SISTEM PENGGAJIAN PADA DINAS PENDAPATAN DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA
TUGAS AKHIR
Ditulis untuk Memenuhi SyaratMenyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Diajukan Oleh
DORTIANI HUTAURUK NIM 1105081029
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2014
ABSTRAK Penelitian yang berjudul sistem penggajian pada Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Sumatera Utara bertujuan untuk kesesuian penerapan sistem penggajian pada Dinas Pendapatan Daerah Sumatera Utara dengan teori Mulyadi. Data yang dibutuhkan dalam TugasAakhir ini adalah sejarah, ruang lingkup, keunggulan, struktur organisasi, unsurunsur penggajian, dokumen-dokumen penggajian, catatan akuntansi penggajian, fungsifungsi yang terkait dalam penggajian, dan prosedur pembayaran gaji pengendalian intern yang digunakan dalam Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Sumatera Utara. Data tersebut diperoleh dengan teknik dokumentasi dilengkapi dengan tanya jawab pembuatan daftar gaji, yang kemudian dianalisis menggunakan Metode Deskriptif untuk mencapai suatu simpulan. Simpulan yang diperoleh adalah Sistem Penggajian pada Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Sumatera Utara telah sesuai dengan teori Mulyadi, terlaksana dengan baik. Dokumen yang digunakan, fungsi dan catatan akuntansi penggajian yang digunakan berguna sebagai alat komunikasi dalam sistem penggajian. Penulis menyarankan agar instansi ini mempertahankan sistem penggajian yang telah diterapkan .
Kata kunci: sistem, penggajian
ABSTRAK The study, entitled payroll System in Dinas Pendapatan Daerah (Sumatera Utara Local Income Office) aims to determine the accordance of the implementation of the payroll system Dinas Pendapatan Daerah Sumatera Utara with theory proposed by Mulyadi. Data needed in this study are the history, domain, organizational structure, payroll elements, payroll documents, payroll accounting records, related functions in payroll, payroll and internal controls procedures used in Dinas Pendapatan Daerah Sumatera utara. The data obtained by applying documentatio techniques completed with questioning and observations technique, which is then analyzed by descriptive methods to reach a conclusion. The conclusions obtained are the payroll system at Dinas Pendapatan Daerah Sumatera Utara is in accordance with the theory proposed by Mulyadi, well applied. Documents used, functions and payroll accounting records are used as means of communications in payroll system. It is suggested that this institution maintains the system to gain the goals.
Keywords: system, payroll
i
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala berkat rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir. Penulisan laporan ini merupakan satu syarat untuk menyelesaikan jenjang pendidikan Diploma 3 pada Program Studi Akuntansi, Politeknik Negeri Medan. Laporan tugas akhir ini ditulis berdasarkan data – data yang penulis dapatkan pada saat melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Sumatera Utara,tepatnya bertempat di Jl Sisingamangaraja Km 5.5 Medan selama 4 Minggu, yang dilaksanakan mulai tanggal 10 Februari 2014 sampai 8 Maret 2014. Dalam menyelesaikan laporan ini, penulis mendapat bimbingan, saran dan bantuan baik material maupun spriritual dari berbagai pihak. Atas segala bimbingan dan saran yang telah diberikan, dengan segala kerendahan hati, ucapan terima kasih yang tak terhingga, penulis berikan kepada: 1. Bapak M.Syahruddin, ST., M.T. Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Darwin S.H Damanik, S.E.M.Si Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 3. Parjuangan Pardosi, S.E.M.Si Sekretaris Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 4. Sastra Karo – Karo, S.E.,Ak.,M.Si. Kepala Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 5. Pirma Sibarani, S.E.,MS.,Ak., Dosen Pembimbing Utama.. 6. Heddy,Dra.Dipl TESOL.,M.Hum Dosen Pembimbing Pendamping. 7. Eli Safrida, S.E.,Ak.,M.Si Dosen Wali Kelas AK – 6C Politeknik Negeri Medan.
ii
8. Seluruh Staf Pengajar di Politeknik Negeri Medan yang telah mendidik penulis selama duduk di bangku perkuliahaan. 9. Terkhusus Tapi Singgar Nauli, S.E., Jumingan, Muna, dan Yantiyang selalu memberikan bimbingan serta arahan kepada penulis selama melaksanakan pengambilan data di Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Sumatera Utara. 10. Teristimewa kepada Ayahanda Panen Hutauruk, Ibunda Sabar Hutagalung dan Abang, Kakak, dan Adik tercinta yang telah memberikan dukungan baik dalam material dan spiritual. 11. Teman – teman seperjuangan AK-6C yang terkhusus Yuni Febriaty, Fransiska, Eufraty, Bunga, Yanti, Debora Christina, Debora Sembiring, Syerli, Diah intan, M.Hariyudian, Andi, Fiqih, Hotma, Tiolina, Dwi clara yang selalu memberikan motivasi dan semangat kepada penulis dalam menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini. 12. Kepada seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang selalu member motivasi dalam menyelesaikan Laporan Tugas Akhir.
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna.Oleh karena itu, dengan kerendahan hati penulis menerima segala kritik dan saran yang bersifat membangun untuk kesempurnaan penulisan laporan ini.Semoga Laporan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca sekalian.
Medan, Agustus 2014 Penulis,
Dortiani Hutauruk NIM. 1105081029
iv iii
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN PERNYATAAN LEMBAR PERSEMBAHAN ABSTRAK………………………………………………………………………...i ABSTRACT………………………………………………………………...……..ii KATA PENGANTAR…………………………………………………………..iii DAFTAR ISI………………………………………………………………...........v DAFTAR LAMPIRAN…………………………………………………….......vii DAFTAR TABEL………………………………………………………….......viii BAB 1. PENDAHULUAN………...………………………………………….... 1 1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan………………………..……1 1.2. Permasalahan………………………………..………………..……... 2 1.3. Tujuan Pembahasan……………………………………………..…... 2 1.4. Manfaat Penelitian……………………………………………..……..2 1.5. Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data.……..…………………..3 1.6. Jadwal Kegiataan dan Penulisan Laporan....…………………..……..4 BAB 2. TINJAUAN UMUM MENGENAI PERUSAHAAN…………….....5 2.1. Sejarah Singkat Perusahaan…………………………………...….......5 2.2. Ruang Lingkup Kegiataan Perusahaan……………………...……......6 2.3. Struktur Organisasi………………………………………………….. 8 2.4. Keunggulan Pemerintahan ……………….………………………......9 BAB 3. TINJAUAN KEPUSTAKAAN………………..………………….... 10 3.1. Pengertian sistem…..……………………………………………..... 10 3.2. Pengertian Gaji dan Unsur – unsur Penggajian…………..……..… 10 3.3. Dokumen – dokumen yang Penggajian…………………………..... 13 3.4. Catatan Akuntansi Penggajian…….…………………………........ 14 3.5. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penggajian……………............. 15 3.6. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian…….......... 16 3.7. Pengendalian Intern Atas Sistem Penggajian………………............ 19
v
BAB 4. HASIL PENGUMPULAN DATA DAN PENGOLAHAN DATA….21 4.1. Pengumpulan Data………………………………………………......21 4.2. Pengolahan Data…..……………………………………….…..…... 21 4.3. Unsur – unsur yang Terkait dalam Gaji…..……..…………………. 23 4.4. Dokumen-dokumen Penggajian………...………………………...... 25 4.5. Catatan Akuntansi Penggajian……………………………............... 26 4.6. Fungsi-fungsi yang terkait dalam Penggajian…………………….…27 4.7. Prosedur Pembayaran Gaji Pengendalian Intern….…..……………. 28 4.8. Bagan Alir Sistem Penggajian Dinas Pendapatan Daerah Sumatera Utara…..……..………………………………………….. 30 BAB 5. PEMBAHASAN………………………………………………………34 5.1. Unsur – unsur Penggajian yang Terkait dalam Sistem Penggajia.......34 5.2. Dokumen – dokumen Penggajian …..……………………...…….... 35 5.3. Catatan Akuntansi Penggajian …..……………………………….....36 5.4. Fungsi yang Terkait dalam Penggajian……………………..…….....37 5.4. Prosedur Pembayaran Gaji Pengendalian Intern…..……………..... 38 5.5. Pengendalian Intern Atas Sistem Penggajian…..……………...........39 BAB 6. SIMPULAN DAN SARAN………...…………………………………40 6.1. Simpulan……………………..………………………………….......40 6.2. Saran…..…………………………………………………………....41 DAFTAR PUSTAKA…………………..…...……………………………….. 42 LAMPIRAN
vi
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran
Halaman
Lampiran 1: Struktur Organisasi Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Sumatera Utara…………..…………………..…………............ 43 Lampiran 2: Daftar Gaji Pokok Pegawai Negeri Sipil………...……..............44 Lampiran 3: Tabel Tunjangan Umum Bagi Pegawai Negeri Sipil..…............. 45 Lampiran 4: Daftar Gaji Pegawai Pada Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Sumatera Utara………………...…………………....... 46 Lampiran 5: Rinjian Gaji Pegawai Pada Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Sumatera Utara……………........................... 47 Lampiran 6: Surat Perintah Membayar (SPM) ………................................... 48 Lampiran 7: Surat Pernyataan Tanggung Jawab………................................. 49 Lampiran 8: Surat Pengantar Permintaan Penerbitan SP2D………................ 50 Lampiran9:Rincian Rencana Penggunaan Surat Permintaan Pembayaran Langsung Gaji dan Tunjangan (SPP-LS-GAJI-TUNJANGAN).................................................... 51 Lampiran10:Surat Pengantar Permintaan Pembayaran Langsung Gaji dan Tunjangan (SPP-LS-GAJI_TUNJANGAN) ….….............. 52
vii
DAFTAR TABEL
No. tabel
Halaman
1.1 Jadwal Kegiatan dan penulisan Tugas Akhir)................................................. 4 5.1 Unsur-unsur penggajian.................................................................................. 34 5.2 Dokumen-dokumen dalam Penggajian............................................................35 5.3 Catatan Akuntansi Penggajian.........................................................................36 5.4 Fungsi-fungsi yang terkait dalam Penggajian.................................................37 5.5 Prosedur pembayaran gaji................................................................................38 5.6 Pengendalian intern atas Sistem Penggajian....................................................39
viii
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang Masalah Sumber daya manusia atau karyawan merupakan faktor penting dalam kegiatan sebuah organisasi karena sumber daya manusia memberikan sumbangan tenaga, pikiran dan keterlibatannya untuk mencapai tujuan organisasi.Sebagai kompensasi peranan karyawan tersebut, maka diberikan gaji sesuai standar. Bagi instansi pemerintah, gaji dan upah adalah pos asset pemerintah yang jumlahnya besardan memiliki resiko kemungkinan terjadinya manipulasi dan pemborosan. Untuk itu, pihak yang terkait harus memberikan perhatian dan pengawasan terhadap sistem penggajian. Instansi pemerintah perlu mengaplikasikan suatu sistem penggajian yang dapat mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji. Sistem penggajian merupakan sistem pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan yang gajinya dibayarkan setiap bulannya. Sistem penggajian yang baik memampukan instansi pemeintah/perusahaan memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang produktif dan mempertahankan karyawannya yang produktif, sehingga tujuan instansi pemerintah tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi. Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Sumatera Utara merupakan instansi pemerintahan yang diberi tugas dan wewenang untuk melaksanakan tugas – tugas yang terkait dengan pendapatan sesuai dengan ketetapan kepala daerah No.060.254.K tahun 2002. Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Sumatera Utara memiliki tenaga kerja yang cukup besar. Mengingat beban gaji pada Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Sumatera Utara relatif cukup besar yang harus yang harus dibayar tiap bulan, maka sistem penggajian harus diikuti secara konsisten. Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik mempelajari lebih lanjut masalah
1
2
penggajian dan
memilih judul “SistemPenggajian Pada Dinas Pendapatan
Daerah Provinsi Sumtera Utara”. 1.2.Permasalahan Berdasarkan latar belakang yang diuraikan diatas, permasalahan yang akan dicari jawabannyaadalah: “Apakah Sistem Penggajian yang diterapkan pada Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Sumatera Utara telah sesuai dengan teori Mulyadi ?”
1.3.Tujuan Pembahasan Tujuan pembahasan diadakannya penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan kesesuaian sistem penggajian pada Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Sumatera Utara dengan teori Mulyadi.
1.4.Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat dalam hal : 1. Bagi Penulis Adapun manfaat penelitian ini bagi penulis adalah sebagai berikut: (1) Untuk mendapatkan informasi tentang bagaimana sistem penggajian pada Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Sumatera Utara, (2) Untuk menambah pengalaman dan pengetahuan penulis dalam melakukan observasi, khususnya mengenai sistem penggajian dan (3) Sebagai bahan dalam pengembangan ilmu pengetahuan akuntansi yang didapat dalam masa perkuliahan.
2. Bagi Politektik Negeri Medan Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir ini bagi Politeknik Negeri Medan adalah sebagai bahan pembanding antara teori yang terdapat dalam buku – buku ilmiah dengan kenyataan yang terjadi di Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Sumatera Utara dan sebagai referensi untuk mengetahui dan memahami sistem penggajian pada Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Sumatera Utara.
3
3. Bagi Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Sumatera Utara Sebagai informasi dan bahan masukan untuk menentukan kebijakan bagi instansi pemerintah guna meningkatkan efektifitas pengawasan sistem penggajian.
4. Bagi Pembaca Adapun manfaat penelitian ini bagi Pembaca adalah menambah pengetahuan pembaca khususnya mengenai sistem penggajian.
1.5.Teknik Pengumpulan dan pengolahan Data Data yang dibutuhkan dalam Tugas Akhir ini adalah sejarah Instansi Pemerintahan/perusahaan, ruang lingkup, keunggulan, struktur organisasi, unsurunsur penggajian, dokumen-dokumen penggajian, catatan akuntansi penggajian, fungsi-fungsi yang terkait dalam penggajian, prosedur pembayaran gaji dan pengendalian intern penggajian yang digunakan di Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Sumatera Utara.
1.5.1. Teknik Pengumpulan Data Untuk mengumpulkan data dalam Tugas Akhir ini teknik yang digunakan adalah dokumentasi dilengkapi dengan tanya jawab dan teknik obserbasi untuk mengetahui pembayaran gaji pegawai dan pembuatan daftar gaji. Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data untuk mendapatkan informasi yang mendukung analisis dan interprestasi data, (Bungin, 2006:116). Dalam hal ini dokumen yang digunakan di intansi pemerintahan seperti: daftar gaji pokok, tunjangan umum, daftar gaji pegawai, slip gaji, surat perintah membayar, surat perintah permintaan penerbitan SP2D, dan surat permintaan pembayaran langsung gaji dan tunjangan. Observasi adalah sebagai teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui suatu pengamatan, dengan disertai
pencatatan-pencatatan terhadap keadaan atau
perilaku objek sasaran sehingga dapat diarahkan pada tujuan tertentu, supaya
4
dapat sistematis dan terencana, (Fathoni, 2011:104). Dalam penelitian ini penulis melakukan dengan cara mengadakan pengamatan langsung terhadap objek yang signifikan yaitu pelaksanaan pembuatan daftar gaji sampai dengan prosedur pembayaran gaji pegawai yang bersangkutan. 1.5.2. Metode Pengolahan Data Data penelitian dianalisi menggunakan Metode Deskriptif yaitu dimana penulis mengumpulkan, menyususun dan menginterprestasikan data tersebut menjadi dalam bentuk tulisan.
1.6.Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan Kegiatan dan penulisan laporan tugas akhir ini membutuhkan waktu selama 4 (Empat) bulan melalui pencatatan, pelaksanaan, dan penulisan laporan dengan alokasi waktu sebagai berikut.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan N o
Kegiatan
Waktu Kegiatan dan Penulisan Tugas Akhir Mei Juni Juli Agustus 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Persiapan 2 Pengumpulan Data Tabulasi dan Analisa 3 Data Menyusun Konsep 4 Laporan Konsultasi pada 5 Pembimbing 6 Sidang Tugas Akhir Perbaikan Laporan 7 Tugas Akhir 8 Penggandaan Laporan Sumber:Jurusan Akuntansi(2014:18)
