten KT-ontwikkelingen aan bij de behoeften van projectwerkers?

_

Onderzoek naar synchrone en asynchrone interacties: redenen en problemen Janine Swaak, Ingrid Mulder, Ynze van Houten, Henri ter Hofte”

~ Groepswerk kan beschreven worden in termen van afwisseling tussen synchrone en asynchrone interacties. ‘Synchroniciteit’ verwijst naar de snelheid en frequentie waarin men feedback geeft en krijgt in interactie met anderen. De ‘media-synchroniciteitstheorie’ stelt dat synchrone situaties beter geschikt zijn voor het bereiken van een gezamenlijk gedeeld begrip en dat asynchrone situaties geschikter zijn voor het uitwisselen van informatie. Onderzoek van Olson en Olson (1999) beschrijft een aantal problemen die zich voor kunnen doen bij het wisselen tussen synchrone en asynchrone interactievormen. Softwareontwikkelingen sturen in de richting van betere integratie van synchrone en asynchrone ‘tools’om deze problemen op te lossen. Antwoorden op een speciaal ontwikkelde vragenlijst bevestigen de ‘media-synchroniciteitstheorie’ en laten daarnaast zien dat problemen die kunnen voorkomen wanneer men varieert tussen de samenwerkingsvormen matig door huidige projectwerkers worden herkend. Trefwoorden: synchrone inteactie, asynchrone interactie, projectwork, ICTontwikkelingen

Summary

Development and evaluation of future scenarios F. van den Anker and J.H.E. Andriessen, Gedrag en Organisatie, volume 13, December 2000, p. 312 Scenarios are a promising tool for the evaluation of new technologies. However, there is a lack of methodological guidelines for the development of rich scenarios, to support the exploration of socio-technical design options bystakeholders. The ESE-methodology (Earlx Scenario-based Evaluation) tries to fill thisgap bya step-wise combination of the following elements: analysis of the context-of-use, scenario construction, participatory evaluation. The ESE-methodology has been applied in a case study on the potential use of mobile multimedia communications for emergency medicine. The scenario content gave a clear direction to the process of participatory evaluation. This resulted in the identification and specification of factors at the different levels of our Context of use’-model. Theproblem analysis of the scenario led to a fundamental adjustment of the future scenario. To improve the usability of the results for design, several methodological refinements are suggested. Keywords: mobile multimedia communications, early evaluation, scenarios

1

Groepswerk in termen van synchrone en asynchrone interacties

De wereld is op weg een ‘Global Village’ te worden (McLuhan, 1964; McLuhan & Powers, 1989). Internet en andere informatie- en communicatietechnologieën maken het mogelijk om eenvoudiger en sneller te communiceren en samen te werken met anderen waar ook ter wereld. Mede hierdoor wordt het mogelijk dat teams steeds vaker wereldwijd samenwerken, waarbij de techniek niet alleen afstand overbrugt, maar ook tijdzones en organisatiegrenzen moet overschrijden. Groepswerk kan beschreven worden in termen van afwisseling tussen verschillende synchrone en asynchrone interacties (Posner & Baecker, 1993; Sakamoto & Kuwana, 1993). Synchrone interacties zijn bijvoorbeeld telefoneren, vergaderen in een face-to-face situatie of door middel van een video of audioverbinding en in interactie met elkaar tegelijk aan een document werken.Voorbeelden van asynchrone interactie zijn afzonderlijk aan delen van een document werken en het communiceren door middel van E-mail, fax en memo’s. Wat is nu synchroniciteit? ‘Synchroniciteit’ verwijst naar de snelheid en fre-

* De auteurs zijn werkzaam bij het Telematica Instituut. Correspondentieadres: Telematica Instituut, Postbus 589,750O AN Enschede. E-mail: [email protected], [email protected]

KT-ontwikkelingen en behoeften van projectwerkers

quentie waarin groepsleden input van andere groepsleden krijgen (terwijl bijvoorbeeld samen op eenzelfde moment aan een taak gewerkt wordt of een onderwerp besproken wordt). Synchroniciteit hangt nauw samen met gelijktijdig en in interactie met elkaar samenwerken. Daarnaast relateert het vanuit een technisch oogpunt aan de mate waarin interactiviteit door de technologie wordt ondersteund. Hoe hoger de interactiviteit, dus hoe frequenter en sneller groepsleden input van elkaar krijgen en op elkaar kunnen reageren, des te minder asynchroon is de interactie. Ondanks dat de huidige praktijk van samenwerken en de softwareondersteuning daarvoor zich laat beschrijven alsof er slechts twee soorten interactievormen zijn: synchroon en asynchroon, kunnen we (a)synchroniciteit eigenlijk zien als een continuüm. De techniek maakt variatie binnen synchrone dan wel asynchrone interactie mogelijk. Een asynchroon medium, zoals bijvoorbeeld Email, wordt, wanneer het heel snel gebruikt wordt, een synchroon medium (namelijk ‘chat’). Diverse factoren, waaronder taakinhoud, persoonlijke voorkeuren van groepsleden, technische faciliteiten, en of men met teamleden werkt die op andere locaties werkzaam zijn [i.e. gedistribueerd teamwerk], zorgen ervoor dat er voortdurend gewisseld wordt tussen de twee interactievormen. Dan weer heeft synchrone interactie de voorkeur, dan weer asynchrone interactie. Concluderend: groepswerk lijkt gekenmerkt te worden door de afwisseling tussen synchrone en asynchrone interacties. Groepswerktechnologieën (i.e. ‘groupware’) zijn juist vaak ontworpen voor de ondersteuning van één specifieke samenwerkingsvorm. Dit betekent dat als mensen van samenwerkingstaak veranderen, ze vaak ook van technische ondersteuning moeten veranderen. Dit lijkt een barrière te zijn omdat andere applicaties gevonden worden en opnieuw opgestart moeten worden. Software - ontwikkelingen zijn erop gericht deze barrière te slechten. In het navolgende wordt een schets gegeven van deze technische ontwikkelingen.Vervolgens komt de vraag aan de orde of deze technische ontwikkelingen aansluiten bij de behoeften van projectwerkers. Er zal onder andere gekeken worden of geïdentificeerde problemen herkend worden door huidige projectwerkers bekend met ICT-toepassingen. 2

Technisch geïntegreerde systemen: een oplossing?

Naast het bieden van technologische ondersteuning voor zowel synchrone interactie als asynchrone interactie werken softwareontwikkelaars de laatste jaren volop aan mogelijkheden om de technische ondersteuning voor synchroon en asynchroon werk te integreren. Het volgende citaat illustreert de gedachtegang achter deze ontwikkelingen: ‘De impact op het bedrijfsleven van real-time sa-

menwerking wordt gemaximaliseerd wanneer het gecombineerd wordt met traditionele of asynchrone samenwerking. Samen maken ze het computerondersteunde samenwerken een meer natuurlijke manier van werken. Deze mix is van kritiek belang, aangezien gebruikers op een natuurlijke manier bewegen tussen de ene manier van interactie en werk en de andere manier, zonder hierb i j v e e l n a t een d en k vertaald ‘( uit: Lotus Development Corporation, 1998, p. 8).

Het resultaat is dat vergeleken met een aantal jaren geleden de grotere groupware-ontwikkelaars een enorm aantal nieuwe synchrone faciliteiten hebben gemtegreerd in hun meest recente systemen. Hierbij moet men met name denken aan (standaardgebaseerde) diensten voor ‘directories’ -plekken waar je mensen vindt om uit te nodigen of waar je conferenties vindt te houden -faciliteiten


voor het plannen en initiëren van on-line conferenties en ondersteuning voor het initiëren van geplande van spontane conferenties. Daarnaast lijkt computerondersteuning voor sec synchrone bijeenkomsten - zowel lokaal als op afstand - ook een centraal investeringsthema te vertegenwoordigen. Ben representatief voorbeeld van ontwikkelingen bij groupware-ontwikkelaars vinden we bij Microsoft (1998, 1999), die een groot aantal nieuwe faciliteiten voor synchroon samenwerken in diverse nieuwe producten heeft geïntroduceerd en geïntegreerd met reeds bestaande, voornamelijk asynchrone faciliteiten (voor meer informatie zie Van Houten et al., 1999). Zo wordt Microsoft’s nieuwste besturingssysteem, Windows 2000, standaard geleverd met NetMeeting (een toepassing voor synchrone multimedia conferencing), bevat het een voorziening waar applicatieprogrammeurs eenvoudig audio - en videocommunicatiefaciliteiten aan hun programma’s kunnen toevoegen en wordt ‘ActiveDirectory’ gepositioneerd als de centrale plek voor alle directory-informatie. In Office 2000, Microsoft’s nieuwste verzameling van kantoorsoftware, is Outlook Calendar verder uitgebreid met faciliteiten voor het plannen van on-line meetings, is het eenvoudig gemaakt om live PowerPoint presentaties te geven vanuit NetMeeting of live of opgenomen PowerPoint presentaties te geven met behulp van de nieuwe Presentation Broadcast faciliteit en kunnen asynchrone discussies gevoerd worden op willekeurige plekken in Office documenten met zogenaamde web-discussies. In Exchange 2000 Server, Microsoft’s groupware server die medio 2000 beschikbaar zal zijn, zijn faciliteiten toegevoegd voor het houden van multimedia conferenties met meerdere partijen en waarmee gebruikers kunnen zien wie on-line is (‘awareness’ faciliteiten) en deze personen direct berichtjes kunnen sturen (‘instant messaging’). Ook in de academische wereld is en wordt gewerkt aan prototypen waarbij de nadruk ligt op integratie van synchrone en asynchrone werkvormen. Hieronder volgt een aantal voorbeelden. Een eerste voorbeeld zijn de web-gebaseerde gemeenschappelijke werkgebieden waarin voornamelijk documenten opgeslagen en uitgewisseld worden. Vanuit deze gebieden kan men gemakkelijk chat en videoconferencing opstarten met mensen die ingelogd zijn op het werkgebied. Concrete software dat dit mogelijk maakt is BSCW (Basic Support for CooperativeWork). Een tweede voorbeeld wordt vertegenwoordigd door TeamWave (Greenberg & Roseman, 1998). TeamWave is een commercieel product dat een ‘kamer’-metafoor heeft toegepast op een web-gebaseerd gemeenschappelijk werkgebied. Wanneer men het werkgebied, ‘de kamer’, binnentreedt, wordt men automatisch verbonden met alle anderen aanwezig ‘in de kamer’, voor zowel synchrone communicatie (bijvoorbeeld chat) als voor synchroon bewerken van gezamenlijke documenten (bijvoorbeeld een ‘shared whiteboard’). Men hoeft dus niet alles apart op te starten. Werkt men op verschillende tijden ‘in de kamer’ dan kan men actielijstjes, documenten, telefoon loggings of agenda’s achterlaten in de kamer voor anderen. Bovendien kunnen alle objecten in de kamer gebruikt worden door zowel een individuele gebruiker als door een groep tegelijk. Een derde voorbeeld van integratie van synchrone en asynchrone werkvormen is SharedNotes (Greenberg et al., 1999) waarin ‘Personal Digital Assistants’ (PDA’s) en ‘Single Display Groupware’ (SDG) gecombineerd worden. PDA’s zijn apparaatjes van zakformaat waarmee men persoonlijke informatie kan opslaan en ophalen. SDG bestaat uit een ruimte met een groot computerscherm dat gedeeld wordt door mensen die face-to-face in die ruimte bij elkaar zijn. Het scenario van teamwerk met PDA’s en SDG kent een aantal elementen. Ten eerste kunnen individuele teamleden aantekeningen maken op hun PDA. Daarnaast kunnen zij als ze in de betreffende ruimte bij elkaar komen aantekeningen openbaar maken door ze te sturen naar het grote gedeelde computerscherm. Ver-


volgens kunnen aantekeningen op zowel de PDA’s als het gedeelde computerscherm gemanipuleerd worden. Wanneer aantekeningen op zowel de PDA als het gedeelde scherm staan worden ze automatisch gesynchroniseerd.Vervolgens verlaten teamleden de bijeenkomst met hun PDA’s met daarop bijvoorbeeld een gemeenschappelijk verslag en een lijstje van persoonlijke actiepunten. Een vierde voorbeeld is ‘Peepholes’ (Greenberg, 1996). Peepholes is een áwareness’en availability’systeem waarmee men kan ‘gluren’ op de werkplekken van groepsleden. Daarnaast kan men met het selecteren van iconen, personen en van applicaties verbindingen opstarten. Een ander kenmerk van Peepholes is dat het aangeeft of de zender van een E-mail beschikbaar is voor real-time conversatie. Op deze manier wordt de overstap naar synchroon werk en informele interactie vergemakkelijkt. Gebaseerd op de enorme investeringen en op de uitspraken van groupwareontwikkelaars kan men zeggen dat groupware-ontwikkelaars verwachten dat er een enorme behoefte is aan computerondersteuning voor synchrone vormen van samenwerken die goed geïntegreerd is in de bestaande asynchrone groupware. Uitgangspunt hierbij is dat mensen willen wisselen tussen synchrone en asynchrone interacties en dat dit niet optimaal verloopt met de huidige mogelijkheden. In het navolgende wordt een overzicht geschetst van geïdentificeerde problemen in de transities tussen synchrone en asynchrone interacties. Allereerst worden vanuit het perspectief van een communicatietheorie de specifieke kenmerken van synchrone en asynchrone interactie beschreven. 3

Kenmerken van synchrone en asynchrone interactie en problemen bij het wisselen tussen de interactievormen


wisselen van informatie het hoofddoel is, heeft asynchrone interactie de voorkeur en voor processen waarin het doel is het bereiken van een gezamenlijk begrip, leiden synchrone interacties tot een effectiever resultaat. Een interessante onderzoeksvraag is of de voorkeuren van mensen voor synchrone danwël asynchrone interactie overeenkomen met de principes van de media-synchroniciteitstheorie. 3.2 Problemen bij het wisselen tussen asynchrone en synchrone interactie

Empirisch onderzoek op het gebied van computerondersteund samenwerken laat een aantal problemen zien die zich voordoen wanneer mensen wisselen tussen asynchroon en synchroon werken. Olson en Olson (1999) bijvoorbeeld beschrijven drie problemen met betrekking tot het overgaan van asynchroon naar synchroon werken: het plannen van een vergadering, het stimuleren van ‘spontane’ ontmoetingen, het meebrengen van de informatie uit individuele context naar een synchrone bijeenkomst. Daarnaast noemen de onderzoekers twee problemen die zich voordoen wanneer mensen overgaan van synchroon naar asynchroon werken, namelijk: de toegang tot gemaakte afspraken na een synchrone bijeenkomst, het onverwacht terugtrekken van teamleden uit een synchrone bijeenkomst. In discussies met collega-onderzoekers zijn enkele additionele problemen geïdentificeerd. Figuur 1 (naar Olson & Olson, 1999) geeft een totaal overzicht van geïdentificeerde problemen. Zoals men kan zien zijn de problemen van wisselen tussen synchrone en asynchrone interactie al zo oud als het teamwerk zelf. Een nieuwe ontwikkeling is dat de techniek aan oplossingen werkt om deze afwisseling te versoepelen. Een relevante onderzoeksvraag is of de problemen die geïdentificeerd zijn door onderzoekers en die het uitgangspunt vormen voor de technische ontwikkelinCommitment daalt Onderwerpen worden vergeten

De onderzoeksvragen van dit artikel komen voort uit de specifieke kenmerken van synchrone en asynchrone interactie en uit de geïdentificeerde problemen in de transities tussen synchrone en asynchrone interacties.

,. .”

Materì&l is niet herbruikbaar /

3.1 Specifieke kenmerken van synchrone en asynchrone interactie

Een theorie die aansluit bij de variatie in synchroniciteit is de media-synchroniciteitstheorie (Dennis et al., 1998). Hierin wordt media-synchroniciteit gedefinieerd als de mate waarin de technologische ondersteuning (media) mensen stimuleert tegelijkertijd samen te werken aan dezelfde activiteit met dezelfde informatie, met het doel een gezamenlijk begrippenkader op te bouwen. Deze theorie gaat er vanuit dat elk groepscommunicatieproces uit twee fundamentele processen bestaat die beide nodig zijn om een groepsresultaat te bereiken, namelijk: het uitwisselen van informatie (‘conveyance) en het bereiken van een gedeelde interpretatie (‘convergente). De effectiviteit van de communicatie zal versterkt worden wanneer beide processen door de juiste techniek ondersteund worden. In conveyance processen is een zo snel mogelijke uitwisseling van informatie tussen de groepsleden wenselijk. Het doel van de technische ondersteuning voor deze processen is dan ook om deze snelle informatie-uitwisseling te ondersteunen. Mediakarakteristieken als ‘high concurrency: het parallel kunnen werken of communiceren, dragen hieraan bij. In ‘convergence’processen zijn mediakarakteristieken nodig die het snel bereiken van een gedeeld begrippenkader ondersteunen, zoals het ondersteunen van snelle feedbackmogelijkheden en het ervoor zorgen dat groepsleden één voor één aan het woord zijn (‘10~ concurrencyl. Met andere woorden, de media-synchroniciteitstheorie is gebaseerd op de volgende twee hypothesen. Voor groepscommunicatieprocessen waarin het uit-

Onderwerpen te algemeen voor ..asynchrone interactie

:

:’

Toegang tot notulen

Onverwacht terugtrekken uit synchrone bijeenkomst

... F+teriaal

Toevallige ontmoetingen

en context Fijn niet

~,~gfmakClijk mee te hemen ..

Vergadering plqnrien

” . ,onderwerpen zijn te specifiek vOix sync?yo~e interai#e

Figuur 1

Mogelijke problemen bij het wisselen tussen synchrone en asynchrone situaties

(naar Olsen 84 Olsen, 1999)

r



gen, herkend worden in de dagelijkse praktijk van teamwerk van mensen. De overkoepelende vraag in dit werk is of de technische oplossingen die ontwikkeld worden om het wisselen tussen synchrone en asynchrone interacties te vergemakkelijken aansluiten bij de behoeften van huidige projectwerkers. 4 Huidige studie

Om de onderzoeksvragen omtrent voorkeuren voor synchrone danwel asynchrone interactie en problemen bij het wisselen tussen de interactievormen te onderzoeken is een vragenlijst opgezet. In de volgende paragraaf worden de opzet en procedure van de vragenlijst beschreven. Daarna worden de resultaten gepresenteerd. De resultaten zijn te onderscheiden in redenen voor synchrone danwel asynchrone interactie en problemen die optreden in het overgaanvan asynchrone naar synchrone interactie en vice versa. Er is voor gekozen de resultaten van onze vragenlijst, aan te vullen met onderzoek van derden en met ontwikkelingen op technisch gebied. De herkomst van de resultaten - de vragenlijst, onderzoekvan derden, technische ontwikkelingen - is hierbij steeds expliciet genoemd. 4.1 Opzet van de vragenlijst

Voor een kleinschalig onderzoek is een vragenlijst met gesloten vragen ontwikkeld. De vragen zijn verdeeld in de volgende drie clusters: 1 technische ondersteuning die daadwerkelijk gebruikt wordt in synchroon en asynchroon groepswerk; 2 redenen om synchroon danwel asynchroon samen te werken; 3 ervaren problemen bij het wisselen tussen synchroon en asynchroon groepswerk. 4.2 Respondenten

De vragenlijst is aan een selecte groep (N = 23) voorgelegd. De steekproef was select in de zin dat van de respondenten bekend was dat ze op de hoogte waren van de mogelijkheden van de informatie- en communicatietechnologie (ICT), dat ze veel in projectwerk betrokken waren met veelal teamleden van verschillende locaties. Daarnaast hadden de respondenten vrijheid in het kiezen van de vormen van samenwerken en in het gebruik van ICT hierbij. Meer in detail, bestond de groep respondenten uit onderzoekers (waaronder projectmanagers), ingenieurs, consultants, software-architecten en data-experts van negen verschillende organisaties, verdeeld over vijf sectoren, de IT/Telecommunicatie, de transport- en advieswereld en de uitgeversbranche. Alle respondenten gaven aan bovengemiddelde ervaring te hebben met stand-alone software, E-mail en gedeelde elektronische werkgebieden. 4.3 Procedure

Respondenten werd een lijst met ICT-toepassingen voorgelegd en gevraagd aan te kruisen welke men hiervan in eigen projectwerk gebruikte. Daarnaast kreeg men een lijstje met mogelijke redenen voor synchroon of asynchroon teamwerk voorgelegd en werd men gevraagd die redenen aan te kruisen die van toepassing waren op hun eigen projectwerk. Ten slotte, kreeg men een lijstje van mogelijke problemen in het wisselen tussen synchroon en asynchroon werk en vice versa en kon men aankruisen welke problemen men (hjerkende in eigen projectwerk. In de navolgende resultaten komen de ICT-toepassingen, redenen en problemen, die voorgelegd zijn in de vragenlijst, allen aan bod.

5 Resultaten

Allereerst worden de resultaten met betrekking tot de redenen voor synchrone respectievelijk asynchrone interactievormen gegeven. Daarna beschrijven wij de ondervonden problemen bij het wisselen van interactievorm. Hierbij -worden eerst de problemen met betrekking tot het overgaan van asynchrone naar synchrone interactie beschreven en daarna de problemen bij de transitie van synchrone naar asynchrone interactie. 5.1 Kenmerken van het groepswerk van de respondenten

Van de respondenten prefereerde 57% teamwerk boven individueel werk, 26% prefereerde individueel werk en 17% had geen voorkeur. De respondenten besteedden gemiddeld ‘een aanzienlijk deel van hun tijd’aan teamwerk (een 3.8 op een schaal van 1 ‘nooit’ tot 5 ‘altijd’).Van de respondenten gaf 10% aan alleen bij face-to-face teamwerk betrokken te zijn. Gemiddeld over de respondenten vond 50% van het teamwerk face-to -face plaats en 50 % gedistribueerd. 5.2 Gebruik van technische ondersteuning in groepswerk In face-to-face groepswerk gebruikten de respondenten met name papierwerk van groepsleden (lOO%), traditionele schrijfborden (91%) en flipovers (56%).

Geen van de respondenten gebruikte systemen voor beslissingsondersteuning (0%) of schrijfborden (0%). In gedistribueerd teamwerk werd de telefoon (100%) door alle respondenten gebruikt. Na de telefoon waren desktop audioconferencing (17%), desktop videoconferencing (17%) en chatten (17%) de meest gebruikte synchrone samenwerkingsvormen. Daarnaast gaf 13% van de respondenten aan applicaties te delen en een ‘shared’ whiteboard te gebruiken. Van de asynchrone tools was E-mail het meest in gebruik. Alle respondenten (100%) gaven aan Email te gebruiken. Gewone post en de fax volgen met 78% en de post-its (naar anderen] met 65%. Van de respondenten gebruikte 43% een gedeeld elektronisch werkgebied.Verder gebruikte 30% van de respondenten ‘CO -authoring’ aspecten van tekstverwerkers en gebruikte 30% groepskalenders. Ten slotte gebruikte 4% van de respondenten ‘document presence en awareness tools’. Geen van de respondenten maakte gebruik van videobeelden die de werkruimten van teamleden weergeven. 5.3 Redenen voor synchroon groepswerk

De resultaten van de vragenlijst laten zien dat respondenten het in grote mate met elkaar eens waren met betrekking tot redenen voor synchroon werk of communicatie. Zo is bij 96% van de respondenten telefoon verkozen boven E-mail of fax wanneer ‘een direct antwoord nodig is’. Daarnaast verkoos 78% face-toface werk of videovergaderen boven het gescheiden van elkaar werken aan gezamenlijke documenten, indien ‘begrippen van verschillende teamleden geïntegreerd moeten worden’. Een derde reden om synchroon te werken was ‘wanneer conflicten opgelost moeten worden’ (78 %). Van de respondenten kiest 70 % voor synchroon teamwerk indien ‘beslissingen genomen moeten worden’. Ten slotte prefereerde 61% synchroon teamwerk ‘indien het werk meer urgent wordt’ en ‘indien het werk complexer wordt’. In de vragenlijst waren respondenten aangemoedigd hun eigen redenen voor synchrone interacties aan te geven. Een respondent gaf aan dat synchrone bijeenkomsten te verkiezen zijn ‘wanneer uitleg nodig is en veel vragen te verwachten zijn’. Een andere respondent schreef dat ‘lange perioden van asynchroon werk leiden tot polarisatie van begrip en meningen en dat daarentegen in faceto-face bijeenkomsten mensen geneigd zijn sneller met elkaar eens te zijn’. De


eerste reactie lijkt te refereren aan het issue van complexiteit en ambiguïteit, de tweede reactie aan het integreren van begrippen en het oplossen van conflicten. Respondenten gaven verder in eigen woorden aan dat telefoon in menig situatie verkozen was boven E-mail of fax omdat ‘emoties op een subtiele manier uitgedrukt kunnen worden’, ‘het een vertrouwelijke en snelle manier biedt om ‘off the record’ meningen te verkrijgen’ en wanneer ‘eenduidige antwoorden nodig zijn’ en ‘antwoorden op veel vragen nodig zijn’. 5.4 Redenen voor asynchroon groepswerk

De resultaten van de vragenlijst laten twee belangrijke redenen voor asynchroon teamwerk zienVan de respondenten gaf 91% aan dat gescheiden van elkaar werken aan ‘shared files’ de voorkeur heeft boven face-to-face of videovergaderen ‘aangezien het individuele teamleden de vrijheid geeft tijd te besteden aan teamwerk wanneer het hen uitkomt’. Van de respondenten gaf 78% aan dat asynchroon werk de voorkeur heeft ‘wanneer teamwerk voldoende duidelijk is om aan te werken door de individuele teamleden’. In eigen woorden gaven verscheidene respondenten aan dat ‘asynchroon werk de default is’ en dat het ‘goed is voor efficiëntie’. Deze laatste reactie lijkt één van de uitzonderingen te zijn voor het verkiezen van asynchroon werk in situaties waarin dit werk urgent is. Hier lijkt de winst in productiviteit die bereikt wordt wanneer teamleden parallel werken om een deadline te halen belangrijker dan de winst in kwaliteit die behaald kan worden wanneer teamleden meer met elkaar interacteren. Eén respondent gaf aan dat ‘voor het merendeel van teamwerk geen interactie nodig is’. Wanneer groepsleden in verschillende tijdzones leven, wordt men soms gedwongen tot asynchroon samenwerken. De belangrijkste redenen om E-mail of fax te prefereren boven telefoon waren ‘de behoefte om extra informatie te versturen (87%) en ‘wanneer geen direct antwoord nodig is’ (70%). Spontane reacties van respondenten op deze vraag waren ‘de mogelijkheid van E-mail meerdere mensen in een keer met hetzelfde bericht te bereiken’, ‘voor het communiceren met Franstaligen’ en ‘voor nauwkeurig gedefinieerde vragen’.Verder werd fax of E-mail nuttig bevonden voor ‘het uitsluiten van irrelevante issues en het meteen ter zake komen’ en was men bij gebruik van E-mail of fax ‘niet afhankelijk van de directe beschikbaarheid van de ander’. 5.5 Problemen bij het overgaan van asynchrone naar synchrone interactie Een bekend en terugkerend probleem vormt het pZannen van een synchrone bijeenkomst. Van de respondenten van onze vragenlijst herkende 35% dit pro-

bleem. Het is vaak een hele toer te achterhalen of alle groepsleden beschikbaar zijn op het geplande tijdstip. Hiervoor kan men de groepsleden bellen, E-mailen of een uitnodiging versturen. Echter, het plannen van een synchrone bijeenkomst blijft veel interactie vereisen en men is doorgaans niet snel op de hoogte of een bijeenkomst daadwerkelijk definitief door kan gaan. Commerciële software, zoals een werkgroepkalender, komt deels tegemoet aan dit probleem. In onze vragenlijst gaf 30% van de respondenten aan zo’n systeem te gebruiken. Een systeem voor het delen van agenda’s biedt niet alleen de mogelijkheid om elkaars agenda’s te bekijken, het is ook mogelijk uitnodigingen te versturen en te accepteren. Gezamenlijke agenda’s vullen traditionele agenda’s aan doordat ze niet alleen de functie van overzicht van afspraken hebben, maar ook het proces van het maken van afspraken ondersteunen. Om zowel het afstemmingsaspeet als persoonlijk gebruik tegemoet te komen, is het belangrijk dat men verschillende permissies in kan stellen, zodat privé-afspraken voor anderen niet zichtbaar zijn. Een andere succesfactor van gedeelde agenda’s is dat ze daadwer-


kehjk gebruikt worden. Als er onvoldoende gebruik wordt gemaakt van iemands agenda door anderen en door de persoon zelf, dan is het onderhouden van een on-hne agenda niet waardevol [Mosier & Tammaro, 1997). Groepsdruk kan het gebruik van elektronische agenda’s wel stimuleren (Palen, 1999). Spontane synchrone interactie is een belangrijk element om groepscohesie te bevorderen. Helaas is juist de afstand het knelpunt voor toevallige interactie (Kraut, Edigo & Galegher, 1988), waardoor gedistribueerde teamleden in het nadeel zijn.Verschillende ‘awareness and availability’systemen (‘instant messaging en presence systemen’, ‘buddy lists’, ‘document presence en awareness’ systemen) stellen groepsleden in staat om spontaan real-time contact met andere groepsleden op afstand te initiëren. Een cruciaal element van deze technologische ontwikkelingen is dat ze informatie verschaffen over welke groepsleden beschikbaar of on-line zijn. De informatie die men graag zou verkrijgen is een indicatie of het groepslid beschikbaar is voor een gesprek en of het sociaal aanvaard is deze persoon voor een spontane interactie uit te nodigen (Cockburn & Greenberg, 1993). Een voorbeeld van hoe een idee van iemands aanwezigheid kan worden verkregen is het monitoren van diens toetsenbord- en muisactiviteit, hoewel deze techniek tekort schiet als de persoon bijvoorbeeld aan het lezen is. Een andere manier om de beschikbaarheid van groepsleden te achterhalen is met videocamera’s te ‘gluren’ in iemands werkplek (Johnson & Greenberg, 1999; Greenberg, 1996). Het is mogelijk het videokanaal continu aan te laten staan of zo nu en dan een snapshot te versturen. In het algemeen geldt dat mensen minder beschikbaar lijken wanneer zij niet zichtbaar zijn in hun kantoor en wanneer ze in gesprek met anderen zijn. Mensen lijken beschikbaar te zijn wanneer ze hun kantoor binnenkomen of wanneer ze niet lijken te werken. De implementatie van deze beschikbaarheid door middel van video roept een privacy vraagstuk op. Hudson en Smith (1996) en Lee, Schlueter en Girgensohn (1997) gaan dieper in op het privacyvraagstuk. Het werkelijke gebruik van ‘gluren’ naar een iemands werkplek lijkt minimaal. Slechts 13% van onze respondenten kent het begrip ‘video glances’, maar niemand (0%) maakt er gebruik van. 3-D-chat is bekend bij 22% van onze respondenten en in gebruik door O%.Van de respondenten kent 48% ‘buddy lists’ of ‘instant messages’ en 0% gebruikt dit.Verder kent 17% ‘document presence and awareness’ sytemen en 4% geeft aan dit te gebruiken. De stap van het bewust zijn van elkaars beschikbaarheid en de daadwerkelijke spontane ontmoeting is eenvoudig in fysieke omgevingen, maar nog vaak lastig met computers. Men moet elkaars elektronische adressen vinden, softwareverbindingen moeten werken en systemen moeten compatibel zijn. Een andere transitieprobleem treedt op, wanneer individuen hun context, zoals de individuele werkplek, werkdocumenten, agenda’s, mee willen nemen naar een vergadering (Greenberg, Boyle & Laberge, 1999). Mensen nemen hun ‘context’ mee niet alleen omdat ze de inhoud ervan nodig hebben tijdens de bijeenkomst, maar ook om dubbel werk te voorkomen. Van de respondenten gaf slechts 13% aan het probleem van (her)gebruik van materiaal in synchrone bijeenkomsten te herkennen. Alle respondenten nemen hun papieren documenten mee naar een vergadering. Toch wordt er door softwareontwikkelaars gewerkt aan technische oplossingen om (gedeelten van] de werkplek mee naar de vergadering te nemen. Een voorbeeld hiervan is SharedNotes (zie Sectie 2 over integratie van synchrone en asynchrone tools), een systeem ontwikkeld door Greenberg et al. (1999). SharedNotes maakt het mogelijk dat mensen gemakkelijk hun persoonlijke aantekeningen op een PDA mee kunnen nemen naar een gezamenlijke bijeenkomst. Bovendien is het mogelijk deze persoonlijke aantekeningen weer te geven op een gezamenlijk scherm.


ICT-ontwikkelingen en behoeften van projectwerkers

Tabel 1 Inventarisatie van issues in de overgang van as nchroon naar synchroon groepswerk en % van respondenten dat aangeeft dat issue wel (la ,J of niet (‘nee’) van toepassing is in eigen teamwerk (alle issues uit de vragenlijst zijn opgenomen en hier gesorteerd op afnemend percentage van herkenning) ‘ja ’

‘nee’

“Wanneer wij asynchroon werken (bijv. met E-mail, fax, memo’s en werk in shared workspaces) is het lastig een bijeenkomst te organiseren”

35%

65%

“De onderwerpen die wij bediscussiëren in asynchrone conversatie (bijv. met E-mail, fax, memo’s en in werk in shared workspaces) zijn te specifiek om onderwerp van gesprek te zijn in synchrone conversatie en teamwerk (bijv. in telefoongesprekken, in face-to-face bijeenkomsten, met het delen van applicaties en shared editen van werk)”

30%

70%

“Materiaal waar we asynchroon aan werken (bijv. met E-mail, fax, memo’s en werk in shared workspaces) zijn niet gemakkelijk te (her)gebruiken in synchrone conversatie en teamwerk (bijv. in telefoongesprekken, in face-to-face bijeenkomsten, met het delen van applicaties en shared editen van werk)”

13%

87%

In de vragenlijst waren inventarisaties opgenomen van mogelijke problemen in het wisselen tussen synchroon en asynchroon teamwerk. Respondenten werd gevraagd aan te geven of deze problemen van toepassing waren in hun teamwerk. Tabel 1 laat een overzicht van de resultaten zien met betrekking tot de overgang van asynchroon naar synchroon groepswerk. Ook in dit deel van de vragenlijst werden respondenten aangemoedigd hun eigen issues te verwoorden. Hier gaven meerdere respondenten expliciet aan dat ze geen van genoemde issues in de overgang van asynchroon naar synchroon herkenden. 5.6 Problemen bij het overgaan van synchrone naar asynchrone interactie

Een belangrijke activiteit in synchroon groepswerk is het maken van gezamenlijke afspraken en plannen en de gemaakte afspraken vertalen in duidelijke taken voor individuele groepsleden. Wanneer ieder weer naar zijn eigen werkplek gaat (asynchroon groepswerk), moet het voor de hele groep helder zijn wie wat gaat doen. Helaas zijn niet altijd alle groepsleden tijdens een synchrone groepsbijeenkomst aanwezig. Om toch op de hoogte te zijn van de gemaakte afspraken, is snelle toegang tot de gemaakte afspraken of notulen erg nuttig. Een probleem met de meeste groepskalender-software is dat personen en resources gereserveerd worden maar dat de bijeenkomst zelf en de notulen resulterend van een bijeenkomst genegeerd worden. Er bestaat experimentele software die beter tegemoet komt aan deze wens. Het is mogelijk volledige bijeenkomsten op te nemen en een samenvatting van een bijeenkomst te maken. Een voorbeeld hiervan is het SharedNotes systeem voor synchrone bijeenkomsten (Greenberg et al., 1999), dat het mogelijk maakt een bijeenkomst te verlaten met een gezamenlijke activiteitenlijst op hun PDA’s. Ook blijkt het goed mogelijk gesprekken die tot stand gekomen zijn met chatten terug te lezen (McDaniel, Olson & Magee, 1996). Chat is bekend bij 65% van de respondenten van onze vragenlijst en wordt gebruikt door 17% van de respondenten. Het is onbekend of ook dingen teruggelezen worden. Daarnaast kunnen ook andere dan alleen chat-media uit synchrone bijeenkomsten integraal opgenomen worden voor later hergebruik of voor mensen die niet bij de bijeenkomst aanwezig konden zijn.

Ook elektronische vergadersystemen zoals GroupSystems maken het hergebruik van informatie mogelijk. Echter, hoewel elektronische vergadersystemen bekend zijn bij 30% van de respondenten van onze vragenlijst, gebruikt geen (0%) van onze respondenten een dergelijk systeem. Concluderend, vooral wanneer media in bijeenkomsten computer-gemedieerd zijn, wordt het eenvoudig de bijeenkomst op te slaan en de informatie te hergebruiken. Onduidelijkheden bij personen die zich terugtrekken uit synchrone bijeenkomsten kunnen ontstaan wanneer de communicatie synchroon (zoals een telefoongesprek) of bijna synchroon is (bijvoorbeeld als er gechat wordt of met hoge snelheid E-maihjes uitgewisseld worden], en er geen of weinig contextuele feedback is van de persoon waarmee gecommuniceerd wordt. Twee soorten contextuele feedback kunnen onderscheiden worden (Rahlff, Rolfsen, Hersta & Van Than, 1999): communicationele feedback voor het achterhalen of de boodschap begrepen is door de ontvanger, en situationele feedback voor het begrijpen van de (veranderende) omstandigheden en de toestand van de ontvanger van de boodschap. Wanneer de contextuele feedback over de ander laag is, is het mogelijk dat een partij zich terugtrekt uit de conversatie zonder dat de andere partij dit door heeft. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer iemand tijdens een telefoongesprek afgeleid wordt, notities wil maken, iets op moet zoeken, etc. Voor bijna synchrone vormen van converseren, zoals het snel heen en weer E-mailen, kan het nog lastiger zijn duidelijk te maken dat de communicatie even wat minder synchroon zal zijn. Er is weinig empirisch onderzoek bekend met betrekking tot het onverwacht terugtrekken uit een synchrone bijeenkomst. Het is niet bekend of mensen dit als een probleem ervaren en een oplossing wensen. De techniek kan wel awareness tools leveren die de contextuele feedback verbeteren, bijvoorbeeld door video snapshots van de ontvanger door te geven of aan te geven of er wel of geen keyboard activiteit is. De vraag is of aan dit type tools behoefte is in deze context. Tabel 2 Inventarisatie van issues in de overgang van synchroon naar asynchroon groepswerk en % van respondenten dat aangeeft dat issue wel (‘ja’) of niet (‘nee’) van toepassing is in eigen teamwerk (alle issues uit de vragenlijst zijn opgenomen en hier gesorteerd op afnemend percentage van herkenning) ya’

‘nee’

“Onderwerpen die wij bediscussiëren in synchrone conversatie (bijv. in telefoongesprekken, in face-to-face situaties) worden vergeten in asynchroon werk (bijv. in documenten verzonden per E-mail of fax, en in werk in shared workspaces)”

30%

70%

“Materialen waar we synchroon aan werken (bijv. in face-to-face workshops, bij het delen van applicaties, bij het samen editen van werk), zijn niet gemakkelijk te (her)gebruiken in asynchroon werk (bijv. in documenten verzonden per E-mail of fax en in werk in shared workspaces)”

22%

78%

“De onderwerpen die wij bediscussiëren in synchrone conversatie en groepswerk (bijv. in telefoongesprekken, in face-to-face situaties) zijr te algemeen om asynchroon werk te ondersteunen (bijv. in documenten verzonden per E-mail of fax en in werk in shared workspaces)”

22%

78%

22%

78%

‘Wanneer synchrone conversatie en groepswerk (bijv. telefoongesprekken, face-to-face workshops, het delen van applicaties, het samen editen van werk ) wordt beeindigd, neemt de commitment voor het werk af gedurende het asynchrone werk (bijv. in documenten verzonden per E-mail offax en in werk in shared workspaces)”


In de vragenlijst hebben we ook inventarisaties opgenomen van mogelijke problemen in het wisselen van synchroon naar asynchroon teamwerk. Respondenten werd gevraagd aan te geven of deze problemen van toepassing waren in hun eigen teamwerk. Tabel 2 laat een overzicht van de resultaten zien met betrekking tot de overgang van synchroon naar asynchroon groepswerk. Opnieuw werden respondenten aangemoedigd hun eigen issues te verwoorden. Ook hier gaven meerdere respondenten expliciet aan dat ze geen van genoemde issues in de overgang van synchroon naar asynchroon herkenden. Tabel 2 laat zien dat het best herkende issue ‘het vergeten van onderwerpen’ betreft. Het blijft onduidelijk of dit daadwerkelijk een issue is. Te meer omdat verscheidene respondenten bij de issues opnieuw hebben aangegeven dat de doelstellingen voor asynchroon en synchroon werk verschillend zijn. 6 Discussie & conclusie In dit onderzoek is gekeken naar synchroon en asynchroon projectwerk en ‘groupware’. Daarbij zijn de redenen benadrukt voor het verkiezen voor een van de twee typen interacties en zijn de problemen onderzocht die optreden als mensen wisselen tussen synchroon en asynchroon groepswerk. De belangrijkste conclusies zijn als volgt: l Veel preferenties voor synchroon werk zijn in overeenstemming met de media-synchroniciteitstheorie. Het actueel houden van begrippen en ideeën is een belangrijk kenmerk van synchrone situaties. Verder lijkt synchroniciteit vaak hand in hand te gaan met urgentie. Als de urgentie hoog is, zullen mensen over het algemeen eerder en vaker synchroon samenwerken, alhoewel hierop uitzonderingen zijn. l Veel redenen voor de keuze van asynchroon werk zijn toe te schrijven aan mediakarakteristieken. Daarnaast hebben verscheidene respondenten aangegeven dat asynchroon werk (aan gezamenlijke documenten) de standaard manier van werken is en dat alleen indien nodig, synchrone bijeenkomsten georganiseerd dienen te worden. Een nuancering hierbij is dat onze respondenten vrij waren in deze keuze. Zoals uit de inleiding van dit artikel blijkt, gaan softwareontwikkelaars er niet van uit dat asynchroon werken de norm zal blijven.Voor hen wordt de mix van synchroon en asynchroon de norm. l De hoge overeenstemming onder respondenten omtrent redenen voor synchroon of asynchroon werk geeft aan dat deze mensen vertrouwd met ICT en gedistribueerd projectwerk duidelijk weten met welke doelstellingen zij synchroon dan wel asynchroon werken. De in verhouding lage percentages met betrekking tot het herkennen van issues in de transitie van asynchroon naar synchroon groepswerk laat zien dat de genoemde issues niet worden beschouwd als zijnde problematisch in de huidige praktijk teamwerk waarin een grote mate van vrijheid is in het kiezen van de samenwerkingsvorm en de ICTondersteuning. In het specifieke geval van (her)gebruik van materiaal in synchrone situaties, kan dit twee dingen betekenen: in synchrone situaties trachten mensen helemaal niet materiaal van asynchrone situaties te (her)gebruiken of mensen (herlgebruiken de materialen wel en weten hoe ze de technische beperkingen moeten omzeilen. l we zien een vergelijkbaar patroon van resultaten bij de overgang van synchroon naar asynchroon. De redenen om asynchroon te gaan werken lijken duidelijk. De in verhouding lage percentages met betrekking tot het herkennen van issues in de transitie van synchroon naar asynchroon groepswerk laat zien dat de genoemde issues niet worden beschouwd als problematisch in het


huidige groepswerk van de respondenten. Dit kan duiden op twee onderliggende zaken. In het geval van bijvoorbeeld het onthouden van onderwerpen (bediscussieerd in synchrone situaties) in asynchrone situaties kan dit twee dingen betekenen, Het kan zijn dat mensen die ervaren zijn met teamwerk en ICT niet trachten onderwerpen er bij te betrekken die synchroon zijn-behandeld. Het kan echter ook betekenen dat deze mensen wel in staat zijn deze onderwerpen erbij te betrekken, maar dat ze weten hoe ze technische beperkingen kunnen ondervangen. Daarnaast dient gezegd te worden dat het niet eenvoudig is gebleken transities tussen synchroon en asynchroon teamwerk te onderzoeken. De reden hiervoor was dat de problemen die kunnen ontstaan bij het wisselen tussen synchroon en asynchroon werk soms beter toegeschreven konden worden aan veranderingen in media, technische ondersteuning, locaties, taken of urgentie. Met andere woorden: het is vaak onduidelijk of problemen met transities tussen synchroon en asynchroon groepswerk gerelateerd zijn aan de timing van de feedback (ofwel synchroniciteit) of aan andere factoren. De resultaten van de vragenlijst lijken deze ambiguïteit te ondersteunen. Daarnaast bleken onze respondenten de in de vragenlijst genoemde transitieproblemen niet als zo problematisch te ervaren. Dikwijls kon deze observatie verklaard worden door het feit dat men verschillende doelstellingen had in enerzijds synchrone en anderzijds asynchrone interacties. Een andere verklaring is dat veel van de beschikbare technische ondersteuning van synchroon en asynchroon groepswerk in de praktijk nog niet gebruikt wordt. Een nuancering van deze resultaten is dat onze respondenten de vrijheid hadden voor de ene danwel de andere vorm van interactie te kiezen, en dat men ook in de inzet van ICTeen grote mate van keuzevrijheid had. De overkoepelende vraag of de technische oplossingen die ontwikkeld worden aansluiten bij de behoeften van huidige projectwerkers dient op basis van de resultaten van onze vragenlijst negatief beantwoord te worden. In het navolgende, echter, nuanceren wij dit antwoord met de vraag of de transitie tussen synchroon en asynchroon groepwerk daadwerkelijk een (onderzoeks)issue is en of wellicht onze keuzes van de setting (projectwerk), de timing van het onderzoek en de gebruikte methode (vragenlijst) niet optimaal zijn geweest. Verkeerd issue! Verscheidene noties lijken te suggereren dat het optimaliseren van de transitie tussen synchroon en asynchroon werk geen issue is. Eén daarvan is dat onze respondenten het moeilijk vonden de door ons geïnventariseerde problemen te herkennen. Een meerderheid van de respondenten heeft dit expliciet kenbaar gemaakt. Het best herkende probleem betrof het organiseren van een synchrone bijeenkomst wanneer er asynchroon gewerkt werd. Van de respondenten gaf 35% aan dat dit herkend werd als probleem. Echter, verscheidene van deze respondenten suggereerden dat dit opgelost zou worden indien synchrone bijeenkomsten gepland zouden worden tijdens synchrone bijeenkomsten. Met andere woorden, mensen vertrouwd met ICTen teamwerk verzinnen wel iets om technische beperkingen te omzeilen. Dit vormt meteen een tweede reden om de relevantie van soepele overgangen tussen synchroon en asynchroon te betwijfelen. Mensen zijn namelijk adaptief, vinden continu alternatieven en ervaren geen technische problemen of negeren ze gewoon. Een derde punt is dat mensen ervaren met projectwerk verschillende waarden en karakteristieken toekennen aan enerzijds synchrone settings en anderzijds asynchroon werk. Bovendien lijken mensen dit onderscheid bewust in stand te willen houden. Een vierde issue is dat voor veel mensen die vrij zijn om te kiezen tussen synchroon en asynchroon teamwerk de noodzaak om ‘echt’ samen te werken met frequente interactie niet aanwezig was. Een veel gemaakte opmerking


was dat asynchroon teamwerk met laag frequente interactie de default modus was voor het teamwerk: Een vijfde punt hier is of ‘echt’ multidisciplinair werk dat goed geïntegreerd is een hogere kwaliteit heeft dan het meer monodisciplinaire of minder goed geïntegreerde werk. Is multidisciplinair, goed geïntegreerd werk wellicht het werk van de toekomst? We komen hierop terug in één van de volgende paragrafen. Een zesde gedachte is of er een duidelijke winst is bij het versoepelen van de transitie tussen synchroon en asynchroon werk. De waarde van een soepele overgang lijkt vooral te liggen in de efficiëntie ervan. Welke rol speelt efficiëntie in teamwerk? In welke gevallen is efficiëntie noodzakelijk? De volgende sectie kijkt naar een setting waarin efficiëntie een grotere rol heeft dan in de huidig gekozen setting van projectwerk. Verkeerde setting< In het huidige onderzoek is de focus van projectwerk genomen. In dit type werk, wisselen mensen normaliter tussen synchrone en asynchrone interacties. Echter de tijdschaal van dit wisselen is gewoonlijk niet zo nauw, waardoor efficiëntie bij het wisselen geen hoofdrol speelt. Een setting waarbij efficiëntie in het wisselen tussen synchrone en asynchrone interacties wel centraal staat is een tele-educatie setting. Meer specifiek, denken we hier aan een tele-leer situatie waarbij afstandslezingen (bijvoorbeeld middels videovergadering) afgewisseld worden met interactieve groepstaken en individuele taken. Zo’n setting bevat continue afwisselingen tussen synchroon, asynchroon, face-to-face en gedistribueerd werk binnen een tijdschaal van 50 lesminuten! Efficiëntie en gebruiksgemak zijn voorwaarden voor het succes van dit soort interactieve dynamische tele-settings. Soepele overgangen tussen synchrone en asynchrone interacties bepalen hier een aanzienlijk deel van de vereiste efficiëntie en gebruiksgemak. Verkeerde tijd! Gaan soepele overgangen tussen synchrone en asynchrone interacties een ‘echt’ issue worden in de komende jaren? Deze vraag kent twee aspecten: ‘toekomstige typen van werk’ en ‘toekomstig gebruik van technische ondersteuning voor groepswerk’. De vraag of goed geïntegreerd en/of multidisciplinair werk, een belangrijk type werk van de toekomst zal zijn, is moeilijk te beantwoorden. We kunnen hierover slechts speculeren. Wel kunnen we als on-’ derzoekers naar onszelf kijken en nagaan hoe waardevol een multidisciplinaire aanpak voor ons eigen werk is en in welke mate we op efficiëntie en privacy moeten inleveren om ons teamwerk te realiseren. Het tweede aspect is gerelateerd aan de hypothese dat toename in het gebruik van technische ondersteuning voor groepswerk, het (soepel) wisselen tussen synchrone en asynchrone interacties belangrijker zal maken en dat mensen het uiteindelijk ook zo zullen percipiëren en de problemen daarbij (h)erkennen. Toenemend gebruik van technische ondersteuning voor teamwerk maakt een scala van innovatieve, effectieve en efficiënte interacties in groepswerk mogelijk. Toch laten de antwoorden van onze huidige vragenlijst geen correlatie zien tussen het aantal ‘tools’ dat gebruikt wordt door de respondenten en het aantal herkende issues in transities (r = -.OOl). Met andere woorden, in ons kleinschalige onderzoek vonden we geen aanwijzing voor de hypothese over toenemend gebruik van ICTen herkenning van issues. Verkeerde methode! Een vragenlijst is normaliter geschikt om mensen te vragen naar hun huidige behoeften en gedragingen. Desondanks vonden onze respondenten het invullen van de vragenlijst lastig. Een mogelijke reden hiervoor is dat de vragen deels refereerde aan situaties waarmee de respondenten toch nog niet zo bekend waren. Een goede en beproefde manier om toekomstige behoeften en gedragingen te bestuderen behelst het gebruik van scenario’s. Scenario’s zijn representaties van toekomstige sociaal-technische systemen, die potentiële eindgebruikers en andere belanghebbenden kunnen gebruiken om indivi-

KT-ontwikkelingen en behoeften van pro)ectwerl
duele, sociale en organisatorische implicaties van de nieuwe situatie te verken nen (zie bijv. Eason & Olphert, 1996; voor een overzicht van scenario ontwikke ling en gebruik zieVan den Anker, Bruins, Biemans & Ballon, 1999). Daarnaast kunnen ‘trendwatchers’ of experts geïdentificeerd worden en benaderd worden voor een interview en een gezamenlijke workshop (i.e., een Delphi study) met de soort vragen die nu in ons onderzoek naar voren komen. 7 Slotwoord Transities tussen synchrone en asynchrone interacties vormen een interessant onderwerp van onderzoek en wij geloven dat dit zo zal blijven in de nabije toekomst. Hoewel wij in de vorige sectie een viertal nuanceringen hebben beschreven, zijn deze overwegingen niet doorslaggevend. Wij zijn wel degelijk overtuigd dat het niet om een non-issue gaat, Alleen al gezien de hoeveelheid investeringen van de software-industrie kan het onderzoeksonderwerp onmogelijk genegeerd worden. Ook de opkomst van on-line communities, waarin juist de combinatie van synchrone en asynchrone interactievormen bijdraagt aan succes (bijv. Williams & Cothrel, 2000), geeft aan dat het issue leeft. Weliswaar is in het besproken voorbeeld van een tele-leersituatie een snellere en meer continue afwisseling van beide interactievormen vaak nodig, projectwerk blijft bij uitstek een setting waarin synchrone en asynchrone interactievormen afgewisseld worden. De setting is daarom niet verkeerd gekozen, In de vragenlijst vroegen we mensen naar de huidige problemen. Dat het transitieprobleem nog niet herkend wordt, heeft waarschijnlijk te maken met het feit dat in het huidige projectwerk synchrone interactie, veelal face-to-face interactie is, en dus niet (of nauwelijks) door technologie gemedieerd is. In deze tijd waarin in toenemende mate wereldwijd wordt samengewerkt, en waarin steeds geavanceerdere en kwalitatief betere technische mogelijkheden beschikbaar zijn, verwachten wij dat synchrone interactie in toenemende mate door technologie ondersteund zal worden. Wanneer ook de synchrone interactievormen gemedieerd worden, zal het wisselen van technische ondersteuning vaker voorkomen en verwachten wij dat problemen rondom het wisselen van technologie eerder herkend worden. Literatuur Anker, F. van den, Bruins, A., Biemans, M. & Ballon, P. (1999). State-of-the-art scena-

rio-methodieken (Report No. TI/RS/99107). Enschede: Telematica Instituut. Bellotti,V (1996). What you don’t know can hurt you: Privacy in collaborative computing. Proceedings of HC1’96 (pp, 241-261). Berlin-Heidelberg: Springer-Verlag. Chang, E. (1989). Protocols for group coordination in participant systems. In M. Taylor, F. Nee1 & D. Bouwhuis [Eds.), The structure of multimodal dialogue (pp. 229-247). Amsterdam: North-Holland. Cockburn, A. & Greenberg, S. (1993). Making contact: Gettmg the group communicating with groupware. Proceedings of the ACM Conference on Organizational Computing Systems (pp, 31.41). New York: ACM Press. Dennis, A.R., Valacich, J.S., Speier C. & Morris, M.G. (1998). Beyond Media Richness: An Empirical Test of Media Synchromcity Theory. Proceedings of the 31th Hawaii lnternational Conference on System Sciences (pp. 48-57). Los Alamitos, CA: IEEE Computer Society. Eason, K. &. Olphert, W. (1996). Early evaluation of the organisational implications of CSCW systems. In P.J. Thomas (Ed.), CSCW requirements nnd evaluation. London: Springer-Verlag. Greenberg, S. (1996). Peepholes: Low tost awareness of one’s community. ACM SIGCH1’96 Conference on Human Factors in Computing Systems, Companlon Proceedings (pp.



206-207). New York: ACM Press. Greenberg, S., Boyle, M. & Laberge, J. (1999). PDAs and shared public displays: Making personal information public, and public information personal, Personal Technologieq 3(Z). Elsevier. Greenberg, S. &. Roseman, M. [1998/. Using a room metaphor to ease transitions in groupware (Research report 98/611/02). Department of Computer Science, University of Calgary, Calgary, Alberta, Canada. Houten, Y. van, Swaak, J., Mulder, 1. & Hofte, H. ter (1999). Transitions between synchronous and asynchronous group work (Report No. TI/RS/99044). Enschede: Telematica Instituut. Hudson, SE. & Smith, 1. (1996). Techniques for addressing fundamental privacy and disruption tradeoffs in awareness support systems. Proceedings of CSCW ‘96 [pp. 248-257). New York: ACM Press. Johnson, B. & Greenberg, S. (1999). Judging people’s availability for interaction from video snapshots. Proceedings of the 32th Hawaii International Conference on System Sciences. Los Alamitos, CA: IEEE Computer Society. Kraut, R., Egido, C. & Galegher, J. (1988). Patterns of contact and communication in scientific collaboration. Proceedings of CSCW ‘88 (pp. 1-12). New York: ACM Press. Lee, A., Girgensohn, A. & Schlueter, K. (1997). NYNEX Portholes: Initial user reactions and redesign implications. Proceedings of Group ‘97 (pp. 385394). New York: ACM Press. Lövestrand, L. (1991). Being selectively aware with the Khronika system. In L. Bannon, M. Robinson & K. Schmidt (Eds.) Proceedings of ECSCW’91 (pp. 265-277). Dordrecht: Kluwer Academie Publishers. Lotus Development Corporation (1998). Real-time Collaboration that’s Fit for Business. Cambridge, MA, USA: Lotus Development Corporation. McDaniel, S.E., Olson, G.M. & Magee, J.S. (1996). Identifying and analyzing multiple threads in computer-mediated and face-to-face conversations. Proceedings of CSCW ‘96 (pp. 39-47). New York: ACM Press. McLuhan, M. (1964). Understanding Media: The extensions of Men. New York: Signet Books. McLuhan, M. & B.R. Powers (1989). The Global Village: Transjormations in World Life and Media in the 21st Century New York/ Oxford: Oxford University Press. Microsoft (1998). Microsoft Office 2000: Product Enhancements Guide. Redmond, WA, USA: Microsoft Corporation. Microsoft (1999). Exchange 2000 Server Beta 3: Features Guide. Redmond, WA, USA: Microsoft Corporation. Mosier, J.N. & Tammaro, S.G. (1997). When are group scheduling tools usefuli CSCW: The [ournal of Collaborative Computing, 6,53-70. Olson, J.S. & Olson, G.M. (1999). Computer supported cooperative work. In F.T Durso (Ed.), Hundbook of applied cognition (pp. 409-442). Chichester, England: John Wiley & Sons Ltd. Palen, L. (1999). Social, individual & technological issues for groupware calendar systems. Proceedings of CHI ‘99 (pp. 17-24). New York: ACM Press. Posner, I.R. & Baecker, R.M. (1993). How people write together. In R.M. Baecker [ed.], Readings in groupware and computer-supported cooperative work: Assisting human-human collaboration (pp. 239.250), San Mateo, CA, USA: Morgan Kaufmann. Rahllf, 0..W., Rolfsen, R.K., Herstad, J. & Thanh, D. van (1999). Context and expectations in teleconversations. Proceedings of HCI International ‘99, Volume 2 (pp, 523.527). Stuttgart: Fraunhofer IRB Verlag. Sakamoto, Y & Kuwana, E. (1993). Toward integrated support of synchronous and asynchronous communication in cooperative work: An empirical study of real group communication. In S. Kaplan (Ed.), Proceedings of Conference on Organieational Computing Systems (pp. 90-97). New York: ACM Press. Williams, R.L. & Cothrel, J. (2000). Four smart ways to run online communities. Slaan Management Review (Summer 2000), 81-91.

summary

Do ICT developments match with the needs ofmembers ofproject teams! A study on synchronous and asynchronous interactions: Reasons and probleks . J, Swaak, 1. Mulder,Y. van Houten and H. ter Hofte, Gedrag en Organisatie; volume 13, December 2000, nr. 6, p. 327 Teamwork can be described in terms of variante between synchronous and asynchronous interactions. ‘Synchronicity’ refers to the speed and frequency of feedback one gives and receives in interaction with ethers. The media-synchronicity theory’ proposes that synchronous settings are more suited to reach a shared understanding and that asynchronous settings are better for exchanging information. Research of Olson and Olson (1999) describes a number of problems that may appear when varying between synchronous and asynchronous interaction modes. Software developments hide in the direction of better integration of synchronous and asynchronous tools to solve theseproblems. Answers to a specially developed questionnaire confirm the media-synchronicity theory’ and furthermore show that problems that may appear when varying between the two interaction modes are hardly recognised by current teamworkers.

Keywords:

Synchronous interaction, asynchronous interaction, teamwork, ICTdevelopments

Sluiten KT-ontwikkelingen aan bij de behoeften van projectwerkers?

Recommend Documents