SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENCATATAN DAN PENGELOLAAN KEUANGAN PADA USAHA WARNET KINGDOM NET
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Mazwin Munir 10.02.7893
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENCATATAN DAN PENGELOLAAN KEUANGAN PADA USAHA WARNET KINGDOM NET Mazwin Munir1), Bayu Setiaji2), 1) 2)
Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta
Magister Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta
Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email :
[email protected]),
[email protected])
kami buat adalah “Sistem Informasi Akuntansi Pencatatan dan Pengelolaan Keuangan pada Usaha Warnet Kingdom Net”.
Abstract - Problems encountered in today's Internet cafe business is financial management was not well organized, and also not computerized financial records to the maximum which is still manual. The purpose of the study to analyze, identify information needs, improving and designing accounting information systems in the financial management of the business and address the issues contained in the currently running system.
Sistem pencatatan dan pengelolaan keuangan yang digunakan masih manual dan terdapat beberapa kelemahan, seperti: jumlah uang yang diterima dengan total pendapatan yang tercantum dalam buku berbeda, manajemen usaha kurang bagus, tidak ada target jangka waktu untuk kembalinya modal.
Analysis and design of information systems of accounting records and financial management 'approaches to the business processes of observation and data collection efforts.
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1 Pengertian Perancangan
The results achieved in the improvement of financial management accounting information system that runs in an application form that informs the design of the recording, calculating, and the resulting financial statements. Conclusion obtained is the presence of financial management accounting information system can generate a report that the company needs in a fast, complete and accurate to use the manager in the process of financial management of the cafe business.
Perancangan dalam konteks sistem informasi biasanya mengikuti kata analisa yang di dala bahasa inggris biasa dikenal dengan istilah Information Systems Analysis and Design di mana menurut O’brein (2003, 511) perancangan berarti pengembangan secara spesifik dari hasil analisa kebutuhan untuk hardware, software, orang, jaringan, dan data serta produk informasi yang dapat memenuhi persyaratan fungsional dari suatu sistem. 2.1.2 Pengertian Sistem
Keywords: Accounting Information Systems, Financial Management, Visual Basic, SQL Server.
Sistem adalah suatu group dari elemen-elemen baik yang berbentuk fisik maupun non-fisik yang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan, sasaran atau akhir dari sebuah sistem.[1]
1. Pendahuluan Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan dan sumber daya yang sangat penting bagi sebuah perusahaan baik yang besar maupun kecil. Perubahan informasi yang sangat cepat menuntut perusahaan untuk menggunakan sistem informasi berbasis komputer dalam proses bisnisnya, karena sistem manual sudah tidak dapat memenuhi kebutuhan informasi yang dinamis. Penerapan sistem informasi dapat mempercepat proses bisnis, mengurangi human error, meningkatkan integritas antar bagian dalam perusahaan serta meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dalam perusahaan.
2.1.3 Karakteristik Sistem Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya. 1. Batasan (Boundary) adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem. Batasan ini menentukan konfigurasi, ruang lingkup atau kemampuan sistem.
Penelitian ini dilakukan pada sebuah usaha kecil menengah yang bergerak di bidang warnet. Usaha ini berkembang dengan pesat seiring kebutuhan user dalam mencari informasi melalui internet, sehingga perlu dirancang sistem informasi akuntansi pengelolaan keuangan, termasuk pencatatan, penghitungan, dan pelaporan keuangan pada usaha tersebut. Aplikasi yang
2. Elemen sistem. Elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sunsistem datau bagian-bagian sistem, suatu sistem betapapun kecilnya pasti selalu mengandung elemen-elemen. 3. Lingkungan (Environment) adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem.
1
4.
Masukan (Input) sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.
2. 3. 4. 5.
5.
Keluaran (Output) adalah sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.
2.3 Konsep Dasar Basis Data
6.
Komponen (Component) adalah kegiatankegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi.
Prinsip utama dalam basis data adalah pengaturan (pemilihan/pengelompokan/ pengorganisasian) data atau arsip yang akan disimpan sesuai dengan fungsi dan jenisnya dengan tujuan utama fleksibilitas dan kecepatan dalam pengambilan data kembali. (Jogiyanto HM, 2008)
7.
Penghubung (Interface) adalah tempat di mana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi.
8.
9.
Siklus Pengeluaran Kas Siklus Konversi Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia Siklus Buku Besar dan Laporan Keuangan.[3]
Basis data adalah sekumpulan data yang saling terintegrasi satu sama lain dan terorganisasi berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu dan tersimpan pada sebuah hardware komputer.
2.4 Konsep Dasar Akuntansi 2.4.1 Pengertian Akuntansi Akuntansi adalah suatu proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, dan pelaporan dari kegiatan transaksi perusahaan.[4]
Penyimpanan (Storage) adalah area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku dan sebagainya.
2.4.2 Proses Akuntansi Proses akuntansi adalah serangkaian kegiatan yang diawali dengan transaksi dan diakhiri dengan penutupan buku atau berakhirnya seluruh proses pencatatan pada periode tertentu. Proses ini diulang setiap periode. Pelaporan ini mencakup langkah-langkah utama, yaitu:
Tujuan (Goal), suatu sistem pasti memiliki tujuan atau sasaran. Tujuan atau sasaran sistem sangat menentukan input yang dibutuhkan sistem dan output yang akan dihasilkan sistem.
1. Pencatatan Mencatat transaksi-transaksi ke dalam bukti transaksi yang berupa kuitansi, faktur penjualan, faktur pembelian, bukti pengeluaran, dan bukti penerimaan.
2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Pengertian Data
2. Penggolongan/ Jurnal
Data adalah kumpulan dari fakta-fakta, kejadiankejadian yang dapat berupa simbol, angka, huruf, kejadian dan lain-lain yang berguna bagi suatu pengolahan data (process) atau sebagai masukan (input) bagi suatu proses. Data merupakan suatu deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.
Adalah memisahkan transaksi menurut sifatnya apakah termasuk transaksi penjualan, pembelian, biaya operasional, pembelian perlengkapan, dan lain sebagainya. Jurnal dilakukan dengan mendebit dan kredit semua perkiraan agar terjadi keseimbangan dalam buku besar.
2.2.2 Pengertian Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang atau masa depan.[2]
3. Peringkasan
2.2.3 Sistem Informasi Akuntansi
4. Pelaporan
Sistem informasi akuntansi yaitu satu kesatuan sumber-sumber daya, seperti orang dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah keuangan dan sumber daya lainnya menjadi informasi. Sistem Informasi akuntansi dapat dilakukan secara manual maupun terkomputerisasi. (Bodnar/Hopwood, 2001)
Dari buku besar kemudian akan disusun menjadi laporan keuangan melalui proses yang disebut pelaporan. Hasil dari proses pelaporan adalah tersusunnya laporan keuangan yang terdiri dari neraca dan laporan laba rugi.
Siklus Pemrosesan dalam Sistem Informasi Akuntansi ada lima kelompok utama yaitu: 1. Siklus Pendapatan
2.5.1. Microsoft Visual Basic 6.0
Adalah proses mengumpulkan kembali transaksitransaksi yang telah diklasifikasikan dalam jurnal, proses ini sering dikenal dengan istilah posting.
2.5 Software yang Digunakan
Visual Basic adalah bahasa pemograman yang digunakan untuk membuat aplikasi windows yang
2
berbasis grafis (GUI-Graphical User Interface). Visual Basic ini berorientasi pada objek (Object Oriented Programming) sehingga dapat mempermudah pengguna dalam membangun sebuah aplikasi yang lengkap.
2. Adanya target pengembalian modal dalam jangka waktu maksimal 2 tahun. 3. Adanya perhitungan rincian biaya penyusutan barang.
2.5.2. Microsoft SQL Server 2008
4. Adanya perhitungan atas penggantian barang yang hilang.
SQL Server merupakan DBMS (Database Management System) yang handal mengolah data dengan disertai user interface yang cukup mudah digunakan.
5. Pemilik harus mempunyai konsultan manajemen pengembangan usaha/pegawai sistem informasi akuntansi. 3.2.3 Analisis Perancangan Sistem
3. Analisis dan Perancangan Sistem
Perancangan sistem yang dibuat menggunakan pemodelan fisik (phisycal model) yaitu dengan flowchart system dan pemodelan logic (logical mode) yaitu data flow diagram.
3.1 Gambaran Umum Kingdom Net merupakan sebuah usaha yang bergerak di bidang jasa internet sejak tahun 2010. Usaha ini mempunyai misi seperti halnya usaha-usaha yang lain yaitu mendapatkan laba sebesar-besarnya dengan visi memudahkan orang mengakses berita dan informasi yang dibutuhkan melalui internet. Tujuan dari usaha ini adalah menjadi warung internet yang memberikan jasa akses internet tercepat, dan juga menciptakan lapangan pekerjaan bagi mahasiswa/masyarakat umum yang ingin kerja paruh waktu. 3.1.1 Visi Menjadi yang tercepat. 3.1.2 Misi Mendapatkan keuntungan sebesar-besarnya dengan memberi kepuasan terhadap kebutuhan internet pelanggan.
Gambar 3.1 Flowchart
3.2 Identifikasi Masalah Permasalahan yang terjadi pada usaha ini yaitu: 1. Pencatatan pendapatan secara keseluruhan dilakukan manual. 2. Manajemen usaha kurang bagus. 3. Tidak ada target jangka waktu kembalinya modal. 4. Tidak ada pegawai sistem informasi akuntansi 5. Kehilangan peralatan, seperti mouse dan keyboard. 6. Bandwitdh kurang 7. AC kurang.
Gambar 3.2 DFD Level 1 Pengolahan Data
3.2.1 Analisis Kelemahan Sistem
4. Implementasi dan Pembahasan
Analisis kelemahan sistem dilakukan untuk memudahkan dalam mengidentifikasi masalah, yaitu dengan melihat dari kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang terjadi, istilah ini dikenal dengan SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Thread).
4.1 Form Login Form login merupakan form untuk masuk dan menggunakan aplikasi sistem informasi akuntansi Kingdom Net. form ini dibuat untuk menjaga dan memberikan keamanan terhadap penggunaan aplikasi supaya hanya pihak-pihak yang memiliki hak akses dan terdaftar pada manajemen user yang dapat menggunakannya.
3.2.2 Analisis Kebutuhan Sistem Prioritas sistem yang diusulkan yaitu: 1. Sistem pencatatan dan pengelolaan keuangan secara terkomputerisasi.
3
4.4 Penjelasan Tampilan a. Tampilan transaksi penjualan
Gambar 4.1 Form Login 4.2 Form Utama Pada saat login berhasil maka akan tampil form utama yang berisi menu bar, beberapa diantaranya yaitu:
Gambar 4.3 Form Transaksi Penjualan Form transaksi ini berisi beberapa primary key yang di join dari beberapa tabel lain, yaitu tabel barang, tabel karyawan, dan tabel pelanggan. Ketika di klik tombol save maka transaksi penjualan telah tersimpan.
a. Transaksi, terdapat menu item: 1. Data barang, berisi data inventory/asset warnet. memiliki tombol new, edit, save, cancel, delete, dan exit.
b. Tampilan arus kas
2. Supplier, digunakan untuk mencatat atau membuat record hutang usaha. 3. Arus kas, digunakan untuk mencatat semua transaksi yang berkaitan dengan jalannya kas. b.
Laporan, terdapat menu item: 1.
Laporan data barang
2.
Laporan supplier
3.
Laporan arus kas
4.
Laporan pembelian
5.
Laporan penjualan
Gambar 4.4 Form Arus Kas Untuk semua sumber penerimaan dan pengeluaran kas dapat dicatat disini. Selisih kas didapat dari total penerimaan dikurangi total pengeluaran, sedangkan saldo kas akhir diperoleh dari selisih kas ditambah dengan saldo kas awal. Klik tombol report untuk mendapatkan hasil laporannya.
4.3 Form Data Barang Form Input Barang ini berisi data inventory/asset warnet. Memiliki tombol-tombol new, edit, save, cancel, delete, dan exit. Tombol new untuk menambah data inventory/ data barang, tombol edit untuk mengubah data barang yang sudah ada, tombol save untuk menyimpan data baru atau data yang diedit. Tombol delete untuk menghapus data barang di form data barang, tombol cancel untuk menunda eksekusi tombol lain selain tombol exit dan tombol exit untuk menutup seluruh aplikasi.
c. Tampilan laporan data barang
Gambar 4.5 Laporan data barang Merupakan laporan yang menampilkan sisa data produk yang ada di Kingdom Net pada periode waktu tertentu.
Gambar 4.2 Form Input Barang 4
[4] Bodnar, Hopwood (2001). Accounting Information System, 8edition. Prentice Hall Business Publishing, New Jersey.
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Sebelum pembuatan sistem informasi akuntansi pengelolaan keuangan ini, terlebih dahulu telah dilakukan kegiatan analisis terhadap sistem lama yang sedang berjalan saat ini. Tujuan dari fase analisis adalah memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan membuat atau membuat sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut, atau memutuskan bahwa sebenarnya pembuatan sistem baru dibutuhkan atau tidak dibutuhkan.
Biodata Penulis
Mazwin Munir, memperoleh gelar Ahli Madya (Amd), Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015. Bayu Setiaji, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2006. Memperoleh gelar Magister Komputer (M.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2012. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta.
Sistem informasi akuntansi pengelolaan keuangan ini menggunakan software teknologi komputer yang sedang mengalami perkembangan dan banyak digunakan, yaitu dengan memanfaatkan Micrososft Visual Basic 6.0., sebagai aplikasi bahasa pemrograman dan Micrososft SQL Server 2008 sebagai aplikasi membuat database. Dengan perancangan sistem yang terkomputerisasi diharapkan dapat membantu usaha warnet untuk menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan secara akurat dan tepat. 5.2 Saran Berdasarkan hasil penelitian, maka peneliti memberikan beberapa saran yang kiranya sangat perlu disampaikan dan semoga bermanfaat untuk kemajuan sistem informasi yang ada pada warnet, diantaranya yaitu: 1. Bagi pihak warnet Kingdom Net diharapkan dapat mengadakan pemeliharaan dan evaluasi sistem secara berkala untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi masih berfungsi dengan baik. 2. Bagi peneliti selanjutnya, agar menambahkan formform lain yang ada dalam penelitian ini, sehingga penelitian tentang sistem informasi akuntansi yang ada pada warnet dapat berkembang lebih luas lagi. Daftar Pustaka [1] Wahyono, Teguh. Sistem Informasi: Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi, Edisi 1, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2004. [2] Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Andi Offset, Yogyakarta, 2010. [3] Kusrini dan Andi Koniyo, Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server, C.V. Andi Offset Yogyakarta, hal 18-23.
5
