Aan de diplomavoorwaarde moet voldaan zijn bij het sluiten van de oproep

Er wordt een selectie georganiseerd voor de statutaire betrekking van hoofd van dienst bij de dienst Personeel waar u instaat voor de coördinatie van de cel Uniek Dossier Beheer. Het College heeft beslist om gelijktijdig een wervings- en bevorderingsselectie te organiseren waarbij één en hetzelfde vergelijkend examen wordt afgenomen en waarbij de rangschikking gebeurt in volgorde van het behaalde resultaat. Het College heeft eveneens beslist gebruik te maken van de procedure externe mobiliteit, waardoor ook kandidaten van het Sociaal Huis Oostende kunnen deelnemen aan de bevorderingsselectie. Er wordt een reserve aangelegd voor de duur van vier jaar. WERVINGSVOORWAARDEN 1. houder zijn van een diploma dat in aanmerking wordt genomen voor de aanwerving in een betrekking van niveau A 2. slagen in een vergelijkend wervingsexamen Aan de diplomavoorwaarde moet voldaan zijn bij het sluiten van de oproep. BEVORDERINGSVOORWAARDEN 1. titularis zijn van een graad van niveau C of B met minimaal vier jaar niveauanciënniteit in B en of C. 2. vastbenoemd zijn of aangesteld zijn in contractueel verband na een externe bekendmaking van de vacature en een gelijkwaardige selectieprocedure als van toepassing op vacatures in statutaire betrekkingen 3. geslaagd zijn voor de module “Basisopleiding administratief medewerker” of de module “Basisopleiding beleidsmedewerker georganiseerd door de School voor Bestuursrecht. De houders van het einddiploma van de School voor Bestuursrecht of de houders van het diploma van bestuurswetenschappen uitgereikt door de hiertoe opgerichte school van de stad Oostende worden vrijgesteld van deze opleiding. 4. slagen in een vergelijkend bevorderingsexamen Aan de voorwaarden 1 tot 3 moet voldaan zijn bij het sluiten van de oproep. SELECTIEPROGRAMMA Preselectie Indien er meer dan 15 kandidaten zijn ingeschreven wordt een voorafgaande preselectie georganiseerd. De preselectie bestaat uit een interview met de selectiecommissie waarbij de competenties en de belangstelling voor de functie worden getoetst. Vereist minimum : 12/20 De score behaald op de preselectie wordt niet meegenomen naar de schriftelijke en mondelinge proef. Schriftelijke en mondelinge proef Er wordt een postbakoefening die verband houdt met de functie aangeboden. De kandidaat bereidt gedurende 30 minuten deze oefening voor. Tijdens de mondelinge proef licht de kandidaat zijn aanpak van de postbakoefening toe aan de selectiecommissie. Deze proef strekt ertoe de vaardigheden van de kandidaat, het leidinggeven, de maturiteit en de wijze waarop de kandidaat zijn persoonlijke ideeën uiteenzet te beoordelen. Vereist minimum : 60/100

2.

INDIENEN VAN DE KANDIDATUUR De kandidatuur bestaande uit een gemotiveerde sollicitatiebrief, een kopie van het vereiste diploma (enkel voor de deelnemers aan de wervingsselectie) en een curriculum vitae moet uiterlijk op 07 augustus 2014 ofwel tegen ontvangstbewijs worden afgegeven in de dienst Personeel, ofwel bij een ter post aangetekende brief (de datum van de poststempel geldt als bewijs) naar de dienst Personeel worden opgestuurd of via het digitaal loket (www.oostende.be) aan de dienst Personeel worden bezorgd. De openingstijden van de dienst Personeel zijn : - maandag en woensdag : van 09.00 uur tot 16.00 uur - dinsdag : van 13.00 uur tot 16.00 uur - donderdag : van 09.00 uur tot 11.30 uur en van 17.00 uur tot 20.00 uur - vrijdag : van 09.00 uur tot 13.00 uur Bij het indienen van de kandidatuur moet duidelijk vermeld worden als u deelneemt aan de wervings- of de bevorderingsselectie.

Voor de belangstellenden wordt een informatievergadering georganiseerd. Die vergadering vindt plaats op dinsdag 05 augustus 2014 om 17.00 uur in de Conferentiezaal op de gelijkvloerse verdieping van het Stadhuis. GEMEENTELIJK EMANCIPATIEBELEID Het stadsbestuur streeft diversiteit op de werkvloer na. Iedereen mag zich dan ook kandidaat stellen, ongeacht geslacht, filosofische overtuiging, afkomst, hetero- of holebigeaardheid of handicap. FUNCTIEBESCHRIJVING Als bijlage gaat een functiebeschrijving van coördinator Uniek Dossierbeheer bij de dienst Personeel. Namens het College, de Stadssecretaris

de Burgemeester

Kristof Beuren

Jean Vandecasteele

3. Functie- en competentieprofiel Coördinator Uniek Dossierbeheer 1. Identificatiegegevens Functietitel Functiefamilie Cluster – Dienst Niveau Graad

Coördinator Uniek Dossierbeheer Leidinggevenden dienst administratief personeel Directie Personeel en Bestuurszaken – dienst Personeel A A1a-A3a

2. Positionering in het organogram Rapporteert aan/ krijgt leiding van Geeft leiding aan/

Directeur – Directie Personeel en Bestuurszaken Medewerkers Personeelsdienst – Front-office en Back-office

3. Doel van de functie Leidinggeven aan en begeleiden van de medewerkers (front and back office) van de dienst Personeel om te komen tot een eenvormig beleid inzake uniek dossierbeheer. 4. Resultaatgebieden 1 Mee-voorbereiden, opvolgen en bijsturen van de strategische en operationele planning zodat de beleidsdoelstellingen van de dienst gerealiseerd worden Dit omvat ondermeer volgende taken : o Regelmatig aftoetsen van de strategische visie aan de realiteit en aanpassen waar nodig o Aanbrengen van nieuwe beleidsitems op basis van analyse van signalen uit het werkveld o Op regelmatige tijdstippen een evaluatie opstellen met het oog op vernieuwing/optimalisering van de werking de dienst o Formuleren beleidsvoorstellen, nota’s en adviezen o Voorstellen formuleren om de operationele planning bij te sturen 2 Coördineren van de werking van de dienst met het oog op een kwalitatieve, efficiënte en effectieve dienstverlening. Dit omvat ondermeer volgende taken : o Vertalen van strategie en beleid naar concrete doelstellingen, acties… o Toezien op een effectieve en efficiënte dienstverlening binnen de dienst o Implementeren, stimuleren en waken over kwaliteitszorg binnen de dienst o Bewaken en opvolgen van de voortgang van projecten, activiteiten… en indien nodig acties nemen om bij te sturen o Instaan voor budgetbeheer en –controle van de afdeling in functie van een financieel gezond beleid 3 Instaan voor de dagdagelijkse coördinatie van de activiteiten en het toezien op een kwalitatieve behandeling van het takenpakket van de dienst. Dit omvat ondermeer volgende taken : o Instaan voor praktische en administratieve ondersteuning o Instaan voor de taakverdeling en opvolgen van de voortgang van de taakuitvoering o Zorgen voor de aan- en bijsturing van processen en projecten, bijspringen bij moeilijke dossiers of opdrachten o Organiseren en leiden van vergaderingen met medewerkers naar aanleiding van de uitwerking van een specifiek dossier of behandeling van een probleem of knelpunt o Afstemmen van systemen, procedures, middelen, tijd en mensen 4 Coachen en begeleiden van de medewerkers zodat deze cel beschikt over gemotiveerde en competente medewerkers Dit omvat ondermeer volgende taken : o Begeleiden van de medewerkers o.a. door middel van de regelmatige feedback en instrumenten uit de evaluatiecyclus (plannen, functioneren, evalueren) o Zorgen voor een duidelijke formulering van taken, rollen, opdrachten, verantwoordelijkheden o Openstaan voor vragen van de medewerkers en helpen conflicten oplossen indien nodig o Versterken van de samenhorigheid, het polyvalent meewerken en de loyale samenwerking en goede sfeer (binnen) de dienst o Leiden van de dienst (cel Uniek Dossierbeheer) naar een gezamenlijk resultaat

4. 5 Samenwerkingsverbanden en externe vertegenwoordiging invullen en onderhouden Dit omvat ondermeer volgende taken : o Invulling geven aan samenwerkingsverbanden met het OCMW, buurgemeenten … o Deelnemen aan diverse werkgroepen buiten het gemeentebestuur o Fungeren, op vlak van de werkdomeinen als contactpersoon naar toezichthoudende overheid en andere openbare besturen, … 6 Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn Dit omvat ondermeer volgende taken : o Organiseren van een werkoverleg of een overleg naar aanleiding van een specifiek project of evenement o Ervoor zorgen dat iedere medewerker over alle informatie beschikt die hij/zij nodig heeft om zijn/haar taken goed te kunnen uitvoeren o Rapporteren aan de leidinggevende/verantwoordelijke(n) in verband met de werking van de dienst (cel Uniek Dossierbeheer), de uitvoering van de beleidsdoelstellingen, de voortgang van projecten, activiteiten,… o Verzorgen van top-down en bottom-up communicatie tussen de overlegfora (bvb. werkoverleg en diensthoofdenoverleg)

5. Gedragscompetenties KERNCOMPETENTIES Kwaliteitsvol werken

Trap 3 streven naar continue kwaliteitsverbetering, anderen hiertoe stimuleren, kwaliteitsborging    

Ontwikkelt en benoemt kwaliteitscriteria Stimuleert de kwaliteitsvolle uitvoering van taken en projecten en volgt de (tussentijdse) resultaten op Stelt de geleverde kwaliteit regelmatig ter discussie en spreekt anderen aan op de kwaliteit van het geleverde werk Stimuleert verbeteringsvoorstellen

Loyaal samenwerken

Trap 3 stimuleren van betrokkenheid     

Vertegenwoordigt de organisatie op passende wijze bij anderen en externe contacten Kan anderen motiveren en stimuleert de betrokkenheid met de organisatie Handelt in overeenstemming met de belangen van de organisatie Is mee verantwoordelijke voor de realisatie van de gewenste organisatiecultuur Draagt de doelen en waarden binnen en buiten de organisatie uit en verdedigt de belangen

Trap 3 creëren van samenwerkingsverbanden met en tussen andere afdelingen    

Werkt actief aan het creëren van een vertrouwensband met andere afdelingen Creëert structuren om de samenwerking met andere afdelingen te verbeteren Creëert een draagvlak voor problemen of beslissingen die de eigen afdeling overschrijden Draagt samenwerking als een belangrijke waarde uit en spreekt anderen hierop aan

Integriteit

Trap 2 discreet handelen   

Neemt verantwoordelijkheid voor eigen werk en komt open uit voor fouten Gaat zorgvuldig en discreet om met gevoelige of vertrouwelijke informatie Houdt vast aan normen, ook wanneer dit voor zichzelf niet de meest gunstige

5. 

keuze is Toont voorbeeldgedrag in respect, eerlijkheid en betrouwbaarheid

Zelfontwikkeling

Trap 3 zorg dragen voor een goed leerklimaat  Neemt verantwoordelijkheid op voor de eigen professionele ontwikkeling en werkt met een duidelijk plan voor de verbetering van de eigen prestaties  Neemt verantwoordelijkheid op voor de professionele ontwikkeling van anderen  Creëert een leerklimaat SPECIFIEKE COMPETENTIES Adviseren

Trap 2 alternatieven afwegen en innemen van standpunten, vertalen van beleid naar acties     

Plaatst dossiers of problemen in een ruimere context Onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en argumenten Verwerkt informatie en vormt deze om in meerjarenplan, afsprakennota, … Vertaalt het beleid naar concrete doelstellingen Participeert in kennisnetwerken

Ondernemen

Trap 2 ondernemerschap, verbeteringsgericht ondersteunen    

en vernieuwend handelen, anderen

Onderzoekt behoeften en neemt acties om de dienstverlening te optimaliseren Ziet nieuwe toepassingsmogelijkheden voor bestaande instrumenten Betrekt personen (binnen of buiten de eigen dienst) die te maken zullen hebben met de gevolgen van de verandering Stimuleert en ondersteunt anderen om verbeteringsgericht en/of vernieuwend te werken

Netwerken

Trap 2 leggen van nieuwe contacten, doorzien van belangen en posities van anderen    

Legt en onderhoudt nieuwe relaties met mensen in en buiten de organisatie uit wederzijds belang Kan relaties opbouwen en onderhouden met mensen Doorziet belangen en posities van anderen en kan daarmee omgaan Houdt bij eigen beslissingen rekening met de opdracht en belangen van andere diensten

Besluitvaardigheid

Trap 2 beslissingen nemen met onzeker resultaat  Kan beslissingen nemen op basis van onvolledige informatie of met onzeker resultaat  Kan alleen beslissen, zonder overleg met anderen  Beargumenteert de genomen beslissingen  Betrekt anderen bij de besluitvorming Leidinggeven

Trap 2 middellange termijn, resultaat- en ontwikkelingsgericht 

Zorgt ervoor dat mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog op een

6.    

gezamenlijke doelstelling Begeleidt medewerkers om hun competenties te ontwikkelen Bouwt overleg in met het team en stimuleert onderlinge communicatie Beloont medewerkers voor individuele en gezamenlijk behaalde resultaten Geeft ruimte en verantwoordelijkheid om initiatief te nemen

Delegeren

Trap 2 verantwoordelijk voor grotere of diverse kleinere dienst(en), ruimere taken en verantwoordelijkheden  Wijst opdrachten toe volgens kennis/ervaring en motivatie  Geeft medewerkers ruimte om beslissingen te nemen  Maakt de medewerker mee verantwoordelijk voor het eindresultaat  Staat open voor initiatieven van medewerkers Onderhandelen

Trap 2 onderhandelen in complexere situaties, verenigen van belangen    

Weerlegt de mening of bezwaren van anderen door middel van argumenten Brengt uiteenlopende visies, behoeften en standpunten samen Zoekt actief naar gemeenschappelijke belangen Hanteert argumenten die zoveel mogelijk aansluiten bij de belangen van de ander

Deze functieomschrijving is niet beperkend. Rekening houdend met de competenties kunnen bepaalde nieuwe taken toevertrouwd worden.

7.

 Vindictivelaan 1 8400 Oostende T 059/80 55 00 F 059/50 26 13 [email protected]

Personeel

Kandidatuur wervings- en bevorderingsselectie hoofd van de dienst Personeel (coördinator Uniek Dossierbeheer) in statutair verband

(invullen in hoofdletters!) $ Aan het College van Burgemeester en Schepenen Vindictivelaan 1 8400 Oostende (Aangetekend versturen of tegen ontvangstbewijs afgeven in de dienst Personeel) Ondergetekende Voornaam Naam

Geboortedatum Adres Telefoonnummer E-mailadres Stelt zich kandidaat voor deelname aan de wervingsselectie/bevorderingsselectie * voor hoofd van dienst (coördinator Uniek Dossierbeheer) bij de dienst Personeel. Hij/zij voegt hierbij een afschrift van het vereiste diploma (enkel voor de kandidaten die deelnemen aan de wevingsselectie) en een sollicitatiebrief met curriculum vitae.

Datum Handtekening Formulier 1310/32

* schrappen wat niet van toepassing is