Restauranttechniek 1
Vergaderapparatuur Als je als gastheer of gastvrouw een ruimte gereed moet maken voor een vergadering, dien je vooral rekening te houden met de grootte van de ruimte, het aantal gasten, de wensen van de opdrachtgever en de gewenste vergaderapparatuur. De plaats van deze apparatuur is bepalend voor de verdere inrichting van de ruimte. De apparatuur dient altijd voor het begin van de bijeenkomst getest te worden. In deze paragraaf wordt de volgende vergaderapparatuur beschreven: a. diaprojector b. filmprojector c. projectiescherm d. videorecorder en televisie e. beamer f. muziek- en geluidsapparatuur g. band- of cassetterecorder h. compactdisc speler i. cd-i speler j. overheadprojector k. flip-over l. viltstiftbord/ white board m. magnetisch bord n. krijtbord o. flanelbord p. telefax q. e-mail r. katheder a. Diaprojector De diaprojector projecteert stilstaande beelden op een projectiescherm. Er bestaan twee soorten diaprojectors. Diaprojectors met een cassette in de vorm van een trommel; deze wordt bovenop de diaprojector geplaatst en laat op het gewenste moment een dia zakken. De andere projector heeft een cassette in de vorm van een slede die in de diaprojector geplaatst wordt en op het gewenste moment een dia voor de lens schuift. De dia’s worden vooraf in de juiste volgorde in de cassettes geplaatst. De dia’s dienen ‘op z’n kop’ in de cassettes of sledes geplaatst te worden. Beide types kunnen op afstand bediend worden, zodat de presentator tijdens de presentatie met zijn gezicht naar de overige gasten gekeerd kan zijn. De diaprojector kan uitgevoerd zijn met een synchroon gekoppelde band- of cassetterecorder waarmee men bij elke dia gesproken tekst of muziek kan opnemen. Bij het opstellen van de diaprojector moet men rekening houden met de volgende punten: – het gereedzetten van het scherm. De juiste afstand ten opzichte van het scherm is onder andere afhankelijk van de lichtsterkte van de gebruikte lamp in de projector en de sterkte van de lens (bij een sterke lamp en lens kan de afstand groter zijn). Een zoomlens biedt de mogelijkheid tot een willekeurige opstelling ten opzichte van het scherm;
– – – –
–
; een verlengsnoer bij de hand houden; vooraf desgewenst een verstelbare projectietafel neerzetten; het op de juiste plaats zetten van de geluidsboxen; de stoelen zo plaatsen, dat alle gasten goed naar het scherm kunnen kijken en niet te dicht bij het scherm zitten (vlak bij het scherm is het beeld wazig); voorkomen van teveel lichtval. De ruimte behoeft men niet geheel te verduisteren, maar er mag geen lichtinval op het scherm zijn, want hierdoor vervaagt het beeld.
b. Filmprojector De filmprojector projecteert films op een projectiescherm. Er zijn filmprojectors met en zonder geluid. Aangezien de filmprojector met geluid het meest gebruikt wordt, zullen we ons tot deze projector beperken. Er zijn ook verschillen met betrekking tot de te gebruiken films. De professionele films worden meestal vertoond op 16 mm film en amateurfilms op 8 mm (super 8). Voor beide type films zijn verschillende projectoren nodig. Bij het opstellen van de filmprojector moet men rekening houden met de volgende punten: – houd de juiste afstand ten opzichte van het scherm; dit is onder andere afhankelijk van de lichtsterkte van de gebruikte lamp in de projector en de sterkte van de lens (bij een sterke lamp en lens kan de afstand groter zijn); – bepaal de juiste plaats van de geluidsboxen (indien boxen tegen een muur worden geplaatst, worden de lage tonen irritant versterkt); – plaats de stoelen zo dat alle gasten goed naar het scherm kunnen kijken en niet te dicht bij het scherm zitten; – voorkom lichtinval; er mag geen licht op het scherm vallen, want hierdoor vervaagt het beeld; – zet een verstelbare projectietafel en het projectiescherm van tevoren gereed. Nadelen bij het gebruik van een filmprojector zijn dat voor het vertonen van films de ruimte verduisterd moet worden en de projector tijdens het afdraaien veel geluid veroorzaakt. Plaats daarom de projector altijd achter in de ruimte. Ook het inzetten van films is een specialistisch werk. c. Projectiescherm Een projectiescherm is een filmdoek, waarop men beelden kan projecteren van een overheadprojector, diaprojector of filmprojector. Op het filmdoek is een fijne korrelige structuur aangebracht, meestal parelgrijs van kleur. Hierdoor wordt een goed contrast verkregen, hetgeen prettig is voor de ogen. Het filmdoek is voorzien van een oprolmechanisme. Dit oprolmechanisme is gemonteerd op een statief, dat in de hoogte verstelbaar is. Dikwijls gebruikt men een vaste opstelling, waarbij het oprolmechanisme in het
1
Restauranttechniek 1
plafond is ingebouwd. Voordeel hiervan is een langere levensduur. Bovendien neemt het geen ruimte in. Er wordt ook wel gebruik gemaakt van doorschijnschermen, waarbij de projector zich achter het scherm bevindt, dan kan de ruimte optimaal benut worden, omdat de projector niet tussen de gasten wordt opgesteld. Men hoeft niet te verduisteren of het licht uit te doen en het wisselen van de dia's leidt de gasten niet af. Nadeel is het kleine scherm.
– – – – –
de afstandsbediening om de presentatie vlot te laten verlopen; een laptop (met of zonder CD -rom); een videorecorder, ook hier komen programma’s vandaan; externe luidsprekers (afhankelijk van het model); een scherm.
d. Videorecorder en televisie De videorecorder is in combinatie met de televisie het meest gebruikte audiovisuele hulpmiddel bij de diverse activiteiten. In hotels worden de kamers voorzien van televisie. Indien deze apparaten worden aangesloten op één centraal systeem (dit wordt een gesloten circuit genoemd), kan men films vertonen of informatie over het hotel verstrekken. Ook wordt de televisie gebruikt in de kinderhoek van grote restaurants; hier worden dan kinderfilms vertoond. Er zijn verschillende systemen videorecorders in de handel. Deze systemen houden steeds verband met de te gebruiken soorten videobanden. Hier volgt een opsomming van de verschillende video- en DVD-systemen: – VHS – VHS super – U-matic – DVD Het VHS-systeem is het meest gebruikte systeem. Hiervan zijn op velerlei gebied films te koop of te huur. De videorecorder is via de antennekabel of een scartkabel verbonden met een televisie. De videorecorder behoefte niet in de directe nabijheid van de televisie te worden opgesteld. e. Beamer Een beamer is een multimediaprojector voor het geven van presentaties. Presenteren, instrueren en demonstreren op locatie komt in de moderne wereld steeds vaker voor. Elk bedrijf wil altijd goed voor de dag komen. Hoe professioneler het horecabedrijf is ingericht, des te groter is immers de kans, dat organisaties daar hun presentaties komen geven. Bij dit systeem worden computer, video en audio gecombineerd in één opvolging van kleuren, bewegingen en geluid. Het systeem is te gebruiken voor alle omstandigheden, van klaslokaal tot congresruimte. De ruimte hoeft niet verduisterd te worden. De beamer is ook te gebruiken bij videoconferencing. Voor informatieve presentaties is de theater opstelling aan te bevelen. Wilt u discussies, kies dan voor de conferentie- of carré-opstelling. De belangrijkste onderdelen van de beamer zijn: – de multimediaprojector met ingebouwde luidsprekers, met ingangen voor de – computer en video;
2
f. Muziek- en geluidsapparatuur Muziek in een restaurant is niet bedoeld om intensief te beluisteren. Zij heeft een duidelijke functie bij de bepaling van de sfeer en vormt een plezierige achtergrond bij de gesprekken. Let op de volgende zaken: – zet de muziek nooit te hard; – ga na welk repertoire de gasten prefereren; – zorg dat de muziek niet opeens uit is en er niemand van de gastheren is om de band/cassette of CD te verwisselen. Voor het ten gehore brengen van muziek in een openbare gelegenheid moet een premie ingevolge de Auteurswet worden voldaan. Deze premie wordt geïnd door BUMA (Bureau voor Muziek Auteursrecht). Soms komt het voor dat een horecabedrijf zijn gasten ‘levende muziek’ aanbiedt. De kosten hiervan zijn echter dermate hoog, dat men alleen bij sommige gelegenheden musici inschakelt, zoals met Kerstmis, Koninginnedag of andere speciale feesten. Naast de hoge kosten heeft levende muziek als nadeel dat zij meer op de voorgrond treedt dan mechanische achtergrondmuziek en dat men afhankelijk is van het repertoire van de musici. Men maakt daarom soms liever gebruik van voorbespeelde banden, cassettebandjes of compactdiscs. g. Band- of cassetterecorder Van de band- of cassetterecorder wordt nog steeds veel gebruik gemaakt. Er zijn apparaten in de handel die de hele dag automatisch kunnen doorspelen door middel van ‘autoreverse’. Autoverse wil zeggen dat aan het einde van een band automatisch de andere zijde wordt afgespeeld. Er zijn bedrijven die zich specialiseren in het leveren van achtergrondmuziek. Als men het gewenste repertoire opgeeft, krijgt men dit geleverd. Meestal wordt dit maandelijks omgewis-
Restauranttechniek 1
seld, waarbij het repertoire in een bepaalde sfeer blijft, maar toch steeds andere muziek ten gehore kan worden gebracht. Vanzelfsprekend kan een horecabedrijf ook zelf voorgespeelde cassettes kopen. h. Compactdisc speler Tegenwoordig wordt de cassetterecorder steeds meer vervangen door de compactdisc speler (cd-speler), waarin de modernste digitale technologie is verwerkt. Met een automatische cd-wisselaar kan men vrijwel ononderbroken naar muziek luisteren. Ook cd’s kunnen bij daarin gespecialiseerde bedrijven gehuurd worden. i. Cd-i speler De cd-i speler (compactdisc-interactief) combineert de mogelijkheden van beeld en geluid. Op de schijf zijn zowel geluid als ook beeld vastgelegd en deze kunnen met behulp van een cd-i speler en een televisiescherm worden weergegeven. Door gebruik te maken van een ‘besturingsapparaat’ kan de gebruiker via het beeldscherm zelf zijn weg door de aangeboden informatie kiezen. j. Overheadprojector De overheadprojector kan teksten, tekeningen en schema’s overhead (over het hoofd) van een ‘spreker’ projecteren op een projectiescherm. De belangrijkste onderdelen zijn: – het projectorhuis met bovenop het schrijfvlak (werkvlak). Het projectorhuis is meestal van metaal. Binnenin bevinden zich de lamp, spiegel, lens en de ventilator. De lamp is van het halogeentype. De spiegel onder de lamp zorgt ervoor dat de lichtstralen naar boven gericht worden. De lens is een platte lens (speciaal ontworpen voor de overheadprojector). Deze lens zorgt ervoor dat het licht gelijkmatig over het schrijfvlak wordt verdeeld. De lens wordt aan de bovenkant beschermd door het schrijfvlak, dat van glas is. De ventilator beschermt de projector tegen al te grote hitte (veroorzaakt door de halogeenlampen); – de geleidestang, deze geleidt de projectiekop bij het scherpstellen; – de projectiekop met spiegel en objectief. Deze is (verstelbaar) aan de geleidestang bevestigd. Bij het gebruiksklaar maken van de overheadprojector moet veel aandacht besteed worden aan de opstelling. De projector moet op een afstand van circa 2 meter van het scherm worden opgesteld. Het beeld moet overal scherp en even hoog en breed zijn. Dit kan men bereiken door het scherm even schuin neer te zetten als het objectief in de projectiekop. Om uit te testen of een goede opstelling bereikt is, kan op elke hoek van het schrijfvlak iets worden neergelegd. Als de silhouetten nergens vertekenen en overal scherp zijn, is de juiste opstelling bereikt.
Voordelen van de projector zijn dat hij kan gebruikt worden in een niet verduisterde ruimte (alleen direct invallend licht moet worden afgeschermd). De ‘spreker’ die de overheadprojector gebruikt, kan schrijven of iets aanwijzen en tegelijkertijd zijn ‘toehoorders’ aankijken, de overheadsheets (transparanten waarop wordt geschreven) kunnen van te voren worden gemaakt en er kunnen tijdens de presentatie opmerkingen bij worden geplaatst, alles kan ook in kleur worden uitgevoerd en geprojecteerd, de overheadsheets kunnen steeds opnieuw worden gebruikt en teksten, tekeningen en/of schema’s op papier kunnen gemakkelijk worden gekopieerd op de overheadsheets. Nadelen zijn dat het geen goedkoop visueel hulpmiddel is en dat het apparaat erg gevoelig is voor stof (verlies van lichtsterkte). Verder is de halogeenlamp zeer snel beschadigd en is vervanging kostbaar. Vaak wordt geprobeerd om te veel informatie op een overheadsheet vast te leggen. Deze informatie is dan vaak onleesbaar voor de kijkers. Na gebruik moet de overheadprojector blijven staan tot de lamp volledig is afgekoeld, anders bestaat de kans dat de lamp kapot gaat. Tijdens de presentatie moet het elektrische snoer goed worden weggewerkt, anders bestaat de kans dat de spreker erover struikelt. Het verdient aanbeveling om de overheadprojector in te bouwen in een verrijdbare tafel en na gebruik af te dekken met een stofkap en te zorgen voor een reservelamp.
k. Flip-over De flip-over is een blocnote op maxi-formaat, die leverbaar is in de maten 50 bij 80 centimeter en 100 bij 80 centimeter. De bovenkant van de vellen papier is in een ophangbeugel geschoven. De ophangbeugel is bevestigd aan een bord op een standaard die in de hoogte verstelbaar is en is voorzien van een bakje waarin de stiften liggen. Als schrijfmateriaal kan men gekleurd vetkrijt, viltstift met een dikke punt en houtskool gebruiken. Er is blanco, gelinieerd en geruit papier in de handel. Voordelen van de flip-over zijn dat het een tamelijk goedkoop visueel hulpmiddel is. Het papier kan men gemakkelijk losmaken van het bord; hierdoor is het mogelijk om teksten, tekeningen en schema’s van tevoren te maken. Andere
3
Restauranttechniek 1
voordelen zijn dat men tijdens de presentatie op de flip-over kan schrijven; en dat tijdens een presentatie de vellen naar achter kunnen worden omgeslagen en desgewenst ook steeds weer kunnen worden teruggehaald. Dit werkt tijdbesparend tijdens een vergadering of presentatie; de bladen worden immers veelal reeds van tevoren voorzien van teksten, tekeningen en/of schema’s. l. Viltstiftbord/white board Het bord is glimmend, glad en wit van kleur. Men schrijf erop met speciale viltstiften op waterbasis. Indien er op het witte bord geschreven wordt met viltstiften op alcoholbasis, dan is dit uiterst moeilijk te verwijderen. Het is dan ook aan te bevelen dat het horecabedrijf zelf voor de viltstiften zorgt. De taak van de gastheer is ervoor te zorgen dat er een schone droge doek of een speciale wisser klaarligt. Indien de verkeerde viltstiften gebruikt zijn, dient men het bord zo snel mogelijk met spiritus schoon te maken. Omdat het bord een glad en glimmend oppervlak heeft, spiegelt het als er direct licht opvalt. Bij de plaatsing van het bord moet men hier rekening mee houden m. Magnetisch bord Meestal is het witte bord van metaal vervaardigd, zodat er allerlei zaken, zoals bijvoorbeeld tekeningen, met behulp van magneetjes kunnen worden opgehangen. n. Krijtbord Krijtborden komen in velerlei vormen voor. Ze kunnen vast of beweegbaar aan de muur zijn bevestigd, maar ook op een ezel staan. Sommige bedrijven hebben een speciaal ophangsysteem aan de muur waar dan ook andere zaken (zoals projectiescherm, white board en flip-over) aan kunnen worden opgehangen. Het krijtbord wordt in de regel vervaardigd van hout, kunststof of metaal. De kleur van het schrijfgedeelte is zwart of groen. Voordelen van het krijtbord zijn dat het goedkoop is in aanschaf en eenvoudig in gebruik. Nadelen zijn dat alles wat opgeschreven wordt eenmalig is. Wanneer men verschillende besprekingen na elkaar heeft, moet men steeds hetzelfde verhaal opschrijven. Een krijtbord moet voor het gebruik goed schoon zijn. Dit kan bereikt worden door het eerst met een bordenwisser schoon te vegen en vervolgens met een vochtige spons. Zorg altijd voor voldoende krijtjes. o. Flanelbord Het flanelbord is een paneel dat strak bespannen is met groenkleurig flanel (dit is een ruwe stof). Het flanelbord wordt gebruikt om stroken papier met teksten, tekeningen en/of schema’s op te ‘plakken’. De achterkant van dit papier is vezelig, zodat het aan het flanel blijft kleven. De stroken papier zijn kant-en-klaar te koop, maar men kan ze ook zelf ver-
4
vaardigen door het papier aan de achterzijde met schuurpapier te beplakken. Een flanelbord vraagt weinig onderhoud (af en toe met de stofzuiger schoonmaken), de gebruiker kan zijn teksten van te voren gebruiksklaar maken en de teksten kunnen steeds opnieuw gebruikt worden. Een nadeel is dat er niet op het bord geschreven kan worden. p. Telefax Faxen, is één van de snelste manieren om schriftelijke informatie via de telefoonlijn te verzenden. Documenten worden door een fax gescand (gelezen) en over de telefoonlijn verzonden. Zij komen er bij de ontvanger uit als een kopie. Telefaxen zijn er van compact en goedkoop, met toch vele mogelijkheden, tot zéér geavanceerde machines. Telefaxen hebben de volgende mogelijkheden: – functietoetsen voor de meest gebruikte mogelijkheden; – kiesgeheugen; hierin kunnen de meest gebruikte faxnummers geprogrammeerd worden; – polling: een bericht wordt pas verzonden als de ontvanger zijn fax instelt (hij haalt als het ware het bericht op voor zijn eigen rekening); – fotomode; hiermee komen ook foto’s en kleine lettertjes duidelijk over; – terugbelbericht; met een druk op de knop kunt u aangeven dat de ontvanger even terug moet bellen; – zendreservering; tijdens de ontvangst van een bericht kan al een zendopdracht worden ingesteld; – uitgesteld verzenden; berichten worden op een vooraf geprogrammeerde tijd verzonden; – koppeling van faxen in een netwerk; hiermee kunnen meerdere faxen van een bedrijf aan elkaar gekoppeld worden. q. E-mail Electronische post (E-mail) is een systeem om getypte boodschappen en bestanden per computer te versturen over de hele wereld. Ook in steeds meer restaurants wordt hier gebruik van gemaakt (bijvoorbeeld voor het reserveren van een tafel).
Restauranttechniek 1
r. Katheder De katheder is een spreekgestoelte. Het is een soort hoge tafel waarop een schuin aflopende plank is gemaakt. Er bestaat ook een katheder die op tafel kan worden gezet. Het spreekgestoelte, dat soms ook nog in de hoogte verstelbaar is, is aan de voorzijde gesloten. Hierdoor ziet men van de spreker alleen het bovenlijf. De schuin aflopende plank dient om papieren op te leggen die de spreker tijdens zijn presentatie nodig heeft. Deze plank moet dan ook zo geplaatst zijn dat de spreker gemakkelijk kan lezen zonder te hoeven bukken. Het spreekgestoelte kan worden voorzien van een leeslampje en microfoons. Vaak zal een katheder aan de voorzijde worden voorzien van de naam en/of het vignet van het bedrijf. Voordeel is vooral bij grotere en belangrijke evenementen de ‘free publicity’ (vrije gratis publiciteit die het bedrijf krijgt in de media).
5
