SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP, TABUNGAN, DAN UANG GEDUNG PADA SD IT BAITUSSALAM PRAMBANAN
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Retno Putranti 09.12.3918
Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
PAYMENT INFORMATION SYSTEM OF SCHOOL TUITION, SAVING, AND BUILDING DONATION AT INTEGRATED ISLAMIC ELEMENTARY SCHOOL BAITUSSALAM PRAMBANAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP, TABUNGAN, DAN UANG GEDUNG PADA SD IT BAITUSSALAM PRAMBANAN Retno Putranti Armadyah Amborowati Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT ABSTRACT
Now a days, development of information system is very fast and internationalized. Information system help people in many aspects of life, one of them processing. Therefore, individual, institution, and others cannot be separated from information system. Likewise education intitutions need information system to expedite their activities. In order to facilitate the payment activities in an educational institution it is required a system that can improve employee’s performance in payment data processing. By using the system, data input, data retrieval, and report can be done effectively and efficiently. Therefor, the application of paymens to facilitate payment data input either in school tuitition payments, savings, building donation, and report to head of institution is needed. Thus, it is needed a information system of school tuitition, savings building donation, and reports to head of institution directly is called system information school tuitition, savings, and building donation in integrated islamic elementary school baitussalam prambanan. This system is expected can make the performance of data payment input and report more effective and efficient. Keywords: Information system paymet, Payment
1.
Pendahuluan Dewasa ini, komputer merupakan peralatan yang sangat penting dan dibutuhkan
oleh banyak instansi, diantaranya perusahaan, koperasi, tata usaha, dan manajemen perkantoran lainnya. Banyak perusahaan dan perkantoran menggunakan komputer demi membantu meningkatkan kinerja, begitu juga dalam tata usaha di bidang pendidikan. Mengingat semakin padatnya aktifitas di kehidupan zaman modern ini, maka tidak dipungkiri lagi adanya keterbatasan terhadap apa yang dilakukan dalam kehidupan seharihari. Diantaranya keterbatasan waktu untuk melakukan pencatatan data secara manual, yakni dengan menuliskan transaksi ke dalam buku. Seperti yang kita ketahui untuk memudahkan masalah tersebut, sistem informasi pada zaman sekarang ini sangatlah membantu. Sistem informasi merupakan salah satu solusi yang dapat memudahkan dalam menginputkan data dan mengelola data. Melihat dari hal tersebut, bagian pembayaran pada lembaga pendidikan sangat membutuhkan adanya sistem informasi. Sistem informasi yang dibutuhkan mencakup tentang pembayaran SPP, Tabungan, dan Uang Gedung. Sistem ini dapat mempermudah dalam pengolahan data pembayaran siswa yang sudah ataupun yang belum melakukan pembayaran. Juga memudahkan dalam pembuatan laporan pembayaran kepada pihak sekolah, serta mengurangi adanya pencatatan secara berulang-ulang seperti jika dilakukan dengan tulis tangan. Selama ini, pengelolaan data pembayaran masih dilakukan dengan tulis tangan yang menyebabkan sulitnya dalam pembuatan laporan keuangan. Berdasarkan permasalahan yang timbul tersebut, maka penulis akan mencoba untuk membuat suatu sistem informasi pembayaran. Agar dapat dengan mudah digunakan bagi pengguna dalam mengelola data pembayaran. 2.
Landasan Teori
2.1
Definisi Sistem Information Sistem informasi adalah suatu
sistem
di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Robert A. Leitch/K. Roscoe Davis).
1
2.2
DEFINISI SISTEM INFORMATION MANAJEMEN Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk
menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya (Kertahadi, 1995). Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi organisasi pada proses (Murdick dan Ross, 1993). Dengan demikian, sistem informasi berdasarkan konsep (input, processing, output - IPO).
2.3
KONSEP ANALISIS SISTEM Tahapan analisis adalah tahapan di mana sistem yang sedang berjalan dipelajari dan
sistem pengganti diusulkan. Analisis yang digunakan ialah analisis PIECES, analisis kebutuhan, dan analisis kelayakan. 1. Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (performance, information, economy, control, efficiency , services). 2. Analisis Kelayakan a. Kelayakan Teknis b. Kelayakan Operasional c.
Kelayakan Ekonomi
d. Kelayakan Hukum
2.4
DESIGN Design merupakan perancangan sistem. Prancangan sistem adalah membuat
rancangan aliran kerja manajemen dan desain pemrograman yang diperlukan untuk pengembangan sistem informasi. 1. ERD (Entity Relationship Diagram) Perancangan basis data dengan menggunakan model entity relationship adalah dengan menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD). Terdapat tiga notasi dasar yang bekerja pada E-R yaitu : entity sets, relationship sets, dan attributes.
2
2. Konsep Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri merupakan fakta mengenai obyek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter, atau symbol). 3. Konsep Pemodelan Sistem a. Flowchart (Bagan Alir) Menurut FitzGerald, bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir sistem digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak sebagai berikut ini. b. Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat, dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tsebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfiche, harddisk, disket, dan lain sebagainya).
2.5
PERANGKAT LUNAK YANG DIGUNAKAN 1. MySQL MySQL (My Structured Query Language) atau yang biasa dibaca mai-sekuel adalah
sebuah program pembuat dan pengelola database atau yang sering disebut dengan DBMS (DataBase Management System). SQL merupakan kependekan Structured Query language. SQL digunakan untuk berkomunikasi dengan sebuah database. SQL adalah bahasa yang meliputi perintahperintah untuk menyimpan, menerima, memelihara, dan mengatur akses-akses ke basis data serta digunakan untuk memanipulasi dan menampilkan data dari database. (R.W. Rosari, 2008) 2. Netbeans Netbeans merupakan salah satu IDE yang dikembangkan dengan bahasa pemrograman java. Netbeans mempunyai lingkup pemrograman yang terintegrasi dalam suatu perangkat lunak yang di dalamnya menyediakan pembangunan pemrograman GUI, text editor, compiler, dan interpreter. Netbeans adalah sebuah perangkat lunak open source sehingga dapat digunakan secara gratis untuk keperluan komersial maupun nonkomersial yang didukung oleh Sun Microsystem.
3
2.6
TESTING Testing adalah melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat. a. Pengujian White Box Pengujian White Box adalah metode desain test case yang menggunakan struktur control desain procedural untuk memperoleh test case. Disebut juga pengujian glassbox. Dengan pengujian whitebox, perekayasa dapat melakukan : 1.
Memberikan jaminan bahwa semua jalur independen pada suatu modul telah digunakan paling tidak satu kali.
2.
Menggunakan semua keputusan logis pada sisi true and false.
3.
Mengeksekusi semua loop pada batasan mereka dan pada batas operasional mereka.
4. Menggunakan struktur data internal untuk menjamin validitasnya. b. Pengujian Black Box Berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Disebut juga pengujian behavioral atau pengujian partisi. Pengujian black box memungkinkan perekayasa perangkat lunak mendapatkan serangkaian input yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan fungsional untuk suatu program. Pengujian black box berusaha menemukan : 1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang 2. Kesalahan interface 3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal. 4. Kesalahan kinerja
2.7
PENGERTIAN PEMBAYARAN SPP, TABUNGAN, DAN UANG GEDUNG Menurut Tirto Waluyo, pembayaran adalah suatu tindakan menukarkan sesuatu
(uang/barang) dengan maksud dan tujuan yang sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Sedangkan SPP merupakan iuran wajib bagi siswa/siswi yang di pergunakan oleh pihak sekolah untuk memfasilitasi segala kegiatan pembelajaranyang dilakukan siswa/siswi, dengan waktu pembayaran ditentukan sebelumnya. Sedangkan Pengertian tabungan dalam arti luas adalah simpanan berupa uang tunai yang disimpan dalam jangka waktu tertentu dengan persyaratan yang tertentu pula. Uang gedung ialah uang sumbangan untuk pembangunan gedung sekolah, diwajibkan bagi calon murid.
4
3.
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1
Tinjauan Umum Sekolah Dasar Islam Terpadu Baitussalam berdiri pada tanggal 10 Juli 1999,
merupakan salah satu unit di pondok pesantren modern Baitussalam yg bernaung di bawah yayasan Nidau Attaqwa dengan akta notaris Ikhwatul Muslimin no 13 tgl 29 November 2001. Pada tanggal 19 Desember 2007 telah ditetapkan oleh badan akreditasi provinsi sekolah madrasah provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta sebagai sekolah yang terakreditasi dengan peringkat A. Tujuan pendidikan dari SDIT Baitussalamadalah mendidik tunas bangsa agar memiliki aqidah yg lurus beribadah dengan baik, berakhlak mulia, sehat dan kuat jasmani, cerdas dan mandiri, danberwawasan luas serta bemanfaat baginusa dan bangsa. Visi SDIT Baitussalam adalah menjadi sekolah yang unggul dan berprestasi dengan pondasi pendidikan Al-Qur’an dan pendidikan agama Islam yang komprehensif. Misi SDIT Baitussalam : 1. Menciptakan lingkungan sekolah yang bersih, dinamis, kondusif, dan Islami. 2. Menyelenggarakan pembelajaran yang efektif, kreatif, dan menyenangkan. 3. Mencetak generasi muslim penghafal Al-Qur’an. 4. Mencetak generasi muslim yang cerdas, berkarakter, berprestasi, sholeh, sopan, dan santun.
Struktur Organisasi
4.2
5
3.2
Analisis Sistem 1. Analisis PIECES Kinerja (Performance) Dalam kasus ini, kinerja dari sistem pembayaran di SDIT Baitussalam kurang efektif dan efisien jika dilihat dari hasil troughput dan respon time. Misalkan saja dalam pembuatan laporan pembayaran. Pekerjaan tersebut membutuhkan waktu yang lama karena pembuatan laporan tersebut dilakukan dengan cara tulis tangan ke dalam buku.
Informasi (Information) Parameter
Hasil Analisis
Keakuratan
Dalam sistem lama, informasi yang dihasilkan tidak akurat jika terdapat kesalahan dalam penulisan data. Kemudian, adanya redudansi data berpeluang sangat besar, karena pencatatan dilakukan di beberapa buku.
Relevan
Dalam sistem lama, informasi yang dihasilkan terkadang tidak sesuai dengan yang diinginkan oleh user.
Tepat Waktu
Dalam sistem lama, pencatatan transaksi
pembayaran
dilakukan
secara
berulang,
sehingga
membutuhkan waktu yang lama. Dalam
pembuatan
laporan
pun
membutuhkan waktu yang lama karena dengan cara pencatatan kembali data pembayar yang telah ada. Sehingga penyerahan laporan keuangan sering kali terlambat.
Ekonomi (Economy) Sistem pembayaran pada SDIT Baitussalam yang masih menggunakan cara manual, menyebabkan pembengkakan biaya. Hal itu terjadi karena dalam pemrosesan data dan pembuatan laporan membutuhkan kertas, buku, tinta, dan
6
alat tulis lainnya. Peralatan tersebut dibutuhkan dalam jumlah banyak sehingga dapat menyebabkan keborosan pihak sekolah.
Pengendalian (Control) Pada sistem lama yang telah berjalan, sering terjadi adanya kesalahan pencatatan data. Sehingga pemrosesan data dan hasil laporan yang telah dibuat juga akan salah. Hal itu terjadi karena faktor manusia yang sering lupa dan kurang teliti.
Efisiensi (Eficiency) Dalam sistem lama, pemrosesan data dan pembuatan laporan dilakukan secara manual. Hal ini kurang efisien karena dalam pencatatan data dibutuhkan waktu yang lama, membutuhkan tenaga yang lebih banyak, dibutuhkan peralatan yang banyak pula seperti buku,kertas, tinta, dan peratan lainnya. Terlebih jika terjadi kesalahan maka akan semakin menyita waktu dan tenaga.
Pelayanan (Service) Masalah yang terdapat pada SDIT Baitussalam saat ini adalah pencatatan data secara manual yang meyebabkan terjadinya banyak perulangan data. Serta pencatatan
pembayaran
dan
pembuatan
laporan
yang
secara
manual
membutuhkan waktu lama.
3.3
Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem menjelaskan apa saja yang dibutuhkan dalam proses
pembuatan sistem informasi pembayaran SPP, Tabungan, dan Uang Gedung pada SDIT Baitussalam. Analisis Kebutuhan Sistem dibagi menjadi dua, yakni Analisis Fungsional (functional requirement) dan Analisis Non Fungsional (nonfunctional requirements). 1. Kebutuhan Fungsional Jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan sistem. 2. Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan ini adalah tipe kebutuhan yang berisi property perilaku yang dimiliki oleh sistem.
7
No 1
Parameter
Deskripsi
Perangkat lunak
Microsoft XP 2000 atau windows 7 sebagai sistem operasi.
2
Perangkat Keras
Java sebagai bahasa pemrograman
MySql sebagai DBMS
Perangkat keras yang digunakan dalam sistem ini adalah komputer.
3
Perangkat Manusia
Admin Bertugas mengoperasikan sistem yang berhubungan dengan data siswa dan kelas siswa.
Bendahara Bertugas mengoperasikan sistem yang meliputi
transaksi
pembayaran
dan
laporan pembayaran.
3.4
Analisis Kelayakan Fase ini merupakan fase yang cukup penting, dimana akan dilakukan study
kelayakan terhadap sistem yang akan dibuat. Apakah sistem ini layak untuk dikembangkan atau tidak.Penilaian tersebut antara lain: 1. Kelayakan Teknis Kelayakan
teknis
mengedepankan
bahwa
teknologi
yang
dibuat
mempermudah pekerjaan, mudah digunakan, dan mudah didapatkan. Maka secara teknis teknologi tersebut dinyatakan layak. Dari sisi teknis, sistem pembayaran SPP, tabungan, dan uang gedung pada SDIT Baitussalam yang di buat sangat layak. Karena user sudah dapat mengoperasikan komputer dan sistem didapatkan dengan mudah. 2. Kelayakan Operasional Kelayakan operasional merupakan sistem bisa menyelesaikan masalah yang ada. Informasi yang ditampilkan sistem merupakan informasi yang benar-benar dibutuhkan oleh user sehingga informasi memiliki kualitas, efisien, dan pengendalian kesalahan yang tidak perlu. Sistem ini memproses data sehingga dapat menampilkan informasi, baik informasi tentang siswa, orang tua/wali dan informasi tentang laporan keuangan yang sebelumnya semua proses tersebut diproses dengan manual.
8
3. Kelayakan Ekonomi Kelayakan ekonomi menyangkut keuntungan secara ekonomi yang didapat apabila menggunakan sistem yang baru. Menggunakan media komputer mengurangi adanya pengeluaran seperti jika dilakukan dengan cara manual. Pihak sekolah dapat mengurangi jumlah pembelian buku, kertas, tinta, dan alat tulis yang lain. 4. Kelayakan Hukum Kelayakan hukum dimaksudkan untuk mengetahui apakah sistem yang akan diterapkan melanggar hukum atau tidak. Misalnya, sistem ini tidak memuat sesuatu yang mengandung SARA, pornografi, dan lain sebagainya.
3.5
Perancangan Rancangan Struktur Tabel: 1. Tabel detail_kelas 2. Tabel data_siswa 3. Tabel data_kelas 4. Tabel tahun_ajaran 5. Tabel pembayaran 6. Tabel kebijakan 7. Tabel spp 8. Tabel Tabungan 9. Tabel Admin
9
Gambar Flowchart yang diusulkan
Gambar DFDLevel 0
10
Gambar DFD Level 1
4.
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
4.1
Implementasi Tahap implementasi merupakan tahap penerapan dari tahap perancangan yang
dituliskan pada bab tiga. Implementasi meliputi penyusunan database dan penyusunan program sehingga sistem aplikasi dapat digunakan. Sehingga implementasi dari sistem ini sebagai berikut:
11
Halaman Login
Halaman Menu Utama
12
Halaman Form Pembayaran SPP
4.2
Testing Program Black box testing terfokuskan pada apakah unit program memenuhi kebutuhan
fungsional yang telah dijelaskan. cara pengujiannya dilakukan dengan cara me-running program yang telah dibuat. kemudian diamati apakah sudah sesuai dengan apa yang diinginkan. Berikut ini adalah hasil Black Box Testing yang telah dilakukan : No
Interface
Jenis Unit yang dites
Hasil Tes
1
Login(Admin, Bendahara)
Proses Login
Sukses
2
Menu Utama Admin
Memunculkan form
Sukses
3
Menu Utama Bendahara
Memunculkan form
Sukses
4
Form Pembayaran
Tombol Simpan
Sukses
5
Form Pembayaran
Tombol Baru
Sukses
6
Form Pembayaran
Tombol Ubah
Sukses
7
Form Pembayaran
Tombol Hapus
Sukses
8
Form Pembayaran
Tombol Cari
Sukses
9
Form Pembayaran
Tombol Keluar
Sukses
10
Tabel Pembayaran
Menampilkan data dalam
Sukses
tabel 11
Koneksi database
Menyimpan menampilkan data.
13
dan
Sukses
5.
PENUTUP
5.1
Kesimpulan Berdasaran uraian-uraian yang sudah dijelaskan oleh penulis pada bab-bab
sebelumnya mengenai pembuatan sistem informasi pembayaran ini, maka dapat disimpulkan sebagai berikut : a. Dalam merancang sistem informasi pembayaran ini, yang dilakukan ialah, melakukan analisis PIECES, perancangan database, perancangan sistem kemudian rancangan antar muka/tampilan. b. Berdasarkan pemodelan data yang telah dilakukan, maka dihasilkan 9 tabel. c.
Berdasarkan perancangan di depan, maka terdapat dua entitas eksternal yaitu bendahara dan admin.
d. Dengan adanya sistem informasi pembayaran, maka informasi dan laporan yang disajikan lebih cepat dan mudah diakses sehingga bermanfaat bagi bidang keuangan.
DAFTAR PUSTAKA Anonim. 2012. Membangun Aplikasi Bisnis dengan Netbeans 7. Yogyakarta : ANDI Offset. Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Hartono, Jogiyanto. 1999. Analisis & Desain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta: ANDI Offset. Kusrini. 1999. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: ANDI Offset. Nugroho, Bunafit. 2008. Latihan Membuat Aplikasi Web PHP dan MySQL dengan Dreamweaver MX (6, 7, 2004) dan 8. Yogyakarta: Gava Media Offset. Nathanail, Stephen Vincent. 2011. Teknik-Teknik Testing White-Box dan Black-Box. http://intracomsolutions.com/blog/teknik-teknik-testing-white-box-dan-black-box.html. 6 Februari 2013.
14
