SISTEM INFORMASI DATA PENGELOLAAN PENGGAJIAN OPERATOR WARNET MILIK PT. PIKA MEDIA KOMUNIKA
Naskah Publikasi
diajukan oleh Putri Prihatini
08.02.7311
Inung Susilowati
08.02.7314
Bian Ayu Kharisma
08.02.7348
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
INFORMATION SYSTEM FILE OF SALARY ORGANIZING EMPLOYES OPERATOR WARNET PT.PIKA MEDIA KOMUNIKA SISTEM INFORMASI DATA PENGELOLAAN PENGGAJIAN OPERATOR WARNET MILIK PT. PIKA MEDIA KOMUNIKA Putri Prihatini Inung Susilowati Bian Ayu Kharisma Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT In writing this final author discusses the making of Payroll Management Information System data-Owned Operator Warnet PT.Pika Media Komunika using Visual Basic and Microsoft SQL Server 2000. Using Microsoft SQL Server 2000 as the database on this system with a reason because according to the type of the secondary system, with capacities greater data to facilitate the development, which integrated the Visual Basic program as an interface on this application system, and preparing reports using grouping so that it can retrieve, process, store and deliver the right information, accurate and relevant. The author also explains about the concept of the database with the DFD (Data Flow Diagram), Flowchart, and normalization, as well as discussion on the hardware being used. The main purpose of making Payroll Management Information System data is to accelerate the process of recording data in the presence on a computer that can later be useful in the calculation of employee payroll earned each month. Payroll management information system data is only contained on the payroll management information Keywords : Information System, Visual Basic, SQl Server
1.Pendahuluan Berkembangnya teknologi yang begitu pesatnya terutama teknologi tentang sistem informasi, menciptakan kemudahan dan ketepatan dalam hal pengambilan suatu keputusan di dalam informasi tersebut. Namun, masih banyak permasalahan dan kelemahan yang muncul di dalam menjalankan suatu sistem. Di dalam sistem pengelolaan data hendaknya dilakukan cermat, cepat, dan teratur untuk mendapatkan hasil informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu.
Akurat berarti menghasilkan
informasi yang bebas dari kesalahan - kesalahan. Relevan berarti informasi tersebut memiliki manfaat untuk pemakainya yang mana dalam bagian ini menunjuk pada instansi perusahaan yang bertugas mengelolah data penggajian. Tepat waktu berarti informasi yang dibutuhkan oleh penerima dalam hal ini adalah operator warnet tidah boleh terlambat, dikarenakan informasi yang usang tidak akan mempunyai nilai lagi, sebab informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan, bila pengambilan keputusan tersebut terlambat, maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. Hal inilah yang membuat adanya komputerisasi pada bagian presensi operator warnet, yang nantinya berkaitan dengan bagian penggajian, dengan adanya sistem pengelolaan data penggajian dan data presensi yang terkomputerisasi dapat mengontrol dan memanajemen di dalam proses penggajian seluruh operator warnet agar tepat waktu sehingga lebih efektif dan efisien serta dapat menghasilkan sistem informasi yang berkualitas. Dari latar belakang inilah adanya rumusan permasalahan yang akan dihadapi yaitu Bagaimana cara mengelolah data penggajian secara komputerisasi dan menghasilkan laporan secara akurat, relevan dan tepat waktu? 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel – variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain.
Masukan (Input)
Pengolahan (Processing)
Keluaran (Output)
Gambar di atas menunjukkan bahwa sistem atau pendekatan sistem minimal harus mempunyai empat komponen yakni masukan, pengolahan, keluaran dan balikan atau kontrol. 2.2 Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, sehingga ada manfaat yang di dapat. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum (data – item). Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian atau suatu kesatuan nyata. Kejadian (Event) adalah suatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata (fact) adalah berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda dan orang.
Proses
Data
Hasil Tindakan
Informasi Dasar Data Keputusan
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Dalam memahami pengertian sistem informasi, terlebih dahulu telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan processing systems atau information processing systems atau information generating systems. Adanya keterkaitan antara data dan informasi sebagai entitas penting pembentuk sistem informasi. Data merupakan nilai, keadaan atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun. Sementara informasi
adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang 2.4 Konsep Dasar Penggajian Berasal dari kata dasar ‘gaji’ yang memiliki arti yaitu sesuatu pembayaran yang berkaitan dengan uang yang diberikan kepada pegawai atau karyawan. Pembayaran inilah dibagi berdasarkan waktu kinerja, yaitu pembayaran yang dilakukan atas dasar lamanya bekerja misalnya jam, hari, minggu, bulan dan sebagainya serta berdasarkan hasil kinerjanya. Sedangkan definisi dari komputerisasi penggajian adalah suatu sistem yang dapat menyajikan informasi tentang proses penggajian serta prosedur dari suatu kegiatan penggajian dalam suatu instansi perusahaan atau organisasi sehingga didapatkan suatu informasi penggajian yang diinginkan secara akurat, relevan dan tepat waktu. 2.5 Konsep Dasar Basis Data Sistem basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan dengan yang lainnya untuk tujuan tertentu, yang telah disimpan pada hardisk komputer dan dapat dimanipulasi dengan menggunakan software tertentu yang akan membentuk Database Management System (DBMS). Basis data merupakan dasar dalam menyediakan informasi bagi pengguna informasi. Elemen - elemen yang terdapat dalam sistem basis data antara lain:
a. Database Merupakan kelompok file yang mempunyai hubungan kriteria antara satu file dengan yang lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk menyajikan informasi.
b. File Merupakan kumpulan record – record sejenis yang mempunyai panjang elemen dan atribut yang sama, namun isinya berbeda.
c. Record Merupakan kumpulan elemen yang saling berkaitan dan menginformasikan satu entitas secara lengkap. Satu record mewakili satu data atau informasi.
d. Field Merupakan bagian tertentu dari record yang mewakili satu entitas. Misalnya, NIP merupakan salah satu field dari entitas pegawai.
e. Data Value Merupakan data atau informasi yang disampaikan pada setiap field. Misalnya, ‘062825104’ merupakan value dari field NIP.
f. Entity Merupakan objek yang dapat dibedakan satu dengan yang lainnya dan tidak saling bergantungan dengan informasi yang telah disimpan.
g. Query Merupakan perintah yang dirancang untuk memanggil kelompok record tertentu dari suatu file dan untuk melakukan suatu manipulasi pada suatu file atau database.
h. View Merupakan data yang terdiri atas sejumlah record yang diproses dalam urutan tampilan. Kegunaan atau syarat database adalah sebagai berikut: a. Redudansi Dan Inkonsistensi Data Redudansi adalah melakukan penyimpanan data yang sama di beberapa tempat. Hal ini menyebabkan pemborosan atau in-efisien dan menimbulkan inkonsistensi data karena bila terjadi perubahan terhadap data maka data harus diubah di beberapa tempat. b. Security Data Basis data yang baik, menerapkan aturan - aturan yang berhubungan dengan keamanan sistem. Hal ini membuat tidak setiap pemakai sistem data diperbolehkan mengakses semua data. Keamanan tersebut dapat diatur dan disesuaikan baik di tingkat basis data atau aplikasinya.
c. Data Intergrity Integritas data yang dimaksud menyangkut bagaimana mengatur kaitan antar file tersebut agar dapat melakukan transaksi-transaksi secara efisien. d. Data Access Pada suatu database perlu dibuat suatu manajemen pengelolaan untuk mengakses data yang dikenal sebagai DBMS (Data Base Management System). Hal itu dilakukan supaya data dalam basis data harus siap diakses oleh siapa saja yang membutuhkan dan mempunyai hak untuk mengaksesnya. e Data Independence Sebuah program dalam sistem basis data, harus dipisahkan dengan database yang ada. Ini artinya perintah DBMS bebas terhadap database karena apapun perubahan terhadap database, semua perintah akan stabil tanpa ada yang perlu diubah. 2.6 Perangkat Lunak Yang dimaksud dengan perangkat lunak dalam suatu sistem adalah berupa program - program yang berfungsi menjalankan perangkat kerasnya, antara lain sistem operasi, bahasa pemrograman dan aplikasinya. 1. Sistem Operasi Sistem Operasi yang digunakan untuk mengaktifkan seluruh peralatan yang ada dalam komputer termasuk perangkat lunak aplikasi yang ada. Dalam hal ini sistem operasi yang digunakan adalah Windows XP profesional. 2. Visual Basic a. Mengenal Visual Basic 6.0 Microsoft visual basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman yang cukup popular dan mudah untuk dipelajari.
kelebihan pada Visual Basic 6.0 dibandingkan versi-versi sebelumnya,yaitu: 1.) Visual Basic disertai dengan berbagai macam sarana untuk membuat
aplikasi
database,
sarana
database
visual,
yang
menjadikan lingkungan terbaik untuk mengembangkan aplikasi client atau server dan multi -user. 2.) Visual Basic adalah bahasa pemrograman Event - Driven yang berasal dari BASIC, Event - Driven artinya program menunggu sampai ada respon dari user berupa kejadian tertentu, event yang berhubungan akan melakukan aksi dengan kode yang diberikan. 3.) Adanya fasilitas Autolist, program akan otomatis menampilkan method atau property apa saja yang mungkin akan digunakan ketika mengetik titik (.). Dengan adanya fasilitas Autolist ini dapat memperkecil kesalahan user atau programmer didalam membuat program. Hanya saja fasilitas Autolist ini akan berjalan dengan baik jika pilihan references pada menu project yang sesuai dengan pemrograman, kita buat tidak dicentang pada program. 4.) Memiliki compiler (membuat file *.EXE yang dapat dieksekusi atau dijalankan langsung tanpa masuk ke editor Visual Basic yang menghasilkan software yang bisa berdiri sendiri) handal yang dapat menghasilkan file executable (*.EXE) yang lebih cepat dan efisien dari sebelumnya. 3. Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server adalah produk aplikasi database yang dikeluarkan oleh Microsoft. SQL Server dapat digunakan pada pembuatan aplikasi kecil sampai dengan aplikasi yang besar sekalipun.
Langkah –langkah memulai SQL Server : 1. Cek koneksi dari start – Program – Microsoft SQL Server – Service Manager dan Pastikan dalam Kondisi Start.
2. Klik Start – Program – Microsoft SQL Server – Query Analyzer.
3. Pilih Windows Authentication atau tergantung Kondisi konfigurasi menginstal. 4. Semua Perintah SQL ditulis dalam tempat mengetikan perintah SQL.
2.7 Klasifikasi Perangkat Keras Kebutuhan hardware yang digunakan untuk menjalankan program PowerBuilder adalah sebagai berikut : Prosesor : dianjurkan Pentium IV atau yang lebih baik. RAM : dianjurkan 128 Mb ke atas. Ruang Harddisk yang kosong : minimal 200 Mb Sistem Operasi :Windows XP Software yang digunakan adalah : Ms SQL Server versi 2000 atau versi 7.0. Ms Visual Basic versi 6.0 3. Tinjaun Umum 3.1 Sejarah Singkat PT.Pika Media Komunika adalah suatu perusahaan penyedia layanan jasa internet (ISP) yang didirikan pada tanggal 2 Maret 2007 dan berlokasi di Jl.anggrek 101 desa Karangoso, Maguwoharjo, Sleman, Yogyakarta. Berdirinya PT.Pika diprakarsai oleh Bapak Made Widya. Tanggal 26 Agustus 2010 kantor pusat pindah tempat, tidak lagi bergabung dengan Pika Net. Kantor PT.Pika Media Komunika bertempat di Jl. Gejayan 51A. 3.2 Struktur Organisasi
3.3 Flowchart Sistem yang ada
Daftar Presensi Operator
Membuat Daftar Penggajian berdasarkan presensi
Pengelolahan dan Perincian Gaji Seluruh Karyawan
Pemberian Gaji Karyawan
Pembuatan Laporan Gaji
Laporan Penggajian
4. Pembahasan 4.1 Flowchart yang diusulkan
Input Data Karyawan
Input data Warnet
Proses Data Warnet
Proses data Karyawan
Input data Shift
Proses Data shift
Input data Penggajian
Proses Data penggajian
Gaji Shift warnet
Karyawan
Status
Jabatan
Pembuatan Laporan Penggajian
Laporan Penggajian
4.2 DFD yang diusulkan
DFD Level 1
Relasi Tabel
4.3 Memulai Aplikasi Program Untuk memulai aplikasi ini, langkah awal klik start – all program – program penggajian.
Tampilan password
Tampilan menu utama
Proses dalam Program Penggajian
Mencari total jaga
4.4 Laporan yang Dihasilkan Laporan Penggajian berdasarkan tiap warnet
Print out slip gaji karyawan
Laporan data Karyawan
5.Kesimpulan 1. Sistem informasi pengelolaan penggajian mengahasilkan informasi yang berkualitas dan mengelolah data penggajian secara komputerisasi serta menghasilkan laporan secara akurat, relevan dan tepat waktu. 2. Aplikasi pengelolaan penggajian dirancang untuk mudah digunakan (user friendly) dan juga dapat dikembangkan. 3. Pengolahan data berdasarkan pada jumlah shift yang sudah dilakukan sesuai pada waktu yang dibutuhkan sehingga informasinya sesuai dengan kebutuhan. 4. Informasi yang dapat dihasilkan diantaranya adalah :
Laporan data karyawan. Laporan penggajian berdasarkan warnet. Laporan total gaji berdasarkan bulan. Laporan penggajian berdasarkan id.karyawan dan periode. Laporan penggajian perkaryawan. Laporan pengeluaran gaji perwarnet.
Daftar Pustaka Al Fatta. Hanif., Analisis & Perancangan Sistem Informasi, (Yogyakarta, Penerbit ANDI Offset, 2007) Arief. M.Rudyanto, Pemrograman Basis Data menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000, (Yogyakarta, Penerbit ANDI Offset, 2007) Kusrini,M.Kom, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, (Yogyakarta, Penerbit ANDI Offset, 2007) Robert N. Anthony, John Dearden, Management Control System, (1990) Sunyoto. Andi. Pemrograman Database Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, (Yogyakarta, Penerbit ANDI Offset, 2006) S.Wojowasito, Kamus Bahasa Indonesia, (Malang, Penerbit C.V.Pengarang)
