SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA SMP N 3 PAKIS MAGELANG
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh: Annisa Tahta Rahmatillah 09.02.7592
Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
PAYROLLINFORMATION SYSTEMONSMPN3PAKISMAGELANG SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA SMP N 3 PAKIS MAGELANG Annisa Tahta Rohmatillah Yuli Astuti Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Defelopment of computer technology has undergone many changes,in line with the demands of the advanced technology humans. Computer as finally selected as one of the most likely alternative in helping to complete the job and handle the flow of large amounts of information and assist in decision essentially. Payroll information is critical for a processing agency. Well done, then we can find out information about an institution’s payroll on this agency. Lead to less effective of this. Current computerized systems, processing of automatic can be done is done it will not take long. Keywords :Defelopment,information,computerized
1.
Pendahuluan LatarbelakangMasalah Perkembangan teknologi computer dewasa ini telah mengalami banyak perubahan yang sangat pesat,seiring dengan tuntutan kebutuhan manusia yang semakin hari semakin banyak dan kompleks. Keterlibatan computer dalam berbagai bidang kerja manusia, mendorong para ahli untuk selalu berusaha mengembangkan agar seperti atau bahkan melebihi kemampuan kerja manusia. Komputer sebagai perangkat teknologi canggih akhirnya terpilih sebagai salahsatu alternative yang paling mungkin dalam membantu menyelesaikan pekerjaan dan menangani arus informasi dalam jumlah yang besar serta membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat dan akurat. Pada dasarnya,informasi mengenai penggajian sangatlah penting bagi suatu instansi pemerintah seperti pada SMP N 3 Pakis Magelang. Dengan dilakukannya pengolahan data dengan baik, maka kita dapat mengetahui informasi-informasi tentang data penggajian pada suatu instansi pemerintahan. Dimana dalam hal melakukan pengolahan data penggajian sering terjadi kesalahan pada perhitungannya. Hal tersebut dikarenakan system pengolahan data yang dilakukan masih menggunakan system secara manual. Hal ini menyebabkan kurang efektifnya pengolahan data yang ada bagi pihak SMP N 3 Pakis Magelang. Dengan adanya system komputerisasi saat ini, pengolahan data dapat dilakukan secara otomatis. Dengan ini yang dilakukan tidak akan membutuhkan waktu yang lama dan pengontrolan data dapat berjalan secara efektif dan efisien. Berdasarkan latarbelakang masalah yang ada, maka dalam penelitian ini akan dibuat aplikasi dengan mengambil judul ”Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penggajian di SMP N 3 Pakis Magelang “. Rumusan Masalah Luasnya ruang lingkup pada permasalahan ini dan agar tercapai tujuan dan sasaran yang ingin dicapai, maka penulis membatasi permasalahan pada : 1. Pengolahan data golongan 2. Pengolahan data jabatan 3. Pengolahan data riwayat pangkat beserta laporan data riwayat 4. Pengolahan data pegawai beserta laporan data pegawai 5. Pengolahan data penggajian pegawai beserta laporan data penggajian Tujuan penelitian untuk objek yang di teliti (SMP N 3 Pakis Magelang)yaitu memudahkan pengolahan data penggajian pegawai dan dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat waktu, dan tidak terdapat kesalahan pada proses perhitungan karena proses dilakukan secara terkomputerisasi
2.
Landasan Teori Pengertian Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu menekankan pada prosedurnya dan menekankan pada komponen atau elemennya. Sistem didefinisikan oleh Jerry FitzGerald, Andra F. throughput FitzGerald, Warren D.Stallings sebagai berikut:
Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan uruturutanoperasi di dalam sistem dan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. (Koin Willey & Sons, 1981) Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan uruturutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh Richard F.Neuschel sebagai berikut: Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi. (McGraw Hill, 1960) Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen akan lebih mudah di dalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis dan perancangan suatu sistem. Maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) atau sasaran (objectives). Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih kecil. Definisi Informasi Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Robert N. Anthony dan John Dearden menyebut keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy. (Richard D Irwin, 1980) Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Berbeda dengan data yang sering disalahartikan sebagai informasi, data adalah fakta atau kejadian mengenai objek tertentu yang belum memiliki nilai. Data yang telah diolah menjadi informasi akan menjadi bernilai. Ukuran informasi yang bernilai adalah apabila manfaat yang didapatkan dari informasi tersebut lebih besar daripada biaya untuk mendapatkannya. 3. Pengertian Sistem Informasi Sudah diketahui informasi adalah hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi atau disebut juga dengan processing system atau information processingsystem atau information generating system. Definisi sistem informasi menurut George M.Scott adalah sistem yang diciptakan oleh para analisis dan manajer guna melaksanakan tugas khusus yang sangat esensial bagi berfungsinya organisasi. (George M.Scott, 2001) Sedangkan Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis mendefinisikan sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi , bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan. (Jogiyanto, 2005) 4. Analisis Kebutuhan Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, antara lain adalah: 1. Komponen Sistem (components) Menjalankan suatu fungsi tertentu dan memperngaruhi proses sistem secara keseluruhan. 2. Batasan (boundary)
3.
4. 5.
6.
7.
8.
Merupakan daerah yang membatasi antara sudut sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan lainnya. Batasan sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. Lingkungan luar sistem (environments) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Penghubung (interface) Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Masukan sistem (input) Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Keluaran sistem (output) Merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Pengolahan sistem (process) Suatu sistem mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Sasaran sistem (objectives) Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objectives). Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini adalah : - Microsoft Visual Basic 6.0 - Microsoft SQL Server 2000
6. Sistem Informasi Penggajian Identifikasi Masalah Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis, masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu pernyataan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah ini yang menyebabkan suatu sasaran didalam sistem dapat tercapai, oleh karena itulah pada tahap analisis langkah pertama yang harus dilakukan oleh analisis sistem adalah mengidentifikasikan terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi didalam sistem. Permasalahan yang terjadi pada sistem penggajian pada SMP 3 Pakis adalah sebagai berikut : 1. Lambatnya proses penggajian karena masih direkap secara manual pada lembar – lembar buku yang tersimpan dalam bentuk arsip sehingga informasi yang didapat tidak tepat waktu. 2. Kemungkinan kesalahan pada proses perhitungan yang menyebabkan informasi menjadi tidak akurat. 3. Penulisan dan penyajian laporan masih dilakukan secara manual karena belum adanya sistem penggajian yang digunakan untuk pengolahan data. Hal ini dirasa masih kurang efisien dan akan sering terjadi kesalahan dalam penulisannya / data tidak akurat.
6. Flowchart yang Sedang Berjalan Flowchart yang Sedang Berjalan di SMP N 3 Pakis Adapun flowchart yang sedang berjalan di SMP 3 Pakis adalah sebagai berikut: Input Data Pegawai
Input Data Gaji Olah Data Gaji
Olah Data Pegawai
Gaji
Pegawai
Pembuatan Laporan
Laporan
Gambar 1 Flowchart Sistem yang sedang berjalan Sistem yang berjalan pada sistem saat ini adalah seperti di atas. Input data pegawai, data pegawai diolah sehingga nanti akan menghasilkan laporan data pegawai, selanjutnya input data gaji, data gaji diolah sehingga menghasilkan laporan data gaji. Kedua data itu saling berkaitan karena di dalam data pegawai ada bagian – bagian yang akan digunakan sebagai dasar dalam data penggajian seperti golongan dan jabatan akan menentukan jumlah gaji pokok yang didapat oleh pegawai. 8.
Implementasi dan Pembahasan Implementasi Implementasi merupakan tahapan dimana sistem siap untuk dioperasikan, pada tahap ini sistem sudah harus dianalisa dan didesain secara rinci serta penggunaan teknologi telah dilakukan seleksi. Pembahasan Perancangan sistem secara umum merupakan tahap persiapan dan perancangan secara rinci terhadap sistem yang baru dan yang akan ditetapkan. Tujuan perancangan sistem adalah untuk memberikan gambaran umum kepada pengguna tentang sistem yang akan dibuat. Perancangan Sistem ini mengidentifikasi komponenkomponen sistem informasi yang akan dirancang secara rinci. ]
Kesimpulan dan Saran 9.
Kesimpulan Dari hasil analisis terhadap percobaan implementasi sistem yang telah dilakukan dapat diambil beberapa kesimpulan mengenai analisis dan desain sistem penggajian, yaitu: 1. Proses pencarian data pegawai pada SMP N 3 Pakismasihdilakukandengancara manual sehinggaseringterjadiketerlambataninformasi data pegawaikarena data masihtersimpandalam bentuk catatan pada buku atau lembaran - lembaran kertas.Denganadanya system inimakapencarian data bias lebihcepatdantidakakanterjadiketerlambataninformasi data pegawai. 2. SistemPenggajianpadaSMP N 3 Pakis dilakukansecara manual atautidakterkomputerisasi. Halinidinilaimasihkurang tepat. Karenabanyakperhitungan yang masihdilakukansecara manual danseringterjadikesalahandalamperhitungan. Dengan system penggajian yang terkomputerisasimaka system penggjianakanlebihakuratdancepatdalam proses perhitungannya. 10.
Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, juga sebagai pertimbangan bagi pihak SMP N 3 Pakis di dalam meningkatkan pelayanan, penulis mempunyai beberapa saran yang dapat dipertimbangkan oleh pemimpin sekolah. Adapun saran yang penyusun usulkan sebagai bahan pertimbangan untuk pihak SMP N 3 Pakis untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja yaitu : 1. Mengganti sistem yang masih manual menjadi sistem yang terkomputerisasi, dimana system terkomputerisasi dapat mengolah dan menyajikan data lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem yang manual. 2. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang penyusun usulkan, system tersebut dapat digunakan untuk proses pengolahan data. 3. Jika sistem yang penyusun usulkan ini digunakan oleh pihak sekolah maka perlu diadakan pelatihan personil dalam menangani pengolahan data secara terkomputerisasi yang akan bertindak sebagai operator program, supaya proses penginputan data, record transaksi, sampai penyajian laporan dapat berjalan dengan lancar. 4. Dalam pembuatan aplikasi ini penyusun menyadari bahwa masih banyak kekurangan, baik dari segi penulisan, desain maupun dalam pembuatan aplikasi dikarenakan keterbatasan penyusun, untuk itu saran dan kritik sangat penyusun harapkan. Serta harapan penyusun semoga system ini dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya. Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penyusun sampaikan. Penyusun berharap sistem yang diusulkan ini dapat membantu dalam proses pencatatan data, pencarian data dan pengolahan data serta pembuatan laporan penggajian pegawai. Sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat yang berguna dalam pengambilan keputusan bagi kemajuan SMP N 3 Pakis.
DAFTAR PUSTAKA Madjadikara, Agus S, 2004, Bagaimana Biro Iklan Memproduksi Iklan, Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama Patmore,Chris, 2003, The Complete Animation Course, China: Quarto Publishing Schell, Jeff, 2006, Hands-on Training Adobe Premiere Pro 2, USA: Lynda.com Suyanto, M, 2003, Multi Media Alat untuk Meningkatkan Keunggulan Bersaing, Yogyakarta: CV. Andi Offset Suyanto, M dan Aryanto Yuniawan, 2003, Merancang Film Kartun Kelas Dunia, Yogyakarta: CV. Andi Offset Suyanto, M, 2004, Aplikasi desain Grafis untuk Periklanan, Yogyakarta: CV. Andi Offset Suyanto, M, 2005 Yogyakarta, Strategi Perancangan Iklan Televisi Perusahaan Top Dunia, Yogyakarta: CV. Andi Offset
