Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2013, pp. 157~162 157
SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SUMBANGAN PENGEMBANGAN PENDIDIKAN (SPP) PADA SMK PERIWATAS TASIKMALAYA Ratningsih1, Yus Mardiani2 1
AMIK BSI Bogor e-mail:
[email protected] 2
AMIK BSI Tasikmalaya e-mail: yus2904 @bsi.ac.id Abstrak Sumbangan pengembangan pendidikan (SPP) merupakan salah satu sumber dana untuk membiaya operasional sekolah. Sumbangan Pengembangan Pendidikan (SPP) ini sangat penting terutama bagi sekolah swasta. Keterlambatan laporan dapat mengganggu berbagai kebijakan di sekolah. Hal ini seringkali terjadi pada sistem pembayara SPP di SMK Periwatas Tasikmalaya. Sistem pembayaran Sumbangan Pengembangan Pendidikan (SPP) yang berjalan juga sulit mencari data siswa yang memiliki hutang SPP. Penggunaan kertas beresiko kehilangan data serta dokumentasi yang semakin banyak juga membutuhkan tempat penyimpan yang cukup besar. Untuk mengatasi berbagai permasalahan tersebut, diperlukan pengembangan sistem pembayaran Sumbangan Pengembangan Pendidikan (SPP). Dalam pengembangan sistem ini dilakukan melalui beberapa tahap yaitu analisa sistem berjalan, perancangan sistem informasi dan penerapan sistem baru. Sistem informasi pembayaran Sumbangan Pengembangan Pendidikan (SPP) yang baru mampu mengolah data dengan cepat dan tepat serta mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan setiap saat sehingga dapat menghasilkan kebijakan yang tepat. Keywords: sistem informasi, pembayaran sumbangan pengembangan pendidikan 1. Pendahuluan SMK Periwatas Tasikmalaya adalah salah satu sekolah swasta yang ada di kota Tasikmalaya. Sumbangan pengembangan pendidikan (SPP) merupakan salah satu sumber dana untuk membiayai operasional sekolah. SPP ini bersumber dari siswa yang harus dibayarkan setiap bulannya. SPP ini sangat penting sekali untuk menunjang operasional sekolah. Dalam pencatatannya diperlukan ketelitian agar tidak terjadi kesalahan. Kesalahan pencatatan atau keterlambatan dalam pembuatan laporan dapat mengganggu kegiatan di sekolah. Pencatatan yang kurang baik juga menyebabkan bendahara sekolah sulit mendeteksi siswa yang belum membayar SPP. Dari hasil pengamatan, didapatkan beberapa permasalahan dalam sistem yang sedang berjalan diantaranya membutuhkan media kertas yang cukup banyak, penggunaan media kertas membutuhkan
tempat penyimpanan yang lebih luas, kemungkinan kehilangan berkas serta membutuhkan waktu yang cukup lama untuk membuat berbagai laporan yang terkait dengan sistem ini. Terkait dengan berbagai permasalahan yang ditemukan, diperlukan perancangan sistem informasi pembayaran SPP yang dapat mengatasi berbagai permasalahan yang ada. Penggunaan sistem informasi pembayaran SPP diharapkan dapat mengurangi penggunaan kertas dan menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat serta tersedianya informasi yang dibutuhkan setiap saat. 2. Metode Penelitian Perancangan sistem informasi pembayaran SPP ini menggunakan metode waterfall. Sistem informasi ini dirancang melalui beberapa tahapan, yaitu: a. Menganalisa sistem yang sedang berjalan. Dalam hal ini peneliti
Diterima 23 Januari 2013; Revisi 5 Februari 2013; Disetujui 15 Maret 2013
ISBN: 978-602-61242-1-0
melakukan observasi yaitu pengamatan dan penelitian secara langsung terhadap sistem berjalan pada SMK Periwatas Tasikmalaya, khususnya pada sistem pembayaran sumbangan pengembangan pendidikan (SPP) serta melakukan Wawancara/tanya jawab dengan pihakpihak yang terkait dengan sistem pembayaran sumbangan pengembangan pendidikan (SPP) baik siswa maupun bagian TU dan kepala sekolah. b. Merancang sistem informasi pembayaran SPP berdasarkan data yang didapat pada saat menganalisa sistem berjalan. c. Menerapkan sistem informasi pembayaran SPP dan mengevaluasi kekurangan dari sistem baru.
bendahara sekolah untuk direkap kembali kedalam buku LC yang merupakan bukti transaksi pembayaran b Prosedur Pembuatan Laporan Setiap akhir bulan, bendahara sekolah membuat laporan pembayaran siswa berdasarkan data pada buku LC. Selanjutnya laporan ini diserahkan kepada kepala sekolah. Sistem pembayaran SPP pada SMK Periwatas Tasikmalaya digambarkan menggunakan tools system Diagram Alir Data (DAD). Pada sistem pembayaran SPP yang sedang berjalan, diagram alir data (DAD) yang dibuat adalah diagram konteks yang tampak pada Gambar 1 dan diagram nol pada Gambar 2.
3. Pembahasan Sistem pembayaran SPP pada SMK Periwatas Tasikmalaya terdiri dari beberapa prosedur, yaitu: a Prosedur pembayaran SPP Setiap siswa diberikan sebuah kartu untuk pencatatan pembayaran SPPnya. Kartu ini wajib dibawa pada saat siswa melakukan pembayaran SPP setiap bulannya. Sebagai bukti pembayaran, staff tata usaha (TU) akan mencatat, menandatangai dan memberikan stempel lunas pada kartu tersebut sesuai dengan bulan pembayaran dan kartu SPP dikembalikan kepada siswa. staff TU juga mencatat pembayaran SPP kedalam buku harian transaksi pembayaran. b. Prosedur Rekapitulasi Pembayaran SPP Staff TU membuat rekapitulasi pembayaran SPP perhari berdasarkan data yang ada pada buku harian transaksi pembayaran kemudian rekapitulasi tersebut diserahkan kepada
Kartu SPP
Kartu SPP Siswa
Kartu SPP, Data Pembayaran
Kartu SPP
Staf Tata Usaha
Sistem Pembayaran SPP SMK Periwatas Tasikmalaya
Data Pembayaran, Laporan Pembayaran
Kepala Sekolah Laporan Pembayaran
Bendahara Laporan Pembayaran
Gambar 1. Diagram Konteks Sistem Pembayararn SPP
1.0 Siswa
Kartu SPP
Kartu SPP Kartu SPP
Pembayaran SPP
Kartu SPP, Data Pembayaran
Data Pembayaran Data Pembayaran
Staf Tata Usaha
Buku Harian
Data Pembayaran
2.0
Data Pembayaran Rekapitulasi
Data Pembayaran
Bendahara
Data Pembayaran
Kepala Sekolah
Buku LC 3.0 Data Pembayaran
Laporan Pembayaran
Pembuatan Laporan
Laporan Pmbayaran
Gambar 2. Diagram Nol Sistem Pembayaran SPP
KNiST, 30 Maret 2013 158
ISBN: 978-602-61242-1-0
Berdasarkan pengamatan secara langsung pada setiap proses pembayaran SPP serta mengamati prosedur pada sistem yang sedang berjalan ditemukan beberapa permasalahan, diantaranya sering terjadinya keterlambatan dalam pembuatan dan penyampaian laporan, kerangkapan data serta sulitnya pencarian data. Untuk mengatasi berbagai permasalahan tersebut, dirancang sebuah sistem informasi pembayaran SPP dengan prosedur sebagai berikut: a Prosedur Pembayaran SPP Siswa membawa kartu SPP yang telah dibagikan sebelumnya sebagai alat pencatatan bukti pembayaran SPP. Staff TU login kedalam aplikasi pembayaran SPP dan menginputkan data siswa tersebut. Aplikasi akan menampilkan tagihan SPP siswa tersebut, kemudian
Siswa
staff TU input data pembayaran dan dan klik tombol simpan. Kemudian staff TU menandatangani dan memberi stempel lunas pada kartu SPP siswa. b Prosedur Validasi Pembayaran SPP Setiap hari bendahara sekolah akan melihat data pembayaran SPP dan mencocokkan dengan jumlah uang yang diterima. Jika sesuai bendahara sekolah akan memberikan validasi. c Prosedur pembuatan laporan Staff TU maupun bendahara dapat melihat laporan data siswa yang memiliki hutang SPP melalui aplikasi ini untuk ditindaklanjuti Sebagai laporan pembayaran SPP, Kepala sekolah dapat melihat/mencetak sendiri melalui aplikasi pembayaran SPP sesuai dengan periode yang dipilih.
DataSiswa
Staff TU DataPembayaranSPP
BuktiPembayaranSPP 0 Sistem Informasi Penggajian
Benda hara
ValidasiPembayaranSPP
LapPembayaranSPP
Kepala Sekolah
DatapembayaranSPP Gambar 3. Diagram Konteks Sistem Informasi Pembayaran SPP
KNiST, 30 Maret 2013 159
ISBN: 978-602-61242-1-0
DataSPP
Gambar 4. Diagram Nol Sistem Informasi Pembayaran SPP
Dalam pengolahan dan penyimpanan datanya, sistem informasi pembayaran SPP menggunakan database. Penulis menggunakan Enity Relationship Diagram
(ERD) untuk merancang databasenya. Rancangan database yang dibuat, dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 5. Entity Relationship Diagram Sistem Informasi Pembayaran SPP
KNiST, 30 Maret 2013 160
ISBN: 978-602-61242-1-0
User
Siswa NIS* NamaSiswa Kelas
Username* Nama Password HakAkses
1
1
Pembayaran SPP
SPP TahunAjar* Biaya
M 1 M
NoPembayaran* Tanggal Bulan Tahun Jumlah NIS** TahunAjar ** Username**
M
Gambar 6. Logical Record Structure Sistem Informasi Pembayaran SPP Dari rancangan database pada ERD Tanggal Date dan LRS, dijabarkan dalam spesifikasi file Bulan Date MM seperti yang tampak pada Tabel 1, Tabel 2, Tahun Date YYYY Tabel 3 dan Tabel 4. Jumlah Curren cy Tabel 1. Spesifikasi File Siswa NIS Text 8 ForeignKe Field Tipe Size Keterangan y Data TahunAjar Text 4 ForeignKe NIS Text 8 PrimaryKey y NamaSiswa Text 33 Username Text 17 ForeignKe Kelas Text 4 y Tabel 2. Spesifikasi File SPP Field Tipe Siz Keteranga Data e n TahunAja Text 4 PrimaryKey r Biaya Currenc 33 y Tabel 3. Spesifikasi File user Field Tipe Size Keterangan Data Username Text 17 PrimaryKey Password Text 13 Nama Text 33 HakAkses Text 9 ‘staff’; ’bendahara’; ’kepsek’ Tabel 4. Spesifikasi File Pembayaran SPP Field Tipe Siz Keterang Data e an NoPembayar Text 9 PrimaryKe an y
Pada sistem ini beberapa data yang diolah menjadi kunci utama. Kunci utama ini memiliki struktur kode yang telah ditentukan. Adapun struktur kode tersebut terdiri dari: a. Struktur Kode NIS 9 9 9 9
9
9
Tahun Ajar Masuk
9
9
No Urut Siswa No Urut Jurusan
Contoh: 1 2
1
3
1
0
Tahun Ajar Masuk
2
7
No Urut Siswa No Urut Jurusan
KNiST, 30 Maret 2013 161
ISBN: 978-602-61242-1-0
1213
Siswa tersebut masuk pada tahun ajar 2012/2013
1
No Urut Jurusan 1 untuk jurusan akuntansi
027
No Urut Siswa ke 27
b. Struktur Kode TahunAjar 9 9 9 Contoh:
1213 untuk 2012/2013
9 tahun
c. Struktur Kode NoPembayaran 9 9 9 9 9 9 9
Tanggal Transaksi “’ddmmyy’ contoh 1 3 0 5 1 3
Tanggal Transaksi “’ddmmyy’
9
ajar
9
7
Referensi Al Fatta, Hanif. 2007. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: CV. Andi Offset.
No Urut transaksi
Jogiyanto. HM. 2005. Data Flow Diagram. Diambil dari: http://Bagiilmu.web.id/data-flowdiagram.htm (15 Mei 2014).
No Urut transaksi 0
4. Informasi yang dibutuhkan tersedia setiap saat dengan cepat dan tepat. Untuk memaksimalkan penggunaan sistem informasi pembayaran SPP diperlukan pelatihan untuk pengguna sistem ini agar tidak terjadi kesalahan input data, back-up data harus dilakukan secara berkala untuk menghindari kehilangan data jika terjadi kerusakan pada database utama. Setiap pengguna harus menjaga kerahasiaan user dan passwordnya agar tidak disalahgunakan. Sistem pembayaran SPP ini belum terintegrasi dengan system lain yang ada disekolah. Untuk pengembangan selanjutnya dapat diintegrasi system ini dengan sistem lainnya yang saling berkaitan
3
130513
Transaksi terjadi pada tanggal 13 bulan Mei tahun 2013
037
No Urut transaksi pada tanggal tersebut
4. Simpulan Dari hasil penelitian mengenai sistem informasi pembayaran SPP, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Penggunaan sistem informasi pembayaran SPP mengurangi penggunaan kertas yang membutuhkan tempat penyimpanan yang besar sebagai dokumentasinya. 2. Mengurangi resiko kehilangan berkas/data 3. Sistem informasi pembayaran SPP dapat membantu meringankan pekerjaan dan mempercepat pembuatan berbagai laporan yang dibutuhkan dari data yang ada.
Nugroho, Adi. 2011. Data Flow Diagram. Diambil dari: http://informatika.web.id/data-flowdiagram.htm (15 Mei 2014). Pahlevi, Said Mirza. 2013. Tujuh Langkah Praktis Pembangunan Basis Data. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Priyadi, Yudi. 2014. Kolaborasi SQL&ERD Dalam Implementasi Database. Yogyakarta: Penerbit ANDI. Sutabri,
Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.
Supardi, Yuniar. 2013. Koleksi Program TA dan Skripsi dengan Foxpro 9. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Taufik, Rohmat. 2013. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.
KNiST, 30 Maret 2013 162
