SISTEM PENGAWASAN INTERN KAS PADA CV. NUMERO UNO MEDAN

1

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

SISTEM PENGAWASAN INTERN KAS PADA CV. NUMERO UNO MEDAN

SKRIPSI MINOR

DIAJUKAN OLEH :

NAMA

: HIKMATIAR

NIM

: 042102115

JURUSAN

: AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan 2008

Hikmatiar : Sistem Pengawasan Intern Pada CV. Numero Uno Medan, 2008. USU Repository © 2009

2

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM DIPLOMA III MEDAN TANDA PERSETUJUAN SKRIPSI MINOR NAMA NIM JURUSAN JUDUL

Tanggal ………………

: HIKMATIAR : 042102115 : D-III AKUNTANSI : SISTEM PENGAWASAN INTERN PADA CV. NUMERO UNO MEDAN

KAS

Dosen Pembimbing/Penanggungjawab

(Risanty, SE, M.Si, Ak) NIP. 132 303 834

Tanggal ……………….

Ketua Program Diploma III

(Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak) NIP. 131 568 370

Tanggal ……………….

Dekan Fakultas Ekonomi

(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec) NIP. 131 285 985


iv

3

LEMBAR PERSEMBAHAN “Allah akan meninggikan orang-orang yang beriman diantara kamu dan orangorang yang berilmu pengetahuan beberapa derajat.” (Q.S. Al-Mujadillah : 11) Hadists Rasulullah SAW : “Sakh Barah R.A berkata bahwa siapa yang menuntut ilmu maka ia menjadi penebus dosa-dosa yang telah berlalu” Dengan rasa syukur kepada Allah SWT dan Shalawat serta salam teruntuk Nabi Muhammad SAW, saya persembahkan Skripsi ini buat kedua orang Tuhan tercinta sebagai sumber kehidupan saya Ayahanda

: Komaruddin Sitepu

Ibunda

: Suriati

Serta seluruh Saudara dan Keluarga besarku tercinta Wassalam, Hikmatiar) Nim : 042102115


4

KATA PENGANTAR

Bismillahirrohmanirrohim Syukur alhamdulillah kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayahNya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor yang berjudul “Sistem Pengawasan Intern Kas Pada CV. Numero Uno” sebagai syarat untuk menyelesaikan pendidikan Program Diploma III Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Secara khusus penulis menyampaikan hormat dan terima kasih yang tidak terhingga kepada Ayahanda Komarudin Sitepu dan Ibunda Suriati atas do’a perhatian, kasih sayang, dan dukungan yang tiada henti kepada penulis. Penulis banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak dalam penulisan skripsi minor ini. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak selaku Ketua Jurusan Akuntansi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 3. Bapak Iskandar Muda, SE, M.Si, Ak selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 4. Ibu Risanty, SE, M.Si, Ak selaku dosen pembimbing yang telah memberi waktu, pemikiran dan pengarahan kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi minor ini. i Hikmatiar : Sistem Pengawasan Intern Pada CV. Numero Uno Medan, 2008. USU Repository © 2009

5

5. Bapak dan Ibu staf pengajar serta pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 6. Bapak dan Ibu pegawai CV. Numero Uno 7. Keluarga dan teman-temanku : Amal, Arfie, Resti, Siti, Difi, Andre, Reza, Herman, Dian, Elvin, Anna, Indri, Irma, Imam, Fugo, Jimmi, Febri, Donni, Kiki, Rika, Ayu Hd, Ruri, Dewi, serta semua teman-teman stambuk “04” yang tidak semua namanya bisa saya sebutkan satu persatu, saya ucapkan terimakasih. Akhir kata penulis memanjatkan do’a syukur kehadirat Allah SWT atas segala bantuan yang diberikan, semoga akan selalu mendapatkan ridho dariNya. Amin yaa rabbal’alamin.

Billahitaufiqwalhidayah

Medan, April 2008 Penulis

Hikmatiar


6

DAFTAR ISI ii KATA PENGANTAR ................................................................................ i DAFTAR ISI ............................................................................................ iii BAB I

: PENDAHULUAN A. Alasan Pemilihan Judul........................................................ 1 B. Perumusan Masalah ............................................................. 3 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian............................................. 3 D. Metode Penelitian ................................................................ 4 E. Sistematika Pembahasan ...................................................... 5

BAB II

: CV. NUMERO UNO MEDAN A. Sejarah Singkat Organisasi................................................... 7 B. Struktur Organisasi Perusahaan ............................................ 8 C. Sumber Penerimaan Kas ................................................... 12 D. Sumber Pengeluaran Kas ................................................... 12 E. Pengawasan Intern Kas ...................................................... 14 F. Prosedur Pengawasan Intern Kas ....................................... 19 G. Kebijaksanaan Tentang Kas ............................................... 21

BAB III

: ANALISA DAN EVALUASI B. Pengertian dan Fungsi Kas ................................................. 23 C. Pengertian dan Fungsi Pengawasan Intern Kas ................... 27 D. Tujuan Pengawasan Intern Kas .......................................... 30 E. Analisa dan Evaluasi Unsur-Unsur Pengawasan Intern Kas .......................................................................... 34 iii


7

F. Analisa dan Evaluasi Pengawasan Intern Kas ..................... 38 BAB IV

: KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan........................................................................ 40 B. Saran ................................................................................. 40

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

iv


1

BAB I PENDAHULUAN

A. Alasan Pemilihan Judul Dewasa ini banyak perusahaan-perusahaan baru tumbuh dan berkembang menjadi perusahaan besar. Hal ini didukung dengan pertumbuhan ekonomi yang semakin baik dan maju. Sehubungan dengan hal tersebut peranan akuntansi sangat penting dan diperlukan bagi setiap perusahaan yang berfungsi sebagai alat untuk menyajikan informasi atas transaksi keuangan dalam bentuk laporan keuangan perusahaan. Kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan dewasa ini tidak lagi memungkinkan pengelolaan perusahaan hanya ditangani oleh pemiliknya, begitu juga dengan pendanaan operasinya tidak lagi hanya dari pemiliknya melainkan juga dari pihak lain seperti investor, kreditur, bank dan pihak-pihak lainnya. Pemerintah dalam hal ini berkepentingan menetapkan kebijaksanaan pajak dan mengontrol perusahaan agar selalu memperhatikan tanggung jawab sosialnya terhadap karyawan dan masyarakat. Oleh karena itu, banyak pihak yang mempunyai kepentingan terhadap perusahaan, maka salah satu cara untuk menilai keadaan suatu perusahaan adalah dengan melihat hasil analisa laporan keuangan dimana pihak-pihak yang berkepentingan terhadap laporan keuangan tersebut dapat menjadikan laporan keuangan itu sebagai dasar dalam mengambil keputusan, sebab salah satu tujuan dibuatnya laporan keuangan bagi manajemen


1

2

adalah sebagai alat pertanggungjawaban kepada pemilik perusahaan atas kepercayaan yang telah diberikan kepada perusahaan. Informasi keuangan ini berisikan data-data akuntansi yang dapat dipercaya dan bersifat rahasia karena merupakan bahan untuk mengambil keputusan bagi pimpinan perusahaan. Oleh sebab itu, perlu diterapkan sistem pengawasan intern untuk menghasilkan data akuntansi yang akurat terhadap unit yang berhubungan dengan kegiatan usaha terutama mengenai pengawasan kas. Kas merupakan suatu alat pertukaran dalam perekonomian kita dan digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Kas merupakan aktiva yang paling lancar dalam neraca, dalam arti paling sering berubah. Hampir setiap transaksi selalu mempengaruhi kas. Kas menjadi begitu penting karena perorangan, perusahaan dan bahkan pemerintah harus mempertahankan posisi likuiditas yang memadai yakni mereka harus memiliki sejumlah uang yang mencukupi untuk membayar kewajiban pada saat jatuh tempo agar perusahaan yang bersangkutan dapat terus beroperasi. Selain itu kas adalah suatu aktiva yang paling mudah diselewengkan dan digunakan tidak semestinya oleh karyawan karena kas merupakan aktiva yang paling bernilai daripada aktiva lainnya dan karena kas mudah dipindahkan. Oleh sebab itu, penting sekali bahwa kas ini dijaga secara efektif dengan pengawasan khusus. Suatu perusahaan dalam manajemen kas yang efesien dan efektif memerlukan tersedianya kas agar dapat bekerja secara kontiniu dengan cara tertentu sebagai bagian siklus operasi atau sebagai investasi jangka pendek atau jangka panjang. Jadi, manajemen kas merupakan fungsi perusahaan yang kritis. Hikmatiar : Sistem Pengawasan Intern Pada CV. Numero Uno Medan, 2008. USU Repository © 2009

3

Atas dasar inilah, penulis memilih judul “Sistem Pengawasan Intern Kas” dalam penulisan paper ini. Hal ini penulis tertarik untuk melakukan suatu penelitian di CV. Numero Uno guna mengamati, menganalisa dan mengetahui sistem pengawasan intern kas yang diterapkan dan dilaksanakan dalam perusahaan.

B. Perumusan Masalah Masalah pokok yang akan dibahas dalam paper ini adalah sebagai berikut : 1. Apakah pengawasan intern kas yang ada telah dilaksanakan dengan efektif dan efesien ? 2. Apakah pengawasan intern kas yang diterapkan pada CV. Numero Uno telah mampu mengamankan kas perusahaan dengan baik ?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan : 1. Memenuhi salah satu syarat akademis dalam menyelesaikan Program Diploma III Akuntansi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Mengembangkan ilmu pengetahuan tentang pengawasan intern kas dimana merupakan alat pendeteksi terhadap adanya kekeliruan dan kecurangan penyajian data keuangan 3. Mengetahui bagaimana pengawasan intern kas yang diterapkan oleh CV. Numero Uno.


4

Manfaat: 1. Menambah dan memperdalam pengetahuan penulis dalam penerapan pengawasan intern kas yang efektif dan efisien. 2. Menelusuri apakah pengawasan intern kas yang dilaksanakan dapat mengurangi terjadinya kecurangan. 3. Mengetahui aliran kas masuk dan kas keluar yang ada didalam perusahaan. 4. Sebagai informasi mengenai kas baik secara teori maupun praktek yang nantinya dapat dipergunakan bagi pihak-pihak yang berkepentingan.

D. Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan penulis untuk memperoleh data yang diperlukan dalam menyusun paper ini antara lain : 1. Penelitian Kepustakaan Penelitian Kepustakaan adalah suatu penelitian yang dilakukan dengan cara mengumpulkan data atau bahan dan keterangan yang dibutuhkan berdasarkan buku-buku, catatan-catatan kuliah serta tulisan ilmiah yang ada relevansinya dengan paper yang disusun. 2. Penelitian Lapangan Penelitian Lapangan adalah suatu penelitian yang dilakukan langsung ke objek yang diteliti untuk mengetahui serta menganalisa secara praktek apa yang ada dalam penelitian kepustakaan. Pengumpulan data dalam penelitian lapangan dapat dilakukan dengan dua cara yaitu: Hikmatiar : Sistem Pengawasan Intern Pada CV. Numero Uno Medan, 2008. USU Repository © 2009

5

a. Interview

yaitu

mengadakan wawancara

langsung

dengan pihak

perusahaan yang mempunyai wewenang dalam memberikan informasi dan data yang berkaitan dengan objek penelitian. b. Observasi yaitu studi yang dilakukan dengan pengamatan langsung atas kegiatan yang dilakukan dalam pencatatan terhadap tiap fenomena yang menjadi objek penelitian.

E. Sistematika Pembahasan Penulis akan menguraikan sistematika pembahasan untuk mempermudah menganalisa setiap masalah. Adapun ruang lingkup yang akan dibahas dalam paper ini adalah : BAB I

: PENDAHULUAN Bab ini merupakan bab yang berisikan alasan pemilihan judul, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian, dan sistematika pembahasan.

BAB II

: CV. NUMERO UNO Bab ini menguraikan mengenai sejarah singkat organisasi, struktur organisasi, sumber penerimaan kas, Sumber pengeluaran kas, pengawasan intern kas, dan prosedur pengawasan intern kas, kebijaksanaan tentang kas.


6

BAB III

: ANALISA DAN EVALUASI Bab ini berisikan analisa dan evaluasi pengertian dan fungsi kas, pengertian dan fungsi pengawasan intern kas, tujuan pengawasan intern kas, analisa dan evaluasi unsur-unsur pengawasan intern kas dan analisa dan evaluasi pengawasan intern kas.

BAB IV

: KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini penulis akan memberikan suatu kesimpulan dari hasil penelitian serta saran-saran yang mungkin bermanfaat untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan dimasa yang akan datang.


7

BAB II CV. NUMERO UNO

A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah Singkat Perusahaan Berdirinya suatu perusahaan tidak terlepas dari maksud dan tujuan yang hendak dicapai perusahaan tersebut. Dapat dilihat dari tujuan perusahaan, yaitu: Suatu unit kegiatan produksi yang mengolah sumber-sumber ekonomi untuk menyediakan barang dan jasa bagi masyarakat dengan tujuan untuk memperoleh keuntungan dan agar dapat memuaskan kebutuhan masyarakat banyak. CV. Numero Uno adalah perusahaan yang bergerak dibidang leveransir dan perdagangan umum. Perusahaan berdiri sejak 15 tahun yang lalu berdasarkan Akta No. 04 dibuat dihadapan notaris Lolita Pulungan, SH di Medan pada tanggal 03 April 1992 secara syah CV. Numero Uno beralamat di Jalan Bambu II No. 63 B Medan. Adapun maksud dan tujuan didirikannya CV. Numero Uno sekaligus yang menjadi latar belakang pendiriannya adalah sebagai berikut : a. Menjalankan usaha-usaha sebagai leverensir, grosir, distributor dan suplier usaha pertanian. b. Menjalankan usaha-usaha pertanian dalam arti kata luas termasuk di dalamnya penyediaan pupuk, perawatan tanaman dan pembukuan lahan

Hikmatiar : Sistem Pengawasan Intern Pada CV. Numero Uno Medan, 2008. USU Repository © 2009 7

8

c. Menjalankan usaha-usaha perdagangan umum, termasuk di dalamnya perdagangan eksport baik lokal maupun antar pulau. Sampai sekarang perusahaan telah berkembang sesuai dengan kemajuan daya pikir pangsa dan adanya teknologi yang canggih dalam proses, adanya tenaga-tenaga terampil serta kemampuan manajemen perusahaan dalam mencari order atas jasa perusahaan. Kemajuan daya pikir manusia semakin kritis mendorong pertumbuhan teknologi produksi dan jaringan komunikasi yang cepat, mencakup kawasan yang luas serta banyaknya perusahaan yang sejenis maupun yang terkait muncul yang akan meningkatkan populasi arena persaingan dalam memperebutkan pangsa pasar, melihat keadaan ini, setiap perusahaan yang tidak ingin hancur akibat kompetensi tersebut, memperebutkan pangsa pasar melihat keadaan ini, setiap perusahaan yang tidak ingin hancur akibat kompetensi tersebut, dituntut lebih memperhatikan struktur organisasi yang ada didalam perusahaan.

B. Struktur Organisasi Organisasi dari suatu perusahan merupakan sarana dari manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan. Semakin berkembang suatu perusahaan, maka semakin banyak pula aktivitas – aktivitas yang harus dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan tersebut. Dalam hal ini, sudah tentu pimpinan perusahaan tidak dapat bekerja sendiri, mengatasi semua masalah yang dihadapi perusahaan, maka pimpinan memerlukan penggunaan suatu sistem organisasi sehingga aktivitas perusahaan dapat berjalan secar efektif dan efisien Hikmatiar : Sistem Pengawasan Intern Pada CV. Numero Uno Medan, 2008. USU Repository © 2009

9

Untuk kepentingan – kepentingan dan sebab – sebab diatas, dalam pengertian guna perencanaan strategi dan pengawasan manajemen, maka penyusunan struktur organisasi dalam suatu perusahaan adalah sangat penting. Hal ini juga dimaksudkan untuk mempermudah pelaksanaan tugas yang diembankan kepada manajemen. Struktur organisasi perusahaan merupakan suatu proses penetapan serta pembagian pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas dan tanggung jawab. Penetapan hubungan antar unsur

– unsur organisasi sehingga

memungkinkan orang-orang dapat bekerja sama seefektif mungkin guna pencapaian tujuan perusahaan. Berdasarkan penelitian pada CV. Numero Uno, dapat dilihat dari struktur organisasinya, maka penulis berpendapat bahwa perusahaan tersebut memiliki struktur organisasi fungsional atau garis, dimana menggambarkan batasan wewenang dan tanggung jawab setiap unit organisasi mulai dari puncak pimpinan hingga tingkat yang paling bawah. Bagan struktur organisasi ini dapat dilihat pada halaman selanjutnya. Adapun tugas pokok dan tanggung jawab dari tiap jabatan akan diuraikan secara ringkas sebagai berikut :

•

Direktur Utama

Fungsi dan tanggung jawab Direktur Utama adalah : a. Melaksanakan Kegiatan Manajemen Dalam Seluruh Kegiatan Perusahaan b. Mengontrol setiap pelaksanaan dan hasil kerja tiap bagian dalam perusahaan. c. Menentukan kebijaksanaan dalam pengambilan keputusan Hikmatiar : Sistem Pengawasan Intern Pada CV. Numero Uno Medan, 2008. USU Repository © 2009

10

d. Mengangkat pegawai dan menentukan tanggung jawabnya e. Memegang wewenang tertinggi dalam melakukan ikatan atau perjanjian dengan pihak lain yang berhubungan dengan perusahaan.

•

Wakil Direktur

a. Mengkoordinir dan mengawasi karyawan dalam melaksanakan tugasnya b. Memberikan laporan pertanggungjawaban kegiatan kepada Direktur Utama c. Mempertanggungjawabkan kegiatan perusahaan kepada Direktur Utama d. Membantu Direktur Utama dalam melaksanakan kegiatan sehubungan dengan fungsinya.

•

Kepala Bagian Akuntansi

Fungsi dan tanggung jawab kepala bagian akuntansi adalah : a. Mengontrol pembukuan dan akuntansi, mencakup anggaran dan biaya serta sistem dan prosedur b. Pembukuan umum dan akuntasi, mencakup urusan pembayaran, pembukuan keuangan, pembayaran gaji dan upah.

•

Kepala Bagian Keuangan adalah :

a. Menyimpan serta mengeluarkan uang atas persetujuan Direktur b. Mencatat segala penerimaan dan pengeluaran kas c. Membayar gaji dan upah karyawan d. Membantu Direktur dalam pembuatan rencana anggaran perusahaan Hikmatiar : Sistem Pengawasan Intern Pada CV. Numero Uno Medan, 2008. USU Repository © 2009

11

•

Kepala Bagian Personalia dan Umum

Fungsi dan tanggung jawab Kepala Bagian Lapangan adalah : a. Menerima dan memberhentikan karyawan b. Mengkoordinir seluruh karyawan yang adalah dalam perusahaan sekaligus memberi pengarahan kerja c. Memberikan keterangan kepada karyawan perihal prestasi kerja karyawan

•

Kepala Bagian Lapangan

Fungsi dan tanggung jawab Kepala Bagian Lapangan adalah : a. Melaksanakan kegiatan operasional perusahaan b. Memberi tugas kepada karyawan di lapangan c. Mengawasi karyawan dalam pelaksanaan kerja lapangan d. Melaporkan kegiatan dan kejadian di lapangan kepada Wakil Direktur

a. Terdapat pemisahan tugas antara yang menyimpan, yang menerima dan yang mencatat penerimaan uang. b. Setiap penerimaan uang langsung di setor ke bank sebagaimana adanya (Soemarso, 2004:297).


12

Gambar 1 Struktur Organisasi GAMBAR CV. NUMERO UNO MEDAN Direktur Utama

Wakil Direktur

Kepala Bagian Akuntansi

Kepala Bagian Lapangan

Kepala Bagian Personalia

Kepala Bagian Keuangan

Kepala Bagian umum dan Humas

KARYAWAN Sumber : CV. NUMERO UNO

C. Sumber Penerimaan Kas Sumber-sumber penerimaan kas pada CV. Numero Uno sebagai berikut : 1. Pendapatan asli daerah 2. Dana perimbangan 3. Lain-lain pendapatan yang sah


13

D. Sumber Pengeluaran Kas Melaksanakan kegiatan usaha atau organisasinya maka setiap perusahaan tentu akan melakukan pengeluaran kas dalam menyelesaikan kegiatan tersebut. Maksud pengeluaran kas adalah segala uang kas yang keluar baik secara langsung maupun tidak langsung yang berhubungan atau berkaitan dengan penyelesaian suatu pekerjaan. Adapun jenis pengeluaran kas yang dilakukan oleh CV. Numero Uno antara lain : 1. Biaya umum dan administrasi a. Biaya pegawai b. Biaya telepon dan telex c. Biaya listrik dan air d. Biaya keperluan kantor e. Biaya perawatan kantor f. Biaya majalah dan koran g. Biaya pemeliharaan inventaris kantor h. Biaya dinas i.

Biaya administrasi bank

j.

Biaya bunga bank

2. Biaya lain-lain Biaya lain-lain adalah biaya yang terjadi diluar operasi normal perusahaan.


14

E. Pengawasan Intern Kas Pada umumnya setiap perusahaan dijumpai transaksi kas yang bersifat biasa atau rutin. Seperti halnya juga pada CV. Numero Uno Kas merupakan harta perusahaan yang paling digemari untuk dilakukannya penyelewengan atau penyalahgunaan. Kesalahan pencatatan kas akan mempengaruhi perkiraan-perkiraan lain. Oleh sebab itu pengawasan intern kas harus dilakukan agar kas dapat dijaga dengan aman. Pengawasan intern kas perlu ditangani oleh satu orang atau satu pihak saja sehingga akan tercapai tujuan pengawasan intern kas yang diharapkan sesuai dengan ketentuan. Mengusahakan agar penggunaan kas dapat efektif serta menunjang kelancaran pegelolaan administrasi keuangan maka dibuat suatu sistem pengawasan intern kas. Pengertian Pengawasan Intern adalah : “Pengawasan Intern adalah suatu fungsi penilaian independen yang terdapat dalam organisasi untuk menguji dan menilai aktivitasnya sebagai jasa bagi organisasi itu.” (Rasdianto dan Mulyani, 2000:15). Langkah-langkah yang dilakukan perusahaan untuk pengawasan intern kas yang baik antara lain : 1. Penyusunan anggaran kas Pengawasan intern kas dapat dilakukan dengan membuat suatu anggaran kas perusahaan untuk menentukan kebutuhan kas suatu hari kerja. Membuat anggaran kas meliputi rencana kerja mengenai jumlah dari tiap-tiap jenis penerimaan yang akan diterima dan jumlah tiap-tiap jenis pengeluaran yang akan dikeluarkan sehingga dapat menjamin likuiditas perusahaan selama periode anggaran. Proses penyusunan anggaran kas pada perusahaan meliputi Hikmatiar : Sistem Pengawasan Intern Pada CV. Numero Uno Medan, 2008. USU Repository © 2009

15

perencanaan yang lazim yaitu dimulai dengan anggaran penerimaan dan diikuti dengan anggaran pengeluaran. 2. Menetapkan prosedur dan tata kerja administrasi keuangan Usaha

menghindari

berbagai

macam

kesalahan,

penyimpanan

dan

penyelewengan maka perusahaan menetapkan prosedur dan tata kerja administrasi keuangan yang ditetapkan oleh perusahaan. Usaha pengawasan intern untuk menunjang kelancaran pengelolaan keuangan yang diterapkan pada perusahan menetapkan wewenang dan tanggung jawab serta menunjuk pejabat-pejabat yang ikut bertanggung jawab mengenai perusahan sesuai dengan keputusan perusahaan. 3. Menetapkan suatu sistem pengawasan intern melekat Hal ini dilakukan dengan cara membuat suatu bukti atau dokumen bagi setiap penerimaan dan pengeluaran kas serta harus disahkan oleh pejabat yang berwenang. 4. Kas opname Kas opname adalah pemeriksaan secara fisik tentang banyaknya uang dalam kas. Kas opname dilakukan dengan 2 cara sebagai berikut : 1. Secara berkala Kas opname secara berkala dilakukan oleh kantor pusat yang sedikitnya satu kali dalam tiga bulan. 2. Secara insendential Kas opname insendential dapat dilakukan oleh tiap bagian pengawasan yang berwenang untuk itu yang didatangkan dari kantor pusat.


16

1. Pengawasan intern kas Memeriksa penerimaan uang kas harus diperoleh keyakinan, bahwa semua penerimaan uang telah dipertanggungjawabkan dan telah dibukukan serta semua uang yang seharusnya diterima benar-benar telah diterima dan dibukuka n. Sumber kas yang tidak dipersoalkan, maka dasar untuk pencegahan kesalahan atau kecurangan adalah prinsip pengecekan intern. Sistem tersebut meliputi pemisahan fungsi antara pengurusan fisik uang dengan penyelenggaraan pembukuannya. Sistem ini mengharuskan pekerjaan seorang pegawai dengan pegawai lainnya saling melengkapi. Pekerjaan antara mereka harus selalu menunjukkan hasil yang sesuai. Pengecekan secara otomatis terhadap pekerjaan seseorang oleh orang lain jelas dapat menghindari perbuatan-perbuatan curang dan dapat melokasikan kesalahan. Kondisi seperti ini, penyimpangan yang mungkin terjadi pada umumnya hanya karena kelalaian atau dengan persekongkolan. Pengertian lain dari Pengawasan Intern adalah : “Pengawasan Intern adalah suatu sistem yang diharapkan dapat mengawasi dan mengendalikan semua tingkat kegiatan dalam suatu perusahan, berusaha untuk mengikuti perubahan yang ada dalam dunia usaha yang semakin lama makin banyak dan kompleks.” (Yasin 2000:29) Sistem pengawasan intern harus dirancang atas dasar masing-masing perusahaan. CV. Numero Uno harus memperhatikan beberapa hal untuk mengawasi penerimaan kasnya antara lain : a. Tanggung jawab dalam menangani kas harus tegas, jelas dan pasti b. Memeriksa keabsahan penerimaan kas c. Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera secara up to date


17

d. Setiap hari saldo kas yang ada diperiksa e. Transaksi dicatat dengan segera f. Perusahaan hanya menyimpan sejumlah kas yang cukup untuk kebutuhan perusahaan sehari-hari, selebihnya disetor ke bank. g. Kunci kas kecil pada waktu kantor tutup tidak disimpan oleh bendahara pengeluaran tetapi disimpan oleh sub bagian tata usaha bagian keuangan h. Membuat arsip untuk menyimpan dokumen-dokumen sebagai tanda telah diterimanya uang. Sistem penerimaan kas dilakukan dengan berbagai bentuk, misalnya penerimaan tunai, cek dan giro. Hal ini perusahaan menggunakan penerimaan kas secara tunai dan cek/giro. Tujuan dari pengawasan intern kas pada bagian penerimaan kas antara lain: 1. Menjamin bahwa seluruh penerimaan kas benar-benar diterima dan diamankan sebagai milik pengawasan intern kas 2. Menciptakan manfaat yang besar dari jumlah kas yang diterima dan dimiliki pengawasan intern kas. 2. Pengawasan intern pengeluaran kas Sama halnya dengan pengawasan intern penerimaan kas, pengawasan intern pengeluaran kas harus dikelola sedemikian rupa sehingga tidak terjadi kesalahan dan kecurangan yang mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Adanya penerapan sistem pengawasan yang memuaskan akan memberikan kepastian bahwa pengeluaran kas yang dilaksanakan ada hubungannya dengan Hikmatiar : Sistem Pengawasan Intern Pada CV. Numero Uno Medan, 2008. USU Repository © 2009

18

aktivitas dan benar sudah dilakukan serta adanya persetujuan dari pihak yang berwenang. CV. Numero Uno perlu memperhatikan beberapa hal dalam pengeluaran kas antara lain : a. Semua kas yang dibayar harus dicatat dalam suatu daftar menurut waktu pengeluarannya. b. Jumlah uang yang tertulis dalam daftar pengeluaran kas harus sama dengan jumlah uang yang dicatat dalam buku kas c. Tanggal daftar pengeluaran kas harus sama dengan tanggal pengeluaran yang dicatat dalam buku kas d. Nama dari penerima harus sama dengan nama yang dicatat dalam buku kas e. Jumlah nilai nominal dari cek yang telah dikeluarkan dalam setahun harus jelas f. Semua daftar pengeluaran kas harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang g. Harus diperhatikan dengan teliti apakah ada pemalsuan tanda tangan yang bersangkutan h. Transaksi-transaksi yang jumlahnya kecil dibayar melalui kas kecil perusahaan, sedangkan dalam jumlah yang besar dibayar melalui bank. i.

Bendahara pengeluaran membuat laporan pengeluaran kas harian

j.

Penandatanganan cek, giro dan alat pembayaran lainnya dilakukan sekurangkurangnya oleh dua orang


19

k. Perusahaan menetapkan bagian-bagian tertentu yang berwenang untuk menandatangani kwitansi, cek, giro dan alat pembayaran lainnya dalam jumlah tertentu l.

Bendahara pengeluaran akan mengeluarkan kas setelah terlebih dahulu memeriksa apakah bukti pendukungnya sudah memenuhi syarat pembayaran

m. Semua cek yang akan dibayar mempunyai nomor, yang umumnya telah ditetapkan oleh pihak perusahaan atau bank.

F. Prosedur Pengawasan Intern Kas Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas pada CV. Numero Uno pada dasarnya telah ditetapkan oleh suatu undang-undang dan peraturan daerah serta pelaksanaan prosedur tersebut CV. Numero Uno menggunakan formulir-formulir yang dipakai pula pada dinas dan instansi pemerintah lainnya. Pendokumentasian melalui formulir harus direncanakan sedemikian rupa sehingga dapat menunjukkan adanya bukti-bukti tertulis dari setiap transaksi, misalnya dengan meminta tanda tangan dari pihak yang bersangkutan dalam formulir setelah prosedur tertentu dilaksanakan. Adapun formulir-formulir yang digunakan pada CV. Numero Uno antara lain : 1. Daftar Pengantar SPP 2. SPP 3. Daftar perincian rencana penggunaan kas 4. Pengesahan SPM yang terpakai Hikmatiar : Sistem Pengawasan Intern Pada CV. Numero Uno Medan, 2008. USU Repository © 2009

20

5. Register SPM 6. Register SPP 7. Buku kas umum pemegang kas 8. Buku simpanan bank 9. Buku panjar 10. Buku PPN/PPh Prosedur pengajuan kas sampai dengan pengeluarannya sebagai berikut : 1. Direktur a. Merencanakan dan merancang kegiatan apa saja yang akan dilaksanakan dalam program kerja pada dinas tersebut. b. Menentukan pos-pos yang dibutuhkan dalam pelaksanaan program kerja c. Membuat sebuah Rancangan Anggaran Satuan Kerja (RASK) d. Mengajukan RASK kepada tim ekskutif sebagai tim yang akan menjalankan program kerja bersangkutan. 2. Tim eksutif Tim ekskutif memeriksa dan menyetujui RASK yang dikirim oleh Direktur menerbitkan Dasar Anggaran Satuan Kerja (DASK). 3. Bendahara Pengeluaran Bendahara pengeluaran mengajukan permohonan Surat

Ketetapan

Otoritasi (SKO) kepada KPPN untuk disetujui setelah bendahara pengeluaran menerima DASK tersebut. 4. KPPN (Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara)


21

KPPN menerima SKP dari bendahara pengeluaran lalu menerbitkan surat ketetapan otoritas. 5. Bendahara pengeluaran Bendahara pengeluaran menguraikan Surat Perintah Pembayaran (SPP) yang dilampiri dengan SKO ditujukan kepada KPPN. 6. KPPN KPPN menerbitkan Surat Perintah Membayar (SPM) di sertai cek sejumlah anggaran yang disetujui setelah SPP sampai. 7. Bendahara pengeluaran SPM sampai kepada bendahara pengeluaran lalu dicairkan ke Bank yang ditunjuk. Tugasnya selanjutnya adalah membagikannya kepada sub dinas.

G. Kebijaksanaan Tentang Kas Sistem pencatatan kas yang ditetapkan oleh CV. Numero Uno, selain menetapkan prosedur perusahaan juga menetapkan berbagai kebijaksanaan lainnya yang berhubungan dengan kas. Adapun kebijaksanan tentang kas antara lain : 1. Setiap transaksi atas kas harus dibuktikan dengan bukti yang disesuaikan untuk itu, dan bukti tersebut harus disimpan dengan baik atau direkam dalam komputer untuk mencegah pencurian, dan jika data bukti dokumen yang hilang atau dicuri dapat segera diketahui dan dilaksanakan penelitian lebih lanjut.


22

2. Berkenaan dengan salah satu ciri pengawasan intern kas, perusahaan tetap mengupayakan agar saldo kas yang ada cukup untuk melaksanakan kewajiban sehari-hari. 3. Khususnya dengan operasi, tidak boleh dicampur antara uang pribadi dengan uang kas yang ada pada perusahaan.


23

BAB III ANALISA DAN EVALUASI

A. Pengertian dan Fungsi Kas Kas adalah komponen aktiva yang paling aktif dan sangat mempengaruhi setiap transaksi yang terjadi. Hal ini disebabkan karena setiap transaksi memerlukan suatu dasar pengukuran yaitu kas. Walaupun perkiraan kas tidak langsung terlibat dalam transaksi tersebut, tetapi besarnya nilai transaksi tetap diukur dengan kas. Kas adalah aktiva yang tidak produktif. Oleh karena itu, kas harus dijaga supaya jumlah kas tidak terlalu besar sehingga tidak ada kas yang menganggur. Disamping itu, kas merupakan suatu aktiva yang paling mudah diselewengkan dan digunakan tidak semestinya oleh karyawan karena kas merupakan aktiva yang paling bernilai dibanding dengan aktiva lainnya dan mudah dipindahtangankan. Kas adalah alat pembayaran yang dapat dipakai untuk membiayai kegiatan perusahaan. Kas merupakan aktiva yang paling lancar dan harus disediakan di perusahaan dalam jumlah yang mencukupi dalam pelaksanaan operasi perusahaan selama periode tertentu. Banyak transaksi perusahan baik langsung maupun tidak langsung akan mempengaruhi penerimaan dan pengeluaran kas. Tidak hanya terbatas dengan uang tunai yang tersedia didalam perusahan saja, melainkan meliputi semua jenis


24

aset yang dapat dipergunakan dengan segera untuk membiayai seluruh kegiatan perusahaan. Uang kas adalah alat tukar yang diterima pada nilai nominalnya. Uang kas ini mencakup rekening bank, uang tunai, cek, giro dan wesel. Kas meliputi koin, mata uang, pesanan uang, cek dan dana yang disimpan di bank atau lembaga penyimpanan yang tersedia untuk digunakan untuk kewajiban perusahaan. Kas merupakan semua uang kertas dan logam, baik mata uang dalam negeri maupun luar negeri serta surat-surat yang mempunyai sifat seperti mata uang yaitu sifat yang segera dipergunakan untuk melakukan pembayaranpembayaran pada setiap saat dikehendaki. Kas berarti uang dan segala sesuatu yang digunakan sebagai alat tukar yang diterima oleh Bank pada nilai nominalnya. Kas adalah alat pembayaran yang sah yang diterima sebesar nilai nominalnya. Kas dapat berupa dana kas kecil, uang kertas, uang logam, cek dan instrumen lainnya yang dapat diterima sebagai simpanan oleh bank sebesar nilai nominalnya. “Kas adalah segala sesuatu baik yang berbentuk uang atau bukan, yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya.”. (Soemarso 2004 : 320) “Kas adalah terdiri dari uang tunai (uang kertas dan uang logam), pos wesel, sertified check, chasier’s check, cek pribadi, dan bank draft, serta dana yang disimpan di bank yang pengambilannya tidak dibatasi oleh bank dan perjanjian yang lain.”. (Mulyadi 2002 : 373).


25

Penulis mengambil kesimpulan dari pengertian diatas sebagai berikut : 1. Yang termasuk golongan kas terdiri atas : a. Uang tunai (uang kertas dan uang logam) Uang tunai adalah seluruh alat pembayaran yang sah dan wajib diterima oleh siapa saja sebagai alat pembayaran. b. Dana yang tersedia di bank Maksud dari dana yang tersedia di bank adalah simpanan yang setiap saat dapat diambil dan dikeluarkan untuk pembayaran. c. Cek Cek yang diterima dari pihak lain sebagai alat pembayaran dan cek tersebut setiap saat dapat dicairkan di bank. d. Cek kasir Cek kasir merupakan surat perintah pada bagian keuangan untuk mengelurkan uang bagi pihak-pihak lain dalam perusahaan itu sendiri utnuk membayar kepada pihak lain. e. Cek dalam perjalanan Cek dalam perjalanan adalah cek yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada pihak lain, tetapi belum diuangkan di bank. f. Wesel Pos Wesel pos yang menurut sifatnya segera dapat diuangkan pada waktu diperlukan. g. Simpanan uang di bank-bank luar negeri


26

Simpanan uang di bank-bank luar negeri yang tidak dikenakan pembatasan penarikannya. Saldo simpanan ini dalam neraca dilaporkan dalam mata uang rupiah sebesar nilai kursnya. h. Hal-hal lain yang dapat disamakan dengan uang Hal-hal lain yang dapat disamakan dengan uang terdiri dari surat – surat yang dapat diuangkan setiap saat di bank, dimana bank bersedia membayar seperti nilai nominal yang tertera dalam surat tersebut. 2. Yang tidak termasuk golongan kas terdiri atas : a. Cek mundur b. Pembayaran – pembayaran yang dimuka c. Surat berharga jangka pendek d. Pranko dan materai Pranko dan materai dapat digunakan untuk pembayaran dalam jumlah kecil, tetapi oleh bank tidak akan diterima sebagai setoran. Perangko dan materai digolongkan sebagai perlengkapan. e. Deposito berjangka Deposito berjangka adalah simpanan di bank yang pengambilannya hanya pada waktu-waktu tertentu f. Kas yang disisihkan untuk tujuan dan sifatnya terikat, seperti untuk dana pensiun, pelunasan obligasi dan pembayaran dividen.


27

g. Wesel tagih Wesel tagih adalah perintah tertulis dan bersyarat kepada tertarik untuk membayar sejumlah uang tertentu kepada penarik pada tanggal yang telah ditentukan Kas berfungsi untuk membiayai kegiatan operasional dari suatu perusahaan. Selain itu, kas juga berfungsi antara lain : 1. Sebagai alat tukar atau alat bayar dalam jumlah besar/kecil 2. Alat yang diterima sebagai setoran oleh bank sebesar nilai nominalnya 3. Kas juga digunakan untuk investasi baru dalam aktiva tetap Kas juga menjadi begitu penting karena perusahan harus mempertahankan posisi likuiditas yaitu mereka harus memiliki sejumlah uang yang cukup untuk membayar kewajiban pada saat jatuh tempo agar perusahaan bersangkutan dapat terus beroperasi.

B. Pengertian dan Fungsi Pengawasan Intern Kas Pengawasan intern merupakan alat pengawasan yang sangat membantu pimpinan dalam melaksanakan tugasnya sehingga mempunyai peranan penting bagi suatu perusahaan. Pimpinan dapat menilai perusahaan yang seluruhnya dengan pengawasan intern. Pengawasan intern kas bertujuan untuk mencegah dan menghindari terjadinya kecurangan, kesilapan dan penyelewengan. Menetapkan pengawasan intern yang diterapkan dalam suatu perusahaan sangat penting sekali untuk mengetahui bagaimana kerangka prosedur-prosedur yang berhubungan dan disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh Hikmatiar : Sistem Pengawasan Intern Pada CV. Numero Uno Medan, 2008. USU Repository © 2009

28

untuk melaksanakan suatu kegiatan oleh fungsi utama dari perusahaan, dan urutan yang berkesinambungan serta melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang terjadi. Pengertian pengawasan intern dapat dipandang dalam dua arti, yaitu : 1. Dalam arti sempit Pengawasan intern merupaka pengecekkan jumlah, baik jumlah mendatar maupun jumlah menurun. 2. Dalam arti luas Pengawasan intern tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekkan, tetapi meliputi semua alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan pengawasan. Sistem pengawasan intern suatu organisasi terdiri dari kebijakan dan prosedur yang diciptakan untuk memberikan jaminan yang memadai agar tujuan organisasi tercapai. Berikut ini termasuk juga pengertian pengawasan intern : “Pengawasan intern meliputi organisasi serta semua metode ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta milik perusahaan, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah digariskan.” (IAI, 2002:29) Perusahaan membentuk pengendalian intern dengan memperhatikan ukuran dan sifat unit yang bersangkutan. Pengawasan intern memegang peranan penting dalam kegiatan suatu perusahaan, karena dengan adanya suatu pengawasan maka perusahaan dapat melaksanakan kegiatannya dengan baik. Pengawasan ini akan semakin terlaksana dengan baik jika didukung oleh orang-orang yang tepat sebagai pelaksananya. Penarikan penggunaan alat pengolahan data seperti komputer untuk mengolah data transaksi akan mempermudah pelaksanaan pengawasan intern. Oleh karena itu, perusahaan dapat Hikmatiar : Sistem Pengawasan Intern Pada CV. Numero Uno Medan, 2008. USU Repository © 2009

29

mengetahui bahwa tujuan dilaksanakannya pengawasan intern adalah untuk menjaga harta kekayaan perusahaan, memajukan efektifitas perusahaan, mendukung kebenaran data-data akuntansi dan mendorong pelaksanaannya kebijakan perusahaan dengan baik dan benar. Pengawasan yang dilakukan dalam menjaga kekayaan perusahaan adalah dalam penggunaan kekayaan perusahaan harus melalui sistem otoritas. Pertanggungjawaban dalam pencatatan kekayaan dengan yang sebenarnya. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi harus dilakukan pelaksanaan transaksi sesuai dengan sistem otorisasi yang ditetapkan dan mencatat transaksi dengan catatan akuntansi agar transaksi itu dicatat dalam jumlah yang benar, transaksi itu benar-benar terjadi, transaksi dicatat dalam periode yang sebenarnya, transaksi dicatat dengan ringkas dan teliti. Pengawasan intern kas adalah pengawasan terhadap kegiatan perusahaan yang secara langsung berhubungan dengan arus kas. Mengadakan pengawasan terhadap struktur organisasi pada bagian keuangan, prosedur-prosedur keuangan dan pencatatan – pencatatan berguna untuk mendapatkan kecermatan dan ketelitian pada data akuntansi, tindakan yang efektif dan efesien terhadap transaksi keuangan serta dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan. “Pengawasan intern adalah suatu sistem yang diharapkan dapat mengawasi dan mengendalikan semua tingkat kegiatan dalam suatu perusahaan, berusaha untuk mengikuti perubahan yang ada dalam dunia usaha yang semakin lama semakin banyak dan kompleks.” (Yasin, 2000:29)


30

Fungsi pengawasan intern adalah : 1. Menjaga aktiva/harta kekayaan dan catatan perusahaan 2. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi 3. Memajukan efektifitas dan efesiensi dalam operasi 4. Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan manajemen yang ditetapkan lebih dahulu Selain itu, adanya otorisasi maka perusahaan dapat mengendalikan setiap kegiatan operasional dengan baik misalnya pelaksanaan transaksi hanya yang diotorisasi saja, dan yang memberikan otorisasi hanya yang berwewenang.

C. Tujuan Pengawasan Intern Kas Melakukan pengawasan intern kas dan untuk mencapai tujuan pengawasan intern kas harus diketahui sifat-sifat khusus dari kas dan tindakan yang mungkin terjadi untuk menggelapkan kas tersebut. Dihubungkan dengan defenisi kas, maka kas mempunyai sifat-sifat sebagai berikut : a. Bentuknya kecil b. Jenisnya sama c. Mudah dipergunakan d. Disukai oleh semua orang e. Mudah pindah tangan f. Mudah dibawa g. Tidak disertai identitas pemiliknya


31

Kas begitu menarik dan penting sehingga kas sering dijadikan sasaran untuk penyelewengan. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan suatu pengawasan intern terhadap kas. Penyelewengan yang dilakukan hanya langsung mencuri dari brankas melainkan dengan cara penyelewengan melalui pembukuan yang rapi dan teratur. Adapun beberapa cara-cara umum untuk melakukan penyelewengan terhadap kas antara lain : 1. Menyiapkan bukti palsu atau mengajukan bukti untuk mendapatkan pembayaran dua kali 2. Kitting atau pinjaman tanpa mendapat persetujuan dengan cara tidak mencatat pembayaran tetapi mencatat penyetoran dalam melakukan transfer bank 3. Mencantumkan jumlah total yang tidak benar dalam buku kas 4. Menaikan jumlah cek setelah ditandatangani 5. Mencantumkan potongan harga dengan jumlah yang lebih rendah dari pada sebelumnya. 6. Menggunakan cek gaji dan upah atau dividen yang belum ditagih oleh pihak yang berhak 7. Mengubah bukti pengeluaran kas kecil 8. Memalsukan cek dan memusnahkannya pada saat diterima dari bank lalu menggantikannya dengan cek lain yang dibatalkan atau dengan nota pembebanan


32

Cara-cara penyelewengan kas tersebut yang mungkin dilakukan bahkan sering dilakukan secara sengaja ataupun tidak sengaja akan sangat menghambat tercapainya tujuan pengawasan intern kas. Alasan perusahaan untuk menerapkan sistem pengawasan intern kas adalah untuk membantu perusahaan agar dapat mencapai tujuannya dengan cara yang lebih efisien. Adapun tujuan diterapkannya sistem pengawasan intern bagi perusahaan adalah : 1. Menyediakan data yang dapat dipercaya Pengelola didalam mengambil suatu keputusan harus didasarkan kepada informasi yang dapat diandalkan. Oleh karena itu, pengelola harus mempunyai informasi yang teliti dan dapat dipercaya. Kualitas informasi akan tergantung kepada sistem pengawasan intern kas. Semakin baik sistem yang diterapkan semakin baik pula informasi yang dihasilkan. 2. Melindungi harta kekayaan Harta kekayaan perusahaan baik yang berbentuk fisik maupun non fisik dapat dicuri, hilang dan disalahgunakan bila tidak diawasi dengan baik. Perlindungan terhadap kekayaan ini akan semakin penting dengan banyaknya digunakan komputer-komputer di perusahaan. Sebagian informasi perusahaan yang disimpan komputer-komputer di perusahaan. Sebagian informasi perusahaan yang disimpan dalam pita magnetik atau disket dapat dirusak bila tidak dilindungi dengan baik. Oleh karena itu, perlu diadakan perlindungan fisik terhadap harta-harta perusahaan, misalnya adanya tempat khusus untuk menyimpan aktiva tertentu. Hikmatiar : Sistem Pengawasan Intern Pada CV. Numero Uno Medan, 2008. USU Repository © 2009

33

3. Meningkatkan efesiensi usaha Pengawasan dalam suatu organisasi berarti mencegah adanya duplikasi yang tidak perlu, mencegah terjadinya pemborosan-pemborosan pada setiap aspek perusahaan dan mencegah pemakaian sumber-sumber perusahaan secara tidak efesien. 4. Mendorong ditaatinya kebijaksanaan yang telah digariskan Manajemen menetapkan prosedur-prosedur dan aturan-aturan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sistem pengawasan intern dapat dipakai untuk menjamin bahwa prosedur-prosedur dan aturan-aturan yang telah ditetapkan itu telah ditaati oleh karyawannya, misalnya dengan cara memberi wewenang dan tanggung jawab yang jelas pada setiap fungsi akan mendorong karyawan melaksanakan prosedur-prosedur atau aturan – aturan yang menjadi tanggung jawabnya. Kebenaran dan bukti akurat yang diperoleh dari pelaksanaan pengawasan intern kas akan sangat menunjang pencapaian tujuan pengawasan intern perusahaan didalam menggunakan aktiva khususnya kas dan dipatuhinya keputusan-keputusan kebijaksanaan manajemen. Tercapainya tujuan pengawasan intern kas dapat dilihat dari tingkat keamanan

harta

meningkatnya

perusahaan,

efesiensi

ketelitian

operasi

dan

perusahaan

keandalan dan

kebijaksanaan manajemen.


data

semakin

akuntansi, dipatuhinya

34

D. Analisa dan Evaluasi Unsur-Unsur Pengawasan Intern Kas Unsur pengawasan intern yang digunakan merupakan faktor yang menentukan keandalan laporan keuangan yang dihasilkan. Seseorang manajer agar pengawasan intern dapat berjalan dengan baik. Pengawasan intern yang memuaskan tidak hanya diperoleh dari suatu sistem yang dikoordinasi, tetapi dari prosedur yang dapat dipercaya dengan biaya yang relatif rendah. Adapun unsur-unsur pengawasan intern kas terdiri dari : 1. Struktur yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas 2. Sistem wewenang dan produser pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya 3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya (Mulyadi, 2001 : 164)

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut : a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dalam akuntansi. b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.


35

Pelaksanaan suatu transaksi terdapat internal cek di antara unit organisasi pelaksanaan. Catatan akuntansi yang diselenggarakan dapat mencerminkan transaksi sesungguhnya yang dilaksanakan oleh unit organisasi yang memegang fungsi yang lain dengan adanya pemisah fungsi-fungsi tersebut sehingga data akuntansi yang dihasilkan dapat dipercaya kebenarannya dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi terjamin keamanannya.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya Transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang berwenang menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, suatu organisasi harus dibuat sistem pembagian wewenang untuk diotorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Salah satu alat yang dipakai adalah formulir. Oleh karena itu, penggunaan formulir harus diawasi guna pengawasan otorisasi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir yang dicatat dalam catatan akuntansi, dengan tingkat keandalan yang tinggi, dan akan menghasilkan informasi yang teliti, serta dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.

3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi Adapun cara-cara yang umumnya dilaksanakan perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah : Hikmatiar : Sistem Pengawasan Intern Pada CV. Numero Uno Medan, 2008. USU Repository © 2009

36

a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak dan harus dipertanggung jawabkan kepada yang berwewenang. b. Pemeriksaan mendadak c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan orang atau unit organisasi lain. d. Perputaran jabatan e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang menjadi haknya f. Pencocokan fisik kekayaan perusahan dengan catatannya g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsurunsur sistem pengawasan intern yang ada. Unit ini disebut satuan pengawasan intern atau staf pemeriksa intern. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya Unsur ini merupakan unsur pengawasan yang terpenting karena dengan memiliki karyawan yang kompeten, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang diandalkan. Menurut penulis penerapan unsur – unsur pengawasan intern di CV. Numero Uno tidak sepenuhnya dilakukan. Unsur-unsur pengawasan intern yang sudah dilakukan di perusahaan sebagai berikut : 1. Struktur organisasi CV. Numero Uno melakukan pemisahan fungsi-fungsi penyimpanan dan pencatatan kas. Hal ini dilakukan agar kas tidak diselewengkan dan dalam tiap fungsi tidak diperbolehkan melakukan transaksi Hikmatiar : Sistem Pengawasan Intern Pada CV. Numero Uno Medan, 2008. USU Repository © 2009

37

tanpa campur tangan yang lain. Selain itu, dalam penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan menggunakan kwitansi sebagai bukti dan mencatatnya didalam buku kas. 2. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap unit perusahaan dilakukan misalnya dengan menggunakan kwitansi bernomor urut, pencatatan transaksi dengan baik kecuali dalam hal cuti karyawan yang menangani kas. Hal ini agak jarang dilakukan perusahaan. 3. Pemilihan karyawan yang bermutu dilaksanakan perusahaan melalui proses seleksi dan melakukan pengembangan atau training untuk mengembangkan kemampuan dan keterampilan karyawan. Dalam kenyataannya perusahaan sudah mampu memilih karyawan dengan baik. Selain itu perusahaan juga memberi bonus kepada karyawan yang berprestasi. Unsur – unsur pengawasan intern pada CV. Numero Uno yang tidak dilakukan antara lain : 1. CV. Numero Uno tidak mengadakan inspeksi secara mendadak terhadap aktivitas perusahaan. Inspeksi mendadak ini sangat penting terhadap aktivitas perusahaan terutama dalam hal kas 2. CV. Numero Uno tidak melakukan perputaran jabatan. Perputaran jabatan ini sangat penting karena apabila satu karyawan melakukan penyelewengan, maka dapat diketahui oleh karyawan yang menggantikan jabatan itu. Jadi, untuk periode selanjutnya kemungkinan terjadinya kecurangan sangat kecil atau mungkin tidak terjadi.


38

E. Analisa dan Evaluasi Pengawasan Intern Kas 1. Analisa dan evaluasi pengawasan intern penerimaan kas Pengawasan dapat dikatakan secara aktif melalui pemeriksaan dan laporan. Pemeriksaan dan laporan pada umumnya bersifat represif, yaitu apabila suatu kecurangan telah terjadi dan diketahui, maka kejadiannya telah berlalu. Memperoleh sistem pengawasan yang bersifat

preventatif,

maka

diperlukan suatu cara tertentu. Pengawasan yang bersifat preventif ini adalah seperti yang terdapat dalam ilmu akuntansi yang disebut sistem pengawasan intern. Suatu pengawasan intern yang baik diharapkan akan memperkecil kesalahan yang terjadi dalam perusahaan. Bila ditinjau dari sistem penerimaan kas yang dilakukan oleh CV. Numero Uno, menurut peulis dapat dikatakan baik, karena : 1. Formulir – formulir dan catatan yang digunakan oleh CV. Numero Uno memenuhi persyaratan yang diterapkan dan didalamnya tercantum aspek pengawasan 2. Penggunaan bukti-bukti yang telah dirancang dengan baik yang digunakan CV. Numero Uno untuk merekam penerimaan kas dalam bentuk sederhana sehingga mudah dimengerti cara pemakaiannya. 3. Diadakan pemisah fungsi pengurusan kas dengan fungsi pengeluaran kas. 4. Pencatatan bukti segera sepanjang penerimaan kas tersebut telah dibuktikan dengan bukti-bukti, maka pencatatannya kedalam pembukuan dilakukan dengan segera.


39

5. Terciptanya kerja sama yang baik antara bagian yang berhubungan dengan penerimaan kas 6. Diadakan pengawasan yang ketat pada fungsi penerimaan kas 7. Ditunjuk dengan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dan setiap penerimaan kas segera dicatat. 2. Analisa dan evaluasi pengawasan intern pengeluaran kas Kas yang tersedia pada CV. Numero Uno digunakan untuk membayar biaya operasi perusahaan baik biaya rutin maupun non rutin. Setiap pengeluaran kas yang dilakukan harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwewenang. Oleh sebab itu, penulis mengambil kesimpulan bahwa pengawasan intern pengeluaran kas yang dilakukan oleh CV. Numero Uno sudah baik. Pengawasan terhadap pengeluaran kas perusahaan sudah cukup memadai yang ditandai dengan : 1. Setiap pengeluaran kas yang terjadi harus disertai dengan bukti 2. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi terlebih dahulu oleh bagian yang berwewenang 3. Pengeluaran kas dilakukan dengan cek 4. Semua cek bernomor urut 5. Cek ditandatangani oleh yang berwewenang atau pejabat yang ditunjuk 6. Cek dibuat atas nama perusahaan 7. Cek ditandatangani kalau bukti-bukt i terlampir


40

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan Berdasarkan pembahasan sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. CV. Numero Uno dalam kegiatannya menggunakan sistem sentralisasi 2. Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas berlangsung melalui prosedur yang sangat ketat, sehinga sulit dilakukannya manipulasi 3. Adanya pemisahan fungsi antara pencatatan dengan penyimpanan kas 4. Penerimaan dan pengeluaran mendapat otoritas dari pejabat yang berwewenang 5. Pencatatan penerimaan dan pengeluaran didukung oleh bukti yang lengkap 6. Transaksi kas tidak dilaksanakan oleh satu fungsi/bagian

B. Saran Beberapa saran penulis yang mungkin berguna untuk diterapkan : 1. Hubungan antara manajemen atas dengan karyawan harus lebih transparan 2. Hendaknya pengawasan intern kas perlu ditingkatkan lagi, mengingat semakin berkembangnya kemajuan disegala bidang. 3. Harus diadakan rotasi kerja atau diwajibkan mengambil cuti bagi mereka yang bertugas dibagian kas


41

4. Tanggung jawab untuk penerimaan kas harus dipisakan dari tanggung jawab untuk pengeluaran kas 5. Dana kas kecil harus dipegang oleh orang yang bertanggung jawab 6. Menjaga hubungan silaturahmi antara atasan dengan bawahan


42

DAFTAR PUSTAKA

Halim Abdul, 2002, Akuntansi Keuangan Daerah, Edisi kesatu, Salemba Empat, Jakarta. Mulyadi, 2002, Auditing, Edisi ke enam, Penerbit Salemba empat, Jakarta. , 2001, Sistem Akuntansi, Edisi ketiga, cetakan ketiga, Penerbit Salemba empat, Jakarta. Rasdianto, Sri Mulyani, 2000, Jurnal Ekonom: Perkembangan Audit Internal dan Keadaannya Di Indonesia, Edisi Oktober, FE USU, Medan. S.R., Soemarso, 2004, Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi Kelima, Penerbit Salemba empat, Jakarta. Yasin, Wahidin, 2000, Jurnal Ekonom: Perkembangan Pengawasan Intern (Internal Control), Edisi Juni, Penerbit FE USU, Medan. Ikatan Akuntan Indonesia, 2004, Standar Akuntansi Keuangan, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Ikatan Akuntan Indonesia, 2002, Standar Profesional Akuntan Publik, Badan Penerbit STIE YKPN, Jakarta.


SISTEM PENGAWASAN INTERN KAS PADA CV. NUMERO UNO MEDAN

Recommend Documents