7.2 Relaties met onze leveranciers en dienstverleners
> Een bezoeker onthalen
Met welke regels en principes moet ik rekening houden bij de gunning en uitvoering van aanbestedingen?
Sleutelvragen
?
• Is die persoon die alleen in de gang staat een medewerker van Infrabel of is het een bezoeker die moet worden begeleid? • Weet ik wel zeker dat ik mijn bezoekers juist en volledig heb geïnformeerd over het openbaar vervoer in de buurt, de parkeermogelijkheden, de ingang waar ze zich moeten aanmelden en het lokaal waar de vergadering plaatsvindt? • Moet ik zorgen voor een geel vestje of persoonlijke beschermingsmiddelen (veiligheidsschoenen, helm ...)?
!
Alarmsignalen • Ik zie bezoekers rondlopen en let er niet op of ze begeleid worden. • Ik breng mijn bezoekers niet op de hoogte van de geldende veiligheidsregels.
ff Context Infrabel werkt regelmatig samen met andere bedrijven: leveranciers, aannemers, onderaannemers ... Als we het verder over “leveranciers” hebben, bedoelen we daarmee alle externe partners die werken en diensten voor ons uitvoeren of ons goederen leveren. Als overheidsbedrijf is Infrabel onderworpen aan de wet op de overheidsopdrachten. Die legt erg strikte criteria en procedures op. In dit hoofdstuk herinneren we u aan bepaalde wettelijke bepalingen en principes. We lichten ook de deontologische regels toe die in de verschillende fasen van de gunning en uitvoering van opdrachten van leveringen, werken en diensten moeten worden nageleefd. Dit hoofdstuk geldt voor alle personeelsleden van Infrabel die een rol spelen in de diverse fasen van de gunning en uitvoering van aanbestedingen. Dit wil zeggen, vanaf de bekendmaking van een aanbesteding, de selectie van kandidaturen, de opstelling van een bijzonder bestek, de analyse van de offertes, de bijbehorende onderhandelingen en tot de uitvoeringsfase van de opdracht voltooid is. Deze regels slaan uitsluitend op de relaties tussen medewerkers van Infrabel en hun leidinggevenden. Derden kunnen dus in geen geval rechten ontlenen aan dit document en ze kunnen het in geen geval tegen Infrabel inroepen. Dit hoofdstuk is van toepassing zonder afbreuk te doen aan de wettelijke en regelgevende bepalingen inzake opdrachten, de bepalingen van het strafwetboek en de bepalingen die in het statuut van het personeel en de toepasselijke reglementen zijn opgenomen.
98
99
Elk hoofd van een eenheid die betrokken is bij deze materie moet: • erop toezien dat zijn medewerkers een goede kennis hebben van de wetgeving op de aanbestedingen. • de inhoud van dit gedeelte meedelen aan de medewerkers van zijn eenheid die het moeten toepassen. De dienst die verantwoordelijk is voor de aanbesteding (I-P, I-I.61 of I-TN.3) moet u beschouwen als een bevoorrechte partner in de relaties met de leverancier. Met vragen of twijfels kunt u altijd bij hen terecht. Overeenkomstig het beleid van Infrabel rond informatiebeveiliging behandelt u elk contractueel document als “vertrouwelijk”. Het gaat om documenten die worden opgesteld: • tijdens de gunningsfase van de opdracht (bijzonder bestek, offertes, notulen van onderhandelingsvergaderingen, brieven, faxen, mails tussen Infrabel en de leverancier). • tijdens de uitvoeringsfase van de opdracht (bestellingen, facturen, notulen van vergaderingen, brieven). Welke maatregelen u moet nemen om vertrouwelijke informatie te behandelen, vindt u in de documenten waarin de procedure van Infrabel rond informatiebeveiliging beschreven staat (zie bijlage 2 Referenties en documenten, p. 160).
7.2.1 Informele marktconsultatie De marktconsultatie gebeurt door middel van door de wet bepaalde gunningsprocedures. Voordat de procedure is opgestart, hebt u daarom geen informele contacten met potentiële kandidaten. Die contacten kunnen hen immers voordelen opleveren of de aankoopstrategie van Infrabel verzwakken. Zulke informele contacten zijn alleen toegestaan als ze louter de bedoeling hebben om de toestand van de markt in de betrokken sector te verkennen. Zelfs dan moeten ze tot een minimum beperkt blijven. Ze hebben alleen plaats in overleg met de dienst die verantwoordelijk is voor de aanbesteding. Het komt voor dat tegelijk nog een andere, gelijkaardige aankoopprocedure loopt voor de gunning van een opdracht. In dat geval moet u wachten tot die voltooid is vooraleer u zich tot de leverancier wendt. U houdt zich strikt aan de gunningsprocedures die Infrabel heeft vastgelegd. U waakt erover dat u de acties van de diensten die voor de aanbestedingen verantwoordelijk zijn niet verstoort, zodat Infrabel de best mogelijke contractvoorwaarden in de wacht kan slepen.
U neemt in elk geval de volgende voorzorgen: • Als u voor langere tijd uit uw kantoor weggaat, bewaart u contractuele documenten in een kast die u met een sleutel afsluit. • In het openbaar – en zeker op de trein – spreekt u nooit over onderwerpen die met een aanbesteding verband houden, tenzij u vooraf goed hebt nagegaan wie zich in de buurt bevindt. ff Gedragslijn In al mijn relaties met leveranciers van Infrabel zorg ik er altijd voor dat ik handel in het belang van het bedrijf. Ik waak erover dat ik bedrijven die deelnemen of kunnen deelnemen aan procedures voor overheidsopdrachten onpartijdig behandel.
100
101
7.2.2 Bij de gunning van de opdracht De dienst die verantwoordelijk is voor de aanbesteding moet erop toezien dat de wet op overheidsopdrachten wordt nageleefd. Daarom coördineert hij de hele gunningsprocedure, in samenwerking met de interne klant en met de andere diensten die bij die procedure betrokken zijn. Die dienst beheert ook de contacten met de leveranciers. U stelt de bekendmaking van de aanbesteding, het bijzonder bestek en alle aanbestedingsdocumenten op zo’n manier op dat ze voor Infrabel een optimaal resultaat in de hand werken. U respecteert daarbij de concurrentieprincipes en waakt erover dat u alle potentiële inschrijvers gelijk behandelt. Als u die documenten opstelt, mag u op geen enkele manier een bedrijf of natuurlijke persoon van buiten Infrabel daarbij betrekken. Dat kan enkel in uitzonderlijke gevallen en alleen in overleg met de dienst die verantwoordelijk is voor de aanbesteding. In sommige gevallen wordt gebruikgemaakt van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Dat betekent dat de procedure niet voor alle potentiële concurrenten openstaat. U past die specifieke onderhandelingsprocedure uitsluitend toe in de gevallen die limitatief worden opgesomd in de wet. Zelfs in die gevallen raadpleegt u – als dat mogelijk is – verschillende bedrijven. Die bedrijven moeten objectief worden gekozen. • Ik let erop dat ik een leverancier geen informatie geef die hem in de gunningsprocedure zou kunnen bevoordelen. Als ik een leverancier iets moet meedelen of vragen, meld ik dat aan de dienst die verantwoordelijk is voor de aanbesteding. Die dienst geeft de mededeling of de vraag dan zelf door, volgens een procedure die strookt met de wet op de overheidsopdrachten, en bezorgt mij ook de antwoorden van de leverancier. Als ik belast ben met de analyse van de kandidaturen, doe ik dat zorgvuldig en onpartijdig. Ik steun hiervoor op de selectiecriteria die vooraf bij de bekendmaking van de opdracht werden vastgelegd.
102
Als ik belast ben met het onderzoek van de offertes, doe ik dat zorgvuldig en onpartijdig. Ik steun me op de gunningscriteria die vooraf in het bijzonder bestek zijn vastgelegd. In al mijn contacten met derden ben ik zo discreet mogelijk. Dat geldt overigens ook voor mijn contacten met personeelsleden die niet bij de gunningsprocedure betrokken zijn. Ik geef derden (inclusief de inschrijvers zelf) geen informatie over het aantal en de inhoud van de offertes, over de identiteit van de inschrijvers of over het interne onderzoek en de vergelijking van de offertes. In sommige procedures voor overheidsopdrachten kunnen informatievergaderingen worden georganiseerd met de geselecteerde kandidaten om uitleg te geven over de inhoud van de aanbestedingsdocumenten. Die vergaderingen worden altijd georganiseerd door de dienst die verantwoordelijk is voor de aanbesteding, in aanwezigheid van vertegenwoordigers van de technische dienst. Bij onderhandelingen met meerdere inschrijvers waak ik erover dat iedereen dezelfde kansen heeft om zijn offerte eventueel te verbeteren. Voorbeelden: • Als de inschrijvers worden verzocht een nieuwe prijs in te dienen, dan moet dat gebeuren door de dienst die verantwoordelijk is voor de aanbesteding. Hij doet dat schriftelijk en voor iedereen op dezelfde manier. • Men mag niet toelaten dat een inschrijver zijn offerte aanzienlijk verbetert zonder, indien mogelijk, dezelfde kans te bieden aan andere inschrijvers waarmee wordt onderhandeld. De betrokken diensten stellen een verslag op met een offertevergelijking. Dat behoorlijk gemotiveerde verslag moet een zo duidelijk en nauwkeurig mogelijke argumentatie bevatten over de vergelijking van de contractvoorwaarden van elke offerte, waarbij men zich zal baseren op de gunningscriteria van het bijzonder bestek.
103
7.2.3 Bij de uitvoering van de opdracht
7.2.4 Belangenconflicten bij overheidsopdrachten
Als verantwoordelijke voor de uitvoering van een opdracht doe ik onder meer het toezicht op de uitvoering van de opdracht of het beheer van het contract. Ik zorg er altijd voor dat ik de belangen van het bedrijf bescherm. Dat doe ik met name als ik de uitgevoerde hoeveelheden verifieer, en de vorderingsstaten, de keuringen en de opleveringen controleer. Ik zie er ook op toe dat de contractvoorwaarden worden nageleefd. Indien die voorwaarden moeten worden aangepast, neem ik contact op met de dienst die verantwoordelijk is voor de aanbesteding. Die waakt erover dat onderhandelingen over nieuwe voorwaarden op zo’n manier worden gevoerd dat ze gunstig zijn voor Infrabel. Ik controleer zorgvuldig of de opdrachtnemer al zijn contractuele verplichtingen nakomt. Als gebreken worden vastgesteld, neem ik de gepaste wettelijke maatregelen.
Sleutelvragen
?
• Ken ik de dienst die bevoegd is (I-P, I-I.61 of I-TN.3) om overeenkomsten te sluiten met dienstverleners? • Als ik bij een selectieprocedure betrokken ben, ben ik dan op de hoogte van de te volgen procedure?
!
Alarmsignalen • Ik voel me persoonlijk betrokken bij een leverancier of extern bedrijf: ik heb het gevoel dat ik hen iets verschuldigd ben of me erkentelijk moet tonen.
Ik ken een uitstekende informaticaconsultant. Hij is de broer van een vriend van me. Mag ik gebruik maken van zijn diensten? ff Context Een belangenconflict ontstaat wanneer een personeelslid zo door zijn contacten met leveranciers wordt beïnvloed dat de belangen van Infrabel worden geschaad. De wet bepaalt in welke gevallen sprake is van een belangenconflict (zie bijlage 4, p. 174). Infrabel rekent erop dat al zijn medewerkers op hun hoede zijn als ze voor Infrabel handelen. Eventuele belangenconflicten moeten ze in alle openheid aankaarten. Het personeel van Infrabel moet altijd objectieve beslissingen nemen en mag geen enkele schijn van partijdigheid wekken. Personeelsleden moeten tegenover (potentiële) partners hun onafhankelijkheid en objectiviteit bewaren, zodat ze uitsluitend in het belang van Infrabel handelen. Ze mogen hun positie in het bedrijf nooit gebruiken om ongeoorloofde voordelen te verkrijgen. Bovendien treden ze altijd discreet en terughoudend op. De teamverantwoordelijken passen nauwgezet en gewetensvol de procedures toe die de objectiviteit van hun beslissingen moeten waarborgen. Dat geldt in het bijzonder voor de procedures die te maken hebben met de gunning of uitvoering van overheidsopdrachten. Ze dulden geen enkele vorm van discriminatie. Als teamverantwoordelijken bij een procedure van gunning en/ of de uitvoering van een opdracht betrokken zijn, waken ze erover dat ze geen enkel – al dan niet gegrond – vermoeden van partijdigheid, favoritisme of oneerlijkheid wekken.
• Ik maak een aanbesteding “op maat” voor een dienstverlener die ik vooraf heb uitgekozen. • Ik heb aan bedrijf x of y beloofd dat het een opdracht voor Infrabel kan binnenhalen.
104
>>>
105
ff Gedragslijn Mijn persoonlijke belangen mogen geen enkele rol spelen in wat ik voor rekening van Infrabel doe. Ze mogen evenmin tot belangenconflicten leiden. Dat geldt voor elke situatie waarin mijn beoordelings- of beslissingsvermogen kan worden beïnvloed door directe of indirecte banden die ik met een leverancier onderhoud. Die banden zijn direct als ik er persoonlijk bij betrokken ben, indirect als het gaat om banden van gezinsleden of verwanten. Ik ken artikel 10 van de wet van 24 december 1993 betreffende overheidsopdrachten (zie bijlage 4, p. 174) en hou er rekening mee. Voor meer uitleg over de consequenties van dat artikel kan ik steeds terecht bij de dienst I-F3 (Legal Affairs). Door de veelvuldige contacten die ik met een leverancier heb, kan een vriendschappelijke band groeien tussen mij en mijn gesprekspartners. Ik waak erover dat die vriendschappelijke relaties niet samenvallen met mijn zakelijke relaties. Anders kan de indruk ontstaan dat persoonlijk favoritisme een rol heeft gespeeld in een beslissing. Als ik vriendschapsbanden aanknoop met een leverancier, breng ik mijn teamverantwoordelijke en de dienst die verantwoordelijk is voor de aanbesteding daarvan op de hoogte. In dat geval let ik erop dat ik voor rekening van Infrabel geen rol speel in de zakelijke relatie met die leverancier, tenzij ik daarvoor de schriftelijke toestemming krijg van mijn hiërarchie.
Sleutelvragen
?
• Wat moet ik doen als ik weet dat een leverancier verwant of persoonlijk bevriend is met een medewerker van Infrabel die belast is met de selectie? • Als de leverancier een persoonlijke vriend is, tast dat de kwaliteit van mijn werk binnen Infrabel aan? • Kunnen mijn collega’s denken dat het de kwaliteit van mijn werk aantast? • Levert mijn relatie met de leverancier voordelen op voor mijzelf of mijn gezin? • Bestaat het gevaar dat dit mijn beslissingsvermogen bij Infrabel beïnvloedt? • Heb ik het gevoel dat ik de leverancier – op welke manier dan ook – iets verschuldigd ben? • Zou ik in moeilijkheden komen als mijn collega’s bij Infrabel van de situatie op de hoogte zouden zijn?
!
Alarmsignalen • De gekozen aannemer biedt niet de beste voorwaarden of de beste prijs. • Sommige doorslaggevende voorwaarden komen niet uitdrukkelijk in de offerte voor. • Ik geneer me tegenover mijn collega’s omdat ik van de leverancier bepaalde voordelen heb gekregen.
106
107
7.2.5 Cadeaus en giften Een aannemer wil me een cadeau met een symbolische waarde geven. Moet ik zoiets altijd weigeren? Als teamverantwoordelijke wil ik een klant een cadeau geven. Mag dat? ff Context Cadeaus met een symbolische waarde zijn gebruikelijk in zakelijke relaties. In het algemeen mag u ze aanvaarden. U moet dan wel uw gezond verstand gebruiken, gematigd zijn en uw objectiviteit op geen enkele manier laten aantasten. Een kleine attentie of een klein cadeau of gunst kunnen waardering en erkentelijkheid uitdrukken. Het kan daarbij gaan om tastbare cadeaus, maar ook om een attentie in de vorm van ontspanning, een korting, gratis professioneel advies of een opleiding. Als u giften of cadeaus aanvaardt, kan dat de onafhankelijkheid en integriteit van Infrabel in gevaar brengen. Anderzijds is het soms gebruikelijk dat commerciële partners elkaar een cadeautje geven.
ff Gedragslijn Ik mag een cadeau aanvaarden, voor zover ik daarbij niet het gevoel krijg dat ik in ruil daarvoor iets verschuldigd ben. Ik waak er ook over dat het cadeau niet op die manier kan worden geïnterpreteerd. Ik blijf voorzichtig en gebruik mijn gezond verstand om uit te maken wat ik kan aanvaarden. Als ik twijfel, vraag ik mijn teamverantwoordelijke om raad. • Ik aanvaard alleen gebruikelijke cadeaus die een symbolische waarde hebben en die uitsluitend als een blijk van beleefdheid kunnen worden geïnterpreteerd. Bij twijfel vraag ik mijn teamverantwoordelijke om advies. • Ik weiger beleefd maar beslist elk cadeau dat me misplaatst lijkt. Als het te gevoelig ligt om het zelf te weigeren, vraag ik mijn teamverantwoordelijke om het in mijn plaats te doen. Ik vraag leveranciers nooit om een gift of bijdrage. Ik geniet nooit persoonlijk van prestaties of financiële voordelen die bestaande of potentiële leveranciers van ons bedrijf mij aanbieden. Evenmin laat ik anderen daarvan genieten. Als teamverantwoordelijken van Infrabel zelf een cadeau willen geven, dan kiezen ze een cadeau met symbolische waarde (en met het logo van Infrabel erop) dat bestemd is voor strikt persoonlijk gebruik. Cadeaus voor externe professionele partners kunt u aanvragen bij de dienst Corporate & Public Affairs.
108
109
7.2.6 Uitnodigingen voor evenementen, seminaries en studiereizen
> Telefoon
Sleutelvragen
?
• Waarom krijg ik uitgerekend nu zo’n cadeau? • Welke redenen heeft de schenker om me zo’n cadeau te geven? • Verwacht hij een tegenprestatie? • Is het cadeau eigenlijk niet te duur, gezien de context? • Kan het cadeau mijn objectiviteit beïnvloeden? • Kan het – op welke manier dan ook – mijn onpartijdigheid aantasten? Kan het bij anderen die indruk wekken? • Kom ik in de problemen of voel ik gêne als ik het cadeau aan collega’s of vrienden zou laten zien?
Een van onze leveranciers nodigt me uit voor een sportevenement in Parijs. Hij betaalt alles, ook de verplaatsings- en verblijfkosten. Wat moet ik doen? Een leverancier nodigt mij uit om zijn fabriek te komen bezoeken. Mag ik op die uitnodiging ingaan? ff Context Soms worden medewerkers door partners van Infrabel uitgenodigd voor sportieve, culturele of sociale evenementen, seminaries of studiereizen. Of u daarop ingaat, bekijkt u in functie van de belangen van Infrabel. In elk geval gedraagt u zich als vertegenwoordiger van het bedrijf. Zulke uitnodigingen moeten in elk geval redelijk en bescheiden blijven. Dat zijn ze niet als ze de indruk wekken dat u degene die u uitnodigt iets verschuldigd bent.
!
Alarmsignalen Het is verboden een cadeau of een attentie aan te bieden, te geven of te ontvangen indien: • daardoor de wetten of reglementen worden overtreden. • ze worden aangeboden in geld of een equivalent daarvan (vb. cadeaubonnen, leningen, aandelen of opties op aandelen). • in ruil voor het cadeau een tegenprestatie wordt verlangd (ook al heeft het cadeau slechts een geringe waarde).
110
111
ff Gedragslijn Als (potentiële) leveranciers van Infrabel me gratis uitnodigen voor een sportief, cultureel of sociaal evenement, dan neem ik daaraan deel, op voorwaarde dat: • de waarde van die evenementen – zowel apart bekeken als op jaarbasis – redelijk en bescheiden blijft. • niemand het kan interpreteren als een compensatie voor een verleende of verhoopte dienst of tegenprestatie. • het commercieel te verantwoorden is. • het Infrabel of de medewerker in kwestie niet in verlegenheid kan brengen als de uitnodiging openbaar wordt gemaakt. Moet ik me voor de uitnodiging ver verplaatsen of duurt het evenement ongebruikelijk lang, dat moet de teamverantwoordelijke me daarvoor eerst de toestemming geven. Die toestemming krijg ik in de vorm van een opdrachtorder. Bij twijfel kan mijn teamverantwoordelijke de Compliance Officer contacteren voor advies. Gaat de uitnodiging uit van een bedrijf dat kandidaat of inschrijver is bij een lopende procedure, dan ga ik daar in geen geval op in. Als een leverancier me uitnodigt voor een fabrieksbezoek, een technische audit, een studiereis of een seminarie, dan ga ik daar alleen op in als het programma professioneel van aard is en direct verband houdt met mijn functie. Krijg ik de opdracht om een technische audit of een oplevering uit te voeren, dan waak ik erover dat ik me tegenover de leverancier altijd volledig onafhankelijk opstel. In elk geval moet ik in alle vrijheid een verslag van mijn bezoek kunnen opmaken. Ik zie er op toe dat alle onkosten van de opdracht (logies, maaltijden, verplaatsing ...) ten laste vallen van Infrabel, behalve indien het bijzonder bestek dat anders bepaalt.
112
Sleutelvragen
?
• Past het evenement in het gewone kader van de zakenrelatie (gaat het bijvoorbeeld om een traditie)? • Krijg ik het gevoel dat ik een voordeel of een gunst geniet? • Heb ik een idee van de economische waarde van de uitnodiging?
!
Alarmsignalen • Infrabel zou zijn zakenrelaties nooit voor zo’n evenement kunnen uitnodigen. • Ik zou het moeilijk hebben om mijn deelname aan het evenement of de studiereis tegenover anderen te verantwoorden. • Ik neem deel aan een evenement of bedrijfsbezoek zonder dat mijn collega’s daarvan op de hoogte zijn.
113
7.2.7 Zakenmaaltijden Een van onze leveranciers heeft me uitgenodigd voor een zakenlunch. Mag ik daarop ingaan? ff Context Zakenmaaltijden zijn bedoeld om bestaande zakelijke relaties met leveranciers te versterken. Ze kunnen ook vastgelopen onderhandelingen tussen de leverancier en Infrabel terug op gang helpen en zo een win-winsituatie creëren.
Sleutelvragen
?
• Past de maaltijd in het gewone kader van de zakenrelatie (gaat het bijvoorbeeld om een traditie)?
ff Gedragslijn
• Krijg ik het gevoel dat ik een voordeel of gunst geniet?
Ik dring niet aan op zakenmaaltijden en lok ze niet uit. Ik aanvaard ze alleen als ze niet onredelijk vaak voorkomen. Ik let er wel op dat de zakelijke relatie in evenwicht blijft en zorg voor wederkerigheid.
• Heb ik een idee van de economische waarde van de uitnodiging?
!
Alarmsignalen • Ik ga uit eten met zakenrelaties zonder dat mijn collega’s dat weten. • Mijn collega’s of mijn teamverantwoordelijke hebben me er al op gewezen dat ik toch wel vaak inga op een uitnodiging voor een zakenlunch.
114
115
