SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP SMK N 1 PADA PANDAK BANTUL
Naskah Publikasi
diajukan Oleh:
Eni Wijayanti
(08.02.7096)
Shita Martama Tyas Ningrum
(08.02.7122)
Dewi Ratna Wulansari
(08.02.7136)
Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
System Information of Payment SPP Students In SMK N 1 Pandak Bantul Sistem Infomasi Pembayaran SPP Siswa Pada SMK N 1 Pandak Bantul Dewi Ratna Wulansari Eni Wijayanti Shita Martama Tyas Ningrum
Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
The
development
of
increasingly
advanced
technology,
makes
a
lot
oforganizations use it as data processing media, it supported the ability of computers in data processing capability in a timely, appropriate, effective and efficient to provide an accurate information. By using computer technology, the presentation of information will become easier. Current computer technology has been widely used in the school environment, but
still not maximum utilization. At SMK N 1 Pandak Bantul for
students who
perform data processing payment enough, then the data processing requires a long time. Therefore, the information system is needed that can assist in data processing of student payments. The purpose of making this application, to facilitate the processing of data that was manually become computerized. Research methodology starts from data acquisition, after making a system that starts from problem identification, problem analysis,system design,
system testing,
and
system implementation. By making
payment
of
student information system applicatio.ns, it helps the schools to perform data processing related to the payment of students, facilitate the storage and manipulation of data. Keywords: Information, Security, Management System.
1. Pendahuluan Meskipun penerapan teknologi informasi terus berkembang, akan tetapi pada kenyataanya masih tedapat instansi-instansi yang belum tersentuh dengan adanya teknologi informasi itu sendiri,
seperti halnya di SMK N 1 Pandak, Bantul. Proses
pembayaran SPP siswa masih manual. Dari hal tersebut tentu saja terlihat bahwa penerapan komputer di instansi tersebut dilihat dari sisi optimalitas dapat dikatakan sangat kurang berdasarkan penelitian penulis mengadakan di sekolah tersebut. Setiap tanggal pembayaran uang sekolah ataupun pembayaran administrasi siswa lainya, para siswa harus rela menghabiskan waktu istirahat mereka dengan mengantri untuk membayar uang SPP dan uang administrasi lain karena setiap transaksi pembayaran karyawan harus mencari data siswa di buku besar berisi data-data siswa, mencatatat transaksi pada kolom-kolom yang terdapat pada buku tersebut, kemudian mengisi kolom pada kartu pembayaran sekolah siswa dan menandatangani sebagai bukti kelunasan. Hal tersebut tentu saja memerlukan proses yang lama dan menggangu waktu istirahat siswa yang hanya 15 menit. Dari beberapa hal tersebut dapat dilihat mengenai perlunya pembangunan sebuah sistem informasi khususnya sistem informasi administrasi siswa untuk diterapkan dalam proses pengolahan data administrasi siswa. Pada rencana perancangan Sistem Informasi Pembayaran SPP Siswa SMK N 1 Pandak, Bantul hendaknya sistem yang direncanakan
akan
mampu
menyelesaikan
permasalahan
menyangkut
sistem
pembayaran SPP siswa di SMK N 1 Pandak, Bantul.
2. Landasan Teori 2.1
Konsep Dasar Sistem
2.1.1
Pengertian Sistem Konsep dasar sistem ada dua pendekatan yaitu pekanan pada prosedurnya dan
penekanan pada komponennya atau elemen. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur: “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”
1
Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen atau elemen: “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.” 1
Jefry Fitz Gerald, Andra F Gerald, Warren D. Stalling, Jr. Fundamentals Of Sistem Analysis (edisi kedua : New York : John Walley & Sons, 1981), halaman 5.
2.1.2
Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya. Kualitas informasi tergnatung pada beberapa hal yaitu: 1. Akurat, berati informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan. 2. Tepat waktu, informasi yang diterima harus tepat pada waktunya. 3. Relevan, informasi harus mempunyai manfaat bagi penerima.
2.2
Konsep Dasar Sistem Informasi
2.2.1
Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dri suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2
2.2.2
Komponen Sistem Informatika Stair (1992) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS)
dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut: 1. Perangkat Keras (Hardware) Yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukkan data, memproses data, dan keluaran data. 2. Perangkat Lunak (software) Yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer. 3. Database Yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan
sedemikian rupa
sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi. 4. Telekomunikasi Yaitu komunikasi yang berhubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif. 5. Manusia Yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analisis, programmer, dan operator, serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem.
2
Jogiyanto HM.Prof.Dr, Analisis dan Desain, Andi Offiset, Yogyakarta, 2005, halaman 11.
2.3
Konsep Dasar Administrasi Pembayaran Siswa Adminitrasi adalah rangkaian kegiatan yang berupa proses pengendalian usaha
kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan sebelumnya. 3
2.3.1
Ruang Lingkup Administrasi Ruang lingkup adaministrasi meliputi bidang-bidang antara lain: 1. Manajemen Adminitratif 2. Adalah kegiatan yang bertujuan mengarahkan agar semua orang dalam organisasi mengerjakan hal-hal yang tepat sesuai dengan tujuan yang dicapai meliputi perencanaan, organisasi, bimbingan, koordinasi, pengawasan, dan komunikasi. 3. Manajemen Operatif Adalah kegiatan yang bertujuan mengarahkan dan membina agar dalam mengerjakan pekerjaan yang menjadi beban tugas masing-masing setiap orang melaksanakannya dengan tepat dan benar meliputi tata usaha, pembekalan, kepegawaian, keuangan, dan hubungan masyarakat.
2.3.2
Pengertian Administrasi Pembayaran Siswa Administrasi pembayaran siswa adalah suatu kegiatan administrasi yang
melayani semua pembayaran siswa baik di lembaga pendidikan formal maupun non formal agar berlangsung secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuannya.
3. Analisis 3.1 Sistem Pembayaran SPP Pada SMK N 1 Pandak Pendataaan siswa yang wajib membayar dilakukan dengan cara mencatatkan pada sebuah buku induk. Bila terjadi transaksi pembayaran, petugas harus menuliskan data siswa yang membayar ke dalam sebuah buku, serta bukti pembayaran berupa kartu bayar yang ditulis secara manual. Karena pencatatan dilakukan manual, jadi keamanan data sering tidak bisa dijaga sering terjadi kehilangan data, sehingga menimbulkan kesalahan pada proses pembuatan laporan. Berikut rincian biaya / iuran wajib serta biaya sarana / uang gedung pada SMK N 1 Pandak :
3
Nawawi.DR.Hadari.1994.AdministrasiPendidikan.Jakarta;CV,Haji Masagung.
a.
Iuran Wajib / SPP Pembayaran SPP dilakukan rutin perbulan dan pembayaran paling lambat
tanggal 20. Apabila ada siswa yang menunggak pembayaran, maka diberikan dispensasi oleh pihak sekolah. Dan siswa tersebut diperbolehkan membayar tunggakan pada bulan berikutnya. Tunggakan pembayaran SPP maksimal 2 bulan, apabila siswa membayar tunggakan lebih dari 2 bulan akan mendapatkan surat peringatan dari pihak sekolah. Tetapi apabila siswa masih belum dapat melunasi tunggakan SPP, maka siswa akan mendapatkan skorsing selama siswa tersebut mampu melunasi tunggakan SPP. Dan apabila dalam jangka waktu 3 bulan selama masa skorsing siswa belum dapat melunasi tunggakan, maka siswa tersebut dikeluarkan dari sekolah. Pada setiap tingkat kelas besarnya pembayaran spp berbeda-beda, adapun rincian sebagai berikut: 1. Kelas X
: Rp. 80.000,00
a. Iuran wajib
: Rp. 65.000,00
b. OSIS
: Rp. 5.000,00
c. Extra Kurikuler
: Rp. 5.000,00
d. Dana Operasional Sekolah
: Rp. 5.000,00
2. Kelas XI
: RP. 70.000,00
a. Iuran wajib
: Rp. 55.000,00
b. OSIS
: Rp. 5.000,00
c. Extra Kurikuler
: Rp. 5.000,00
d. Dana Operasional Sekolah
: Rp. 5.000,00
3. Kelas XII
: Rp. 60.000,00
a. Iuran wajib
: Rp. 45.000,00
b. OSIS
: Rp. 5.000,00
c. Extra Kurikuler
: Rp. 5.000,00
d. Dana Operasional Sekolah
: Rp. 5.000,00
Persentase kenaikan iuran wajib ditentukan sesuai kebijakan sekolah.
b.
Biaya sarana / uang gedung Siswa baru diwajibkan membayar uang gedung pada saat pendaftaran
sekolah. Bagi siswa baru yang belum melunasi uang gedung, maka pelunasan pembayaran dilakukan saat pembayaran spp pertama dan kedua. Berdasarkan masalah di atas, maka penulis merancang sebuah sistem informasi pembayaran spp. Sistem yang dirancang akan lebih memudahkan petugas dalam menghitung jumlah tunggakan dan besarnya biaya yang harus
dibayarkan oleh siswa. Karena sistem yang diajukan akan merinci secara otomatis besarnya tunggakan. Untuk pembayaran spp, siswa menunjukkan kartu pelajar kepada petugas dan petugas segera menginputkan NIS siswa ke dalam sistem pembayaran, secara otomatis data siswa tersebut beserta jumlah kewajiban yang harus dibayarkan akan muncul di layar komputer. Petugas akan langsung memberikan hasil print out sebagai tanda bukti pembayaran spp siswa yang berupa struk pembayaran.
4.
Pembahasan
4.1 Perancangan Sistem Perancangan
sistem
secara
umum
merupakan
tahap
persiapan
dan
perancangan secara rinci terhadap sistem pembayaran spp yang akan dibangun. Suatu perancangan harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah dalam penggunaannya. Perancangan sistem harus mampu mendukung tujuan utama lembaga, sehingga dalam penyampaian laporan atau informasi dilakukan dengan cepat dan akurat serta mendukung dalam pengambilan keputusan manajemen.
4.2 Tujuan Perancangan Sistem Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk memberikan gambaran kepada guru/karyawan tentang sistem baru yang akan dibuat yaitu sistem Pembayaran SPP yang akan menjadi sistem informasi di SMK N 1 Pandak Bantul. Dalam bab ini juga akan dibahas mengenai perancangan sistem yang meliputi desain model secara umum, perencanaan penggunaan perangkat lunak, perangkat keras sampai dengan tahap implementasi.
4.3
Manual Program Sistem informsi pembayaran SPP mengupayakan agar penyajian informasi yang
dibutuhkan oleh SMK N 1 Pandak menjadi lebih cepat, akurat dan efektif dibandingkan dengan cara manual.
1.
Form Login
Gambar 4.1 Form Login Password merupakan jendela pertama kali muncul sebelum masuk kedalam program atau menu utama. Password ini berfungsi untuk menjaga keamanan akses pengguna. Jika password salah maka akan muncul pesan kesalahan sebagai berikut:
Gambar 4.2 Pesan Kesalahan Tetapi jika password benar, maka akan langsung tampil menu utama.
2.
Form Menu Utama
Gambar 4.3 Form Menu Utama
Bagian-bagian dari pembuatan menu utama program adalah sebagai berikut: a. Menu Bar berisi: ¾
File • Data Pembayaran • Data Biaya • Data Petugas • Data Siswa • Data Jurusan • Data Kepala Sekolah
¾
Laporan • Laporan Pembayaran
¾
Exit
b. MDI Form Layout Untuk menampilkan form-form yang akan digunakan, dengan cara form-form tersebut dibuat MDI child terlebih dahulu.
3.
Form Menu Input Pembayaran
Gambar 4.4 Form Menu Input Pembayaran
4.4 Implementasi Laporan 1. Output Laporan Kwitansi Pembayaran
Gambar 4.5 Tampilan Laporan Kwitansi Pembayaran
2. Output Laporan Data Pembayaran Bulanan
Gambar 4.6 Laporan Data Pembayaran Bulanan
5. KESIMPULAN Dari hasil penelitian,
ada
beberapa
hal
yang
penulis
simpulkan
jika
sistem pengolahan data pembayaran masih menggunakan sistem yang lama adalah sebagai berikut : 1.
Penyajian informasi yang berhubungan dengan pembayaran siswa sering mengalami keterlambatan.
2.
Data yang disimpan dalam bentuk arsip akan membutuhkan media penyimpanan yang besar.
3.
Akan mengalami kesulitan dalam pencarian data, penyimpanan data, perubahan data dan penghapusan.
Adapun kesimpulan dari pembuatan aplikasi sistem pembayaran siswa pada SMK N 1 Pandak, Bantul antara lain : 1.
Dengan dibuatnya sistem ini, dapat membantu petugas Tata Usaha dalam pengolahan data yang berhubungan dengan pembayaran siswa.
2.
Data-data yang berhubungan dengan pembayaran
siswa tersimpan
dalam suatu database, sehingga akan mempermudah dalam pengambilan data kembali. SARAN 1. Dengan
berkembangnya
sistem
informasi
khusunya
basis
data
diharapkan SMK N 1 Pandak, Bantul memiliki keinginan yang besar untuk mengembangkan sistem informasi yang ada. 2. Adanya sistem baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem agar dapat segera dicari pemecahan masalah dan segera diperbaiki. 3. Untuk para penulis yang tertarik untuk melanjutkan analisa diharapkan untuk dapat lebih memperbaiki kekurangan-kekurangan yang ada pada sistem ini.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi Offset, Yogyakarta. Ema Utami dan Sukrisno, 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Data Base dengan SQL Server, Ms.Access, Ms. Visual Basic. Andi Offset, Yogyakarta. Janner Simarmata dan Paryudi Imam, 2006. Basis Data. Andi Offset, Yogyakarta. Jefry Fitz Gerald, Andra F Gerald, Warren D. Stalling, Jr. Fundamentals Of System Analysis (edisi kedua : New York : John Walley & Sons, 1981). Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan
Terstruktur
Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Andi Offset, Yogyakarta. Nawawi. DR.Hadari. 1994. Administrasi Pendidikan. CV,Haji Masagung, Jakarta. Kristanto, Andi. 2005. Perancangan Sistem Informasi dan Basis Data. Andi Offset, Yogyakarta. Kusrini, M. Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Andi Offset, Yogyakarta. http://downloads.ziddu.com/downloadfile/13234998/vb-laporan.pdf.html, diakses tanggal 4 Februari 2011. http://introducedme.wordpress.com/2010/04/01/merubah-format-tanggal-dtpicker-vb-6-0/, diakses tanggal 4 Februari 2011. http://islamicunderground.wordpress.com/2009/03/29/membuat-exe-dan-setup-untukprogram-microsoft-visual-basic/, diakses tanggal 4 Februari 2011. http://itasa-ok.blogspot.com/2010/04/membuat-exe-dan-setup-untuk-program.html, diakses tanggal 4 Februari 2011. http://konsultasivb.com/.../MEMBUAT%20FILE%20EXE%20DAN%20SETUP.pdf, diakses tanggal 4 Februari 2011. http://sik3ren.blogspot.com/2007/06/membuat-report-harian-or-bulanan.html,diakses tanggal 4 Februari 2011. http://vbjadul.blogspot.com/2011/02/grouping-data-report-dengan-coding.html,
diakses
tanggal 4 Februari 2011. http://www.konsultasivb.com/.../membuat%20laporan%20dengan%20crystal%20report.p df, diakses tanggal 4 Februari 2011. http://vbjadul.blogspot.com/2009/11/data-edit-grid-versi-1.html,
diakses
tanggal
11
Februari 2011. http://vbjadul.blogspot.com/2009/10/operasi-bilangan-pada-datagrid.html, diakses tanggal 11 Februari 2011.
http://vbjadul.blogspot.com/2010/02/membuat-laporan-bulanan-dengan-data.html, diakses tanggal 11 Februari 2011. http://vbjadul.blogspot.com/2011/01/revisi-link-download-membuat-laporan.html# diakses tanggal 11 Februari 2011.
,
