www.usi.ac.id/karya ilmiah dosen upload : biro sistem informasi data & hubungan masyarakat@2017
SISTEM PENGAWASAN INTERN PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PT.PERKASA MOSTINDO UTAMA MEDAN (PMU) MEDAN Elfina Okto Posmaida Damanik Dosen Fakultas Ekonomi USI
Abstrak Penelitian ini dilakukan pada PT.Perkasa Mostindo Utama (PMU) Medan yang bertujuan untuk mengetahui sistem pengawasan intern terhadap pembelian bahan baku pada perusahaan tersebut. Untuk mendapatkan informasi dari data-data tersebut penulis mengunakan metode analisis deskriptif yaitu proses pengolongan atau pengelompokan data sehingga memberikan suatu gambaran mengenai kondisi yang diteliti dan metode analisis deduktif yaitu membandingkan antara teori-teori dengan kenyataan yang terjadi sebenarnya pada perusahaan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa PT.Perkasa Mostindo Utama (PMU) Medan mengunakan sistem pengawasan intern pembelian bahan baku mengunakan dokumen-dokumen yang meliputi surat pesanan pembelian, surat pengantar barang,faktur penjualan, tanda terima barang dan bukti kas keluar. ---------------------------------------------------------------------Kata kunci : pengawasan intern, pembelian, bahan baku.
I.
Sistem pengawasan intern pembelian
PENDAHULUAN
bahan baku pada PT. Perkasa Mostindo a.
Latar Belakang Masalah
Utama
Tujuan utama dari setiap perusahaan
sehingga terjadi kerugian yang sangat besar
adalah untuk mencari laba yang sebesar-
(PMU)
terjadi
penyimpangan
mempengaruhi proses jual beli barang.
besarnya (going concer) dengan biaya yang sekecil kecilnya, maka untuk mencapai
b.
Perumusan Masalah Rumusan masalah dalam penelitian ini
tujuan tersebut diperlukan proses yang panjang, salah satunya diperlukan sistem
adalah “Apakah ada kecurangan
pengawasan
dilakukan
intern
terhadap
pembelian
oleh
pihak
yang
yang
menerima
bahan baku yang merupakan pintu keluarnya
barang/bagian gudang dengan pihak yang
uang perusahaan.
mencatat barang? “
PT. Perkasa Mostindo Utama (PMU) merupakan
perusahaan
swasta
yang
bergerak dalam bidang memproduksi obat
c.
Tujuan Penelitian Penelitian
ini
bertujuan
untuk
memahami
sitem
anti nyamuk bakar tiga roda yang berlokasi
mengetahui
dan
di jalan Raya Medan –Binjai Sumatera
pengawasan
intern
Utara.
bahan baku antara pihak menerima barang
terhadap
pembelian
1
Sistim Pengawasan Intern Pembelian Bahan Baku ……................................ Elfina Okto Posmaida Damanik
dengan pihak yang mencatat barang di PT.
beruntung apabila perusahaan memiliki
Perkasa Mostindo Utama (PMU).
sistem ppengawasan intern yang baik dan efektif. Dengan baiknya sistem tersebut
II.
berarti manajemen merasa aman dan yakin
KAJIAN TEORITIS
karena:(a) Harta perusahaan akan terjaga a.
Pengertian Intern
Sistem
Pengawasan
dari
kemungkinan
penyalahgunaan
dan
penyelewengan baik yang dilakukan pihak
Pengawasan (controlling) merupakan
internal maupun pihak eksternal perusahaan,
salah satu fungsi dari manajemen, berarti
(b). Informasi yang dihasilkan oleh sistem
fungsi setiap menejer yang diserahi tugas
informasinya akan lebih akurat, tepat waktu,
dan tanggung jawab dalam ruang lingkup
dan murah, (c).Kegiatan perusahaan akan
bidangnya
untuk
berjalan efisien, (d). Setiap prosedur yang
melaksanakan rencana (planning) yang juga
dianut akan mendorong ditaatinya kebijakan
merupakan
yang dianu mendorong ditaatinya kebijakan
masing-masing
salah
satu
fungsi
dari
yang dianut antara lain:Tingkat keyakinan
manajemen (Purba, 1996). Pengawasan intern mencakup struktur
yang wajar
serta
Pengertian yang dianut dalam sistem
prosedur yang terkoordinir yang diterapkan
pengawsan intern ini bersifat mutlak, artinya
oleh
mengamankan
hasil yang diperoleh dari sistem tersebut
hartanya, mencek ketelitian dan kepercayaan
tidak dapat dijamin bahwa harta perushaan
terhadap
mendorong
mutlak terjamin tidak diselewengkan untuk
kegiatan agar efisien, dan mengajak untuk
tujuan pribadi 1) Sistem processing data
mentaati kebijakan perusahaan (Harahap,
yang dipakai,Sistem pengawasan intern
19910. Ada beberapa hal yang harus
bersifat netral terhadap metode pengolahan
diketahui
tentang
data yang digunakan,
Sistem
mekanis
organisasi
dan
seluruh
perusahaan
data
untuk
akuntansi,
oleh
pengawasan
metode
perusahan
intern,yaitu:
1).
atau
apakah manual,
computer
(EDP),
2)
pengawasan intern adalah tanggung jawab
Keterbatasan sistem pengawasan intern,
manajemen, penerapan sistem pengawasn
Keterbatasan
intern adalah merupakan tugas dan tanggung
karena kerjasama (coolusion), “ kong kali
jawab
bukan
kong” diantara pelaksanaan sistem itu
paling
sendiri,
auditor.
manajemen Manajemen
perusahaan lah
yang
ini
kurang
misalnya
terampilnya
disebabkan
pegawai, 2
www.usi.ac.id/karya ilmiah dosen upload : biro sistem informasi data & hubungan masyarakat@2016
keterbatasan kemampuan pegawai, sifat lupa
memperoleh
dan tiadanya dukungan dari pimpinan
barang, menentukan pemasok yang dipilih
tertinggi perusahaan.
oleh pengadaan barang, dan mengeluarkan
Prinsip-prinsip internal control dalam prosedur pembelian menurut Zaki Baridwan
informasi
mengenai
harga
order pembelian kepada pemasok yang dipilih”.
(2007) adalah sebagai berikut: 1)Diadakan
Dari fungsi diatas pihak menejer juga
pemisahan fungsi yang jelas untuk pihak-
harus memperhatikan sistem pemprosesan
pihak:Meminta
Melakukan
transaksi pembelian yang dilaksanakan di
pembelian, Menerima barang, Menyimpan
dalam perusahaan tersebut, dengan tujuan
barang, Mencatat terjadinya pembelian dan
untuk memastikan bahwa semua pesanan
timbulnya utang, 2) Mengeluarkan uang
dilaksanakan berdasarkan kebutuhan barang
untuk
(utang),
pesanan diterima dalam kondisi baik, barang
(1)Setiap pembelian harus didasarkan pada
yang diterima masuk kegudang dalam
permintaan pembelian dan dengan harga
keadaan lengkap, bahwa pembelian tersebut
yang bersaing serta kuantitas yang optimal,
dicatat
(2) Bagian pembelian harus mengikuti
secara akurat.
pembelian,
membayar
pengiriman
pembelian
barang-barang
dari
dan
Adapun
penjual
diklasifikasikan
organisasi
yang
didalam
Barang-barang hanya akan diterima apabila
menurut Mulyadi ada 7 yaitu: Bagian
sesuai dengan spesifikasi dalam order
Gudang,
pembelian,
Penerimaan, Bagian Jurnal, buku besar, dan
pembelian
diperiksa
Bagian
sistem
terkait
untuk memastikan ketepatan waktunya:
Faktur
pelaksanaan
secepatnya
pembelian
Pembelian,
Bagian
untuk
laporan, Bagian kartu persediaan dan kartu
dibayar, Distribusi debit dari barang-barang
biaya, Bagian utang, Bagian pengiriman.
atau jasa yang dibeli harus dilakukan dengan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk
benar
mencatat transaksi pembelian adalah Sistem
kebenaranya
sebelum
sehingga
disetujui
laporan-laporan
untuk
Voucher, Register Bukti Kas Keluar, Jurnal
pimpinan datanya dapat dipercaya.
Pembelian, b.
Mulyadi
(1992),
Utang,
dan
Kartu
Persediaan.
Pengertian Sistem Pembelian Menurut
Kartu
fungsi
pembelian adalah tanggung jawab untuk
c.
Pengertian Bahan Baku 3
Sistim Pengawasan Intern Pembelian Bahan Baku ……................................ Elfina Okto Posmaida Damanik
Pada
umumnya setiap perusahaan
:Pengawasan ini bertujuan untuk mendorong
industri mempunyai 3(tiga) jenis persediaan
tercapainya
yaitu: Persediaan bahan baku, Persediaan
perusahaan. Efisiensi operasional ini sangat
dalam proses, dan Persediaan barang jadi.
berguna bagi pihak manajemen di dalam
Pengertian bahan baku menurut Purba
membuat
(1995), bahan baku merupakan bahan pokok
kegiatan
dan bahan langsung (direct material) yang
supplier. Dengan dipatuhinya kebijakkan
digunakan dalam proses produksi, seperti
tersebut dapat membantu manajemen dalam
tepung terigu dalam perusahaan roti, kain
pengawasan
dalam perusahaan garmen dan sebagainya.
perusahaan dan pengambilan keputusan
Tujuan Penerapan Sistem Pengawasan
efisiensi
operasional
kebijakan
yang
menyangkut
pembelian
dalam
menentukan
terhadapa
operasional
terhadap pembelian bahan baku. Tujuan pokok dari pengawasan intern
Intern Dalam Sistem Pembelian Bahan Pengawasan
(internal control) antara lain (Purba ,1996):
Akuntansi : Pengawasan akuntansi ditujukan
1) Utama, menjaga kekayaan perusahaan
untuk menjaga kekayaan perusaahaan yang
selalu
berkaitan dengan pembelian bahan baku dan
meluruskan
juga bertujuan untuk mengecek ketelitian
memperbaiki kesalahan yang terjadi dalam
data yang berhubungan dengan pembelian.
pelaksanaan
Pengecekan ini dimaksud untuk menguji dan
Mengusahakan agar perusahaan bekerja
mengetahui
efisien, dan efektif
Baku,
yaitu:
(1)Tujuan
keandalan
data
tersebut,
aman,
2)
Mengarahkan
penyimpangan
tugas
(pekerjaan),
dan dan
3)
dan semua aktivitas
sehingga dapat disajikan secara benar dan
diarahkan kepada tujuan, 4) Membina dan
dapat dipercaya.
mendorong
Data ini digunakan
adanya
ketaatan
untuk
sebagai bukti dalam penyusunan laporan
menjalankan kebijaksanaan yang digariskan
keuangan perusahaa, dimana pengecekan
oleh pimpinan, 5) Mengecek kebenaran
data tersebut dapat dilakukan dengan cara
(reliability) dan ketelitian (accuracy) dari
menghitung kuantitas dari barang yang
data akuntansi, 6) Melalui conduite para
dibeli dan membandingkan dengan dokumen
karyawan khusus para menejer, 7) Mencek
yang terkait. Dengan adanya pengawasan ini
apakah rencana (anggaran) perlu direvisi
diharapkan kesalahan dan kecurangan dalam
atau tidak, demikian juga apakah sasaran
pelaksanaan pembelian dapat dihindari. (2)
(tujuan) perlu diubah atau tidak, 8) Mencek
Tujuan
apakah struktur organisasi atau sistem
Pengawasan
administrasi
4
www.usi.ac.id/karya ilmiah dosen upload : biro sistem informasi data & hubungan masyarakat@2016
administrasi yang digunakan perlu direvisi
kepada pegawai yang berada dibagian
atau tidak.
pembelian.
Untuk
mencapai
tujuan
di
Adapun
atas,
metode
analisis
yang
manajemen perusahaan bertanggung jawab
digunakan dalam penelitian ini yaitu metode
untuk merancang dan menerapkan lima
analisis
unsur pengendalian internal,
unsur-unsur
memberikan
tersebut
Lingkungan
kondisi yang ada atau masalah yang
pengendalian, 2)Penilaian resiko, Prosedur
diselidiki dan metode analisis deduktif
Pengendalian,
atau
adalah membandingankan antara teori-teori
monitoring, 4) Informasi dan komunikasi(
dengan kenyataan yang terjadi sebenarnya
Niswonger, 2009).
pada perusahaan tersebut.
adalah:1)
3)
Pemantauan
deskriptif
IV.
III. METODE PENELITIAN
suatu
sehingga gambaran
dapat mengenai
PEMBAHASAN
Untuk mendapatkan informasi yang
PT. Perkasa Mostindo Utama (PMU)
diperlukan dalam penelitian ini mengunakan
Medan merupakan suatu perusahaan swasta
dua jenis metode pengumpulan data yaitu:
yang bergerak di bidang industri obat anti
Metode Penelitian Kepustakaan (Library
nyamuk yang beralamat di jalan Raya
Research) atau berupa data sekunder yaitu
Medan-Binjai. Perusahaan ini mengunakan
penelitian dilakukan dengan bahan bacaan
bahan baku sebagai bahan utama bagi suatu
untuk memperoleh input yang relevan
perusahaan
seperti: literature, bahan kuliah, dan artikel-
produksi, oleh karenanya pembelian baku
artike. Dan metode penelitian lapangan
tersebut
(Field Research) yaitu dengan mengunakan
pengeluaran kas yang besar bagi perusahaan.
penelitian langsung ke PT. Perkas Mostindo
Pengawasan intern atas pembelian
industri
biasanya
untuk
memulai
merupakan
sumber
untuk
bahan bahan baku ini sangat diperlukan bagi
memperoleh data dan informasi serta bukti-
perusahaan, sebab apabila pembelian bahan
bukti tentang sistem pengawasan pembelian
baku ini tidak diawasi dengan baik, maka
bahan baku yang dilakukan perusahaan
akan memberikan peluang bagi personil
tersebut, melalui observasi dan wawancara
yang
Utama
(PMU)
yang
bertujuan
tidak
bertanggung
jawab
untuk 5
Sistim Pengawasan Intern Pembelian Bahan Baku ……................................ Elfina Okto Posmaida Damanik
melakukan
kecurangan
kemungkinan
adanya
ataupun
kesalahan
dalam
persediaan bahan baku yang ada digudang, artinya
untuk
menentukaan
jumlah
prosedur yang justru akan menimbulkan
(kuantitas) bahan baku yang harus dibeli dan
kerugian bagi perusahaan.
bagian pembeli harus mengetahui berapa baku
yang
jumlah yang dibutuhkan untuk memenuhi
Mostindo
Utama
kegiatan produksi selama satu bulan dan
kebutuhan
bagian
berapa jumlah persediaan yang masih ada di
produksi dengan prosedur : pada saat ada
gudang, 2) Pengawasan kualitas pembelian
permintaan bahan baku
dari bagian
bahan baku: Bahan baku yang digunakan
produksi atau bagian gudang, maka bagian
oleh PT. Perkasa Mostindo Utama (PMU)
logistic
akan
kepada
terdiri dari tepung onggok, tepung kayu,
Factory
Manager,
Factory
tepung batok, tepung byket, unsur-unsur
Manager
akan
bagian
kimia dan parfum. Semua bahan baku ini
pembelian
sebelum dimasukkan ke dalam gudang yang
Pembelian dilakukan (PMU)
bahan
PT.Perkasa berdasarkan
pembelian
memberitahukan kemudian
mengintruksikan
untuk
melakukan
berbentuk sebuah ruangan untuk diteliti
bahan baku. Adapun dokumen-dokumen yang di pergunakan
oleh
PT.Perkasa
Mostindo
kualitasnya di laboratorium perusahaan oleh bagian
quality
control
/
lab.
Hasil
Utama (PMU) untuk melakukan transaksi
pemeriksaan ini diberitahukan secara lisan
pembelian bahan baku meliputi: 1) Surat
atau memo ke bagian pembeli untuk
Pesanan
mengetahui kualitasnya telah sesuai dengan
Pembelian,
2)Surat
Pengantar
Barang, 3) Faktur Penjual dari Supplier, 4) Surat Tanda Terima Barang dan 5) Bukti
Prosedur pembelian bahan baku PT. Perkasa Mostindo Utama (PMU) di mulai
Kas Keluar. Jenis-jenis Pembelian
surat pesanan pembelian.
Bahan
pengawasan Baku
PT.
Intern
adanya kebutuhan atas suatu barang oleh
Perkasa
bagian gudang tersebut. Adapun bagian-
Mostindo Utama (PMU) mencakup: 1)
bagian
yang
terlibat
Pengawasan kuantitas pembelian bahan
pembelian bahan baku ini adalah:Bagian
baku kuantitas pembelian bahan baku pada
gudang,
PT.Perkasa Mostindo Utama disesuaikan
produksi, Bagian keuangan/accounting, dan
dengan kebutuhan untuk memenuhi kegiatan
Factory Manager (FM)
Bagian
dalam
pembelian,
prosedur
Bagian
produksi selama satu bulan dan juga jumlah 6
www.usi.ac.id/karya ilmiah dosen upload : biro sistem informasi data & hubungan masyarakat@2016
V.
timbul kecurangan dalam penentuan
KESIMPULAN DAN SARAN
harga yang terlalu tinggi. a.
3.
Kesimpulan
Sistim pengawasan intern pembelian bahan
Setelah penulis melakukan penelitian
baku
yang dilakukan
Sistem Pengawasan Intern Pembelian Bahan
Perkasa
Baku pada PT. Perkasa Mostindo Utama
Medan
(PMU) Medan,:
pemakaian pegawai yang berkompeten
1.
Bahwa perusahan tersebut sudah baik
dalam bidang pembelian yang dapat
dalam melakukan pengawasan intern
mengakibatkan system pengawasan
pembelian bahan baku, karena dilaku-
intern tersebut tidak mampu mengatasi
kannya pengawasan kuantitas dan
kebocoran biaya perusahaan, sehingga
kualitas dari bahan baku tersebut,
peningkatan laba secara maksimum
hanya saja pengawasan terhadap harga
tidak dapat dicapai.
tidak ada sehingga dapat menimbulkan kecurangan terhadap
2.
harga bahan
b.
Mostindo
PT.
kurang
Utama
(PMU)
diimbangi
dengan
Saran Untuk meningkatkan efektifitas penga-
baku.
wasan intern pembelian bahan baku sebaik-
Dalam melaksanakan prosedur pembe-
nya perusahaan memiliki bagian khusus
lian bahan baku menggunakan doku-
yang bertugas menerima dan menyimpan
men-dokumen yang meliputi Surat
barang bahan baku serta dalam melakukan
Pesanan Pembelian, Surat Pengantar
permintaan pembelian, bagian gudang ja-
Barang,
Tanda
ngan hanya secara lisan atau mengunakan
Terima Barang dan Bukti Kas Keluar
memo saja. Tetapi disarankan agar perusa-
kurang lengkap untuk mendukung
haan sebaiknya mengunakan Surat Permin-
pengawasan intern yang baik atas
taan Pembelian yang diberi nomor urut
pembelian bahan baku, karena masih
tercetak
ada dokumen yang belum digunakan
tembusan yang diperlukan dan sebaiknya
perusahaan tersebut yaitu Surat Per-
perusahaan terlebih dahulu mengirimkan
mintaan Pembelian, dan Surat Permin-
Surat Penawaran Harga kepada beberapa
taan Penawaran Harga, sehingga dapat
supplier serta pihak manajemen harus benar-
Faktur
Penjualan,
dan
dibuat
dalam
beberapa
benar memperhatikan terhadap pemilihan 7
Sistim Pengawasan Intern Pembelian Bahan Baku ……................................ Elfina Okto Posmaida Damanik
dan penempatan pegawai yang berkompeten dan jujur pada bagian tersebut.
PUSTAKA
Baridwan,Zaki, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, BPFE, Yogyakarta,2007
______,Sistem Akuntansi,Salemba Empat,UGM,Yogyakarta, 2001 Niswonger C.Rollin et.al., Prinsip-Prinsip Akuntansi, Erlangga, 2009 Purba, Radiks, Akuntansi untuk Menejer, Jilid Dua,Cetakan Pertama: Rineka Cipta, Jakarta,1995
CATATAN : Harahap,Sofyan S., Auditing Contemporer,Erlangga, Jakarta, 1991 Mulyadi, Pemeriksaan Akuntansi,UGM, Yogyakarta,1992
Tulisan ini telah dipublikasi pada Jurnal “HABONARON DO BONA” Edisi 2 Juli 2014 ISSN:2085-3424 LPPM Universitas Simalungun - Pematangsiantar
8
