SISTEM PENGGAJIAN PADA DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN PROVINSI SUMATERA UTARA
TUGAS AKHIR
Ditulis untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Diajukan oleh: EZRA CHRISMANDA SARI TARIGAN NIM 1205081026
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015
ABSTRAK Penelitian ini dilakukan pada Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara, yang bertujuan untuk mengetahui kesesuaian penerapan sistem penggajian pada Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara dengan teori. Data yang digunakan dalam Tugas Akhir ini adalah sejarah, ruang lingkup, keunggulan, struktur organisasi, unsur-unsur penggajian, dokumen-dokumen penggajian, catatan akuntansi penggajian, fungsi-fungsi yang terkait dalam penggajian, dan prosedur pembayaran gaji pengendalian intern yang digunakan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara. Data tersebut diperoleh dengan teknik dokumentasi dan disertai tanya jawab untuk mengetahui prosedur pembayaran gaji dan pembuatan daftar gaji, yang kemudian di analisis menggunakan Metode Deskriptif untuk mencapai suatu simpulan. Simpulan yang diperoleh yaitu sistem penggajian pada Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara telah sesuai dengan teori, dan telah terlaksana dengan baik. Dokumen yang digunakan, fungsi, catatan akuntansi, prosedur, dan unsurunsur yang ada dalam penggajian berguna sebagai alat komunikasi dalam sistem penggajian. Kata kunci: Sistem, Penggajian, Sistem Penggajian
ABSTRACT This study is done in Industrial and Trading North Sumatera Province, in which aim to know the accordance between the payroll system in Industrial and Trading North Sumatera Province with theory. The data that is used in this Final Project is history, the background of the company, the strength, organization’s structure, the components of payroll, document of payroll, notes to payroll accounting, the fuctions involving in payroll and the procedure of payroll payment of intern control that is used in Industrial and Trading North Sumatera Province. The data is got by documentation technique and interview technique in order to know procedure of payroll payment and making the list of payroll, and then it is analyzed by descriptive analysis to get an conclusion. The conclusion that is got; the payroll system in Industrial and Trading North Sumatera Province had been suitable with theory, and has been done better. The document that is used are; function, note to accounting, procedure, and components of payroll are used as tools of communication in the payroll system. Keywords: system, payroll, payroll system.
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur diucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang masih memberikan berkat dan kasih karunia-Nya sehingga Tugas Akhir yang berjudul “Sistem Penggajian pada Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara”, dapat diselesaikan yang merupakan syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma 3 Prodi Akuntansi, Jurusan Akuntansi, Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan.
Dalam penulisan laporan Tugas Akhir ini mendapat hambatan dan kendala, tetapi atas bantuan, bimbingan, dan semangat serta kerja sama dari berbagai pihak, maka laporan ini dapat diselesaikan dengan baik dan selesai sesuai dengan jangka waktu yang telah ditentukan. Maka dengan kesempatan ini mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapak M.Syahruddin, S. T., M. T. Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Bapak Darwin Sahat Hamonangan Damanik, S. E., M. Si Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 3. Bapak Parjuangan Pardosi, S. E., M. Si Sekretaris Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 4. Bapak Sastra Karo-Karo, S. E., Ak., M. Si. Kepala Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan 5. Bapak Sihar Simamora, S. E., Ak. Dosen Pembimbing Utama 6. Ibu Dra. Heddy, Dipl. TESOL, M. Hum. Dosen Pembimbing Pendamping 7. Bapak Drs. Syahrudin Marpaung, Dosen Wali Kelas AK-6A Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 8. Seluruh staf pengajar Politeknik Negeri Medan yang telah mendidik penulis selama perkuliahan di Politeknik Negeri Medan. 9. Bapak H. Bidar Alamsyah, S. H., Kepala Dinas dan Pimpinan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara 10. Bapak Zulfahri Zafar Sidik, Bendahara Gaji
i
11. Bapak Hendra Lesmana Amd, Staf Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara. 12. Seluruh Keluarga Besar Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara yang senantiasa membimbing penulis. 13. Teristimewa untuk Ayahanda Drs. Leman Tarigan dan Ibunda Risma Br Berahmana, S. Pd. beserta abang dan adik penulis Hermanta Anggara Permadi Primsa Tarigan, dan Elisa Christin Hagai Tarigan, yang telah memberikan semangat, perhatian, dan doa yang selalu mengiringi penulis. 14. Teristimewa untuk Kekasih tercinta Kapten Laut (P) Irawan, yang selalu memberikan semangat, perhatian, motivasi dan doa yang selalu mengiringi. 15. Kepada Sahabat dan teman-teman Akuntansi 6A yang selalu memberikan semangat dan motivasi serta semua pihak yang telah mendukung penulis dalam menyusun laporan ini.
Laporan ini belum sempurna. Untuk itu diharapkan kritik dan saran membangun dari pihak pembaca. Akhir kata, diucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah berperan dan telah mendukung atas penyelesaian laporan ini dan kiranya laporan ini dapat memberi manfaat bagi seluruh pembaca.
Medan, 13 Agustus 2015 Penulis,
Ezra Chrismanda Sari Tarigan NIM 1205081026
ii
DAFTAR ISI
Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERNYATAAN ABSTRAK ABSTRACT KATA PENGANTAR ..............................................................................
i
DAFTAR ISI ............................................................................................
iii
BAB 1 PENDAHULUAN ............................................................................
1
1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul .................................................
1
1.2. Perumusan Masalah ....................................................................
3
1.3. Tujuan Penelitian ........................................................................
3
1.4. Manfaat Penelitian ......................................................................
3
1.5.Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data.................................
4
1.5.1. Teknik Pengumpulan Data................................................
4
1.5.2. Teknik Pengolahan Data....................................................
5
1.6. Jadwal Pelaksanaan Tugas Akhir................................................
5
BAB 2 TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN ..........................................
7
2.1. Sejarah Singkat Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara ..........................................................
7
2.2. Kegiatan Operasional Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara ..........................................................
9
2.3. Visi dan Misi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara ..........................................................
10
2.4. Logo Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara ..........................................................
11
2.5. Struktur Organisasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara ..........................................................
12
BAB 3 TINJAUAN KEPUSTAKAAN.....................................................
18
iii
3.1. Pengertian Sistem......................................................................
18
3.2. Pengertian Gaji dan Unsur Penggajian.....................................
19
3.3.Dokumen-dokumen Penggajian.................................................
22
3.4.Catatan Akuntansi Penggajian....................................................
24
3.5.Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penggajian..........................
25
3.6.Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian...........
25
3.7.Pengendalian Internal Atas Sistem Penggajian..........................
26
BAB 4 HASIL PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA ........
29
4.1. Pengumpulan Data ...................................................................
29
4.2. Pengolahan Data ......................................................................
29
4.3.Unsur-unsur yang Terkait dalam Gaji........................................
31
4.4.Dokumen Prosedur dalam Penggajian.......................................
41
4.5.Catatan Akuntansi Penggajian...................................................
42
4.6.Fungsi-fungsi yan Terkait dalam Penggajian............................
43
4.7.Prosedur Pembayaran Gaji Pengendalian Intern di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara.........
44
4.8.Bagan Alir Sistem Penggajian Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara ................................... BAB 5 PEMBAHASAN ............................................................................
49 53
5.1.Unsur-unsur Penggajian yang Terkait dalam Sistem Penggajian.................................................................................
53
5.2.Dokumen-dokumen Penggajian.................................................
54
5.3.Catatan Akuntansi Penggajian...................................................
55
5.4.Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Penggajian...........................
56
5.5. Prosedur Pembayaran Gaji........................................................
56
5.6. Pengendalian Intern Atas Sistem Penggajian............................
57
BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN .....................................................
58
6.1. Kesimpulan ..............................................................................
58
6.2. Saran .........................................................................................
59
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
iv
DAFTAR TABEL
No. Tabel
Judul
Halaman
1.1
Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir ...................................
6
4.1
Gaji Pokok Golongan l (Satu)....................................................
32
4.2
Gaji Pokok Golongan ll (Dua)....................................................
33
4.3
Gaji Pokok Golongan lll (Tiga)...................................................
34
4.4
Gaji Pokok Golongan lV (Empat)................................................
36
5.1
Unsur-unsur Penggajian...............................................................
54
5.2
Dokumen-dokumen Penggajian.....................................................
55
5.3
Catatan Akuntansi Penggajian.......................................................
55
5.4
Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Penggajan...............................
56
5.5
Prosedur Pembayaran Gaji.............................................................
57
5.6
Pengendalian Intern Atas Sistem Penggajian................................
57
v
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1:
Daftar Pertanyaan
Lampiran 2:
Kesediaan Dosen Pembimbing
Lampiran 3:
Kartu Bimbingan
Lampiran 4:
Form Revisi dan Bebas Revisi
Lampiran 5:
Permohonan Pengambilan Data Riset
Lampiran 6:
Izin Pengambilan Data Riset
Lampiran 7:
Permohonan Pengajuan Judul TA
Lampiran 8:
Daftar Gaji Pegawai Bulanan
Lampiran 9:
Daftar Gaji Untuk Pegawai Golongan I, II, III, IV
Lampiran 10:
Ikhtisar Daftar Gaji Bulanan
Lampiran 11:
Rekapitulasi Daftar Gaji
Lampiran 12:
Daftar Pengantar Surat Permintaan Pembayaran
Lampiran 13:
Surat Perintah Membayar
Lampiran 14:
Surat Pengantar Permintaan Penerbitan SP2D
Lampiran 15:
Slip Gaji
vi
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Pemilihan Judul
Era globalisasi menuntut orang bekerja lebih efesien dan profesional. Untuk itu perlu pengetahuan dalam meraih peluang dalam mengatasi setiap tantangan dimasa depan. Kualitas adalah salah satu kunci untuk mencapai hal tersebut, karena manusia berfungsi sebagai tenaga kerja yang menggerakkan dan mengendalikan sumber daya yang lain pada suatu perusahaan/instansi. Hal tersebut mengharuskan setiap individu untuk membuka diri dalam menerima perubahan-perubahan yang terjadi pada dunia secara luas dan juga menjadikan suatu tantangan yang harus dihadapi oleh masing-masing individu yang berada pada suatu perusahaan atau instansi.
Sistem merupakan serangkaian aktivitas dan kegiatan pengolahan data yang terkait berhubungan dengan pengolahan perusahaan secara efektif. Suatu sistem sangatlah dibutuhkan dalam suatu perusahaan atau instansi pemerintah, karena sistem sangatlah menunjang terhadap kinerja suatu perusahaan/instansi, baik yang berskala kecil maupun besar. Agar dapat berjalan dengan baik diperlukan kerjasama diantara unsur-unsur yang terkait di dalam sistem tersebut.
Dengan adanya sistem diharapkan dapat mempermudah dalam pelaksanaan tugas maupun tanggung jawab dan dapat mengurangi tingkat kesalahan yang sering terjadi. Sistem dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan/instansi. Salah satu sistem yang dapat digunakan oleh manajemen perusahaan adalah sistem penggajian.
1
2
Sistem penggajian dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan. Pengembangan sistem penggajian merupakan salah satu cara yang ditempuh dalam pengolahan gaji yang tidak sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan dan mengakibatkan kekecewaan pada karyawan, hal ini dapat menyebabkan penurunan produktivitas kinerja karyawan. Fakta yang kita temui atau yang sering kali kita lihat ialah demonstrasi para karyawan yang menuntut kenaikan gaji serta perbaikan kesejahtraan karyawan.
Suatu perusahaan/instansi sebaiknya mempunyai sistem penggajian yang baik, karena bila perusahaan/instansi tersebut tidak memiliki suatu sistem penggajian yang baik akan menyebabkan terjadinya penyelewengan atau penyimpangan dalam melaksanakan tanggung jawabnya masing-masing. Sistem dan prosedur penggajian dan pengupahan setiap perusahaan memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing dengan melihat dari praktek serta peristiwa-peristiwa yang sering terjadi, sehingga kemudian dilakukan perbaikan baik pada organisasi yang terkait, tugas dan fungsinya bahkan terhadap sistem dan prosedur itu sendiri bila dianggap perlu.
Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara merupakan instansi
pemerintah
yang
bergerak
dibidang
jasa
yang
membantu
memperlancarnya kegiatan ekspor-impor yang beralamat di Jln. Putri Hijau No. 06 Medan. Aktivitas perusahaan dalam sistem penggajian berjalan dengan baik, maka sudah selayaknya perusahaan melakukan penerapan sistem penggajian yang benar dan keterpaduan dari berbagai fungsi yang terkait, sehingga diharapkan dapat mengatasi adanya resiko kecurangan dan penyelewengan terhadap sistem penggajian.
3
Oleh sebab itu, karena diperlukannya sebuah sistem dan prosedur yang baik maka penulis
memilih
PERINDUSTRIAN
judul DAN
“SISTEM
PENGGAJIAN
PERDAGANGAN
PADA
PROVINSI
DINAS
SUMATERA
UTARA”.
1.2. Perumusan Masalah Masalah utama yang akan dibahas dalam penulisan tugas akhir ini adalah: “Bagaimana Penerapan Sistem Penggajian pada Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara?”
1.3. Tujuan Penelitian Tugas Akhir Tujuan merupakan rumusan kalimat yang menunjukkan adanya hasil, atau sesuatu yang ingin dicapai. Berdasarkan latar belakang diatas, tujuan dari penyususnan Tugas Akhir adalah: 1. Untuk mengetahui sistem penggajian pada Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara Medan. 2. Untuk mendapatkan gambaran dan informasi lebih lanjut tentang penggajian yang dilakukan oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara Medan. 3. Untuk memenuhi syarat menyelesaikan pendidikan Diploma 3 (D3) Program Studi Akuntansi, Politeknik Negeri Medan. 4. Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk mengetahui dan memahami aktivitas yang ada di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara khususnya mengenai sistem penggajian.
1.4. Manfaat Penelitian Tugas Akhir Manfaat merupakan keuntungan yang dapat diperoleh dari suatu kegiatan. Adapun manfaat dari penyusunan Tugas Akhir, antara lain: 1. Bagi Penulis a. Sebagai sarana menerapkan ilmu yang telah diperoleh selama perkuliahan terutama dalam hal mengenai sistem penggajian.
4
b. Dapat mengetahui sistem dan prosedur yang digunakan oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara mengenai penggajian. c. Dapat mengetahui pentingnya sebuah sistem untuk menunjang kinerja suatu perusahaan/instansi baik berskala kecil maupun besar.
2.
Bagi Perusahaan/Instansi Sebagai bahan masukan berupa uraian pembahasan dengan saran yang layak dipertimbangkan oleh perusahaan yang bersangkutan.
3.
Bagi Politeknik Negeri Medan Hasil penelitian ini dapat menambah bahan bacaan yang berguna dalam melakukan penelitian lanjutan, misalnya pada perusahaan yang berbeda.
1.5. Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data 1.5.1 Teknik Pengumpulan Data Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sejarah perusahaan, ruang lingkup kegiatan oprasional perusahaan, visi dan misi perusahaan, logo perusahaan, serta struktur organisasi perusahaan, dan dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian yang diperoleh melalui teknik wawancara, dan pengumpulan dokumen.
1. Wawancara Yaitu mencari data melalui komunikasi antara kedua belah pihak. Dalam hal ini, penulis melakukan komunikasi kepada pihak personalia dan pihak akuntansi. Selain itu, juga dilakukan sesi tanya-jawab mengenai penggajian pegawai Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumareta Utara di Medan. Daftar pertanyaan dapat dilihat pada lampiran 01.
5
2. Dokumentasi Yaitu mencari data melalui pengumpulan data yang berbentuk nyata dan diperoleh berdasarkan sistem pengolahan data yang disebut dengan proses dokumentasi.
1.5.2 Teknik Pengolahan Data Teknik pengolahan data yang dilakukan adalah metode deskriptif. Metode deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti suatu kelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran, ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang. Tujuan dari penelitian deskriptif ini adalah untuk membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan antar fenomena yang diselidiki. Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini dianalisis dengan metode deskriptif.
1.6. Jadwal Pelaksanaan Tugas Akhir Kegiatan dan penulisan laporan tugas akhir ini membutuhkan waktu selama 4 (Empat) bulan melalui pencatatan, pelaksanaan, dan penulisan laporan dengan alokasi waktu. Adapun jadwal kegiatan atau pelaksanaan tugas akhir tersebut dapat dilihat pada tabel dibawah ini:
6
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Tugas Akhir 2015 Waktu Kegiatan Penulisan Tugas Akhir No.
Kegiatan
April
Persiapan
2
Pengumpulan Data
Juni
4
1
2
3
4
1
2
Tabulisasi dan 3
Analisa Data Menyusun Konsep
4
Laporan Konsultasi Kepada
5
Dosen Pembimbing
6
Sidang Tugas Akhir Perbaikan Laporan
7
Tugas Akhir Penggandaan
8
Juli
Agustus
Minggu Ke 3
1
Mei
Laporan
Sumber: Pedoman Tugas Akhir Politeknik Negri Medan
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
