SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP (SUMBANGAN PEMBINAAN PENDIDIKAN) DI SMK SULAIMAN SLEMAN
NASKAH PUBLIKASI
disusun oleh Titik Hartanti
09.02.7489
Anik Irmawati
09.02.7490
Nova Setiawan
09.02.7504
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
SCHOOL FEE PAYMENT INFORMATION SYSTEM IN SMK SULAIMAN SLEMAN Sistem Informasi Pembayaran SPP (Sumbangan Pembinaan Pendidikan) Di SMK Sulaiman Sleman Titik Hartanti Anik Irmawati Nova Setiawan Erni Seniwati Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT From the analysis of the data or information obtained there is the urgent need for an application program needs data processing repay SPP. To perform the data processing tuition payments at SMK Sulaiman Sleman done by recording in the ledger. Based on the results of interviews with officers who deal with tuition payments that the data recorded on the general ledger and are less accurate at the time of writing errors perekapan data. So necessary to the new computerized system to improve work efficiency and the resulting data is more accurate. Applications generated in the manufacture of this program is the application of Information Systems at SMK Sulaiman tuition payment Sleman using the programming language Visual Basic 6.0. These applications generate payment reports. Keywords: Payments, Information Systems, Education Development Contribution
1. PENDAHULUAN Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini mempengaruhi pola dan cara kerja seseorang. Kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat, dan akurat tentu memerlukan penanganan yang cepat, tepat, akurat pula. Mengingat hal tersebut maka diperlukan alat bantu yang dapat mengatasi masalah tersebut sehingga menjadi efektif dan efisien. Pembayaran SPP (Sumbangan Pembinaan Pendidikan) di SMK Sulaiman Sleman saat ini masih menggunakan sistem manual, yaitu dengan cara mencatat pada kartu pembayaran SPP (Sumbangan Pembinaan Pendidikan). Pembayaran dilakukan di ruang Tata Usaha dan penanganan pembayaran ditangani dengan satu orang. Oleh karena itu sering terjadi antrian pada waktu pembayaran SPP (Sumbangan Pembinaan Pendidikan). Dalam perekapan data tiap bulan juga mengalami kendala karena adanya penulisan yang salah sehingga terjadi pergesehan data. Dengan mempertimbangkan keunggulan komputer
maka penulis akan
mengimplementasikan dengan membuat suatu Sistem Informasi Pengolah Data Pembayaran SPP (Sumbangan Pembinaan Pendidikan) yang selama ini masih memakai sistem manual. Maka dengan demikian penulis akan memilih judul “ Sistem Informasi pembayaran SPP (Sumbangan Pembinaan Pendidikan) di SMK Sulaiman Sleman”. Dalam proses penginputan data perlu adanya aplikasi untuk membantu kinerja agar lebih tepat, cepat, dan akurat. Adapun program aplikasi yang penulis gunakan untuk
mengimplementasikan
rancangan
sistem
tersebut
yaitu
dengan
menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Definisi Sistem Suatu sistem didefinisikan oleh Barry E.Cushing (1974:12) yaitu sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan. 2.2 Pendekatan Sistem Selain definisi di atas terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu : a.
Pendekatan yang menekankan pada prosedur Suatu sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul sama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Sedang suatu prosedur didefinisikan oleh Richard F. Neuschel sebagai berikut : suatu urutan-urutan operasi klerikal (tulis menulis ), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen ,yang diterapkan untuk menjamin pananganan yang seragam. b.
Pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponennya mendifinisikan sistem sebagai berikut : Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
2.3 KARAKTERISTIK SISTEM Karakteristik atau sifat-sifat sistem yang tertentu yaitu: a. Mempunyai Komponen-komponen (components) Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian bagian dari sistem. Level sub sistem berada di bawah sistem yang memiliki definisi sebagai sistem di dalam sistem atau sistem bawahan. b. Batas Sistem (boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau lingkungan luarnya. Batas sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) sistem tersebut. c.
Lingkungan Luar Sistem(environment) Lingkungan Luar Sistem adalah apapun yang ada diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem baik itu yang menguntungkan ataupun yang merugikan.
d. Penghubung (interface) Penghubung
merupakan
media
penghubung
antara
satu
subsistem dengan subsisem yang lainnya. e. Masukan (input) Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem yang dapat berupa masukan perawatan (maintaince input ) supaya sistem
tersebut dapat beroperasi dan masukan sinyal input (signal input) yang berfungsi yang diproses untuk didapatkan keluaran. f.
Keluaran (output) Keluaran
adalah
hasil
dari
energi
yang
diolah
dan
dikalsifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. g. Pengolah (process) Sistem mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. h. Sasaran (Objectives) atau tujuan (goal). Sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran sangat menentukan masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang dihasilkan. 2.4 Definisi Informasi Informasi memiliki definisi sebagai data yang telah diproses atau data yang sudah memiliki arti. Sumber dari informsi adalah data. Data sendiri terdiri dari fakta-fakta atau angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai .Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi yang meliputi elemenelemen komputer, elemen-elemen non komputer, atau kombinasinya. Data yang diolah melalui suatu model informasi akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Menurut John Burch siklus ini disebut sebagai siklus informasi (information cycle) atau disebut juga siklus pengolahan data (data processing cycle).
Proses
Output
Input
Penerima
Data Database
Keputusan tindakan
HasilTindakan
Gambar 2.1. Siklus Informasi. Untuk menggambarkan informasi dan data digunakan istilah sumber daya konseptual yang memiliki nilai dari apa yang diwakilinya bukan dari wujudnya. Dan untuk menyebut sumber daya yang memiliki wujud digunakan istilah sumber daya fisik seperti manusia, material, mesin, dan uang. Sumber daya yang disebutkan di atas merupakan sumber daya utama yang dikelola agar dapat digunakan seefektif mungkin. Pengelolaan sumber daya informasi berawal dari data mentah yang terkumpul, diproses, menjadi informasi yang berguna, dan informasi yang tidak berguna akan digantikan oleh informasi yang lebih mutakhir dan akurat. Informasi disajikan oleh pengolah data dalam bentuk lisan maupun tertulis. Aktifitas memperoleh informasi,menggunakannnya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat,disebut manajemen informasi. 2.5 Sistem Informasi Setelah mengetahui definisi sistem dan definisi informasi maka dapat diketahui definisi sistem informasi yang memiliki arti lebih lengkap dan berbeda dari keduanya,yaitu sebagai berikut: Sistem
Informasiadalah
Suatu
sistem
di
dalam
organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan data, mendukung informasi, dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak-pihak tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.6 Perangkat Lunak yang Digunakan Seperti telah disebutkan diatas bahwa pengolahan data yang digunakan penulis adalah aplikasi Visual Basic 6.0.Versi yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic 6.0 dengan sistem operasi pendukung Windows XP. 2.6.1 Aplikasi Visual Basic 6.0 Konsep visual merupakan suatu konsep yang lahir akibat meluasnya sistem operasi yang berbasis grafis. Sedang arti kata visual sendiri memiliki arti dapat dilihat yang nanti akan terwakili dengan suatu gambar .Dengan menggunakan konsep visual ini akan diperoleh
banyak keunggulan dan kemudahan yang
ditawarkan dalam pembuatan aplikasi. Pengembangan aplikasi juga sangat dipermudah, dengan cara mengurangi pengetikan karena sudah divisualisasikan dengan gambar atau simbol. Dari berbagai macam bahasa visual yang ada, penulis mengambil salah satu jenis bahasa visual yaitu Visual Basic yang merupakan program yang berorientasi Objek yang memberi fasilitas pembuatan aplikasi visual. Visual Basic 6.0 memiliki kemampuan, antara lain : a.
Data Access, digunakan untuk membuat aplikasi database dan aplikasi front-end, baik untuk database standalone maupun Client Server.
b.
Teknologi ActiveX, berguna untuk membuat fungsi yang dapat digunakan untuk
aplikasi
seperti
Microsoft
Word
prosessor,
Microsoft
Excel
spreadsheet, dan aplikasi Windows lainnya. c.
Internet, digunakan untuk membuat aplikasi berbasis Internet yang mampu mengintegrasi dokumen,baik dari aplikasi Anda ke Internet maupun dari Internet ke aplikasi Anda.
d.
Finishing aplikasi, digunakan untuk kompilasi aplikasi menjadi file .exe. kemudian dengan menggunakan Virtual Basic Machine, aplikasi Anda siap didistribusikan.
2.7 DATABASE Pengolahan suatu data biasanya menggunakan database. Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar computer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya.
Database dipakai untuk menyimpan data
sehingga dapat dimanipulasi dengan mudah. Basis data mempunyai komponen
yaitu, Sistem Basis Data. Sistem basis data adalah suatu sistem yang mengelola dan mengetahui informasi yang mempunyai komponen sebagai berikut: a.
Data adalah fakta mengenai obyek atau kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian/sesuatu yang terjadi saat tertentu dan kesatuannya nyata. Data mempunyai hierarki data sebagai berikut: 1.
Elemen data
2.
Record Record merupakan jenis data terstruktur yang mengandung sejumlah elemen, dengan setiap elemen bisa mempunyai tipe data yang berlainan.
3.
File File merupakan kumpulan dari beberapa data itu disimpan (berkas).
4.
Basis data Merupakan
kumpulan
data
yang
sejenis
dan
saling
berhubungan. b.
Hardware Perangkat keras yang mendukung dalam pengelolaan basis data.
c.
Software Perangkat
lunak
yang
mendukung
dalam
membuat
dan
pengelolaan basis data. d.
User Pemakai akhir yang mengoperasikan pengolahan basis data. Ada beberapa jenis database, tetapi yang paling banyak dipakai adalah database relational. Database relational menyimpan data dalam tabel logika yang terdiri atas baris dan kolom. Model database yang dibagi atas kompleksitasnya yaitu: 1. Berdiri sendiri (database stand-alone) Basis data stand-alone adalah basis data yang sangat sederhana karena disimpan di dalam sistem file lokal, dan mesin basis data mengakses pada mesin yang sama.
3. Gambaran Umum SMK Sulaiman Sleman SMK Sulaiman Sleman berdiri tanggal 17 Juni 1981 dibawah naungan yayasan Al-fattah Sleman. SMK Sulaiman sleman didirikan oleh Bpk.R.H.Shaleh Fathonie. Sekolah ini adalah sekolahan yang berstatus swasta dari awal pendirinya SMK ini berstatus tercatat, diakui, disamakan, lalu sekarang ini berstatus terakreditasi B. Walupun berstatus swasta sekolah ini tidak kalah kwalitasnya dengan sekolah-sekolah negeri yang ada disekitarnya. Sebenarnya lembaga ini terdapat 2 sekolah yaitu SMA dan SMK dan dibawah yayasan yang sama. SMA dan SMK Sulaiman menempati lokasi yang sama dan berlokasi di Jln.Raya km.12 Sleman kota Telp.(0274)868447 Kode Pos 55511. Sedangkan SMK Sulaiman Sleman berdiri pada tanggal 12 Oktober 2004. Dan bertempat 1 atap dengan SMA Sulaiman Sleman.SMA dan SMK Sulaiman Sleman memiliki fasilitas
yang
digunakan
bersama-sama
missal:
perpustakaan,
mushola,
laboratorium komputer, lapangan olahraga, aula, kantin, dll. Kepala SMK Sulaiman adalah Bpk.IKHWAN.SH beliau sudah menjabat kurang lebih 7 tahun.Sedangkan kepala sekolah SMK Sulaiman adalah Bpk.TRI HARJITO namun jabatan beliau masih sementara karena baru saja digantikan. Di SMK Sulaiman Sleman ini memiliki kurang lebih 36 guru pengajar beserta stafnya. 3.1 Visi SMK Sulaiman Professional, Trampil, Mandiri, Berbudaya dan Agamis 3.2 Misi SMK Sulaiman a. Meningkatkan ketaqwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa b. Mendidik siswa Berbudi Pekerti Luhur c.
Meningkatkan Ilmu Pengetahuan dan Tehnologi
d. Melestarikan Nilai Seni dan Budaya bangsa e. Menjaga Keseimbangan Lingkungan Hidup f. Mengembangkan Wawasan Kebangsaan g. Mendidik siswa siap bekerja 3.3 Motto SMK Sulaiman “Sebaik – baiknya kamu sekalian adalah yang banyak manfaatnya bagi yang lain” 3.4 Kegiatan Ketatausahaan Bagian Tata Usaha mempunyai tugas memberikan pelayanan teknis administratif kepada seluruh satuan organisasi di lingkungan sekolah SMK
Sulaiman.
sebagaimana
dimaksud
di
atas,
Bagian
Tata
Usaha
menyelenggarakan fungsi : a. pelaksanaan urusan persuratan dan kepegawaian. b. pelaksanaan urusan keuangan. 4.
PEMBAHASAN 4.1 Perancangan Basis Data 4.1.1
Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity RelationDiagram merupakan sekumpulan notasi grafis yang menggambarkan hubungan antar entitas yang ada dalam suatu basis data. Entity Relationship Diagram (ERD) untuk perancangan basis data yang digunakan memiliki aturan bisnis sebagai berikut : 1. Setiap siswa bisa menempati satu kelas 2. Satu kelas bisa ditempati oleh banyak siswa 3. Setiap siswa hanya menempati satu jurusan 4. Satu jurusan bisa ditempati banyak siswa 5. Satu kelas hanya memiliki satu jurusan 6. Satu jurusan bisa dimiliki oleh banyak kelas 7. Satu siswa melakukan satu pembayaran 8. Satu pembayaran dilakukan oleh banyak siswa 9. Setiap pembayaran dilayani oleh satu kasir 10. Satu karyawan melayani banyak pembayaran Gambar Entity Relationship Diagram (ERD) secara lebih detail dapat dilihat pada gambar 4.1.
Gender
Jml bulan
Kdjurus an
Kdkelas
Kelas
nis
N
Siswa nama
N
1
Menempati
NmKelas
N
N
Kelas Melakukan Nobayar
tahun Tgl_bayar
Me
total
1
Memiliki
ne
mp
ati
1
1 Jurusan
Pembayaran bulan
N nis
nama
kode
Dilayani
1 Status
Karyawan
password
4.1.2
nama
iduser
Relasi Antar Tabel Relasi antar tabel merupakan hubungan antara satu tabel
dengan tabel lain yang memiliki Primary key dan Foreign Key.
5.
Kesimpulan Dari hasil penelitian di SMK Sulaiman Sleman maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1.
Dengan adanya sistem Pembayaran SPP ( Sumbangan Pembinaan Pendidikan)
yang
baru
yang
mengguanakan
basis
data
dan
terkomputerisasi dapat mempercepat proses pembayaran sehingga mengurangi antrian saat melakukan pembayaran. 2. Dengan menggunakan sistem yang baru yang mengguanakan basis data dan terkomputerisasi pengolahan data lebih efisiensi dan apabila memerlukan laporan data dapat di cetak secara cepat.
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007, Analisis dan Perancangan Sistem informasi. Andi Offset, Yogyakarta. Kristianto, Andi, 2007, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media, Yogyakarta.
Sunyoto, Andi, 2007, Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Andi Offset, Yogyakarta. Utami, Ema dan Sukrisno, 2005, Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database dengan SQL, Server, Ms.Access, Ms. Visual Basic. Andi Offset, Yogyakarta.
