Vragenlijst voor het meten van de behoeften aan kinderopvang bij ouders met kinderen tot en met de basisschool Handleiding
Dank en veel succes gewenst !
Voor steeds meer lokale besturen is kinderopvang een belangrijke pijler in hun beleid. Samen met het Lokaal Overleg Kinderopvang werken zij aan kwaliteitsvolle opvang en zoeken zij naar oplossingen voor knelpunten in het lokale opvangaanbod. Ouders en kinderen zijn belangrijk als gebruikers van kinderopvang. Als je optimaal wil werken aan kinderopvang, dan heb je aandacht voor de stem van de ouders. Als je hen wil betrekken bij het lokaal opvangbeleid, is het een uitdaging om hen rechtstreeks te bevragen. Kind en Gezin ondersteunt lokale besturen en Lokaal-Overleggroepen met een set vragenlijsten die het gebruik van en de behoefte aan opvang bij ouders meten. Bij de vragenlijsten hoort ook deze handleiding. Voor meer informatie kan je uiteraard terecht bij je consulent lokaal beleid kinderopvang. De bevraging van ouders is een meerwaarde voor de omgevingsanalyse en het lokaal (sociaal) beleidsplan kinderopvang. Het levert nuttige beleidsinformatie op als je op zoek bent naar nieuwe samenwerkingsvormen. Je kan de resultaten van de bevraging ook ter beschikking stellen van plaatselijke opvangvoorzieningen die zelf ook nieuwe samenwerkingsvormen willen exploreren. Zo steun je ook hen. Kind en Gezin hoopt dat tal van lokale besturen en Lokaal-Overleggroepen gebruik zullen maken van de vragenlijsten en de bijbehorende handleiding. Zo bouwen we samen verder aan een kwaliteitsvolle opvang op maat van ouders en kinderen. We danken je en wensen je veel succes met alle inspanningen die kinderopvang ten goede komen.
Will Verniest Afdelingshoofd Kinderopvang
1
INHOUD
1.
INLEIDING................................................................................................ 4
2.
DOEL VAN DE VRAGENLIJSTEN .......................................................... 4
3. WAAROM OUDERS BEVRAGEN OVER HUN BEHOEFTEN AAN KINDEROPVANG? ........................................................................................... 5 4. UITGANGSPUNTEN BIJ HET ONTWIKKELEN VAN DE VRAGENLIJSTEN............................................................................................. 5 4.1
De vragenlijsten vertrekken vanuit het kind............................................................................... 6
4.2
De leeftijd van het kind ................................................................................................................. 6
4.3
Wat verstaan wij in de vragenlijsten onder kinderopvang? ...................................................... 6
4.4
In welke gemeenten kan je de vragenlijsten gebruiken?............................................................ 7
4.5
Wat met anderstalige ouders? ...................................................................................................... 7
4.6
Wat met gezinnen uit kansengroepen? ........................................................................................ 8
4.7
Wat als je zicht wil krijgen op seizoensgebonden kinderopvang?............................................. 8
4.8
Schriftelijk of mondeling bevragen? ............................................................................................ 8
5.
HOE ZORG JE VOOR EEN GOEDE RESPONS? ................................... 9
5.1
Wat is een goede respons?............................................................................................................. 9
5.2
Hoe zorg je vanaf het begin voor een goede respons? ................................................................ 9
5.3
Hoe de respons maximaliseren nadat de vragenlijsten werden verstuurd? ........................... 10
6.
EEN BEHOEFTEBEVRAGING ORGANISEREN: VRAGEN VOORAF . 10
6.1
Wie ga je bevragen? .................................................................................................................... 10
6.2
De hele populatie bevragen of werken met een steekproef? .................................................... 11
6.3
Hoe groot moet de steekproef zijn en hoeveel vragenlijsten moet ik dan versturen?............ 11
6.4
De korte of de uitgebreide vragenlijst gebruiken?.................................................................... 13
6.5
Wanneer ga je de ouders bevragen? .......................................................................................... 14
6.6 Hoe je zending frankeren bij het versturen van je vragenlijsten? .......................................... 15 6.6.1 Het Port-Betaald- of MassPost-systeem ................................................................................ 15 6.6.2 De uitgestelde vergoeding ..................................................................................................... 15
2
6.7
Hoe de antwoordenvelop frankeren?......................................................................................... 16
6.8
Telefonische of schriftelijke herinnering ................................................................................... 16
7.
EEN BEHOEFTEBEVRAGING ORGANISEREN: STAP VOOR STAP . 17
7.1 Samenstelling van je gegevensbestand....................................................................................... 17 7.1.1 Hoe ga je te werk om een gegevensbestand aan te maken?................................................... 17 7.1.2 Een gegevensbestand aanmaken voor een deel van de populatie .......................................... 18 7.2
Een unieke identificatiecode voor elk kind................................................................................ 20
7.3 Verzamelen en aanpassen van de begeleidende documenten................................................... 20 7.3.1 Begeleidende brief................................................................................................................. 21 7.3.2 Instructieblad ......................................................................................................................... 21 7.3.3 Een ‘Lijst van gemeenten’ ..................................................................................................... 22 7.4 De vragenlijsten verzendklaar maken ....................................................................................... 23 7.4.1 De verzendenvelop ................................................................................................................ 23 7.4.2 De antwoordenvelop.............................................................................................................. 24 7.4.3 De volgorde van de documenten ........................................................................................... 25 7.5
Registreren en opvolgen van de binnenkomende vragenlijsten............................................... 25
8.
DE VRAGENLIJSTEN CONTROLEREN OP MOGELIJKE FOUTEN ... 26
8.1
De vragenlijsten werden onnauwkeurig ingevuld..................................................................... 27
8.2
Onrealistische antwoorden ......................................................................................................... 27
9. WAT KOST HET OM OUDERS TE BEVRAGEN OVER HUN BEHOEFTEN AAN KINDEROPVANG?.......................................................... 27 9.1
Drukwerk en verzending............................................................................................................. 28
9.2
Logistieke ondersteuning van het proces................................................................................... 28
BIJLAGE 1 - VERZENDENVELOP BIJLAGE 2 – HOE OM TE GAAN MET FOUTEN
3
1.
INLEIDING
Kind en Gezin ontwikkelde een set vragenlijsten waarmee lokale besturen en LokaalOverleggroepen ouders kunnen bevragen over hun behoeften op het vlak van kinderopvang. De vragenlijsten kwamen tot stand in samenwerking met het Leuvense onderzoeksbureau M.A.S. Deze handleiding geeft een toelichting bij de vragenlijsten en bevat richtlijnen voor het gebruik ervan. Alle documenten waarnaar in deze handleiding verwezen wordt, kunnen worden gedownload via de website www.kindengezin.be. Als je dat wenst, kan je een papieren versie van deze documenten aanvragen via de Kind en Gezin-Lijn (078 150 100 of
[email protected]).
2.
DOEL VAN DE VRAGENLIJSTEN
De vragenlijsten maken het mogelijk om na te gaan of het huidige formele opvangaanbod in de gemeente – dit is opvang in kinderdagverblijven, door onthaalouders, in scholen of in initiatieven voor buitenschoolse opvang – voorziet in de behoeften van de ouders die in de gemeente wonen. De vragenlijsten geven een beeld van het gebruik van opvang, van de wensen van de huidige gebruikers van opvang en van de wensen van degenen die momenteel geen gebruik maken van opvang. De vragenlijsten zijn bestemd voor ouders van niet-schoolgaande kinderen enerzijds en voor ouders van schoolgaande kinderen anderzijds. De beide vragenlijsten hebben dezelfde structuur, maar verschillen in de bevraagde opvangmomenten. Let op! De mate waarin het huidige formele kinderopvangaanbod voorziet in de behoeften van ouders die in de gemeente wonen, is maar één aspect van de vraag naar kinderopvang binnen de gemeente. Deze vraag wordt mede bepaald door tal van andere factoren, zoals de: ─ mate waarin een gemeente een centrumfunctie vervult en ook gezinnen van buiten de gemeente er opvang zoeken;
4
─ te verwachten ontwikkelingen, bijvoorbeeld als gevolg van lokale beleidsbeslissingen op het vlak van ruimtelijke ordening en woonbeleid; ─ … Dit laatste maakt deel uit van een hele omgevingsanalyse en komt niet aan bod in de vragenlijsten. De vragenlijsten zijn ook in geen geval een evaluatie van het succes van bestaande opvanginitiatieven. De vragenlijsten geven evenmin een antwoord op vragen die peilen naar: ─ de motivatie van ouders om al dan niet te kiezen voor kinderopvang; ─ het zoekproces van ouders naar kinderopvang (wachtlijsten, reservatielijsten, …); ─ de keuzecriteria die ouders hanteren tijdens hun zoekproces (kostprijs, ontwikkelingsmogelijkheden, …).
3.
WAAROM OUDERS BEVRAGEN OVER HUN BEHOEFTEN AAN KINDEROPVANG?
Het is een manier om ouders rechtstreeks te betrekken bij het lokaal (sociaal) beleid rond kinderopvang. Zo creëer je een breed draagvlak voor je beleid en wordt het makkelijk uitvoerbaar. Door ouders rechtstreeks te bevragen kan je als lokaal bestuur of Lokaal Overleg Kinderopvang ook beter inspelen op de behoeften die er leven. Wat niet betekent dat de behoeften altijd en onmiddellijk moeten of kunnen worden ingevuld. Daarom is het van het allergrootste belang dat je duidelijk maakt wat het doel is van de bevraging en wat er met de resultaten zal gebeuren.
4.
UITGANGSPUNTEN BIJ HET ONTWIKKELEN VAN DE VRAGENLIJSTEN
In dit deel van de handleiding beschrijven we welke uitgangspunten ten grondslag liggen aan de vragenlijsten en voor welke ouders, respectievelijk in welke gemeenten, je de vragenlijsten kan gebruiken.
5
4.1
De vragenlijsten vertrekken vanuit het kind
De vragenlijsten meten het gebruik van en de behoeften aan kinderopvang bij ouders. Ze meten op het niveau van het individuele kind, wat betekent dat de vragen betrekking hebben op de opvangbehoeften voor één specifiek kind in het gezin. De vragen worden best beantwoord door de ouder die het best geplaatst is om de vragen over kinderopvang te beantwoorden. 4.2
De leeftijd van het kind
De vragenlijsten werden ontwikkeld voor het bevragen van ouders van kinderen tot en met de basisschool. Voor het bevragen van ouders met niet-schoolgaande kinderen nemen we de leeftijd van 3½ jaar als bovengrens. Aan de ouder die aangeeft dat zijn of haar kind al naar school gaat wordt gevraagd de vragenlijst niet verder in te vullen, maar hem wel terug te sturen. Een benedengrens is er niet. In de praktijk zullen alleen ouders van kinderen boven de 9 weken bevraagd kunnen worden. Deze 9 weken omvatten de periode vooraleer het kind opgenomen wordt in het rijksregister enerzijds en de tijd die nodig is voor het organiseren van een bevraging anderzijds. Als bovengrens voor het bevragen van ouders van schoolgaande kinderen nemen we de kinderen die het laatste jaar van het basisonderwijs beëindigd hebben. De vakantiemaanden na het 6de leerjaar worden hierin niet meegerekend. De 11- of 12jarigen die al in het secundair onderwijs zitten, komen m.a.w. niet in aanmerking voor bevraging. Aan de ouder die aangeeft dat zijn of haar kind al naar het secundair onderwijs gaat wordt gevraagd de vragenlijst niet verder in te vullen, maar hem wel terug te sturen. De benedengrens ligt op de leeftijd van 2½ jaar, zijnde de leeftijd waarop kinderen kunnen instappen in het kleuteronderwijs. Aan de ouder die aangeeft dat zijn of haar kind nog niet naar school gaat (Algemene gegevens – vraag 3) wordt gevraagd de vragenlijst niet verder in te vullen, maar hem wel terug te sturen. 4.3
Wat verstaan wij in de vragenlijsten onder kinderopvang?
De vragenlijsten peilen naar het gebruik van en de behoefte aan kinderopvang vanuit de drie maatschappelijke functies die kinderopvang opneemt: de sociale, de economische en de pedagogische functie.
6
Economische functie: kinderopvang stelt ouders in staat om aan het arbeidsproces deel te nemen. Ook is kinderopvang een instrument om lager geschoolden toe te leiden naar de arbeidsmarkt. Sociale functie: kinderopvang draagt via herverdeling en maatschappelijke integratie bij tot een meer rechtvaardige samenleving. Educatieve functie: kinderopvang is complementair aan de ouderlijke opvoeding. Ook vervult de kinderopvang een belangrijke rol als sociale leerplek, waar kinderen respectvol omgaan met de grote diversiteit in etnische achtergrond, religie, gezinssamenstelling, seksuele voorkeur en fysieke mogelijkheden. Het gebruik van en de behoefte aan kinderopvang die voortvloeit uit de vrijetijdsbesteding van de ouders, bijvoorbeeld omdat ze eens naar de bioscoop willen, behoren m.a.w. niet tot het onderwerp van de vragenlijsten. Kinderopvang omvat zowel de formele opvang als de opvang door andere personen zoals grootouders en andere familieleden (d.i. informele opvang). Wanneer een ouder, (ex-)partner of inwonend gezinslid (bijvoorbeeld broer, zus, inwonende grootouder) voor het kind zorgt, beschouwen we dat evenwel niet als opvang. De vragenlijsten peilen naar het gebruik van en de behoeften aan kinderopvang overdag, op vroege en late uren, ’s nachts of tijdens het weekend. Hoe lang het kind wordt opgevangen maakt niet uit, m.a.w. ook kortdurende opvang van bijvoorbeeld 10 minuten beschouwen we als opvang. 4.4
In welke gemeenten kan je de vragenlijsten gebruiken?
De vragenlijsten kunnen alleen gebruikt worden in het Vlaams Gewest. Omdat het Brussels Hoofdstedelijk Gewest ook een opvangaanbod heeft vanuit de O.N.E., met andere benamingen en andere types van opvangvoorzieningen, kunnen de vragenlijsten niet gebruikt worden in de Brusselse gemeenten. 4.5
Wat met anderstalige ouders?
In meerdere, zo niet alle, gemeenten worden we geconfronteerd met een klein tot groot aantal anderstaligen. De vragenlijsten bestaan alleen in het Nederlands. Een groot aantal anderstaligen zal het responspercentage beïnvloeden. Waar de taalwetgeving bepaalt dat een Franstalige versie beschikbaar moet zijn, kan het lokaal bestuur of het Lokaal Overleg de vragenlijsten (laten) vertalen.
7
4.6
Wat met gezinnen uit kansengroepen?
Wellicht is het, gelet op de moeilijkheid van de vragenlijsten (lengte, formulering van de vragen, …), niet raadzaam om ouders die behoren tot kansengroepen schriftelijk te bevragen. Ook anderstalige allochtone ouders kunnen problemen hebben met het invullen van de vragenlijsten. Als gevolg daarvan mag je binnen deze groepen een lager responspercentage verwachten. Bij de interpretatie van de resultaten van een schriftelijke vragenlijst zal je ermee rekening moeten houden dat kansengroepen ondervertegenwoordigd zijn. Om ook inzicht te krijgen in de behoeften aan kinderopvang bij gezinnen uit kansengroepen kan je daarom beter op zoek gaan naar meer geschikte methodieken, bijvoorbeeld: ─ mondeling bevragen; ─ bevoorrechte getuigen bevragen: buurtorganisaties, verenigingen waar armen het woord nemen, werkwinkel, enz. 4.7
Wat als je zicht wil krijgen op seizoensgebonden vraag naar kinderopvang?
Bepaalde regio’s kennen een groot percentage seizoenarbeiders. Hun specifieke werksituatie brengt mee dat zij specifieke behoeften hebben op het vlak van kinderopvang. Opvangbehoeften die voortvloeien uit seizoenarbeid komen in de vragenlijsten niet als zodanig aan bod. Wanneer je inzicht wil krijgen in de behoeften aan kinderopvang die voortvloeien uit seizoenarbeid, gebruik je daarom beter andere methodieken, bijvoorbeeld een rondetafelgesprek met werkgevers en (afgevaardigden van) werknemers uit de toeristische- of de lanbouw sector. Je kan ook gebruikmaken van een andere selectiemethode en bijvoorbeeld alleen werknemers uit de horeca, de toeristische- of de landbouwsector bevragen. 4.8
Schriftelijk of mondeling bevragen?
Bij de constructie van de vragenlijst werd gekozen voor een schriftelijke bevraging, vanwege de lengte van de vragenlijst en de bevattelijkheid van een aantal vragen. Je kan de vragenlijst ook gebruiken bij een mondelinge afname, tijdens een persoonlijk interview, bijvoorbeeld bij het bevragen van ouders uit kansengroepen. De formulering van de vragen en de gebruikte termen werden zorgvuldig gekozen. De vragenlijsten werden ook getest en daaruit bleek dat ouders uiterst zelden problemen
8
hadden met het invullen ervan. Daarom mag je niets veranderen aan de antwoordcategorieën in de vragenlijsten, ook niet wanneer je de vragenlijst zou gaan gebruiken voor een mondelinge afname tijdens een persoonlijk interview.
5.
HOE ZORG RESPONS?
JE
VOOR
EEN
GOEDE
Het aantal ouders dat de vragenlijst ingevuld terugstuurt (= respons) is medebepalend voor de betrouwbaarheid van de bevraging. ‘Wat is een goede respons?’ en ‘Op welke manier kan je de respons beïnvloeden?’ komen aan bod in dit deel van de handleiding. 5.1
Wat is een goede respons?
De respons wordt beïnvloed door tal van factoren. Niet alle factoren heb je stevig in de hand. Zo is het bekend dat een bevraging over de behoefte aan voorschoolse opvang doorgaans een hogere respons kent dan een bevraging over de behoefte aan buitenschoolse opvang. De respons wordt ook mede bepaald door de lokale situatie. Het is belangrijk te streven naar een zo hoog mogelijke respons. 5.2
Hoe zorg je vanaf het begin voor een goede respons?
Hoewel je niet alle factoren in de hand hebt, kan je bij de start van de bevraging een aantal maatregelen treffen die de respons gunstig beïnvloeden. Een hoge respons heeft in de eerste plaats te maken met de mate waarin de ouders zich betrokken voelen bij het onderwerp van de bevraging. Deze betrokkenheid kan je beïnvloeden. Als de ouder weet dat de bevraging uitgaat van de eigen gemeente, zal hij of zij een groter gevoel van betrokkenheid hebben en zal hij of zij de indruk hebben dat door zijn of haar medewerking er ook daadwerkelijk iets kan veranderen. Zo kan een logo of kenteken van de gemeente of van het Lokaal Overleg op de envelop en op de begeleidende brief de respons aanzienlijk verhogen. Ook de naam en de handtekening van de initiatiefnemer van de bevraging zijn in dit opzicht erg belangrijk. Je kan de betrokkenheid ook verhogen door een goede communicatie. Geef daarom duidelijk aan wat je met de bevraging wil bereiken. De begeleidende brief is één manier om je doelstellingen te communiceren. Andere mogelijke kanalen om je bevraging
9
bekendheid te geven zijn: het gemeentelijk informatieblad, de plaatselijke krant of de lokale televisiezender, … Denk ook aan mogelijke partners (bijvoorbeeld scholen) die het initiatief kunnen steunen. Maak afspraken over de manier waarop zij ouders kunnen sensibiliseren om de vragenlijst ingevuld terug te sturen. Ouders zullen de vragenlijst ook makkelijker terugsturen als zij weten dat de verwerking van de vragenlijst anoniem zal gebeuren en dat ze hem in alle vrijheid kunnen invullen. Ook dat is een belangrijk aandachtspunt in jouw communicatie over de bevraging. Een hoge respons houdt ook verband met de drempels die ouders ondervinden bij het terugsturen van de vragenlijst. Maak het hun daarom zo gemakkelijk mogelijk door: ─ het aantal in te vullen vragenlijsten te beperken tot één per gezin; ─ een voorgefrankeerde antwoordenvelop toe te voegen. Om respondenten, in dit geval de ouders, ertoe aan te zetten de vragenlijst terug te sturen, kan ook een beloning in het vooruitzicht worden gesteld. Daarbij kan je iedereen die de vragenlijst ingevuld terugstuurt een kleine beloning geven, of je kan een aantal cadeaubons verloten onder de personen die de vragenlijst ingevuld teruggestuurd hebben. 5.3
Hoe de respons maximaliseren nadat de vragenlijsten werden verstuurd?
Nadat de vragenlijsten verstuurd zijn, kan je de respons maximaliseren door de ouders te herinneren aan de oproep (= recall). Een herinnering is altijd aangewezen. Denk eraan een kopie van de vragenlijst toe te voegen wanneer je de ouders herinnert aan de oproep.
6.
EEN BEHOEFTEBEVRAGING ORGANISEREN: VRAGEN VOORAF
Dit deel van de handleiding geeft een toelichting bij een aantal voorafgaande vragen. Pas wanneer deze vragen een antwoord hebben gekregen, kan je effectief aan de slag. 6.1
Wie ga je bevragen?
Om de behoeften aan kinderopvang bij ouders uit de gemeente te bevragen, ga je uit van de kinderen die in de gemeente wonen (= populatie). Ouders die in een andere
10
gemeente wonen worden niet bevraagd, ook al wordt hun kind opgevangen of gaat het naar school in de gemeente die de bevraging organiseert. Je populatie wordt mede bepaald door de vraag of je alleen de behoeften aan voorschoolse of buitenschoolse opvang wil kennen, dan wel of je inzicht wil verwerven in het geheel van de opvangbehoeften. Concreet: Om de behoefte aan voorschoolse opvang te kennen, bevraag je de ouders van nietschoolgaande kinderen in de gemeente. In dat geval bestaat je populatie uit alle kinderen onder de 3½ jaar die in de gemeente wonen. Wil je alleen inzicht in de opvangbehoeften van ouders met schoolgaande kinderen (= buitenschoolse opvang), dan bestaat je populatie uit alle kinderen boven de 2½ jaar en onder de 12 jaar die in de gemeente wonen. Wil je als lokaal bestuur of Lokaal Overleg inzicht verwerven in de vraag naar zowel voorschoolse als buitenschoolse opvang, dan organiseer je op hetzelfde moment een bevraging van de ouders van niet-schoolgaande kinderen en een andere bevraging van de ouders van schoolgaande kinderen. In dat geval heb je ook twee verschillende populaties. 6.2
De hele populatie steekproef?
bevragen
of
werken
met
een
In kleinere gemeenten kan je overwegen om alle ouders te bevragen. In grotere gemeenten en steden is dat niet haalbaar en werk je het best met een steekproef (dit is een deel van de populatie). Om betrouwbare uitspraken te kunnen doen over de behoeften aan kinderopvang in de gemeente werk je met een aselecte steekproef, dit is een steekproef waarbij alle kinderen uit de populatie evenveel kans hebben om opgenomen te worden in de steekproef. Om die reden werk je het best via het rijksregister. Je kan de vragenlijsten niet uitdelen in scholen, omdat je dan sommige inwoners van de gemeente niet bereikt, en anderen geen inwoner van de gemeente zijn. 6.3
Hoe groot moet de steekproef vragenlijsten moet ik dan versturen?
zijn
en
hoeveel
Hoe groter de steekproef is, hoe nauwkeuriger en betrouwbaarder de resultaten van de bevraging zijn.
11
De steekproefgrootte is het minimale aantal volledig ingevulde vragenlijsten dat je moet ontvangen om betrouwbare uitspraken te kunnen doen over de behoeften aan kinderopvang in je gemeente. De steekproefgrootte hangt dus in de eerste plaats af van het aantal kinderen dat in de gemeente woont. Om de steekproefgrootte voor jouw gemeente te bepalen kan je gebruikmaken van de volgende link: http://www.journalinks.be/steekproef. Die brengt je naar het invoerscherm dat opgenomen is in figuur 1.
Figuur 1
Het enige wat je moet doen is invullen hoe groot je populatie is. De andere parameters laat je ongewijzigd: 5% voor de foutenmarge, 95% voor het betrouwbaarheidsinterval en 50% voor de variantie of spreiding. Het programma berekent dan voor jou de vereiste steekproefgrootte.
12
Concreet: De stad X wil de behoeften aan kinderopvang bij ouders met schoolgaande kinderen kennen. De stad telt 24.031 kinderen tussen de leeftijd van 2 ½ en 12 jaar. Om betrouwbare uitspraken te kunnen doen over de behoeften aan kinderopvang, met een foutenmarge van 5% en een betrouwbaarheid van 95%, heeft deze stad minimaal 379 volledig ingevulde vragenlijsten nodig. Gemeente Y wil de behoeften aan voorschoolse kinderopvang kennen en telt 2.735 kinderen jonger dan 3½ jaar. Om betrouwbare uitspraken te kunnen doen over de behoeften aan kinderopvang, met een foutenmarge van 5% en een betrouwbaarheid van 95%, heeft deze gemeente minimaal 337 volledig ingevulde vragenlijsten nodig. Om het aantal volledig ingevulde vragenlijsten dat je minimaal moet ontvangen te verkrijgen, zal je meer vragenlijsten moeten versturen dan de vereiste steekproefgrootte aangeeft. Uit de testfase is gebleken dat de bereidheid om mee te werken aan de bevraging bij ouders van schoolgaande kinderen lager ligt dan bij ouders van niet-schoolgaande kinderen. Dit is ook een algemeen gekend gegeven. Het aantal te versturen vragenlijsten wordt daarom mede bepaald door het feit of je de behoefte aan buitenschoolse opvang dan wel aan voorschoolse opvang bevraagt. Onderstaande tabel geeft je een houvast om te bepalen hoeveel vragenlijsten je moet versturen om het minimaal vereiste aantal vragenlijsten te ontvangen. Te bevragen doelgroep: Niet-schoolgaande kinderen Schoolgaande kinderen
Aantal vragenlijsten te versturen: 2 tot 3 keer de vereiste steekproefgrootte 3 tot 4 keer de vereiste steekproefgrootte
Concreet: De stad X uit ons voorbeeld hierboven (steekproef = 379) zal 1.137 tot 1.516 vragenlijsten moeten versturen, wil ze betrouwbare uitspraken kunnen doen over de behoeften aan kinderopvang bij ouders met schoolgaande kinderen. Gemeente Y uit ons voorbeeld hierboven (steekproef = 337) zal 674 tot 1011 vragenlijsten moeten versturen, wil ze betrouwbare uitspraken kunnen doen over de behoeften aan kinderopvang bij ouders met niet-schoolgaande kinderen. 6.4
De korte of de uitgebreide vragenlijst gebruiken?
De vragenlijsten zijn bedoeld voor twee verschillende doelgroepen, namelijk ouders met schoolgaande kinderen en ouders met niet-schoolgaande kinderen. Voor elke
13
doelgroep zijn er twee verschillende vragenlijsten opgesteld: een korte, meer algemene vragenlijst en een langere, meer gedetailleerde vragenlijst. De korte vragenlijst biedt de mogelijkheid een algemene inschatting te maken van het gebruik van en de behoeften aan kinderopvang. Hij geeft een algemeen beeld van ‘Wie gebruikt welke opvang?’ en ‘Wie vraagt er naar welke soort opvang?’ De uitgebreide vragenlijst maakt het mogelijk om per opvangmoment een gedetailleerde en uitgebreide analyse te maken van de opvangsituatie. Bijvoorbeeld: ‘Vanaf welk moment en tot wanneer hebben ouders behoefte aan opvang?’, ‘In welke deelgemeente heeft men opvang nodig?’, ‘Wat met opvang bij plotselinge afwezigheid van de persoon die het kind normaliter opvangt?’, ‘Wat als het kind ziek is?’ Welke vragenlijst(en) je zal gebruiken hangt dan ook af van wat je wil weten over de behoeften aan kinderopvang in de gemeente. Concreet: Heb je als lokaal bestuur of Lokaal Overleg weinig of geen inzicht in de behoeften aan kinderopvang, dan kan het volstaan ouders te bevragen met behulp van de korte vragenlijst. Je komt dan alvast te weten of beleidsinitiatieven rond het aanbod van kinderopvang al dan niet wenselijk zijn. Wil je als lokaal bestuur of Lokaal Overleg weten welke beleidsinitiatieven rond het aanbod van kinderopvang prioriteit moeten krijgen, dan is het belangrijk te weten waar en wanneer ouders behoefte hebben aan welke soort kinderopvang. In dat geval kan je het best kiezen voor de uitgebreide vragenlijst. 6.5
Wanneer ga je de ouders bevragen?
Bepaal vooraf het tijdstip waarop je de ouders wil bevragen. Hou bij het versturen van de vragenlijst rekening met feestdagen en schoolvakanties. Hou de periode van het veldwerk (= periode van versturen en ontvangen van de vragenlijsten) zo kort mogelijk! Hoe dichter de referentieweken van de respondenten (= ouders die de vragenlijst invullen) bij elkaar liggen, hoe correcter het beeld van de opvangbehoeften is. Concreet: Het veldwerk organiseer je het best niet tijdens de zomermaanden of in een periode met schoolvakantieweken of feestdagen. Vooral voor de gezinnen met
14
schoolgaande kinderen zou dit een vertekend beeld kunnen geven van de opvangbehoeften. Zorg er ook voor dat je de vragenlijst op hetzelfde moment verstuurt naar alle ouders en beperk de periode voor het terugsturen van de vragenlijsten tot twee weken. 6.6
Hoe je zending frankeren bij het versturen van je vragenlijsten?
Je kan de vragenlijsten individueel versturen in een gefrankeerde envelop. Je kan ook gebruikmaken van andere frankeermethoden zoals: Port Betaald, MassPost en Uitgestelde Vergoeding.
6.6.1 HET PORT-BETAALD-
OF
MASSPOST-SYSTEEM
Het frankeersysteem ‘Port Betaald’ of ‘Frankering in geld’ is een eenvoudige en aantrekkelijke oplossing voor lokale zendingen met een grote oplage. MassPost is een concept van De Post dat bestemd is voor massale afgifte. Je kan dit systeem alleen maar gebruiken als je meer dan 500 vragenlijsten moet versturen. In beide gevallen kent De Post je een PB-nummer toe (Port Betaald) dat je vermeldt op je enveloppen. Je kan dit nummer nog gebruiken voor latere afgiften. Het totale bedrag van de frankering betaal je bij het afgeven van je zending. Let op! Je moet het PB-nummer vooraf aanvragen en het op je zendingen aanbrengen. Hiervoor bestaan er specifieke voorschriften. Om in aanmerking te komen voor een voorkeurtarief moet je ook rekening houden met de voorschriften inzake het sorteren van je zending.
6.6.2 DE
UITGESTELDE VERGOEDING
De uitgestelde vergoeding is een frankeermethode die voorbehouden is voor de Belgische openbare besturen. De besturen die de machtiging hebben om hun post met UV te frankeren, versturen hun administratieve briefwisseling in enveloppen met de vermelding UV in de rechterbovenhoek op de voorzijde van de envelop. Zij worden gefactureerd in functie van de verrichte afgiften.
15
Let op! Om dit systeem te kunnen gebruiken moet het lokaal bestuur vooraf een contract afsluiten met De Post en moet het een machtiging krijgen om afgiften te verrichten onder het UV-stelsel. Je moet de UV-melding ook aanbrengen op je zending. Hiervoor bestaan specifieke voorschriften. Voor meer informatie over al deze frankeersystemen kan je terecht op de website van De Post: ─ http://www.post.be/site/nl/letters/postage/postagepaid/index.html ─ http://www.post.be/masspost/ 6.7
Hoe de antwoordenvelop frankeren?
Om te zorgen dat de ouders de vragenlijst kosteloos kunnen terugsturen zorg je voor een voorgefrankeerde antwoordenvelop. We raden je aan om gebruik te maken van het systeem Port Betaald door de bestemmeling. Het Port Betaald door Bestemmeling-systeem mag niet worden verward met het Port Betaald-systeem. Let op! Ook voor dit systeem moet je vooraf een verbintenis afsluiten met het postkantoor. In ruil ontvang je een streepjescode die je op de antwoordenvelop aanbrengt. Het totale bedrag van de frankering betaal je wanneer de antwoordenveloppen bij jou aankomen. Je kan daarbij kiezen voor een dagelijkse betaling of voor een maandelijkse factuur. Voor meer informatie over al deze frankeersystemen kan je terecht op de website van De Post: ─ http://www.post.be/site/nl/commercial/solutions/answers/paid.html
6.8
Telefonische of schriftelijke herinnering
Je kan de ouders op verschillende manieren herinneren aan de oproep om deel te nemen aan de bevraging. Een telefonische herinnering betekent dat je de ouders die de vragenlijst nog niet teruggestuurd hebben opbelt en vraagt om dit toch nog te doen. Deze methode is erg arbeidsintensief, maar levert de beste resultaten op.
16
Een schriftelijke herinnering is een te overwegen alternatief. Hierbij bepaal je zelf of je alle ouders opnieuw aanschrijft dan wel of je alleen die ouders aanschrijft die de vragenlijst nog niet teruggestuurd hebben. Wanneer je ervoor kiest om alleen die ouders aan te spreken of aan te schrijven die de vragenlijst nog niet hebben teruggestuurd, zal je elke vragenlijst van een identificatiecode moeten voorzien.
7.
EEN BEHOEFTEBEVRAGING ORGANISEREN: STAP VOOR STAP
In dit deel van de handleiding begeleiden we jou bij de verschillende stappen die je moet ondernemen wanneer je ouders wil bevragen naar hun behoeften op het vlak van kinderopvang. 7.1
Samenstelling van je adressenbestand
Maak een adressenbestand aan van de te bevragen populatie. Dit bestand vormt de basis voor de organisatie van het veldwerk, namelijk het versturen van de vragenlijsten, het opvolgen van de respons en het organiseren van een herinnering. Ingeval je besloten hebt om te werken met een steekproef, maak je een adressenbestand aan op basis van een deel van de populatie.
7.1.1 HOE
GA JE TE WERK OM EEN ADRESSENBESTAND AAN TE MAKEN
VOOR JE POPULATIE?
Hiervoor doe je een beroep op het rijksregister. De dienst Bevolking van je gemeente heeft de nodige toegangsrechten en kan jou het bestand aanleveren. Definieer de te selecteren kinderen op basis van de datum waarop je de vragenlijst wil versturen. Vraag een apart adressenbestand per doelgroep die je wenst te bevragen (niet-schoolgaande kinderen of schoolgaande kinderen). Concreet: Wil je als lokaal bestuur of Lokaal Overleg inzicht verwerven in de behoeften aan voorschoolse en buitenschoolse opvang, dan vraag je twee afzonderlijke adressenbestanden. Een eerste bestand bevat adresgegevens over de kinderen jonger dan 3½ jaar, een tweede bestand bundelt de adresgegevens van de kinderen tussen 2 ½ en 12 jaar. Voor een lokaal bestuur of Lokaal Overleg dat zijn vragenlijsten wil versturen op 1 april 2007 worden de adressenbestanden als volgt samengesteld: ─ Adressenbestand voor het bevragen van de voorschoolse opvang: 17
Te bevragen populatie = kinderen jonger dan 3½-jaar. Selecteer uit het rijksregister alle kinderen die voldoen aan het criterium ‘geboren vóór 1 april 2007 en na 30 september 2003’. ─ Adressenbestand voor het bevragen van de buitenschoolse opvang: Te bevragen populatie = kinderen tussen 2 ½ en 12 jaar. Selecteer uit het rijksregister alle kinderen die voldoen aan het criterium ‘geboren vóór 30 september 2004 en na 1 april 1995’. Voor elk kind waarvan je de ouders wenst te bevragen verzamel je uit het rijksregister de naam en voornaam, de geboortedatum en het adres (straat, huisnummer, postcode en (deel)gemeente). Je kan ook de naam van de vader en van de moeder in het bestand opnemen: dat is handig voor het opzoeken van telefoonnummers met het oog op een telefonische herinnering. Maak in het adressenbestand een aantal extra kolommen voor het registreren van informatie die je tijdens de periode van het veldwerk verzamelt, zoals: ─ de registratie van de teruggestuurde vragenlijsten; ─ specifieke opmerkingen (bijvoorbeeld vragenlijsten die niet besteld werden omdat ze verkeerd geadresseerd waren); ─ een telefoonnummer (met het oog op een telefonische herinnering).
7.1.2 EEN
ADRESSENBESTAND AANMAKEN VOOR JE STEEKPROEF
De manier waarop je hierbij te werk gaat hangt af van het softwarepakket dat de dienst Bevolking gebruikt om bewerkingen in het rijksregister uit te voeren. Bepaalde softwarepakketten bieden je de mogelijkheid om een willekeurige of aselecte steekproef te trekken uit de totale populatie. Volg daarbij de instructies zoals aangegeven door je softwareleverancier. In het veld “steekproef” vul je niet de vereiste steekproefgrootte in, maar wel het aantal vragenlijsten dat je zal moeten versturen om het aantal ingevulde vragenlijsten te verkrijgen dat je minimaal moet ontvangen (zie 6.3). Andere softwarepakketten leveren je een bestand af van de hele populatie, waarna je er via Excel een aantal willekeurig gekozen kinderen uit selecteert. Hierbij ga je als volgt te werk: ─ Voeg in de Excel-tabel een nieuwe kolom in, vóór kolom A. ─ Zet de opmaak van de nieuwe kolom A op standaard. ─ Gebruik deze kolom om ieder kind een nummer toe te kennen.
18
─ Klik op Gegevensanalyse1 in het menu Extra om een lijst met de beschikbare analysehulpmiddelen weer te geven. ─ Klik op Steekproef. ─ Volg de instructies in het dialoogvenster, zoals aangegeven in figuur 2. Zodra je op OK klikt, maakt Excel een nieuw werkblad aan met in de eerste kolom, willekeurig, het gevraagde aantal nummers. Aan de hand van de functie Verticaal zoeken kan je vervolgens het adressenbestand van de steekproef vervolledigen. Selecteer hier alle gegevens uit kolom A van de Excel-tabel.
Voer hier het aantal vragenlijsten in dat je moet versturen.
Typ hier de naam van het werkblad waarin je je steekproef wenst te bewaren.
Figuur 2
Let op! Vergeet niet de kolommen te voorzien van nieuwe kolomkoppen. Toevalligerwijs kan een steekproef meerdere kinderen uit hetzelfde gezin bevatten. Dit betekent concreet dat een ouder twee of meer vragenlijsten zal moeten invullen. Om te voorkomen dat deze ouder ontmoedigd raakt en bijgevolg geen enkele vragenlijst terugstuurt, beperk je het aantal in te vullen vragenlijsten tot één vragenlijst per gezin. Bovendien leert de ervaring dat niet alle ouders bereid gevonden zullen worden om meerdere vragenlijsten in te vullen. Dat vergroot de kans dat je een vertekend beeld krijgt in de resultaten van de bevraging.
Als de opdracht Gegevensanalyse niet in het menu Extra wordt vermeld, moet u de invoegtoepassing Analysis ToolPak installeren. Laat je hiervoor begeleiden door de Office-assistant. 1
19
Wanneer je als gemeente besluit om twee doelgroepen (schoolgaande kinderen en nietschoolgaande kinderen) op hetzelfde moment te bevragen, is het mogelijk dat een kind toevallig in de twee bestanden voorkomt. Deze ouders zullen twee zendingen ontvangen met, in de begeleidende brief telkens de vraag om de vragenlijst in te vullen voor zover dit nodig is. 7.2
Een unieke identificatiecode voor elk kind
Zodra je jouw adressenbestand hebt samengesteld, geef je elk kind in het bestand een unieke identificatiecode2. Deze code zou kunnen bestaan uit de beginletters van je gemeente, gevolgd door een volgnummer (dat uniek is voor elk kind), bijvoorbeeld: Leuv/0001. Deze identificatiecode is van groot belang en wordt gebruikt bij het invoeren van de antwoorden uit de vragenlijst in een toepassing die het mogelijk maakt de gegevens te verwerken (bv. SPSS, SAS, …). Aan de hand van deze code kan je bij eventuele interpretatieproblemen altijd teruggrijpen naar de oorspronkelijke vragenlijst. Je gebruikt de identificatiecode ook voor de registratie van de binnenkomende vragenlijsten. Zo kan je onmiddellijk aanduiden van welk kind je een ingevulde vragenlijst hebt teruggekregen of van welk kind de vragenlijst oningevuld door De Post werd terugbezorgd omdat hij verkeerd geadresseerd was. Dit is noodzakelijk wanneer je een telefonische herinnering plant of wanneer je alleen die ouders een herinnering wil sturen die de vragenlijst nog niet teruggestuurd hebben. Let op! Als je de identificatiecode wil gebruiken voor het registreren en opvolgen van de binnenkomende vragenlijsten, dan moet je deze code vóór het verzenden op de vragenlijst vermelden. In dat geval voeg je hem ook toe aan het adresetiket op de verzendenvelop. Zo kan je snel terugvinden van welk kind de vragenlijst oningevuld door De Post werd terugbezorgd omdat hij verkeerd geadresseerd was. 7.3
Verzamelen documenten
en
aanpassen
van
de
begeleidende
Bij de vragenlijsten horen een aantal documenten, namelijk een begeleidende brief, een instructieblad en een ‘lijst van gemeenten’. Een aantal van deze documenten kan of moet je zelf nog aanpassen. In wat volgt beschrijven we voor elk van deze documenten wat we ermee willen bereiken, hoe je ze gebruikt en waar je op moet letten. 2
Deze identificatiecode vervangt de nummers die je gebruikte om de steekproef te trekken.
20
7.3.1 BEGELEIDENDE
BRIEF
Bij elke vragenlijst (kort versus uitgebreid, niet-schoolgaande versus schoolgaande) hoort een specifieke begeleidende brief. Deze brief wil ouders informeren over het doel van de vragenlijst en tracht hen te overtuigen van het belang van hun deelname. De begeleidende brief geeft aan voor wie de vragenlijst bestemd is en wat ermee moet gebeuren. De brief beklemtoont ook dat de verwerking van de gegevens anoniem gebeurt, wat wil zeggen dat er bij de rapportering niet zal kunnen worden nagegaan wie welke antwoorden gegeven heeft. Het vermelden van dit vertrouwelijkheidsprincipe zal de respons ten goede komen. Let op! De brieven zijn vrijwel gelijk, maar toch is het belangrijk dat je de juiste brief toevoegt. Welke brief bij welke vragenlijst hoort vind je terug in de koptekst van de brief en op de website van Kind en Gezin. In de brief moet je zelf nog de volgende gegevens invullen: ─ de naam van je gemeente; ─ het aantal ouders dat bevraagd wordt; ─ de datum tegen welke de ouders de vragenlijst uiterlijk moeten terugsturen; ─ de naam en de functie van de persoon die het initiatief neemt tot deze bevraging. Vergeet ook niet: ─ de handtekening van de initiatiefnemer op de begeleidende brief te zetten; ─ de brief af te drukken op papier met het briefhoofd van de gemeente of van het Lokaal Overleg; ─ de passage met betrekking tot kinderen tussen 2½ en 3½ jaar, die twee vragenlijsten ontvangen, te schrappen wanneer je slechts één doelgroep (alleen schoolgaande of alleen niet-schoolgaande kinderen) bevraagt (zie 7.1.1); ─ de vermelding ‘Een postzegel is niet nodig’ te schrappen als je geen gebruik maakt van het systeem ‘Port betaald door bestemmeling’.
7.3.2 INSTRUCTIEBLAD Het instructieblad geeft richtlijnen (algemene instructies) aan de ouders om de vragenlijst correct in te vullen. Dit is dan ook een belangrijk document. Let op! Er zijn twee soorten algemene instructies. De instructies verschillen naargelang aan de ouders gevraagd wordt de korte of de uitgebreide vragenlijst in te vullen. Het
21
instructieblad voor de uitgebreide vragenlijst bevat een extra instructie over het geven van het antwoord “andere”. Het is dan ook belangrijk dat je het juiste instructieblad toevoegt aan de vragenlijst. Welk instructieblad waarbij hoort vind je ook terug in de bestandsnaam van het document dat je vindt op de website van Kind en Gezin. Het instructieblad mag je niet aanpassen. Dat is ook niet nodig, aangezien uit de testfase is gebleken dat alle instructies duidelijk waren. Om ervoor te zorgen dat de ouder deze instructies zeker niet over het hoofd ziet, is het raadzaam ze af te drukken op een gekleurd blad en ze vóór de vragenlijsten te steken.
7.3.3 EEN ‘LIJST
VAN GEMEENTEN’
Bij elke vragenlijst hoort een ‘Lijst van gemeenten’, d.i. een gestandaardiseerde lijst waarin elke deelgemeente een nummer krijgt toegewezen. In de vragenlijst wordt immers meermaals aan de ouder gevraagd het nummer uit de lijst in te vullen dat op hem of haar van toepassing is. Bijvoorbeeld: ‘In welke deelgemeente woon je?’, ‘In welke (deel)gemeente wens je opvang?’ Deze lijst maakt zowel het invullen als het verwerken van de vragenlijsten eenvoudiger. De ‘Lijst van gemeenten’ moet je zelf samenstellen en aanpassen aan de situatie van jouw gemeente. Onder Figuur 3 vind je een typevoorbeeld van deze lijst, toegepast op de gemeente Beersel. LIJST VAN GEMEENTEN Deelgemeenten Beersel 1 Alsemberg 2 Beersel 3 Dworp 4 Huizingen 5 Lot Naburige gemeenten / steden Beersel 6 Buizingen 7 Drogenbos 8 Eigenbrakel 9 Halle 10 Linkebeek 11 Ruisbroek 12 Sint-Genesius-Rode 13 Sint-Pieters-Leeuw 14 Ukkel 15 Andere Figuur 3
22
Je mag zelf beslissen hoe gedetailleerd je de opsplitsing maakt. Zo kan je ervoor kiezen om niet alleen de deelgemeenten, maar ook de wijken in de lijst op te nemen. Om ervoor te zorgen dat de ouder de ‘Lijst van gemeenten’ zeker niet over het hoofd ziet, raden wij ook hier aan om de lijst af te drukken op een gekleurd blad. Gebruik bij voorkeur een andere kleur dan de kleur van het instructieblad. 7.4
De vragenlijsten verzendklaar maken
Verstuur de vragenlijsten in een envelop die voldoende groot is en hou bij de adressering rekening met de geldende voorschriften. Vergeet ook niet een antwoordenvelop toe te voegen. Zo vergroot je de kans dat de ouders de vragenlijst terugsturen. Om ervoor te zorgen dat de ouder de vragenlijst correct invult, is het bovendien belangrijk de documenten in een bepaalde volgorde in de envelop te steken.
7.4.1 DE
VERZENDENVELOP
Verstuur de vragenlijst in een C4-envelop (= envelop met A4-formaat). Maak indien mogelijk gebruik van een envelop die het kenteken draagt van de gemeente of van het Lokaal Overleg. Dit verhoogt de respons. In de linkerbenedenhoek plaats je de naam en het adres van de afzender, d.i. het adres waarnaar verkeerd geadresseerde brieven teruggestuurd kunnen worden. Wanneer je gebruikmaakt van het Port-Betaald-principe of van het MassPost-systeem, zet je in de rechterbovenhoek een kader met daarin: ─ BELGIE – BELGIQUE PB; ─ het postnummer en de naam van het afgiftekantoor (als het gaat om een sorteercentrum volstaat de naam); ─ het machtigingsnummer dat je gekregen hebt bij de aanvraag van het Port Betaaldsysteem. Ook wanneer je werkt via de uitgestelde vergoeding (UV) moet je dit uitdrukkelijk vermelden op de verzendenvelop. Je kan dit alles rechtstreeks op de envelop (laten) drukken; je kan deze informatie ook (laten) afdrukken op labels (stickers). De specifieke voorschriften die door De Post worden opgelegd, kan je raadplegen via de website van De Post: http://www.post.be/site/nl/letters/management/masspost/06-P1-annexe04%20DU.pdf
23
In de rechterbenedenhoek komt het adres van de bestemmeling. Omdat je de vragenlijst verstuurt op naam van het kind, kan je in de naamregel het best de formulering “Aan de ouders van …” gebruiken, gevolgd door de volledige naam van het kind. Desgewenst voeg je onder het adres ook de identificatiecode uit je gegevensbestand toe. Dit stelt jou in staat verkeerd geadresseerde vragenlijsten snel te linken aan een bepaald kind. Voor het adres van de bestemmeling kan je gebruikmaken van adreslabels; je kan ze ook rechtstreeks op de envelop drukken. Een voorbeeld van een verzendenvelop vind je als bijlage 1.
7.4.2 DE
ANTWOORDENVELOP
Als ouders zelf moeten zorgen voor een envelop om de vragenlijst terug te sturen, zal dit een negatief effect hebben op het aantal teruggestuurde vragenlijsten. Voeg daarom ook een gefrankeerde antwoordenvelop bij de vragenlijst. Ook hiervoor gebruik je bij voorkeur een C4-envelop. Op deze antwoordenvelop noteer je rechts onderaan het adres waarnaar de vragenlijst teruggestuurd moet worden. Werk je met het systeem ‘Port betaald door bestemmeling’, dan plaats je in de linkerbovenhoek een langwerpig kader waarin in hoofdletters vermeld staat dat het over het Port-Betaald-systeem gaat: ‘PORT BETAALD DOOR BESTEMMELING’. Figuur 4 geeft een voorbeeld van een antwoordenvelop.
Figuur 4
24
7.4.3 DE
VOLGORDE VAN DE DOCUMENTEN
Niet alleen de respons is belangrijk, het is ook belangrijk dat ouders de vragenlijst correct invullen. Bij het opmaken van de vragenlijst werd daarom veel aandacht besteed aan een eenvoudig taalgebruik en een duidelijk herkenbare structuur. Tegelijk draagt ook de volgorde waarin de verschillende documenten in de verzendenvelop zitten ertoe bij dat ouders de vragenlijst op de correcte manier invullen. De documenten komen als volgt in de verzendenvelop:
1. Antwoordenvelop
2. Begeleidende brief 3. Algemene instructies 4. Lijst van gemeenten 5. De vragenlijst
Aandachtspunt Voorzien van: ─ eventueel de vermelding ‘PORT BETAALD DOOR BESTEMMELING’; ─ het adres waarnaar de vragenlijst moet worden teruggestuurd. Gedrukt op een gekleurd blad. Toevoegen los van andere documenten. Gedrukt op een gekleurd blad (van een andere kleur). Toevoegen los van andere documenten. Voorzien van een identificatiecode (als je kiest voor een telefonische recall of als je alleen die ouders wil aanschrijven die de vragenlijst niet terugstuurden). Controleer of deze identificatiecode op de vragenlijst overeenstemt met de identificatiecode die vermeld staat op het adresetiket.
Let op! Verzend de vragenlijst op hetzelfde moment naar alle ouders. 7.5
Registreren en vragenlijsten
opvolgen
van
de
binnenkomende
Registreer het aantal vragenlijsten dat ingevuld teruggestuurd werd, alsook de vragenlijsten die niet besteld werden omdat ze verkeerd geadresseerd waren. Wanneer je de vragenlijsten vooraf van een identificatiecode hebt voorzien, kan je in het gegevensbestand makkelijk aanduiden van welke kinderen je een vragenlijst hebt ontvangen.
25
Zodra je merkt dat de ontvangst van de vragenlijsten stilvalt, herinner je de ouders aan de oproep. Wacht hier niet te lang mee. Twee tot drie weken is het absolute maximum. Als de vragenlijsten geen identificatiecode bevatten, dan stuur je aan alle ouders een schriftelijke herinnering. In het andere geval kan je, aan de hand van het identificatienummer, alleen die ouders aan de oproep herinneren die de vragenlijst nog niet ingevuld teruggestuurd hebben. Let op! Denk erom dat bij een schriftelijke herinnering ook een aangepaste begeleidende brief hoort. Ook in deze brief moet je zelf nog een aantal gegevens invullen. Vergeet ook niet ouders een nieuw exemplaar van de vragenlijst te bezorgen. Zo voorkom je dat zij die de vragenlijst toch nog wensen in te vullen thuis op zoek moeten gaan naar de eerste vragenlijst.
8.
DE VRAGENLIJSTEN CONTROLEREN OP MOGELIJKE FOUTEN
Naast het registreren van de binnenkomende vragenlijsten is het ook belangrijk na te gaan of de vragenlijsten nauwkeurig en correct werden ingevuld. Dit proces noemen we de datacleaning. Een eerste datacleaning gebeurt door het lezen van de ingevulde vragenlijst. Dit vergemakkelijkt het invoeren van de antwoorden in het datainvoerprogramma (= programma dat zal worden gebruikt om de resultaten te verwerken). Bij deze eerste datacleaning overloop je de antwoorden en ga je na of de vragenlijst nauwkeurig werd ingevuld en of de antwoorden realistisch en niet tegenstrijdig zijn. Heb in deze fase ook aandacht voor de manier waarop de ouder eventueel foute antwoorden gecorrigeerd heeft. Dit kan je helpen bij de interpretatie van andere antwoorden. Ook moet worden nagegaan of de antwoorden genoteerd bij ‘andere’ toch niet kunnen worden ondergebracht in een van de vermelde antwoordcategorieën. Wanneer bijvoorbeeld bij ‘andere’ vermeld wordt ‘mijn schoonouders’, kan dit antwoord bij ‘andere’ geschrapt worden en moet het antwoord ‘grootouders’ aangeduid worden.
26
8.1
De vragenlijsten werden onnauwkeurig ingevuld
Voor vragen die onnauwkeurig werden beantwoord, kan je het antwoord verbeteren of schrappen. Als algemene richtlijn geldt: ─ Verbeter alleen waar je echt zeker bent; bij de minste twijfel schrap je het antwoord. ─ Het antwoord op vragen die door de ouder niet moesten worden beantwoord, schrap je op de vragenlijst. ─ Niet beantwoorde vragen laat je blanco. Voorbeelden van fouten die voorkwamen tijdens de testfase en hoe je ermee omgaat, werden opgenomen als bijlage 2. 8.2
Onrealistische antwoorden
Deze antwoorden schrap je uit de vragenlijst. Hierna geven we een aantal voorbeelden van onrealistische antwoorden zoals die voorkwamen tijdens de testfase: ─ Een ouder geeft aan dat hij/zij 4 kinderen heeft in het hoger onderwijs of niet meer schoolgaand en dat terwijl hij/zij zelf pas 46 jaar is. ─ Een ouder vult als leeftijd voor haar ‘79 jaar’ in. Waarschijnlijk heeft deze persoon de leeftijd verward met het geboortejaar.
9.
WAT KOST HET OM OUDERS TE BEVRAGEN OVER HUN BEHOEFTEN AAN KINDEROPVANG?
Aangezien er veel factoren zijn die de kostprijs voor het organiseren van een bevraging bepalen, is het moeilijk een algemene kostenraming te maken. Als belangrijkste in rekening te brengen kosten moet je aandacht hebben voor de kosten die verbonden zijn aan: ─ het drukken en verzenden van de vragenlijsten; ─ de logistieke ondersteuning van het proces. Aan de hand van het Excel-sjabloon dat je terugvindt op de website van Kind en Gezin kan je een raming maken van de kostprijs voor jouw gemeente. Deze kostenraming heeft enkel betrekking op het organiseren van de bevraging. De kosten voor het
27
invoeren van de gegevens in een invoerbestand en voor het verwerken van de gegevens worden niet meegerekend. De kostenraming houdt ook alleen rekening met de belangrijkste variabele kosten, zijnde de kosten voor het drukwerk, de portkosten en personeelskosten verbonden aan de organisatie van de bevraging. De vaste kosten (gebruik van printer, computer, enz.) werden niet in rekening gebracht. Evenmin werd er rekening gehouden met de kosten verbonden aan interne organisatie en overleg, supervisie, het doornemen van de handleiding en de vragenlijsten, externe communicatie en het opvolgen van telefoons van ouders. 9.1
Drukwerk en verzending
Reken hierbij de kosten voor het drukken van de vragenlijsten, voor het aankopen van enveloppen en labels, en voor het frankeren van de zending. Het Excel-sjabloon berekent de vaste kosten voor de initiële vragenlijst, inclusief de kosten verbonden aan het herinneren aan de oproep. Voor dit laatste gaan we uit van een maximale raming, zijnde een oplage van 75% van het initiële aantal vragenlijsten (d.i. gebaseerd op een respons van 25% na de eerste zending). 9.2
Logistieke ondersteuning van het proces
Het organiseren van een bevraging omvat verschillende taken en subtaken. Bijgevoegde tabel inventariseert de belangrijkste van deze taken en doet een voorstel naar het vereiste functieniveau. Per taak maakten we een raming van het aantal mandagen dat nodig is voor het uitvoeren ervan. Deze raming is gebaseerd op het gebruik van de uitgebreide vragenlijst en een steekproefgrootte van 350 kinderen (d.w.z. 1.050 te versturen vragenlijsten voor een eerste zending en 788 te versturen vragenlijsten voor het herinneren aan de oproep). De raming gaat er ook van uit dat de (sub)taken worden uitgevoerd door een personeelslid dat vertrouwd is met de opdracht. Bijvoorbeeld: ─ Wat betreft de samenstelling van het gegevensbestand gaan we ervan uit dat het personeelslid vertrouwd is met het selecteren van informatie uit het rijksregister, en dat hij / zij een ruime kennis heeft van Excel. ─ Wat betreft de contacten met de postdiensten en het voorbereiden van de verzending gaan we ervan uit dat het personeelslid vertrouwd is met het werken met PB, MassPost, UV en PBB en dat hij / zij vertrouwd is met het afdrukken van labels of enveloppen vanuit een Excel-tabel. Op basis van deze raming kan je bepalen hoeveel mandagen er in jouw gemeente nodig zullen zijn voor de logistieke ondersteuning van het proces.
28
Taak
Subtaken
Peroneelslid
Geraamd aantal mandagen
Samenstellen gegevensbestand en steekproef
niv. B
1
Aanpassen begeleidende documenten
niv. B
1
Onderhandelen en afspraken maken met drukkerij
niv. C
1
Contacten met de postdiensten i.v.m. PB en/of PBB
niv. C
1
niv. C
6
Verzenden, inclusief administratieve en financiële afwikkeling met de postdiensten
niv. C
0,5
Dagelijkse ontvangst van de vragenlijsten gedurende 2 weken
niv.C
3
niv. B
8
Voorbereiden van de verzending
Eerste datacleaning Tabel 1
Aanmaken van een bestand voor het drukken van de verzend- en antwoordenveloppen en/of adresetiketten. Aanmaken van een bestand voor identificatielabels. Identificatielabels aanbrengen op vragenlijsten. Samenbrengen van de documenten voor verzending. Verzendenvelop labelen met adressticker (facultatief). Verzendenvelop frankeren (facultatief).
teruggestuurde Openen en sorteren van de teruggestuurde enveloppen. Aanduiden van de teruggestuurde vragenlijsten in de gegevensbank. Identificatienummer toekennen (facultatief).
Bijlage 1: Verzendenvelop
LOGO
België-Belgique PB - PP BC 99999
Aan de ouders van ………… Dorpsstraat 55 9999 Kerkhoutem Identificatiecode (facultatief)
Afzender:
Bijlage 2: Hoe om te gaan met fouten Hierna geven we enkele voorbeelden van fouten die voorkwamen tijdens de testfase. We geven ook telkens aan wat je met deze fouten kan doen.
Fouten bij het luik ‘Algemene gegevens’/ ‘Gegevens van jouw kind’
Wat doe je?
De ouder antwoordt ‘nee’ op vraag 2 (‘Woont jouw kind meer dan de helft van de tijd bij jou thuis?’) en vult de vragenlijst verder in.
Schrap alle antwoorden op de vragen die volgen op vraag 2.
Fouten bij het luik ‘Algemene gegevens’ / ‘Gegevens van jouw kind’
Wat doe je?
Bij de algemene gegevens in de vragenlijst voor schoolgaande kinderen vult de ouder bij vraag 3 in dat het kind naar de lagere school gaat. Hij of zij kan dan onmiddellijk doorgaan naar vraag 5, maar vult toch ook vraag 4 in (‘gaat je kind voltijds of deeltijds naar school?’).
Schrap het antwoord op vraag 4.
Een ouder heeft de naam van de deelgemeente ingevuld i.p.v. het cijfer dat bij deze gemeente hoort.
Verbeter manueel. Noteer het bijbehorende cijfer op de vragenlijst.
Een ouder noteert (deel)gemeente.
Verbeter manueel. Noteer het bijbehorende cijfer op de vragenlijst.
de
postcode
van
de
Op vraag 5 ‘Wat is jouw leeftijd?’ vult de ouder een zeer klein getal in, bijvoorbeeld 8 jaar. Deze ouder heeft blijkbaar per vergissing de leeftijd van het kind ingevuld, nl. geboren in 1998 (zie vraag 1).
Schrap het antwoord op vraag 5.
Op de vraag ‘In welke deelgemeente woon je?’ vult de ouder zowel de hoofd- als de deelgemeente in.
Schrap het nummer van de hoofdgemeente uit het antwoord.
Op de vraag die peilt naar het hoogste behaalde diploma worden twee bolletjes ingekleurd.
Verbeter manueel. Schrap het laagste van de twee diploma’s.
Fouten bij het invullen van de tabellen in de korte vragenlijst
Wat doe je?
Op de vraag ‘Werd jouw kind de voorbije vier weken op woensdagnamiddag opgevangen?’ (schoolgaande kinderen) antwoordt een ouder ‘nee’. Op de vraag ‘Hoeveel keer werd jouw kind opgevangen?’ antwoord diezelfde ouder 1 keer/ 4 weken.
Pas het antwoord op de eerste vraag aan van ‘nee’ naar ‘ja’.
Bij het aantal keren dat het kind opgevangen werd noteert de ouder in de tabel ‘soms’.
Schrap het vragenlijst.
Ouder duidt voor vraag 14 aan dat hij geen opvang wenst. In de tabel m.b.t. de gewenste opvang vult hij toch één tijdstip in (nl. woensdagnamiddag).
Schrap het antwoord in de tabel met gewenste opvang.
Bij de vraag of hij / zij opvang wenst, duidt de ouder alleen ‘ja’ aan voor de opvang op woensdagnamiddag. Voor alle andere opvangmomenten duidt hij / zij niets aan.
Zet alle andere opvangmomenten waar niets is aangeduid op ‘nee’.
Fouten bij het invullen van de uitgebreide vragenlijst
Wat doe je?
Tabel ‘Hoe zag de opvang er die week uit?’ (type vraag 3): ouder noteert bij de gebruikte opvangvorm ’11. Andere’ en noteert naast het cijfer ‘ik’.
Een persoon die zelf voor het kind zorgt, wordt in de vragenlijst niet beschouwd als opvang, m.a.w. deze persoon maakt eigenlijk geen gebruik van opvang. In dit geval zal je ook de voorgaande vragen moeten corrigeren.
In de tabel (type vraag 3) heeft de ouder in alle kolommen hetzelfde ingevuld.
Antwoorden in eerste kolom laten staan, alle andere antwoorden verwijderen.
In de tabel (type vraag 3) duidt de ouder twee opvangvormen aan, hoewel de eerstgenoemde opvangvorm al alle dagen van de week voor het kind zorgt. Voor de tweede en volgende opvangvormen antwoordt de ouder niets meer bij het aantal dagen waarop en de gemeente waarin men opvang gebruikt.
Enkel de belangrijkste opvangvorm laten staan en de antwoorden voor de andere opvangvormen verwijderen.
In de tabel (type vraag 2.4 of vraag 3) noteert de ouder het aantal gebruikte of gewenste opvangdagen met halve dagen (bijvoorbeeld 2,5 dag).
Afronden naar boven: 2½ dagen zijn eigenlijk 3 dagen opvang nodig.
antwoord
uit
de
Vraag naar gewenste opvang (type vraag 2.4): de ouder noteert het cijfer van de gemeente waar hij opvang wenst, maar heeft het bolletje niet ingekleurd.
Pas het antwoord aan en kleur het bolletje in.
Vraag naar gewenste opvang: in de vragenlijst voor schoolgaande kinderen duidt de ouder twee antwoordmogelijkheden aan, bijvoorbeeld speelpleinwerking en kampen.
Schrap de beide antwoorden en scoor de vraag als missing.
Vraag naar welke de laatste korte schoolvakantie was werd niet ingevuld.
Laat deze vraag op blanco staan.
De vraag ‘Heeft jouw kind bijzondere behoeften?’ werd niet ingevuld.
Als ook de rest van de vragen niet is ingevuld, zet je het antwoord op ‘nee’. In het andere geval zet je het antwoord op ‘ja’.
