PEMANFAATAN SOFTWARE KOHA DALAM SISTEM OTOMASI DI PERPUSTAKAAN KEMENTERIAN KESEHATAN RI
Skripsi Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S. IP)
Akhmat Nur Jawahir 1110025000058
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2014
FEMANF'AATAN SOFTI4'ARE KOTTA DAI,AM SISTIIM CITOMAgl PEITPUSTAKAAN KEMENTERIAN KESEHATAN RI Sla'ipei
Diajukan Kepada Fa,lcultas Adab dan Humaniora Untuk Me$enuhi Petoyaratan Memporoleh Selnr Sa4jana Ilmu FprpuptaksaR (S,lF)
0lehl
Akhsat l$$,rJqlvshi.r NIM:
1110025000058
Di Bawah Birnbingan:
19700705 I99803
I
002
JURUSAN ILMU I'ERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN I{UMANIORA
UNIVBRSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
1435H/?014M
Lembar Pengesahan Panitia Ujian Skripsi
Nur Jawahrr
Nama
: Akhmat
NIM
: I 1 10025000058
Judul Skripsi : Pemanfaatan Software I(oha dalam Sistem Otomasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI
Ujian Skripsi : Rabu, 19 November 2014 Skripsi tersebut telah diperbaiki sesuai saran dan komentar Tim Penguji sebagai sarat
untuk memperoleh gelar Sarjana Setara Satu
(Sl)
pada Program Studi Ilmu
Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
Jakarta,
l9 November 2014
Tanda Tangan
1.
Ketua Sidang
Pungki Purnomo. MLIS NIP. 19614215 199903 I 005
2.
Sekretaris Sidang
Mukmin Suprayogi M. Si NrP. 19620301 199903 l 00r
Tanggal
4r-
Lot+'
1r4.t)4
/T f
za/rz zot 4
3.
Penguji I
Ida Farida. MLIS NIP. 19700407 200003 2 003
4. Pengui II
Mukmin Supra)rogi M. Si NrP. 19620301 199903 I 001
KEMBNTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI(UIN) SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA il. lr. H. Juanda
No. 95, Ciputat
t54!2,
Jakarla, lndonesia
Ielp. (021) 7443329,
Fax. (021) 7493364
SURAT PERNYATAAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini
Nama
Mahasiswa
:
: AKHMAT NUR JAWAHIR
NIM
: 1110025000058
Program Studi
: llmu Perpustakaan
Dengan ini menyatakan bahwa Skripsi iniadalah hasil karya saya sendiriyang merupakan hasil penelitian, pengolahan dan analisis saya sendiri serta bukan merupakan replikasi
maupun saduran dari hasil karya atau hasil penelitian orang lain. Apabila terbukti skripsi ini merupakan plagiat atau replikasi maka skripsi dianggap gugur dan harus melakukan penelitian ulang untuk rnenyusun skripsi baru dan kelulusan serta gelarnya dibata lka n.
Demikian pernyataan inidibuat dengan segala akibat yang timbul dikemudian hari menjadi tanggungjawab saya.
a. 6.lan,tari 2o15
RIBIJ RUPI
w
AKHMAT NUR J AWA HIR
ABSTRAK
Akhmat Nur Jawahir Pemanfaatan Software Koha dalam Sistem Otomasi Perpustakan Kementerian Kesehatan RI
Tujuan penelitian ini untuk mengetahui pemanfaatan software Koha pada sistem otomasi perpustakaan Kementerian Kesehatan. Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode penelitian kualitatif dengan menggunakan pendekatan deskriptif. Data-data dalam penelitian ini diperoleh melalui observasi, wawancara dan kajian pustaka, yang bersumber dari staf perpustakaan yang menggunakan software Koha. Dari hasil penelitian dapat diketahui pertimbangan dipilihnya software Koha diantaranya adalah; ekonomis; mudah digunakan; mudah melakukan migrasi dari software lain, memiliki fitur yang lengkap, dan rekomendasi dari WHO. Selain hal tersebut juga diketahui bahwa software Koha memiliki modul yang lengkap namun modul-modul tersebut sebagian ada yang tidak digunakan. Adapun modul yang digunakan adalah modul katalogisasi, OPAC, laporan, dan modul yang tidak digunakan adalah modul pengadaan, sirkulasi, serial. Pada modul-modul software Koha yang digunakan juga terdapat fungsi-fungsi didalamnya. Tidak seluruhnya fungsi-fungsi pada modul tersebut dipakai seperti fungsi cetak barcode dan call number pada modul katalogisasi. Kata Kunci: Otomasi Perpustakaan, Perpustakaan Khusus, Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI
i
KATA PENGANTAR
Segala Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat, taufik, hidayah serta inayah-Nya kepada penulis, sehingga
penulis
“PEMANFAATAN
dapat
menyelesaikan
SOFTWARE
KOHA
skripsi DALAM
ini,
dengan
SISTEM
judul
OTOMASI
PERPUSTAKAAN KEMENTERIAN KESEHATAN RI” ini dengan baik dan lancar. Topik sebuah skripsi ini dipilih atas pertimbangan penulis terhadap pentingnya pemanfaatan software otomasi perpustakaan. Hasil penelitian ini diharapkan dapat dimanfaatkan untuk kemajuan dan perkembangan perpustakaan dalam upaya meningkatkan pemanfaatan software Koha sebagai otomasi perpustakaan Kementerian Kesehatan RI. Dalam proses penyusunan skripsi ini, Penulis mendapatkan bantuan, petunjuk, bimbingan dan motivasi dari berbagai pihak. Oleh sebab itu pada kesempatan kali ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu terwujudnya penulisan skripsi ini, diantaranya yaitu kepada 1
Prof. Dr. Oman Fathurahman, M.Hum., selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
2
Bapak Pungki Purnomo, MLIS dan Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si selaku ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan dan selaku sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan
3
Bapak Ade Abdul Hak, M.Hum selaku dosen pembimbing yang telah memberikan ide, saran dan motivasi kepada penulis dalam pembuatan
ii
skripsi dan seluruh dosen dari Jurusan Ilmu Perpustakaan yang penulis sayangi. 4
Ibu Siwi Rastanti, selaku Kasubag Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI, yang telah membantu penulis dalam mendapatkan datadata dan informasi yang penulis butuhkan.
5
Bapak Agus Supriadi, Bapak Parna, SIP, Bapak Teguh, S.Sos dan semua pegawai Kasubag Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi.
6
Kedua orang tua, Bapak H. Subkhan dan Ibu Hj. Siti Solikah yang selalu memberi semangat dan doa dalam penyelesaian skripsi ini. Tak lupa kedua paman Nur Habibi dan Jamroji yang selalu memotivasi.
7
Semua mahasiswa JIP dan JIP angkatan 2010 yang selalu menemani. Pastikan kita selalu terikat dengan tali persaudaran yang ada diantara kita kan tetap indah terjaga.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Besar harapan penulis agar skripsi ini berguna bagi kita semua.
iii
DAFTAR ISI
ABSTRAK ......................................................................................................
i
KATA PENGANTAR .....................................................................................
ii
DAFTAR ISI ... ............................................................................................... . iv DAFTAR TABEL ... ....................................................................................... . vii BAB I PENDAHULUAN ..............................................................................
1
A. Latar Belakang ....................................................................................... 1 B. Pembatasan dan Perumusan Masalah .................................................... 5 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................................... 6 D. Metode Penelitian .................................................................................. 7 1. Jenis dan Pendekatan Penelitian ...................................................... 7 2. Sumber Data .................................................................................... 7 3. Informan Penelitian ......................................................................... 8 4. Teknik Pengumpulan Data .............................................................. 8 5. Teknik Analisi Data ......................................................................... 10 E. Definisi Istilah ........................................................................................ 11 F. Sistematika Penulisan ............................................................................ 12 BAB II TINJAUAN LITERATUR ............................................................... 14 A. Perpustakaan Khusus
.......................................................................... 14
1. Pengertian Perpustakaaan Khusus ................................................... 14 2. Fungsi Kegiatan Perpustakaan ........................................................ 15
iv
B. Sistem Otomasi Perpustakaaan ............................................................. 22 1. Pengertian Sistem Otomasi Perpustakaaan ..................................... 22 2. Tujuan Otomasi Perpistakaan .......................................................... 24 3. Unsur-unsur Otomasi Perpustakaaan .............................................. 25 4. Cakupan Sistem Otomasi Perpustakaan .......................................... 31 5. Penerapan Sistem Otomasi Perpustakaaan ...................................... 35 C. Penelitian Terdahulu
.......................................................................... 36
BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN KEMENTERIAN KESEHATAN RI ...................................................................... 39 A. Sejarah Singkat Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI ................... 39 B. Visi dan Misi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI ....................... 39 C. Struktur Organisasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI ............. 40 D. Koleksi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI ................................ 41 E. Layanan Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI .............................. 42 F. Unsur-unsur Sistem Otomasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI ......................................................................................................... 43 BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ............................. 50 A. Pelaksanaan Penelitian .......................................................................... 50 B. Hasil Penelitian dan Pembahasan ........................................................... 50 1. Kriteria Pemilihan Software Koha sebagai Sistem Otomasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI ....................................... 50 2. Penggunaan dan Pemanfaatan Modul-Modul Koha 3.0 dalam Melakukan Kegiatan Perpustakaan Kesehatan RI ......................... 52
v
a. Modul-modul Koha 3.0 yang Digunakan dan Dimanfaatkan dalam Melakukan Kegiatan Perpustakaan Kementerian Kesehatan ............................................................................. ... 52 b. Modul-modul Koha 3.0 yang Tidak Digunakan dalam Melakukan Kegiatan Perpustakaan Kementerian Kesehatan ............................................................................. ..................... 61 c. Analisa Pemanfaatan Modul Software Koha Sebagai Otomasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan ...................... 69 3. Kendala-kendala yang Dialami dalam Pemanfaatan Software Koha di Perpustakaan Kementerin Kesehatan RI ........................... 70 BAB V PENUTUP
.................................................................................... 72
A. Kesimpulan
...................................................................................... 72
B. Saran .................................................................................................... 74 DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 75 LAMPIRAN-LAMPIRAN DAFTAR RIWAYAT HIDUP
vi
DAFTAR TABEL
1. Tabel 1 Literatur Review ..................................................................... 15 2. Tabel 2 Jumlah Koleksi ....................................................................... 55 3. Tabel 3 Analisi Pemanfaatan Modul ................................................... 55
vii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Dengan meledaknya informasi diberbagai bidang, membuat manusia untuk selalu meningkatkan kebutuhan informasinya agar terpenuhi. Hal ini membuat masyarakat lebih selektif untuk mencari informasi yang dibutuhkan. Data dan informasi yang telah tersimpan baik yang cetak maupun elektronik harus mudah ditemukan dengan relevan dan akurat sehingga dapat terhindar dari informasi yang tidak diperlukan. Perpustakaan adalah salah satu unit yang mendukung kemajuan instansi sebagai sarana pengumpulan, pengolahan dan penyebaran informasi. Untuk mencapai hal tersebut sangat dibutuhkan paradigma baru yang menempatkan perpustakaan sebagai pusat sumber daya informasi yang sangat penting, karena dapat memberikan kemudahan untuk melakukan fungsi dan peran agar pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan berkualitas. Teknologi informasi merupakan wujud nyata dari kebutuhan informasi masyarakat masa kini dengan memberikan kemudahan dan kecepatan dalam mengakses informasi. Teknologi informasi banyak digunakan untuk pengolahan pekerjaan karena daya efektivitasnya dan efisiensi yang sudah terbukti mampu mempercepat kinerja, kecepatan kinerja pada akhirnya akan meningkatkan keuntungan atau omset yang masuk, baik secara finansial maupun jaringan.1 1
Wahyu Supriyanto, Teknologi Infornasi Perpustakaan (Kanisius: Yogyakarta, 2008), h.
13.
1
2
Perkembangan teknologi informasi ini pun memberikan dampak positif bagi perpustakaan untuk lebih maju. Kemajuan ini terlihat pada penggunaan teknologi informasi dalam proses pengolahan data menjadi informasi yang cepat dan dilakukan secara otomatis pada perpustakaan. Tidak dapat disangkal bahwa teknologi informasi telah banyak mengubah fungsi perpustakaan. Teknologi telah menghantarkan perpustakaan untuk lebih pro aktif menawarkan jasa informasinya. Otomasi perpustakaan merupakan salah satu unsur penerapan teknologi informasi di perpustakaan. Otomasi perpustakaan adalah seperangkat aplikasi komputer untuk menunjang kegiatan di perpustakaan yang terutama bercirikan penggunaan pangkalan data ukuran besar, dengan kandungan cantuman tekstual yang dominan, dan dengan faslitas utama dalam hal penyimpanan, menemukan dan menyajikan informasi.2 Otomasi perpustakaan dapat difungsikan sebagai bentuk sistem informasi
manajemen
perpustakaan
seperti
pengadaan,
inventarisasi,
katalogisasi, sirkulasi, pengolahan data anggota dan statistik fungsi tersebut dapat di istilahkan dengan otomasi perpustakaan. Dapat juga berfungsi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam bentuk digital, dapat disebut dengan perpustakaan digital.3 Penggunaan teknologi informasi pada perpustakaan baik hardware atau software dapat memberikan kemudahan manajemen perpustakaan yang lebih baik disamping keefektifan dan efisiensi waktu, biaya hingga sumber daya manusia (SDM). 2
Putu Laxman Pendit, Perpustakaan Digital; dari A sampai (Jakarta: Cita Karyakarsa Mandiri, 2008), h. 222. 3 Wahyu Supriyanto, Teknologi Infornasi Perpustakaan, h. 33.
3
Perpustakaan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia yang berkedudukan di Ibukota Negara ini merupakan perpustakaan khusus yang dikelola oleh kementerian itu sendiri. Perpustakaan ini memiliki tugas untuk menunjang visi dan misi serta tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi seluruh staf Kementerian Kesehatan dan institusi yang ada di dalamnya serta pengguna dikalangan tidak terbatas. Oleh karena itu keefektifan dan efisiensi layanan perpustakaan sangat diperlukan guna memenuhi kebutuhan informasi seluruh staf atau pegawai di lingkungan Kementerian Kesehatan. Dalam melakukan kegiatan pelayanan perpustakaan memperlukan sarana penunjang yang bisa dipergunakan secara maksimal. Software otomasi perpustakaan merupakan alternatif bagi salah satu pustakawan dan pengelola sumber-sumber informasi dalam melakukan kegiatan kepustakawanan. Software otomasi perpustakaan dapat difungsikan untuk melakukan pekerjaan operasional perpustakaan yang bersifat rutinitas, mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengolahan terbitan berkala, sirkulasi dan pekerjaan lain dalam lingkup oprasional perpustakaan4. Sebuah software untuk perpustakaan dibuat sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Untuk membuat software perpustakaan haruslah ada kerja sama antara pustakawan yang mengetaui semua kebutuhan perpustakaan dengan programmer yang membuat script pemrograman software perpustakaan, tentunya pembuatan software perpustakaan ini tidak mudah untuk dilakukan. Karena pembuatan atau pembelian software banyak mengeluarkan biaya,
4
Ibid., h. 58.
4
waktu dan tenaga yang ekstra. Untuk mendapatkan software sistem otomasi perpustakaan sekarang tidaklah sulit. Hanya dengan mengunduh (download) yang tersedia di internet perpustakaan sudah bisa menginstall dan memanfaatkan software otomasi perpustakaan tersebut. Sebelum menggunakan software otomasi perpustakaan, pengguna software dapat memilah-memilih terlebih dahulu sesuai dengan kebutuhan perpustakaannya. Hal ini dilakukan mengingat banyaknya software perpustakaan yang gratis dan bebas untuk digunakan seperti, Greenstone, Imelda, OpenBiblio, Koha, PhpMyLibrary, Evergreen, SliMS dan lain-lain. Koha merupakan salah satu sistem manajemen perpustakaan terpadu yang telah digunakan oleh perpustakaan-perpustakaan di penjuru dunia. Lisensi software Koha berbasis Open Source, open source adalah perangkat lunak yang dikembangkan secara gotong-royong tanpa koordinasi resmi, menggunakan kode program (Source Code) yang tersedia secara bebas serta didistribusikan melalui internet.5 Koha meliputi modul untuk akuisisi, sirkulasi, katalogisasi, manajemen serials, otoritas, pelaporan fleksibel, pencetakan label, multi-format pemberitahuan, dan banyak lagi.6 Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI yang biasa di sebut Perpustakaan Kemenkes merupakan salah satu perpustakaan yang telah menggunakan software otomasi perpustakaan Koha di Perpustakaan Kementerian Kesehatan untuk mengefektifkan kegiatan penyelenggaraan pelayanan perpustakaan, baik pelayanan pubik maupun pelayanan teknis dan dapat membantu aktifitas yang bersifat rutinitas di perpustakaan seperti 5 6
Sutarman. Pengantar Teknologi Informasi (Jakarta: Bumi Aksara. 2009), h. 169. About Koha, http://Koha-community.org/about/, diakses 22 Januari 2014, jam 13.18.
5
pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi, pengolahan anggota, laporan dan sebagainya. Maka sangat disayangkan apabila fasilitas-fasilitas pada software Koha seperti modul pengadaan, sirkulasi laporan dan lain-lain tidak dimanfaatkan secara maksimal oleh Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI. Berdasarkan permasalahan diatas maka penulis ingin membahas tentang optimalisasi Kesehatan
yang
sistem otomasi Koha di Perpustakaan Kementerian
selanjutnya
disebut
Perpustakaan
Kemenkes
untuk
mengetahui sejauh mana pemanfaatan aplikasi sistem otomasi perpustakaan tersebut dalam penyelenggaraan pelayanan. Maka penulis membahas hal tersebut dalam skripsi yang berjudul “Pemanfaatan Software Koha dalam Sistem Otomasi di Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI”.
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah Adapun fokus yang diberikan oleh penulis untuk membatasi agar penjelasan tidak meluas adalah menjelaskan mengenai pemilihan software manajemen perpustakaan, pemanfaatan atau penggunaan modul-modul software Koha di Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI. Adapun aspek yang akan dibahas adalah mengenai Pemanfaatan Sistem Otomasi Koha pada Perpustakaan Kemenkes dan dirumuskan sebagai berikut: 1. Mengapa software Koha dipilih sebagai aplikasi dalam sistem otmasi perpustakaan Kementerian Kesehatan. 2. Bagimana pemanfaatan modul-modul sistem otomasi perpustakaan Koha pada perpustakaan Kementerian Kesehatan 3. Apa solusi atas kendala-kendala yang dialami dalam penggunaan sistem
6
otomasi Koha pada Perpustakaan Kementerian Kesehatan.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Adapun tujuan dari penulisan skripsi tentang pemanfaatan sistem otomasi Koha ini diantaranya adalah: 1. Mengetahui alasan mengapa software Koha dipilih sebagai aplikasi dalam sistem otomasi perpustakaan Kementerian Kesehatan. 2. Mengetahui pemanfaatan dari modul-modul yang disediakan oleh sistem otomasi Koha di Perpustakaan Kementerian Kesehatan. 3. Mengetahui kendala-kendala yang dialami oleh Perpustakaan Kementerian Kesehatan dalam pemanfaatan sistem otomasi Koha. Manfaat dari penulisan skripsi ini adalah a) Menambah pengetahuan penulis tentang bagaimana penerapan sistem otomasi terhadap sebuah perpustakaan secara nyata dengan berbagai kelebihan dan kekurangannya. b) Memberikan masukan atau saran kepada pihak manajemen perpustakaan sebagai salah satu pedoman dalam pengembangan sistem otomasi perpustakaan. c) Menambah khasanah ilmu pengetahuan dibidang perpustakaan khususnya terkait dengan sistem otomasi perpustakaan.
7
D. Metode Penelitian 1. Jenis dan Pendekatan Penelitian Metode merupakan upaya yang dapat dilakukan Penulis dalam mengumpulkan data-data dan mencari kebenaran masalah yang diteliti. Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode penelitian deskriptif, yaitu penelitian yang bertujuan mendeskripsikan atau menjelaskan sesuatu hal seperti apa adanya.7 Pendekatan penelitian dilakukan dengan metode kualitatif, suatu pendekatan yang juga disebut pendekatan investigasi karena biasanya peneliti mengumpulkan data dengan cara bertatap muka langsung dan berinteraksi dengan orang-orang di tempat penelitian. 2. Sumber data a) Data Primer Data primer adalah data yang diambil langsung, tanpa perantara atau langsung dari sumbernya.8 Data ini diperoleh langsung dari lokasi penelitian yaitu dengan wawancara para pustakawan yang dipilih sebagai informan dan melakukan observasi dengan melakukan penelitian langsung di lapangan untuk memperoleh data-data yang diperlukan. b) Data Skunder Data sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung dari sumbernya. Data ini bersumber dari kepustakaan, yang terdiri dari
7
Prasetya Irawan, Logika Dan Prosedur Penelitian; Pengantar Teori dan Panduan Praktis Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 60. 8 Prasetya Irawan, Logika Dan Prosedur Penelitian; Pengantar Teori dan Panduan Praktis Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula, h. 86.
8
literatur-literatur dan artikel-artikel yang berkaitan dengan masalah yang diteliti. 3. Informan Penelitian Informan adalah orang yang dimanfaatkan untuk memberikan informasi tentang situasi dan kondisi latar penelitian.9 Pada penelitan ini peneliti memilih informan yang berhubungan dengan topik dan memahami topik penelitian yaitu seorang staf penanggung jawab dalam hal otomasi perpustakaan dan bagian penglolahan koleksi, seorang pustakawan bidang pelayanan publik. Serta seorang pustakawan yang menjabat sebagai pengembangan SDM dan jejaring, dengan jumlah 3 (tiga) informan. 4. Teknik Pengumpulan Data Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan metode sebagai berikut: a) Wawancara Wawancara adalah percakapan dengan maksud tujuan tertentu oleh pewawancara dengan memberikan pertanyaan dan diberikan jawaban oleh yang diwawancarai atas pertanyaan tersebut.10 Pertanyaan dan jawaban diberikan secara verbal, biasanya komunikasi ini dilakukan dalam keadaan saling berhadapann namun komunikasi juga dapat dilaksanakan dengan menggunakan telepon.11 Cara ini digunakan untuk mendapatkan informasi dan data yang berkaitan dengan alasan mengapa software KOHA digunakan sebagai aplikasi otomasi perpustakaan 9
Lexy J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2007), h.132. 10 Lexy J. Meleong, Metodelogi Penelitian Kualitatif (Jakarta: Citra Karyakarsa Mandiri,2009), h. 135 11 S. Nasutio, Metode Research ;penelitian ilmiah (Jakarta: Bumi Aksara, 2004), h. 116.
9
Kementerian Kesehatan, pemanfaatan modul-modul software KOHA dan kendala-kendala yang di alami dalam pemanfaatan software KOHA pada sistem otomasi perpustakaan Kementerian Kesehatan. Peneliti akan memwawancarai seluruh stakeholder yang diwakili oleh kepala urusan (kaur) yang memanfaatkan software KOHA di Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI. b) Observasi Observasi
dilakukan
agar
peneliti
dapat
memahami
dan
menyingkap permasalahan yang sebenarnya secara utuh dalam konteks yang tepat, baik yang menyangkut perasaan, emosi, pikiran, penghayatan, pandangan atau pemikiran dari partisipan.12 Observasi dilakukan dengan tujuan untuk mendeskripsikan keadaan yang dipelajari dan aktifitas-aktifitas yang tengah berlangsung. Untuk memperloleh data yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan penelitian peneliti juga melakukan
Pada metode ini penulis
pengamatan secara langsung pada pemanfaatan software KOHA pada sistem otomasi perpustakaan Kementerian Kesehatan. c) Kajian kepustakaan Kajian kepustakaan adalah penelitian yang datanya diambil terutama atau seluruhnya dari kepustakaan (buku, dokumen, artikel laporan dan seterusnya)13. Dalam teknik pencarian data pada kajian kepustakaan, penulis mengumpulkan bahan-bahan dan data-data dengan
12
Ibid., h. 72. Prasetya Irawan, Logika Dan Prosedur Penelitian; Pengantar Teori dan Panduan Praktis Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula, h. 65. 13
10
bersumber pada buku panduan, rekaman arsip, dokumen dan sumber lainnya yang bersangkutan dengan pokok masalah. 5. Teknik Analisis Data Teknis analisis data penelitian ini menggunakan analisis kualitatif. Analisis kualitatif dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus-menerus selama penelitian.14 Analisis data dilakukan dengan cara sebagai berikut: a) Reduksi Data Data yang diperoleh melalui observasi, wawancara dan kajian pustaka dicatat dengan rinci menglompokkan atau memilah-milah dan memfokuskan pada hal yang penting. Penataan data mengacu kepada kegiatan yang dilakukan oleh penelitian untuk mengatur dan mengorganisasikan data mentah yang terkumpul dari lapangan.15 Dengan demikian data yang didapat akan memberi gambaran yang jelas. b) Penyajian data Setelah data direduksi penulis melakukan penyajian dalam bentuk teks yang bersifat naratif. Prinsip peyajian data berproses secara indukasi interprestasi kemudian kesimpulan. Dalam proses ini peneliti mulai melakukan penyederhanaan data menjadi beberapa unit informasi terinci tapi sudah terfokus, dalam ungkapan asli informan. c) Penarikan kesimpulan 14
Sugiono, Memahami Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, 2005), h. 206. Prasetya Irawan, Logika Dan Prosedur Penelitian; Pengantar Teori dan Panduan Praktis Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula, h. 216 15
11
Laporan yang didapat dari lapangan secara detail (induksi) dapat berupa data yang mudah di pahami, sehingga dapat diciptakan sesuatu kesimpulan tentang pemanfaatan sistem otomasi di Perpustakan Kementerian Kesehatan RI. Mem-verifikasi datadata yang terangkum dan disajikan dalam bentuk naratif. Hasil verifikasi di gunakan untuk untuk menjawab rumusan masalah.
E. Definisi Istilah 1. Perpustakaan Khusus Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang didirikan oleh lembaga-lembaga khusus yang menekankan koleksinya pada suatu bidang khusus dan bidang-bidang lain yang berhubungan. Perpustakaan khusus memiliki fungsi kegiatan diantaranya adalah pengadaan, pengelolahan, pemeliharaan, pelayanan, administrasi dan sosialisasi sumber daya informasi. Untuk menjalankan fungsi perpustakaan tersebut akan dapat dimudahkan dengan melakuan otomasi pada perpustakaan khusus tersebut. 2. Otomasi Perpustakaan Sistem otomasi perpustakaan merupakan sistem yang dapat digunakan oleh perpustakaan untuk menjalankan fungsi-fungsi kegiatan perpustakaan dengan bantuan komputer atau mesin lainnya. Otomasi perpustakaan dilakukan dengan tujuan meningkatkan beban kerja pustakawan khususnya pekerjaan yang bersifat rutinitas. Dengan adanya system otomasi pada perpustakaan pustakawan dapat menghemat waktu dan tenaga, sehingga pustakawan tersebut dapat meningkatkan efesiensi kerja.
12
Dalam sebuah sistem otomasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung terkait satu dengan lainnya. Pengguna, perangkat keras, perangkat lunak, network atau jaringan, data dan manual. Perangkat lunak pada otomasi perpustakaan atau system otomasi perpustakaan merupakan salah satu unsur terpenting pada otomasi perpustakaan. Pustakawan akan lebih terbantu untuk melakukan fungsi kegiatan perpustakaan seperti pengadaan, penglelolahan dan sirkulasi. Maka
darinya
fungsi-fungsi
system
otomasi
perpustakaan
harus
dipertimbangkan dahulu oleh pustakawan, sebelum system otomasi perpustakaan tersebut diimplementasikan oleh pustakawan.
E. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi adalah sebagai berikut: Bab I
Pendahuluan Bab ini berisi tentang, latar belakang, rumusan dan pembatasan masalah, tujuan, metode penelitian serta teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data serta sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Literatur Bab ini berisi tentang, fungsi kegiatan perpustakaan diantaranya adalah fungsi layanan teknis dan layanan pemustaka; definisi sistem otomasi perpustakaan; tujuan otomasi perpustakaan; unsurunsur otomasi perpustakaan; cakupan sistem otomasi; prangkat lunak perpustakaan.
13
Bab IV
Gambaran Umum Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI Bab ini berisi gambaran umum perpustakaan Kementerian Kesehatan, yang terdiri dari sejarah singkat perpustakaan Kementerian Kesehatan, visi dan misi, struktur organisasi, koleksi, layanan dan sistem otomasi yang digunakan perpustakaan Kementerian Kesehatan.
Bab V
Hasil Penelitian dan Pembahasan Membahas
tentang
pertimbangan-pertimbangan
perpustakaan
Kemenkes untuk memilih software perpustakaan dan pemanfaatan modul-modul software KOHA pada fungsi-fungsi kegiatan Perpustakaan Kementerian Kesehatan dan kendala-kendala dalam pemanfaattan
sistem
otomasi
Perpustakaaan
Kementerian
Kesehatan. Bab VI
Penutup Bab ini berisi mengenai kesimpulan yang diambil oleh penulis setelah melakukan penelitian dan saran atas permasalahan yang diangkat pada penelitian telah dilakukan.
BAB II TINJAUAN LITERATUR
A. Perpustakaan Khusus 1. Pengertian Perpustakaan Khusus Definisi
perpustakaan
khusus
sangat
banyak,
dan
pada
perkembangannya selalu berubah dari waktu ke waktu. Hal ini dapat terjadi dikarenakan pengaruh kemajuan teknologi dan ilmu pengetahuan, serta pengaruh dari perkembangan perpustakaan itu sendiri dalam memberikan pelayanan kepada pengguna dan anggotanya, penjelasan ini diterangkan oleh Karmidi
Martoatmodjo
dalam
karyanya
yang
berjudul
Manajem
Perpustakaan Khusus.16 Soekarman Kartosedono berpendapat didalam artikelnya bahwa Perpustakaan khusus merupakan salah satu jenis perpustakaan yang dibentuk oleh lembaga (pemerintah swasta) atau asosiasi yang menangani atau mempunyai misi bidang tertentu dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan bahan pustaka informasi dilingkungannya dalam rangka mendukung pengembangan dan peningkatan lembaga maupun kemampuan SDM.17 Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang menekankan koleksinya pada suatu bidang khusus dan bidang-bidang lain yang berhubungan.18 Melalui pengertian-pengertian mengenai perpustakaan khusus di atas, maka penulis menyimpulkan bahwa perpustakaan khusus
16
Karmidi Martoatmodjo, Manajemen Perpustakaan Khusus (Jakarta: Universitas Terbuka, 1997), h. 116 17 Soekarman Kartosedono, “Gambaran proses pembentukan dan pendirian Perpustakaan Nasional Indonesia” Visi Pustaka. [Online] tersedia di http://www.pnri.go.id/MajalahOnlineAdd.aspx?id=42 diakses pada 15 Feb 2014. 18 Dagun Save M, “Perpustakaan Khusus” dalam Kamus Besar Ilmu Pengetahuan (Jakarta: Lembaga Pengkajian Kebuayaan Nusantara, 1997), h. 840
14
15
merupakan perpustakaan yang didirikan oleh lembaga-lembaga khusus yang menekankan koleksinya pada suatu bidang khusus dan bidang-bidang lain yang berhubungan. 2. Fungsi kegiatan perpustakaan Kegiatan perpustakaan sangat bervariasi. Variasi kegiatan tersebut tergantung dengan jenis perpustakaan dan ruang ruang lingkup organisasinya. Sebuah perpustakaan yang besar membagi tugas dan pekerjaan kepada berbagai bidang, bagian, sub bagian dan lain-lain. Sedangkan perpustakaan yang kecil dapat menyederhanakan pembagian tugasnya kedalam orang dan jabatan yang terbatas pula. Namun semua memiliki persamaan, kegiatan tersebut meliputi, pengadaan, pengolahan, dan pemeliharaan, layanan, administrasi dan sosialisasi. a) Pengadaan Pengadaan atau akuisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber daya informasi. Pengadaan terdiri atas pembelian, tukar menukar, penerbitan berkala yang dihasilkan oleh perpustakaan.19 Bagi perpustakaan yang baru dibentuk atau didirikan, kegiatan pengadaan ini meliputi pekerjaan menentukan kriteria koleksi perpustakaan dan membentuk koleksi awal. Sedangkan untuk perpustakan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada. Menurut Sutarno NS pada buku yang berjudul Manajemen Perpustakaan hal-hal pokok yang harus dilakukan berkaitan dengan pengadaan koleksi adalah;20
19
Soetminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: Kanisius, 1992), h. 7 20 Sutarno N.S., Manajemen Perpustakaan : suatu pendekatan praktik (Jakarta: Penerbit
16
1) Penyusunan rencana operasional pengadaan bahan pustaka yang meliputi a)
Perumusankan kebijakan tentang koleksi, mencakup pedoman, peraturan, penekanan dan penyediaan anggaran.
b)
Menghimpun alat seleksi bahan pustaka, mengumpulkan semua sumber informasi literatur yang akan dipergunakan dalam proses penyeleksian dan penentuan bahan pustaka yang akan diadakan seperti, katalog penerbit, bibliografi dan lain sebagainya.
2) Survei minat pemakai, membuat instrumen, mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data hasil survei untuk mengetahui bahan pustaka yang diminati oleh pemustaka. survei minat pemakai dapat dilakukan dengan mewawancarai pemutaka yang potensial rajin menggunakan perpustakaan,
atau
menyediakan
formulir
untuk
pengunjung
perpustakaan. Perpustakaan dapat memanfaatkan teknologi informasi untuk melakukan tugas survai minat pemakai ini, misalhnya dengan memanfaatkan e-mail, website, sosial media, SMS dan lain sebagainya. Pemustaka dipersilahkan untuk memberikan informasi bahan pustaka seperti judul, pengarang, subjek, penerbit tahun terbit, yang mungkin perlu untuk diadakan oleh perpustakaan. 3) Survei bahan pustaka, merupakan kegiatan mengamati keberadaan bahan pustaka di penerbit, toko buku, pameran dan perpustakaan lain. Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui buku apa saja yang ada, bahan pustaka yang harus ada dalam perpustakaan, mengetahui fisik, harga dan informasi lainnya seperti terbitan terbaru, edisi dan lainnya. Sagung Seto, 2006), h. 147
17
4) Membuat dan menyusun desiderata, Membuat deskripsi bahan pustaka dalam bentuk kartu atau daftar dan disusun dengan menurut aturan tertentu untuk digunakan sebagai seleksi bahan pustaka dalam proses pengadaan bahan pustaka. 5) Menyeleksi bahan pustaka, dengan menggunakan daftar desiderata, laporan hasil survei minat pemakai, dan laporan hasil survei maka diadakan penyeleksian bahan pustaka untuk menentukan bahan pustaka yang akan diadakan oleh perpustakaan untuk satu periode anggaran pengadaan. b) Pengolahan Pengolahan merupakan pekerjaan yang diawali sejak koleksi masuk dan diterima oleh perpustakaan sampai dengan penempatan di rak yang telah ditentukan dan disediakan.21 Proses pengolahan terdiri dari: 1)
Inventarisasi Kegiatan inventarisasi merupakan kegiatan yang dilakukan setelah bahan pustaka yang telah diadakan tiba di perpustakaan. Dalam buku yang
berjudul
Pengantar
Majanemen
Perpustakaan
Madrasah
menjelaskan bahwa Inventarisasi dilakukan dengan cara memeriksa bahan pustaka, memberikan stempel sebagai tanda kepemilikan pada halaman judul, halaman rahasia, dan bagian lainnya, dan setiap buku dicatat pada buku induk dan diberikan nomer induk.22 2) Klasifikasi Menurut Pawit M. Yusuf MS, klasifikasi adalah mengelompokkan 21
Ibid., h. 151. Sudarnoto Abdul Hakim, Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah (Jakarta: Fakultas Adab UIN Syarif Hidayatullah, 2006), h. 90. 22
18
seluruh koleksi berdasarkan subyek atau isi bahan pustaka yang bersangkutan.23 Tujuannya adalah semua subyek yang sama pemberian nomor kode (kelas) atas semua informasi menurut sistem tertentu. Klasifikasi dilakukan agar koleksi terkelompok dan tersusun dengan baik, sehingga mudah dicari kembali. Hasil klasifikasi adalah penentuan nomor kelas koleksi informasi menurut isi dan subyek. Pedoman standar UDC (Universal Decimal Classification), dan tajuk subyek. 3)
Katalogisasi Merupakan kegiatan pembuatan entri di setiap koleksi dengan memuat deskripsi atas fisik buku atau bahan pustaka secara lengkap mencakup pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, jumlah halaman, ukuran buku, ilustrasi dan lainnya, yang sesuai dengan ISBD (International Standar Book Description). Deskripsi entri katalog bisa berupa entri katalog kartu atau entri katalog komputerize Online Public Access Catalog (OPAC). Katalog merupakan wakil koleksi bahan pustaka. Menurut Sutarno NS ada tiga macam katalogisasi diantaranya adalah;24 (a) Katalog
sederhana,
kegiatan
katalogisasi
yang
hanya
mencantumkan informasi data bibliografi tingkat (level) 1 berdasarkan AACR2 yaitu: judul asli, pengarang, edisi, penerbit, tempat terbit, nomor standar bahan pustaka seperti ISBN. (b) Katalogisasi kompleks, merupakan kegiatan katalogisasi tingkat 23
Pawit M. Yusuf MS, Pedoman penyelenggaraan perpustakaan sekolah (Jakarta: Kencana, 2007), h. 40. 24 Sutarno NS., Manajemen Perpustakaan, h. 155.
19
(level) 2 dengan ditambah judul paralel, judul-judul seri, judul terjemah dan pengarang tambahan. (c) Katalog salinan adalah kegiatan menyalin data bibliografi bahan pustaka dari sumber bibliografi lain dengan atau tidak menambah informas yang diperlukan. 4) Pembuatan kelengkapan pustaka Kegiatan menyiapkan dan membuat kelengkapan bustaka agar pustaka siap dipakai, mudah digunakan dan untuk memelihara agar koleksi tetap dalam keadaan baik. Kegiatan diantaranya adalah pembuatan label buku (call number), kartu buku, slip tanggal kembali buku dan sampul buku, pemasangan RFID dan lain sebagainya. 5) Penyusunan kartu katalog Menyajikan kartu katalog perpustakaan agar dapat digunakan oleh pemakai perpustakaan untuk mencari dan menemukan dan menentukan lokasi suatu buku yang dikehendakinya.25 Katalog disusun berdasarkan abjad judul, pengarang atau penanggung jawab, subjek dan penerbit, agar dapat mudah ditemukan oleh pemustaka. 6) Penyusunan Buku di rak penyusunan buku dirak merupakan kegiatan menempatkan dan menjajarkan buku-buku yang sudah selesai diolah dan dan dilengkapi dengan label ke dalam rak atau lemari buku sesuai dengan nomer urut label agar mudah ditemukan. c) Pemeliharaan Kegiatan yang bertujuan agar setiap informasi yang ada dalam 25
Soetminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan pustakawan, h. 82.
20
perpustakan yang berupa bahan pustaka cetak, digital, database perpustakaan dapat terjaga dan terpelihara sehingga usianya menjadi panjang, dan daya pakainya lama. Kegiatan ini dilakukan mengingat bahan informasi cetak yang mudah rusak dan bahan informasi digital yang mudah hilang atau terhapus. d) Layanan Pemakai Layanan pemakai merupakan pemberian pelayanan perpustakaan kepada pemustaka dalam menggunakan bahan-bahan pustaka yang terdapat dalam perpustakaan, pelayanan pemakai meliputi dua yaitu layanan sirkulasi dan layanan referensi.26 a) Layanan Sirkulasi Kegiatan melayani peminjaman dan pengembalian buku-buku perpustakaan. Bagian ini terutama meja sirkulasi, seringkali dianggap sebagai ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pemakai dan paring sering digunakan oleh pemustaka.27 Tugas pokok sirkulasi adalah melayani pemakai yang akan meminjam, mengembalikan dan memperpanjang pinjaman buku perpustakaan serta membuat laporan kegiatan sirkulasi. Ada beberapa laparan yang harus dibuat untuk mengevaluasi sejauh mana layanan digunakan. Beberapa laporan tersebut adalah: (a) Laporan anggota perpustakaan (b) Laporan pengunjung perpustakaan
26
Rizal Saiful Haq, dkk., Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah. UIN Press/Fakultas Adab UIN Syarif Hidayatullah, h 102. 27 Sulistiyo-Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Gramedia Pustaka Utama: Jakarta, 1993), h. 257.
21
(c) Laporan peminjaman. b) Referensi Menurut American Library Association layanan refrensi merupakan sebagai layanan perpustakaan yang secara langsung berhubungan dengan pembaca dalam memberikan informasi dan penggunaan perpustakaan untuk kepentingan study dan riset.28 Pelayanan yang berhubungan dengan pelayanan yang membantu pemusta yang menemukan kesulitan dalam memperoleh informasi atau bahan pustaka dan memberikan petunjuk agar informasi atau bahan pustaka yang diperlukan dapat secepatnya ditemukan.29 Apabila perpustakaan mempunyai cukup banyak staf tugas layanan referensi ditangani oleh petugas khusus layanan referensi dan memiliki meja sendiri. e) Administrasi Menurut kamus istilah perpustakaan dan dokumentasi, administrasi adalah kegiatan pelengkap di samping pekerjaan rutin perpustakaan yang
semuanya
berkaitan
dengan
rencana
memajukan
dan
mengembangkan perpustakaan, kegunaan pekerjaan ini mencakup pengawasan dan pengembangan pekerjaan di semua bagian dan pemecahan bermacam masalah yang timbul, pekerjaan administrasi perpustakaan
harus
dapat
memenuhi
semua
keperluan
yang
berhubungan dengan pengelolaan perpustakaan.30
28
Tri septianto, umar sidik, Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi (Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga, 2007), h. 226. 29 Sudarnoto Abdul Hakim, Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah, Fakultas Adab UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, h 111. 30 Nurhaidi Magetsari, dkk., Kamus Istilah Perpustakaan Dan Dokumentasi (1992), [online] Kamus Istilah Perpustakaan, Perpustakaan Nasional. http://www.pnri.go.id/IstilahPerpustakaanAdd.aspx?id=5 diakses 11 April 2014.
22
Menurut Sutarno NS pada karyanya, Kegiatan administrasi perpustakaan mencakup antara lain adalah; konsep surat, pengetikan, surat masuk, surat keluar, menata arsip dan dokumen, membuat peraturan tata tertib, penyusunan anggaran, pembuatan laporan, penyusunan program kegiatan perpustakaan, dan lain-lain.31 Dapat disimpulkan bahwa administrasi yang lakukan di perpustakaan merupakan sebuah dokumentasi yang dilakukan pada kegiatan-kegiatan pokok perpustakaan. f) Sosialisasi Promosi perpustakan merupakan metode yang digunakan untuk menginformasikan dan mengingatkan pemustaka tentang institusi berserta sumber-sumber yang ada di dalamnya dan juga layanan yang digunakan. Selain itu kegiatan promosi berguna untuk menjaring minat dan respon masyarakat, mengembangkan kerjasama, memberikan sesuatu yang berguna dan mengembangan upaya membangun media penghubung antara perpustakaan dengen pemustaka. B. Sistem Otomasi Perpustakaan 1. Pengertian Sistem Otomasi Perpustakaan Pada buku Sistem Informasi Manajemen yang ditulis oleh Jr Raymond
McLeod menerangkan bahwa, Sistem adalah sekumpulan
elemen yang saling terkait atau terpadu untuk mencapai tujuan. Setiap sistem memiliki tujuan (goal), tujuan iniliah yang menjadi motivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendalai. Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi 31
Sutarno N.S., Manajemen Perpustakaan, h. 168.
23
dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan.32 Dalam kamus besar bahasa Indonesia istilah otomasi atau automasi dijelaskan penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan lagi pengawasan manusia.33 Sedangkan menurut Sulistiyo-Basuki yang dijelaskan didalam karyanya yang berjudul Preodisasi Perpustakaan Indonesia, pengertian otomasi merupakam konsep proses atau hasil membuat mesin swatindak dan atau swakendali dengan menghilangkan campur tangan manusia dalam proses tersebut.34 Dapat disimpulkan bahwa sistem otomasi merupakan proses pengalihan kegiatan dari tenaga manusia ke tenaga mesin yang didalamnya terdapat elemen-elemen yang terkait untuk melakukan kegiatan tersebut. Sulistiyo-Basuki guru besar Ilmu Perpustakaan Universitas Indonesia menjelaskan secara singkat bahwa otomasi perpustakaan adalah penerapan teknologi untuk kepentingan perpustakaan, mulai dari pengadaan hingga ke jasa informasi bagi pembaca.35 Sedangkan menurut Putu Laxman Pendit berpendapat bahwa sistem otomasi perpustakaan merupakan seperangkat aplikasi komputer untuk membantu kegiatan perpustakaan yang terutama bercirikan pengguna pangkalan data terbesar, dengan kandungan cantuman tekstual yang dominan, dan dengan fasilitas utama
32
Raymond McLeod, Jr. Et. Al., Sistem Informasi Manajemen (Jakarta PT. Indeks, 2004), h.9. 33 Tim penyusun Kamus Pusat Pembinaan dan pengembangan Bahasa. “Otomasi” dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia. (Jakarta: Balai Pustaka, 1988), h. 631. 34 Sulistiyo-Basuki, Preodisasi Perpustakaan Indonesia, (Bandung: Remaja Rosdakarya), h. 96. 35 Sulistiyo-Basuki, Preodisasi Perpustakaan Indonesia (Bandung: Remaja Rosdakarya), h. 96.
24
dalam hal menyimpan, menemukan dan meyajikan informasi.36 Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa sistem otomasi perpustakaan merupakan sistem yang dapat digunakan oleh perpustakaan untuk menjalankan fungsi-fungsi kegiatan perpustakaan dengan bantuan komputer atau mesin lainnya. 2. Tujuan Otomasi Perpustakaan Penerapan sistem otomasi dalam sebuah perpustakaan pastinya mempunyai tujuan. Menurut John Corbin, bahwa tujuan utama dari diterapkanya sistem otomasi perpustakaan adalah:37 a) Meringankan beban kerja, khususnya yang rutin dan berulang-ulang. Perangkat lunak yang digunakan dapat diprogram untuk mengerjakan pekerjaan bersifat administratif, misalnya pengisian data anggota perpustakaan, pembuatan statistik pelayanan, pengisian data bibliografi untuk pembuatan katalog, dan sejenisnya. b) Menghemat waktu dan tenaga sehingga dapat meningkatkan efesiensi kerja. c) Komputer dapat mengolah data lebih cepat dan akurat dari pada pengolahan secara manual. d) Meningkatkan kerjasama antar layanan atau bagian ataupun antar perpustakaan, sistem otomasi perpustakaan memungkinkan adanya hubungan dan kerja sama (networking) baik secara lokal (antar bagian di satu perpustakaan) maupun atar perpustakaan.
36
Putu Laxman Pendit, Perpustakaan Digital dari A sampai Z (Jakarta; Cita Kami, 2008),
37
John Corbin, Managing The Library Automation Project (Kanada : Oryx Press, 1985),
h. 222. h. 18.
25
e) Penggunaan komputer dapat mengurangi resiko kesalahan manusia dalam mengerjakan pekerjaan rutinnya, karena komputer tidak dipengaruhi oleh kondisi fisik maupun emosi. f) Memberikan layanan yang lebih efektif bagi pemakai. g) Pustakawan dapat mengalihkan pekerjaan yang bersifat rutin kepada komputer
dan
dapat
lebih
mengkonsentrasikan
diri
kepada
pengembangan jasa perpustakaan, sehingga dapat memberikan layanan sebaik mungkin kepada pemakai. h) Memberikan hasil pekerjaan yang konsisten. 3. Unsur-unsur Otomasi Perpustakaan Dalam sebuah sistem otomasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung terkait satu dengan lainnya. Pengguna, perangkat keras, perangkat lunak, network atau jaringan, data dan manual merupakan unsur-unsur atau sarat terbentuknya otomasi perpustakaan, hal ini disampaikan oleh Wahyu Supriyanto dalam karyanya, diantaranya adalah:38 a) Pengguna Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakaan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan atau staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi. Tenaga-tenaga pengguna dilatih untuk menjadi oprator, teknisi dan administrator yang
38
28
Wahyu Supriyanto, Teknologi Infornasi Perpustakaan. (Yogyakarta: Kanisius, 2008), h
26
terlatih. b) Perangkat Keras Yang disebut perangkat keras seperti, komputer, printer, barcode scanner, dan lain sebagainya. Tanpa adanya perangkat keras, perangkat lunak tidak dapat dijalankan. Sebuah komputer sudah cukup ntuk digunaka diperpustakaan yang kecil. Sedangkan untuk perpustakaan besar diperlukan beberapa prangkat lain seperti server, perangkat jaringan, maupun web. c) Perangkat Lunak Pendapat Sutarman pengarang buku Pengantar Teknologi menjelaskan bahwa Prangkat lunak merupakan Program komputer yang berisi sekumpulan intruksi yang dibuat dengan menggunakan bahasa khusus yang memberi perintah kepada komputer untuk melakukan berbagai pemprosesan terhadap data yang terdapat dalam program tersebut atau data yang dimasukan oleh pengguna komputer.39 Perangkat lunak dapat diartikan suatu metode atau prosedur untuk menjalankan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Dijelaskan di dalam buku Perpustakaan Digital Perspektif Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia menjelaskan bahwa perangkat lunak dapat didapatkan dengan tiga cara diataranya adalah;40 1) Membangun sendiri secara internal, perpustakaan
dapat
membangun software untuk oprasional perpstakaan dengan staf 39
Sutarman, Pengantar Teknologi Informasi (Jakarta: Bumi Aksara, 2009), h. 144. Putu Laxman Pendit, Perpustakaan Digital: Perspektif Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia, h. 192. 40
27
internal perpustakaan yang mampu membangun perangkat lunak. Pilihan ini bisa diambil oleh perpustakaan yang mempunyai staf programmer yang mampu membangun prangkat lunak. 2) Meminta pihak ketiga untuk mengembangkan software (alih daya atau outsourcing). Pilihan ini tepat untuk perpustakaan yang tidak memiliki staf yang mampu untuk mengembangkan perangkat lunak. 3) Membeli perangkat lunak yang sudah jadi. Jika menginginkan sistem yang lebih cepat terpasang, pilihan ini sesuai untuk itu. Dengan membeli perangkat lunak yang bersifat masal tentunya sudah melewati pengujian beberapa kali dan oleh karena itu sistem lebih besar kemungkinan untuk berjalan sempurna dibanding pilihan sebelumnya. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam melakukan pengadaan perangkat lunak adalah lisensi. Lisensi dari database yang digunakan perpustakaan tentunya menjadi tanggung jawab perpustakaan.
Oleh
karenanya
perpustakaan
perlu
mempertimbangkan rincian biaya yang besar. Adapun alternatif yang bisa dipilih diantaranya adalah:41 1) Perangkat lunak proprietary, perangkat lunak yang hak ciptanya di miliki perusahaan atau individu yang dipasang secara komersil dan biasanya source code tidak diberikan secara penuh. 41
Ibid., h. 195.
28
2) Prangkat
lunak
yang
bersifat
OSS/FS
(Open
Source
Software/Free Software). Lisensi perangkat lunak ini dapat digunakan,
dikembangkan
dan
didistribusikan
kembali.
Perpustakaan dapat memperoleh software perpustakaan dengan hanya mengunduh (download)
software misalnya SLiMS,
OpenBliblo, Evergreen, Greenstone, Koha, PhpMyLibrary sebagainya. Sebagai 3) Perangkat lunak gratis (freeware), untuk software seperti ini seringkali source cede tidak diberikan dan software tidak memiliki kekuatan legal untuk mengubah dan menstribusikan kembali. 4) Perangkat lunak yang bersifat publik domain, merupakan prangkat lunak yang tidak memiliki hak cipta namun juga tidak memberikan source code untuk dikembangkan. Dalam buku Teknologi Informasi Perpustakaan menjelaskan bahwa pemilihan software otomasi perpustakaan dapat dinilai dengan keriteria sebagai berikut;42 1) Kegunaan, fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu (realtime) dan relevan untuk proses pengambilan keputusan. 2)
Ekonomis,
biaya
yang
dikeluarkan
sebanding
untuk
mengaplikasikan perangkat lunak sesuai dengan hasil yang didapatkan.
42
35.
Wahyu Supriyanto, Teknologi Infornasi Perpustakaan (Yogyakarta: kanisius, 2008), h
29
3) Keandalan, mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar dan terus-menerus. 4) Fleksibel, dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi
dan
institusi,
serta
memiliki
potensi
untuk
dikembangkan lebih lanjut. 5) Sederhana, menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna. d) Perangkat jaringan Jaringan komputer telah menjadi bagian dari otomasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi dalam teknologi Informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya secara bersama-sama. Jaringan akan memudahkan komputer-komuter yang ada dalam maupun luar perpustakaan dapat saling tukar menukar data, sehingga penyelenggaraan pelayanan di perpustakaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Dalam buku yang berjudul Buku Pintar Penanganan Jaringan menjelaskan bahwa Komponen-komonen perangkat keras jaringan antara lain: komputer sebagai server dan klien, Network Interface Card yang biasa disebut LAN Card atau hub (peng hubung
komputer,
Head
Up
Butt),
media
komunikasi
(pengkabelan) concentrator dan sistem operasi jaringan.43 e) Perangkat data Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, 43
Buku Pintar: penanganan Jaringan Komputer (Yogyakarta: Andi, 2005), h. 17.
30
fakta, tindakan, benda dan sebagainya. Sebuah sistem informasi dapat berkerja bila dimasuki oleh data, data akan diproses sesuai perintah dan mengeluarkan hasil. Dalam buku teknologi informasi perpustakaan dijelaskan bahwa, suatu data memiliki susunan organisasi diantaranya adalah; Bit, merupakan kombinasi dari 0 dan 1, bentuk data yang paling dasar; Byte, merupakan kombinasi bit-bit, biasanya unit terkecil terdiri dari 8 bit; Field, kumpulan dari byte-byte yang membentuk suatu arti, misalnya no urut; Record, kumpula field yang membentuk informasi, misalnya data pegawai; file, kumulan record misalnya file dari pegawai di berbagai departemen; database merupakan kumpulan file yang sling berhubungan membentuk informasi.44 Menurut wahyu supriyanto, metadata merupakan bentuk dari pengidentifikasian suatu atribut dan struktur dari sebuah data atau informasi. Menurut Wayu Supriyanto metadata merupakan bentuk pengidentifikasian, penjelasan suatu data Secara sederhana metadata dapat dikatakan dengan “datanya data”. Misalnya metadata dari data katalog sebuah buku yang terdiri dar judul, penanggung jawab, subjek, penerbit dan lain sebagainya. Marc dan Dublin Core merupakan metadata yang dikenal di kalangan perpustakaan. f) Manual Manual atau bisa disebut prosedur adalah penjelasan 44
Wahyu Supriyanto, Teknologi Informasi Perpustakaan, h. 71.
31
bagaimana
memasang,
menyesuaikan,
menjalankan
suatu
perangkat keras atau perangkat lunak. Prosedur merupakan aturanaturan yang harus diikuti bilamana menggunakan perangkat keras adan perangkat lunak. Manual harus dubaca dan dimengerit walau serumit apapun karena Manual merupakan kunci kelancaran sistem, keterangan tersebut diutarakan oleh Sismanto dalam bukunya yang berjudul Manajemen Perpustakaan Digital.45 Dapat disimpulkan bahwa manual merupakan hal yang penting dan harus ada untuk memberikan informasi, cara dan aturan software, agar software dapat mudah digunakan secara maksimal. 4. Cakupan Sistem Otomasi Perpustakaan, Adapun cakupan-cakupan yang dilakukan dalam pengolahan perpustakaan dengan sistem otomasi perpustakaan diantaranya adalah: a) Pengadaan koleksi Kegiatan ini berkaitan dengan pengadaan bahan pustaka baik melalui cara membeli, pertukaran, maupun dari hadiah. Modul pengadaan ini terdapat database manajemen vendor dan database sistem keuangan dan mengalokasikan dana sesuai dengan anggaran yang ditentukan. Marshall Breeding berpendapat bahwa tugas-tugas modul akuisisi diantaranya adalah:46 1)
Memilih koleksi yang dibutuhkan oleh perpustakaan
2)
Mengelola rencana pengadaan dengan mendaftar dan memilih vendor sebagai pemasok bahan koleksi, misalnya pemilihan
45
Sismanto, Manajemen Perpustakaan Digital (Jakarta: Afifa Pustaka, 2007), h. 152. Marshall Breeding, “Library Technology Reports” Major Open Source ILS Products (November/ December 2008), h 29. 46
32
vendor atau toko buku, waktu klaim pemesanan dan lainnya. 3)
pengolahan faktur untuk barang-barang yang diterima dan menyetujui pembayaran.
b) Katalogisasi Salah satu tugas utama perpustakaan adalah katalogisasi. Dalam panduan kataloisasi menjelaskan bahwa katalog kartu membutuhkan berbagai entri yaitu, entri pengarang, entri judul, entri subjek, dan lainnya, hal ini merupakan pekerjaan yang berulang-ulang yang harus dikerjaakan. Modul katalogisasi diharapkan mampu untuk melakukan katalogisasi sesuai dengan pedoman aslinya, membuat entri katalog dengan menggunakan Machine Readable Cataloging (MARC). Menurt Gavali Vandana Santosh modul katalogisasi dapat fungsi sebagai berikut;47 1) Pembuatan penyimpanan, pencarian, pengolahan cantuman bibliografi dan index. 2) Fasilitas impor dan ekpor 3) Pencatatan bibliografi harus sesuai dengan aturan aturan seperti MARC dan AACR. c) Sirkulasi dan Manajemen Anggota Modul sirkulasi pada software otomasi perpustakaan diharuskan mampu
memberikan
kemudahan
dalam
melakukan
transaksi
pelayanan peminjaman bahan pustaka di perpustakaan. Untuk melakukan transaksi peminjaman bahan koleksi perpustakaan, mudul 47
Gavali Vandana Sant, “Impact of Library Automation in the Development Era: A case Study”, Indian Streams Research Journal Vol - I , June 2011, h 6.
33
sirkulasi membutuhkan database koleksi dan database pemustaka untuk melakukan pencatatan yang berupa peraturan transaksi peminjaman seperti jadual pengembalian, jumlah koleksi yang dapat dipinjam, denda pada peminjam koleksi yang sudah melewati batas, memberikan laporan peminjaman yang akurat dan manajemen anggota input edit dan delete hal tersebut disampaikan oleh Marshall Breeding.48 Lourdes T. David juga berpendapat modul sirkulasi juga harus mampu melakukan kegiatan peminjaman, pengembalian, perubahan, penahanan koleksi, status koleksi, daftar anggota pemustaka, jenis anggota, profile dan hak akses informasi anggota.49 d) Pengelolahan Tenerbitan Berkala Modul terbitan berkala harus memberikan efektifitas dan efisiensi pustakawan dalam mengatur koleksi terbitan berkala seperti jurnal, buletin dan sejenisnya. Tugas modul serial adalah melakukan, Check-ing dengan menisi cantuman bibliografi, dan mencatat frekuensi
pelangganan.
Selain itu modul
serial
juga harus
menghasilkan klaim sebagai status informasi koleksi serial yang ditetapkan oleh perpustakaan seperti pengiriman koleksi serial yang telat, tidak terbit, pembaruan dan dapat menghasilkan laporan pengadaan koleksi serial yang dilanggan, status koleksi serial dan daftar vendor.50 e) Penyediaan katalog (OPAC) 48
Marshall Breeding, “Library Technology Reports” Major Open Source ILS Products (November/ December 2008), h 29. 49 Lourdes T. David, Introduction To Integrated Library System Module 2 (Information and Informatics Unit UNISCO, Bangkok, 2001), h. 9. 50 Molly Chuah, Atlas: A Total Library Automation, http://kekalabadi.um.edu.my/filebank/published_article/3849/KA10%281%291991%20%28A5%29.pdf
34
Modul katalog, Online Public Access Catalog (OPAC) merupakan salah satu memungkinkan pengguna untuk mencari koleksi perpustakaan dan memanfaatkan layanan online. Fungsi dasar dari modul ini memberikan kemudahan bagi pengguna untuk melakukan pencarian atau menelusuri koleksi dan melihat informasi deskriptif dan status koleksi pada setiap item yang diberikan.51 Sebagian banyak katalog online menyediakan login bagi pengguna perpustakaan yang terdaftar untuk masuk ke account pribadi, melihat daftar item yang saat ini telah dipinjam oleh pemustaka, memperbaharui item, permintaan koleksi, membayar denda, dan layanan serupa lainnya.52 Penjelasan cakupan-cakupan otomasi perpustakaan diatas secara singkat dapat digambarkan pada literatur review sebagai berikut: Modul Akuisisi
Fungsi -Memilih koleksi yang akan diadakan -Manajemen vendor, -Pengolahan faktur untuk barang-barang yang diterima dan pembayaran. Katalogisasi -Pembuatan penyimpanan, pencarian, pengolahan cantuman bibliografi dan index. -Fasilitas impor dan ekpor -Pencatatan bibliografi harus sesuai dengan aturan seperti MARC dan AACR. Sirkulasi -Harus mampu melakukan kegiatan peminjaman, pengembalian, perubahan, penahanan koleksi, status koleksi, daftar anggota pemustaka, jenis anggota, profile dan hak akses informasi anggota Manajemen -Check-ing dengan menisi cantuman Serial bibliografi, -Manajemen frekuensi pelangganan. 51
Pengarang Marshall Breeding Gavali Vandana Santosh
Lourdes T. David
Marshall Breeding
Ibid., h. 29. Marshall Breeding, “Library Technology Reports”, Major Open Source ILS Products. November/ December 2008. h 29. 52
35
OPAC
-Klaim sebagai status informasi koleksi serial yang ditetapkan oleh perpustakaan seperti pengiriman koleksi serial yang telat, tidak terbit, pembaruan. -Menghasilkan laporan pengadaan koleksi serial yang dilanggan, status koleksi serial dan daftar vendor. Sebagian banyak katalog online menyediakan login bagi pengguna perpustakaan yang terdaftar untuk masuk ke account pribadi, melihat daftar item yang saat ini telah dipinjam oleh pemustaka, memperbaharui item, permintaan koleksi, membayar denda, dan layanan serupa lainnya. Tabel, 1 Literatur review
Marshall Breeding
5. Penerapan Sistem Otomasi Perpustakaan Adapun tahap-tahap yang harus di perhatikan untuk perencanaan penerapan sistem otomasi perpustakaan diantaranya adalah53: a) Pemilihan hardware, proses penyusunan daftar perangkat keras yang akan dipilih sesuai kreteria yang diinginkan dan digunakan untuk menerapkan sistem otomasi perpustakaan. Spesifikasi hardware harus mampu untuk menjalankan perangkat lunak yang nanti digunakan sebagai sistem aplikasi otomasi perpustakaan. b) Pemilihan
software,
merupakan
proses
pemilihan
software,
pendesainan software, apakah perangkat lunak tersebut mampu untuk membantu malaksanakan kegiatan teknis perpustakaan. c) Training, kegiatan pemberian pelatihan kepada staf perpustakaan agar staf tidak kesulitan untuk mengoprasikan perangkat dan juga perangkat dapat dimanfaatkan oleh staf secara maksimal dan dapat 53
Barbara Evans Markuson, Guidelines For Library Automation: A Handbook for Federal and Other Libraries (California: System Development Corporation, 1972), h. 10
36
membantu kegiatan pustakawan d) Data conversion, proses konversi data entri atau data perpustakaan lain agar dapat dimasukan dan diolah dengan menggunakan sistem otomasi yang ditentukan. e) Melakukan test dan menelusuri sistem yang terpasang pada perpusatakaan dan mamastikan bahwa sistem yang terpasang sudah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. f) Laporan, merupakan proses dokumentasi yang dilakukan selama pelaksanaan penerapan sistem otomasi perpustakaan. C. Penelitian Terdahulu Pada penelitian ini, peneliti
mengemukakan hubungan
antara
penelitian-penelitian terdahulu yang berkaitan dengan topik pembahasan. Skripsi yang ditulis oleh Indra Giantoni Rossi Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta yang diterbitkan pada tanggal 5 Oktober 2012. Tujuan dari penelitian yang berjudul “Penerapan Sistem Otomasi Pada Fakultas Usuludin dan Filsafat Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta” ini adalah untuk mengetahui cakupan sistem otomasi yang diterapkan di Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat, untuk mengetahui manfaat sistem otomasi perpustakaan yang dapat dirasakan oleh para pengguna perpustakaan Fakultas ushuluddin dan Filsafat serta untuk mengetahui masalah-masalah yang dihadapi oleh pihak perpustakaan Fakultas ushuluddin dalam menerapkan sistem otomasi atau komputerisasi, sehingga nantinya dapat dicari solusi terbaik guna mengatasi masalah-masalah tersebut. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif analitis yaitu menggambarkan kondisi lapangan secara
37
apa adanya. Pada hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem otomasi perpustakaan yang diterapkan pada Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat mencakup kegiatan pengadaan, pengolahan, sirkulasi, dan penelusuran bagi pengguna. Selain itu sistem otomasi mampu memberikan manfaat yang cukup besar bagi pengguna untuk melakukan penelusuran informasi melalui katalog online (komputer). Masalahmasalah yang dihadapi pengelola perpustakaan ketika menerapkan sistem otomasi adalah masih terjadinya kerusakan pada sistem yang mengakibatkan terganggunya kegiatan pengadaan, minimnya dana atau anggaran perpustakaan untuk pengembangan dan perawatan sistem, program aplikasi Bookmark sulit dikembangkan karena masih under DOS, ketidaklengkapan fungsi menu Bookmark, dan belum adanya pengelola perpustakaan yang memiliki kompetensi khusus di bidang sistem otomasi. Skripsi yang ditulis Andyta Astiputri S.B Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syaraf Hidayatullah Jakarta ini berjudul “Perpustakaan Penerapan Sistem Otomasi Lontar di Perpustakaan MAN Insan Cendekia Serpong” Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif dengan menggunakan purposive sample (sampel bertujuan). Hasil penelitian melalui wawancara, dan observasi menunjukan bahwa fungsi layanan teknis dalam sistem otomasi Lontar versi 3.0 ialah memudahkan kegiatan rutin pustakawan dalam pembuatan katalogisasi, layanan yang diberikan kepada pemustaka lebih maksimal, untuk sementara pemeliharaan bahan pustaka hanya dilakukan dengan cara mengkopi bahan pustaka yang rusak dan menjilid bahan pustaka. Menurut pustakawan MAN Insan Cendekia hambatan yang dihadapi adalah tidak adanya menu print
38
dalam sistem otomasi Lontar versi 3.0 dan berdasarkan pengamatan penulis terdapat hambatan lain seperti kerja pustakawan yang mencetak barcode dalam jumlah banyak kemudian melakukan penginputan bibliografi ke dalam sistem Lontar versi 3.0, dan tidak adanya authority control (kontrol tetap cantuman bibliografi dalam katalog agar bisa terjaga konsistennya seperti pengarang, judul dan subjek) dalam sistem Lontar versi 3.0.
BAB III Gambaran Umum Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI
A. Sejarah Singkat Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI Pada tauhn 2005 dikeluarkan peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor: 1575/MENKES/PER/XI/2005 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Kesehatan, kedudukan perpustakaan telah muncul dalam struktur Sub Bidang Perpustakaan dan Dokumentasi di bawah naungan Pusat Komunikasi Publik. Sebelum Menteri kesehatan RI mengeluarkan peraturan ini, Kementerian Kesehatan RI menggunakan peraturan Nomor: 1277/MENKES/SK/XI/2001 perpustakaan hilang dalam struktur organisasi Departemen Kesehatan RI, pada saat itu perpustakaan dipimpin oleh Ny. Kayes Lumatauw, Mls. Meskipun tidak ada dalam struktur perpustakaan tetap menyelenggarakan sesuai dengan fungsinya dengan baik teknis maupun administarsi dibawa Biro Hukum dan Organisasi Kementerian Kesehatan RI. Pada
tahun
2010
keluar
1144/MENKES/PER/VIII/2010
Peraturan tentang
Menteri Organisasi
Kesehatan dan
Tata
Nomor: Kerja
Kementerian Kesehatan ada perubahan nama satuan kerja. Bahwa Sub Bidang Perpustakaan dan Dokumentasi di bawah naungan Bidang Pelayanan Informasi Publik yang bertanggung jawab pada Pusat Komunikasi Publik. B. Visi dan Misi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI 1.Visi Menjadikan perpustakaan Kemenkes sebagai perpustakaan unggulan dan repository terbitan kemenkes dan pusat jejaring perpustakaan kesehatan.
39
40
2. Misi a) Menyelesaikan karya cetak dan rekam hasil terbitan Kementerian Kesehatan RI. b) Membangun dan Mengembangkan perpustakaan terpadu berbasisi teknologi informasi c) Membina dan membangun jejaring dengan perpustakaan dilingkungan Kementerian Kesehatan dan Dinas Kesehatan d) Menyelenggarakan layanan perpustakaan C. Struktur Organisasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI Perpustakan Kementerian Kehehatan RI berada di dalam Unit Pusat Komunikasi Publik dan Sub Bidang Perpustakaan dan Dokumentasi bertanggung jawab kepada Bidang Pelayanan Informasi Publik. Sub bidang Perpustakaan dan Dokumentasi memeiliki 10 sumberdaya manusia.
41
Pusat Komunikasi Publik
drg. Murti Utami,
Bidang Pelayanan Informasi Publik
drg. Rarit Gempari, MARS
Sub Bidang Perpustakaan dan Dokumentasi Dra. Siwi Wresniati, M.SI Layanan
Drg. Ria Purwanti, M.Kes
Pengembangan dan Pelngolahan Koleksi
Jeni Helen Chronika, SH
Pengembangan SDM dan Jejaring
Parna, SIP
Staf Mintarsih Teguh Martono, Sos Agus Supardi Ariesha Widipuspita Mintauli Sianturi Rachmadi, A.Md D. Koleksi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI Koleksi Perpustakaan Pusat Komunikasi Publik Kemekes RI dibagi menjadi 4 (empat) kelommpok utama, yaitu: 1. Koleksi terbitan Depkes Bidang Kesehatan mencakup berbagai segi dari: Sejarah kesehatan nasional, peraturan perundang-undangan bidang kesehatan, profil kesehatan, petunjuk teknis, petunjuk pelaksanaannya sebagai acuan menjalankan pekerjaan dalam bidang kesehatan baik instansi pemerintah maupun swasta. 2. Koleksi terbitan WHO bidang kesehatan. 3. Koleksi terbitan umum seperti karya umum, filsafat, agama, bahasa, ilmuilmu murni, teknologi atau ilmu terapan, kesenian, kesusasteraan, dan
42
geografi. 4. Koleksi audio visual, Perpustakaan Kemenkes RI selain mengoleksi dalam bentuk buku, juga mengkoleksi dalam bentuk audio visual yaitu dalam bentuk: Compact Disc (CD), mini DV yang isinya meliputi kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan Kementerian Kesehatan dalam menjalankan tugas bidang kesehatan di masyarakat dan untuk masyarakat. Adapun rincian jumlah koleksi Perpustakaan Kemenkes adalah: Koleksi
Judul
Ekslempar
Audio Visual
154
261
Terbitan Kemenkes RI
3337
6252
Terbitan Umum
1195
1538
Terbitan WHO
231
281
TOTAL
4917
8332
Tabel, 2 Jumlah Koleksi
E. Layanan Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI Perpustakaan Kementerian Kesehatan menggunakan sistem pelayanan terbuka dimana pemustaka dapat langsung mencari bahan pustaka pada rak koleksi yang ada. Koleksi bahan pustaka tidak dapat dipinjam dan hanya dapat dibaca di ruang baca. Bila bahan pustaka tersebut diperlukan dapat digandakan (photo copy). Pemustaka tidak dipungut biaya (GRATIS) selama menggunakan layanan perpustakaan. Jenis Layanan yang tersedia :
43
1. Layanan Referensi, Layanan yang berupa bantuan, petunjuk atau bimbingan untuk menemukan bahan pustaka atau informasi lainnya. 2. Bimbingan Pembaca Layanan dengan memberikan petunjuk dan panduan untuk pemustaka dalam penggunaan bahan pustaka dan peralatan. 3. Layanan
photo
copy
bahan
pustaka
harus
mematuhi
peraturan
perundangan tentang hak atas kekayaan intelektual (HAKI). 4. Penelusuran bahan pustaka Pencarian bahan pustaka di Perpustakaan Kementerian Kesehatan dapat dilakukan melalui F. Unsur-unsur Sistem Otomasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI 1. Software Software otomasi perpustakaan yang digunakan oleh Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI adalah Koha 3.0 merupakan perangkat lunak berbasis web yang menggunakan bahasa pemerogramman Perl. Koha adalah Sistem Perpustakaan Terintegrasi (Integrated Library System yang disingkat ILS). Setiap orang bebas menggunakannya tanpa mengeluarkan uang untuk membeli lisensi, dan juga bebas untuk memodifikasi sesuai dengan kebutuhannya (Open Source). Koha dikembangkan pertama kali di New Zealand oleh Katipo Communications. Mulai digunakan oleh Horowhenua Library Trust pada tahun 2000. Saat ini Koha dikembangkan oleh komunitas programmer dan pustakawan di berbagai belahan dunia, digunakan oleh lebih dari 1000 perpustakaan. Adapun modul yang dimiliki oleh Software Koha 3.0 diantaranya adalah:54 54
Rajeev Kumar, Open Source Library Manajmen Software (SAARC Documentation Center, New Delhi) diakses 16 Juni 14 di http://www.slideshare.net/rajivkumarmca/koha-open-
44
a) Akuisisi Menu akuisisi yang ada dalam software Koha 3.0 dapat digunakan untuk membantu kegiatan pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan. Dalam mudul akuisisi terdapat berbagai fungsi seperti, manajemen dana dan anggaran, manajemen vendor, manajemen saran pengadaan bahan pustaka, pemesanan bahan pustaka, pembayaran dan penerimaan koleksi yang pesan. b) Katalogisasi Modul katalogisasi yang ada dalam software Koha 3.0 mendukung berbagai macam format metadata seperti MARC dan UNIMARC. Modul katalogisasi di lengkapi dengan Z39.50 untuk memudahkan pustakawan melakukan copy katalog dari sumber eksternal. Dalam modul ini juga tersedia authority control yang dapat diatur oleh pustakawan untuk menetapkan suatu istilah katagori yang digunakan sebagai tajuk entri utama dan tajuk enteri tambahan. Perlengkapan pengolahan seperti label buku dapat dicetak melalui modul katalogisasi ini. Didalam
modul
katalogisasi
terdapat
fungsi
yang
dapat
dimanfaatkan untuk mengolah bahan pustaka. Diantaranya adalah: 1)
Pencatatan bibliografi pada modul katalogisasi software Koha 3.0 mendukung metadata dengan format MARC21, dan AACR.
2)
Pencatatan bibliografi dilengkapi dengan Autority Control untuk memastikan bahwa data bibliografi diisi secara konsisten.
3)
Fungsi Penambahan ekslmpar untuk mendapatkan nomor unik
source-library-management-software
45
koleksi secara otomatis atau dengan menambahkan nomor unik koleksi sesuai dengan yang ditentukan. 4)
Import MARC dengan Z39.50 fungsi yang dapat digunakan untuk mengambil data bibliografi dengan meng-copy dari sumber eksternal, seperti dari internet atau data bibliografi hasil dari ekspor database lain.
5)
Ekspor MARC record, dapat digunakan untuk mengambil dengan menggandakan (copy) data bibliografi dari database sendiri ke database lain.
c) Sirkulasi Modul sirkulasi yang tersedia dalam software Koha 3.0 memiliki berbagai fungsi untuk melakukan kegiatan sirkulasi seperti pencatatan kegiatan
peminjaman,
pengembalian
dan
pemanjangan,
denda,
pemberitahuan masa berahirnya peminjaman, penahanan koleksi, daftar anggota yang meminjam koleksi di perpustakaan. d) Manajemen Anggota Modul ini digunakan untuk mengelolah daftar anggota peminjam koleksi, setiap anggota dapat di katagorikan sesuai dengan keinginan. Modul ini juga dapat memberikan informasi detail anggota yang terdaftar, denda, jatuh tempo koleksi yang dipinjaman dan hak akses anggota. e) Manajemen Serial Modul serial yang ada pada software Koha 3.0 difungsikan untuk mengatur jurnal, surat kabar dan koleksi yang terbit secara berkala
46
lainnya. Adapun fungsi-fungsi yang terdapat pada modul serial diantaranya adalah. (a) Menambah daftar langganan terbitan berkala. (b) Modifikasi langganan atau pola penomoran frekuensi serial. (c) Penerimaan koleksi terbitan berkala. (d) Menghasilkan informasi klaim untuk koleksi serial yang hilang, atau terlambat. f) OPAC Software otomasi perpustakaan Koha menyediakan halaman OPAC yang dapat digunakan sebagai temu kembali oleh pemustaka. Dalam halaman OPAC software Koha 3.0 terdapat berbagai tool yang dapat di fungsikan oleh pengguna, diantaranya seperti, a) Pencarian dasar dan pencarian lanjut b) tampilan cantuman bibliografi singkat, detail dan tampilan MARC c) Login akun pemustaka d) Pemesanan koleksi untuk dipinjam e) Pemesanan koleksi untuk diadakan f) komentar koleksi bahan putaka g) RSS (Really Simple Syndication) g) Laporan Software Koha memberikan kemudahan pada pustakawan untuk menyusun
laporan kegiatan manajemen perpustakaan. Penyusuna
laporan dapat ciptakan dengan dua cara yaitu:
47
(a) Costum Reports, pustakawan dapat merancang laporan yang diingnkan dengan menulis SQL query atau dengan menggunakan panduan laporan Wizard. Costum reports, lebih rinci dari pada statistic reports. (b) Statstic Report, merupakan laporan yang berupa jumlah angka statistik. Statistik report diantaranya seperti, Statistik akuisisi, statistik anggota, statistik katalog, statistik sirkulasi, statistik serial, statistik koleksi yang paling dipinjam, statistik pelanggan yang paling sering meminjam dan rata-rata waktu peminjaman. h) Administrator Modul administrasi pada software Koha merupakan tempat untuk mengatur sistem konsep kerja Koha. Diantaranya seperti mengatur:55 (a) Cabang perpustakaan: mengidentifikasikan dan membedakan kategori cabang, cabang perpustakaan. (b) Jenis item: menentukan item perpustakaan dan menetapkan biaya denda peminjaman. Mengelompokan item koleksi untuk tidak diperpinjamkan. (c) Tentukan Jenis Peminjam: Dapat berdasarkan Kategori Codes, Deskripsi, Pendaftaran Periode dan waktu. (d) Z39.50: untuk menambahkan server, masukkan nama domain atau alamat IP dari server, nomor port untuk digunakan, dan nama database untuk mengakses. (e) Dana Buku: mengatur account yang melacak pengeluaran untuk 55
Rajeev Kumar, Open Source Library Manajmen Software (SAARC Documentation Center, New Delhi) diakses 16 Juni 14 di http://www.slideshare.net/rajivkumarmca/koha-opensource-library-management-software
48
bahan pustaka. 2. Hardware Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI memiliki 11 komputer. 3 komputer berfungsi sebagai OPAC, 1 komputer digunakan sebagai sarana untuk membaca koleksi audio visual dan 7 komputer lainnya digunakan sebagai perangkat operasional para staf perpustakaan. Semua komputer yang ada di Perpustakaan Kemenkes memiliki spesifikasi prosesor dual core 2.20 GHz, memori 4.00 Gb, hard disk 300 Gb. Semua komputer yang ada di Perpustakaan Kemenkes merupakan komputer clien. 3.Sistem Jaringan Beberapa komputer yang ada dilingungan perpustakaan kemenkes Program
otomasi
perpustakaan
Koha
3.0
yang
digunakan
oleh
Perpustakaakan Kementerian Kesehatan RI dapat di akses dengan Jaringan LAN dan WAN sehingga memungkinkan software Koha dapat diakses di lingkungan Kementerian Kesehatan RI maupun di luar lingkungan Kementerian Kesehatan RI. 4.Data Software Koha mendukung MARC21 sebagai format metadata yang digunakan untuk mendiskripsikan bahan pustaka. MARC21 merupakan standar metadata sesuai dengan ISBD. 5. Manual Software Koha telah menyediakan Manual Guide yang dapat diunduh (download)
oleh
semua
pengguna
melalui
website
resmi
Koha
(http://manual.koha-community.org). Namun manual yang tersedia hanya
49
manual yang berbahasa Inggris, Prancis, Spanyol dan bahasa Arab. Manual menjelaskan cara implementasi, menginstall, menjelaskan fungsi-fungsi modul yang terdapat pada software Koha dan cara menggunakannya. 6. User Software otomasi perpustakaan Kemenkes yakni Koha 3.0 digunakan oleh seluruh staf perpustakaan terutama bidang pengembangan dan pengolahan koleksi untuk melakukan pengolahan bahan pustaka. Selainnya staf bidang layanan hanya menggunakan software Koha sebagai sarana penelusuran
bahan
pustaka
karena
Perpustakaan
Kemenkes
tidak
meminjamkan bahan pustaka. Pengguna software Koha 3.0 di Perpustakaan Kemenkes selanjutnya adalah pemustaka yang hendak mencari bahan pustaka yang ada di Perpustakaan Kemenkes RI.
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Penjelasan Penelitian Penelitian yang berjudul “Pemanfaatan Software Koha Sebagai Sistem Otomasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI” ini dilakukan di perpustakaan khusus Kementerian Kesehatan RI yang beralamat di Jl. H.R. Rasuna Said Blok X.5 Kav. 4-9, Blok A, Kuningan, Jakarta. Dilaksanakan pada bulan Januari sampai bulan Juni. Data-data yang diperoleh peneliti berasal dari wawancara yang dilakukan oleh penulis kepada pustakawan perpustakaan Kementerian Kesehatan. Adapun informan yang di wawancarai adalah seorang staf penanggung jawab dalam hal otomasi perpustakaan dan bagian penglolahan koleksi, seorang pustakawan bidang pelayanan publik. Serta seorang pustakawan yang menjabat sebagai pengembangan SDM dan jejaring. B. Hasil Penelitian dan Pembahasan 1. Kriteria Pemilihan Software Koha Sebagai Sistem Otomasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI. Software Koha 3.0 merupakan program sistem otomasi perpustakaan yang dipilih oleh Perpustakaan Kemenkes sebagai sistem otomasi perpustakaan. Maka hal ini mengandung pernyataan dan alasan mengapa software Koha 3.0 dipilih dan digunakan oleh Perpustakaan Kemenkes. Ada beberapa alasan yang diutarakan, mengapa software Koha 3.0 dipilih sebagai software otomasi
50
51
perpustakaan Kemenkes. Adapun alasannya adalah sebagai berikut. a) Perpustakaan Kementerian Kesehatan sama sekali tidak mengeluarkan biaya, karena memang software Koha 3.0 yang terpasang pada Perpustakaan ini merupakan hadiah dari WHO dan softwarenya pun juga gratis. b) Software Koha 3.0 mempunyai fitur-fitur yang lengkap yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Khususnya untuk sarana temu kembali informasi. c) Mudah untuk melakukan migrasi dari software sebelumnya. Cukup dengan mengekpor data yang ada di software sebelumnya dan mengimpor data tersebut ke dalam software Koha. d) Penggunaan Software Koha tidak begitu rumit untuk dioperasikan namun yang menjadi kendala adalah bahasa yang digunakan oleh software Koha 3.0 adalah bahasa Inggris. e) Untuk perawatan dan pengoprasian tidak membutuhkan SDM ahli bidang komputer cukup dengan pustakawan, karena software Koha 3.0 selama ini tidak pernah ada gangguan selama digunakan. f) Rekomendasi dari WHO56 Alasan tersebut sesuai dengan dengan pendapat Sismanto tentang kriteria pemilihan software perpustakaan yaitu diantaranya adalah, ekomois atau tidak banyak mengeluarkan biaya baik menggunakannya maupun perawatanya, kegunaan sesuai dengan kebutuhan, sederhana dan mudah digunakan, fleksibel dapat dapat dikembangkan dan mudah melakukan migrasi dari
56
Wawancara Pribadi dengan Agus Supriadi, Jakarta, 30 Mei 2014.
52
software lain dengan mudah.57
2. Penggunaan
dan
Pemanfaatan
Modul-Modul
Koha
3.0
dalam
Melakukan Kegiatan Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI. a) Modul-modul Koha 3.0 yang Digunakan dan Dimanfaatkan dalam Melakukan Kegiatan Perpustakaan Kementerian Kesehatan. 1) Katalogisasi Software Koha 3.0 menyediakan modul katalogisasi yang dapat digunakan dan dimanfaatkan untuk melakukan pengolahan bahan pustaka dengan efektif dan efisien. Didalam modul katalogisasi terdapat fungsi yang dapat dimanfaatkan untuk menglolah bahan pustaka. Diantaranya adalah: a. Pencatatan bibliografi pada modul katalogisasi softare Koha 3.0 mendukung metadata dengan format MARC21 sesuai
yang
terkandung dalam ISBD. b. Pencatatan bibliografi dilengkapi dengan Autority Control untuk memastikan bahwa data bibliografi diisi secara konsisten. c. Fungsi Penambahan ekslmpar untuk mendapatkan nomor unik koleksi secara otomatis atau dengan menambahkan nomor unik koleksi yang sesuai dengan ketentu. d. Import MARC dengan Z39.50 fungsi yang dapat digunakan untuk mengambil data bibliografi dengan meng-copy atau menggandakan dari sumber eksternal, seperti dari internet atau data bibliografi
57
Sismanto, Manajemen Perpustakaan Digital, h. 152.
53
hasil dari ekspor database lain. e. Ekspor MARC record, dapat digunakan untuk mengambil dengan meng-copy (gandakan) data bibliografi dari database sendiri ke database software lain. f. Pustakawan dapat meggunakan Cetak label call number dan barcode buku dan cetak barcode bahan pustaka setelah menginput bibliografi kedalam software Koha. 3.0. Berdasarkan fungsi-fungsi modul katalogisasi yang ada dalam software Koha 3.0 tersebut, sesuai dengan pendapat Gavali Vandana Santosh bahwa modul katalogisasi mampu untuk dapat difungsikan sebagai:58 a. Pembuatan
penyimpanan,
pencarian,
pengolahan
cantuman
bibliografi dan index. b. Fasilitas impor dan ekpor c.
Pencatatan bibliografi harus sesuai dengan aturan seperti MARC dan AACR. Proses kegiatan pengkatalogan pada perpustakaan Kementerian
Kesehatan RI yaitu terlebih dahulu pustakawan harus melakukan inventarisasi dengan memberikan no induk koleksi dan mencatat data bibliografi seperti judul, pengarang, penerbit tahun terbit, jumlah, sumber dan tanggal masuk koleksi, kedalam buku induk. Selain mencatat data bibliografi kedalam buku induk pustakawan juga mencatat data bibliografi kedalam kertas borang. Kertas borang yang 58
Gavali Vandana Sant, “Impact of Library Automation in the Development Era: A case Study”, Indian Streams Research Journal Vol - I , June 2011, h 6.
54
telah diisi oleh staf bagian inventarisasi akan berjalan ke staf bagian input data, untuk memasukan data bibliografi tersebut kedalam database software Koha 3.0. Kertas borang merupakan lembar kerja yang disediakan untuk mengisi data bibliografi seperti pengarang, judul, subjek, dll. Kertas borang digunakan sebagai beckup dan alat bantu untuk melakukan kegiatan input data bibliografi kedalam databes software Koha 3.0 yang terpasng di perpustakaan Kemenkes. Hal ini sebagaimana dijelaskan sebagai berikut: Proses pengkatalogan yang dilakukan, pertama staf mencatat bibliografi koleksi kedalam buku induk, selain itu juga mencatat data bibliografi kedalam kertas borang, selanjutnya kertas borang tersebut diberikan kepada staf bagian input data bibliografi untuk dimasukan kedalam software Koha, setelah itu finising. Kertas borang itu kertas kerja yang berisi data bibliografi seperti judul, pengarang, penerbit, nomor induk koleksi dan data lainnya sesuai ISBD, seperti ini contohnya. kertas ini akan membantu pustakawan yang nantinya akan menginput data bibliografi kedalam software Koha, selain itu kertas ini digunakan sebagai dokumentasi berguna sebagai beckup setiap bahan pustaka 59 Dari
penjelasan
diatas
dapat
diartikan
bahwa
modul
pengkatalogan yang tersedia pada software Koha 3.0 dimanfaatkan dan digunakan oleh perpustakaan Kemenkes untuk membantu kegiatan pengkatalogan. Pengkatalogan dialakukan sesuai dengan pedoman yang ditentukan yaitu ISBD, dengan menyimpan, menyalin dan mencari cantuman bibliografi. Hal ini sependapat dengan Marshall Breeding bahwa salah satu fungsi dari cakupan mudul katalogisasi adalah pembuatan katalog sesuai dengan MARC.60 Menurut pendapat salah satu pustakawan bahwa proses 59
Wawancara Pribadi dengan Parna, Jakarta, 13 mei 2014 Marshall Breeding, “Library Technology Reports”, Major Open Source ILS Products. November/ December 2008. h 29. 60
55
pengkatalogan yang dilakukan di perpustakaan Kemenkes akan lebih efektif apabila proses pengkatalogan seperti inventarisasi, pencatatan koleksi kedalam kertas borang, input kedalam database dilakukan oleh satu staf. Hal ini sebagaimana di jelaskan bahwa: lebih efektif dan tidak memakan banyak memakan tenaga bila pengkatalogan dilakukan oleh satu staf61 Namun, proses pengolahan bahan pustaka akan lebih efektif dan efisien apabila setiap entri bahan pustaka yang dilakukan oleh satu pustakawan dan tanpa menulis kembali data bibliografi kedalam kertas borang. Dengan dilakukannya pencatatan cantuman bibliografi kedalam buku induk (inventarisasi). Hal tersebut dinilai fungsi dokumentasi dan beckup data sudah dilakukan. Mengingat pendapat tentang Jhon Corbin tujuan dilakukanya otomasi perpustakaan yang menjelaskan bahwa otomasi perpustakaan akan meringankan beban kerja yang bersifat rutinitas, menghemat waktu dan untuk mengelolah data lebih cepat dan akurat.62 Dalam melakukan entri bahan pustaka pustakawan kemenkes seringkali menggunakan fungsi Z39.50 pada modul katalogisasi software Koha 3.0 karena tidak setiap data bibliografi terdapat pada database Library of Congress. Hal ini dapat diartikan bahwa Z39.50 dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan kemenkes sebagai impor data bibliografi dari sumber eksternal, hal ini sependapat dengan Marshall Breeding tentang salah satu fungsi dari modul katalogisasi pada
61 62
Wawancara Pribadi dengan Parna, Jakarta, 7 Juli 2014. John Corbin, Managing The Library Automation Project, h. 18.
56
cakupan otomasi perpustakaan yang menjelaskan bahwa modul katalogisasi memudahkan pustakawan untuk melakukan penyalinan dan pertukaran data bibliografi dari software database lain.63 Hal ini sebagaimana dijelaskan bahwa: Z39.50 digunakan apabila data bibliografi bahan pustaka tersedia di dalam katalog Library of Congress,64 Dengan dimanfaatkannya fungsi Z39.50, salah satu pustakawan Kemenkes berpendapat bahwa fungsi Z39.50 sangat membantu untuk melakukan kegiatan pengkatalogan. Pustakawan akan mengisi cantuman bibliografi kedalam Software Koha, apabila pengolahan bahan pustaka tidak menggunakan Z39.50
meskipun tidak semua
koleksi ada pada katalog Library of Congress. Hal ini sesuai dengan tujuan penyelenggaraan otomasi perpustakaan yang diutarakan oleh Jhon Corbin yaitu, mengurangi beban kerja dan menghemat waktu.65 Hal ini sebagaimana dijelaskan sebagai berikut:
Meskipun tidak semua buku ada pada katalog Library of Congress, namun Z39.50 sangat membantu dalam kegiatan katalogisasi, kalau kita menggunakan Z39.50 maka kita tidak perlu memasukan cantuman bibliografi hanya menambahkan item nomor barcode.66 Dalam pengolahan koleksi fungsi cetak call number dan barcode yang terdapat pada software Koha 3.0 tidak digunakan oleh perpustakaan Kemenkes hal ini dikarenakan desain call number dan barcode yang dihasilkan oleh software Koha tidak sesuai yang
63
Marshall Breeding, “Library Technology Reports”, Major Open Source ILS Products. November/ December 2008. h 29. 64 Wawancara Pribadi Agus Supriadi, Jakarta, 2 Juli 2014. 65 John Corbin, Managing The Library Automation Project, h 18. 66 Wawancara Pribadi Agus Supriadi, Jakarta, 2 Juli 2014.
57
diharapkan. Call number yang dihasilkan font-nya terlalu kecil dan tidak ada informasi perpustakaanya. Barcode yang dihasilkan terlalu kecil dan tidak dapat diberi logo Kemenkes. Untuk saat ini pembuatan call number dilakukan secara manual. Sedangkan barcode dilakukan dengan memesan. Hal ini sebagaimana dijelaskan sebagai berikut: Label call number dikerjakan manual, kalu makai software hasilnya kurang menarik, tidak ada informasi perpustakaan pemilik koleksi. Kalau barcode kita pesan kepercetakan, kalau cetak lewat software kurang bagus tidak ada logonya. Kalau gak salah harganya satu labelnya Rp.250 kalu gak salah Rp.500.67 Berdasarkan pernyataan diatas fungsi cetak call number dan barcode yang tersedia di modul katalogisasi tidak digunakan. Hal ini disayangkan, karena pembuatan call number secara manual akan memakan banyak tenaga dan pembuatan barcode dengan memesan di percetakaan akan memakan banyak biaya. Hal ini bersebrangan dengan pendapat John Corbin tentang tujuan otomasi perpustakaan yang mengatakan otomasi perpustakaan dapat meringankan beban kerja khususnya yang bersifat rutinitas, dan tenaga sehingga dapat meningkatkan efesiensi kerja.68 2) OPAC Software otomasi perpustakaan Koha 3.0 menyediakan halaman OPAC yang dapat digunakan sebagai alat temu kembali oleh pemustaka. Dalam halaman OPAC software Koha 3.0 terdapat berbagai tool yang dapat di fungsikan oleh pengguna, diantaranya seperti, 67
Wawancara Pribadi dengan Agus Supriadi. Jakarta 30 Mei 2014. John Corbin, Managing The Library Automation Project, h 18.
68
58
a. Pencarian dasar dan pencarian lanjut b. tampilan cantuman bibliografi singkat, detail dan tampilan MARC c. Login akun pemustaka d. Pemesanan koleksi untuk dipinjam e. Pemesanan koleksi untuk diadakan f. komentar koleksi bahan putaka g. RSS (Really Simple Syndication) Berdasarkan Fungsi-Fungsi yang ada dalam modul katalog, hal tersebut sejalan dengan teori yang di jelaskan oleh Marshall Breeding bahwa dasar dari modul katalog ialah mencakup69, a. Dapat digunakan untuk melakukan pencarian atau menelusuri koleksi b. Menyajikan informasi deskriptif c. Menyajikan informasi status pada setiap item. d. Memungkinkan pelanggan untuk masuk ke account pribadi, e. Dapat melihat daftar item yang dipinjam oleh pemustaka. Modul OPAC pada software Koha 3.0 yang terpasang pada perpustakaan
Kemenkes
dimanfaatkan
oleh
pustakawan
dan
pemustaka Berdasarkan wawancara yang dilakukan oleh penulis kepada salah satu pustakawan yang bertugas di Perpustakaan Kemenkes beliau menjelaskan bahwa modul OPAC pada software Koha 3.0 yang 69
Marshall Breeding, “Major Open Source ILS Products”. Library Technology Reports November/ December 2008, h. 25.
59
terpasang di Perpustakaan Kemenkes digunakan untuk mempermudah pencarian informasi oleh para pemustaka. Namun dalam ada beberapa fungsi didalam modul OPAC yang tidak digunakan. Hal ini karenakan dalam pemanfaatanya membutuhkan data keanggotaan seperti login akun pemustaka, komentar, permintaan, saran bahan pustaka dan RSS. Hal ini sebagaimana dijelaskan sebagai berikut: Modul OPAC digunakan oleh pemustaa untuk mencari koleksi yang miliki perpustakaan Kemenkes, untuk saat ini OPAC hanya digunakan untuk mencari koleksi saja, fungsi lain seperti login pemustaka, saran pengadaan, komentar, RSS tidak digunakan karena fungsi itu membutuhkan data anggota.70 Menurut salah satu pustakawan yang bertugas di bagian pelayanan beliau berpendapat bahwa fungsi yang belum digunakan seperti login akun pemustaka, pemesanan koleksi untuk dipinjam, pemesanan koleksi untuk diadakan sebaiknya digunakan, dapat digunakan. Hal ini sejalan dengan pendapat Marshall Breeding
tentang fungsi modul
OPAC pada cakupan otomasi perpustakaan yang menjelaskan bahwa modul OPAC memungkinkan pemustaka untuk masuk ke accout pribadi, melihat item koleksi yang dapat diakses.71 Mengingat lebih jauh John Corbin berpendapat bahwa tujuan dari penyelenggaraan otomasi perpustakaan salah satunya adalah memberikan layanan yang efektif kepada pemustaka.72 3) Laporan Software Koha 3.0 menyediakan fasilitas untuk penyusunan
70
Wawancara Pribadi dengan Agus Supriadi, Jakarta, 30 Mei 2014. Marshall Breeding, “Major Open Source ILS Products”. Library Technology Reports November/ December 2008, h. 25. 72 John Corbin, Managing The Library Automation Project, h 18. 71
60
laporan, dalam penyusunan laporan pada modul laporan pada software Koha 3.0
terdapat dua cara penysunan laporan yang berbeda
diantaranya adalah a. Costum Reports, dengan menggunakan cara ini pustakawan dapat merancang susunan laporan yang sesuai diingnkan, hal ini dilakukan dengan menulis SQL query atau dengan menggunakan panduan laporan Wizard. Costum reports, lebih rinci dari statistic reports. b. Statstic Report, merupakan laporan yang berupa jumlah angka statistik. Statistik report diantaranya seperti, Statistik akuisisi, statistik anggota, statistik katalog, statistik sirkulasi, statistik serial, statistik koleksi yang paling dipinjam, statistik pelanggan yang paling sering meminjam dan rata-rata waktu peminjaman. Modul laporan, Koha 3.0 yang terpasang pada perpustakaan Kemenkes untuk saat ini modul tersebut hanya digunakan untuk meyusun laporan pengolahan koleksi, untuk penyusunan laporan pengadaan dan penyusunan laporan layanan publik belum digunakan dikarenakan modul tersebut belum dipergunakan. Penyusunan laporan pengolahan koleksi disusun untuk mengetahui berapa banyak bahan pustaka yang telah dientri dalam waktu seminggu, sebulan dan setahunan. Hal ini sebagaimana dijelaskan sebagai berikut. Saya menggunakan modul laporan untuk menyusun laporan dan mengetahui berapa buku dan buku berjudul apa saja yang telah saya entri selama seminggu, sebulan dan setahun, modul ini hanya digunakan untuk pengolahan koleksi saja, pengadaan dan layanan
61
tidak menggunakan modul ini.73 Dalam penyusunan laporan pengololahan koleksi, pustakawan lebih suka menggunakan cara Costum Report karena hasil penyusunan pada
fungsi modul laporan ini sangat membantu, informasi yang
disajikan dinilai lebih lengkap, penyusunan informasi yang dilaporkan dapat diatur sesuai dengan kebutuhan dan tidak hanya angka statistik. Hal ini searah dengan pendapat John Corbin tentang tujuan otomasi perpustakaan yang menjelaskan bahwa penglolahan data akan lebih cepat dan akurat.74 Hal ini sebagaimana dijelaskan bahwa: Kalu membuat laporan saya lebih sering menggunakan Costum Report. Costum Report lebih membantu karena informasinya lengkap dan bisa diatur sesuai dengan kebutuhan kita misalnya, penyususunan laporan input selama satu minggu, kita bisa mengatur tabel apa saja yang kiranya mengeluarkan informasi yang dibutuhkan seperti ini. Statistic Report jarang dibutuhkan karena informasi yang disajikan hanya angka-angka.75
b) Modul-modul Koha 3.0 yang tidak Digunakan dalam Melakukan Kegiatan Perpustakaan Kementerian Kesehatan. 1) Pengadaan (Akuisisi) Software Koha 3.0 yang terpasang di Perpustakaan Kemenkes mempunyai modul Akuisisi yang dapat digunakan untuk membantu kegiatan pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan. Dalam mudul akuisisi software Koha 3.0 terdapat berbagai fungsi yaitu, manajemen anggaran, manajemen vendor, manajemen saran, pemesanan bahan pustaka, pembayaran dan penerimaan koleksi yang
73
Wawancara Pribadi dengan Agus Supriadi,. Jakarta, 30 Mei 2014. John Corbin, Managing The Library Automation Project, h 18. 75 Wawancara Pribadi dengan Agus Supriadi. Jakarta 30 Mei 2014. 74
62
dipesan. Dengan menggunakan modul akuisasi pusatakawan dapat: a. mencatat dan mengatur anggaran perpustakaan yang dialokasikan untuk pengadaan bahan pustaka. b. Mencatat dan mengatur vendor atau toko buku yang dipilih yang menyediakan bahan pustaka. c. Seluruh pengguna yang terdaftar pada software Koha 3.0 dapat melakukan usulan bahan pustaka untuk diadakan di perpustakaan untuk mempermudah pustakawan melakukan seleksi bahan pustaka. d. Mengatur pembayaran dengan mengambil anggaran yang dialokasikan secara otomatis, dan melakukan konfirmasi keterlamatan pengiriman koleksi yang dikirim oleh penerbit. Fungsi-fungsi yang ada di dalam modul akuisisi pada software Koha 3.0 sejalan dengan pernyataan yang diungkapkan oleh Marshall Breeding bahwa tugas-tugas modul akuisisi diantaranya adalah:76. a. Memilih koleksi yang dibutuhkan oleh perpustakaan b. Mengelola rencana pengadaan dengan vendor sebagai pemasok bahan koleksi, misalnya pemilihan vendor atau toko buku, waktu klaim pemesanan dan lainnya. c. Pengolahan faktur untuk barang-barang yang diterima dan melakukan pembayaran. Namun, berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan salah 76
Marshall Breeding, “Major Open Source ILS Products”. Library Technology Reports November/ December 2008, h. 29.
63
satu pustakawan Kemenkes, dapat diketahui bawa modul akuisisi atau pengadaan pada software Koha 3.0 tidak digunakan. Hal ini dikarenakan sistem pengadaan yang dilakukan oleh perpustakaan Kemenkes tidak sejalan dengan modul pengadaan software Koha 3.0 yang terpasang di perpustakaan Kemenkes. Pengadaan bahan pustaka di perpustakaan Kemenkes dilakukan dengan mendaftar koleksi yang akan diadakan. Selanjutnya daftar koleksi ditumpuk dimeja pimpinan untuk dipersetujui. Kenudian daftar tersebut diserahkan oleh tim pengadaan Tata Usaha (TU) bagian Puskom. Setelah pengadaan koleksi dilaksanakan oleh TU, perpustakan Kemenkes akan memeriksa dan mem-verifikasi data koleksi yang telah diterima. Hal ini sebagaimana dijelaskan oleh Agus Supriadi selaku penanggung jawab software Koha bahwa:
Kita tidak menggunakan oleh faslitas pengadaan karena faslitas pengadaan yang ada pada software Koha tidak sesuai dengan proses pengadaan yang dilakukan oleh perpustakaan Kemenkes. Sebagaian besar bahan pustaka yang diperloleh perpustakaan kemenkes berasal dari deposit dan hadiah dari Kementerian Kesehatan.Kita melakukan pengadaan dengan mendaftar koleksi yang akan kita adakan setelah itu diserahkan kepada pimpinan selanjutnya diadakan sama TU selaku tim pengadaan.77 Dari pernyatan diatas dapat diketahui bahwa sistem kerja modul pengadaan pada software Koha 3.0 yang terpasang di perpustakaan Kementerian Kesehatan
tidak sesuai dengan kebijakan pengadaan
bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan Kemenkes.
77
Wawancara Pribadi dengan Agus Supriadi, Jakarta, 30 Mei 2014.
64
2) Sirkulasi Modul sirkulasi yang tersedia dalam software KOHA 3.0 memiliki berbagai fungsi untuk membantu kegiatan peminjaman diantaranya adalah: a. Mencatat kegiatan peminjaman dan pengembalikan yang dilakukan oleh perpustakaan. b. Denda, pustakawan dapat mengatur masa peminjaman dan jumlah
maksimal
pustakawan
dapat
koleksi
yang
menentukan
dapat denda
dipinjam.
Dan
perharinya
bila
peminjaman sudah melewati batas pengembalian. c. Pemberitahuan masa berakhirnya peminjaman melalui surel dapat dilakukan secara mudah. d. Penahanan koleksi, perpustakaan dapat menentukan koleksi mana yang dapat di pinjam dan mana yang tidak dapat dipinjam. e. Manajemen anggota, yang meliputi penambahan, pembaruan dan penghapusan anggota atau administrator, ekspor dan inpor data anggota dan cetak kartu anggota. Fungsi dari modul sirkulasi yang ada di software Koha 3.0, searah dengan pendapat Gavali Vandana Sant, yang jelaskan, bahwa modul sirkulasi harus mampu melakukan check-in, check-out, inventory (stoctaking), pemberitahuan terlambat pengembalian, dan pemesanan, denda, dan laporan statistik.78 78
Gavali Vandana Sant, “Impact of Library automation in the development Era: A case Study”, Indian Streams Research Journal Vol - I , June 2011, h. 6.
65
Namun berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan salah satu pustakawan yang bertugas dibagian pelayanan publik Perputakan Kemenkes beliau menjelaskan bahwa modul sirkulasi yang ada pada software Koha 3.0 belum digunakan karena terbatasnya koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan Kementerian Kesehatan. Selain itu perpustakaan Kemenkes tidak melakukan kegiatan pendataan anggota pemustaka
karena
perpustakaan
Kemenkes
terbuka
melayani
pemustaka umum baik pegawai Kementerian Kesehatan maupun dikalangan umum. Sehingga peminjaman bahan pustaka hanya dapat di-photo copy atau digandakan ditempat dan tidak diperkenakan untuk dibawa pulang. Hal ini sebagaimana yang dijelaskan oleh salah satu pustakawan yang bertugas dibagian layanan publik bahwa: karena Perpustakaan Kemenkes ini tidak melayankan peminjaman bahan pustaka untuk dibawa pulang. Tanya bisa di photo copy karena memang koleksi kita terbatas dan perpustakaan kita tidak melakukan pendataan keanggotaan karena Perpustakaan Kemenkes terbuka untuk melayani dari semua kalangan baik penggunanyapegawai Kemenkes maupun penggua umum.79 Adapun proses peminjaman bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan Kemenkes dilakukan dengan terlebih dahulu pemustaka mengisi lembar permintaan layanan yang berisi indentitas pemustaka seperti nama pemustaka, alamat, jenis kelamin, instansi, kemudian dilanjutkan mengisi jenis layanan seperti, peminjaman buku sementara, peminjaman buku ditempat, referensi dan lain-lain. Selanjutnya dilanjutkan mengisi bagian permintaan, bila menggunakan layanan peminjaman buku sementara maka pemustaka menuliskan judul dan 79
Wawancara Pribadi dengan Teguh Martono. Jakarta, 5 Juni 2014.
66
nomer barcode buku. Setelah form permintaan layanan diisi kemudian pemustaka dapat memfotocopy atau menggandakan koleksi yang dibutuhkan. Dengan terlebih dahulu pemustaka tersebut memberikan form yang telah diisi dan KTP atau identitas lainnya, sebagai alat jaminan. Hal ini sebagaimana di jelaskan oleh Teguh Martono salah satu pustakawan dibagian layanan publik: Pemustaka cukup mengisi lembar permintan layanan dan memberikan KTP atau identitas lainnya sebagai jaminan, setelah itu sudah bisa dipinjam untuk di-photocopy.80 Berdasarkan Sirkulasi yang diterapkan di Perpustakaan Kemenkes, pustakawan yang bertugas di bagian layanan ini berpendapat bahwa proses peminjaman akan lebih efektif dan efisien apabila dilakukan dengan menggunakan software Koha 3.0. dengan menggunakan software Koha pemustaka akan dimudahkan untuk melakukan peminjaman bahan pustaka, yang sebelumnya pemustaka mengisi formulir permintaan layanan setiap melakukan peminjaman maka dengan menggunakan modul sirkulasi permustaka tidak akan menulis atau mengisi lembar permintaan layanan. Selain
itu
pustakawan
juga
akan
dimudahkan
dalam
penyusunan laporan pelayanan, peyusunan laporan yang sebelumnya dilakukan mengetahui jumlah peminjaman, siapa yang sering meminjam koleksi, koleksi apa yang sering dipinjam oleh pemusta, dihitung secara manual dengan membaca lembar permintaan layanan yang diisi oleh pemustaka. Maka dengan digunakannya modul
80
Wawancara Pribadi dengan Teguh Martono, Jakarta, 5 Juni 2014.
67
sirkulasi pustakawan dapat secara mudah untuk menyusun laporan, hanya dengan mengatur tabel apa yang dibutuhkan dan mengekpornya. Pendapat pustakawan tersebut sesuai dengan pendapat Gavali Vandana Sant tentang cakupan otomasi perpustakaan yang menjelaskan bahwa modul sirkulasi dapat
difungsikan untuk mencatat kegiatan
peminjaman dan pengembalian koleksi.81 Mengingat lebih jauh lagi pendapat John Corbin tentang tujuan penyelenggaraan otomasi perpustakaan yang menjelaskan bahwa meringankan beban kerja, meningkatkan efesiensi kerja, memberikan layanan yang lebih efektif bagi pemakai.82 Hal ini sebagai mana dijelaskan sebagai berikut: Lebih efektif kalau layanan juga menggunakan software Koha, dengan begitu kalau setiap peminjam koleksi, pemustaka tidak lagi menulis lembar layanan. Selain itu penyusunan laporan juga gampang tinggal menentukan tabel mana yang dibutuhkan selanjutnya tinggal ekpor sudah kita sudah mengetahui berapa, siapa dan koleksi apa yang dipinjam.83 3) Modul Serial Modul serial yang ada pada software Koha 3.0 difungsikan untuk mengatur jurnal, surat kabar dan koleksi yang terbit secara berkala lainnya. Adapun fungsi-fungsi modul serial yang terdapat pada software Koha 3.0 diantaranya adalah. a. Menambah langganan terbitan berkala. b. Modifikasi langganan atau frekuensi serial. c. Penerimaan terbitan yang terbit secata berkala. d. Menghasilkan informasi klaim untuk koleksi serial yang hilang, 81
Gavali Vandana Sant, “Impact of Library automation in the development Era: A case Study”, Indian Streams Research Journal Vol - I , June 2011, h. 6. 82 John Corbin. Managing The Library Automation Project, h 18. 83 Wawancara Pribadi dengan Teguh Martono, Jakarta, 5 Juni 2014.
68
atau terlambat. Fungsi-fungsi modul serial pada software Koha 3.0, sejalan dengan pendapat dengan Marshall Breeding yang menyatakan bahwa ada beberapa tugas yang berhubungan dengan modul serial tugas adalah melakukan, Check-ing dengan mengisi cantuman bibliografi, dan mencatat frekuensi pelangganan. Selain itu modul serial juga harus menghasilkan klaim sebagai status informasi yang ditetapkan oleh perpustakaan seperti pengiriman yang telat, tidak terbit, pembaruan dan menghasilkan laporan pengadaan koleksi serial yang dilanggan, status koleksi serial dan daftar vendor.84 Namun berdasarkan wawancara yang dilakukan oleh penulis kepada salah satu Pustakawan Kemenkes menjelaskan bahwa modul serial pada software Koha 3.0 tidak gunakan karena Perpustakaan Kemenkes tidak melanggan koleksi serial, selain itu sebagian besar koleksi serial diperloleh dengan hadiah sehingga waktu perolehan atau frekuensi koleksi serial tersebut tidak menentu. Proses penglolahan koleksi serial dilakukan sama dengan dilakukannya penglolahan koleksi monograf namun keterangan volume dicantumkan pada daerah cantuman judul. Hal ini dilakukan untuk membedakan koleksi monograf dengan koleksi serial. Hal ini di sebagaimana dijelaskan bahwa: Ia modul serial tidak digunakan soalnya kita tidak melanggan terbitan serial, terbitan serial banyak yang diperoleh dari hadiah, sehingga datangnya tidak menentu dan gak rutin. Kalau ngelolah koleksi serial 84
Molly Chuah, Atlas: A Total Library Automation, diakses jam 11.00, 16 juni 14. http://kekalabadi.um.edu.my/filebank/published_article/3849/KA10%281%291991%20%28A5%29.pdf
69
ya disatuin sama koleksi lain tapi volume juga di tulis setelah sesudah judul biar ada pembedanya.85 Dari pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan Kemenkes tidak menggunakan modul serial karena perpustakaan Kemenkes tidak melanggan koleksi serial. c) Analisa
Pemanfaatan
Modul
Software
Koha
Sebagai
Otomasi
Perpustakaan Kementerian Kesehatan Modul dan Fungsi Katalogisasi Pencatatan Bibliografi MARC Autority Control ekslmpar Import MARC (Z39.50) Ekspor MARC Cetak Label
OPAC Pencarian dasar dan pencarian lanjut Tampilan cantuman bibliografi singkat, detail dan tampilan MARC Login akun pemustaka Pemesanan koleksi untuk dipinjam Pemesanan koleksi untuk diadakan komentar koleksi bahan putaka RSS (Really Simple Syndication) Laporan Statistik Report Costume Report
85
Fungsi Yang Harus ada Menurut Ahli Ada Ada Ada Ada Ada Ada
Digunakan
Keterangan
Ya Ya Ya Ya Ya Ya Tidak
Ada
Ya Ya
Ada
Ya
Ada
Tidak
Ada
Tidak Tidak Tidak Tidak
Ya Ya
Wawancara Pribadi dengan Agus Supriadi. Jakarta, 5 Juni 2014.
Label yang dicetak dari Sof. Koha kurang menarik
Membutuhkan data angggota Membutuhkan data angggota Membutuhkan data angggota Membutuhkan data angggota Membutuhkan data angggota
70
Tidak
Akuisisi Manajemen anggaran
Ada
Tidak
Majanemen vendor Usulan pengadaan koleksi Pembayaran Klaim penerimaan koleksi
Ada Ada
Tidak Tidak
Ada Ada
Tidak Tidak Tidak
Sirkulasi & Anggotaan Peminjaman/pengembal ian Denda
Ada
Tidak
Ada
Tidak
Pemberitahuan tempo peminjaman Manajemen keanggotaan Ekspor, impor anggota
Ada
Tidak
Ada
Tidak Tidak
Cetak kartu anggota
Tidak
Manajemen Serial
Tidak
Menambah langganan terbitan berkala
Ada
Tidak
Frekuensi serial Penerimaan koleksi serial Klaim koleksi hilang, rusak dll.
Ada Ada
Tidak Tidak
Ada
Tidak
Sof. Koha tidak sejalan dengan sistem pengadaan di perpustakaan Kemenkes
Membutuhkan data angggota Membutuhkan data angggota Membutuhkan data angggota Membutuhkan data angggota Membutuhkan data angggota Membutuhkan data angggota Membutuhkan data angggota Waktu perolehan koleksi serial tidak menentu, perolehan koleksi serial tidak sesuai dengan frekuensi penerbitan
Tabel, 3 Analisi Pemanfaatan Modul
3. Kendala-kendala yang Dialami dalam Pemanfaatan Software Koha di Perpustakaan Kementerin Kesehatan RI a) Software Koha 3.0 menggunakan bahasa inggris, hal ini sedikit menyulitkan bagi pengguna baik pustakawan maupun pemustaka untuk memanfaatkan software Koha secara maksimal.
71
b) Adapun kendala selanjutnya adalah tidak digunakannya Modul Sirkulasi hal ini menyebabkan kurang efektif dan efisiensinya kegiatan peminjaman bahan pustaka (dilakukan dengan manual). Selain ini, tidak digunakanya modul sirkulasi hal ini akan menghambat fungsi-fungsi yang ada pada modul OPAC seperti login akun pemustaka, pemesanan koleksi untuk di pinjam dan diadakan, RSS dan komentar koleksi. Adapun kedala tidak
digunakannya
modul
sirkulasi
ialah
terbatasnya
koleksi
perpustakaan yang dapat dipinjam oleh pemustaka dan tidak melakukan pendataan pemustaka hal ini dikarenakan perpustakaan Kemenkes terbuka melayani semua pemustaka.
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan Dari penelitian tentang Pemenfaatan Software Koha sebagai sistem otomasi Perpustakan Kementerian Kesehatan dapat disimpulkan bahwa, 1. Software Koha 3.0 yang diterapkan pada sistem otomasi perpustakaan Kementerian Kesehatan merupakan software yang dipilih dengan pertimbangan-pertimbangannya yaitu, (ekonomis) perpustakaan Kemenkes tidak mengeluarkan biaya karena memang software Koha merupakan software yang bersifat Open Source, software Koha memiliki fitur-fitur yang lengkap sesuai dengan kebutuhan perpustakaan secara umum, mudah melakukan migrasi dari software sebelumnya, penggunaan software Koha tidak begitu rumit dan perawatan software tidak membutuhkan SDM ahli bidang komputer. 2. Modul-modul yang dimiliki oleh software Koha yang digunakan oleh Perpustakaan Kemenkes untuk menjalankan fungsi kegiatan perpustakaan diantaranya adalah a) Modul katalogisasi, adapun fungsi-fungsi pada modul katalogisasi yang digunakan, adalah pendatatan bibliografi sesuai dengan ISBD dan autority control, impor MARC Z39.50, Ekport MARC, adapun fungsi yang tidak digunakan adalah cetak barcode dan cetak call number. b) Modul laporan,
terdapat dua fungsi namun yang lebih digunakan
adalah fungsi costum report karena pada fungsi ini pustakawan dapat secara bebas menyusun laporan yang di inginkan. Statsitc report tidak 72
73
digunakan karena informasi yang disajikan kurang dibutuhkan. c) Modul OPAC, adapun fungsi yang digunakan adalah fungsi pencarian informasi dan tampilan bibliografi, fungsi lainya seperti login akun pemustaka, pemesanan koleksi untuk dipinjam, pemesanan koleksi untuk diadakan, komentar bahan pustaka dan RSS tidak digunakan karena penggunaan fungsi tersebut membutuhkan data anggota. 3. Modul-modul yang dimiliki oleh software Koha yang tidak digunakan oleh Perpustakaan Kemenkes untuk menjalankan fungsi kegiatan perpustakaan diantaranya adalah a) Modul pengadaan tidak digunakan karena sistem pengadaan yang diterapkan pada perpustakaan Kemenkes tidak sesuai dengan fungsifungsi yang disediakan oleh modul pengadaan software Koha 3.0. b) Modul sirkulasi, tidak digunakan karena koleksi yang dimiliki terbatas dan tidak ada data pemustaka. c) modul serial tidak digunakan karena perpustakaan kemenkes tidak melanggan terbitan serial selainnya sebagian besar koleksi serial diperloleh dengan hadiah sehingga waktu perolehan koleksi serial tersebut tidak menentu. 4. Secara singkat pemanfaatan software Koha diperpustakaan Kemenkes RI dapat dilihat pada tabel sebagai berikut:
74
B. Saran 1. Hendaknya Perpustakaan Kementerian Kesehatan meng-update software Koha 3.0 yang terpasang pada Perpustakaan Kemenks, mengingat versi software Koha yang terbaru saat ini adalah Koha 3.14. 2. Perpustakaan Kemenkes perlu untuk mengadakan pelatihan yang diberikan kepada pustakawan atau staf perpustakaan untuk meningkatkan kopetensi dibidang
otomasi
perpustakaan
guna
memaksimalkan
dan
mengembangkan pemanfaatan software Koha. 3. Modul sirkulasi pada software Koha 3.0 yang terpasang pada Perpustakan Kemenkes hendaknya dipergunakan untuk melakukan fungsi kegiatan perpustakaan. Dengan menggunakan modul sirkulasi pada software Koha 3.0, perpustakaan Kemenkes dapat mudah melakukan peminjaman bahan pustaka, pemustaka yang melakukan peminjaman koleksi akan tidak lagi menulis lembar permintaan layanan, karena modul sirkulasi pada software Koha 3.0 mampu digunakan untuk pencatatan peminjaman. Dengan digunakannya modul sirkulasi pustakawan juga akan dimudahkan untuk menyusun laporan pelayanan, pustakawan dapat mudah mengetahui berapa kali peminjaman dilakukan, siapa saja yang meminjam, buku apa saja yang dipinjam. Dengan digunakannya modul sirkulasi maka fungsi pada modul OPAC dapat digunakan secara maksimal, seperti fungsi login akun pemustaka, RSS, pemesanan bahan pustaka yang akan dipinjam, usulan bahan pustaka untuk diadakan dan komentar. Untuk menghindari kehilangan
bahan
pustaka,
perpustakaan
Kemenkes
dapat
mengkelompokkan koleksi yang dapat dipinjam dan tidak dipinjam, selain
75
itu perpustakaan Kemenkes dapat membedakan pemusta untuk dapat meminjam koleksi
DAFTAR PUSTAKA
Breeding, Marshall. “Library Technology Reports”, Major Open Source ILS Products. November/ December 2008. Buku Pintar: Penanganan Jaringan Komputer. Yogyakarta: Andi, 2005. Corbin, John. Managing The Library Automation Project. Canada : Oryx Press, 1985 Dagun, Save, M,. “Perpustakaan Khusus”,Kamus Besar Ilmu Pengetahuan, Jakarta: Lembaga Pengkajian Kebuayaan Nusantara, 1997 David, Lourdes T, Introduction To Integrated Library System Module 2. Information and Informatics Unit UNISCO: Bangkok, 2001. Hamid Nasuhi. Pedoman Penulisan Karya Ilmiah; skripsi, tesis dan disertasi. Jakarta: UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2007. Ian H., Witten. How to Build a Digital Library. Amsterdam: Morgan Kaufmann, 2010. Karmidi Martoatmodjo. Manajemen Universitas Terbuka, 1997.
Perpustakaan
Khusus.
Jakarta:
King, Gilbert W. Et al. Automation and The Library of Congress: A Survey Sponsored by The Council On Library Resources Inc. Washington: Library of Congress, 1963. Kumar, Rajeev. Open Source Library Manajmen Software: SAARC Documentation Center, New Delhi. diakses 16 Juni 14 di http://www.slideshare.net/rajivkumarmca/koha-open-source-librarymanagement-software McLeod, Raymond Jr. Et. Al. Sistem Informasi Manajemen, Jakarta PT. Indeks, 2004. Meleong, Lexy J. Metodelogi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT. Remaja rosdakarya, 2001. Pendit, putu laxman. Perpustakaan Digital dari A sampai Z, Jakarta; Cita Kami, 2008. Prasetya Irawan. Logika Dan Prosedur Penelitian; pengantar teori dan panduan praktis penelitian sosial bagi mahasiswa dan peneliti pemula. Jakarta: STIA-LAN, 1999.
Scheeren, William. O. Thechnology for the Scool Librarian: Theory and Practice, California: Libraries Unlimitid, 2009. Sismanto. Manajemen Perpustakaan Digital. Jakarta: afifa pustaka, 2007. Soekarman Kartosedono. “Gambaran Proses Pembentukan dan Pendirian Perpustakaan Nasional Indonesia”, Visi Pustaka. Vol.7 No.1 (Juni 2005) [Online] tersedia di http://www.pnri.go.id/MajalahOnlineAdd.aspx?id=42 [15 Feb 2014]. Soetminah. Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan. Kanisius: Yogyakarta, 1992. Sudarnoto Abdul Hakim, Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah. Jakarta: Fakultas Adab UIN Syarif Hidayatullah,2006. Sugiyono. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: ALFABETA, 2007. Sulistiyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia pustaka utama, 1993. ---------. “Metodelogi Kuantitatif dan Kualitatif Dalam Penelitian Ilmu Perpustakaan dan Informasi”, Visi Pustaka, Vol. 8, No. 1 (Juni 2006). ---------. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993 ---------. Preodisasi Perpustakaan Indonesia. Bandung: Remaja Rosdakarya, Sutarman. Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Bumi Aksara, 2009. Sutarno N.S.. Manajemen Perpustakaan : suatu pendekatan praktik, Jakarta : Penerbit Sagung Seto, 2006. Tim penyusun Kamus Pusat Pembinaan dan pengembangan Bahasa. Kamus Besar Bahawa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka, 1988. Turban, Friam ; R. Kelly Rainer, jr; Richard E. Potter. Pengantar Tekonologi informasi, Jakarta: Salemba Infotek, 2006. Wahyu Supriyanto. Teknologi Infornasi Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius, 2008.
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Gambar 1 Tampilan Home Software Koha
Gambar 2 Tampilan Daftar Pencarian Bahan Pustaka Pada Software Koha
Gambar 3 Tampilan Detail Bahan Pustaka Pada OPAC Software Koha
Gambar 3 Tampilan Home Administrator software Koha
Hasil Wawancara
1. Sejak kapan perpustakaan kemenkes melakukan otomasi perpustakaan? Narasumber : Agus Supriadi CDS-ISIS berbasis teks, selanjutnya tahun 1994-2001 Perpustakaan Kemenkes menggunakan Supermarc, supermek itu komputer yang dikembangkan oleh perusahan supermek unix berbasis teks, karena tidak di upgrade ya rusakm servernya juga rusak datanya hilang. Setelah itu sub divisi perpustakaan dan dokumentasi hilang dari struktur, perpustakaan ikut di biro hukum, 2005 WHO datang, 2007 install Koha dan implementasi, winisis versi windows yang sebelumnya digunakan dari tahun 2002 mulai ditinggalkan, bos nya minta yang berbasis web. 2. Sudah berapa lama Software Koha digunakan sebagai system otomasi perpustakaan di Perpustakaan Kemenkes. Narasumber: Agus Supriadi Sejak tahun 2007 sampai sekarang. 3. Software apa saja yang telah digunakan oleh Perpustakaan Kemenkes sebelum menggunakan software Koha? Narasumber : Agus Supriadi CDS-ISIS berbasis DOS, Supermac, winisis, Koha 4. apakah ada metode yang dilakukan sebelum melakukan mengadakan system otomasi perpustakaan? Narasumber: Agus Supriadi Naih itu yang mengkaji WHO, WHO nawarin menjelaskan kalau software Koha ini gratis, fitur-fiturnya lengkap sesuai dengan kebutuhan, migrasi dari software
lain gampang, software Koha gampang digunakannya dan perawatanya. Bos tertarik, setelah itu installasi diserahkan pada saya dan orang WHO. 5. Siapa saja yang menggunakan software Koha dan untuk melakukan kegiatan apa? Narasumber : Agus Supriadi Untuk saat ini yang menggunakan kepala perpustakan, bagian pengolaan dan layanan sebagai sarana temu kembali. 6. Selama ini sudah berapa kali software Koha mengalami kerusakan? Siapa yang bertanggungjawab dan siapa yang memperbaikinya? Narasumber: Parna, Sip. Untuk saat ini belum ada kendala kerusakan. Yang bertanggungjawab mengenai software Koha pak agus. 7. Modul-modul apa saja yang digunakan untuk melakukan pekerjaan di perpustakaan kemenkes? Narasumber: Parna, Sip. Unutuk saat ini Koha digunakan untuk melakukan katalogisasi, OPAC sebagai sarana temu kembali dan laporan. Tetapi tidak menutup kemungkinan modul yang tidak digunakan nanti akan digunakan. Modul yang tidak digunakan itu modul Pengadaan, sirkulasi, serial. 8. apa yang membuat modul pengadaan tidak digunakan untuk melakukan fungsi kegiatan pengadaan di perpustakaan Kemenke? Narasumber: Agus Supriadi
modul pengadaan : Kita tidak menggunakan oleh faslitas pengadaan karena faslitas pengadaan yang ada pada software Koha 3.0 tidak sesuai dengan proses pengadaan yang dilakukan oleh perpustakaan Kemenkes. Sebagaian besar bahan pustaka yang diperloleh perpustakaan kemenkes
berasal dari deposit dan hadiah dari Kementerian Kesehatan. 9. Bagaimana proses pengadaan yang dilakukan oleh perpustakaan Kemenkes? Narasumber : Agus Supriadi
Kita tidak menggunakan oleh faslitas pengadaan karena faslitas pengadaan yang ada pada software Koha tidak sesuai dengan proses pengadaan yang dilakukan oleh perpustakaan Kemenkes. Sebagaian besar bahan pustaka yang diperloleh perpustakaan kemenkes berasal dari deposit dan hadiah dari Kementerian Kesehatan.Kita melakukan pengadaan dengan mendaftar koleksi yang akan kita adakan setelah itu diserahkan kepada pimpinan selanjutnya diadakan sama TU selaku tim pengadaan 10. Apa yang membuat modul sirkulasi tidak digunakan untuk melakukan fungsi kegiatan layanan pada perpustakaan? Narasumber: Teguh Martono, Sos.
karena Perpustakaan Kemenkes ini tidak melayankan peminjaman bahan pustaka untuk dibawa pulang. Tanya bisa di photo copy karena memang koleksi kita terbatas dan perpustakaan kita tidak melakukan pendataan keanggotaan karena Perpustakaan Kemenkes terbuka untuk melayani dari semua kalangan baik penggunanyapegawai Kemenkes maupun penggua umum. 11. Bagaimana proses peminjaman yang dilakukan oleh perpustakaan Kemenkes? Narasumber: Teguh Martono, Sos.
Pemustaka cukup mengisi lembar permintan layanan dan memberikan KTP atau identitas lainnya sebagai jaminan, setelah itu sudah bisa dipinjam untuk di-photocopy. 12. Apa pendapat anda tentang layanan peminjaman koleksi di perpustakaan
Kemenkes? Narasumber: Teguh Martono, Sos. lebih efektif kalau layanan juga menggunakan software Koha, dengan begitu kalau setiap peminjam koleksi, pemustaka tidak lagi menulis lembar layanan. Selain itu penyusunan laporan juga gampang tinggal menentukan tabel mana yang dibutuhkan selanjutnya tinggal ekpor sudah kita sudah mengetahui berapa, siapa dan koleksi apa yang dipinjam 13. apa yang membuat modul serial tidak digunakan untuk melakukan fungsi kegiatan perpustakaan? Narasumber Agus Supriadi
ia modul serial tidak digunakan soalnya kita tidak melanggan terbitan serial, terbitan serial banyak yang diperoleh dari hadiah, sehingga datangnya tidak menentu dan gak rutin. Kalau ngelolah koleksi serial ya disatuin sama koleksi lain tapi volume juga di tulis setelah sesudah judul biar ada pembedanya. 14. Bagaimana pemanfaatan modul katalogisasi untuk melakukan kegiatan penglolahan bahan pustaka? Narasumber: Agus Supriadi
Peroses pengkatalogan yang dilakukan, pertama staf mencatat bibliografi koleksi kedalam buku induk, selain itu juga mencatat data bibliografi kedalam kertas borang, selanjutnya kertas borang tersebut diberikan kepada staf
bagian input data bibliografi untuk dimasukan kedalam
software Koha, setelah itu finising. Kertas borang itu kertas kerja yang berisi data bibliografi seperti judul, pengarang, penerbit, nomor induk koleksi dan data lainnya sesuai ISBD, seperti ini contohnya. kertas ini
akan membantu pustakawan yang nantinya akan menginput data bibliografi kedalam software Koha, selain itu kertas ini digunakan sebagai dokumentasi berguna sebagai beckup setiap bahan pustaka. 15. Apa pendapat anda tentang kegiatan katalogisasi yang dilakukan di perpustakaan Kemenkes? Narasumber: Parna, Sip. lebih efektif dan tidak memakan banyak memakan tenaga bila pengkatalogan dilakukan oleh satu staf 16. apakah fungsi Z39.50 digunakan dalam melakukan kegiatan katalogsasi? Narasumber: Agus Supriadi Z39.50 digunakan apabila data bibliografi bahan pustaka tersedia di dalam katalog Library of Congress 17. Apa pendapat anda tentang pemanfaatan Z39.50 dalam melakukan kegiatan katalogisasi? Narasumber: Agus Supriadi Meskipun tidak semua buku ada pada katalog Library of Congress, namun Z39.50 sangat membantu dalam kegiatan katalogisasi, kalau kita menggunakan Z39.50 maka kita tidak perlu memasukan cantuman bibliografi hanya menambahkan item nomor barcode. 18. Apakah fungsi cetak label barcode dan call number digunakan dalam melakukan penglolaha? Narasumber: Agus Supriadi label call number dikerjakan manual, kalu makek software hasilnya kurang menarik, tidak ada informasi pemilik perpustakaan pemilik koleksi.
Kalau barcode kita pesan kepercetakan, kalau cetak lewat software kurang bagus tidak ada logonya. Kalau gak salah harganya satu labelnya Rp.250 kalu gak salah Rp.500 19. Bagaimana pemanfaatan modul OPAC untuk melakukan kegiatan pelayanan? Narasumber: Teguh Martono, Sos.
modul OPAC digunakan oleh pemustaa untuk mencari koleksi yang miliki perpustakaan Kemenkes, untuk saat ini OPAC hanya digunakan untuk mencari koleksi saja, fungsi lain seperti login pemustaka, saran pengadaan, komentar, RSS tidak digunakan karena fungsi itu membutuhkan data anggota. 20. Apa kendala-kendala dalam pemanfaatan software Koha? Narasumber: Agus Supriadi Kendalanya softwarenya berbahasa inggris. Ini juga menyulitkan pemustaka. Narasumber: Teguh Martono, Sos. Peminjaman koleksi tidak menggunakan software Koha, jadi kita melakukan peminjaman cara manual. Kalu seandainya modul sirkulasi digunakan maka banyak banget yang terbantu dalam pelayanan. Seperti penyusunan laporan layanan, fitur-fitur dalam modul OPAC dapat secara penuh dimanfaatkan oleh pemustaka.
KEMENTERTAN AGAMA UNIVERSITAS TSLAM NEGERI (UIN) SYARIF' HIDA.YATULLAH JAKARTA EAKTITTAS ADAB DAI.I Telp (021) 7443329,Fax. (021) 7493364
Nomor :UnJlF2Pp.009.2l ??7 Lamp. : -
Hal
HUMAMOM
Jl. Ir. H. Juanda No. 95, Ci
/2014
I
5
4 12, J
akarta, Indonesia
Jakarta l0 Maret 2014
: Izin Penelitian
Kepada Yth. Kepala Pusat Komunikasi Publik Kementerian Kesehatan RI, Jakarta.
Di Tempat
Assalamu'alaikum Wr. Wb. Dengan hormat kami sampaikan bahwa:
Nama
Akhmat Nur Jawahir
Nim
I 1 r0025000058
Jurusan/ Fakultas
Ilmu Perpust akaan/ Adab dan Humaniora
Semester
vIII
Tahun Akademik
2013/2014
Alamat
JI. Legoso, Gg.H.koweng, No. 09, pisangan, Kecamatan Ciputat Timur, Tangerang Selatan.
No. Handphone
0856143774s
adalah mahasiswa Fakultas Adab dan Humaniora
UIN Syarif
Hidayatullah
Jakarta Jurusan Sejarah dan Kebudayaan Islam, yang sedang men)'usun skripsi
berjudul 'oPemanfaatan soffware KOHA dalam sistem otomasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan Rr". Mahasiswa tersebut memerlukan data untuk penulisan skripsi. oleh sebab itu, kami mohon Bapaw Ibu dapat memberikan izin untuk melakukan penelitian di lemp3ga yang Bapak/Ibu pimpin.
Demikian atas bantuan dan kerjasamaBapaw Ibu, kami ucapkan terima kasih. Wassalamu'alaikum Wr.Wb.
1es60817 1e8603
rP.
I
006
. , -::, d"i''."
KEMtrI{TERIAN AGAMA UNIVI]RSITAS ISLAM NEGERI (UIN) SYAITIF HIDAYATULLAH JAKARTA F'AI(ULTAS ADAB DAN HUMANIORA
i l
:t:::-:t
I
# ils i:ta
i
...-.-....1
Jl.lr H
Telp : (62-21)7443329 Fax7492907
Juanda No.95 Ciputatl54l2lndonesia
Nornor : UN.0 1 lF2lPP.009.2l 2'831201 4 Larnp. : Hal : Tugas Menjadi Pen.rbinrbing
.lal<arta, 27 .lanirari 2014
I(epada Yth.
:
Bpl
r\cie /rbtlul I'Iak, M.[Ium
di .lal<arta.
Assalanru'alail
SaLrdara/i :
:
NIM
Nur Jawahir 1110025000058
1.|
: lirru Perpustal
:
Perpustr
k.a;r
n I(ementerian Kesehil
ta
n".
clalairr langl
J.
Atas
te
l<esed
iaart
13apaldlbLr/Sdr. untul< melal<sanal
rsebLrt l<arni
irreiryanrpail
Wassalarr
A.n. DllKAN, ,
.'
.:,,
f,',.P,',l!1,bgrl!.y
De
l<
an
13 i cl
an
g A l
r
l<
-mmacl
Farkltan, N,{.Pd. 6s,ro9r9 2oooo3 i oo2 Catatan
l.
2.
:
Pembinibing memiliki ',vewenang memperbaiki redal<sijLrdLrl dan otrtlitra Perlrbaltan.j LrdLrl sl
KBMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN) SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA JI. lr. H. Juanda No. 95 Ciputat r54rz lndonesia
Nomor : Lampiran : Hal :
Telp. : (62-zr) 744jjzg.
Un.Ol/FzlPP.0l.3l4o5elIl2014 1 (satu) eksemplar
Jakarta, 13 November 2014
skripsi
Penguji Skripsi
I(epada Yth. Bpk/Ibu/Sdr.: 1. Ida Farida, M.Hum (Penguji I) 2. Mukmin Suprayogi, M.Si (Penguji II) 3. Ade Abdul Hak, M.Hum (Pembimbing)
di
Jakarta
Assalamu'alaikum Wr. Wb. Dengan hormat kami beritahukan bahwa BapaVIbulSdr., dimohon kesediaannya menjadi Penguji Skripsi atas nama: Saudara/i
Akhmat Nur Jawahir
NIM.
r I I 00250000s8
Fak./Jur. Judul Skripsi
Adab dan Humaniora / Ilmu Perpustakaan
"Pemanfaatan Software Koha dalam Sistem Otomasi Kementerian Kesehatan RItt
di Perpustakaaan
Ujian skripsi tersebut akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal
Waktu Tempat
: Kamis / 20 November 2014 : 08.30 s.d 09.30 : Ruang Munaqasah Lantai V FAH UIN
Atas kesediaan Bpk/Ibu/Sdr/i untuk melaksanakan tugas tersebut, kami menyampaikan penghargaan dan terima kasih.
Wassalam
; xt/l
rnc ZE f,e
z= m! lm
-n FE iz. c r14
fiF mx Ib tsF
H;
xtt TE CQ Elt EC
c g c
^E e7 =tfl
F
clf 0b 7'n m I
c c
tr
tp
('\c
z -
tr tr ,^
(n
c
g
E nn tf
SUBBID PERPUSTAMA.I'I DAN DoKUMENTASI KEMENTERIAN KESEHA}AN REPUBLIK INDONESIA
PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA RINCIAN 1.
No. lnduk
2.
Pengarang
J.
Judul
4.
lmpresum
5.
Kolasi
o.
ISBN
-
Personal/Badan
KLASII.IKA .SI DAN TAJUK SUBYEK 7.
Klasifikasi (DDC)
o.
Subyek - MESH
L]
EtriTambahan Seri
10.
Pelaksana 1-10
Tanggal Terima
Tanggalselesai
Nama:
Paraf
:
IDE NTIFIKASI DAN KOHA 11.
ldentifikas (Labeling)
12.
Data Entri KOHA
Pelaksana 1'l-12
Record
:
Barcode
:
Tanggal Terima
ltem:
Tanggal Selesai
Nama:
Paraf
:
SERAH TERIMA KOLEKSI 13.
Serah terima koleksi Tanggal
Diserahkan Oleh:
Diterima Oleh
:
Nama
Paraf
El|.ll tntD't
SUBBID PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA
PERMINTAAN LAYANAN Hari
/Tanggal
Nama
Pemustaka
:
:
Alamat
U
Laki-Laki
tr
Perempuan
lnstansi
A. JENIS LAYANAN
Sementara
n
peminjaman Buku
E
Lain-lain : ...................
fl
Peminjaman Buku Baca diTempat
E
Referensi
B. PERMINTAAN (diisi oleh pengunjung/pemustaka, bila menggunakan layanan peminjaman buku sementara dan peminjaman buku baca di tempat pengunjung/pemustaka menulis no.barcode buku)
C. HASIL
(diisi oleh pustakawan/pegawai untuk menjelaskan hasil layanan referensi dan layanan lain-lain)
D. STATUS PERMINTAAN (diisi oleh pustakawan/pegawai)
fl n
Selesai
Tidak Selesai, karena:
Pemustaka
Pustakawan/Pegawai Bagian Layanan
FM-23/Ro
DAFTAR RIWAYAT HIDUP Akhmat Nur Jawahir yang biasa dipanggil Jawahir terlahir dari pasangan bapak Subkan dan Siti Solikah, di Kabupaten Mojokerto, Jawa Timur pada tanggal 27 Desember 1990. Menyelesaikan pendidikan TK Darmawanita Kemasantani (1997),
Madrasah Ibtidaiah Gondang (2003), Madrasah
Tsanawiyah Mojokarang (2006), Madrasah Aliah Gondang (2009) dan melanjutkan kuliahnya di Jurusan Ilmu Perpustakaan di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta (2014). Menyelesaikan kuliahnya dengan menulis skripsi berjudul “Pemanfaatan Software Koha sebagai Sistem Otomasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI”. Semasa kuliah penulis aktif di organisasi ekstra kampus seperti Ikatan Pelajar Nahdhatul Ulama (IPNU), Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesia, Gerakan Mahasiswa Satu Bangsa. Selain itu penulis juga pernah melaksanakan tugas Praktik Kerja Lapangan di Perpustakaan Kementerian Perkerjaan Umum RI, dan magang di Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI. Penulis juga pernah mengerjakan proyek otomasi perpustakaan di perpustakaan FKIP Universitas Muhammadiyah Tangerang, Yayasan Mantab Al Hamid Jakarta.
