SISTEM PELAPORAN KEPEMILIKAN DOKUMEN KEPENDUDUKAN DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN OGAN ILIR BERBASIS WEB Nopian Sidiq Rudi Tamzil Romadini Jurusan Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang Abstrak Permasalahan yang muncul di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ogan Ilir yaitu lambatnya proses pengiriman laporan kepemilikan dokumen kependudukan dari kecamatan ke disdukcapil dan belum tersedianya media informasi secara online. Ini bertujuan membantu dinas kependudukan dan pencatatan sipil dalam laporan data yang dilakukan di Kabupaten Ogan Ilir. Hasil ini dicapai dalam penelitian adalah analisis dan rancangan website ini diharapkan mampu dapat membantu dalam pengolahan laporan data dan penyimpanan secara cepat, efektif dan efesien.Melihat permasalahan dan tujuan penelitian maka penulis menggunakan metode waterfall seperti Analisis, Desain, Pembuatan Kode Program dan Pengujian (Tes). Dengan metode ini yang diperoleh adalah dengan penggunaan sistem informasi yang berbasis komputer, diharapkan dapat mempermudah Pemerintah Daerah dalam pengolahan data. Rancangan website pelaporan ini dibuat dengan menggunakan alat bantu pengembangan DFD yang merupakan alat bantu yang dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas, ERD yang menggambarkan beberapa file yang digunakan dalam sistem tersebut. Penulis membuat suatu sistem informasi menggunakan PHP dan MySQL. Penelitian ini menggunakan metode wawancara dan dokumentasi untuk mendapatkan data yang diperluka . Dengan ini maka penulis membuat website pelaporan kepemilikan dokumen kependudukan supaya dapat mempermudah pegawai atau staff pada kecamatan, dinas kependudukan dan pencatatan sipil kabupaten ogan ilir dalam mengolah pelaporan kepemilikan dokumen kependudukan. Kata Kunci :Dokumen Kependudukan, PHP, Waterfall, MySQL, Website
PENDAHULUAN Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kabupaten Ogan Ilir, Dokumen Kependudukan seperti Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Akta Kelahiran, Akta Perceraian, dan Akta Perkawinan wajib dimiliki oleh Penduduk Indonesia. Dokumen kependudukan ini mempunyai kekuatan hukum yang mengikat secara perdata bagi pemilik. Misalnya akta kelahiran, menunjukkan hubungan perdata dari pemilik akta dengan orang tuanya. Demikian pula kepemilikan dokumen kependudukan yang lainnya. Kepemilikan dokumen ini selain mempunyai kekuatan legal, juga dapat digunakan untuk memperoleh pelayanan sosial dasar yang dibutuhkan dalam kehidupan sehari-hari. Sementara bagi pemerintah, kepemilikan dokumen kependudukan bermanfaat dalam melakukan kegiatan pengadministrasian penduduk berdasarkan hak legalnya. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ogan Ilir yang berlokasi di Jl. Lintas Timur KM.35 Komplek Pemda Ogan Ilir Indralaya merupakan instansi pemerintahan yang bertugas mencatat dan menyimpan data penduduk dan meningkatkan tertibnya penduduk akan KK, KTP, Akta Kelahiran, Akta Perceraian, dan Akta Perkawinan serta mempermudah Pemerintah Daerah dalam pengolahan data kepemilikan dokumen kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ogan Ilir.
1
Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ogan Ilir dalam pengolahan data kepemilikan dokumen kependudukan seperti KK dan KTP yang diperoleh dari kecamatan dan diserahkan pada bagian pendaftaran dan pelayanan, Akta kelahiran datanya didapat dari pihak bidan ataupun rukun tetangga (RT) setempat, sedangkan akta perceraian dan akta perkawinan karena ini khusus untuk non-muslim jadi data tersebut didapat surat keterangan dari pihak pengadilan. Semua data yang telah diterima oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ogan Ilir sistem pengolahan datanya masih menggunakan Microsoft Excel. Hal ini dirasakan kurang efektif, dikarenakan kesulitan dalam pelaporan data kependudukan. Selama ini data-data disimpan di dalam flashdisk atau memori pada komputer staf pelayanan dan pendaftaran mengakibatkan terjadi kehilangan data kemungkinan besar dapat terjadi karena adanya virus dan kerusakan memori pada komputer. Untuk mengatasi kekurangan atau permasalahan diatas maka dibutuhkan suatu sistem yang berbasis web agar penyimpanan lebih efektif dan mempermudah dalam pencarian data dan pembuatan rekap laporan data pertahun. Dinas Kependudukan dan Pencacatan Sipil Ogan Ilir memiliki tugas yaitu merekap data dari KK perkecamatan. KK merupakan kartu identitas yang memuat data tentang jumlah keluarga yang memiliki KK di Kabupaten Ogan Ilir Tahun 2012 baik untuk kepemilikan KK yang baru maupun pergantian. Dari total KK yang telah terbit tersebut jumlah paling banyak telah dikeluarkan KK di Kecamatan Indaralaya Utara sebanyak 3728 lembar. Maka memerlukan sistem pengolahan data kepemilikian dokumen kependudukan. Sistem laporan kepemilikan dokumen kependudukan berguna sebagai acuan perekapan data kepemilikan dokumen kependudukan. LANDASAN TEORI Sistem Sistem adalah suatu sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek biasa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan. (Fatta, 2007:3). Sistem adalah sebuah tatanan yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan tugas/fungsi khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses/pekerjaan tertentu. (Kusrini, 2007:1). Web World wide web atau web adalah suatu metode untuk menampilkan informasi di internet, baik berupa teks, gambar, suara, maupun video yang interaktif dan mempunyai kelebihan untuk menghubungkan (link) satu dokumen dengan dokumen lainnya (hypertext) yang dapat diakses melalui sebuah browser (Yuhefizar, 2008:159). PHP PHP (PHP Hypertext Preprocessor) adalah bahasa program yang digunakan untuk membuat aplikasi berbasis web (website, blog, atau aplikasi web). (Nugroho, 2013:153) PHP adalah bahasa pemrograman yang digunakan secara luas untuk penanganan pembuatan dan pengembangan sebuah web dan bias digunakan pada HTML. PHP merupakan singkatan dari “PHP Hypertext Prerocessor” dan merupakan bahasa yang disertakan dalam dokumen HTML. (Puspitosari, 2011:9) PHP MyAdmin PhpMyadmin adalah sebuah software yang berbentuk seperti halaman situs yang terdapat pada web server. (Sadeli, 2013:03).
2
PhpMyadmin adalah aplikasi berbasis web yang dibuat dari pemrograman PHP dan diramu dengan JavaScript.(Nugroho, 2009:13), PhpMyadmin juga dapat disebut sebagai tools yang berguna untuk mengakses database MySQL Server dalam bentuk tampilan web. Program ini berguna untuk mengkases databases MySQL.Program ini akan mempermudah mempersingkat kerja kita, dengan beberapa kelebihan, antara lain pengguna awam tidak harus mengenal syntax-syntax SQL dalam pembuatan database dan table. MySQL Menurut Saputra (2012:77), MySQL merupakan salah satu database kelas dunia dengan bahasa pemrograman PHP. MySQL harus bekerja menggunakan bahasa SQL (Structure Query Language) yang merupakan bahasa standar yang digunakan untuk manipulasi database. Menurut Kristanto (2010:12), MySQL merupakan sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL dan DBMS yang multithread dan multi-user. MySQL merupakan turunan dari SQL (Structured Query Language). Sebagai database server, MySQL dapat dikatakan lebih unggul dibandingkan database server lainnya dalam query data, karena kecepatan query MySQL bisa sepuluh kali lebih cepat dan PostgreSQL dan lima kali lebih cepat dibandingkan Interbase. Xampp Xampp adalah paket program web lengkap yang dapat anda pakai untuk belajar pemrograman web, khususnya PHP dan MySQL.(Nugroho,2013:1). Xampp adalah sebuah software web server apache yang didalamnya sudah tersedia database server mysql dan support php programming. XAMPP merupakan software yang mudah digunakan, gratis dan mendukung instalasi di Linux dan Windows. Keuntungan lainnya adalah cuma menginstal satu kali sudah tersedia Apache Web Server, MySQL Database Server. Web Server Web server adalah suatu komputer dan software yang menyimpan serta mendisrtribusikan data ke komputer lain (client) lewat Internet yang meminta (request) informasi tersebut. (Prasetyo, 2003:7). HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis dilakukan untuk mengetahui bagaimana alur proses yang terjadi pada sistem yang sudah berjalan dan mengetahui kekurangan dan kendala yang dihadapi. Hasil analisis yang didapatkan dalam penelitian Sistem Pelaporan Kepemilikan Dokumen Kependudukan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ogan Ilir adalah sebagai berikut : Identifikasi Masalah Berdasarkan pengamatan yang penulis lakukan maka dapat dinyatakan permasalahan yang dihadapi pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil antara lain : a.Lambatnya proses pengiriman Laporan Kepemilikan Dokumen dari Kecamatan ke Disdukcapil. b.Kemungkinan data bisa hilang dan terjadinya virus dan kerusakan memori pada komputer c.Kurang efektifnya, pengolahan data pada sistem yang lama
3
Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang menggunakan sebagian besar dari aliran arus data website Dinas kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ogan Ilir, dapat dilihat pada gambar 1 dibawah ini :
Gambar 1. Diagram Konteks Diagram Level 0 Diagram level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem, diagram ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 2. Diagram level 0
4
Entity Relationship Diagram (ERD) Berikut ini adalah gambar entity relationship diagram yang merupakan komponenkomponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas dan atribut penghubungnya. nama kelurahan_desa **user_id_kec *id_kk kabupaten provinsi
jk alamat agama status_pembuatan tgl_pembuatan gambar m
Data_KK
kelurahan kecamatan _**id_kk
periode jenis_ pembuatan total
*id_lap_kk
1
melakukan
LaporanKK
m
melakukan
tempat jk nama_anak kelurahan_desa kecamatan **user_id_kec *id_kelahiran kecamatan provinsi
tgl_lahir berat_badan panjang_badan jam_lahir hari_lahir nama_ayah nama_ibu tgl_pembuatan gambar
m
Data_Kelahiran
m
m
Data_Perceraian
m
kelurahan kecamatan **id_kelahiran _
periode status_pembuatan
*id_lap_kelahiran
melakukan
*user_id_kec user_name
1
melakukan
1
total
Laporan Kelahiran
1
Kecamatan
password
1
akses
1 melakukan
provinsi kabupaten *id_kelahiran **user_id_kec kecamatan kelurahan_desa pekerjaan
melakukan
melakukan
gambar tg_pembuatan
1
Laporan Perceraian
*id_lap_perceraian **id_perceraian kecamatan
jk nama agama tgl_lahir pendidikan
total kenis_ kelamin periode
kelurahan
m
Data KTP tgl_lahir tempat_lahir jk nama kelurahan_desa kecamatan **user_id_kec *no_ktp kabupaten provinsi
m
melakukan
1
Laporan KTP
id_lap_ktp
alamat agama status_pembuatan rt rw pekerjaan kewarganegaraan berlaku_hingga tgl_pembuatan gambar
periode
**no_ktp kecamatan
kelurahan status_pembuatan pembuatan Total
Ket :1.(*) adalah Primary key 2. (**) adalah foreign Key
Gambar 3. Entity Relationship Diagram Implementasi Interface Implementasi interface Sistem Pelaporan Kepemilikan Dokumen Kependudukan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ogan Ilir Berasis Web
5
Tabel 1. Implementasi Interface Nama Interface
No 1
Form Login
Kegunaan Mengolah Data Admin
2
Form Berita
Mengolah Data Berita
3
Form Gallery
Mengolah Data Gallery
6
4
Form Kecamatan
Mengolah Data Kecamatan
5
Form Kelurahan
Mengolah Data Kelurahan
10
Form User
Mengolah Data User
Pembahasan Selama melakukan penelitian di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ogan Ilir, penulis mengindentifikasi masalah yang timbul dan solusi permasalahanya seperti berikut :
7
1. Lambatnya proses pengiriman Laporan Kepemilikan Dokumen dari Kecamatan ke Disdukcapil, yang menyebabkan keterlambat pengiriman terjadinya keterlambatan rekapitulasi laporan yang ada dilokasi Staf pendaftaran pelayanan dan staf kelahiran perceraian yang dilakukan secara manual, seperti mengirim laporan data secara langsung dari kecamatan ke dinas kependudukan dan pencatatan sipil. Dari permasalahan tersebut maka penulis memberikan solusi media Sistem Pelaporan Kepemilikan Dokumen Kependudukan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ogan Ilir berbasis web. Setelah dilakukan test dan pengujian maka implementasi program dinyatakan berhasil. Hasil Implementasi dari solusi yang ada seperti pada gambar:
Gambar 4. Halaman data KTP pada website
Gambar 5. Halaman data KK pada website
8
Gambar 6. Halaman data perceraian pada website
Gambar 7. Halaman data kelahiran pada website 2. Dari pihak Dispenduk Capil belum tersedianya informasi secara online, yang menyebabkan belum tersedianya informasi secara online itu adalah belum tersedianya website yang berlokasi di staf kecamatan dan staf disdukcapil, Dari permasalahan tersebut maka penulis memberikan solusi media Sistem Pelaporan Kepemilikan Dokumen Kependudukan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ogan Ilir berbasis web. Setelah dilakukan test dan pengujian maka implementasi program dinyatakan berhasil. Hasil Implementasi dari solusi yang ada seperti pada gambar:
9
Gambar 8. Halaman berita pada website
Gambar 10. Halaman gallery pada website PENUTUP Berdasarkan hasil pengamatan dan pembahasan sebelumnya terhadap Sistem Pelaporan Kepemilikan Dokumen Kependudukan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ogan Ilir Berbasis Web, maka dapat disimpulkan yaitu sebagai berikut: Lambatnya proses pengiriman laporan dokumen kepemilikan dari kecamatan ke disdukcapil, sehingga penulis memberi solusi dengan membuat website pelaporan dokumen kepemilikan penduduk yang dapat mempermudah pengiriman laporan dokumen kependudukan, Adapun Kelebihan dari website kepemilikan dokumen kependudukan ini yaitu pelaporan data dari kecamatan ke disdukcapil menjadi lebih cepat, pelaporan bisa di kirim setiap hari tanpa harus menunggu akhir bulan, Dengan adanya sistem pelaporan kepemilikan dokumen kependudukan berbasis web ini, proses pelaporan dari kecamatan ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil bisa di lakukan secara online dan sangat membantu bagi Staf Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil maupun dari Staf Kecamatan dalam pelaporan data kepemilikan dokumen kependudukan.
10
DAFTAR PUSTAKA Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi. Kristanto, A. 2010. Kupas Tuntas PHP & MySQL. Klaten: Cable Book. Nugroho, B. 2013. Dasar Pemrograman Web PHP-MYSQL dengan Dreamweaver. Yogyakarta: Gava Media. Prasetyo, Dwi Didik , 2003. Buku Pintar Internet Membangun Web Dinamis di LINUX dengan Bluefish. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Puspitosari, A Hani, 2011. Pemrograman Web Database dengan PHP & Yogyakarta: Skripta Media Creative.
MySQL.
Yuhefizar. 2008. 10 Jam Menguasai Internet : Teknolgi dan Aplikasiny. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
11
