PEMBUATAN APLIKASI SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP DI SMK MUHAMMADIYAH 2 SRAGEN
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Chandra Borsalino 11.12.5704
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
PEMBUATAN APLIKASI SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP DI SMK MUHAMMADIYAH 2 SRAGEN Chandra Borsalino, Ema Utami, Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA Jl. Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email :
[email protected],
[email protected]
Abstract - This study aims to improve the system of fees payment in SMK Muhammadiyah 2 Sragen order in processing student data more quickly, precisely and accurately. This study uses observation method. Oberservation conducted by examining directly. This is done to obtain data and information directly to the problems examined. The observation was done by studying the Fee Payment system in SMK Muhammadiyah 2 Sragen and collect data about the Fee Payment system in SMK Muhammadiyah 2 Sragen. The Result of this study are in the form of Appliaction Fee Payment Informastion System at SMK Muhammadiyah 2 Sragen designed by using Visual Basic 6.0 and Microsoft Office Access Database. With the making of the aplicaton, processing Fee Payment systems implemented by SMK Muhammadiyah 2 Sragen can be more quickly, accurately, easily, and obtain renewal, especially in the Fee Payment system. Keyword : Information System, system, fee payment, SPP
SMK Muhammadiyah 2 Sragen sampai saat ini dalam pengolahan data pembayaran SPP-nya masih bersifat manual. Siswa yang ingin membayar SPP harus menyebutkan nomor induk dan nama kepada petugas, setelah itu baru petugas mencari selembaran kertas yang berisikan catatan transaksi pembayaran SPP milik siswa yang bersangkutan tadi di dalam rak. Cara yang seperti itu dianggap sudah tidak efektif lagi. Apabila transaksi pembayaran dilakukan oleh satu orang siswa, mungkin tidak terlalu sulit. Tetapi apabila ada 1000 siswa yang ingin melakukan transaksi pembayaran di saat yang bersamaan, petugas pasti akan kewalahan dan memungkinkan terjadi antrian panjang karena petugas harus mencari satu per satu selembaran kertas milik masing – masing siswa. Selain tidak efektif, cara tersebut juga menimbulkan ketidakefisienan waktu dalam pelaksanaan kerja. Dengan berlatar belakang masalah tersebut, maka diperlukan solusi yang dapat membantu bagi para pelaksana sistem. Dengan ini, penulis memberikan gambaran dengan adanya suatu sistem teknologi berbasis komputer yang diharapkan mampu memberikan solusi yang efektif dan efisiens untuk menghindari resiko antrian panjang pada saat pembayaran SPP
1. Pendahuluan
2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian SPP
Perkembangan teknologi saat ini membuat semakin mudahnya kita untuk melakukan segala sesuatu termasuk dalam rangka menambah ilmu dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi. Kebutuhan akan informasi juga sangat meningkat seiring perkembangan teknologi dan informasi yang semakin pesat dan menghasilkan inovasi – inovasi baru yang senantiasa terus berkembang ke arah yang lebih baik.
SPP merupakan iuran wajib bagi siswa/siswi yang dipergunakan oleh pihak sekolah memfasilitasisegala kegiatan pembelajaran yang dilakukan siswa/siswa, dengan waktu pembayaran ditentukan sebelumnya. Siswa wajib melakukan pembayaran SPP setiap satu bulan sekali menurut tingkatan masing – masing.
Teknologi informasi merujuk pada seluruh bentuk teknologi yang digunakan untuk menciptakan, menyimpan, mengubah, dan menggunakan informasi dalam segala bentuknya (McKeown, 2001:12). Teknologi informasi merupakan sebuah bentuk umum yang menggambarkan setiap teknologi yang membantu menghasilkan, memanipulasi, menyimpan, mengkomunikasikan, dan atau menyampaikan informasi (Williams, Swayers, 2005:7).
2.2 Pengertian Sistem Menurut Mc Leod (1995), sistem merupakan sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Scott (1996), sistem terdiri dari unsur – unsur seperti masukan (input), proses (processing), dan keluaran (output).
2.3 Pengertian Informasi
2. Data Flow Diagram
Menurut Jogiyanto (2001), aplikasi merupakan penerapan, menyimpan suatu hal, data, permasalahan, pekerjaan ke dalam suatu sarana atau media yang dapat digunakan untuk menerapkan atau mengimplementasikan hal atau permasalahan yang ada sehingga berubah menjadi suatu bentuk yang baru tanpa menghilangkan nilai – nlai dasar dari hal data, permasalahan, dan pekerjaan itu sendiri.
Menurut Jogiyanto, Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu cara untuk menggambarkan model aliran data. Dari mana data berasal, proses apa yang dilalui, apa yang dihasilkan dan kemudian dimana data akan disimpan. 2.6
Perangkat Lunak yang Digunakan
1. Visual Basic 6.0 Visual Basic adalah program untuk membuat aplikasi Microsoft Windows secara cepat dan mudah. Visual basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan / instansi dengan sistem yang lebih besar. Visual dalam hal ini merupakan bahasa pemrograman yang menyerahkan berbagai macam desain dengan model GUI (Graphical User Interface). Basic menunjukkan bahasa pemrograman BASIC (Beginner All-Purpose Symbollic Instruction Code).
2.4 Konsep Dasar Analisis Sistem Analisis sistem didefinisikan sebagai bagaimana memahami dan menspesifikasi dengan setail apa yang harus dilakukan oleh sistem. Sementara sistem desain diartikan sebagai menjelaskan dengan detail bagaimana bagian – bagian dari sistem informasi diimplementasikan. Dengan demikian, analisis dan desain sistem informasi (ANSI) bisa didefinisikan sebagai proses organisasional kompleks dimana sistem informasi berbasis komputer diimplementasikan. 1. Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control Efficient, dan Services). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul di permukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja.
2. Microsoft Office Access Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine dan menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.
2. Analisis Kebutuhan Sistem Untuk mempermudah analisis sistem dalam menentukan keseluruhan kebutuhan secara lengkap, maka analisis membagi kebutuhan sistem ke dalam dua jenis, yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan non-fungsional.
3. 3.1
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Tinjauan Umum
SMK Muhammadiyah 2 Sragen mulai berdiri sejak tanggal 01 Januari 1977 melalui surat keputusan atas nama kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Jawa Tengah nomor 299/77/TM/1977 di Jl. Raya Sukowati no.207 Sragen. Karena adanya perkembangan dan kemajuan pendidikan Muhammadiyah yang pesat khususnya SMK, maka SMK Muhammadiyah 2 Sragen di pindahkan ke Jl. Raya Timur Km.03, Nglorog, Sragen yang lokasinya lebih luas dan lebih memadai untuk menunjang pendidikan. Perjalanan dan perkembangan SMK Muhammadiyah 2 Sragen selama kurang lebih 30 tahun. Maka Majelis Pendidikan Dasar dan Menengah Muhammadiyah Kabupaten Sragen dan Pemerintah melalui Direktur Jenderal Pembinaan SMK Jakarta memberikan nilai yang sangat bagus bagi SMK Muhammadiyah 2 Sragen atas keberhasilannya menjadi Sekolah Bertaraf Internasional pada tanggal 02 Oktober 2006 berdasarkan SK.Dir.PSMK No. 2835/C5.4/MN/2006. Selain itu SMK
3. Analisis Kelayakan Sistem a. Kelayakan teknologi b. Kelayakan hukum c. Kelayakan operasional 2.5 Konsep Permodelan Sistem 1. Flowchart Flowchart adalah suatu bagan yang menggambarkan atau mempresentasikan suatu algoritma atau prosedur untuk mnyelesaikan masalah. Diagram ini bisa member solusi selangkah demi selangkah untuk penyelesaian masalah yang ada di dalam proses atau algoritma tersebut. Flowchart yang digunakan adalah flowchart program.
2
Muhammadiyah 2 Sragen mulai menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 pada tanggal 16 Desember 2006. 3.2
Membekali peserta didik untuk mengembangkan kepribadian akademik dan dasar – dasar keahlian yang kuat dan benar melalui pembelajaran normatif, adaptif, dan produktif.
3.
Menyiapkan peserta didik untuk memasuki dunia kerja serta mengembangkan sikap professionalism dan mampu berwirausaha
4.
Memberikan pengalaman yang sesungguhnya agar peserta didik menguasai keahlian produktif berstandar budaya industri yang berorientasi kepada standar mutu, nilai – nilai ekonomi serta membentuk etos kerja tinggi, produktif, dan kompetitif.
Struktur Organisasi Komite Sekolah
KEPALA SEKOLAH Tata Laksana
DIVISI ICT
2.
Wakasek Kurikulum
Wakasek Kesiswaan
Wakasek Sarana
Wakasek Humas
Staff - Pengajaran - Evaluasi - Akademik - Perpustakaan
Staff - Ekstrakurikuler - OSIS - IMTAQ
Staff Sarana
Staff Humas
Wali Kelas
Korbid
3.4
Analisis Sistem
Analisis Kelemahan Sistem 1. Analisis Performance Parameter
MGMP
Analisis
Troughput
Pelayanan pembayaran SPP masih dilakukan secara manual, untuk itu dibutuhkan waktu sekitar 4-6 menit untuk melayani 1 orang siswa yang hendak membayar.
Respons Time
Siswa yang hendak membayar harus menunggu sekitar 5 menit dalam melakukan transaksi.
Guru
Siswa
Gambar 1 Struktur Organisasi SMK Muhammadiyah 2 Sragen
3.3 Visi, Misi dan Tujuan Visi : Menghasilkan sumber daya manusia yang memiliki IMTAQ luhur dan menguasai bidang teknologi yang mampu berkompetensi diera pasar bebas.
2. Analisis Information Pada sistem yang lama proses pengolahan data masih dilakukan secara manual sehingga dikhawatirkan dapat memberikan informasi yang kurang akurat karena terjadi kesalahan pencatatan data penghitungan akibat kurang telitinya para petugas. Dengan sistem yang baru, proses pencatatan dan pengolahan data dilakukang secara otomatis berbasis komputer sehingga diharapkan dapat memberikan informasi dengan lebih akurat.
Misi : 1. Membekali siswa menjadi manusia yang bertaqwa dan berbudi luhur. 2. Membekali siswa dengan ilmu dan keterampilan sesuai dengan program keahliannya. 3. Membekali siswa untuk memiliki jiwa kewirausahaan yang handal. 4. Membekali siswa menjadi manusia yang disiplin dalam semua lini kehidupan.
3. Analisis Economy Biaya yang dikeluarkan akan semakin meningkat seiring dengan banyaknya jumlah buku dan peralatan tulis - menulis yang dibeli untuk kebutuhan laporan. Dalam sistem yang baru diharapkan sudah tidak memerlukan buku karena laporan sudah dicetak melalui komputer.
Tujuan : 1. Menciptakan tamatan yang bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa dan berakhlak mulia.
3
4. Analisis Control Dari segi keamanan, untuk penyimpanan arsip data dan informasi laporan dirasa cukup aman, karena data yang diperoleh disimpan oleh petugas.
c.
5. Analisis Efficient Dalam SDM yang ada, tidak efisien terhadap waktu. Karena saat ada siswa yang hendak membayar, petugas harus mencari kartu pembayaran siswa yang diletakkan di rak. Didalam rak tersebut terdapat ratusan kartu pembayaran siswa sehingga petugas harus mencari satu per satu kartu milik siswa yang hendak membayar.
d.
3.6
Kebutuhan Informasi o Informasi untuk menginfokan kepada admin apabila login gagal o Informasi mengenai siswa, kelas, operator, dan transaksi o Informasi mengenai hasil laporan transaksi Kebutuhan Pengguna o Admin o Pengguna/Operator Analisis Kelayaan Sistem
6. Analisis Services Pelayanan pada sistem yang lama, proses transaksi dan pengolahan data masih secara manual. Saat banyak siswa yang hendak membayar, maka memungkinkan terjadinya antrian panjang.
1.
Kelayakan Teknologi Untuk mendapatkan hardware dan software aplikasi ini amatlah mudah, aplikasi ini mudah dipasang (install) dijalankan dan dipelihara sehingga aplikasi ini dinyatakan layak dari segi teknologi.
3.5
2.
Kelayakan Hukum Dalam melaksanakan pembuatan sistem informasi ini, software dan hardware diperoleh secara legal, sehingga secara hokum, sistem informasi ini dinyatakan layak dari segi hukum.
3.
Kelayakan Operasional Sistem ini sangat fleksibel dan mudah digunakan sehingga dapat member kemudahan dalam hal melayani transaksi pembayaran spp. Laporan yang dihasilkan oleh sistem juga sangat member kemudahan pada saat perekapan laporan yang dilakukan setiap bulan.
Analisis Kebutuhan Sistem
1. Kebutuhan Fungsional a. Sistem harus dapat melakukan login, menambah dan menghapus data, melakukan logout dan exit. b. Sistem dapat melayani transaksi pembayaran spp dengan menginputkan nomor induk siswa, kelas, dan operator yang bertugas. c. Pengguna dapat mengetahui daftar siswa yang sudah melakukan pembayaran maupun yang belum. d. Sistem harus dapat melakukan entri data seperti data siswa, data kelas, dan data operator. e. Sistem dapat menghasilkan laporan transaksi pembayaran. 2. a.
3.7
Kebutuhan Non-Fungsional Kebutuhan Perangkat Keras
1.
Operator Operator Admin Admin
Database Data Modelling
Username Password Data siswa Data kelas Data operator
Sistem SistemInformasi InformasiPembayaran Pembayaran SPP SPPSMK SMKMuhammadiyah Muhammadiyah22 Sragen Sragen
Gambar 2 Konteks Diagram
Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat Lunak Sistem Operasi Bahasa Pemrograman
Konteks Diagram Laporan
Perangkat Keras Intel® Pentium® Dual-Core CPU T4500 2.3GHz 1024MB RAM LCD Monitor Mouse dan Keyboard Hardisk 320GB b.
Perancangan Sistem
Keterangan Microsoft Windows 7 32bit Microsoft Visual Basic 6.0 Microsoft Office Access 2007 Microsoft Office Visio 2003
4
No_transaksi Bulan_bayar Tanggal keterangan
2.
DFD Level 0 Admin
Dt. Pengguna
Pengguna
Dt. Pembayaran
Dt. Operator Dt. Pengguna
Dt. Siswa
Dt. Kelas
1
2
3
4
5
Manajemen Data Pengguna
Pengolahan Data Siswa
Pengolahan Data Kelas
Pengolahan Data Operator
Pengolahan Data Pembayaran
Dt. Operator
Dt. Pembayaran
Dt. Kelas Dt. Siswa Dt. Pengguna
Dt. Siswa
Dt. Kelas
Dt. Operator
Data Pengguna
Data Siswa
Data Kelas
Data Operator
Data Pembayaran
Gambar 5 Jendela Menu Utama Pembuatan Laporan Pembayaran
Gambar 3 DFD Level 0 3.
4. 4.1
Rancangan Tabel a. Tabel Login b. Tabel Kelas c. Tabel Siswa d. Tabel Operator e. Tabel Pembayaran IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN Implementasi Sistem
Implementasi sistem merupakan tahap merealisasikan sistem yang baru dikembangkan agar nantinya sistem tersebut siap diimplementasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari implementasi ini adalah menyisipkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah dilakukan sebelumnya.
Gambar 6 Jendela Pembayaran SPP 4.2 Testing Program Blackbox testing cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses unit yang diinginkan. Berikut adalah hasil dari pengujian Blackbox testing yang telah dilakukan : No.
Gambar 4 Jendela Login
5
Form
1
Login
2
Menu Utama
3
Tambah User
4
Data Siswa
5
Data Kelas
Pengujian Login menggunakan Username, Password, dan confirm Password Menampilkan menu dan sub- menu Menambah data user Me-refresh data user Menambah data siswa Menyimpan data siswa Menghapus data siswa Menambah data
Keterangan Sukses
Sukses Sukses
Sukses
Sukses
6
7
5.
Data Operator
Pembayaran SPP
kelas Menyimpan kelas Menghapus kelas Menambah operator Menyimpan operator Menghapus operator Menginput siswa Menginput operator Menambah pembayaran Menyimpan pembayaran Menghapus pembayaran
Setelah analisis dan perancangan telah selesai dibuat, maka hal yang selanjutnya harus dilakukan adalah meralisasikan atau mengimplementasikan rancangan yang telah dibuat sebelumnya. Setelah sistem lolos uji coba, maka sistem sudah dapat dipakai di tempat penelitian untuk menggantikan sistem yang lama dengan sistem yang baru.
data data data data
DAFTAR PUSTAKA
Sukses
[1] Suyanto, M. 2005. Teknologi Informasi Untuk Bisnis. Yogyakarta : ANDI Offset.
data data
[2] Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : ANDI Offset.
data data
[3] Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan SIstem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : ANDI Offset.
Sukses
data
[4] Sismoro, Heri. 2005. Pengantar Logika Informatika, Algoritma, dan Pemrograman Komputer. Yogyakarta : ANDI Offset.
data
[5] Madcoms. 2006. Seri Panduan Lengkap : Microsoft Access 2003. Jakarta : Andi Publisher.
PENUTUP
5.1 Kesimpulan Untuk membuat sistem informasi pembayaran SPP di SMK Muhammadiyah 2 Sragen perlu dilakukan beberapa tahapan yang harus dilalui. Antara lain adalah melakukan penelitian terlebih dahulu ke tempat yang akan diteliti yaitu SMK Muhammadiyah 2 Sragen, untuk mendapatkan informasi yang kita butuhkan dalam pembuatan sistem. Yang selanjutnya adalah melakukan beberapa analisis dan membuat rancangan sistem.
[6] Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : ANDI Offset. [7] Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : ANDI Offset.
6
