PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DI PT. ADRI UTAMA KARYA
NASKAH PUBLIKASI
disusun oleh Sofiani Fadillah 10.12.5062
Kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
i
ii
MAKING OF PAYROLL INFORMATION SYSTEM AT PT. ADRI UTAMA KARYA PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DI PT. ADRI UTAMA KARYA Sofiani Fadillah Krisnawati Jurusan Sistem Informasi STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT PT ADRI UTAMA KARYA is one company engaged in culinary. Currently, finger print used as the presence system, but it is still not effective because the output doesn't match the user's needs. Making of Payroll Information Systems at PT. ADRI UTAMA KARYA will produce the data output in the form of employee data such as arrival time, home time, overtime data and will provide details of employee attendance and payroll reports. This information system designed with some supporting software that is SQL Sever 2005 as database and Microsoft Visual Basic 6.0. With this system, information that generated will be valid because the data is already stored in a database.
Keywords: Information Systems, Presence and Payroll, Database, Finger Print
iii
1. Pendahuluan Dewasa ini, peran teknologi informasi sangat penting. Hampir disetiap sendisendi kehidupan tidak akan terlepas dari teknologi informasi. Tidak terkecuali dari segi bisnis yang tidak akan lepas dari teknologi bisnis untuk menunjang atau menyediakan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat. Informasi sangat dibutuhkan untuk pengambilan keputusan pada manajemen perusahaan.Untuk itu sebuah informasi sangat penting demi kelangsungan hidup perusahaan tersebut.Di samping itu dengan kemajuan teknologi saat ini memacu penyampaian suatu informasi dengan lebih cepat, mudah dan akurat.Hal ini juga harus didukung dengan tersedianya sarana yang memadai. Setiap pegawai tentunya mempunyai ciri yang unik, yaitu salah satunya adalah sidik jari yang membedakan satu pegawai dengan pegawai lainnya. Penggunaan teknologi informasi terutama komputer dan alat fingerprint reader dalam suatu informasi absensi pegawai menjadi suatu alat pemecahan masalah yang dapat memberikan manfaat, baik dalam hal penyampaian informasi, ketelitian, volume pekerjaan yang dapat ditangani oleh sistem, maupun menghindarkan pegawai dari kebiasaan titip presensi. Sehingga dalam penyajian informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh secara akurat, tepat waktu dan lengkap tanpa harus melakukan proses pencatatan secara berulangulang. PT. ADRI UTAMA KARYA merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang kuliner yang terletak di Jakarta Pusat. Sistem informasi absensi yang ditunjang dengan teknologi mesin fingerprint telah diterapkan di PT. ADRI UTAMA KARYA sejak tahun 2006, dengan output berupa nama, nik, jam datang, dan jam pulang. Walaupun sudah lamanya sistem tersebut diterapkan, masih terdapat beberapa masalah yang menghambat proses absensi seperti sidik jari yang sulit terbaca oleh mesin fingerprint. Selain itu perangkat lunak pada sistem ini tidak mempunyai prosedur pembatasan jam kerja dan tidak dapat merubah data yang sudah ada apabila sewaktu-waktu ada pegawai yang lupa melakukan absensi dan tidak melapor kepada admin yang mengelola dalam waktu yang lama. Oleh sebab itu sistem absensi tersebut tentunya akan sangat berpengaruh pada penggajian pegawai. Sebab salah satu unsur penting untuk menilai kinerja pegawai adalah absensi yang mempengaruhi gaji dalam hal ini berupa tambahan penghasilan atau tunjangan pegawai secara periodik.
1
2. Landasan teori 2.1. Pengertian Sistem Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks dimana pengertian sistem itu digunakan. Al Fatta, Hanif (3) menjelaskan mengenai beberapa definisi sistem secara umum: 1. “Sistem merupakan kumpulan dari bagian-bagian yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama”.1 Contoh: a. Sistem Tatasurya. b. Sistem Pencernaan. c.
Sistem Transportasi Umum.
d. Sistem Otomotif. e. Sistem Komputer. f.
Sistem Informasi.
2. “Sistem merupakan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan” (Al Fatta, Hanif 3)2 Secara sederhana “Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain” (Al Fatta, Hanif 3)3. Menurut Kusrini (11) “Sistem adalah tatanan yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan tugas/ fungsi khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses/ pekerjaan tertentu”4. “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. (HM, Jogiyanto 2)5.
1
Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, hal 3 2 Ibid 3 Ibid 4 Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, hal 11 5 Jogiyanto.HM, Analisis dan Disain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, hal 2
2
Masukan (Input)
Pengolahan
Keluaran
(Processing)
(Output)
Gambar 2.1 Model Sistem
2.2. Karakteristik Sistem Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya: a. Komponen Sistem (Component) Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi. Komponenkomponen atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem. b. Batasan Sistem (Boundary) Penggambaran dari suatu elemen atau unsur yang menunjukkan yang mana termasuk didalam sistem dan yang termasuk diluar sistem.Batas sistem menunjukkan ruang lingkup dari suatu sistem. c.
Lingkungan Luar Sistem (Environment) Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.
d. Penghubung Sistem (Interface) Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi. e. Masukan Sistem (Input) Sumber daya baik berupa data, bahan baku, peralatan maupun energy dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem. f.
Pengolah Sistem (Process) Bagian dari sistem yang bertugas mengubah data masukan (input) menjadi data keluaran (output).
g. Keluaran Sistem (Output) Sumber daya atau produk baik berupa informasi, laporan, dokumen, tampilan layar komputer, maupun barang jadi yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. h. Sasaran Sistem (Objectives)
3
Sasaran atau tujuan dari suatu sistem yaitu menghasilakn keluaran (output) sesuai dengan apa yang diharapkan. 2.3. Pengertian Informasi “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya” (HM, Jogiyanto 8)6.Informasi bisa diartikan juga sebagai sekumpulan data yang diproses sebagai tambahan pengetahuan untuk membantu pengambilan keputusan.
3. Analisis Sistem 3.1. Analisis PIECES 3.1.1.Analisis Kinerja (performance) Kinerja adalah suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai.Kinerja diukur dengan jumlah produksi (Throughput) dan waktu tanggap (Response Time).
Throughput, membutuhkan waktu setidaknya 5 menit untuk mencari data yang dibutuhkan, karena banyaknya data dalam bentuk catatan-catatan buku.
Response Time, setiap bulan rata-rata pegawai menerima gaji adalah 30 orang dan setiap transaksi membutuhkan waktu sekitar 5 menit.
3.1.2.Analisis Informasi (information)
Akurat, keakuratan pada sistem lama bisa dikatakan dikatakan kurang karena adanya kemungkinan salah dalampencatatan data.
Tepat waktu yaitu informasi tidak boleh terlambat sampai di tangan pengguna. Pada sistem lama saat pembuatan laporan penggajian membutuhkan waktu lama karena data laporan presensi yang tidak dapat dikoneksikan dengan komputer. Dengan adanya aplikasi pada sistem baru dapat membantu mempersingkat waktu proses pembuatan laporan sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan.
6
Relevan yaitu informasi dapat membawa manfaat bagi penggunanya.
Op.cit., hal 8
4
3.1.3.Analisis Ekonomi (economics) Analisis ekonomi berkaitan dengan masalah biaya dan keuntungan.Pada sistem lama pembuatan laporan dan slip gaji menggunakan jenis kertas tertentu, maka harus mengeluarkan biaya unuk membeli kertas sebagai slip gaji. Pada sistem baru lebih ekonomis dan dapat menyimpan data dengan baik dibanding sistem lama harus membutuhkan peralatan yang akan digunakan. 3.1.4.Analisis Pengendalian (control) Pada sistem lama masih ada data yang dicatat kedalam buku, sehingga sulit di lakukan pengontrolan karena tidak adanya proteksi yang membatasi siapa saja yang dapat melihat data atau laporan tersebut. Hal ini tentunya dapat dimanfaatkan oleh pihakpihak tertentu untuk mengambil keuntungan dari data yang mudah diakses tersebut. 3.1.5.Analisis Efisiensi (efficiency) Untuk mengetahui hasil gaji pegawai, staf keuangan harus mengecek dan menghitung secara manual.Dan jika ditemukan kesalahan perhitungan maka harus menghitung dari awal kembali. Hal ini tentunya akan menghambat jadwal penggajian yang telah ditentukan. 3.1.6.Analisis Pelayanan (services) Staf keuangan di mungkinkan tidak menguasai detail identitas pegawai pada PT. ADRI UTAMA KARYA, hal ini dapat memperlambat transaksi terlebih jika staf keuangan salah dalam perhitungan gaji karyawan.
3.2. Analisis Kebutuhan Sistem 3.2.1.Kebutuhan Fungsional Sistem Kebutuhan fungsional sistem informasi Penggajian di PT. ADRI UTAMA KARYA antara lain : a.
User (Admin / Karyawan) yang ingin menjalankan sistem harus memiliki nip dan password untuk dapat memasuki sistem.
b.
User (Admin / Karyawan) harus dapat melakukan input data presensi
c.
Admin dapat memasukkan data karyawan berupa : nip, nama karyawan, kode jabatan, golongan, status, password, mulai menjabat, dan hak akses.
d.
Admin dapat memasukkan data golongan berupa : golongan, uang makan, dan uang lembur.
5
e.
Admin dapat memasukkan data jabatan berupa : kode jabatan, nama jabatan, gaji pokok, dan tunjangan masa kerja.
f.
Sistem harus dapat membuat rekap absen berdasarkan bulan, tahun dan sesuai nip karyawan.
g.
Sistem harus dapat membuat perhitungan gaji karyawan berdasarkan bulan, tahun, dan nip karyawan.
h.
Sistem harus dapat membuat dan mencetak laporan data karyawan, laporan data presensi dan laporan penggajian (slip gaji)
3.2.2.Kebutuhan Non Fungsional 1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras yang dimaksud adalah alat yang digunakan untuk mengelola data dan laporan, serta diharapkan mampu mendukung pengoperasian program.Berikut spesifikasi perangkat yang dibutuhkan beserta rincian biaya.7 Tabel 3.2 Rincian Biaya Kebutuhan Perangkat Keras
Spesifikasi Intel®Core™ 2 Duo CPU Motherboard ESC H61H2 Hardisk Seagate 250GB RAM 2GB DDR2 Kingstone Printer Canon IP2770 Keyboard dan Mouse Total
Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp
Harga 711,000 531,000 546,000 224,500 490,000 55,000 2,557,500
2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak adalah perangkat yang dapat melakukan pengerjaan maupun pengendalian terhadap sistem informasi.Berikut perangkat lunak yang di butuhkan beserta rincian biaya.8 Tabel 3.4Rincian Biaya Kebutuhan Perangkat Lunak
Spesifikasi Windows XP Profesional SQL Server 2005 Total
3.
7 8
Rp Rp Rp
Harga 550,000 2,564,000 3,114,000
Kebutuhan Pengguna (Brainware) Ketika Sistem Dibuat
http://www.telunjuk.com/printer/jual/ per 18 Oktober 2013 http://www.telunjuk.com/printer/jual/ per 18 Oktober 2013
6
Untuk
membangun
sistem
ini
dibutuhkan
seorang
programmer yang bertugas untuk membuat program dan seorang sistem analis untuk menganalisa apa saja kebutuhan yang di butuhkan dalam pembuatan sistem dan program.
Ketika Sistem Dijalankan Penggunanya
adalah
karyawan
yang
bertugas
untuk
mengoperasikan sistem.
4. Implementasi Sistem 4.1. Pengertian Implementasi Tahap implementasi sistem (System Implementation) adalah tahap dimana sistem informasi telah digunakan oleh pengguna.Sebelum benar-benar bisa digunakan dengan baik oleh pengguna, sistem harus melalui tahap pengujian terlebih dahulu untuk menjamin tidak ada kendala fatal yang muncul pada saat pengguna memanfaatkan sistemnya. Tahapan implementasi sistem dapat terdiri dari langkah-langkah berikut: a. Menerapkan rencana implementasi. b. Melakukan kegiatan implementasi. c.
Tindak lanjut implementasi.
4.1.1.Pembuatan Database Database adalah kumpulan file-file atau tabel-tabel yang saling berelasi atau berhubungan antara satu dengan yang lainnya. Relasi tersebut di tunjukkan adanya kunci dari tiap file atau table yang ada. Pembuatan database terdiri dari dua proses, yaitu pembuatan database dan table. Langkah-langkah membuat database dan tabel di sql server 2005: 1. Klik kanan pada Database kemdian klik New Database.
Gambar 4.1 New Database
7
2. Ketikan nama database Penggajian kemudian klik OK.
Gambar 4.2 New Database
3. Klik kanan pada Table kemudian klik New Table.
Gambar 4.3 New Table
Tabel yang dibuat dalam proses ini yaitu : 1. Tabel Karyawan
8
Gambar 4.4 Tabel Karyawan
2. Tabel Jabatan
Gambar 4.5 Tabel Jabatan
3. Tabel Golongan
Gambar 4.6 Tabel Golongan
9
4. Tabel Absen
Gambar 4.7 Tabel Absen
5. Tabel Rekap Absen
Gambar 4.8 Tabel Rekap Absen
6. Tabel Data Gaji
10
Gambar 4.9 Tabel Data Gaji
4.2. Manual Program 4.2.1.Form Menu Utama Form menu utama adalah form awal dari sistem informasi penggajian. Form ini terdapat menu-menu yang dapat dipilih. Namun sebelumnya user harus login terlebih dahulu. Kemudian akan muncul kembali form menu utama sesuai dengan hak aksesnya.
Gambar 4.19 Menu Utama
4.2.2.Form Login Form login digunakan untuk mengidentifikasi siapa yang mengakses sistem informasi penggajian. Menu yang dapat dibuka tergantung dengan siapa yang login. Untuk menggunakan form ini cukup dengan mengetik NIPdan password sebagai identifikasi. Tampilan form login adalah:
11
Gambar 4.20 Form Login
4.2.2.1.
Form Data Karyawan
Form data karyawan digunakan untuk menginput data karyawan atau pengguna, serta dapat merubah dan menghapus data. Menginputkan data dengan cara klik tombol Input, kemudian isi data dengan lengkap dan klik Simpan. Untuk mengedit data, klik tombol Edit dan ketik data yang ingin dirubah. Setelah itu klik tombol Simpan. Sedangkan untuk menghapus data, langkahnya sama dengan mengedit. Jika ingin keluar klik tombol Tutup.
Gambar 4.21 Form Karyawan
4.2.3.Form Golongan Form Golongan digunakan untuk menginput data golongan, serta dapat merubah dan menghapus data. Menginputkan data dengan cara klik tombol Input, kemudian isi data dengan lengkap dan klik Simpan. Untuk mengedit data, klik tombol Edit dan ketik data yang ingin dirubah, setelah itu klik tombol Simpan. Sedangkan untuk menghapus data, langkahnya sama dengan mengedit. Jika ingin keluar klik tombol Tutup.
12
Gambar 4.22 Form Golongan
4.2.4.Form Jabatan
Gambar 4.23 Form Jabatan
Form Jabatan digunakan untuk menginput data jabatan, serta dapat merubah dan menghapus data. Menginputkan data dengan cara klik tombol Input, kemudian isi data dengan lengkap dan klik Simpan. Untuk mengedit data, klik tombol Edit dan ketik data yang ingin dirubah, setelah itu klik tombol Simpan. Sedangkan untuk menghapus data, langkahnya sama dengan mengedit. Jika ingin keluar klik tombol Tutup.
13
4.2.4
Form Rekap Presensi
Gambar 4.24 Form Rekap Presensi
Form Rekap Presensi digunakan untuk merekap absen karyawan. Menginputkan data dengan cara pilih bulan dan ketikan tahunnya kemudian ketikan NIP karyawan dan klik tombol Cari, setelah itu klik tombol Rekap. Jika ingin keluar klik tombol Selesai. 4.2.5.Form Hitung Gaji
Gambar 4.25 Form Hitung Gaji
Form hitung gaji digunakan untuk menghitung gaji karyawan. Menginputkan data dengan cara ketikan NIP karyawan dan pilih bulan serta ketikan tahunnya., setelah itu klik tombol Hitung lalu Simpan.Jika ingin keluar klik tombol Selesai.
14
4.2.6
Laporan Karyawan
Gambar 4.26 Laporan Karyawan
4.2.6.Laporan Presensi
Gambar 4.27 Laporan Presensi
15
4.2.7.Laporan Penggajian
Gambar 4.28 Laporan Penggajian
5. Kesimpulan 5.1. Kesimpulan Berdasarkan uraian dan pembahasan materi yang telah dijelaskan pada bab-bab sebelumnya dan pembuatan sistem, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Untuk membantu merancang sistem informasi penggajian pada PT. ADRI UTAMA KARYA, hal utama yang dilakukan adalah tahapan analisis, yaitu dengan menggunakan metode PIECES, selanjutnya tahap perancangan sistem yaitu tahap perancangan sistem menggunakan DFD (Data Flow Diagram) dan Flowchart, sedangkan pemodelan datanya menggunakan ERD (Entity Relashionship Diagram), dilanjutkan dengan implementasi database menggunakan Microsoft SQL Server 2005 dan implementasi menggunakan Visual Basic 6.0. 2. Dengan diterapkannya sistem ini diharapkan segala kendala tentang keterlambatan dan ketidak-akuratan laporan-laporan yang berhubungan dengan masalah penggajian karyawan dapat diatasi. 3. Pengolahan data karyawan dan penggajian akan lebih mudah dilakukan dengan sistem informasi penggajian yang berbasis komputer.
16
4. Jumlah karyawan dari laporan yang dihasilkan akurat, karena setiap penambahan atau pengurangan jumlah karyawan, sistem akan langsung memperbaharui database. 5. Pembuatan laporan data karyawana, presensi dan penggajian yang cepat dan bisa dibuat sewaktu-waktu dibutuhkan.
5.2. Saran Adapun saran yang dapat diberikan untuk pengembangan lebih lanjut dari sistem ini adalah sebagai berikut: 1. Bangunlah sebuah sistem informasi penggajian yang dinamis yang dapat dipakai secara global oleh perusahaan-perusahaan lain. 2. Pada aplikasi ini output dari laporan berbentuk file PDF, sedangkan untuk bentuk format yang lain seperti Microsoft excel ataupun Microsoft word belum bisa berjalan dengan baik, jadi untuk pengembangan aplikasi selanjutnya diharapkan dapat menambahkan convert format yang lain. 3. Ketentuan untuk jam lembur diharapkan dapat lebih diperjelas untuk keakuratan data jam kerja agar tidak terjadi kesalahan dalam perhitungan waktu atau jam kerja karyawan. 4. Diharapkan dapat merekap presensi karyawan secara otomatis dan keseluruhan. 5. Dalam pembuatan aplikasi ini penyusun menyadari masih banyak kekurangan, baik dari segi penulisan, desain maupun dalam pembuatan aplikasi dikarenakan keterbatasan penyusun, serta harapan penyusun semoga sistem ini dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.
17
Daftar Pustaka Al
Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk KeunggulanBersaingPerusahaan & Organisasi modern. Yogyakarta: Andi Offset.
Amborowati, Armadyah 2007.Pengantar Pemrograman Terstruktur. Yogyakarta: Andi Offset Anonim.2014. Harga Software Original.http://www.viraindo.com/software.html, diakses tanggal 12 Juni2014. Arief, M Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset. Kadir, Abdul. 2002. Penuntun Praktis Belajar SQL. Yogyakarta: Andi Offset. Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini, M.Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data.Yogyakarta: Andi Offset. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Offset.
18
