ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA PEGAWAI PADA SMA N 1 SEWON NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Cahya Indra Kusuma 09.11.2673
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA PEGAWAI PADA SMA N 1 SEWON Cahya Indra Kusuma1), Rum Muhamad Andri2), 1) 2)
Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta
Magister Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta
Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email :
[email protected]),
Abstract - The development of computerized technology is growing rapidly and has touched all facets of life. Every schools need a computer-based information system to improve quality and service. SMA Negeri 1 Sewon is one of Senior High schools in Yogyakarta has a fairly complete range of facilities. But it still has a weakness which is quite complex in the management of employees data. To date, the management of employees data is still using manual and data are still scattered and not well documented. Also in search of employees data is still conventional. Employees Data Management Information Systems in SMA Negeri 1 Sewon is a desktop-based information system to facilitate officers in managing employees data. The research method used is Waterfall. Implementation of information systems using Microsoft Visual Basic 6 with MySQL as database.
sehingga dibutuhkan suatu sistem informasi pengelolaan data pegawai yang dapat meningkatkan kecepatan dan ketepatan dalam menyampaikan informasi. Dengan menggunakan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data pegawai, maka sistem informasi pengolahan data pegawai diharapkan dapat mengolah data pegawai di SMA Negeri 1 Sewon dengan efektif dan efisien. Sistem pengolahan data di SMA Negeri 1 Sewon saat ini memang sudah terkomputerisasi, namun penggunaannya masih di bawah standar umum yaitu menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel dan disimpan pada folder yang tidak beraturan sehingga sering terjadi keterlambatan dalam penerimaan data yang berhubungan dengan data-data pegawai, dan mengakibatkan informasi yang tidak efektif. Berdasarkan hal tersebut, penulis mencoba membuat suatu rancangan sistem informasi pengolahan data pegawai, sehingga dalam mengelola data pegawai dapat lebih mudah sehingga tidak adanya keterlambatan dalam penyampaian informasi.
Keyword : Database, Information System, MySQL. Pendahuluan 1.1
[email protected])
Latar Belakang
Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi semakin pesat berkembang di era kontemporer. Perkembangan teknologi komputerisasi telah menyentuh segala sisi kehidupan. Penggunaan komputer sebagai alat bantu penyelesaian pekerjaan di bidang teknologi sistem informasi kian marak berkembang dan berkembang di berbagai bidang. Komputer saat ini sering digunakan di berbagai sektor pendidikan, industri, perdagangan, kesehatan dan lain-lain. Dalam hal ini, khususnya di bidang IT (Information Technology) kebutuhan akan informasi yang sifatnya terkini (up to date) sangatlah penting, termasuk pada proses manajemen suatu instansi, instuisi dan organisasi yang menggunakan komputer untuk mengolah sistem informasinya akan mempunyai nilai lebih dari pada sistem informasi yang diolah secara manual, dapat dikatakan bahwa sistem informasi dengan komputer akan menunjukkan tingkat efisiensi dan produktivitas yang tinggi. SMA Negeri 1 Sewon merupakan salah satu sekolah di Daerah Istimewa Yogyakarta yang belum menerapkan sistem informasi untuk menunjang proses pengolahan data-data yang kompleks. Pengolahan data di SMA Negeri 1 Sewon saat ini masih dilakukan secara manual khususnya data pegawai. Masalah pengelolan data pegawai merupakan sesuatu yang sangat penting
1.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian di atas didapatkan rumusan masalah yaitu : 1. Bagaimana membangun Sistem Informasi pengelolaan data pegawai di SMA Negeri 1 Sewon? 2. Apakan Sistem Informasi Pengelolaan data dapat membantu SMA Negeri 1 Sewon dalam memanajemen data-data pegawai dengan efektif dan efisien? 1.3
Batasan Masalah
Agar pengerjaan penelitian ini tidak menyimpang dari tujuan dan rumusan masalah maka pembahasan dibatasi pada : 1. Data yang diolah merupakan data pegawai dan atribut. 2. Sistem yang akan dikembangkan berbasis web yang intergrasi dengan Internet dan menggunakan bahasa pemrograman PHP. 1.4
Maksud dan Tujuan Penelitian
Kegiatan penelitian ini dilakukan sebagai salah satu syarat kelulusan program pendidikan jenjang
1
secara komputerisasi dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan menggunakan aplikasi pengolah databaseSQL Server. Hasil akhir dari sistem yang dikembangkan adalah sistem informasi yang berbasis komputerisasi yang menyajikan informasi mutasi, promosi dan demosi dan history pegawai secara otomatis. Penelitian lain yang berjudul “Sistem Informasi Pengelolaan Data Kepegawaian Pada PT. Sigap Panca Marga” (Rahmat Gunawan dkk, 2013). Penelitian ini membahas tentang pembangunan sistem informasi pengolahan data pada PT. Sigap Panca Marga. Sistem Informasi yang dibangun berbasis web dan menggunakan basis data MySQL. Metode pengembangan sistem menggunakan diagram konteks sebagai alat bantu pemodelan sistem. Sistem yang dibangun dapat menampilkan data kepegawaian yang dilengkapi dengan aplikasi login sehingga keamanan lebih terjamin dari penggunaan oleh orang-orang yang tidak berhak
Strata 1 di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AMIKOM Yogyakarta. Pelaksanaan penelitian ini mengandung tujuan: 1. Sebagai syarat kelulusan bagi jenjang Strata 1 jurusan Teknik Informatika Sekolah Tinggi Manaemen Informatika dan Komputer AMIKOM Yogyakarta. 2. Penelitian dimaksudkan sebagai bentuk implementasi ilmu yang didapat sewaktu di bangku kuliah pada dunia kerja nyata nantinya. 3. Sistem Informasi yang dibangun diharapkan dapat membantu dalam pengolahan data pegawai di SMA Negeri 1 Sewon. 1.5
Manfaat Penelitian 1.
2.
Kegunaan dalam penelitian ini dilakukan agar para pembaca dapat memahami tujuan yang akan dilakukan dalam pencapaian tujuan penelitian dan para pembaca juga dapat memahami, mengetahui ilmu tentang penelitian agar ilmu ini berguna bagi para pembaca yang akan menyusun penelitian di masa yang akan datang. Bagi SMA Negeri 1 Sewon diharapkan mampu untuk mengaplikasikan program yang dibuat sehingga berguna dalam hal pengolahan data pegawai.
3. ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1 Tinjauan Umum 3.1.1. Sejarah SMA Negeri 1 Sewon Pada awal berdirinya, sekolah ini menggabung di SMAN 5 Yogyakarta masuk sore hari. Pada tanggal 1 Juli 1983, Pemerintah melalui Dinas Pendidikan dan Kebudayaan membangukan gedung dan ditempai pada bulan September 1983 menjadi SMA Negeri 1 Sewon.
2. Landasan Teori 2.1
3.1.2. Visi dan Misi SMA Negeri 1 Sewon
Tinjauan Pustaka
Visi SMA Negeri 1 Sewon menurut rencana strategis adalah: “UNGGUL, BERPRESTASI, BERBUDAYA DAN RELIGIUS” Misi SMA Negeri 1 Sewon menurut rencana strategis adalah: 1. Menyelenggarakan pembelajaran yang efektif dan inovatif, 2. Melengkapi sarana pembelajaran dengan teknologi informatika, 3. Mempersiapkan siswa dalam berbagai event baik dibidang akademik maupun non akademik 4. Memperluas jaringan kerjasama dengan lembaga lain, 5. Menciptakan budaya membaca dengan didukung perpustakaan yang berkualitas, 6. Menciptakan lingkungan sekolah yang kondusif : aman, nyaman, tertib, disiplin, sehat kekeluargaan dan penuh tanggung jawab.
Penelitian terdahulu tentang “Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai Pada PTUN Yogyakarta” (Novita Retnaning Winastuti, dkk, 2011) membahas tentang pembangunan sistem informasi pengolahan data pegawai pada PTUN Yogyakarta.Sistem yang dibangun dengan bahasa pemrograman Visual Basic ini dapat menyajikan informasi yang dibutuhkan karena adanya rancangan database. Perancangan sistem menggunakan aplikasi basis data sehingga dokumen yang dihasilkan merupakan dokumen dinamis, sehingga dokumen yang disajikan bersipat up-to-date dan sesuai dengan kebutuhan user. Database yang dibangun pada sistem masih terbatas dalam penyajian informasi. Dari segi keamanan, sistem belum terintegrasi dengan aplikasi keamanan data informasi. Penelitian lainnya yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai Pada Badan Pertahanan Nasional” Susanto dan Sartika, 2013).Penelitian tersebut bertujuan untuk membangun sistem informasi pengolahan data pada Badan Pertahan Nasional (BPN). Data yang diolah berupa data pegawai mutasi, promosi dan demosi. Metode penelitian dilakukan dengan dua metode yakni metode studi literatur dan metode penelitian lapangan. Rancangan sistem informasi pengolahan data 2
4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
tabel dengan tujuan untuk memperjelas hubungan antar
BAB ini akan menjelaskan gambaran bagaimana system akan dibangun dan dijalankan. Mengacu pada latar belakang, identifikasi masalah dan rumusan masalah, sistem yang akan dibangun harus bisa memecahkan permasalahan tersebut (Febrian, 2014). Sistem yang akan dibangun harus dapat mengelolah data karyawan berupa data Guru, mata pelajaran yang diampuh, jabatan dan status pegawai. Sistem pengolahan data pegawai yang ada di SMA Negeri 1 Sewon penyimpanan datanya tidak disimpa ndalam database dan di simpan dalam folder yang tidak beraturan atau di arsip-arsip kepegawaian sehingga dalam melakukan proses pengolahan data masih kurang praktis dan efisien dalam mendukung kelancaran dalam proses pengolahan data pegawai.
tabel penyimpanan. ERD terdiri dari sekumpulan objek
4.1
dasar yaitu entitas dan hubungan antar entitas-entitas yang
Sistem
Informasi
Perancangan Sistem
Gambar 1 ERD Gambar 4.6 menjelaskan entitas yang saling terhubung dengan relasi one-to-many. Satu admin dapat mengelola banyak data pegawai, sebaliknya banyak datak pegawai diolah oleh satu user atau admin. Entitas admin user memiliki lima atribut yaitu id_user, username, nama_lengkap, password dan level_user. Entitas admin memiliki relasi one to many dengan entitas karyawan, artinya satu admin dapat mengelola banyak karyawan. Entitas admin memiliki relasi one to many dengan entitas status pegawai, artinya satu admin dapat mengelola banyak status pegawai. Entitas admin memiliki relasi one to many dengan entitas tugas tambahan, artinya satu admin dapat mengelola banyak tugas tambahan. Entitas admin memiliki relasi one to many dengan entitas jenis pegawai, artinya satu admin dapat mengelola banyak status pegawai.
Tujuan Perancangan
Perancangan system informasi bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai sistem yang diusulkan sebagai penyempurnaan dari sistem yang sedang berjalan.Sistem yang sedang berjalan secara keseluruhan dilakukan penyimpanannya ke dalam folder yang tidak beraturan dan ke dalam arsip-arsip pegawai, sedang system yang diusulkan akan lebih ditentukan pada pengolahan data secara terkomputerisasi. 4.2.2
berhubungan.ERD
Pengelolaan Data Pegawai ditunjukkan oleh gambar 4.6.
Perancangan sistem adalah suatu gambaran sketsa sistem atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam kesatuan yang utuh dan berfungsi. Perancangan ini dibuat untuk ditujukan kepada user, programmer, ahli analisis atau ahli yang berhubungan dengan perancangan ini. Perancangan perangkat lunak ini dibuat berdasarkan masukan dari hasil analisa untuk menyelesaikan permasalahan yang ada pada tahap analisa. Perancangan sistem secara umum bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pemakai sistem yang baru dan juga merupakan persiapan dari rancangan terperinci dengan mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi. Pada tahap perancangan ini diperlukan pendeskripsian yang meliputi perancangan.Pada tahap perancangan ini akan dijelaskan mengenai perancangan pada struktur data yang digunakan, perancangan arsitektur program yang akan dibuat, perancangan antarmuka dan perancangan prosedural.
4.2.1
saling
4.2.3
Mapping Table
Mapping Table digunakan untuk menggambarkan hubungan antara Field kunci (Primary Key) suatu tabel dengan field tamu (foreign key). Mapping Table pada system informasi pengelolaan data dapat dilihat pada gambar 4.7.
ERD ERD merupakan hubungan antardata dalam
basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. Entity relationship Gambar 2 Mapping tabel
diagram digunakan untuk menggambarkan relasi antar
3
4.2.4
1. Mengembangkan Sistem Pengelolaan Data Pegawai menjadi multi user agar para pengelola dapat berbagi tugas dalam mengelola data pegawai. 2. Menambahkan fitur laporan data pegawai secara real time agar dapat dilihat kapan saja dan di mana saja oleh para pengelola data.
Perancangan Antarmuka
Perancangan antarmuka merupakan tahapan perancangan tampilan halaman interaksi antara user dan sistem. Perancangan antarmuka meliputi perancangan menu, perancangan antarmuka (interface) dan coding.Program dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari intruksi-intruksi atau perintah-perintah terperinci yang sudah disiapkan oleh komputer sehingga dapat melakukan fungsi sesuai dengan yang telah ditentukan. Tujuan dari pembuatan program ini adalah untuk mempermudah dan mempercepat aktivitas yang berhubungan dengan pengolahan data dan untuk membentuk suatu sistem yang lebih baik. 4.2.5
DAFTAR PUSTAKA [1] [2]
[3]
Halaman Utama [4]
Halaman utama merupakan halaman induk yang menampilkan seluruh menu-menu utama yang tersedia pada sistem. Berikut tampilan halaman utama Sistem Informasi Pengelolaan Data Pegawai SMA Negeri 1 Sewon.
[5] [6] [7] [8]
Gambar 3 Tampilan halaman utama sistem Untuk membangun halaman utama penulis membuat satu file induk program PHP yang bernama ‘index.php’. File ini berfungsi untuk menghubungkan semua file-file lain yang akan dipanggil. Berikut potongan program file index.php:
[9]
5.PENUTUP 5.1
Sutabri, Tata. 2005. Analisa Sistem Informasi. Andi, Yogyakarta. Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta:Pustaka Pelajar. Nugroho, Bunafit. 2009. Aplikasi Pemrograman Web Dinamis dengan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Gava Media. Prasetyo, Eko. 2008. Pemrograman Web PHP & MySQL untuk Sistem Informasi Perpustakaan. Yogyakarta: Graha Ilmu. Putranta,H.D.2004.Pengantar Sistem dan Teknologi Informasi. AMUS. Yogyakarta Raharjo, Budi.2011.Pemrograman Web dengan PHP + Oracle.Bandung: Informatika Yakub. 2012.Pengantar Sistem Informasi.Yogyakarta: Graha Ilmu. Septriadi, Rendi. 2010. Sistem Informasi Pengelolaan Data Pegawai di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat. Skripsi. Bandung: Program StudiSistem Informasi Universitas Komputer Indonesia. Lubis, Maysaroh. 2009. Sistem Pengelolaan Data Pegawai Dinas Pertanian Pemkab Tapanuli Selatan Menggunakan Visual Basic 6.0.Skripsi. Medan: Program Studi D3 Ilmu Komputer Universitas Sumatera Utara.
Biodata Penulis
KESIMPULAN
Cahya Indra Kusuma, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015.
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilaksanakan dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Penelitian ini menghasilkan sebuah Sistem Informasi Pengelolaan Data berbasis web. 2. Hasil penelitian setelah dilakukan uji pengembangan system menunjukkan persentase 80% responden sangat setuju, 10% setuju, 5% kurang setuju dan 5% tidak setuju. Berdasarkan hasil analisa dan pembahasan, diperoleh kesimpulan bahwa pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Pegawai SMA Negeri 1 Sewon dapat membantu SMA Negeri 1 Sewon dalam memanajemen datadata pegawai dengan efektif dan efisien.
Rum Muhamad Andri Kr, Ir, M.Kom, Pernah menempuh pendidikan Program Studi Ilmu Komputer Fakultas Matematika dan IPA Universitas Gadjahmada Yogyakarta. Sekarang menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta.
5.2
Saran Penelitian ini masih memiliki keterbatasan terutama untuk kompleksitas sistem. Saran untuk penelitian selanjutnya antara lain: 4
