PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA SISWA DI SMPN 1 SALAM BABARIS
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Eko Rusdiono 10.12.4523
Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
DESIGN DATA PROCESSING INFORMATION SYSTEM STUDENT IN SMPN 1 SALAM BABARIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA SISWA DI SMPN 1 SALAM BABARIS Eko Rusdiono Heri Sismoro Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Junior High School (SMP) 1 Salam Babaris is one school that has problems in terms of providing information. Because in this case making the report has been using a computer system, but the computer has not been used optimally so that making the report less varied so having some problems to get accurate information. Problems experienced SMPN 1 Salam Babaris include: absence of specific applications for performance improvement in data processing and less diversity of the students reported that delays delivery of information. How to overcome these problems, we need a way of processing the data of the students more effectively and efficiently, in order to assist in the presentation of information values among students by developing a special software for SMPN 1 Salam Babaris, which can help students score data processing, reducing accumulation of work, reducing errors. Keywords: System, Application, Student Data Processing.
1. Pendahuluan Sekolah Menengah Pertama (SMP) Negeri 1 Salam Babaris merupakan salah satu sekolah yang mempunyai masalah dalam hal pengelolaan data dan pemberian informasi. Karena dalam hal ini pembuatan laporan telah menggunakan sistem komputer, tetapi komputer belum digunakan secara maksimal sehingga pembuatan laporan kurang bervariasi sehingga mengalami beberapa kendala untuk mendapatkan informasi yang akurat. Masalah yang dialami SMPN 1 Salam Babaris antara lain: Belum adanya aplikasi khusus untuk peningkatan kinerja dalam pengolahan data nilai siswa dan kurang beragamnya laporan sehingga terjadi keterlambatan pemberian informasi. Cara mengatasi masalah tersebut maka diperlukan suatu cara pengolahan data nilai siswa yang lebih efektif dan efisien, untuk dapat membantu dalam penyajian informasi nilai siswa antara lain dengan membangun suatu perangkat lunak khusus untuk SMPN 1 Salam Babaris, yang bisa membantu proses pengolahan data nilai siswa, mengurangi penumpukan kerja dan mengurangi kekeliruan. 2. Landasan Teori 2.1. Definisi Sistem, Informasi, Sistem Informasi Menurut Jogiyanto H.M (Pengenalan Komputer, 813 ; 1995) “Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”. Menurut Gordon B. Davis (1995:28) mendefinisikan informasi sebagai “data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”. Menurut Robert A. Leitch sistem informasi adalah suatu system di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukungoperasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.2. Karakteristik Sistem Untuk
memahami
dan
mengembangkan
suatu
sistem,
maka
perlu
membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Adapun karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem yaitu:
Batasan
(Boundary), Lingkungan (Environment), Masukan (Input), Keluaran (Output), Komponen (Component), Penghubung (Interface), Penyimpanan (Storage),
1
2.3. Perangkat Lunak yang digunakan 2.3.1.SQL Server 2005 Express SQL Server 2005 Express merupakan edisi SQL Server 2005 gratis dari Microsoft yang memiliki fitur paling minimum jika dibandingkan dengan edisi-edisi lainnya (Rangga Praduwiratna, 2010:7). Tetapi, meski memiliki fitur minimum, fitur-fitur tersebut sudah lebih dari cukup untuk membangun sebuah aplikasi yang dapat mengolah data menjadi informasi yang berguna. 2.3.2.Microsoft Visual Basic 6.0 Kata “Visual” menunjukkan cara yang digunakan untuk membuat Graphical User Interface (GUI). Dengan cara ini kita tidak lagi menuliskan instruksi program dalam kode-kode baris, tetapi secara mudah kita dapat melakukan drag dan drop obyek-obyek yang akan kita gunakan. Kata “Basic” merupakan bagian dari BASIC(beginners All Purpose Symbilic Instruction Code), yaitu sebuah bahasa pemrograman yang dalam sejarahnya sudah banyak digunakan oleh para programmer untuk menyusun aplikasi. Visual Basic 6.0. adalah bahasa pemrograman yang cukup popular. Visual Basic merupakan bahasa pemrograman event-driven yang berasal dari basic. Even driven artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa kejadian tertentu misalnya tombol diklik atau menu pilihan. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1. Gambaran Umum 3.1.1.Sejarah SMPN 1 Salam Babaris pada mulanya adalah SMPN 2 Tapin Selatan, yang didirikan pada tahun 1983 dan diresmikan pada 6 April 1984 oleh Dinas Pendidikan . Berdasarkan surat keputusan Mentri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor : 0178/1984, tanggal : 6 April 1984 terhitung mulai 18 Mei 2008, dirubah menjadi SMPN 1 Salam Babaris dan diresmikan oleh Mendepdiknud pada hari kamis 18 Mei 2008, pukul 09.00 WITA s.d Selesai di Lapangan Upacara SMPN 1 Salam Babaris. 3.2. Analisis Sistem 3.2.1.Identifikasi Masalah Mengidentifikasi masalah dimulai dengan mengkaji subjek permasalahan yang ada. Adapun masalah yang dialami SMPN 1 Salam Babaris antara lain :
2
Belum adanya aplikasi khusus untuk peningkatan kinerja dalam pengolahan data nilai siswa dan kurang beragamnya laporan sehingga terjadi keterlambatan pemberian informasi. Selain itu juga menyebabkan terjadinya pemborosan waktu dan tenaga. Beberapa data sudah disimpan dikomputer, tetapi penyimpanannya masih belum rapi. Hal ini sangat menyulitkan saat dilakukan pencarian data. Raport siswa masih ditulis manual oleh wali kelas, hal ini dirasa masih banyak kekurangannya, yaitu : 1. Waktu yang dibutuhkan terlalu lama, mulai dari proses memasukkan nilai siswa dari setiap mata pelajaran sampai dengan pembuatan laporan akhir 2. Adanya pemborosan ruang untuk penyimpanan data dengan jumlah yang banyak 3. Keamanan data yang kurang karena media penyimpanan yang digunakan mudah rusak dan mudah diakses oleh banyak orang. Dengan adanya masalah tersebut maka untuk perawatannya membutuhkan tenaga yang extra dan juga pemborosan kertas karena setiap penyimpanan data menggunakan kertas. 3.2.2.Analisis Kelemahan Sistem Untuk mengetahui kelemahan sistem maka diperlukan analisis yang terdiri dari enam aspek yang biasa dikenal dengan PIECES, yaitu analisis kinerja (Performance), informasi (Information), ekonomi (Economic), pengendalian (Control), efisiensi (Effeciency), dan pelayanan (Services). 3.2.2.1.
Performance (Kinerja) Dalam analisis ini, kinerja sistem dirasa masih kurang efektif dan
efisien jika dilihat dari hasil Troughput (Tp) dan respon time (Tr) yang diberikan pengerjaan raport siswa. Semua yang dilakukan masing menggunakan sistem manual sehingga prosesnya menjadi lama. Troughput merupakan jumlah pekerjaan yang mampu dilakukan oleh sistem dalam waktu tertentu. Sedangkan respon time merupakan keterlambatan rata-rata antara satu transaksi dengan tanggapan yang diberikan terhadap transaksi tersebut. Berikut ini perhitungan mengenai analisis perbandingan Tp dan Tr pada sistem ini: Lama kerja
: 6 jam
Jumlah permintaan pembuatan laporan : 3 bagian (misal a) Waktu yang diperlukan : 30 menit (misal b)
3
Troughput (Tp) : a*b = 3*30 = 90 menit = 1,5 jam (misal c) Sisa waktu
= 6 jam – 1,5 jam = 4,5jam atau 270 menit
Respontime (Tr)
: 270 menit
Dari analisis menunjukkan bahwa Tp >Tr, maka kinerja kurang efektif. Tabel 3.2 Analisis Performance Parameter Kinerja
Sistem Lama
Sistem yang akan diusulkan
1. Beban kerja dalam
1. Pembuatan
raport
siswa
lebih
mengerjakan raport siswa
mudah karena pengguna hanya
memerlukan waktu yang lama
perlu memilih nomor induk siswa,
karena ditulis manual.
mengisi nilai, kemudian mencetak
2. Pencarian data akademik
raportnya. 2. Pencarian data akademik lebih
memerlukan waktu lama karena harus mencari secara
mudah dengan adanya fasilitas
manual
pencarian
data.
Penggunaan
hanya harus memasukkan kata kunci pencarian.
3.2.2.2. Information (Informasi) Informasi
yang
berkualitas
berpengaruh
pada
penentuan
keputusan. Hasil analisis informasi terhadap sistem yang sedang berjalan pada SMPN 1 Salam Babaris dapat disimpulkan sebagai berikut: Tabel 3.3 Analisis Information Parameter Akurat
Sistem Lama
Sistem yang akan diusulkan
1. Informasi yang dihasilkan tidak akurat
karena
pengecekan
tidak ulang
1. Dengan sistem
data
terkomputerisasi, maka data
dan
yang dihasilkan akurat dan
kesalahan dalam perhitungan
mengurangi kesalahan dalam
nilai raport, sehingga data tidak
perhitungan nilai raport. 2. Keamanan
dapat dipercaya 2. Keamanan data tidak terjamin karena
pencatatan
dilakukan
secara
manual.
Resiko
terjamin,
informasi karena
sangat
dilengkapi
sistem login.
dokumen hilang sangat besar Relevan
1. Informasi yang dihasilkan kurang 1. Pengelolaan data akademik relevan, karena ditangani oleh
4
berupa nilai raport dapat
pihak-pihak
yang
benar-benar
terorganisir dengan baik dengan
ahli dalam bidangnya
bantuan komputer, sehingga informasi dapat tersedia dengan cepat dan tepat sesuai dengan kebutuhan.
Tepat waktu
1. Proses penghitungan nilai raport
1. Pengelolaan data akademik
berlangsung lama sehingga
yang berbasis komputerisasi
sering terjadi keterlambatan
mempercepat pembuatan
dalam menghasilkan laporan
laporan nilai raport dan
(informasi) yang dibutuhkan oleh
penyajian informasi yang
pihak yang bersangkutan (tidak
dibutuhkan.
tepat waktu).
3.2.2.3. Economy (Ekonomi) Analisis ekonomi sangat erat kaitannya dengan biaya dan manfaat. Sebuah sistem informasi yang baik, apabila diterapkan sebuah organisasi harus memiliki manfaat yang lebih besar daripada biaya yang digunakan untuk mendapatkan sistem informasi tersebut. Tabel 3.4 Analisis Economy Parameter Biaya dan Keuntungan
Sistem Lama
Sistem yang akan diusulkan
1. Pada sistem yang lama,
1. Dengan penerapan sistem
membutuhkan operasi
biaya cenderung
banyak
baru, diharapkan biaya ATK dapat
dikurangi
dengan
drastis, cukup kertas saja
2. Biaya variabelnya dapat
untuk
mencetak
laporan.
berupa biaya ATK, biaya
Tidak hanya itu, biaya listrik
copy dokumen laporan,
juga
dan biaya
listrik
yang
karena
digunakan
pada
saat
melalui sistem ini akan lebih
data
cepat.
pengolahan
dapat
berkurang,
pengolahan
data
dikomputer.
3.2.2.4. Control (Pengendalian) Meningkatkan pengendalian dan pengawasan untuk mendeteksi dan menghindari apabila terjadi penyalahgunaan sistem. Keamanan data dan informasi perlu dijaga agar tidak hilang atau digunakan oleh pihak
5
yang tidak berwenang. Dari hasil analisis dapat disimpulkan sebagai berikut: Tabel 3.5 Analisis Control Parameter Perawatan
Sistem Lama
Sistem yang akan diusulkan
1. Pengendalian terhadap
1. Dalam sistem yang baru,
data masih kurang.
akan ada pengaturan hak-hak
Pencatatan data secara
pengguna, yaitu dengan
manual masih sangat rentan
menggunakan user dan
terhadap hilangnya data.
password. Sehingga keamanan
2. Akses terhadap proses
data dan informasi dapat dijaga
pencatatan dan pembentukan
karena tidak dapat diakses oleh
laporan masih dapat
sembarang orang.
dicampuri pihak lain
2. Dengan adanya sistem baru, maka pengguna akan lebih mudah dalam mengontrol dan mengoreksi kesalahan informasi dan laporan.
3.2.2.5. Eficiency (Efesiensi) Analisis efisiensi berkaitan dengan peningkatan efisiensi yaitu penghematan sumber daya yang ada diperusahaan.
Tabel 3.6 Analisis Eficiency Parameter Waktu
Sistem Lama
Sistem yang akan diusulkan
1. Proses pencatatan dalam 1. Dengan adanya sistem sistem lama tidak efisien
yang baru, dapat
dalam waktu dan tenaga
ditingkatkan efisiensi waktu
2. Penggunaan waktu dan tenaga yang tidak efisien
dan tenaga. 2. Bila data yang perlu dicatat
dapat berimbas pada
bertambah banyak, sistem
efisiensi biaya operasional
informasi ini akan semakin terlihat tingkat efisiensinya.
3.2.2.6. Service (Pelayanan) Sistem baru yang dibuat harus dapat memberikan pelayanan optimal kepada pengguna dan dapat dijadikan acuan dalam operasional sekolah tersebut.
6
Tabel 3.7 Analisis Service Parameter Kehandalan
Sistem Lama
Sistem yang akan diusulkan
Pelayanan informasi data
Pelayanan pada proses pencatatan
akademik harus menunggu lama,
data akademik dan pencetakan
karena proses masih dilakukan
laporan data-data akademik serta
secara manual sehingga
raport siswa dapat lebih cepat
menyebabkan proses data
karena pemrosesan data dilakukan
memakan waktu lama.
dengan komputer, sehingga dalam proses yang singkat.
3.3. Perancangan Sistem Perancangan sistem secara umum merupakan tahap persiapan dan rancangan secara rinci terhadap sistem baru yang akan diterapkan.
Rancangan
sistem secara umum dilakukan dengan tujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pengguna terutama sistem yang telah dibuat. 3.3.1.Flowchart Sistem yang diusulkan
Gambar 3.2 Flowchart yang diusulkan
7
3.3.2.Data Flow Diagram Data Siswa Data Ortu Data Kelas Data Matpel Data Pengguna Data Nilai
Tata Usaha
Raport Siswa
Sistem Informasi Akademik SMPN 1 Salam Babaris
Wali Kelas
Kepala sekolah
Laporan Data Siswa Laporan Data Ortu Laporan Data Guru Laporan Data Kelas Laporan Data Matpel Raport Siswa
Laporan data siswa, Laporan data guru, Laporan data ortu, Laporan data kelas, Laporan data Matpel, Raport Siswa
Gambar 3.3 DFD level 0 1 Guru
1
Guru
2
Kelas
3
Mapel
Data Guru
2 Kelas
Data Kelas
Laporan Data Siswa Laporan Data Ortu Laporan Data Guru Laporan Data Kelas Laporan Data Mapel Raport Siswa
3
Tata Usaha
Mapel
Data Mapel
4 Ortu
Data Ortu
4
Ortu 10 Pembuatan Laporan
5 Siswa
6
Data Siswa
Data Nilai
5
Siswa
6
Nilai NilaiDet
7 Kenaikan Kelas
7
Kenaikan Kelas
Kenaikan_Kelas
8 Kelulusan
Kelulusan
8
Kelulusan
9
Pengguna
9 Pengguna
Laporan Data Siswa Laporan Data Ortu Laporan Data Guru Laporan Data Kelas Laporan Data Mapel Raport Siswa Kepala Sekolah
Wali Kelas Raport Siswa
Nilai
Data Pengguna
Gambar 3.4 DFD level 1
8
Tata Usaha
3.3.3.Rancangan Basis Data
Gambar 3.5 Relasi Antar Tabel 3.3.4.Rancangan Menu Utama .: SISTEM INFORMASI AKADEMIK SMPN 1 SALAM BABARIS :. File
Input Data
Log out Keluar Siswa Guru Kelas Mata Pelajaran Kenaikan Kelas Nilai Pengguna
Laporan
Pengaturan
Profil
Ubah Password
About sekolah
Data per Siswa Data per Kelas
Data Siswa Data Orang Tua/Wali Data Guru Data Mata Pelajaran Data Kelas
“SISTEM INFORMASI AKADEMIK SMPN 1 SALAM BABARIS” ------------- Selamat Datang, nama user
Gambar 3.6 Rancangan Menu Utama
9
4. Implementasi 4.1. Implementasi Sistem Tahap implementasi sistem (System Implementation) adalah tahap meletakkan sistem supaya siap dioperasikan. Ini adalah langkah awal untuk menentukan jangka waktu yang diperlukan dalam tahap implementasi. 4.2. Kegiatan Implementasi 4.2.1.Pemrograman Pemrograman
merupakan
tahap
implementasi
dimana
dilakukan
pengkodean berdasarkan hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat sehingga berbentuk sistem baru yang sedemikian rupa seperti yang telah direncanakan.
Pengkodean
ini
dilakukan dengan menggunakan bahasa
pemrograman Visual Basic 6.0 sedangkan database yang digunakan adalah Windows SQL Server 2005. 4.2.2.Pengetesan Program Sebelum
program
diterapkan, maka program
harus bebas dari
kesalahan-kesalahan. Oleh sebab itu program harus ditest untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Program ditest untuk tiap-tiap form dan dilanjutkan dengan pengetesan untuk semua modul yang telah dirangkai. 4.2.3.Instalasi Hardware and Software Instalasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak yang digunakan dalam Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Siswa ini akan di install oleh tata usaha dan kepala sekolah.
4.2.4.Pengetesan Sistem Pengetesan sistem dilakukan setelah Instalasi Hardware dan Software. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah memastikan bahwa elemenelemen atau komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai yang diharapkan.
Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan
atau kelemahan yang mungkin masih terjadi. Pengetesan sistem juga termasuk pengetesan program secara menyeluruh. 4.2.5.Pengujian Sistem 4.2.5.1.
Uji Black Box Pengujian yang dilakukan untuk antar muka perangkat lunak.
Pengujian ini dilakukan untuk memperlihatkan bahwa fungsi-fungsi bekerja
10
dengan baik dalam arti masukan yang diterima dengan benar dan keluaran yang dihasilkan benar-benar tepat, pengintegrasian dari eksternal data berjalan dengan baik. Salah satu bentuk Black Box Testing adalah testing validasi. Testing ini dinyatakan berhasil jika fungsi-fungsi yang ada pada perangkat lunak sesuai dengan apa yang diharapkan. 4.2.5.2.
Uji White Box White Box Testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam
modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses yang dilakukan, maka baris-baris program, variable, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang.
4.2.6.Pelatihan Personil Sumber daya yang akan menempati posisi baru perlu dilatih untuk hal-hal yang belum mereka pahami dan hal yang baru dibandingkan sistem yang lama. 4.2.7.Konversi Sistem Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan sistem selesai dengan hasil baik, tanpa ada masalah pada sistem yang baru. Konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan, diharapkan sistem baru dapat menggantikan proses sistem yang lama. 4.2.8.Pemeliharaan Sistem Tahap pemeliharaan sistem harus terus dilakukan selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai.
Kegiatan pemeliharaan ini meliputi pemeliharaan
sistem perangkat keras dan perangkat lunak. pemeliharaan
maka
sistem
tersebut
dapat
Dengan adanya sistem dikontrol,
sehingga
ketika
dioperasikan tidak akan mengalami hambatan. 4.2.9.Manual Program Perancangan pada manual program dilakukan apabila penyusunan dan perancagnan database aplikasi input dan output data telah selesai.
Dengan
perancangan manual form seperti ini diharapkan pengolahan dan pemasukan data akan lebih sempurna.
11
5. Kesimpulan Penggunaan Sistem Informasi Pengelolaan Data Siswa yang baru diharapkan dapat membantu menyelesaikan masalah, menghasilkan informasi dan mepercepat kinerja dari karyawan.
Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Jogiyanto H.M. 2005. Sistem Teknologi Informasi Edisi II. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Jogiyanto H.M. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi:Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Kadir, A. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Kusrini. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Lipschutz, Martin. 1990. Teori dan Soal-Soal Pengolahan Data. Jakarta : Penerbit Erlangga. Rudyanto, M. Arief. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Sunyoto,Andi.2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset.
12
