Sistem Informasi Pembayaran SPP Berbasis Web Pada SMK Negeri 1 Bancak
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada Fakultas Teknologi Informasi untuk Memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan Teknik Informatika dan Komputer
Peneliti: Mellinda Ayu Mahanani (702011079) Frederik Samuel Papilaya, S.Kom., M.Cs.
Program Studi Pendidikan Teknik Informatika dan Komputer Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga Juni 2015
Sistem Informasi Pembayaran SPP Berbasis Web Pada SMK Negeri 1 Bancak
1)
Mellinda Ayu Mahanani, 2 )Frederik Samuel Papilaya Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia Email:1)
[email protected], 2)
[email protected]
Abstract In SMK Negeri 1 Bancak still using spreadsheet in presenting payment information, reports arrear or bills, report the payment and receipt of payment student service process. The purpose of making the information system is web-based SPP payment to help administrators in managing administration payments effectively and efficiently. Making this application based on the programming language PHP CodeIgniter 2.0, bootstrap css Framework 3.0, Additional framework: grocery crud with MySQL as the database. The use of information system payment SPP in SMK Negeri 1 Bancak for processing data being easily and faster, as well as made it easier for staff administrative in the process of data processing payment spp. Key words : Information System, Administration Payment, SMK Negeri 1 Bancak. Abstrak Di SMK Negeri 1 Bancak masih menggunakan spreadsheet dalam menyajikan informasi pembayaran, laporan tunggakan atau tagihan, laporan pembayaran, dan proses pelayanan penerimaan pembayaran siswa. Tujuan pembuatan sistem informasi pembayaran SPP berbasis web ini untuk membantu petugas tata usaha dalam mengelola administrasi pembayaran secara efektif dan efisien. Pembuatan aplikasi ini berbasiskan bahasa pemrograman PHP CodeIgniter 2.0, Framework css bootstrap 3.0, Additional framework : grocery crud dengan MySQL sebagai databasenya. Penggunaan sistem informasi pembayaran SPP di SMK Negeri 1 Bancak untuk proses pengolahan data menjadi mudah dan lebih cepat, serta memudahkan staf tata usaha dalam proses pengolahan data pembayaran SPP. Kata Kunci : Sistem Informasi, Administrasi Pembayaran, SMK Negeri 1 Bancak.
1) 2)
Mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi Jurusan Sistem Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga Staff Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga
1. Pendahuluan Kemajuan teknologi, khususnya di bidang teknologi informasi merupakan salah satu pemicu terjadinya perubahan pola pikir manusia untuk dapat memperoleh informasi secara akurat dan cepat. Internet sebagai salah satu media teknologi informasi sangat besar manfaatnya bagi masyarakat yang membutuhkan informasi tanpa terhalang oleh jarak dan perbedaan yang sebelumnya menjadi penghambat dalam penyebaran informasi. Kemajuan teknologi saat ini benar-benar telah diakui dan dirasakan memberikan banyak kemudahan dan kenyamanan bagi kehidupan umat manusia. Terjadi perubahan pola hidup manusia akibat kemajuan teknologi sehingga menjadi lebih hedonis, pragmatis, sekuler, dan melahirkan generasi instan namun juga mengedepankan efektifitas dan efisiensi dalam tingkah laku dan tindakannya [1]. Seiring dengan perkembangan teknologi komputer dan teknologi informasi, sekolah sudah waktunya mengembangkan sistem informasi yang efektif dan efisien agar mampu meningkatkan kualitas komunikasi dengan siswa dan orang tua/wali siswa serta stakeholder sekolah lainnya. Dengan demikian siswa dan orang tua/wali siswa akan dengan cepat dan mudah memperoleh layanan informasi yang dibutuhkan [2]. Informasi itu antara lain mengenai informasi pembayaran Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP). Pelayanaan pembayaran SPP selama ini masih berorientasi secara manual dengan spreadsheet yang tidak efisien dalam mengelola pembayaran SPP sehingga dapat memperlambat kinerja petugas untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Dikarenakan kolom spreadsheet yang terbatas sehingga petugas tata usaha harus membuatnya per tahun ajaran baru. Sistem informasi merupakan sistem yang dapat mempermudah pihak organisasi/ instansi dalam hal ini SMK Negeri 1 Bancak dalam mengolah data. Ruang lingkup sistem informasi yang ada di SMK Negeri 1 Bancak adalah: administrasi kurikulum dan pembelajaran, administrasi kesiswaan, administrasi kepegawaian, administrasi hubungan sekolah dan masyarakat, hubungan sekolah dengan industri, administrasi keuangan, administrasi sarana prasarana dan administrasi perpustakaan. Sistem informasi yang digunakan masih menggunakan manual. Administrasi keuangan meliputi kegiatan menerima, merekapitulasi dan melaporkan; yang terdiri dari: uang SPP, uang Sumbangan Pengembangan Institusi (SPI), dan uang OSISPRAMUKA (OSPRAM). Masing-masing keuangan dikelola oleh seorang bendahara. Saat ini di SMK Negeri 1 Bancak pada bagian administrasi keuangan yang salah satu tugasnya mengolah data pembayaran SPP yang dimana proses pengolahan data SPP masih menggunakan cara manual. Berdasarkan hasil observasi, SMK Negeri 1 Bancak menghadapi permasalahan yaitu pada proses pengolahan data keuangan dimana masih ada kelemahan dan kekurangan pada pengerjaan di spreadsheet. Permasalahan yang ada pada SMK Negeri 1 Bancak adalah proses pengolahan data keuangan khususnya proses pembayaran SPP masih manual, sehingga menimbulkan permasalahan dalam pengolahan data, laporan keuangan sumbangan pembinaan pendidikan, keterlambatan dalam pembuatan laporan keuangan yang menghabiskan banyak waktu sehingga mengakibatkan pekerjaan menjadi tidak efektif. Permasalahan lain yang muncul adalah bila berkas/ kwitansi bukti pembayaran hilang atau rusak terkena air maka mengakibatkan permasalahan yang timbul menjadi kompleks baik bagi sekolah maupun bagi siswa baik yang sudah membayar ataupun belum membayar. Suatu sistem yang terotomatisasi dapat membantu petugas dalam menyelesaikan kewajibannya dengan lebih cepat sehingga dapat mengurangi tingkat keterlambatan yang akan mengganggu stabilitas sekolah. Terlebih lagi dengan sistem pembayaran SPP online, orang tua murid dapat mengetahui riwayat pembayaran SPP dengan mudah tanpa harus datang langsung ke sekolah yang bersangkutan sehingga dapat mempersingkat waktu mereka.
Berkaitan dengan permasalahan tersebut, diperlukan aplikasi sistem informasi berbasis web dalam pembayaran SPP, dimana dengan adanya sistem ini akan mempermudah proses pengolahan data yang terkomputerisasi dalam hal ini adalah otorisasi sistem pembayaran pada SPP (Sumbangan Pembinaan Pendidikan) yang dapat diakses setiap saat dengan cepat dan efisien. Sistem informasi menurut Robert A. Leitch dan K. RoscoeDavis (Jogiyanto,2005:18) adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Terdapat beberapa keunggulan dari sistem informasi sebagai berikut: sebagai sarana pengambilan keputusan. Dalam pengambilan sebuah keputusan, peran sistem informasi sanagatlah penting karena dengan sistem informasi kita bisa mengetahui dampak ataupun konsekuensi dari keputusan yang nanti kita ambil dalam kehidupan sehari-hari baik itu menguntungkan satu pihak maupun kedua belah pihak yang sedang dalam sebuah masalah. Sistem informasi sebagai sarana penyedia data, dalam hai ini peran sistem informasi sangatlah vital karena dengan perannya sebagai penyedia data, dia dituntut untuk menyediakan, memfasilitasi bahkan memberikan data yang bermanfaat bagi pengunanya. Sistem informasi sebagai alat pengontrol data, disini peran dari sistem informasi itu sendiri berguna untuk jembatan pengontrol data mana yang layak beredar dan mana juga yang tidak layak beredar tapi dengan tetap memperhatikan efek dari data tersebut [3]. Berdasarkan permasalahan tersebut maka dapat dirumuskan masalah penelitian ini yaitu “Bagaimana merancang sistem informasi pembayaran SPP berbasis web pada SMK Negeri 1 Bancak?”. Penelitian ini bertujuan untuk mempermudah pegawai dalam pencarian dan pembuatan laporan mengenai pembayaran SPP. Mempermudah administrasi dalam pembayaran SPP secara cepat, efektif dan efisien. Kemudahan bagian administrasi dalam berkomunikasi dengan orang tua mengenai pemberitahuan pembayaran SPP serta menghemat waktu dan tenaga. Sebagai alternatif pengiriman pengumuman / pemberitahuan / peringatan kepada wali murid sebagai ganti surat edaran sekolah, yang akan lebih menjamin informasi tersebut sampai ke wali murid, dengan biaya yang relatif tidak berbeda jauh dengan biaya fotocopy surat edaran.
2. Landasan Teori Pada penelitian yang berjudul “Pembangunan Sistem Informasi Pembayaran Sekolah Pada Sekolah Menengah Atas (SMA) Negeri 1 Rembang Berbasis Web”. Pada penelitian ini perancangan program aplikasi menggunakan bahasa pemrograman PHP dan databasenya menggunakan MySql. Penggunaan perangkat komputer sangat diperlukan untuk penyimpanan data yang dimiliki sekolah. Hasil rancangan jika dibandingkan dengan proses pembayaran sebelumnya menunjukkan bahwa sistem dapat mempermudah transaksi pembayaran antara siswa dengan petugas pembayaran dan memaksimalkan pekerjaan petugas agar target penyampaian informasi, ketelitian, maupun volume pekerjaan dapat ditangani lebih efisien dan efektif [4]. Penelitian lain yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Pembayaran Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP) dan Insidental Pada Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah Tinatar Punung”. Pada penelitian ini perancangan program aplikasi menggunakan bahasa pemograman PHP dan database MySQL. Penggunaan perangkat komputer sangat diperlukan untuk penyimpanan data yang dimiliki sekolah. Hasil rancangan jika dibandingkan dengan proses pembayaran sebelumnya menunjukkan pengelolaan data pembayaran menjadi lebih mudah dan akurat, karena pengelolaan pembayaran menggunakan sistem yang terkomputerisasi [5].
Dari penelitan yang dilakukan Heni Dwi Erinawati dan Hendria Tony Fristanto menyebutkan bahwa dalam pengolahan data laporan pembayaran SPP masih menggunakan cara konvensional sehingga informasi yang dibutuhkan memakan waktu yang lama. Perlu adanya sistem informasi yang terkomputerisasi agar lebih efisien dan efektif dalam memperoleh informasi. Dari penelitian tersebut, peneliti akan melakukan penelitian yang sama yaitu membuat sebuah aplikasi yang digunakan untuk proses pembayaran iuran sekolah. Yang nantinya aplikasi bisa menampilkan laporan sesuai periode tertentu misal per bulan atau per tahun, dapat menginformasikan kepada siswa dan orang tua siswa tentang iuran pembayaran sekolah, dapat mencari data pembayaran siswa dengan cepat dan mudah dan mencetak rekap pembayaran siswa secara insidential. Penelitian ini akan dilakukan pada SMK Negeri 1 Bancak. Teknologi informasi adalah seperangkat alat yang membantu manusia bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi. Teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang akan digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirim informasi. Peranan teknologi informasi pada aktivitas manusia saat ini memang begitu besar dalam pemanfaatannya. Teknologi informasi telah menjadi fasilitator utama bagi berbagai kegiatan tak terkecuali pada bidang pendidikan. Peranan teknologi pada masa sekarang tidak hanya diperuntukkan bagi organisasi, melainkan juga untuk kebutuhan pribadi dan juga kebutuhan untuk pendidikan [6]. Pemanfaatan teknologi sebagai manfaat yang diharapkan oleh pengguna sistem informasi dalam melaksanakan tugasnya dimana pengukurannya berdasarkan pada intensitas pemanfaatan, frekuensi pemanfaatan dan jumlah aplikasi atau perangkat lunak yang digunakan. Secara umum tujuan pengembangan sistem informasi adalah untuk memberikan kemudahan dalam pengelolaan informasi dan menghemat waktu. [7]. Administrasi secara sempit berasal dari kata administratie (Belanda) yang diartikan sebagai kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda yang bersifat teknis ketatausahaan. Pekerjaan ini berkaitan dengan kegiatan menerima, mencatat, menghimpun, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan, dan sebagainya [8]. Administrasi pendidikan adalah suatu proses keseluruhan kegiatan bersama dalam bidang pendidikan yang meliputi pelaporan, perencanaan, pembiayaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pengarahan, pengawasan dengan menggunakan atau memanfaatkan fasilitas yang tersedia baik personel maupun spiritual untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien [9]. Secara umum ruang lingkup administrasi pendidikan sangat penting dan perlu diketahui oleh para Kepala Sekolah dan guru-guru pada umumnya adalah sebagai berikut: administrasi tata laksana sekolah yang meliputi; organisasi dan struktur, otorisasi dan anggaran, kepegawaian, perlengkapan dan perbekalan, keuangan dan pembukuan, korespondensi/surat menyurat, laporan, pengangkatan, penempatan dan pemindahan serta pemberhentian, pengisian buku pokok (induk) raport dsb. [9]. SPP adalah merupakan iuran wajib bagi siswa/siswi yang dipergunakan oleh pihak sekolah untuk memfasilitasi segala pembelajaran siswa/siswi, dengan waktu pembayaran yang ditentukan sebelumnya [10]. Sistem Informasi Pembayaran juga dapat digunakan sebagai sarana media komunikasi antara guru dan siswa, siswa dengan siswa, guru dengan pegawai lainnya, siswa dengan orang tua, guru dengan orang tua dan siapa saja yang ada dilingkungan sekolah tersebut. Adanya kondisi dimana kebutuhan untuk pengolahan data yang lebih interaktif maka diperlukan penerapan teknologi informasi berbasis website yang sangat membantu dalam
penyebaran informasi secara global. Sehingga penerapan aplikasi berbasis website dapat diterapkan di sekolah [11]. Dalam hal ini, pengembangan sebuah sistem informasi berbasis web merupakan solusi cerdas untuk mengoptimalkan kinerja. Selain mempermudah dalam mencari informasi, website juga memiliki akses yang cepat. Web berasal dari kata Bahasa Inggris yang bila diterjemahkan dalam Bahasa Indonesia berarti ‘jaring laba-laba’. Hampir sama dengan arti dari kata web itu sendiri, web telah membentang ke seluruh penjuru dunia. Tidak hanya terbatas pada lembaga-lembaga penelitian yang ingin mempublikasi hasil riset, tetapi juga telah banyak digunakan oleh perusahaan bisnis yang ingin mengiklankan produk atau untuk melakukan transaksi bisnisnya [12].
3. Metodologi Penelitian Dalam penelitian ini peneliti menggunakan jenis penelitian kualitatif dari sumber data primer dan data sekunder. Data Primer diperoleh secara langsung dari objek penelitian yaitu dari pihak-pihak yang berhubungan dengan sistem pembayaran administrasi sekolah di SMK Negeri 1 Bancak seperti data hasil wawancara dengan staf tata usaha, data jenis pembayaran, data jumlah pembayaran dan data siswa. Data Sekunder diperoleh dari literatur-literatur yang mendukung sebagai pelengkap data primer yaitu jurnal, artikel dan buku referensi yang disajikan dalam daftar pustaka. Alur pembayaran SPP yang terjadi di SMK Negeri 1 Bancak yang dilakukan siswa setiap bulannya masih bersifat manual yaitu dengan menggunakan spreadsheet. Berikut ini adalah proses pembayaran SPP yang sedang berlangsung saat ini: Siswa melakukan pembayaran SPP setiap bulannya dengan menyerahkan kartu SPP. Pembayaran SPP terdiri dari SPP, tabungan, OSPRAM dan DPS. Staf tata usaha menerima kartu SPP dan uang pembayaran. Staf tata usaha melakukan pengecekan dari pembayaran yang sudah diterima. Staf tata usaha mencatat pada kartu SPP siswa dan melakukan pencatatan pada MS. Excel. Staf tata usaha menyerahkan kembali kartu SPP kepada siswa sebagai bukti telah membayar. Terdapat beberapa tahapan dalam penelitian ini yang harus dilakukan, berikut tahapan penelitian dapat dilihat pada gambar 1. Tahap Awal
Analisa
Pembuatan Sistem SPP
Kesimpulan
Gambar 1. Tahapan Penelitian
Dari tahapan penelitian diatas, tahap pertama yang harus dilakukan adalah studi pustaka. Pada tahap ini peneliti mengumpulkan data seperti jurnal, artikel, berita, buku, dan penelitian sebelumnya yang ada kaitannya dengan penelitian yang sedang dilakukan. Setelah data yang dibutuhkan terkumpul peneliti kemudian mempelajarinya.
Tahap kedua yaitu analisa. Pada tahap ini peneliti menganalisis kebutuhan yang diperlukan pengguna terhadap sistem dengan melakukan wawancara yaitu suatu teknik pengumpulan data melalui tanya jawab langsung dengan pihak sekolah yaitu staf tata usaha. Selain itu juga melakukan observasi yaitu pengumpulan data dengan mengamati proses pembayaran SPP pada SMK Negeri 1 Bancak. Dari hasil pengumpulan data, ditemukan masalah yang terjadi di SMK Negeri 1 Bancak dalam proses pembayaran SPP. Masalah yang terjadi adalah dalam proses pembayaran SPP hanya dilayani oleh satu orang staf tata usaha terhadap seluruh siswa, sehingga pada saat pengelolaan data keuangan siswa dan penyusunan laporan yang masih dilakukan menggunakan spreadsheet membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pengerjaannya. Berdasarkan permasalahan tersebut diperlukan suatu sistem informasi berbasis web untuk mendukung pengelolaan data dari administrasi pembayaran SPP. Tahap ketiga yaitu tahap pengembangan sistem. Pada tahap ini menggunakan metode prototype yang merupakan proses untuk membangun sebuah model dari sebuah sistem berdasarkan pada kebutuhan user. Kebutuhan sistem dari hasil wawancara adalah sebagai berikut: Sistem dapat digunakan untuk setiap tahun ajaran. Sistem dapat melakukan pendataan siswa seperti data siswa terdiri dari NIS dan nama siswa dan pengguna dapat menambah, mengubah, dan menghapus siswa. Sistem dapat melakukan pendataan kelas siswa seperti data kelas siswa terdiri dari nama kelas, wali kelas, dan siswa. Sistem dapat melakukan transaksi pembayaran SPP. Sistem dapat menghasilkan laporan pembayaran seperti laporan pembayaran dapat dicetak untuk seluruh data siswa per kelas dan laporan pembayaran dapat dicetak untuk transaksi tiap bulan maupun periode tertentu. Sistem dapat menghasilkan laporan tunggakan seperti laporan tunggakan dapat dicetak untuk seluruh data siswa per kelas dan laporan tunggakan dapat dicetak berdasarkan bulan tunggakan yang dipilih. Sistem dapat mencetak kartu SPP. Kemudian peneliti mengembangkan prototype yang sesuai dengan kebutuhan staf tata usaha keuangan komite sekolah. Pada tahap terakhir yaitu kesimpulan. Pada tahap keempat ini dilakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibangun dengan menggunakan metode blackbox testing. Kegunaan dari blackbox testing adalah untuk menemukan kecacatan dari perangkat lunak. Selain dari pengujian sistem dibutuhkan juga hasil wawancara dengan staf tata usaha untuk mengetahui manfaat yang diperoleh dari sistem pembayaran SPP yang baru. Tahap perancangan sistem, kegiatan yang dilakukan yaitu membuat pemodelan proses dan pemodelan data. Pemodelan proses sistem informasi pembayaran SPP digambarkan dengan menggunakan use case dan class diagram yang terdapat pada UML. Dari hasil wawancara dengan tata usaha sekolah SMK Negeri 1 Bancak diperoleh informasi tentang sistem pembayaran SPP sebagai berikut: petugas tata usaha dapat menambah, mengubah dan menghapus setting tahun ajaran, manajemen data kelas, manajemen data siswa, manajemen data wali kelas, manajemen jenis pembayaran, membuat laporan tunggakan, laporan pembayaran, mengelola transaksi pembayaran, mencetak kartu SPP, tagihan pembayaran. Sedangkan siswa hanya dapat melihat profil siswa dan tagihan pembayaran.
Set Komponen Pembayaran <<extend>>
Tahun Ajaran <<extend>>
Master Jurusan <<extend>> <<extend>>
Data Kelas
Master
Data Guru Wali Kelas <<extend>>
Admin Data
<<extend>>
Profil Data Siswa
Transaksi Pembayaran
siswa
Mencetak Kartu SPP Melihat Tagihan Pembayaran
Melihat Profil Siswa
<<extend>>
Laporan
Laporan Tunggakan LainLain
<<extend>> <<extend>> <<extend>>
Laporan Pembayaran SPP
Laporan Tunggakan SPP
Laporan Pembayaran LainLain
Gambar 2. Use Case Diagram
Diagram use case pada gambar 2 menjelaskan bahwa dalam sistem yang akan dibangun terdapat 2 aktor yatu staf tata usaha yang disebut sebagai admin dan siswa yang disebut sebagai user. Admin memiliki hak akses penuh kedalam sistem, yang terdiri dari mengelola setting tahun ajaran, set komponen pembayaran, master jurusan, data kelas, data guru wali kelas, profil data siswa, transaksi pembayaran, mencetak kartu SPP, membuat laporan tunggakan, dan membuat laporan pembayaran. Sedangkan siswa hanya dapat melihat tagihan pembayaran, melihat profil siswa, dan melakukan transaksi pembayaran. Pemodelan data pada sistem pembayaran SPP meliputi penggambaran entity relationship diagram, merancang tabel-tabel yang dibutuhkan pada database, dan membuat relasi antar tabel. Entity relationship yang dibuat memiliki keterkaitan antara data yang satu dengan data yang lainnya. Tabel-tabel yang telah dirancang kemudian direalisasikan antara tabel satu dengan yang lain untuk mendukung kelancaran pengolahan data. Gambar 3 merupakan hubungan antar tabel yang saling berelasi.
Gambar 3. Class Diagram System
Gambar 3 merupakan class diagram yang dimiliki oleh sistem informasi pembayaran SPP. Kelas ini berstereotype boundary, control, dan entity yang menggambarkan sebuah konsep awal mengenai komponen dalam sistem aplikasi yang memiliki tanggung jawab dan perilaku yang berbeda. Boundary Class, merupakan bagian yang menyediakan layanan interaksi antara pengguna aplikasi serta sistem dan termasuk aktivitas yang terjadi didalamnya. Pada perancangan sistem ini boundary class terdiri dari set periode, kelas, jurusan, siswa, pegawai, komponen, lihat profil, lihat tagihan, transaksi pembayaran, kartu SPP, laporan, tagihan lain, tagihan SPP. Control Class, merupakan sebuah class yang berfungsi untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam sistem. Kelas ini menghubungkan antara kelas entitas dengan kelas boundary. Bagian ini berkaitan dengan adanya perubahan struktur internal sebuah entitas, berdasarkan parameter yang dikirimkan oleh pengguna. Pada perancangan sistem ini control class terdiri dari setting periode, manajemen data kelas, jurusan, lihat profil, lihat tagihan, manajemen data siswa, wali kelas manajemen komponen, proses pembayaran, kartu SPP, laporan tunggakan, laporan pembayaran, tagihan lain, tagihan SPP. Entity Class, berfungsi sebagai media penyimpanan segala informasi yang berada dalam sistem. Kelas ini juga berfungsi sebagai media pengolahan data yang disebut database. Pada perancangan sistem ini entity class terdiri dari periode, kelas, jurusan, siswa, data wali, kelas komponen, dan transaksi.
Admin
Sistem
Mulai
Login
Memproses Login Tidak
Validasi Ya Form Utama Ditampilkan
Pilih Menu Pembayaran
Menampilkan Menu Pembayaran Cari Data Siswa Berdasarkan NIS Menampilkan Hasil Pencarian Siswa
Memproses Pembayaran Siswa
Menampilkan Rincian Pembayaran
Cetak Pembayaran / Kartu SPP siswa
Hasil Data Yang Dikelola Ditampilkan
Memilih Menu Lain
Aktivitas Selesai
Logout
Selesai
Gambar 4. Activity Diagram
Gambar 4 menggambarkan aliran aktivitas pada proses transaksi pembayaran SPP. Pada proses ini admin mencari data siswa yang akan membayar SPP melalui NIS, kemudian memproses pembayaran, dan mencetak pembayaran sebagai bukti pembayaran yang telah dilakukan siswa. Pada proses mencetak kartu SPP admin memilih data SPP siswa, kemudian sistem akan menampilkan data SPP siswa, dan selanjutnya admin mencetak data SPP siswa dalam bentuk kartu SPP.
4. Hasil dan Pembahasan Staf tata usaha dapat menggunakan sistem informasi pembayaran SPP berbasis web sesuai dengan kebutuhan tata usaha. Sistem informasi pembayaran SPP berbasis web berisi setting tahun ajaran, setting komponen pembayaran, jurusan, data kelas, data siswa, data guru wali kelas, transaksi pembayaran dan laporan tunggakan. Pada halaman administrator staf tata usaha telah dimudahkan dalam mengelola transaksi pembayaran karena seluruh sistem dalam Pembayaran SPP Berbasis Web ini sudah disesuaikan dengan kebutuhan staf tata usaha SMK Negeri 1 Bancak sehingga staf tata usaha hanya tinggal menjalankannya saja. Begitu juga dengan siswa dapat langsung melihat profil siswa dan tagihan yang muncul setiap bulannya. Siswa mendatangi TU untuk membayar SPP.
Siswa melihat tagihan di web.
Siswa mendapatkan bukti pembayaran SPP dan Kartu SPP.
Siswa melakukan pembayaran SPP.
Siswa menyebutkan NIS.
Staf TU memberitahukan tagihan yang harus dibayar.
Gambar 5. Alur Pembayaran SPP
Halaman pengaturan tahun ajaran yang berfungsi untuk mengatur tahun ajaran yang sedang berlangsung di SMK Negeri 1 Bancak. Pada halaman ini staf tata usaha dapat menambah, mengubah, dan menghapus tahun ajaran. Pengaturan tahun ajaran bisa diatur tahun berlakunya dari tanggal mulai sampai tanggal berakhir tahun ajaran. Staf tata usaha hanya cukup sekali mensetting tahun ajaran dalam satu tahun. Ketika nanti berganti tahun staf tata usaha dapat menambah tahun berikutnya atau mengedit tahun yang sudah berlalu.
Gambar 6. Halaman Setting Tahun Ajaran dan Halaman Master Jurusan Gambar halaman data jurusan yang berfungsi untuk mengolah data jurusan yang ada pada SMK Negeri 1 Bancak. Pada halaman jurusan admin dapat menambah data jurusan dengan mengisi nama jurusan dan kode kelas. Selain itu admin juga dapat mengubah maupun menghapus data jurusan yang dipilih. Pada sistem yang lama admin membuat sheet baru pada spreadsheet untuk memisahkan setiap kelas. Sehingga akan ada banyak sheet yang dibuat berdasarkan kelas yang ada di SMK Negeri 1 Bancak. Hal tersebut membuat tidak efisien dan efektif karena harus melihat sheet satu persatu.
Gambar 7. Halaman Komponen Pembayaran Gambar tujuh merupakan halaman komponen pembayaran yang digunakan admin untuk menginputkan jenis pembayaran uang sekolah untuk setiap kelas. Jenis pembayaran ini dibedakan untuk setiap tingkat, yang pembayaran uang sekolah terdiri dari SPP, OSPRAM, DPS, UTS, UAS dan lainnya. Pada sistem yang lama dalam menginputkan jenis pembayaran uang sekolah staf tata usaha masih menggunakan cara konvensional yaitu dengan menginputkannya satu persatu sesuai nama siswa dan kelas siswa. Cara ini membuat tidak efisien karena memakan waktu cukup lama apabila banyak yang akan membayar uang sekolah. Ada 3 staf tata usaha yang menangani pembayaran uang sekolah. Masing-masing staf tata usaha menangani pembayaran yang berberbeda.
Gambar 8. Halaman Data Guru Wali Kelas Gambar delapan merupakan halaman data wali kelas siswa yang ada pada SMK Negeri 1 Bancak. Pada halaman admin dapat menambahkan data wali kelas dengan mengisi NIP dan nama wali kelas. Selain itu user juga dapat mengubah maupun menghapus data wali kelas yang dipilih. Nama wali kelas akan ditampilkan pada laporan tunggakan pembayaran uang sekolah. Hal ini akan memudahkan staf tata usaha dalam melaporkan tunggakan pembayaran sekolah di tiap kelasnya. Pada sistem yang lama staf tata usaha memilih satu persatu siswa yang sudah membayar dan yang belum membayar. Hal tersebut akan memakan waktu lama dalam pengolahan data pembayaran dan data tunggakan karena banyaknya kelas.
Gambar 9. Halaman Profil Data Siswa Gambar sembilan merupakan halaman profil data siswa yang berfungsi untuk mengolah data siswa yang ada pada SMK Negeri 1 Bancak. Pada halaman admin dapat menambahkan data siswa dengan mengisi NIS, nama, tanggal lahir, jenis kelamin, agama, alamat, tahun ajaran, kelas, status pendidikan. Selain itu user juga dapat mengubah maupun menghapus data siswa yang dipilih. Dengan adanya halaman profil siswa, staf tata usaha dapat melihat siswa yang masih aktif bersekolah dan yang sudah tidak aktif bersekolah. Pada sistem yang lama siswa yang sudah tidak aktif bersekolah atau keluar hanya diberi tanda warna saja dalam membedakannya.
Gambar 10. Halaman Cetak Bukti Pembayaran dan Kartu SPP
Gambar sepuluh merupakan halaman pembayaran SPP yang digunakan admin untuk menginputkan nominal yang harus dibayar siswa untuk setiap bulannya. Siswa melakukan pembayaran SPP langsung di tata usaha. Pada proses transaksi pembayaran admin menginputkan NIS siswa yang akan membayar SPP. Melalui NIS akan diketahui tagihan yang harus di bayarkan siswa. Pencarian menggunakan NIS dimaksudkan agar tidak terjadi kesalahan dalam melakukan pencarian data siswa. Karena jika pencarian menggunakan nama bisa saja terjadi nama yang sama tetapi siswa yang membayar berbeda. Jika sudah lunas pembayarannya akan bisa langsung mencetak bukti pembayaran SPP. Pada halaman pembayaran ini juga dapat mencetak kartu SPP. Kartu SPP dapat di cetak per bulan atau per semester. Pada kolom bulan akan menambah dengan secara otomatis mengikuti waktu pada server. Sehingga admin tidak perlu menambahkan sendiri bulan-bulan berikutnya. Ketika sewaktu-waktu siswa kehilangan kartu SPP atau kartu SPP siswa rusak, staf tata usaha dapat langsung mencetaknya tanpa perlu menginputkan kembali nominal pembayaran SPP. Pada sistem yang lama staf tata usaha melakukan pencarian berdasarkan nama siswa atau nomor absensi siswa. Kemudian staf tata usaha menginputkan nominal pembayaran SPP. Setelah pembayaran selesai siswa mendapatkan kartu SPP yang sudah di validasi.
Gambar 11. Halaman Bukti Pembayaran SPP dan Kartu SPP Gambar sebelas merupakan halaman bukti pembayaran SPP yang akan diterima siswa setelah membayar SPP. Bukti Pembayaran SPP akan tercetak berdasarkan bulan yang dibayar siswa. Bukti pembayaran akan dicetak bagian tata usaha kemudian diberikan kepada siswa yang telah membayar SPP. Pada bukti pembayaran dapat diketahui tanggal, bulan, tahun dan jam transaksi pembayaran SPP dilakukan. Apabila terdapat kesalahan pada saat membayar SPP siswa dapat menunjukkan bukti pembayaran SPP kepada tata usaha supaya dapat segera diperbaiki. Selain mendapatkan bukti pembayaran siswa juga akan mendapatkan kartu SPP. Kartu SPP akan dicetak oleh staf tata usaha, kemudian diberikan kepada siswa sebagai kartu pegangan dalam membayar SPP. Pada sistem yang lama siswa tidak mendapatkan bukti lunas pembayaran SPP. Siswa hanya mendapatkan kartu SPP yang di isi setiap siswa bertransaksi membayar uang SPP di tata usaha. Dengan sistem yang baru staf tata usaha hanya perlu mencetak sesuai dengan bulan yang ingin dicetak.
Gambar 12. Halaman Laporan Tunggakan SPP Gambar dua belas merupakan halaman laporan tunggakan SPP yang digunakan admin untuk mencetak laporan tunggakan SPP. Admin dapat mencetak laporan tunggakan berdasarkan bulan dan kelas. Laporan dapat ditampilkan lebih dari satu bulan. Pada sistem yang lama staf tata usaha memilah satu persatu siswa dan perkelas yang belum membayar SPP. Hal tersebut dapat memakan waktu yang cukup lama dan apabila data laporan tunggakan tersebut segera dibutuhkan. Dengan sistem yang baru staf tata usaha dapat segera mencetak data laporan tunggakan apabila data tersebut segera dibutuhkan. Selain laporan tunggakan SPP pada sistem ini juga dibuat laporan lunas pembayaran SPP. Laporan lunas pembayaran SPP juga dibuat perkelas agar memudahkan staf tata usaha dalam membuat laporan pembayaran SPP perkelas. Sehingga staf tata usaha tidak perlu membuat laporan lunas pembayaran SPP satu persatu. Pengujian pada sistem pembayaran SPP menggunakan metode blackbox testing dan wawancara. Pengujian blackbox testing, kebenaran perangkat lunak yang diuji hanya dilihat berdasarkan keluaran yang dihasilkan dari data atau kondisi masukan yang diberikan untuk fungsi yang ada tanpa melihat bagaimana proses untuk mendapatkan keluaran tersebut. Dari keluaran yang dihasilkan, kemampuan program dalam memenuhi kebutuhan pemakai dapat diukur sekaligus dapat diketahui kesalahan-kesalahannya. Tabel 1. Hasil Pengujian No Poin Uji 1. Proses Pengolahan Data Jenis Pembayaran
2. Pengolahan Transaksi Pembayaran
Data Input/ Kondisi Memasukkan jenis pembayaran, tahun ajaran, biaya dan kelas. Mengubah data jenis pembayaran dan rincian pembayaran. Konfirmasi hapus oke/batal. Memasukkan NIS Memilih bulan yang akan dibayar dan melakukan proses pembayaran.
3. Pengolahan Kartu SPP
Pilih tombol cetak. Memasukkan NIS. Centang bulan yang akan dicetak pada kartu SPP. Pilih Tombol Cetak.
Hasil Berhasil disimpan.
Sistem Valid
Berhasil diubah.
Valid
Berhasil dihapus.
Valid
Berhasil ditampilkan. Berhasil ditampilkan mengacu waktu server. Berhasil dicetak. Berhasil ditampilkan. Berhasil dicentang. Berhasil dicetak
Valid Valid
Valid Valid Valid Valid
4. Pengolahan Laporan Tunggakan dan Lunas SPP
Menampilkan laporan tunggakan dan Lunas SPP
Berhasil ditampilkan.
Valid
Mencetak Laporan tunggakan dan Lunas SPP
Berhasil dicetak.
Valid
Proses pengujian pada penelitian ini melibatkan pengembang dan pengguna. Pengembang melakukan pengujian untuk memastikan sistem berjalan dengan baik sesuai dengan proses yang ditentukan. Pengguna yang melakukan pengujian pada penelitian ini yaitu staf tata usaha. Pengguna mencoba dengan menggunakan sistem ini untuk memberikan evaluasi dalam dalam bentuk kritik atau saran terhadap sistem yang sudah dibuat. Hasil evaluasi dari pengguna dijadikan pertimbangan bagi pengembang untuk ditindak lanjuti dalam proses perbaikan sistem. Pengujian beta merupakan pengujian yang dilakukan secara objektif dimana program aplikasi diuji secara langsung ke lapangan yaitu sekolah yang bersangkutan dan juga pengguna dengan melakukan wawancara mengenai kepuasan user. Wawancara dilaksanakan di sekolah yang terdiri atas dua pengguna. Bagian pertama terdiri dari lima pertanyaan dengan menggunakan empat pilihan jawaban. Daftar pertanyaan dalam wawancara untuk staf administrasi tata usaha yang diberikan adalah sebagai berikut: 1) Dengan dibangunnya Sistem Informasi Pembayaran SPP di SMK Negeri 1 Bancak apakah dapat mempercepat proses pengolahan data untuk pembayaran SPP? Jawab: Setuju, dengan adanya sistem informasi ini, proses pengolahan data maupun proses pembayaran SPP menjadi lebih cepat dan efisien. 2) Sistem informasi yang dibuat apakah memepercepat untuk proses pencarian data siswa? Jawab: Setuju dengan adanya sistem informasi ini dapat mempermudah dan mempercepat proses pencarian data siswa yang dibutuhkan. 3) Sistem Informasi Pembayaran SPP apakah sudah sesuai dengan kebutuhan sistem pembayaran di SMK Negeri 1 Bancak? Jawab: Setuju, dengan dibuatnya sistem pembayaran SPP ini proses pengolahan data maupun proses pembayaran menjadi lebih cepat dan efisien. 4) Dengan dibangunnya Sistem Informasi Pembayaran SPP di SMK Negeri 1 Bancak apakah proses penyimpanan data menjadi terorganisir lebih baik sehingga meminimalisir terjadinya data yang hilang? Jawab: Setuju, sejuh ini proses penyimpanan data dan pengolahan data di SMK Negeri 1 Bancak masih menggunakan cara yang manual, penyimpanan data dengan spreadsheet. Dengan adanya sistem ini proses penyimpanan data lebih aman dan meminimalisisr terjadinya hilang data. 5) Sistem Informasi yang dibuat apakah sudah membantu pegawai/ staf tata usaha dalam mengolah data? Jawab: Setuju, dengan dibangunnya sistem informasi ini proses pengolahan data menjadi lebih cepat dan efisien. Wawancara pada kepala sekolah terdiri dari empat pertanyaan. Pertanyaan yang diajukan kepada kepala sekolah adalah sebagai berikut: 1) Dengan dibangunnya Sistem Informasi Pembayaran SPP di SMK Negeri 1 Bancak apakah dapat mempercepat proses pembuatan laporan? Jawab: Setuju, dengan dibuatnya sistem informasi ini proses pembuatan laporan menjadi lebih cepat. 2) Apakah dengan dibangunnya sistem informasi ini, dapat mempermudah dan mempercepat kepala sekolah dalam melakukan pengecekan untuk pemasukan SPP? Jawab: Cukup membantu dan proses pengolahan data lebih cepat dan kepala sekolah beserta komite sekolah bisa mengecek langsung laporan SPP. 3) Apakah sistem informasi yang dibuat mudah dimengerti dan digunakan? Jawab: Sejauh ini cukup mudah dan bisa dimengerti. 4) Apakah tampilan dari sistem ini menarik? Jawab: Kurang, untuk tahap selanjutnya tampilan program harus dibuat lebih menarik lagi.
6. Kesimpulan dan Saran SPP dalam Pendidikan mempunyai peran penting dalam aktivitas kegiatan sekolah. Sistem informasi pembayaran SPP berbasis web yang diterapkan dapat berjalan baik dan memiliki fitur seperti setting tahun ajaran, manajemen data kelas, manajemen data siswa, manajemen data wali kelas, manajemen jenis pembayaran, membuat laporan tunggakan, mengelola transaksi pembayaran, mencetak kartu SPP, tagihan pembayaran. Sistem informasi pembayaran SPP ini dapat mempermudah staf tata usaha dalam mengelola data administrasi pembayaran SPP siswa. Semua data dapat saling berintegrasi sehingga sangat efektif dan efisien. Sistem juga dapat menampilkan informasi pembayaran selain di lingkungan internal sekolah juga dapat digunakan di lingkungan eksternal yaitu wali murid dapat mengetahui informasi pembayaran SPP siswa yang bersangkutan. Pemanfaatan sistem informasi pembayaran SPP berbasis web di SMK Negeri 1 Bancak sangat membantu staf tata usaha dalam menyelesaikan kendala-kendala yang terjadi. Berdasarkan hasil yang telah diuraikan, maka saran dalam penelitian sebagai berikut: a.) adanya proses keterangan pembayaran, apakah pembayaran dengan bantuan beasiswa atau tidak, b.) pada perangkat lunak ini belum terdapat validasi pembayaran tunggakan untuk dapat memberikan sanksi pada siswa yang melakukan pembayaran tunggakan lebih dari waktu yang ditentukan, c.) agar sistem ini dikembangkan sehingga laporan yang ditampilkan bisa dalam bentuk grafik, d.) pada perangkat lunak ini belum terdapat keterangan pembayaran SPP yang dicicil.
7. Daftar Pustaka [1] Muhammad Ngafifi, "Kemajuan Teknologi dan Pola Hidup Manusia Dalam Perspektif Sosial Budaya," vol. 2, 2014. [2] Lusvita Rinawati, "Dampak Perkembangan Teknologi Komunikasi dan Informasi (Globall Village)," May 2014. [3] Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi, 2005. [4] Heni Dwi Erinawati, "Pembangunan Sistem Informasi Pembayaran Sekolah Pada Sekolah Menengah Atas (SMA) Negeri 1 Rembang Berbasis Web," Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 15 Vol 10 No 1 – Februari 2013 ijcss.unsa.ac.id, vol. 10, pp. 40-46, Februari 2013. [5] Hendria Tony Fristanto, Bambang Eka Purnama, and Sukadi , "Rancang Bangun Sistem Informasi Pembayaran Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP) dan Insidental Pada Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah Tinatar Punung," Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN : 2087 - 0868, Volume 5 Nomor 1 Maret 2014, vol. 5, pp. 63-67, Maret 2014. [6] Gufron Rajo Kaciak. (2015) Pengertian dan Definisi Teknologi Informasi. [Online]. http://dosen.gufron.com/artikel/pengertian-dan-definisi-teknologi-informasi/1/ [7] Diana Rahmawati, "Analisis Faktor-Faktor Yang Berpengaruh Terhadap Pemanfaatan Teknologi Informasi," Jurnal Ekonomi & Pendidikan, Volume 5 Nomor 1, April 2008, pp. 109-110, 2008. [8] Irra Chrisyanti Dewi, Pengantar Ilmu Administrasi. Jakarta: PT. Prestasi Pustaka, 2011. [9] Ngalim Purwanto, Administrasi dan Supervisi Pendidikan, Tjun Surjaman, Ed. Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2012. [10] Heri Purwanto and Dedi Mei Suhendar, "Perangkat Lunak Pembayaran SPP dan Uang Bangunan di SMA Negeri 1 Bojongsoang Kab. Bandung," 2010. [11] Abdul Muied Cahyadi. [Online]. http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/570/jbptunikomppgdl-muiedcahya-28494-3-unikom_a-i.pdf [12] Abdul Kadir, Dasar Pemrograman Web dengan ASP. Yogyakarta: Andi Yogyakarta, 2005, p. 25.
