ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP PADA SMP PIRI NGAGLIK SLEMAN
Naskah Publikasi
diajukan oleh Ria Puspitasari 09.12.3696
kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
ANALYSIS AND DESIGN OF SPP PAYMENT INFORMATION SYSTEM AT SMP PIRI NGAGLIK SLEMAN ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP PADA SMP PIRI NGAGLIK Ria Puspitasari Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT In this era of globalization and technology, the use of computers is one tool that is needed presence and almost every aspect of life. Humans want things more effectively and efficiently. This makes the role of computers in human life becomes very important. Systems that have been computerized promising faster service compared with the manual system. The use of computers, especially in an information system SPP payment becomes a problem solving tool that can provide benefits, both in accuracy, information delivery, and the volume of work handled. Thus, in the presentation of the information needed can be obtained in an accurate, timely, and complete without having to go through the process of recording repeatedly or manually. Information system SPP payments at SMP PIRI NGAGLIK currently still using manual systems, by taking notes, recording manually which takes longer. Because the authors wanted to establish a tuition payment information system that can help financial officer in order to provide maximum service to its students.
Keywords : Design, Payment of SPP, Information Systems.
1. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi saat ini semakin meningkat. Salah satunya adalah teknologi dibidang informasi. Sejak dahulu informasi menjadi suatu kebutuhan pokok dalam kehidupan masyarakat, tanpa informasi masyarakat merasa ada yang kurang. Disamping itu kemajuan teknologi saat ini memacu suatu penyampaian informasi lebih cepat, mudah, dan akurat. Sistem pembayaran SPP pada SMP PIRI NGAGLIK masih dilakukan secara manual seperti pencatatan siswa membayar SPP dan pembuatan laporan pembayaran SPP. Sistem manual seperti ini dirasa petugas sulit untuk memberikan informasi secara cepat dan akurat. Penggunaan komputer terutama dalam suatu sistem informasi pembayaran SPP menjadi suatu alat pemecahan masalah yang dapat memberikan manfaat, baik dalam ketelitian, penyampaian informasi, maupun volume pekerjaan yang ditangani. Sehingga dalam penyajian informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh secara akurat, tepat waktu, dan lengkap tanpa harus melalui proses pencatatan secara berulang-ulang atau manual.
2. LANDASAN TEORI 2.1. Definisi Sistem Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi di dalam sistem dan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
2.2. Definisi Informasi Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Robert N. Anthony dan John Dearden
menyebut
keadaan
dari
sistem
dalam
hubungannya
dengan
keberakhirannya dengan istilah entropy. Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. 2.2.1. Siklus Informasi Informasi tidak lahir dengan sendirinya, tetapi lahir dari sebuah siklus. Di dalam siklus tersebut, terdapat suatu model pengolah data yang pada akhirnya melahirkan informasi.
Prose (Model)
Output (Information)
Input Data
Dasar Data Data (Tangkap)
Penerima
Hasil Tindakan
Keputusan Tindakan
Gambar 2.1 Siklus Informasi 2.2.2. Kualitas Informasi Kualitas suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu: 1. Akurat (accurate), berarti informasi harus bebas dari kesalahankesalahan dan tidak biasa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat pada waktunya (timeliness), berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. 3. Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. 2.3. Definisi Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga dengan processing system. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan.
2.4. Definisi Sistem Informasi Pembayaran Sistem informasi pembayaran adalah sebuah perangkat lunak berbasis desktop yang bermanfaat untuk membantu proses pembayaran SPP. Digunakan dengan memaksimalkan penggunaan fasilitas komputer pada sekolah, baik untuk proses pembayaran, membuat kwitansi pembayaran, serta membuat laporan tunggakan.
2.5. Analisis Sistem Definisi analisis sistem adalah Penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto HM, 1998,h.129).
2.6. Konsep Pemodelan Sistem 2.6.1.Flowchart Flowchart adalah bagian yang menunjukkan arus pekerjaan dari sistem secara keseluruhan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem serta menunjukkan apa yang dikerjakan di dalam sistem. Flowchart digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol tertentu yang dapat berupa input, output, proses, storage media, laporan, dan lain-lain. 2.6.2. DFD Data Flow Diagram termasuk dalam rancangan model logika, yang mempunyai maksud untuk menjelaskan kepada user bagaimana fungsi-fungsi di sistem informasi secara logis akan berjalan. DFD menggambarkan arus data dari suatu sistem informasi, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik di mana sistem itu berada.
2.7. Definisi Basis Data Basis Data adalah kumpulan data yang saling berhubungan (berelasi). Dalam ilmu komputer, definisi basis data bertambah spesifik, yaitu kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik (disk). Data diwujudkan dengan bentuk tabel-tabel. Relasi antar tabel ditunjukkan dengan adanya kunci (key) pada kolom (field) yang memiliki keterkaitan fungsi. Basis data mempunyai tujuan untuk mengatur data sehingga diperoleh kemudahan, ketepatan, dan kecepatan dalam pengambilan kembali. Menurut Kusrini(2007, h.141).
3. ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1. Identifikasi Masalah Masalah yang terjadi pada sistem pembayaran SPP SMP PIRI NGAGLIK adalah sebagai berikut: 1. Pendataan siswa yang wajib membayar masih dilakukan secara manual yaitu dengan mencatat pada sebuah buku induk. 2. Bila terjadi transaksi pembayaran, petugas harus menuliskan data siswa yang membayar kedalam sebuah buku, serta bukti pembayaran berupa kartu bayar yang ditulis secara manual sehingga menyebabkan lambatnya pelayanan terhadap siswa. 3. Keamanan data masih kurang karena sering terjadi kehilangan data yang menyebabkan kesalahan pada proses pembuatan laporan. 4. Jika siswa kehilangan kartu bayar, maka petugas akan kesulitan untuk mengetahui jumlah yang sudah dibayarkan oleh siswa. 3.2. Analisis Kebutuhan Sistem Meliputi kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional. a. Kebutuhan fungsional yaitu kebutuhan yang kebutuhan user bisa mengakses system apa saja yang ada di sana. b. Kebutuhan non fungsional yaitu kebutuhan minimal system yang akan digunakan. 3.3. Analisis Kelayakan Sistem Studi kelayakan adalah studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek
sistem
layak
diteruskan atau
dihentikan. Fase ini merupakan fase yang cukup penting, dimana akan dilakukan studi kelayakan terhadap sistem yang akan dibuat. Studi kelayakan akan menilai dari berbagai sisi apakah sistem layak untuk diimplementasikan atau tidak. 3.4. Perancangan Sistem 3.4.1. Flowchart Sistem Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan. 3.4.2. DFD Data Flow Diagram sebagai perancangan alur data pengembangan sistem informasi penjualan yang terstruktur dan jelas.
3.5. Perancangan Basis Data Perancangan basis data adalah tahap untuk menemukan struktur komponen database yang paling tepat untuk sistem yang sedang dibangun. Tahapan dalam perancangan basis data dimulai dari tahapan normalisasi, hingga relasi tabel berikut tipe datanya. 3.6. Perancangan Antar Muka Perancangan antar muka sistem dilakukan dengan membuat sketsa tampilan antar muka sistem yang berfungsi sebagai alat komunikasi antar pengguna dengan system. 4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN Implementasi merupakan tahapan dimana sistem siap untuk dioperasikan, pada tahap ini sistem sudah harus dianalisa dan didesain secara rinci serta penggunaan teknologi telah dilakukan seleksi. 4.1. Pembuatan Database Database merupakan sekumpulan data yang saling berintegrasi satu sama lain dan terorganisasi berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu dan tersimpan pada sebuah hardware computer. 4.2. Interface Interface/antarmuka digunakan untuk masukan (input) dari petugas pembayaran ataupun pengguna lainya pada aplikasi klien dan server, serta antarmuka untuk keluaran (output) pada aplikasi server. Untuk mendesain antarmuka ini digunakan software visual basic. 4.3. Pemilihan dan Pelatihan Personil 1. Pemilihan Personil Personil yang dipilih adalah petugas permbayaran SPP SMP PIRI NGAGLIK, dengan pertimbangan bahwa petugas tersebut sudah memahami sistem penjualannya, sehingga hanya diperlukan penyesuaian terhadap sistem yang baru. 2. Pelatihan Personil Personil yang akan mengoperasikan sistem ini perlu dilatih untuk hal-hal yang belum mereka pahami. Metode yang biasa ditempuh untuk melakukan pelatihan personil, yaitu: 1) Pelatihan Prosedur 2) Pelatihan Tutorial 3) Pelatihan Praktek Kerja
4.4. Instalasi Perangkat Lunak 1. Instalasi SQL Server 2000. 2. Instalasi aplikasi. 4.5. Test Program Secara spesifik beberapa kegiatan terhadap pengetesan program yang dilakukan meliputi pengetesan input dan edit data, hapus data, pencarian data, simpan data dan media output/keluaran. 1. Pengetesan terhadap input dan edit data 2. Pengetesan terhadap item pencarian data 3. Pengetesan terhadap item simpan data 4. Pengetesan terhadap media output 4.6. Pengetesan Sistem Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa hubungan antara komponen sistem yang diimplimentasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. 4.7. Konversi Sistem Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan program dan sistem selesai dengan baik, tanpa ada masalah pada sistem yang baru. Konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan, diharapkan sistem baru dapat menggantikan proses sistem yang lama. Konversi sistem ini dilakukan dalam jangka waktu dua minggu. Data-data yang ada pada sistem pembayaran SPP dikonversi ke dalam sistem baru. Pelaksanaan konversi ini dilakukan dengan konversi pararel dengan pertimbangan bahwa apabila sistem yang baru tidak berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan maka masih ada data-data pada sistem yang lama, sehingga kegiatan pengolahan data akan tetap berjalan lancar. 4.8. Manual Program Digunakan sebagai panduan bagi user dalam mengoperasikan program aplikasi. Berikut petunjuk menjalankan aplikasi Sistem Informasi Pembayaran SPP.
4.8.1.Tampilan Menu Utama
Gambar 4.10 Form Menu Pada form ini menampilkan menu-menu yang dapat digunakan dalam sistem pembayaran SPP ini. Terdapat beberapa sub menu yaitu: 1. File : Exit 2. Master Data : Data tahun ajaran , Data kelas, Data siswa, Data beasiswa, Data biaya 3. Proses : Riwayat Kelas, Penerima Beasiswa, Pembayaran SPP 4. Laporan : Laporan siswa, Laporan pembayaran beasiswa , Laporan pembayaran reguler, Laporan penerima beasiswa. 4.8.2.Form Data Siswa Form data siswa ini user dapat menambah, mengubah dan menampilkan data siswa. Disediakan juga menu pencarian data siswa untuk memudahkan user dalam mengolah data siswa. Jadi form siswa ini dapat menyimpan data-data siswa yang ada di SMP PIRI NGAGLIK.
Gambar 4.11 Form Data Siswa 4.8.3. Form Data Tahun Ajaran Form tahun ajaran ini user dapat menambah, mengubah dan menampilkan data tahun ajaran. Disediakan juga menu pencarian data tahun ajaran untuk memudahkan user dalam mengolah data tahun ajaran.
Gambar 4.12 Form Data Tahun Ajaran
4.8.4. Form Data Kelas Form data kelas ini user dapat menambah, mengubah dan menampilkan data kelas. Jadi form data kelas ini dapat menyimpan data-data kelas yang ada di SMP PIRI NGAGLIK.
Gambar 4.13 Form Data Kelas 4.8.5.Form Beasiswa form
data
beasiswa
ini
user
dapat
memasukkan,
mengubah
dan
menampilkandata beasiswa. Jadi form beasiswa ini dapat menyimpan data-data beasiswa yang ada di SMP PIRI NGAGLIK.
Gambar 4.14 Form Beasiswa
4.8.6. Form Data Biaya Form data biaya ini user dapat menambah, mengubah dan menampilkan data biaya. Disediakan juga menu pencarian data biaya untuk memudahkan user dalam mengolah data biaya.
Gambar 4.15 Form Data Biaya
4.8.7. Form Riwayat Kelas Form data riwayat kelas ini user dapat menambah, mengubah dan menampilkan data riwayat kelas. Disediakan juga menu pencarian data riwayat kelas untuk memudahkan user dalam mengolah data riwayat kelas.
Gambar 4.16 Form Riwayat Kelas
4.8.8. Form Data Penerima Beasiswa Form data penerima beasiswa ini user dapat menambah, mengubah dan menampilkan data penerima besiswa.
Gambar 4.17 Form Penerima Beasiswa
4.8.9.Form Pembayaran SPP Form data pembayaran SPP ini user dapat memasukkan data siswa yang akan membayar SPP.
Gambar 4.18 Form Pembayaran SPP
4.8.10. Form Cetak Laporan Siswa Form ini merupakan form pilihan untuk mencetak laporan siswa perkelas. Pilih kelas dan tahun ajaran yang akan ditampilkan setelah itu klik cetak laporan.
Gambar 4.19 Form Cetak Laporan Siswa 4.8.11. Form Cetak Laporan Pembayaran Reguler Form ini merupakan form pilihan untuk mencetak laporan pembayaran. Pilihan menu yang disediakan adalah cetak laporan per kelas dan per periode.
Gambar 4.20 Form cetak laporan pembayaran reguler
4.8.12. Form Cetak Laporan Pembayaran Beasiswa Form ini merupakan form pilihan untuk mencetak laporan pembayaran beasiswa. Pilihan menu yang disediakan adalah cetak laporan per kelas dan per periode.
Gambar 4.21 Form Cetak Laporan Pembayaran Beasiswa 4.8.13. Laporan Data Siswa
Gambar 4.22 Laporan Data Siswa
4.8.14. Laporan Penerima Beasiswa
Gambar 4.23 Laporan Penerima Beasiswa
4.8.15. Laporan Pembayaran SPP Reguler
Gambar 4.24 Laporan Pembayaran SPP Reguler
4.8.16. Laporan Pembayaran SPP Penerima Beasiswa
Gambar 4.25 Laporan Pembayaran SPP Penerima Beasiswa
4.8.17. Bukti Pembayaran SPP
Gambar 4.26 Bukti Pembayaran SPP
5. KESIMPULAN 5.1. Kesimpulan Dari hasil analisis terhadap percobaan implementasi sistem yang telah dilakukan dapat diambil beberapa kesimpulan mengenai analisis dan desain sistem informasi penjualan ini, yaitu: 1. Penyimpanan data dan bukti transaksi pembayaran SPP “SMP PIRI NGAGLIK” ini masih disimpan berupa berkas dan dibukukan secara manual sehingga memperbesar kemungkinan kehilangan data. Dengan adanya sistem ini maka data tidak perlu disimpan dalam bentuk berkas lagi karena semua data sudah tersimpan di dalam database dan
petugas hanya tinggal mencetak data-data
tersebut pada saat diperlukan. 5.2. Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, juga sebagai pertimbangan bagi pihak SMP PIRI NGAGLIK di dalam meningkatkan pelayanan, penulis mempunyai beberapa saran yang dapat dipertimbangkan oleh sekolah. Adapun saran yang penyusun usulkan sebagai bahan pertimbangan untuk SMP PIRI NGAGLIK untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja yaitu : 1.
Mengganti
sistem
yang
masih
manual
menjadi
sistem
yang
terkomputerisasi, dimana sistem terkomputerisasi dapat mengolah data dan
menyajikan
informasi
yang
lebih
akurat
dan
tepat
waktu
dibandingkan dengan sistem manual. 2.
Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang penyusun usulkan, sistem tersebut dapat digunakan untuk proses pengolahan data.
3.
Jika sistem yang penyusun usulkan ini digunakan oleh sekolah maka perlu diadakan pelatihan personil dalam menangani pengolahan data secara terkomputerisasi yang akan bertindak sebagai operator program, supaya proses penginputan data, record transaksi, sampai penyajian laporan dapat berjalan dengan lancar. Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penyusun sampaikan.
Penyusun berharap sistem yang diusulkan ini dapat membantu dalam proses pencatatan data, pencarian data dan pengolahan data serta pembuatan laporan pembayaran SPP. Sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat yang berguna dalam pengambilan keputusan bagi kemajuan SMP PIRI NGAGLIK Sleman.
DAFTAR PUSTAKA
Al-Bahra Bin Ladjamudin. 2005 Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu Yogyakarta Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Andi Offset, Yogyakarta. Arief, M Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Andi Offset, Yoygakarta. HM Jogiyanto. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset, Yoygakarta. J. Alam, M. Agus. 2005. Cara Mudah Menggunakan Crystal Reports XI (Pembuat Laporan dari Berbagai Format Data Lokal dan Server). Jakarta: PT. Elex Media Komputindo Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta : Gava Media. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI Utama, Budi Sutejo Dharma. 2002. Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. Wahyu,
Bambang.
2007.
Konsep
Sistem
Informasi
dari
Bit
sampai
ke
Database.Yogyakarta : Andi Offset. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Andi Offset, Yogyakarta
