slajdologie TAjemsTví TvoRbY skvělýCh pRezeNTACí
NANCY DUARTová
BizBooks Brno 2012
00-uvod.indd 1
13.1.2012 13:36:21
slajdologie Tajemství tvorby skvělých prezentací Nancy Duartová Překlad: Jana Kalová Jazyková korektura: Martina Mojzesová Sazba: JoshuaCreative, s. r. o. Design a obálka: Diandra Macias Odpovědná redaktorka: Martina Skovajsová Technický redaktor: Jiří Matoušek
Authorized Czech translation of the English edition of slide:ology ISBN: 9780596522346 © 2008, Nancy Duarte. This translation is to be published and sold by permission of O'Reilly Media, Inc., the owner of all rights to publish and sell the same. Objednávky knih: www.albatrosmedia.cz
[email protected] bezplatná linka 800 555 513 ISBN 978-80-265-0009-4 Vydalo nakladatelství BizBooks v Brně roku 2012 ve společnosti Albatros Media a. s. se sídlem Na Pankráci 30, Praha 4. Číslo publikace 15917. © Albatros Media a.s. Všechna práva vyhrazena. Žádná část této publikace nesmí být kopírována a rozmnožována za účelem rozšiřování v jakékoli formě či jakýmkoli způsobem bez písemného souhlasu vydavatele. 1. vydání
00-uvod.indd 2
13.1.2012 13:36:21
Mým klientům, mým zaměstnancům, mé rodině a mému Stvořiteli. Byla to báječná jízda!
00-uvod.indd 3
13.1.2012 13:36:21
Ohlasy na knihu slajdologie „Jakou máte omluvu pro své dlouhé, nudné a zbytečné prezentace – teď, když je na trhu Nancyina kniha?“ Guy Kawasaki spoluzakladatel internetového portálu Alltop a autor knihy The Art of Start (Umění rozjezdu, Pragma 2010) „Je to dechberoucí kniha! Nancy napsala poučnou publikaci, která nás provede světem umění a vědy skrývajícím se v prezentacích, knihu, která tu dlouho chyběla. Pokud tento obor berete vážně, nedovedu si představit, že byste pokračovali ve své práci bez předchozího prostudování této knihy. Prostudujte ji, zapamatujte si ji a podělte se o ni.“ Seth Godin autor knihy Really Bad PowerPoint „Nadčasová pravidla popsaná v této nedostižné knize jsou dodržována většinou úspěšných řečníků šířících svoje úžasné myšlenky na konferencích TED. Pokud ji pošleme všem budoucím řečníkům už ve chvíli, kdy nám potvrdí svoji účast, bude to sázka na jistotu!“ Tom Rielly konference TED
„Již dlouho jsem na Nancy naléhal, aby svou více než dvacetiletou zkušenost převedla do tištěné podoby, a její kniha slajdologie předčila všechna moje očekávání. Vytvořila encyklopedii, kde na každé stránce najdete teorii, pravidla, anekdoty, příklady a reálné případové studie. Vytvořila encyklopedii vhodnou pro kohokoli, kdo se chystá prezentovat. Můžete ji mít na svém notebooku uloženou po celá léta a vracet se k ní, kdykoli budete potřebovat. Už není žádný důvod používat staré nudné odrážky – je na čase uvolnit sílu vašich vlastních vizuálních příběhů!“ Cliff Atkinson Autor knihy Beyond Bullet Points (Působivé prezentace v PowerPointu 2007, Computer Press 2008) „Konečně dal někdo dohromady tolik potřebnou knihu následující odkaz Tufteovy trilogie!“ Raymond Nasr bývalý ředitel pro komunikaci ve společnosti Google „Tuto knihu je potřeba vstřebávat pomalu, stejně jako dobré víno nebo skvělý jazz. Pomalu do vás bude pronikat a udělá z vás odborníka na prezentace. Těším se na celosvětový nárůst kvality prezentací, jehož zdroj bude možné zpětně dohledat právě až v této knize.“ Ric Bretschneider programový manažer, senior, Microsoft Office PowerPoint
00-uvod.indd 4
13.1.2012 13:36:21
„Pokud budete někdy v rámci své profese prezentovat, MUSÍTE slajdologii mít. Je v ní více než jen slajdy a design – najdete v ní i inspiraci a rady týkající se komunikace. Tato kniha pomůže – začátečníkům nebo profesionálům – dostat se na vrchol. Jednoduše a kreativně.“ Bert Decker výkonný ředitel společnosti Decker Communication „Nancy Duartová uhodila hřebíček na hlavičku. Uvědomuje si, že v návrhu snímků pro prezentace jde spíše o podporu přednášejícího než o hezké obrázky. Požadavky světa obchodu designéry často dohánějí k vytváření snímků do hrůzných dokumento-prezentací, hybridů, které neslouží žádnému z těchto účelů – ani ryba, ani rak. Nancy tomuto tlaku vždy odolávala a svým klientům dodávala správně graficky upravené prezentace – a teď svoje koncepty nabízí i svým čtenářům. Její styl prezentací, který již teď představuje podstatu komunikace ve světě obchodu, se může stát základním kamenem účinného grafického návrhu.“
„Jednoduchý a jedinečný duartovský styl designu pomáhá vytvářet nezapomenutelné příběhy.“ Robert Haskitt marketingový ředitel ve společnosti Microsoft Advertising „slajdologie je krásně uspořádaný, praktický průvodce vytvářením vizuálně efektivních prezentací. Nancy v ní navazuje na předchozí práce, ale zároveň nabízí novou a svěží perspektivu. Ostatní autoři se při psaní svých publikací zaměřili na plánování, organizaci, psaní a verbální dovednosti, ale Nancy byla první, kdo upozornil na důležitost vizuálních nástrojů při přípravě prezentací. V knize plné vizuálních příkladů nám ukazuje správnou rovnováhu mezi teorií a uplatněním v praxi.“ Tom Crawford výkonný ředitel společnosti VizThink
Jerry Weissman autor knihy The Power Presente,
00-uvod.indd 5
13.1.2012 13:36:21
Poděkování
•Alex •Anne •Dan •Doug Elia Lisa •Marisa Paul •Scott
•Adam Jill Jo Laura Rob •Ryan
•Amanda •Kevin Michael Ron Stephanie •Vonn
Tým pro podnikový software
•Brent Emily •Eric Dave Daniel Melissa •Ryan
Tým pro sítě
Ed Ellen Drew Jessica Nicole Steve Robin
•Betsey Brooke Denise •James Kristin •Sarena •Yvette
Tým pro telekomunikace
Tým pro témata biomedicíny
•Chris •Darlene •Erik Harris Josiah •Zach
Zákaznický tým
Bill Carol •Kerry M Mary Melinda Terri Tricia •Trish
Administrátorský tým
Zelený tým
Tým pro rizikové podnikání
Andrew Derek •Jorge Kristin •Shirley •Ted
Tým pro seniorské programy
Paula Teschová asistentka marketingu Diandra Maciasová kreativní ředitelka
Co bychom si počali bez Tvého smyslu pro humor, svačin, fotografií a lukostřeleckých schopností?
Táhneš to se mnou již patnáct let a pomohla jsi mi přetvořit společnost Duarte do její dnešní podoby. Tvoje přátelství mne hluboce dojímá a tvoje úsilí poskytovat vynikající design mi bere dech.
Dan Post viceprezident Account Services Michaela Kastlová designérka Jsi můj andílek, kterého mi poslali z Prahy, aby mi pomohl tuto knihu zrealizovat. Tvoje designérské schopnosti a houževnatost jsem vyloženě potřebovala a každá minuta, kdy jsme spolu pracovaly, mi byla velkým potěšením.
Michael Moon kreativní ředitel Mluvil jsi mi do psaní a nabádal lidi, aby si tuto knihu koupili. Doufám, že se ti vede dobře. Děkuji Ti za pomoc se strukturou, obsahem a výběrem slov. Díky Tobě je tato kniha lepší.
Převzal jsi odpovědnost za obchodní záležitosti. S vědomím, že je naše kormidlo vedeno tvou moudrostí a zkušenostmi, jsem spala jako mimino. Nikdy se mi ani nesnilo, že někoho, jako jsi ty, najdu.
• Osoby, které se významně podílely na vzniku knihy.
00-uvod.indd 6
13.1.2012 13:36:23
Steve Weiss Sara Peyton
Dennis Fitzgerald Suzanne Caballero
O’REiLLY
Dan Brodnitz
Judy Walthers von Alten Bert Decker Bob Horne Catherine Nunes Cliff Atkinson Jennifer Van Sijll Jerry Weissman Jim Endicott Ron Ricci Stephen Few
Judy Hansen Andrey Webb
Paula Breen
Elaine Cummings
Mark Sarpa Print HQ
ViSTAGE 3194
Barbara Bates Eastwick
LiDé, KTEřÍ OVLiVNiLi KNiHU
Ashley Wilkinson Garr Reynolds
Adobe Al Gore Apple Chick-Fil-A Cisco Citrix Department of Energy Electronic Arts Food Network Google Hewlett Packard HGTV intel intuit Logitech Kleiner Perkins Medtronic Microsoft Mozilla NetiQ NOAA Nortel Patagonia Pfizer SAP SunPower Symantec TiVo Vantage Point WebEx Wells Fargo William McDonough
NAši MiLOVANÍ KLiENTi
Sheri Benjamin
Cathy Deb Donna John Marco Matt Ron Sandy
PřáTELé
říká se, že pokud za život potkáte alespoň pět skutečných přátel, jste boháči. Já jsem odporně bohatý člověk.
Nancy Duartová ředitelka společnosti Duarte
Mark Duarte finanční ředitel společnosti Duarte Jsi láskyplným přítelem, milujícím mne za všech okolností.
Joe RODiNA
Rodině Childsových a Duartových. Děkuji za vaši dlouholetou podporu. Přála bych si, aby tu tatínek a babička byli a mohli se z úspěchu těšit s námi.
00-uvod.indd 7
Anthony, Rachel & Chris S důvěrou následujete svůj osud, čímž mi značně usnadňujete práci. Děkuji, že mi věříte stejně, jako já věřím vám. (Chris tuto knihu pojmenoval a také vytvořil naše webové stránky.)
Bear
Necessity
13.1.2012 13:36:28
00-uvod.indd 8
13.1.2012 13:36:28
Obsah ÚVOD
KAPITOLA 1
xvi
1
KAPITOLA 2
KAPITOLA 8
43 KAPITOLA 9
179
Jak vytvořit pohyb 63
Zobrazování dat
KAPITOLA 5
157
Používání vizuálních prvků: obrázky
Vytváření schémat
KAPITOLA 4
113
25
Nevytvářejte slajdy, ale myšlenky
KAPITOLA 3
KAPITOLA 7
Uplatnění vizuálních prvků: pozadí, barva a text
Nový pohled na prezentace
KAPITOLA 10
203
Převezměte kontrolu pomocí šablony 81
Myslete jako designéři KAPITOLA 11
217
Interakce se slajdy KAPITOLA 6
91
Uspořádání prvků KAPITOLA 12
251
Prohlášení: Pět rad, jak udělat z prezentace mocnou zbraň
LITERATURA REJSTŘÍK
00-uvod.indd ix
262 264
24.1.2012 15:31:58
Předmluva V roce 1987 mne moje žena Nancy úpěnlivě prosila, abych rozeslal svůj životopis a sehnal si „skutečnou“ práci. Nebyla zrovna přesvědčená, že se někdy podaří zrealizovat můj obchodní nápad – vytvářet na mém zbrusu novém osobním počítači MacPlus 512K grafické návrhy. K našemu velkému překvapení jsem ale prorazil. Až do této chvíle se obchodní prezentace vytvářely ve formátu 35 milimetrů a byly doménou profesionálních designérů. Software pro vytváření prezentací vznikl, aby už služeb designérů nebylo zapotřebí a prezentace mohl vytvářet kdokoli, kdo vlastní počítač. Včetně nás. Software byl sám o sobě skvělou myšlenkou, ale vyloučit ze souboru nástrojů design byla chyba. Jak kdysi řekl Thoreau: „Stali jsme se nástrojem našich vlastních nástrojů.“ Na obrázku vpravo vidíte příběh, který nakreslila moje dcera Rachel. Pomocí obrázků vyjádřila, s jakými problémy se musí dnešní prezentace potýkat. Pohádkový příběh je zde rozdělen do suchých odrážek a je pravděpodobné, že se posluchači nakonec ztratí někde v lese, stejně jako Červená Karkulka. Kouzlo vyprávění dobrého příběhu se ztratilo ve chvíli, kdy jsme použili software pro vytváření prezentací.
Designérský nástroj v softwaru zůstal a příběhy, které dnes chceme vyprávět, nabízejí nejvíce nových nápadů a inspirace v historii. Přesto jsou často pohřbeny ve struktuře prezentace, která dráždí spíše naši trpělivost, než aby stimulovala kreativitu. A právě proto Nancy na více než dva roky propůjčila svoje srdce i duši této knize. Stala se součástí naší domácnosti, Nancy nad ní hloubala i během „dovolené“. Často jsem se v noci probudil a její místo vedle mne bylo prázdné. Bylo slyšet jen slabé cvakání její klávesnice, jak se snažila zachytit další myšlenku do své knihy. Už od prvního nástřelu jsem viděl a věděl, že tato kniha bude naprosto skvělá. Pokud si popsaná pravidla vezmete k srdci, vaše prezentace budou náhle vypadat úplně jinak. Slajd:ologie je předurčena k tomu ležet na každém pracovním stole. Je to návod k vytvoření efektivní prezentace a měl by si ji přečíst každý, kdo prezentace vytváří. Jsem na dílo své ženy ohromně pyšný. Dala dohromady svoje znalosti, přidala k nim léta zkušeností získaných při práci s nejlepšími světovými značkami a nápady významných osobností a poskládala z toho mistrovské dílo umění a vědy. Připravte se na velkou dávku inspirace!
Mark Duarte zakladatel a finanční ředitel společnosti Duarte
x
00-uvod.indd 10
13.1.2012 13:36:28
Tatínku, řekneš mi pohádku na dobrou noc?
Jasně, hned jak se mi nahřeje projektor.
Mise Červené Karkulky
Červená Karkulka Její strategie použitá jako základna pro rozvoj mobilního obchodu s bábovkami
Aktivity Karkulky v čase
Vezme domácí bábovku a vydá se do babiččina domu ležícího v podezřele tmavém lese obývaném zlým vlkem n Poznámka: je nutné vyhnout se nerudnému myslivci, který u sebe nosí sekeru n
Prostor pro zlepšení Nenechat se sežrat vlkem Navštěvovat babičku častěji, aby snáze rozpoznala skutečnou babičku od vlka n Pořídit si vakuově uzavřenou nádobu, v níž bábovka zůstane déle čerstvá n Napsat děkovný dopis hrdinnému, byť stále nerudnému myslivci n n
pečení chůze hovor konzumace
xi
00-uvod.indd 11
13.1.2012 13:36:29
Jeskynní malby
00-uvod.indd 12
n. l.
1350 n. l.
Otcem předchůdců dnešních moderních komiksových seriálů je švýcarský umělec Rudolphe Topffer. Vyprávěl složité příběhy pomocí rámečků, kde byly jak obrázky, tak text.
950
Kreslené seriály v časopisech
př. n. l.
Čárové grafy
500
Pro vyjádření proměnných v souřadnicovém systému vytváří biskup Nicole Oresme zárodek sloupcového grafu. Naštěstí v té době neměl k dispozici rušivé moderní vzory.
př. n. l.
Před vynálezem tiskařského lisu vyprávěla římskokatolická církev příběhy svatých a dalších biblických postav, určené pro negramotnou veřejnost, prostřednictvím barevných vitráží. Mnoho těchto příběhů se zachovalo dodnes.
3000
Řečtí průkopníci studia i praktikování rétoriky a logopedie. O několik století později bylo Ars Oratoria (umění řečnictví) v Římě známkou odborné způsobilosti, zvláště v politických a právnických kruzích.
Veřejné rozpravy
př. n. l.
Obrovské piktografické malby vyjadřovaly složité myšlenky tisíců lidí. Hieroglyfy – fungující současně jako zástupné obrázky i fonetické komponenty – způsobují, že větší obrázky slouží jako prostředek vizuální i verbální komunikace.
Nástěnné malby v Egyptě
15000
Barevné vitráže v chrámových oknech
xii
V Lascaux ve Francii bylo v jeskyních nalezeno přes dva tisíce maleb vyprávějících příběhy pomocí znaků, pořadí a vyjádření pohybu. Nejstarší důkaz existence lidstva má vizuální podobu. Malby demonstrují, že už v raných dobách se lidé spoléhali na obrázky jako na způsob vyjadřování.
Stručná historie vizuálních pomůcek
1845 n. l.
13.1.2012 13:36:29
00-uvod.indd 13
Zpětný projektor
n. l.
Nepříjemná pravda
2003
Al Gore volající po ochraně životního prostředí vyhrál Oskara a obdržel Nobelovu cenu míru za velmi působivý příběh o klimatických změnách, který vyprávěl pomocí obyčejné prezentace.
n. l.
Autorem knihy Cognitive Style of PowerPoint je Edward Tufte. Mimo jiné v ní píše, že PowerPoint negativně ovlivnil kvalitu investigativních analýz prováděných poté, co byl raketoplán Columbia vážně poškozen odletujícími zbytky izolace.
1992
Kognitivní styl PowerPointu
n. l.
Osobní počítače leží na každém pracovním stole a v obchodních jednáních na vysoké úrovni se tištěné dokumenty mění na digitální prezentace. Společnosti vyrábějící diapozitivy krachují téměř přes noc.
1987
Všudypřítomné osobní počítače
n. l.
Kliknutí, které bylo slyšet po celém světě. PowerPoint verze 1.0 debutoval na strojích značky Macintosh. Najednou si snímky pro svoji prezentaci mohl vytvořit každý. Stojí za zvážení, jestli to byl dobrý nápad.
1950
PowerPoint
n. l.
Projektor na diapozitivy formátu 35 milimetrů umožňoval komunikovat myšlenky v postupném sledu široké veřejnosti. Společnost Genigraphics, průkopnice 35milimetrových diapozitivů, si za jeden originální snímek účtovala 300 až 1 500 dolarů.
1945
Prezentace s 35mm diapozitivy
Zpětný projektor začala jako první používat policie pro účely identifikací. V těsném závěsu ji následovali vojáci, učitelé a obchodníci.
Přemýšlíte-li o prezentacích, vaše první myšlenky určitě nepůjdou dál než do roku 1987, kdy začala éra PowerPointu. Pokud zavzpomínáte víc, možná si vybavíte 35milimetrové diapozitivy a flipcharty – to byla druhá polovina minulého století. Prostředky a metody se v průběhu času mění, ale samotná sdělení už tolik ne. Můžete líčit příběhy, prezentovat nové informace, snažit se ovlivnit myšlení druhých. Svět touží po vizuální komunikaci stejně jako po té verbální. Nevěříte? Podívejte se na následující časovou osu:
2007 n. l.
xiii
13.1.2012 13:36:29
Téměř všichni lidé dokážou čelit nepřízni osudu, ale chcete-li si vyzkoušet jejich charakter, dejte jim moc – power.
00-uvod.indd 14
13.1.2012 13:36:29
Abraham Lincoln
00-uvod.indd 15
13.1.2012 13:36:29
Úvod Prezentace se v podstatě staly komunikačním prostředkem světa obchodu. Společnosti začínají, nové produkty se vydávají, počítá se i s ochranou klimatických systémů – možná v závislosti na kvalitě prezentací. Špatná komunikace může naopak negativně zasáhnout nápady, snažení a dokonce celé kariéry. Pouze malé procento z milionů prezentací, které každodenně ve světě zazní, je předneseno dobře – a my jako publikum jsme si zvykli očekávat, že tomu tak je.
Zúčastníme-li se jednání, kde bude v hlavní roli balík powerpointových snímků, moc se nám to líbit nebude. Ať už jste výkonný ředitel, vyšší manažer nebo školitel, vytváříte prezentace, u kterých je v sázce hodně. Prezentace každý den ovlivňují hodnoty akcií, prodejní obraty, kariérní postupy a povýšení a změny v chování společností. Naše nedostatky ve znalostech vizuální komunikace nám umožňují vinit prezentace z bankrotů, špatných výsledků a skandálů na burze. Wall Street Journal dokonce citoval výrok tvůrců PowerPointu, Roberta Gaskinse a Dennise Austina. Tito dva pánové prohlásili: „Nejlepší způsob, jak paralyzovat nepřátelskou armádu, je poslat jim PowerPoint.“
v zemi nikoho a většina populace netuší, jak je efektivně tvořit nebo prezentovat. Je-li ale prezentace vytvořena a přednesena správně, je jedním z nejsilnějších komunikačních nástrojů na světě. Stačí se podívat na zvrat v názorech na klimatické změny, vyvolaný Al Goreovou prezentací, nebo horečné očekávání, když Steve Jobs uváděl nejnovější produkt Apple. Můžeme ze špatných výsledků i nadále obviňovat software, ale ve skutečnosti bychom za neúspěchy měli převzít osobní odpovědnost. Potřeba stát se řečníky, kteří se učí vytvářet vizuální příběhy a navazovat kontakt s publikem, je stále naléhavější – zvláště ve světle globálního konkurenčního tlaku. Kniha slajdologie líčí, jak vytvářet vlastní portfolio nápadů a myšlenek, jak je převádět do grafické podoby, správně je zobrazovat a poté prezentovat svým vlastním přirozeným způsobem. NEJDE o příručku pro používání PowerPointu. Nenajdete zde rolovací menu nebo klávesové zkratky. Místo nich jsou zde nadčasové principy, které je třeba vstřebat a začít používat. Tuto odbornou knihu určitě neotevřete jen jednou. Naučí vás „proč“.
Software pro přípravu prezentací je první široce používanou počítačovou aplikací vyžadující od lidí schopnost myslet vizuálně. Většina lidí ale bohužel nikdy nepokročila od verbální komunikace – které jsme se všichni učili ve škole – k efektivnímu vizuálnímu vyjadřování, které není ani snadné, ani přirozené. Snímky tak uvízly
xvi
00-uvod.indd 16
13.1.2012 13:36:29
Stránky jsou strukturovány tak, aby na každé z nich byla jen jedna hlavní myšlenka, a celá kniha popisuje vývojová stadia prezentace od generování nápadů až po vlastní předvedení před publikem. Uvidíte-li na stránce symbol WWW, znamená to, že k tomuto tématu najdete více informací na webových stránkách knihy www.slideology.com. Dostalo se mi výsady pracovat s nejlepšími značkami světa a mohla jsem do knihy vložit léta výborných zkušeností. Někteří lidé si myslí, že jsem blázen, když jen tak publikuji dvacet let svých zkušeností. Proč jsem to tedy udělala? Doufám, že to odstartuje změnu. Z historie víme, že změna nastane, když se rozhoří nová ideologie a prosákne celou kulturou – poté se lidé ujmou akce. Podíváte-li se lépe, zjistíte, že slovo „ideologie“ je skryto i v názvu této knihy. Doufám, že se nám podaří změnit váš přístup, ideologii i názory na to, jak skvělý slajd dokáže usnadnit prozření.
Slajd:ologie vyvolá revoluci v komunikaci prostřednictvím prezentací. Může změnit způsob, jakým svoje prezentace vymýšlíte, plánujete, vytváříte a přednášíte. Jakmile si jednou osvojíte koncept vytváření vizuálních příběhů, průměrně vypadající snímky vám najednou nebudou stačit. Budete muset překlenout počáteční problémy a v oblasti komunikace nastavit sami sobě i celé vaší firmě vyšší laťku.
Každý prezentující má potenciál být skvělý; každá prezentace je důležitá; a každé publikum si zasluhuje jen to nejlepší. A možná, jenom možná, vám skvělé slajdy zvednou sebevědomí, přinutí vaše publikum zpozornět a nakonec utiší i kritiky tohoto nejmocnějšího komunikačního prostředku na světě. Varování: Chcete-li nadále zůstat bezvýznamným pracovníkem v soukolí korporace, pak tato kniha rozhodně není určena vám!
Pro
a d y! p í ř p y všechn
Všechny příklady v této knize jsou dílem společnosti Duarte s výjimkou několika ukázek v poslední kapitole od Andyho Proehla, Garra Reynoldse, Scotta Harrisona, Johna Ortberga, Jill Bolte-Taylorové a Sky McCloudové.
xvii
00-uvod.indd xvii
24.1.2012 9:35:21
01-kapitola.indd 2
12.1.2012 10:18:33
kapitola 1
Nový pohled na prezentace
1
01-kapitola.indd 1
12.1.2012 10:18:40
